|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ NAM
---------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
20/2007/QĐ-UBND
|
Phủ
Lý, ngày 31 tháng 12 năm 2007
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ
CÔNG VIỆC, TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ PHỤC VỤ ĐIỀU HÀNH
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ
ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 ngày
6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10
tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23
tháng 3 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm giấy tờ hành chính trong
hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Bưu chính, Viễn
thông,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm
theo Quyết định này “Quy chế sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc,
Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành”.
Điều 2. Quyết định này
có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Bưu chính Viễn thông, Thủ trưởng các Sở,
ban, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã và các đơn vị, cá nhân
có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM.
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH
Trần Xuân Lộc
|
QUY CHẾ
SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC, TRANG
THÔNG TIN ĐIỆN TỬ PHỤC VỤ ĐIỀU HÀNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 20/2007/QĐ-UBND ngày 31/12/2007 của UBND tỉnh
Hà Nam)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Quy chế này quy định quyền và trách nhiệm đối với
cán bộ, công chức, viên chức của các Sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện,
thị xã (sau đây gọi tắt là các cơ quan) trong
việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc, trang thông tin điện
tử phục vụ điều hành (sau đây gọi tắt là các phần mềm).
Các thông tin, dữ liệu dạng ký tự trên các phần
mềm phải sử dụng font Unicode và bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN
6909:2001 (trừ tập tin đính kèm).
1. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ
quan được cấp tên và mật khẩu riêng để truy cập vào các phần mềm.
2. Các cá nhân có quyền thay đổi mật khẩu; không
truy cập bằng tên và mật khẩu của người khác và không để người khác sử dụng tên
và mật khẩu của mình; không được để lộ mật khẩu, hoặc cung cấp mật khẩu cho người
khác. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát mật khẩu, phải báo ngay cho quản trị mạng
tại cơ quan xử lý.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Mục 1. TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
CỦA SỞ BƯU CHÍNH, VIỄN THÔNG
1. Kiểm tra, hướng dẫn việc ứng dụng các phần mềm
cho các cơ quan, tổng hợp báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh.
2. Xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp các phần mềm
và hạ tầng kỹ thuật mạng tin học của tỉnh tương ứng phù hợp với kế hoạch chung
của Nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của các cơ quan.
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức đều phải
sử dụng thành thạo các phần mềm để xử lý công việc, điều hành trực tuyến. Thực
hiện trao đổi thông tin, văn bản qua mạng nội bộ, từng bước thay thế việc dùng
văn bản, giấy tờ hành chính.
2. Hằng ngày cán bộ, công chức, viên chức phải
thường xuyên đăng nhập vào các phần mềm để cập nhật thông tin và xử lý kịp thời
các công việc được giao.
3. Cán bộ, công chức, viên chức được quyền khai
thác và sử dụng các chức năng của các phần mềm theo đúng chức năng, nhiệm vụ được
giao.
4. Trong trường hợp xảy ra sự cố làm các phần mềm
tạm ngừng hoạt động, mọi cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm ghi lại
thông tin xử lý trong thời gian các phần mềm tạm ngừng hoạt động và cập nhật
các thông tin đã xử lý bằng các cách thông thường khác và
nhập vào hệ thống ngay sau khi các phần mềm hoạt động trở lại.
1. Đối với phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ
công việc:
a) Được quyền xem toàn bộ thông tin văn bản đến,
văn bản đi để giám sát và theo dõi tình hình xử lý văn bản của cơ quan.
b) Khi có văn
bản, hồ sơ công việc xử lý quá thời hạn quy định, Lãnh đạo phụ trách lĩnh vực
phải trực tiếp kiểm tra cán bộ công chức viên chức đã được phân công xử lý để
tìm nguyên nhân, đề ra biện pháp khắc phục và tổ chức thực hiện.
c) Đôn đốc, chỉ đạo các đơn vị, cán bộ, công chức,
viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc việc sử dụng phần mềm Quản lý văn
bản và Hồ sơ công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.
2. Đối với Trang thông tin điện tử phục vụ điều
hành
a) Duyệt lịch làm việc của cơ quan; xây dựng lịch
làm việc của cá nhân,
b) Kiểm tra lịch làm việc của cơ quan, của các
đơn vị, cá nhân trong cơ quan để điều hành công việc.
c) Kiểm duyệt tin tức do cấp dưới đưa lên và
phát hành trên Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành của cơ quan.
d) Đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị, cán bộ, công chức,
viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc việc xây dựng lịch làm việc cũng
như sử dụng các chức năng của Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành theo
đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.
1. Đối với phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ
công việc:
a) Phải sử dụng
phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc để giải quyết công việc chuyên môn
như: Tạo lập Văn bản dự thảo, lập Phiếu yêu cầu, lập Hồ sơ.
b) Được quyền xem thông tin văn bản đến, văn bản
đi có liên quan đến lĩnh vực phụ trách.
c) Gương mẫu khai thác, sử dụng và chỉ đạo cán bộ,
công chức, viên chức trong đơn vị mình thực hiện nghiêm túc việc sử dụng phần mềm
Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc trong quá trình giải quyết công việc.
d) Ngoài trách nhiệm và quyền hạn được quy định
tại điểm a, b, c khoản 1 Điều này thì Lãnh đạo văn phòng (hoặc Lãnh đạo
phòng tổ chức hành chính) chịu trách nhiệm kiểm tra cuối cùng việc cập nhật
đầy đủ các tiêu chí trong quá trình xử lý văn bản (từ đầu quy trình xử lý đến
khi kết thúc phát hành văn bản).
2. Đối với Trang thông tin điện tử phục vụ điều
hành:
a) Xây dựng lịch làm việc của đơn vị, cá nhân
ngay sau khi có thông báo lịch làm việc của cơ quan đã được duyệt.
b) Xem lịch làm việc của cơ quan, của các đơn vị,
cá nhân trong cơ quan để phối hợp điều hành công việc.
c) Biên tập thông tin của đơn vị mình và chuyển
cho Lãnh đạo cơ quan để đưa lên Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành.
d) Đôn đốc, nhắc nhở công chức, viên chức trong đơn
vị thực hiện nghiêm túc việc xây dựng lịch làm việc cũng như sử dụng các chức
năng của Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ
được giao.
đ) Ngoài trách nhiệm và quyền hạn được quy định
tại điểm a, b, c, d khoản 2 Điều này thì Lãnh đạo văn phòng (hoặc Lãnh đạo
phòng tổ chức hành chính) có quyền và trách nhiệm xây dựng lịch làm việc, lịch
họp của cơ quan vào thời gian cụ thể trong tuần được sự nhất trí của Thủ trưởng
cơ quan.
Điều 8. Trách nhiệm và quyền
hạn của công chức, viên chức
1. Đối với phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ
công việc:
a) Phải sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ
sơ công việc để giải quyết công việc chuyên môn như: Tạo lập Văn bản dự thảo, lập
Phiếu yêu cầu, lập Hồ sơ.
b) Được quyền xem thông tin văn bản đến, văn bản
đi có liên quan đến lĩnh vực phụ trách.
2. Đối với Trang thông tin điện tử phục vụ điều
hành:
a) Xây dựng lịch làm việc của cá nhân ngay sau
khi có thông báo lịch làm việc của cơ quan, đơn vị được cập nhật.
b) Xem lịch làm việc trong tuần của cơ quan, của
các đơn vị, cá nhân trong cơ quan để phối hợp triển khai công việc.
c) Cung cấp thông tin cho Lãnh đạo đơn vị để phổ
biến trên Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành của cơ quan.
1. Đối với phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ
công việc:
a) Cập nhật văn bản đến theo đường công văn (văn
bản giấy) hoặc theo đường mạng với đầy đủ thông tin và đúng thời gian, chuyển
văn bản đến cho Lãnh đạo cơ quan để kịp thời xử lý.
b) Chỉ được phát hành văn bản đi, khi văn bản dự
thảo đã được người có thẩm quyền xác nhận đã hoàn thành, chuyển phát hành trên
phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc và được ký chính thức trên văn bản
giấy:
- Đối với mạng nội bộ: Văn bản đi phải được gắn
2 loại tập tin: 1 loại do người lập văn bản dự thảo soạn thảo; 1 loại văn bản
đã có dấu và chữ ký được quét (scan) lưu vào máy tính dưới dạng tập tin ảnh hoặc
acrobat (*.pdf).
- Đối với mạng diên rộng: Văn bản đi chỉ gửi cho
các cơ quan có liên quan 1 loại văn bản đã có dấu và chữ ký được quét dưới dạng
tập tin ảnh hoặc acrobat (*.pdf).
c) Thường xuyên rà soát, cập nhật các mục trong
Danh mục của phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc, bảo đảm các dữ liệu
trong các Danh mục luôn đầy đủ, đúng thực tế và phù hợp với quy định của cơ quan.
d) Lập báo cáo thống kê, theo dõi, tổng hợp văn
bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc và hoạt động của chuyên viên theo yêu cầu
của lãnh đạo.
2. Đối với Trang thông tin điện tử phục vụ điều
hành:
Có quyền và trách nhiệm như công chức, viên chức.
1. Đảm bảo các phần mềm phát huy được hiệu quả
cao nhất để phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan:
a) Phân quyền sử dụng các phần mềm theo chức
năng, nhiệm vụ của mỗi người.
b) Thường xuyên theo dõi và hướng dẫn mọi người
trong cơ quan sử dụng các phần mềm để xử lý công việc.
c) Có kế hoạch và tham mưu để Lãnh đạo cơ quan tổ
chức các buổi tập huấn nội bộ để kịp thời khắc phục những tồn tại trong quá
trình sử dụng các phần mềm.
d) Đảm bảo các phần mềm của cơ quan kết nối
thông suốt với mạng tin học diện rộng của tỉnh để phục vụ việc gửi, nhận văn bản,
trao đổi thông tin qua đường mạng.
2. Hằng tuần sao lưu dữ liệu của các phần mềm để
đảm bảo an toàn dữ liệu.
3. Liên hệ, phối hợp chặt chẽ với cơ quan có
trách nhiệm để cập nhật phiên bản mới nhất, cập nhật danh sách người dùng và khắc
phục sự cố các phần mềm của cơ quan.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 10. Thủ trưởng
các Sở, ban, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã có trách nhiệm tổ
chức thực hiện và chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện
nghiêm túc Quy chế này.
Điều 11. Cơ quan, cá
nhân vi phạm Quy chế này sẽ bị xử lý theo quy định tại Nghị định số 63/2007/NĐ-CP
ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh
vực công nghệ thông tin.
Điều 12. Giao cho Sở
Bưu chính, Viễn thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan đôn đốc, hướng
dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện Quy chế này và báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh
những trường hợp vi phạm Quy chế để kịp thời xử lý theo quy định.
Điều 13. Trong quá
trình thực hiện, nếu có những vấn đề gì vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi, bổ
sung, các cơ quan phản ánh về Sở Bưu chính, Viễn thông để tổng hợp, báo cáo Uỷ
ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết./.
