Quyết định 19/QĐ-HQBN năm 2012 về Quy Chế công tác văn thư lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BẮC NINH

CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN TỈNH BẮC NINH

Căn cứ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định sổ 110/2004/NĐ-CP;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Quyết định số 196/2003/QĐ-BTC ngày 02 tháng 12 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 62/QĐ-BTC ngày 10 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 1313/QĐ-BTC ngày 28 tháng 5 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 224/QĐ-TCHQ ngày 06 tháng 02 năm 2009 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan;

Căn cứ Quyết định số 398/QĐ-TCHQ ngày 16 tháng 3 năm 2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc sửa đổi, một số điều của Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 225/QĐ-TCHQ ngày 06 tháng 02 năm 2009 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan;

Căn cứ Quyết định số 18/QĐ-HQBN ngày 15 tháng 10 năm 2012 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh về việc ban hành Quy chế làm việc của Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy Chế về công tác văn thư lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục và cán bộ, công chức Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BẮC NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 19/QĐ-HQBN ngày 15/10/2012 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh

1. Đối tượng điều chỉnh

1.1. Công tác văn thư

- Công tác văn thư của Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành, quản lý các loại văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu hành chính, dấu nghiệp vụ; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ.

- Tài liệu văn thư gồm:

+ Các văn bản, tài liệu, công văn, thư tín, phim ảnh, băng từ, đĩa từ... của các đơn vị, cá nhân, các tổ chức chính trị, xã hội gửi đến Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh và của Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh, các đơn vị thuộc Cục ban hành theo thẩm quyền;

+ Các dữ liệu văn bản điện tử trong chương trình quản lý điều hành qua mạng của Cục, của Tổng cục Hải quan, của Bộ Tài chính...

1.2. Công tác lưu trữ

- Công tác lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh bao gồm các công việc về: Thu thập, chỉnh lý, bảo quản, xác định giá trị tài liệu, thống kê và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.

- Tài liệu lưu trữ bao gồm: Hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính, hồ sơ hải quan, tài liệu khoa học công nghệ, các tài liệu chuyên môn khác trên nền giấy; tài liệu phim, ảnh, băng đĩa, dữ liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, được lập hồ sơ, tập trung bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan.

2. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này được áp dụng đối với các cá nhân, đơn vị, các tổ chức đoàn thể thuộc Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh.

Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư - lưu trữ

1. Cục trưởng trực tiếp hoặc ủy quyền cho Phó cục trưởng phụ trách Văn phòng chỉ đạo, quản lý công tác văn thư - lưu trữ của toàn Cục.

2. Chánh Văn phòng có trách nhiệm tham mưu, giúp Lãnh đạo Cục quản lý thống nhất về công tác văn thư - lưu trữ, là đầu mối chỉ đạo công tác văn thư - lưu trữ trong toàn Cục gồm các nội dung sau:

2.1. Căn cứ vào văn bản chỉ đạo của nhà nước, của cấp trên về công tác văn thư - lưu trữ, hướng dẫn tổ chức thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư - lưu trữ cho phù hợp với hoạt động của Cục.

2.2. Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư - lưu trữ đối với các đơn vị thuộc Cục.

3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Cục chịu trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại đơn vị.

4. Mọi cá nhân cán bộ, công chức thuộc Cục trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên đến công tác văn thư, lưu trữ, thực hiện nghiêm chỉnh các nội dung quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ; các quy định tại Quyết định số 224/QĐ-TCHQ, 225/QĐ-TCHQ ngày 06/02/2009 của Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ngành Hải quan và các nội dung theo quy định tại Quy chế này.

Điều 3. Nhiệm vụ của văn thư - lưu trữ

1. Cán bộ, công chức làm công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng Cục có nhiệm vụ cụ thể sau:

1.1. Văn thư

- Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan thực hiện đúng theo các nội dung quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành; hỗ trợ các đơn vị trong việc khai thác và xử lý văn bản trên hệ thống mạng tin học; Kịp thời cập nhật các văn bản chỉ đạo của Tổng cục Hải quan trên hệ thống Netoffice Cục để các đơn vị khai thác, triển khai.

- Tiếp nhận, cập nhật dữ liệu văn bản đến, phân luồng xử lý;

- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan;

- Giúp Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi; làm thủ tục phát hành, cập nhật dữ liệu văn bản đi, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Sắp xếp, giao nộp bản lưu vào lưu trữ cơ quan;

- Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, nhân viên; quản lý sổ sách hình thành trong hoạt động của công tác văn thư;

- Quản lý, sử dụng con dấu hành chính của cơ quan, đơn vị;

- Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa học công nghệ, áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và 5S vào công tác văn thư.

1.2. Lưu trữ

- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân trong cơ quan về nghiệp vụ lưu trữ;

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn do các đơn vị giao nộp lưu vào lưu trữ hiện hành;

- Đối với các văn bản mật thì chuyển đến những người có trách nhiệm giải quyết và thực hiện lưu trữ theo quy định.

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu của Cục; phối hợp với các đơn vị tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Cục;

- Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định;

2. Cán bộ, công chức làm công tác văn thư - lưu trữ tại các đơn vị thuộc Cục có nhiệm vụ cụ thể sau:

2.1. Văn thư

- Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức, nhân viên trong đơn vị thực hiện đúng theo các nội dung quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành;

- Tiếp nhận văn bản, tài liệu gửi đến đơn vị (văn bản giấy hoặc văn bản điện tử) để trình lãnh đạo đơn vị; chuyển văn bản đến các đội, tổ hoặc cá nhân liên quan theo ý kiến của thủ trưởng đơn vị;

- Đôn đốc các Tổ, Đội, cá nhân trong đơn vị xử lý văn bản; tổng hợp kết quả xử lý văn bản của đơn vị;

- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị;

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi; làm thủ tục phát hành, cập nhật dữ liệu văn bản đi, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Quản lý, sử dụng con dấu hành chính của đơn vị (nếu có).

2.2. Lưu trữ

- Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành, chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định;

- Phối hợp với các đội công tác lập kế hoạch và tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ của đơn vị.

Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư - lưu trữ

Công tác văn thư - lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước; Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính ban hành kèm theo Quyết định số 196/2003/QĐ-BTC ngày 02 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Cán bộ, công chức làm công tác văn thư - lưu trữ phải có phẩm chất tốt, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao và phải làm cam kết bảo vệ bí mật nhà nước bằng văn bản nộp cho cơ quan tổ chức và đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ công chức.

Chương 2.

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

A. CÔNG TÁC VĂN THƯ

MỤC 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và số, ký hiệu văn bản

Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.

Điều 6. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

2. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan phục vụ cho việc soạn thảo;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với thủ trưởng cơ quan việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản dự thảo văn bản;

- Trình duyệt bản dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.

Điều 7. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.

3. Trình ký văn bản:

3.1. Tại các phòng và tương đương thuộc khối cơ quan Cục

- Chuyên viên xử lý công việc sau khi dự thảo xong trình văn bản qua Lãnh đạo đơn vị phụ trách kiểm tra về nội dung, tính hợp pháp của văn bản, kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Các văn bản do đơn vị soạn thảo trình Lãnh đạo Cục phải do Thủ trưởng đơn vị duyệt nội dung, ký kiểm tra trường hợp ủy nhiệm cho cấp phó duyệt thì Thủ trưởng đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đó.

- Trình ký văn bản.

3.2. Tại Chi cục (hoặc các đơn vị có con dấu hành chính riêng)

- Chuyên viên xử lý công việc sau khi dự thảo xong trình văn bản qua Lãnh đạo Đội phụ trách kiểm tra về nội dung, tính hợp pháp và kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Các văn bản do các đơn vị soạn thảo trình Lãnh đạo Chi cục phải do Đội trưởng (tổ trưởng) hoặc các Phó đội trưởng được giao phụ trách các mảng công việc nhất định theo quy chế của Chi cục duyệt nội dung.

- Các văn bản do cấp phó ký thì phải thông báo và ủy quyền cho cấp trưởng biết.

- Trình ký văn bản.

Điều 8. Ký văn bản

1. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về thể thức, nội dung văn bản do mình ký.

2. Ký ban hành văn bản gồm: ký theo thẩm quyền, ký thay, ký thừa ủy quyền và ký thừa lệnh.

2.1. Ký theo thẩm quyền: Cục trưởng, Chi cục trưởng có quyền ký tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền.

2.2. Ký thay (KT): Cục trưởng, Trưởng phòng, Chi cục trưởng có thể giao cho cấp phó của mình ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật.

2.3. Ký thừa ủy quyền (TUQ): Trong trường hợp đặc biệt, Cục trưởng có thể ủy quyền cho Lãnh đạo các đơn vị thuộc Cục ký thừa ủy quyền một số loại văn bản thuộc thẩm quyền ký của Lãnh đạo Cục. Việc giao ký thừa ủy quyền phải đích danh, có thời hạn và bằng văn bản. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký, phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước người ủy quyền về nội dung văn bản đó.

2.4. Ký thừa lệnh (TL): Cục trưởng có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng và Trưởng các đơn vị tương đương cấp phòng tại cơ quan Cục ký thừa lệnh một số loại văn bản. Việc ký thừa lệnh thực hiện theo quy định tại quy chế làm việc của Cục.

3. Khi ký văn bản không dùng bút chì, mực đỏ, mực màu đen hoặc các loại mực dễ phai.

MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 9. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh và các đơn vị thuộc Cục (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc xử lý, phản hồi việc xử lý văn bản đến.

Điều 10. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

1. Tiếp nhận văn bản đến

1.1. Văn thư là đầu mối tiếp nhận toàn bộ văn bản gửi đến. Các văn bản do đơn vị, cá nhân nhận trực tiếp từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài Cục đều phải chuyển lại cho Bộ phận Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận và xử lý theo quy định.

1.2. Khi tiếp nhận văn bản, Văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có); đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có dấu “hỏa tốc”, phải báo ngay cho Chánh Văn phòng, Đội trưởng Đội Tổng hợp; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua hệ thống mạng, văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản, v.v..., trường hợp phát hiện có sai sót hoặc thiếu phải kịp thời thông báo cho nơi gửi biết, giải quyết.

1.3. Chuyên trách tin học tại Văn phòng, văn thư tại các Chi cục sử dụng tên truy cập đã được cấp để khai thác, cập nhật công văn đến trên hệ thống mạng, báo cáo lãnh đạo để xử lý văn bản đến theo đúng trình tự giải quyết.

2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

2.1. Loại văn thư không được bóc bì: gồm các văn bản gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể trong cơ quan, các bì ghi gửi đích danh người nhận, các loại hồ sơ thầu có ghi không được bóc bì trước khi mở thầu, các bì văn bản có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật.

- Đối với các bì văn bản ghi đích danh người nhận: Văn thư chuyển cho cá nhân có tên trên bì thư. Nếu trong bì là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký theo quy định.

- Đối với các bì văn bản có ký hiệu rất, tối mật, tuyệt mật, Văn thư vào sổ theo số ký hiệu ngoài bì và trình để lãnh đạo Cục bóc và cho ý kiến giải quyết.

2.2. Loại do công chức văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại.

- Khi bóc bì văn bản cần lưu ý để không gây hư hại đối với văn bản, các bì có dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời.

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.

3. Đóng dấu “đến”, vào sổ Công văn đến

3.1. Tất cả văn bản đến thuộc điện đăng ký tại văn thư phải vào sổ Công văn đến, đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong trường hợp cần thiết).

3.2. Dấu “đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm văn bản.

3.3. Văn bản đến do Văn phòng khai thác trên mạng được đóng thêm dấu “Tài liệu khai thác trên mạng”

3.4. Việc đăng ký văn bản đến, kể cả văn bản mật được thực hiện theo mẫu số 2, Phụ lục I.

Điều 11. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm phân phối văn bản và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản thường cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong buổi sáng ngày làm việc tiếp theo.

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung văn bản đến; quy chế làm việc của đơn vị; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia, phối hợp. Ý kiến phân phối được ghi vào khoảng trống ở cuối văn bản. Người được Thủ trưởng phân công phân phối văn bản có thể xử lý công việc theo thẩm quyền hoặc chuyển cho các đồng chí lãnh đạo khác xử lý công việc theo lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của nguời có thẩm quyền, văn bản được chuyển lại văn thư để đăng ký bổ sung. Văn thư thực hiện việc quét văn bản và phân luồng văn bản trên mạng, các đơn vị thuộc Cục thực hiện việc xử lý văn bản và giao việc trên hệ thống mạng.

Văn bản không quét nội dung lên mạng gồm các loại sau:

- Văn bản mật;

- Một số loại văn bản không phổ biến rộng hoặc chưa công bố như: đơn tố cáo, văn bản trao đổi ý kiến về nhân sự, kết luận thanh tra;

- Văn bản do lãnh đạo Cục ghi bút tích “không đưa lên mạng”.

3. Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân theo ý kiến phân phối văn bản. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, giữ bí mật nội dung văn bản và phải vào sổ chuyển giao văn bản (theo mẫu số 3 phụ lục I).

4. Văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

Điều 12. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến.

1. Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được qui định trong văn bản hoặc theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Trường hợp văn bản không có yêu cầu thời hạn tại công văn thì thời hạn xử lý không quá 03 ngày làm việc.

2. Thủ trưởng đơn vị trực tiếp hoặc phân công cho cấp phó có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến.

3. Ngoài các đơn vị có trách nhiệm chủ trì giải quyết văn bản, thủ trưởng các đơn vị khác có trách nhiệm cập nhật văn bản đến trên hệ thống mạng và thực hiện các vấn đề được nêu trong văn bản có liên quan đến đơn vị mình.

4. Văn phòng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định.

MỤC 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản đi do Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh, các đơn vị thuộc Cục phát hành (gọi chung là văn bản đi) được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;

2. Đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

3. Đăng ký văn bản đi;

4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5. Lưu văn bản đi.

Điều 14. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời yêu cầu người soạn thảo văn bản sửa lại theo đúng quy định.

Điều 15. Đóng dấu hành chính và dấu mức độ khẩn mật

Việc đóng dấu hành chính và dấu mức độ khẩn, mật được thực hiện theo qui định của pháp luật về quản lý và sử dụng con đấu và qui định tại điều 19 của Quy chế này.

Điều 16. Đăng ký văn bản đi

1. Văn bản xử lý công việc thuộc thẩm quyền của Cục do các phòng tham mưu soạn thảo hoặc do các Chi cục được ủy quyền soạn thảo đều được tập trung vào đầu mối văn thư Cục để đăng ký văn bản.

2. Văn bản xử lý công việc thuộc thẩm quyền của Chi cục (hoặc các đơn vị tương đương có con dấu riêng) tập trung vào đầu mối văn thư của đơn vị để đăng ký văn bản.

3. Tất cả văn bản đi đều được đánh số theo hệ thống số chung của từng đơn vị do văn thư thống nhất quản lý gồm:

- Số công văn (dùng cho tất cả các loại văn bản hành chính);

- Số quyết định;

- Số công văn mật (cả công văn và quyết định);

- Số giấy giới thiệu;

- Số giấy đi đường.

4. Mẫu số và việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn tại mẫu số 1 phụ lục I.

5. Nhân bản văn bản gửi đi thực hiện theo đúng số lượng đã ghi tại mục “Nơi nhận”, tránh nhân bản thừa gây lãng phí, không đảm bảo an toàn cho thông tin trong văn bản.

Điều 17. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi qua đường bưu chính hoặc phương tiện Fax, E-mail (trừ những văn bản có ý kiến của lãnh đạo đơn vị yêu cầu tự gửi), chuyển văn bản điện tử lên hệ thống mạng nội bộ để tạo kho dữ liệu thông tin phục vụ khai thác sử dụng (trừ các văn bản mật, văn bản có giới hạn phổ biến hẹp theo yêu cầu của lãnh đạo Cục hoặc của đơn vị soạn thảo).

2. Việc phát hành văn bản phải đảm bảo kịp thời. Các văn bản cần gửi gấp, khẩn, hoả tốc thì cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo văn bản phải đề xuất để Văn thư có hình thức chuyển cho phù hợp. Các văn bản khác Văn thư làm thủ tục gửi một ngày một lần vào cuối buổi chiều.

3. Chuyển phát văn bản:

3.1. Tất cả văn bản đi do văn thư hoặc giao liên chuyển cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn mẫu số 3, 4 Phụ lục I); Văn thư hoặc giao liên các đơn vị nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

3.2. Tất cả các văn bản đi chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác hoặc chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ.

Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận hoặc nhân viên bưu điện ký nhận vào sổ.

3.3. Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

4. Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

4.1. Đối với văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

4.2. Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Điều 18. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền ký ban hành.

2. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký theo từng loại văn bản.

3. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 19. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Con dấu sử dụng tại Cục và Chi cục có 2 loại: Dấu hành chính và dấu nghiệp vụ. Việc quản lý và sử dụng con dấu hành chính trong công tác văn thư được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định tại Quy chế này. Dấu nghiệp vụ thực hiện theo quy định thống nhất của Tổng cục Hải quan, chỉ sử dụng trong công tác nghiệp vụ, không dùng dấu nghiệp vụ đóng vào các quyết định và công văn hành chính.

2. Con dấu hành chính của cơ quan, đơn vị được giao cho Văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, đơn vị. Văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

2.1. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

2.2. Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của Cục, đơn vị;

2.3. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

2.4. Không được đóng dấu khống chỉ.

3. Đóng dấu:

3.1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

3.2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3.3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục.

3.4. Dấu giáp lai trên văn bản được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản và trùm lên tất cả các trang của văn bản.

3.5. Việc đóng dấu các độ khẩn (hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

3.6. Việc đóng dấu các độ mật (tuyệt mật, tối mật và mật), dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

Dấu mức độ khẩn, mật được đóng vào khoảng giấy trống dưới số và ký hiệu văn bản. Dấu thu hồi và phạm vi lưu hành được đóng ở khoảng giấy trống bên trên dòng ghi quốc hiệu văn bản.

Điều 20. Sao văn bản

Các hình thức sao văn bản gồm: Sao y bản chính (sao đúng nguyên bản), trích sao, sao lục, sao y bản chính là sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính do Cục ban hành. Sao lục là sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính, bản sao y bản chính các văn bản do các cơ quan khác ban hành. Trích sao là sao một phần nội dung của bản chính. Các bản sao này phải thực hiện đúng thể thức quy định và có giá trị pháp lý như bản chính.

MỤC 4. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 21. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:

1.1. Mở hồ sơ;

1.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

1.3. Kết thúc và viết biên mục hồ sơ (gồm: đánh số tờ liên tiếp cho các văn bản có trong hồ sơ, viết mục lục văn bản có trong hồ sơ, viết chứng từ kết thúc).

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

2.1. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan;

2.2. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

2.3. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

2.4. Hồ sơ phải được biên mục chi tiết, đầy đủ theo mẫu số 1 Phụ lục II ban hành kèm theo Quy chế này.

Điều 22. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan

1.1. Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu được lập trong quá trình giải quyết công việc, có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan (bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng) theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.

1.2. Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm (02 năm).

1.3. Mọi cán bộ, công chức, nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau

2.1. Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

2.2. Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

2.3. Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

2.4. Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp

3.2. Đơn vị có tài liệu giao nộp phải lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

3.2. Lưu trữ cơ quan kiểm tra, rà soát “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; Lập “Biên bản giao nhận tài liệu”, “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản (theo mẫu số 2 và mẫu số 3 Phụ lục II). Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ mỗi loại một bản.

Điều 23. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Chánh Văn phòng có nhiệm vụ:

1.1. Tham mưu cho Lãnh đạo Cục trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ;

1.2. Tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Cục chịu trách nhiệm chỉ đạo việc lập, cập nhật danh mục hồ sơ công việc, nhiệm vụ công tác mà đơn vị dự kiến triển khai trong năm để tạo lập danh mục hồ sơ; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.

3. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân đều phải lập hồ sơ về công việc đó; hoàn tất hồ sơ đến khi công việc kết thúc, thống kê văn bản có trong hồ sơ, bàn giao cho người có trách nhiệm quản lý hồ sơ của đơn vị đến thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

4. Trách nhiệm của văn thư - lưu trữ đơn vị

4.1. Tập hợp danh mục hồ sơ dự kiến của đơn vị trong năm và gửi về Lưu trữ cơ quan trước ngày 15 tháng 2 hàng năm (theo mẫu số 5, phụ lục I); theo dõi các hồ sơ theo danh mục của đơn vị mình;

4.2. Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (khi chưa nộp cho lưu trữ cơ quan); thống kê danh mục hồ sơ thực tế đã hình thành trong năm của đơn vị;

4.3. Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị hết giá trị hiện hành và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

B. CÔNG TÁC LƯU TRỮ

MỤC 1. THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 24. Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm của lưu trữ Cục (thuộc Văn phòng)

1.1. Hàng năm lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

1.2. Phối hợp với các đơn vị, cá nhân lập danh mục hồ sơ của từng đơn vị nhằm xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (theo Mẫu số 2 Phụ lục II);

1.3. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận và lập “Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ” (theo Mẫu số 3 Phụ lục II);

1.4. Trường hợp giao nộp hồ sơ, tài liệu đã được quản lý, theo dõi bằng các chương trình ứng dụng tin học (chương trình kế toán, quản lý tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu...) thì các đơn vị cần in danh mục (list) hồ sơ, tài liệu ra giấy để thực hiện bàn giao; đồng thời cấp quyền khai thác dữ liệu điện tử cho lưu trữ của Văn phòng tương ứng với số tài liệu gốc đã được giao nộp.

2. Trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị

2.1. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc lập hồ sơ và danh mục hồ sơ khi tiến hành giải quyết các công việc được giao của đơn vị;

2.2. Lưu trữ kiêm nhiệm hoặc văn thư đơn vị thực hiện lưu giữ hồ sơ một năm kể từ khi công việc kết thúc, hết thời hạn trên lập danh mục hồ sơ bàn giao cho lưu trữ Cục lưu trữ theo quy định;

2.3. Trường hợp đến thời hạn nộp lưu, đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu, Thủ trưởng đơn vị phải có văn bản thông báo cho lưu trữ Cục, thời hạn giữ lại không quá hai năm kể từ khi công việc kết thúc;

2.4. Trường hợp hồ sơ, tài liệu phải luân chuyển qua nhiều cá nhân, nhiều bộ phận thụ lý, giải quyết (tờ khai hải quan, hồ sơ xét hoàn thuế, hồ sơ theo dõi hàng tạm nhập tái xuất ...) thì cá nhân, bộ phận nào thụ lý, giải quyết cuối cùng có trách nhiệm quản lý hồ sơ và thực hiện nộp lưu;

2.5. Hồ sơ, tài liệu là tài sản quốc gia thuộc trách nhiệm quản lý của ngành Hải quan, không một cá nhân nào được chiếm giữ hồ sơ, tài liệu làm của riêng hoặc chuyển sang cơ quan, đơn vị khác;

2.6. Cán bộ công chức, nhân viên giữ hồ sơ, tài liệu, trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu mình đang giải quyết và lưu giữ cho đơn vị công tác; chỉ sau khi cán bộ, công chức bàn giao hồ sơ, tài liệu và được thủ trưởng đơn vị xác nhận thì Phòng Tổ chức cán bộ mới trao quyết định.

Điều 25. Chỉnh lý tài liệu

1. Các đơn vị thuộc Cục hàng năm phải lập kế hoạch và tiến hành chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 4027/QĐ-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và hướng dẫn tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư-lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính để đảm bảo quản lý, bảo quản và khai thác có hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ, kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị xin hủy gửi về Văn phòng.

2. Việc xác định giá trị tài liệu của các đơn vị áp dụng theo Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30 tháng 12 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Bộ Tài chính. Áp dụng bảng thời hạn bảo quản chỉ được phép kéo dài thời hạn, không được rút ngắn thời hạn đối với các loại tài liệu đã qui định.

Điều 26. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu của các đơn vị, Văn phòng phải đề xuất Cục trưởng ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cục.

1 .Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cục gồm:

Chủ tịch Hội đồng: Lãnh đạo Cục;

Ủy viên:

- Lãnh đạo Văn phòng;

- Đại diện lãnh đạo phòng Nghiệp vụ;

- Đại điện lãnh đạo đơn vị có tài liệu;

Thư ký Hội đồng: Đại diện lưu trữ Cục;

2. Nhiệm vụ của Hội đồng: Tư vấn cho lãnh đạo Cục về việc quyết định mục lục hồ sơ, tài liệu có giá trị tiếp tục lưu giữ; danh mục tài liệu hết giá trị.

3. Hội đồng làm việc theo phương thức

3.1. Từng thành viên hội đồng xem xét mục lục hồ sơ, tài liệu có giá trị tiếp tục lưu giữ; danh mục tài liệu hết giá trị. Nếu thấy cần thiết thì kiểm tra thực tế tài liệu, tùy theo khối lượng tài liệu có thể kiểm tra toàn bộ hoặc kiểm tra xác suất;

3.2. Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;

3.3. Thông qua biên bản, trình Cục trưởng ra quyết định.

Điều 27. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm tra tài liệu trước khi hủy

1.1. Văn phòng tham mưu cho Lãnh đạo Cục lập và gửi hồ sơ xin ý kiến thẩm định của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh.

1.2. Hồ sơ xin thẩm định tài liệu hết giá trị xin hủy gồm các văn bản sau:

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Báo cáo chỉnh lý tài liệu;

- Bản thuyết minh tài liệu xin hủy;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

2. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu

Cục trưởng ra Quyết định cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ.

3. Thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị

3.1. Việc tiêu hủy tài liệu được thực hiện sau khi có Quyết định bằng văn bản của Cục trưởng; giao Văn phòng tổ chức tiêu hủy theo qui định của Nhà nước; phải hủy hết thông tin khi tiêu hủy tài liệu;

3.2. Trình tự tiến hành tiêu hủy tài liệu

- Đóng gói tài liệu hết giá trị;

- Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa cán bộ quản lý kho lưu trữ của đơn vị và cán bộ lưu trữ của Văn phòng.

- Lập biên bản việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị có xác nhận của lãnh đạo Văn phòng, người thực hiện tiêu hủy và người được giao giám sát việc tiêu hủy.

3.3. Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại đơn vị có tài liệu bị tiêu hủy trong thời hạn ít nhất hai mươi năm kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy.

3.4. Nghiêm cấm mọi cá nhân, đơn vị tự ý tiêu hủy tài liệu lưu trữ trái với qui định tại Quy chế này dưới bất kỳ hình thức nào.

Mẫu các văn bản liên quan đến tổ chức tiêu hủy tài liệu, Văn phòng thực hiện theo các mẫu tại Quyết định 224/QĐ-TCHQ ngày 06 tháng 2 năm 2009 của Tổng cục Hải quan (từ mẫu số 4 đến mẫu số 10-Phụ lục I).

Điều 28. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu xây dựng cơ bản: sau năm năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của Cục.

2. Tài liệu phim, ảnh, microphim, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của Cục.

3. Trường hợp cơ quan muốn giữ lại tài liệu đã đến thời hạn giao nộp thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan lưu trữ có thẩm quyền thu thập.

4. Khi giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử phải lập biên bản giao nhận và gửi báo cáo về Văn phòng Tổng cục Hải quan.

MỤC 2. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 29. Thống kê về công tác lưu trữ

1. Thống kê công tác lưu trữ bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ công chức lưu trữ.

2. Chế độ báo cáo thực hiện theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.

3. Việc gửi báo cáo được quy định như sau: Các đơn vị thuộc Cục Hải quan tỉnh Bắc Ninh gửi báo cáo về Văn phòng trước ngày 10 tháng 01 năm sau. Văn phòng tổng hợp, gửi báo cáo thống kê về Sở Nội vụ đồng thời gửi một bản về Văn phòng Tổng cục Hải quan để theo dõi trước ngày 15 tháng 01 năm sau.

Điều 30. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ của đơn vị phải được bảo vệ an toàn trong kho lưu trữ. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

2. Hồ sơ tài liệu phải được bảo quản trong hộp (cặp) có đề nhãn, ký hiệu và sắp xếp theo trật tự, gọn gàng trên giá để dễ thấy, dễ lấy và dễ di chuyển khi cần thiết.

3. Lưu trữ các đơn vị phải thực hiện thống kê đầy đủ và có sổ theo dõi việc xuất, nhập tài liệu trong kho lưu trữ hiện hành của đơn vị, sổ theo dõi sử dụng tài liệu lưu trữ.

MỤC 3. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 31. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

1. Đối tượng

- Cán bộ công chức, đơn vị trong ngành Hải quan;

- Cá nhân, cơ quan, đơn vị ngoài ngành Hải quan;

- Cá nhân có nhu cầu riêng chính đáng.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

2.1. Đối với cá nhân, đơn vị trong cơ quan: Phải có phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, có xác nhận của lãnh đạo đơn vị (theo Mẫu số 6 Phụ lục II); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương nghiên cứu.

2.2. Đối với cá nhân, đơn vị ngoài Ngành: Nếu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; nếu vì mục đích cá nhân phải có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú.

Điều 32. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Cấp bản sao: Lưu trữ cơ quan được quyền cấp bản sao tài liệu cho đối tượng được phép sử dụng tài liệu (trừ các loại tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước, tài liệu không được phép sao in).

2. Cho mượn tài liệu về phòng làm việc: Thời gian mượn tài liệu trong vòng 10 ngày làm việc phải hoàn trả; nếu công việc chưa giải quyết xong phải thông báo lại cho lưu trữ cơ quan biết nhưng thời gian giữ tài liệu không quá 30 ngày làm việc;

3. Cấp bản chính: Theo yêu cầu của các cơ quan chức năng có thẩm quyền (như cơ quan điều tra, toà án ...) lưu trữ cơ quan phải cung cấp bản chính tài liệu đang lưu giữ, lập biên bản và thực hiện bàn giao cho cơ quan chức năng theo yêu cầu;

4. Xác minh thông tin liên quan đến tài liệu: Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trả lời yêu cầu xác minh những thông tin liên quan đến tài liệu lưu trữ.

Điều 33. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

1. Cục trưởng hoặc lãnh đạo Cục phụ trách Văn phòng phê duyệt đối với tài liệu “mật” do đơn vị ban hành; phê duyệt việc cung cấp tài liệu cho các cơ quan, đơn vị ngoài Ngành;

2. Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt việc cung cấp tài liệu cho các cá nhân, đơn vị trong cơ quan; ký các bản sao tài liệu do Văn phòng lưu trữ.

3. Lãnh đạo Chi cục phê duyệt và ký sao các tờ khai hải quan làm thủ tục tại Chi cục, các văn bản do Chi cục ban hành.

4. Cung cấp tài liệu cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định (trừ tờ khai xuất cảnh, nhập cảnh và hồ sơ làm thủ tục hải quan của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó).

Điều 34. Nguyên tắc cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Cung cấp đúng đối tượng và đầy đủ thủ tục quy định tại Điều 31 Quy chế này;

2. Chỉ được phép thực hiện các hình thức sao đối với hồ sơ, tài liệu đang lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; lãnh đạo đơn vị ký xác nhận, phía trên chữ ký đóng dấu “BẢN SAO”, ghi rõ ngày tháng năm sao và chức danh người ký bản sao. Hồ sơ, tài liệu có từ 02 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai;

3. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải vào sổ theo dõi, sổ có các cột mục sau: cá nhân, tổ chức yêu cầu, tên hồ sơ, tài liệu cung cấp, hình thức cung cấp, ký nhận, ngày trả (đối với trường hợp mượn tài liệu).

Chương 3.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 35. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục trong việc tổ chức thực hiện Quy chế

1. Văn phòng có trách nhiệm triển khai, hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện Quy chế này; định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra công tác văn thư - lưu trữ tại các đơn vị thuộc Cục.

2. Phòng Nghiệp vụ (CNTT) có trách nhiệm quản lý mạng Net.Office của Cục đảm bảo việc cập nhật dữ liệu, khai thác, tra cứu thông tin cần thiết được thông suốt, phục vụ kịp thời có hiệu quả hoạt động chung của Cục.

3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Cục chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện đúng các quy định tại Quy chế này.

Điều 36. Sửa đổi, bổ sung Quy chế

Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu phát sinh những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung, Chánh Văn phòng chủ trì phối hợp với thủ trưởng các đơn vị liên quan đề xuất trình Cục trưởng xem xét, quyết định./.