|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH KON TUM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 278/QĐ-UBND
|
Kon Tum, ngày 09
tháng 6 năm 2023
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH NỘI BỘ TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC
HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG THUỘC THẨM PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA SỞ TƯ
PHÁP
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11
năm 2019;
Căn cứ Nghị định số
61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa,
một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính; Nghị định số
107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP;
Căn cứ Thông tư số
01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng
Chính phủ về hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP
về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành
chính;
Căn cứ Quyết định số
249/QĐ-UBND ngày 19 tháng 5 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc
công bố Danh mục thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực công chứng
thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp trên địa bàn tỉnh Kon Tum;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Tư pháp tại Tờ trình số 72/TTr-STP ngày 31 tháng 5 năm 2023 về việc đề nghị ban
hành quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực công chứng
thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp trên địa bàn tỉnh Kon Tum.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Phê
duyệt kèm theo quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực công
chứng thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp trên địa bàn tỉnh Kon Tum (có
Danh mục và nội dung quy trình kèm theo).
Điều 2. Tổ
chức thực hiện
1. Sở Tư pháp có trách nhiệm
phân công cán bộ, công chức, viên chức thực hiện các bước xử lý công việc quy định
tại các quy trình nội bộ ban hành kèm theo Quyết định này.
2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
phối hợp với các đơn vị có liên quan thiết lập cấu hình điện tử; đồng thời, tổ
chức thực hiện việc cập nhật thông tin, dữ liệu về tình hình tiếp nhận, giải
quyết hồ sơ, trả kết quả thủ tục hành chính lên Hệ thống thông tin giải quyết
thủ tục hành chính của tỉnh theo quy định.
Điều 3: Quyết
định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế quy trình nội bộ số 8,
số 10 khoản IV mục C phần II tại Quyết định số 543/QĐ-UBND ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về
việc phê duyệt quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính ngành Tư
pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan hành chính nhà nước các cấp trên địa
bàn tỉnh Kon Tum.
Điều 4. Chánh
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Thủ trưởng các sở, ban
ngành, đơn vị thuộc tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 4 (để t/hiện);
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh (để c/đạo);
- Văn phòng UBND tỉnh:
+ CVP, các Phó CVP (để tr/khai);
+ Trung tâm PVHCC tỉnh (để t/hiện);
- Viễn thông Kon Tum (để p/hợp);
- Lưu: VT, TTHCC.LHP.
|
CHỦ TỊCH
Lê Ngọc Tuấn
|
PHỤ LỤC
QUY TRÌNH NỘI BỘ TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH
VỰC CÔNG CHỨNG THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA SỞ TƯ PHÁP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
KON TUM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 278/QĐ-UBND ngày 09 tháng 6 năm 2023 của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum)
PHẦN I
DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
A. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CẤP TỈNH:
02 TTHC
|
STT
|
Mã số TTHC
|
Lĩnh vực/Tên Thủ tục hành chính
|
Cơ quan thực hiện
|
|
I
|
Lĩnh vực: Công chứng (02
TTHC) thực hiện Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh
|
|
1
|
1.001756.000.00.00.H34
|
Đăng ký hành nghề và cấp thẻ
công chứng viên
|
Sở Tư pháp
|
|
2
|
2.000789. 000.00.00.H34
|
Đăng ký hoạt động Văn phòng
công chứng
|
Tổng cộng: 02 TTHC (trong
đó: 02 TTHC thực hiện tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh)
PHẦN II
NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA TỪNG QUY TRÌNH NỘI BỘ
A. Quy trình
nội bộ cấp tỉnh: 02 quy trình
I. Lĩnh vực:
Công chứng (02 quy trình)
Quy trình
số 01: Thủ tục đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên
|
Trình tự các bước thực hiện
|
Nội dung công việc
|
Trách nhiệm thực hiện
|
Thời gian thực hiện (ngày/ngày làm việc)
|
Kết quả/sản phẩm
|
|
Bước 1
|
1.1. Kiểm tra, xác thực
tài khoản điện tử:
+ Kiểm tra tài khoản của cá
nhân, tổ chức. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản thì tạo hoặc hướng
dẫn đăng ký trên Cổng DVCQG. (Lưu ý: Trường hợp ủy quyền thì đăng ký tài
khoản của người ủy quyền).
1.2. Số hóa hồ sơ TTHC:
+ Kiểm tra dữ liệu điện tử của
các thành phần hồ sơ.
+ Phân loại thành phần hồ sơ
cần số hóa.
+ Scan hoặc sao chụp chuyển
thành tệp tin trên hệ thống
+ Ký số tài liệu để chuyển
cho bộ phận xử lý.
|
Công chức, viên chức, nhân
viên tiếp nhận hồ sơ của đơn vị làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính
công tỉnh.
|
0,5 ngày làm việc
|
Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn
trả kết quả/Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ/Phiếu từ chối tiếp nhận giải
quyết hồ sơ/Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ
sơ của TTHC)
Hồ sơ được số hóa tại bước tiếp
nhận
|
|
Bước 2:
|
Tiếp nhận hồ sơ từ Trung tâm
Phục vụ hành chính công tỉnh/Duyệt hồ sơ và chuyển chuyên viên xử lý.
|
Lãnh đạo Phòng Hành chính và
Bổ trợ tư pháp
|
0,5 ngày làm việc
|
Toàn bộ hồ sơ của TTHC
|
|
Bước 3:
|
3.1. Cập nhật thông tin, dữ
liệu điện tử
- Kiểm tra thông tin trên tài
liệu điện tử do Bộ phận Một cửa chuyển đến (bản scan hoặc bản sao chụp).
- Chuyển thông tin từ bản
scan hoặc bản sao chụp sang dữ liệu điện tử.
3.2. Xử lý hồ sơ trên môi
trường điện tử
- Kết quả thẩm tra, xác minh
và kết quả trả lời của cơ quan liên quan được số hóa theo dữ liệu điện tử, trừ
pháp luật quy định khác.
- Xây dựng dự thảo kết quả giải
quyết TTHC điện tử trình lãnh đạo phê duyệt.
|
Công chức Phòng Hành chính và
Bổ trợ tư pháp được giao xử lý
|
2,5 ngày làm việc
|
- Dự thảo Quyết định đăng ký
hành nghề hoặc văn bản từ chối, có nêu rõ lý do
- Dữ liệu điện tử của giấy tờ
phải có tối thiểu các trường thông tin (Mã loại giấy tờ; Số định danh của
tổ chức cá nhân; Tên giấy tờ; Trích yếu nội dung; Thời hạn có hiệu lực của giấy
tờ; Phạm vi có hiệu lực; Các thông tin dữ liệu khác theo pháp luật chuyên
ngành)
|
|
Bước 4:
|
Xem xét, trình lãnh đạo đơn vị
phê duyệt kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
|
Lãnh đạo Phòng Hành chính và
Bổ trợ tư pháp
|
01 ngày làm việc
|
Dự thảo Quyết định đăng ký
hành nghề hoặc văn bản từ chối, có nêu rõ lý do
|
|
Bước 5:
|
Phê duyệt kết quả giải quyết
thủ tục hành chính.
|
Lãnh đạo Sở Tư pháp
|
01 ngày làm việc
|
Quyết định đăng ký hành nghề
hoặc văn bản từ chối, có nêu rõ lý do
|
|
Bước 6:
|
Chuyển kết quả giải quyết thủ
tục hành chính cho văn thư vào sổ văn bản, lưu trữ hồ sơ.
|
Công chức Phòng Hành chính và
Bổ trợ tư pháp được giao xử lý/Văn thư Sở Tư pháp
|
0,5 ngày làm việc
|
Quyết định đăng ký hành nghề
hoặc văn bản từ chối, có nêu rõ lý do
|
|
Bước 7:
|
Chuyển trả kết quả về Trung
tâm Phục vụ hành chính công tỉnh/Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Đồng thời lưu
trữ hồ sơ TTHC điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh.
|
Văn thư Sở Tư pháp
|
0,5 ngày làm việc
|
Quyết định đăng ký hành nghề
hoặc văn bản từ chối, có nêu rõ lý do
(Kết quả giải quyết TTHC
được ký số và lưu trữ trên trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh)
|
|
Trường hợp hồ sơ trước hoặc
đúng hạn: Xác nhận trên phần mềm Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và thông
báo tổ chức, cá nhân đến nhận kết quả.
|
Công chức, viên chức Phòng
Hành chính và Bổ trợ tư pháp được giao xử lý/Công chức, viên chức tiếp nhận hồ
sơ của đơn vị làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh.
|
0,5 ngày làm việc
|
Quyết định đăng ký hành nghề/
Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết
hồ sơ
|
|
Bước 8:
|
Trả kết quả cho tổ chức, cá
nhân và thu phí, lệ phí theo quy định (nếu có).
|
Công chức, viên chức, nhân
viên tiếp nhận hồ sơ của đơn vị làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính
công tỉnh.
|
Trong giờ hành chính
|
Giấy đăng ký hành nghề
(Kết quả giải quyết TTHC
điện tử được trả về tài khoản của tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trên cổng DVC, hệ
thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh)
|
|
Trường hợp hồ sơ quá hạn: Chậm
nhất một ngày làm việc trước ngày hết hạn, công chức, viên chức phòng chuyên
môn được giao xử lý có trách nhiệm gửi thông báo hoặc văn bản xin lỗi đến tổ
chức, cá nhân (chuyển cho cán bộ của đơn vị làm việc tại Trung tâm/bộ phận
tiếp nhận), trong đó nêu rõ lý do quá hạn và hẹn lại ngày trả kết quả (thời
gian hẹn lại thực hiện không quá một lần). Cập nhật hồ sơ trên phần mềm một
cửa điện tử.
|
|
Tổng thời gian giải quyết TTHC
|
07 ngày làm việc
|
Quy trình
số 02: Thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng
|
Trình tự các bước thực hiện
|
Nội dung công việc
|
Trách nhiệm thực hiện
|
Thời gian thực hiện (ngày/ngày làm việc)
|
Kết quả/sản phẩm
|
|
Bước 1
|
1.1. Kiểm tra, xác thực
tài khoản điện tử:
+ Kiểm tra tài khoản của cá
nhân, tổ chức. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản thì tạo hoặc hướng
dẫn đăng ký trên Cổng DVCQG. (Lưu ý: Trường hợp ủy quyền thì đăng ký tài
khoản của người ủy quyền).
1.2. Số hóa hồ sơ TTHC:
+ Kiểm tra dữ liệu điện tử của
các thành phần hồ sơ.
+ Phân loại thành phần hồ sơ
cần số hóa.
+ Scan hoặc sao chụp chuyển
thành tệp tin trên hệ thống
+ Ký số tài liệu để chuyển
cho bộ phận xử lý.
|
Công chức, viên chức, nhân
viên tiếp nhận hồ sơ của đơn vị làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính
công tỉnh.
|
0,5 ngày làm việc
|
Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn
trả kết quả/Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ/Phiếu từ chối tiếp nhận giải
quyết hồ sơ/Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ
sơ của TTHC)
Hồ sơ được số hóa tại bước tiếp
nhận
|
|
Bước 2:
|
Tiếp nhận hồ sơ từ Trung tâm
Phục vụ hành chính công tỉnh/Duyệt hồ sơ và chuyển chuyên viên xử lý.
|
Lãnh đạo Phòng Hành chính và
Bổ trợ Tư pháp
|
0,5 ngày làm việc
|
Toàn bộ hồ sơ của TTHC
|
|
Bước 3:
|
3.1. Cập nhật thông tin, dữ
liệu điện tử
- Kiểm tra thông tin trên tài
liệu điện tử do Bộ phận Một cửa chuyển đến (bản scan hoặc bản sao chụp).
- Chuyển thông tin từ bản
scan hoặc bản sao chụp sang dữ liệu điện tử.
3.2. Xử lý hồ sơ trên môi
trường điện tử
- Kết quả thẩm tra, xác minh
và kết quả trả lời của cơ quan liên quan được số hóa theo dữ liệu điện tử, trừ
pháp luật quy định khác.
- Xây dựng dự thảo kết quả giải
quyết TTHC điện tử trình lãnh đạo phê duyệt.
|
Công chức Phòng Hành chính và
Bổ trợ Tư pháp được giao xử lý
|
4,5 ngày làm việc
|
- Dự thảo Giấy đăng ký hoạt động
hoặc văn bản từ chối, có nêu rõ lý do
- Dữ liệu điện tử của giấy tờ
phải có tối thiểu các trường thông tin (Mã loại giấy tờ; Số định danh của
tổ chức cá nhân; Tên giấy tờ; Trích yếu nội dung; Thời hạn có hiệu lực của giấy
tờ; Phạm vi có hiệu lực; Các thông tin dữ liệu khác theo pháp luật chuyên
ngành)
|
|
Bước 4:
|
Xem xét, trình lãnh đạo đơn vị
phê duyệt kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
|
Lãnh đạo Phòng Hành chính và
Bổ trợ Tư pháp
|
02 ngày làm việc
|
Dự thảo Giấy đăng ký hoạt động
hoặc văn bản từ chối, có nêu rõ lý do
|
|
Bước 5:
|
Phê duyệt kết quả giải quyết
thủ tục hành chính.
|
Lãnh đạo Sở Tư pháp
|
01 ngày làm việc
|
Giấy đăng ký hoạt động hoặc
văn bản từ chối, có nêu rõ lý do
|
|
Bước 6:
|
Chuyển kết quả giải quyết thủ
tục hành chính cho văn thư vào sổ văn bản, lưu trữ hồ sơ.
|
Công chức Phòng Hành chính và
Bổ trợ Tư pháp được giao xử lý/Văn thư Sở Tư pháp
|
0,5 ngày làm việc
|
Giấy đăng ký hoạt động hoặc
văn bản từ chối, có nêu rõ lý do
|
|
Bước 7:
|
Chuyển trả kết quả về Trung
tâm Phục vụ hành chính công tỉnh/Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả... Đồng thời
lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh.
|
Văn thư Sở Tư pháp
|
0,5 ngày làm việc
|
Giấy đăng ký hoạt động hoặc
văn bản từ chối, có nêu rõ lý do
(Kết quả giải quyết TTHC
được ký số và lưu trữ trên trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh)
|
|
Trường hợp hồ sơ trước hoặc đúng
hạn: Xác nhận trên phần mềm Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và thông báo tổ
chức, cá nhân đến nhận kết quả.
|
Công chức, viên chức Phòng
Hành chính và Bổ trợ Tư pháp được giao xử lý/Công chức, viên chức tiếp nhận hồ
sơ của đơn vị làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh.
|
0,5 ngày làm việc
|
Giấy đăng ký hoạt động/ Phiếu
xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ
sơ
|
|
Bước 8:
|
Trả kết quả cho tổ chức, cá
nhân và thu phí, lệ phí theo quy định (nếu có).
|
Công chức, viên chức, nhân
viên tiếp nhận hồ sơ của đơn vị làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính
công tỉnh.
|
Trong giờ hành chính
|
Giấy đăng ký hoạt động
(Kết quả giải quyết TTHC
điện tử được trả về tài khoản của tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trên cổng DVC, hệ
thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh)
|
|
Trường hợp hồ sơ quá hạn: Chậm
nhất một ngày làm việc trước ngày hết hạn, công chức, viên chức phòng chuyên
môn được giao xử lý có trách nhiệm gửi thông báo hoặc văn bản xin lỗi đến tổ
chức, cá nhân (chuyển cho cán bộ của đơn vị làm việc tại Trung tâm/bộ phận
tiếp nhận), trong đó nêu rõ lý do quá hạn và hẹn lại ngày trả kết quả (thời
gian hẹn lại thực hiện không quá một lần). Cập nhật hồ sơ trên phần mềm một
cửa điện tử.
|
|
Tổng thời gian giải quyết TTHC
|
10 ngày làm việc
|