Quyết định 212/QĐ-VP năm 2019 Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH TRAO ĐỔI, LƯU TRỮ, XỬ LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ.

CHÁNH VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ “về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước”;

Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ “Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức” (gọi tắt Thông tư 01);

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 về Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 63/2016/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố về ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh nhiệm kỳ 2016 - 2021 và Quyết định số 3180/QĐ-UBND ngày 01 tháng 8 năm 2018 về triển khai thực hiện Quy chế làm việc Ủy ban nhân dân thành phố và phân công công tác Thành viên Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh nhiệm kỳ 2016 - 2021;

Căn cứ Quyết định số 20/2016/QĐ-UBND ngày 09 tháng 6 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức và của Giám đốc Trung tâm Tin học thành phố,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố (Kèm sơ đồ tiếp nhận, luân chuyển, xử lý và Danh mục các văn bản cần số hóa).

Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 182/QĐ-VP ban hành ngày 19 tháng 7 năm 2013 của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4. Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức, Giám đốc Trung tâm Tin học, cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

TRAO ĐỔI, LƯU TRỮ, XỬ LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ.
(Ban hành kèm theo Quyết định số 212/QĐ-VP ngày 11 tháng 7 năm 2019 của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố)

Chương I.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quyết định này quy định các nội dung sau:

a) Quy trình trao đổi, xử lý, lưu trữ tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố;

b) Chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

2. Quyết định này không quy định quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quyết định này áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố liên quan đến công tác tiếp nhận, luân chuyển, xử lý, lưu trữ hồ sơ, văn bản điện tử và quản trị hạ tầng, phần mềm.

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH TRAO ĐỔI, LƯU TRỮ, XỬ LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ.

CHÁNH VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ “về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước”;

Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ “Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức” (gọi tắt Thông tư 01);

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 về Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 63/2016/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố về ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh nhiệm kỳ 2016 - 2021 và Quyết định số 3180/QĐ-UBND ngày 01 tháng 8 năm 2018 về triển khai thực hiện Quy chế làm việc Ủy ban nhân dân thành phố và phân công công tác Thành viên Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh nhiệm kỳ 2016 - 2021;

Căn cứ Quyết định số 20/2016/QĐ-UBND ngày 09 tháng 6 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức và của Giám đốc Trung tâm Tin học thành phố,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố (Kèm sơ đồ tiếp nhận, luân chuyển, xử lý và Danh mục các văn bản cần số hóa).

Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 182/QĐ-VP ban hành ngày 19 tháng 7 năm 2013 của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4. Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức, Giám đốc Trung tâm Tin học, cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

TRAO ĐỔI, LƯU TRỮ, XỬ LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ.
(Ban hành kèm theo Quyết định số 212/QĐ-VP ngày 11 tháng 7 năm 2019 của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố)

Chương I.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quyết định này quy định các nội dung sau:

a) Quy trình trao đổi, xử lý, lưu trữ tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố;

b) Chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

2. Quyết định này không quy định quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quyết định này áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố liên quan đến công tác tiếp nhận, luân chuyển, xử lý, lưu trữ hồ sơ, văn bản điện tử và quản trị hạ tầng, phần mềm.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quyết định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có chức năng quản lý hồ sơ điện tử trong quá trình xử lý công việc của Văn phòng (sau đây gọi chung là Hệ thống).

2. Chữ ký số của Văn phòng được ký ở phía trên, bên phải của trang đầu văn bản điện tử. Chữ ký số của người có thẩm quyền được ký ở cuối văn bản (tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy).

3. Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ là thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ của văn bản, hồ sơ với các văn bản, hồ sơ khác; thông tin về chữ ký số trên văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng và các đặc tính khác nhằm phục vụ quá trình quản lý, tìm kiếm và lưu trữ văn bản, hồ sơ.

4. Cập nhật dữ liệu là nhập mới, bổ sung, sửa đổi, hoàn thiện những trường thông tin theo yêu cầu của Hệ thống.

5. Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan chủ quản, tổ chức thực hiện số hóa.

Chương II.

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 4. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến

1. Tất cả văn bản đến Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố phải được đăng ký vào Hệ thống mới chuyển xử lý. Văn phòng không trình hồ sơ nằm ngoài Hệ thống (trừ trường hợp KHẨN CẤP, đã được lãnh đạo cho phép; sẽ cập nhật số quản lý văn bản đến đồng thời khi cấp số phát hành)

2. Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của Văn phòng.

3. Luân chuyển để xử lý sau khi xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của nơi tiếp nhận, xử lý văn bản. Gửi trả văn bản nếu không thuộc thẩm quyền; có thiếu sót về nội dung, hình thức.

4. Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định của pháp luật, hoặc trong vòng 7 ngày làm việc tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 5. Tiếp nhận văn bản điện tử đến

1. Văn thư Văn phòng kiểm tra chữ ký số, nội dung văn bản, tài liệu kèm theo thống nhất với dữ liệu đặc tả của văn bản, cập nhật vào Hệ thống và chuyển đúng nơi thụ lý (xem sơ đồ kèm theo).

2. Văn thư Văn phòng sử dụng tính năng để thông báo đã nhận văn bản.

3. Văn phòng từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản đó không đảm bảo các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời phản hồi cho Bên gửi được biết thông qua Hệ thống quản lý văn bản.

Điều 6. Đăng ký, số hóa văn bản đến

1. Đăng ký văn bản điện tử đến

Trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kết nối, liên thông trong việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản quốc gia thì văn thư Văn phòng kiểm tra, cập nhật vào Hệ thống;

2. Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy

Văn thư Văn phòng thực hiện số hóa văn bản đến đúng định dạng giấy, theo Danh mục văn bản phải số hóa do Văn phòng ban hành (xem phụ lục danh sách văn bản cần số hóa);

Điều 7. Trình, chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống

1. Văn thư Văn phòng có trách nhiệm trình, chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo Văn phòng (LĐVP) phụ trách/Trưởng phòng chuyên môn (nếu được ủy quyền) để phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản trên phần mềm hoặc qua ứng dụng chạy trên internet được cài trên thiết bị thông minh có áp dụng chữ ký số.

2. LĐVP phụ trách/Trưởng phòng chuyên môn cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, LĐVP phải xác định rõ đơn vị hoặc chuyên viên chủ trì, đơn vị hoặc chuyên viên phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết; việc cập nhật vào Hệ thống sẽ do văn thư Văn phòng hỗ trợ cho LĐVP (nếu được ủy quyền).

3. Văn bản điện tử đang được thụ lý, nếu nhận được văn bản giấy đến thì luân chuyển đến nơi đang thụ lý để đảm bảo tính liên tục.

Điều 8. Giải quyết văn bản đến trong Hệ thống

1. Khi nhận được văn bản đến trong tài khoản, phòng chuyên môn, chuyên viên được giao xử lý có trách nhiệm tổ chức giải quyết đúng hạn theo quy định pháp luật, hoặc trong 7 ngày làm việc.

2. Chuyên viên thụ lý giải quyết văn bản, theo các tình huống sau:

2.1. Lưu tham khảo (sau khi đọc để biết);

2.2. Phiếu chuyển: chuyển văn bản đến nơi chuyên ngành thực hiện;

2.3. Hoàn trả nơi gửi: nếu hồ sơ thiếu điều kiện xử lý;

2.4. Xử lý: Dự thảo Tờ trình, văn bản xử lý và cập nhật vào Hệ thống đủ thông tin, đủ file chuyển trên mạng trình Lãnh đạo; (in thành bộ hồ sơ giấy để trình lãnh đạo - nếu thấy cần thiết).

3. Hệ thống được liên thông đến thiết bị di động của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, Lãnh đạo các Phòng, Ban, Trung tâm và các phòng họp để tra cứu khi cần, khi không có mặt tại nơi làm việc;

4. Hệ thống được liên kết với chức năng “Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố”

5. Chuyên viên phải đưa vào chức năng “Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố” trên Hệ thống nếu trong dự thảo văn bản, hay thông báo kết luận có (i) nội dung giao việc cụ thể, (ii) giao đơn vị cụ thể thực hiện, (iii) có thời gian hoàn thành và có báo cáo, để đơn vị biết và thực hiện, Văn phòng có cơ sở dữ liệu để theo dõi, đôn đốc.

Chuyên viên thường xuyên vào chức năng nêu trên để cập nhật kịp thời kết quả xử lý của đơn vị hoặc trao đổi trực tuyến với đơn vị để tháo gỡ vướng mắc cho đơn vị (nếu có).

Chương III.

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 9. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi

1. Tất cả văn bản đi của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố phải được đăng ký vào Hệ thống và phải được kết nối với văn bản đến.

2. Số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của Văn phòng.

3. Văn phòng phải kiểm tra để đảm bảo văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết, nếu chưa đến phải nhắc.

4. Văn phòng phải bảo đảm văn bản và các tài liệu kèm theo được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện đúng theo quy định.

Điều 10. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

1. Chuyên viên được giao nhiệm vụ xử lý, soạn thảo văn bản:

Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản (và các tài liệu kèm theo) vào Hệ thống, kết nối với văn bản đến; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét.

Nếu văn bản đi không có văn bản đến thì chuyên viên phải tạo lập hồ sơ trên mạng để quản lý quá trình luân chuyển và kèm đủ file dự thảo trên mạng.

2. Chuyên viên chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, chuyển dự thảo đến lãnh đạo được giao trách nhiệm kiểm tra, ký hoặc trình ký.

3. Lãnh đạo Bộ phận Hành chính được giao trách nhiệm tiếp nhận dự thảo để kiểm tra, góp ý thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản.

Điều 11. Ban hành và phát hành văn bản

1. Ban hành văn bản điện tử

a) Người có thẩm quyền ký, ban hành văn bản ký số trên môi trường mạng theo quy định tại Điều 12 Thông tư 01, chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản điện tử qua mạng tin học, có ký số của cơ quan ban hành.

Trường hợp ký trên bản giấy thì phải số hóa và ký số chữ ký cơ quan trên trang đầu văn bản.

b) Văn thư Văn phòng: cấp số, ngày, tháng, năm vào văn bản (đã ký) bằng chức năng của Hệ thống; in và đóng dấu để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các nơi theo quy định và phát hành văn bản điện tử.

2. Đối tượng nhận văn bản giấy:

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử;

b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.

3. Lưu văn bản điện tử trong Hệ thống.

4. Văn bản phát hành giấy hay số hóa đều phải đảm bảo phát hành đúng hạn hoặc trước hạn định, mọi sự trễ hạn do chủ quan đều phải xem xét chấn chỉnh, nếu xảy ra hậu quả phải xem xét trách nhiệm và có chế tài.

Điều 12. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư

Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Văn phòng cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Phải trực tiếp ký số của Văn phòng vào văn bản do Ủy ban nhân dân thành phố và Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố ban hành trên mạng;

c) Chỉ được ký số của cơ quan Văn phòng vào văn bản nêu ở điểm b) sau khi đã có chữ ký số của lãnh đạo và văn bản do Văn phòng trực tiếp số hóa.

Chương IV.

LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 13. Tạo lập hồ sơ điện tử

1. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật đầy đủ thông tin vào Hệ thống, vào mã hồ sơ, vào ký hiệu hồ sơ,...

2. Khi công việc hoàn thành, chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết hồ sơ công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống.

Điều 14. Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

1. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 về Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

2. Chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm cập nhật đủ tài liệu vào Hệ thống mạng/hồ sơ giấy, đảm bảo để bộ phận Lưu trữ cơ quan đưa vào lưu trữ.

3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong Hệ thống/hồ sơ giấy (nếu có).

Chương V.

CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG

Điều 15. Nguyên tắc xây dựng Hệ thống

Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố chịu trách nhiệm tổ chức, xây dựng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử đúng tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành.

Điều 16. Yêu cầu chức năng của Hệ thống

1. Đối với việc tạo lập và theo dõi văn bản

a) Cho phép đính kèm các tệp tin;

b) Cho phép tạo mã định danh văn bản đi;

c) Cho phép tạo mã cho hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ;

d) Hiển thị mức độ khẩn của văn bản;

đ) Cho phép tự động cấp số, ngày, tháng, năm cho văn bản đi sau khi văn bản đã được người có thẩm quyền ký số và số đến, ngày, tháng, năm đến cho văn bản đến theo thứ tự và trình tự thời gian trong năm;

e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi đã nhận văn bản;

g) Thông báo cho văn thư Văn phòng khi có sự trùng lặp mã định danh văn bản;

h) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

i) Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn bản đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, chuyên viên giải quyết văn bản đúng thời hạn;

k) Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu;

l) Cho phép thông báo khi có văn bản mới;

m) Cho phép cơ quan, tổ chức gửi văn bản biết được tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản.

2. Đối với an ninh thông tin

a) Phân quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản; chuyên viên và lãnh đạo thấy được tất cả các văn bản trong hệ thống để cùng hỗ trợ thực hiện; tuy nhiên chỉ thực hiện và cập nhật được trên những hồ sơ được giao thụ lý; các truy xuất, cập nhật, in ấn từ mạng phải được ghi nhận lại trên Hệ thống (ai truy cập, truy xuất, sao chép,... để khi cần có thể truy cứu).

Văn thư Văn phòng được quyền chuyển xử lý tất cả hồ sơ trên Hệ thống khi Lãnh đạo phân công hoặc chuyên viên yêu cầu.

4. Đối với việc bảo quản và lưu trữ văn bản, hồ sơ

a) Lưu văn bản và các thông tin về quá trình giải quyết công việc trên mạng gồm: quy trình luân chuyển và các cập nhật trong quá trình này; lịch sử truy cập và xem văn bản; các tác động khác vào văn bản;

b) Liên kết các văn bản, tài liệu có cùng mã hồ sơ trong Hệ thống để tạo thành hồ sơ;

c) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Văn phòng trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ Văn phòng thông báo danh mục hồ sơ nộp lưu cho các đơn vị Văn phòng giao nộp tài liệu;

d) Bảo đảm sự toàn vẹn, tin cậy, không thay đổi của văn bản, hồ sơ;

đ) Đối với các hồ sơ điện tử đã chuyển thành hồ sơ giấy thì công tác lưu trữ theo như các quy định hiện hành;

5. Đối với tài liệu hết giá trị

a) Cho phép tự động thông báo hồ sơ hết thời hạn bảo quản trước 30 ngày;

b) Cho phép đánh giá lại giá trị của hồ sơ được thông báo hết thời hạn bảo quản; xác định lại thời hạn bảo quản hoặc hủy tài liệu hết giá trị;

c) Khi thực hiện lệnh hủy tài liệu hết giá trị: Hệ thống yêu cầu nhập lý do hủy tài liệu; thông báo những tài liệu dự kiến hủy đang được gán với những hồ sơ khác chưa hết thời hạn bảo quản (nếu có) và cho phép giữ lại văn bản đã được gán vào hồ sơ liên quan chưa hết thời hạn bảo quản; xác nhận lại lệnh hủy; hủy tài liệu sau khi xác nhận;

6. Đối với thống kê, tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ

a) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào từng hồ sơ, văn bản, tài liệu;

b) Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu của người quản lý, quản trị;

c) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ đối với tất cả các trường thông tin đầu vào của văn bản, hồ sơ và nội dung của văn bản, tài liệu;

d) Lưu lịch sử truy cập và sử dụng văn bản, tài liệu.

7. Đối với việc quản lý dữ liệu đặc tả

a) Lưu các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan đến một văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản;

b) Hiển thị toàn bộ dữ liệu đặc tả của một văn bản, hồ sơ khi có yêu cầu của người sử dụng được cấp quyền;

c) Cho phép nhập dữ liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ;

d) Lưu dữ liệu đặc tả của quá trình kiểm soát an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống;

đ) Lưu và cố định sự liên kết của một văn bản, hồ sơ với tất cả các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan.

Điều 17. Yêu cầu về quản trị Hệ thống

1. Hệ thống cho phép Trung tâm Tin học, đơn vị được giao quản trị Hệ thống, thực hiện những nhiệm vụ đã được quy định trong Thông tư số 01 nêu trên, và các việc sau:

a) Liên kết, công khai kết quả xử lý hồ sơ của Hệ thống đưa lên Trang thông tin điện tử của Văn phòng.

b) Kết nối với modun “Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, điều hành của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố”.

c) Chia sẻ thông tin Hệ thống của Văn phòng đến thiết bị di động của Lãnh đạo Ủy ban, Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo các Phòng, Ban, Trung tâm để truy cập, xử lý hồ sơ điện tử mọi lúc, mọi nơi.

2. Cho phép nhân viên hành chính, đánh máy các quyền trong hỗ trợ chuyên viên và lãnh đạo trong cập nhật, xử lý văn bản (như cập nhật thay cho lãnh đạo, lấy file, kèm file cho chuyên viên, phục hồi quyền xử lý văn bản, luân chuyển thay;...) và đều ghi lại vết.

Điều 18. Thông tin đầu ra của Hệ thống

Biểu mẫu thông tin đầu ra của Hệ thống quy định tại Phụ lục VII của Thông tư 01 đã nêu.

Chương VI.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 19. Hiệu lực thi hành

Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày được ban hành.

Điều 20. Tổ chức thực hiện

1. Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; cán bộ, công chức, viên chức các Phòng, Ban, Trung tâm thuộc Văn phòng, Lãnh đạo Văn phòng của sở-ngành, quận huyện có liên quan chịu trách nhiệm phối hợp thực hiện hiệu quả Quy định này.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị phản ánh về Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố (thông qua Bộ phận Hành chính) để tổng hợp, đề xuất sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

SƠ ĐỒ TIẾP NHẬN, LUÂN CHUYỂN, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN TRÊN MẠNG NỘI BỘ VĂN PHÒNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số 212/QĐ-VP, ngày 11 tháng 7 năm 2019)

GHI CHÚ: - Theo sơ đồ này, tại Văn phòng chuyển và xử lý trên mạng, đối với những hồ sơ cần trình giấy thì Sở phải gửi/chuyên viên in ra và chuyển trình song hành trên mạng.

- Phòng Hành chính (PHC) chuyển trên mạng giúp nếu như LĐVP chưa chuyển trên mạng;

- Chuyên viên nhận hồ sơ giấy để xử lý, chưa chuyển quyền trên mạng, thì báo PHC để hỗ trợ chuyển quyền trên mạng.

DIỄN GIẢI SƠ ĐỒ

1. Văn bản đến là hồ sơ điện tử, Phòng Hành chính tiếp nhận vào phần mềm, đồng thời phản hồi cho Nơi gửi biết là đã nhận (1a), và chuyển (1) để trình Lãnh đạo Văn phòng/Người được ủy quyền phân công xử lý trên mạng;

Văn bản đến là giấy do cá nhân và tổ chức (không có nối mạng với Văn phòng) gửi đến, phải được số hóa (1b) cập nhật vào mạng, chuyển bản giấy trình Lãnh đạo Văn phòng (1) phân công xử lý (xem danh sách các văn bản cần số hóa)

2. Lãnh đạo Văn phòng phân công trên giấy, chuyển cho chuyên viên thụ lý (Thông qua phòng Hành chính)/phân công trên mạng trực tiếp cho chuyên viên

3. Chuyên viên thụ lý xử lý văn bản/HSCV tùy theo các tình huống (i) Lưu tham khảo; (ii) Phiếu chuyển về sở ngành chuyên trách để thực hiện theo chuyên môn, đồng thời có phiếu báo cho nơi gửi biết; (iii) Hoàn trả về nơi gửi vì không đủ điều kiện xử lý; (iv) Xử lý hồ sơ trên mạng (nếu cần có thể in ra giấy từ hồ sơ điện tử) trình Lãnh đạo Văn phòng;

4. Nếu thuộc thẩm quyền xử lý của Thường trực Ủy ban, LĐVP duyệt trình trên mạng để gửi trình TTUB; (nếu là hồ sơ giấy thì thông qua Phòng Hành chính);

5. Nếu thuộc thẩm quyền Văn phòng, LĐVP duyệt ký số trên mạng; chuyển đến Lãnh đạo Bộ phận Hành chính để cấp số văn bản đi và ký số của cơ quan, tổ chức phát hành trên mạng/in ấn phát hành (nếu là hồ sơ giấy);

4a. TTUB yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung trên mạng chuyển đến chuyên viên thực hiện; những việc quan trọng sẽ chuyển trên mạng thông qua LĐVP (Nếu là hồ sơ giấy có thể chuyển thông qua Phòng Hành chính).

6. TTUB chấp thuận và ký số trong văn bản, chuyển trên mạng đến Lãnh đạo Bộ phận Hành chính để cấp số văn bản đi và ký số của cơ quan, tổ chức phát hành trên mạng/in ấn phát hành (nếu là hồ sơ giấy);

7. Phòng Hành chính tiếp nhận văn bản điện tử đã được lãnh đạo ký số, cấp số văn bản đi và ký số của cơ quan, tổ chức phát hành trên mạng đến nơi nhận/in ấn phát hành (nếu là hồ sơ giấy).

Lưu ý: chỉ gửi văn bản giấy khi “Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật”.

CÁC VĂN BẢN ĐẾN CẦN SỐ HÓA, CẬP NHẬT VÀO MẠNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số 212/QĐ-VP ngày 11 tháng 7 năm 2019)