Quyết định 1873/QĐ-UBND năm 2023 Đề án tăng cường quản lý Nhà nước trong hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh
| Số hiệu | 1873/QĐ-UBND |
| Ngày ban hành | 07/08/2023 |
| Ngày có hiệu lực | 07/08/2023 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Hà Tĩnh |
| Người ký | Nguyễn Hồng Lĩnh |
| Lĩnh vực | Dịch vụ pháp lý |
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 1873/QĐ-UBND |
Hà Tĩnh, ngày 07 tháng 8 năm 2023 |
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;
Căn cứ Luật Công chứng ngày 20/6/2014;
Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Văn bản số 223/TTr-STP ngày 10/7/2023 và ý kiến đồng ý (bằng phiếu biểu quyết) của Thành viên UBND tỉnh.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành;
Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã và Thủ trưởng các cơ quan liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN |
TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TRÊN
ĐỊA BÀN TỈNH HÀ TĨNH
(kèm theo Quyết định số: /QĐ-UBND ngày
/ /2023 của UBND tỉnh)
SỰ CẦN THIẾT, CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ MỤC TIÊU XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
I. SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN
Triển khai thi hành Luật Công chứng và Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020 (ban hành kèm theo Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ), việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh thời gian qua đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật, đúng quy hoạch và phù hợp với tình hình thực tiễn. Ngày 01/01/2019, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 Luật có liên quan đến quy hoạch có hiệu lực, trong đó sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng năm 2014, bãi bỏ các quy định có liên quan đến quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng. Trong bối cảnh Quy hoạch không còn hiệu lực, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 23/2020/QĐ-UBND ngày 31/8/2020 quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng, tạo khung pháp lý quan trọng trong việc định hướng phát triển Văn phòng công chứng có kiểm soát gắn với địa bàn dân cư, tránh tình trạng phát triển không ổn định, bền vững, đồng đều. Công tác chỉ đạo, hướng dẫn, trao đổi, cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động công chứng được thực hiện kịp thời, thường xuyên; công tác tuyên truyền, phổ biến được quan tâm thực hiện với nhiều hình thức; công tác thanh tra, kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng, công tác bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ công chứng viên được thực hiện định kỳ hàng năm… Nhờ đó, hoạt động công chứng thời gian qua đã từng bước ổn định và phát triển cả về số lượng và chất lượng. Hiện nay, trên địa bàn tỉnh có 11 tổ chức hành nghề công chứng với 23 công chứng viên, bao gồm 02 Phòng công chứng và 09 Văn phòng công chứng, phân bố tại 08/13 đơn vị hành chính cấp huyện (còn 05 huyện: Can Lộc, Lộc Hà, Đức Thọ, Vũ Quang, Hương Khê hiện nay chưa có tổ chức hành nghề công chứng); không có trường hợp thay đổi địa điểm trụ sở từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác.
Tuy vậy, bên cạnh những kết quả đã đạt được, hoạt động công chứng cũng như công tác quản lý Nhà nước về công chứng còn một số tồn tại, hạn chế như: một số cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức chưa đầy đủ về giá trị pháp lý của văn bản công chứng và vai trò của hoạt động công chứng; đội ngũ công chứng viên còn ít, trong đó số lượng công chứng viên là người đã về hưu chiếm tỷ lệ lớn, việc phát triển công chứng viên trẻ còn hạn chế, một số công chứng viên hành nghề không ổn định; công tác phối hợp trong quản lý Nhà nước về công chứng còn chưa chặt chẽ, hiệu quả chưa cao; việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa tương xứng với sự phát triển các nhu cầu giao dịch trong hoạt động công chứng, chưa đáp ứng yêu cầu ngăn ngừa các hành vi lừa đảo, lợi dụng công chứng để hợp pháp hóa các giao dịch bất hợp pháp, chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu công chứng; vai trò tự quản của Hội công chứng viên chưa được phát huy,…
Thực hiện nhiệm vụ “Xây dựng Đề án tăng cường quản lý Nhà nước trong hoạt động công chứng tại địa phương nhằm đáp ứng yêu cầu tiếp tục xã hội hóa hoạt động công chứng, bảo đảm phát triển nghề công chứng phù hợp với định hướng của Luật Công chứng, Nghị quyết này và tình hình phát triển kinh tế - xã hội của địa phương” được xác định tại điểm b mục 3 Phần II Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng và trách nhiệm thực hiện tại mục 1 phần VI Kế hoạch của Bộ trưởng Bộ Tư pháp triển khai thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP (ban hành kèm theo Quyết định số 299/QĐ-BTP ngày 05/3/2021):“UBND cấp tỉnh chỉ đạo xây dựng Đề án tăng cường quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng tại địa phương”; nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế trong hoạt động công chứng, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước, đảm bảo vai trò định hướng, điều tiết của Nhà nước trong việc hỗ trợ phát triển tổ chức hành nghề công chứng phù hợp với Luật Công chứng, Nghị quyết số 172/NQ-CP và tình hình phát triển kinh tế - xã hội của Tỉnh thì cần thiết ban hành Đề án tăng cường quản lý Nhà nước trong hoạt động công chứng trên địa bàn Tỉnh.
II. CƠ SỞ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
- Luật Công chứng năm 2014.
- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.
- Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng.
- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 1873/QĐ-UBND |
Hà Tĩnh, ngày 07 tháng 8 năm 2023 |
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;
Căn cứ Luật Công chứng ngày 20/6/2014;
Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Văn bản số 223/TTr-STP ngày 10/7/2023 và ý kiến đồng ý (bằng phiếu biểu quyết) của Thành viên UBND tỉnh.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành;
Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã và Thủ trưởng các cơ quan liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN |
TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TRÊN
ĐỊA BÀN TỈNH HÀ TĨNH
(kèm theo Quyết định số: /QĐ-UBND ngày
/ /2023 của UBND tỉnh)
SỰ CẦN THIẾT, CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ MỤC TIÊU XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
I. SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN
Triển khai thi hành Luật Công chứng và Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020 (ban hành kèm theo Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ), việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh thời gian qua đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật, đúng quy hoạch và phù hợp với tình hình thực tiễn. Ngày 01/01/2019, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 Luật có liên quan đến quy hoạch có hiệu lực, trong đó sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng năm 2014, bãi bỏ các quy định có liên quan đến quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng. Trong bối cảnh Quy hoạch không còn hiệu lực, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 23/2020/QĐ-UBND ngày 31/8/2020 quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng, tạo khung pháp lý quan trọng trong việc định hướng phát triển Văn phòng công chứng có kiểm soát gắn với địa bàn dân cư, tránh tình trạng phát triển không ổn định, bền vững, đồng đều. Công tác chỉ đạo, hướng dẫn, trao đổi, cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động công chứng được thực hiện kịp thời, thường xuyên; công tác tuyên truyền, phổ biến được quan tâm thực hiện với nhiều hình thức; công tác thanh tra, kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng, công tác bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ công chứng viên được thực hiện định kỳ hàng năm… Nhờ đó, hoạt động công chứng thời gian qua đã từng bước ổn định và phát triển cả về số lượng và chất lượng. Hiện nay, trên địa bàn tỉnh có 11 tổ chức hành nghề công chứng với 23 công chứng viên, bao gồm 02 Phòng công chứng và 09 Văn phòng công chứng, phân bố tại 08/13 đơn vị hành chính cấp huyện (còn 05 huyện: Can Lộc, Lộc Hà, Đức Thọ, Vũ Quang, Hương Khê hiện nay chưa có tổ chức hành nghề công chứng); không có trường hợp thay đổi địa điểm trụ sở từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác.
Tuy vậy, bên cạnh những kết quả đã đạt được, hoạt động công chứng cũng như công tác quản lý Nhà nước về công chứng còn một số tồn tại, hạn chế như: một số cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức chưa đầy đủ về giá trị pháp lý của văn bản công chứng và vai trò của hoạt động công chứng; đội ngũ công chứng viên còn ít, trong đó số lượng công chứng viên là người đã về hưu chiếm tỷ lệ lớn, việc phát triển công chứng viên trẻ còn hạn chế, một số công chứng viên hành nghề không ổn định; công tác phối hợp trong quản lý Nhà nước về công chứng còn chưa chặt chẽ, hiệu quả chưa cao; việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa tương xứng với sự phát triển các nhu cầu giao dịch trong hoạt động công chứng, chưa đáp ứng yêu cầu ngăn ngừa các hành vi lừa đảo, lợi dụng công chứng để hợp pháp hóa các giao dịch bất hợp pháp, chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu công chứng; vai trò tự quản của Hội công chứng viên chưa được phát huy,…
Thực hiện nhiệm vụ “Xây dựng Đề án tăng cường quản lý Nhà nước trong hoạt động công chứng tại địa phương nhằm đáp ứng yêu cầu tiếp tục xã hội hóa hoạt động công chứng, bảo đảm phát triển nghề công chứng phù hợp với định hướng của Luật Công chứng, Nghị quyết này và tình hình phát triển kinh tế - xã hội của địa phương” được xác định tại điểm b mục 3 Phần II Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng và trách nhiệm thực hiện tại mục 1 phần VI Kế hoạch của Bộ trưởng Bộ Tư pháp triển khai thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP (ban hành kèm theo Quyết định số 299/QĐ-BTP ngày 05/3/2021):“UBND cấp tỉnh chỉ đạo xây dựng Đề án tăng cường quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng tại địa phương”; nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế trong hoạt động công chứng, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước, đảm bảo vai trò định hướng, điều tiết của Nhà nước trong việc hỗ trợ phát triển tổ chức hành nghề công chứng phù hợp với Luật Công chứng, Nghị quyết số 172/NQ-CP và tình hình phát triển kinh tế - xã hội của Tỉnh thì cần thiết ban hành Đề án tăng cường quản lý Nhà nước trong hoạt động công chứng trên địa bàn Tỉnh.
II. CƠ SỞ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
- Luật Công chứng năm 2014.
- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.
- Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng.
- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.
- Quyết định số 299/QĐ-BTP ngày 05/3/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng.
- Kế hoạch số 139/KH-UBND ngày 28/4/2021 của UBND tỉnh triển khai thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng.
1. Nâng cao nhận thức của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động công chứng và giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Khuyến khích cá nhân, tổ chức thực hiện công chứng để bảo đảm an toàn pháp lý, hạn chế rủi ro, tranh chấp cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
2. Phát triển đội ngũ công chứng viên có chất lượng, số lượng phù hợp với nhu cầu xã hội, gắn việc bảo đảm quyền hành nghề của công chứng viên với việc chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng.
3. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng có kiểm soát gắn với địa bàn dân cư, bảo đảm đáp ứng đầy đủ, kịp thời yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức; không tập trung nhiều tổ chức hành nghề công chứng trên cùng một địa bàn cấp huyện; tiếp tục đổi mới các phòng công chứng bảo đảm tinh gọn, cơ cấu hợp lý, có năng lực tự chủ, hoạt động có hiệu quả, giữ vai trò chủ đạo, then chốt trong thị trường dịch vụ công chứng nhằm phục vụ nhiệm vụ chính trị, công tác quản lý Nhà nước; có biện pháp hỗ trợ việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn.
4. Nâng cao chất lượng hoạt động công chứng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu của tổ chức, cá nhân; bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa tranh chấp; đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và công cuộc cải cách tư pháp của Tỉnh.
5. Nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước đối với nghề công chứng, bảo đảm vai trò định hướng, điều tiết của Nhà nước trong việc hỗ trợ và kiểm soát phát triển nghề công chứng. Nâng cao hiệu quả phối hợp của các sở, ngành, địa phương trong quản lý Nhà nước về công chứng, đặc biệt là trong việc chia sẻ thông tin, đấu tranh phòng chống tội phạm, lợi dụng công chứng để hợp pháp hóa các giao dịch. Phát huy trách nhiệm tự quản của Hội công chứng viên, nhất là trong việc đấu tranh với các hành vi tiêu cực, vi phạm pháp luật trong hoạt động nghề nghiệp công chứng. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng.
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
I. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
a) Công tác quản lý Nhà nước
Thời gian qua, công tác quản lý Nhà nước đối với tổ chức và hoạt động hành nghề công chứng được thực hiện có hiệu quả, giải quyết kịp thời, đúng quy định pháp luật các thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, đặc biệt là đảm bảo tính ổn định trong phát triển nghề công chứng khi thực hiện chủ trương xã hội hóa, đảm bảo phục vụ nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân. Sau khi Luật Công chứng năm 2014 có hiệu lực thi hành, để triển khai kịp thời, đồng bộ và có hiệu quả Luật Công chứng, UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch số 12/KH-UBND ngày 15/01/2015 triển khai thi hành Luật Công chứng trên địa bàn Tỉnh, trong đó xác định rõ từng nhiệm vụ cụ thể, thời hạn và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc triển khai thực hiện.
UBND tỉnh thường xuyên chỉ đạo Sở Tư pháp - Cơ quan thường trực Hội đồng phối hợp phổ biến, giáo dục pháp luật tỉnh cùng các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố, thị xã đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành thông qua nhiều hình thức1, kịp thời hướng dẫn về chuyên môn cho tổ chức hành nghề công chứng (trong từng giai đoạn) như: việc thực hiện quy định về thẩm quyền chứng thực của công chứng viên; việc công chứng giao dịch bảo đảm; việc chứng nhận giao dịch về bất động sản trong khu kinh tế, khu công nghiệp; việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch thực hiện quyền của người sử dụng đất... Công tác kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm trong hoạt động công chứng được thực hiện hàng năm. Qua đó nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng và tăng cường kỹ năng, nghiệp vụ cho công chứng viên, cán bộ, công chức các ngành, địa phương trong lĩnh vực này.
Công tác rà soát văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công chứng được thực hiện kịp thời. UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 2936/QĐ-UBND ngày 28/7/2015 bãi bỏ Quyết định số 2632/2009/QĐ-UBND ngày 26/8/2009 của UBND tỉnh ban hành Quy định về thẩm quyền công chứng trên địa bàn tỉnh; Quyết định số 40/2016/QĐ-UBND ngày 01/9/2016 về việc ban hành mức trần thù lao công chứng, trên cơ sở đó, các tổ chức hành nghề công chứng xác định mức thù lao đối với từng loại việc không vượt quá mức trần thù lao công chứng do UBND tỉnh ban hành và niêm yết công khai tại trụ sở. Đặc biệt, trong bối cảnh Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng không còn hiệu lực, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 23/2020/QĐ-UBND ngày 31/8/2020 quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng, tạo khung pháp lý quan trọng trong việc định hướng phát triển Văn phòng công chứng ổn định, bền vững. Đến nay, việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được thực hiện chặt chẽ theo quy định của Luật Công chứng và các tiêu chí theo Quy định này.
Thường xuyên rà soát đội ngũ công chứng viên, tránh tình trạng công chứng viên kiêm nhiệm công việc thường xuyên khác, kịp thời đề nghị miễn nhiệm công chứng viên thuộc các trường hợp theo quy định2. Hồ sơ, tiêu chuẩn đề nghị bổ nhiệm, hồ sơ miễn nhiệm công chứng viên đều được Sở Tư pháp kiểm tra chặt chẽ, đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Về cơ chế phối hợp quản lý Nhà nước đối với hoạt động công chứng, UBND tỉnh chỉ đạo Sở Tư pháp thường xuyên phối hợp với Cục Thuế tỉnh trong công tác kiểm tra hoạt động công chứng hàng năm; phối hợp với Sở Tài chính trong việc rà soát, đánh giá và đề xuất việc thực hiện chính sách tài chính của tổ chức hành nghề công chứng; phối hợp với Sở Nội vụ trong các vấn đề liên quan đến tổ chức các Phòng công chứng, thành lập và quản lý Nhà nước đối với Hội Công chứng viên; với Sở Tài nguyên và Môi trường liên quan đến giao dịch bảo đảm, thông tin việc đính chính, sửa đổi, hủy bỏ giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; với các cơ quan Cảnh sát điều tra, Thi hành án dân sự trong việc cung cấp thông tin hoặc tạm dừng giao dịch phục vụ điều tra vụ án, thi hành án dân sự; với Hội Công chứng viên tỉnh trong việc quản lý đội ngũ công chứng viên…
Sau hơn 08 năm thi hành Luật Công chứng năm 2014, hoạt động công chứng từng bước phát triển, ổn định, bảo vệ tốt hơn quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức tham gia hợp đồng, giao dịch và sự phát triển kinh tế - xã hội.
b) Vai trò tự quản của Hội Công chứng viên
UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 5000/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 cho phép thành lập Hội Công chứng viên tỉnh, theo đó Hội Công chứng viên tỉnh là tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tỉnh Hà Tĩnh. Hội đã tập hợp, đoàn kết được đội ngũ công chứng viên, tạo điều kiện để các công chứng viên trao đổi, học tập kinh nghiệm chuyên sâu về nghề nghiệp; nâng cao chất lượng hoạt động hành nghề công chứng. Hiện nay, Hội có 23 hội viên hoạt động trong 11 tổ chức hành nghề công chứng. Việc kết nạp, rút tên trong danh sách hội viên; việc khen thưởng, xử lý kỷ luật hội viên được thực hiện theo đúng quy định pháp luật và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.
Từ khi thành lập đến nay, Hội luôn đôn đốc, giám sát hội viên tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam. Hàng năm, Hội Công chứng viên tỉnh đều phối hợp với Hội Công chứng viên các tỉnh Nghệ An, Quảng Bình, Quảng Trị tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho toàn thể công chứng viên đang hành nghề. Bên cạnh đó, Hội luôn tích cực tham gia góp ý vào các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và văn bản của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.
c) Tổ chức và hoạt động công chứng
Theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ban hành kèm theo Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ, tổng số tổ chức hành nghề công chứng quy hoạch đến năm 2020 trên địa bàn tỉnh là 21 tổ chức. Tuy vậy, do số lượng công chứng viên còn hạn chế, cùng với sự thay đổi quy định về loại hình tổ chức của Văn phòng công chứng theo Luật Công chứng năm 2014 và các điều kiện khác về kinh tế - xã hội nên tỉnh chưa phát triển được hết số lượng Văn phòng công chứng theo Quy hoạch. Trước khi Quy hoạch hết hiệu lực, trên địa bàn Tỉnh có 02 Văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động, còn 08 tổ chức hành nghề công chứng hoạt động. Sau khi Quy hoạch hết hiệu lực đến nay, có thêm 04 Văn phòng công chứng được thành lập, 01 Văn phòng công chứng phải chấm dứt hoạt động do không đủ điều kiện chuyển đổi loại hình theo Luật Công chứng năm 2014. Hiện nay, tỉnh Hà Tĩnh có 11 tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm 02 Phòng Công chứng và 09 Văn phòng công chứng), phân bố tại 08/13 địa bàn cấp huyện, trong đó, thành phố Hà Tĩnh có 04 tổ chức; thị xã Hồng Lĩnh, thị xã Kỳ Anh và các huyện: Kỳ Anh, Cẩm Xuyên, Thạch Hà, Hương Sơn, Nghi Xuân, mỗi địa bàn 01 tổ chức.
Việc thành lập Văn phòng công chứng được thực hiện chặt chẽ, đúng trình tự, thủ tục theo quy định tại Điều 23 Luật Công chứng năm 2014, trên cơ sở đánh giá sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện. Đối với hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng sau ngày 15/9/2020 còn phải đáp ứng các tiêu chí theo Quyết định số 23/2020/QĐ-UBND của UBND tỉnh. Sau khi được UBND tỉnh quyết định cho phép thành lập, các Văn phòng công chứng đều thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động, đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên tại Sở Tư pháp theo quy định. Các Phòng công chứng được đẩy mạnh chuyển đổi hoạt động, đã tự chủ được một phần; hiện nay tiếp tục từng bước đổi mới, bảo đảm tinh gọn, cơ cấu hợp lý, có năng lực tự chủ, hoạt động có hiệu quả, giữ vai trò chủ đạo, then chốt trong thị trường dịch vụ công chứng phục vụ nhiệm vụ chính trị, công tác quản lý Nhà nước theo tinh thần của Nghị quyết số 172/NQ-CP. Ngày 19/4/2023, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 923/QĐ-UBND giao quyền tự chủ tài chính giai đoạn 2023-2025 cho Phòng Công chứng số 1 là 57%, Phòng Công chứng số 2 là 55%.
Số lượng việc công chứng hợp đồng, giao dịch tăng dần theo từng năm. Năm 2021 và năm 2022, các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện hơn 130 nghìn việc công chứng, hơn 224 nghìn việc chứng thực, thu phí công chứng hơn 50.8 tỷ đồng, thu phí chứng thực hơn 975 triệu đồng. Hoạt động công chứng phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của tổ chức, cá nhân; đảm bảo tính pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch; góp phần tạo lập môi trường pháp lý an toàn, thuận lợi cho các giao dịch dân sự, hoạt động đầu tư, kinh doanh, thương mại và tăng nguồn thu ngân sách, phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội chung của Tỉnh.
2. Những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đạt được, tổ chức và hoạt động công chứng còn một số tồn tại, hạn chế như sau:
- Hiện nay, đội ngũ công chứng viên đang hành nghề trên địa bàn tỉnh là 23 người, trong đó 11 người là cán bộ đã về hưu (thuộc trường hợp được miễn đào tạo hành nghề công chứng), chiếm tỷ lệ 47,8%; việc phát triển đội ngũ công chứng viên trẻ còn hạn chế do trước đây số lượng người tham gia đào tạo nghề công chứng còn ít và việc tổ chức kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng viên chưa được thường xuyên.
- Luật Công chứng năm 2014 quy định Văn phòng công chứng được thành lập và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Tuy vậy, thực tế cho thấy việc hợp danh của các công chứng viên còn mang tính hình thức; tình trạng xin rút tư cách thành viên hợp danh, tiếp nhận thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng thường hay xảy ra mà chưa có cơ sở pháp lý để kiểm soát; ảnh hưởng đến hoạt động công chứng.
- Về tên gọi Văn phòng công chứng, theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác. Khi thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng thì phải thay đổi tên của Văn phòng công chứng nếu tên của Văn phòng đó mang tên của Trưởng Văn phòng công chứng. Thời gian qua trên địa bàn cả nước, cùng với tình trạng hợp danh hình thức như đã nêu ở trên, một số Văn phòng công chứng phải thay đổi tên nhiều lần trong quá trình hoạt động, ảnh hưởng lớn đến uy tín, thương hiệu mà Văn phòng công chứng đó đã tạo dựng được. Đồng thời, trường hợp công chứng viên khi làm Trưởng Văn phòng công chứng này thì Văn phòng công chứng thường mang tên người đó, khi chuyển sang làm thành viên hợp danh của Văn phòng khác thì Văn phòng đó lại có thể tiếp tục mang tên của người đó; như vậy, tên gọi của Văn phòng công chứng thành lập mới sau này có thể trùng với tên cũ của Văn phòng công chứng trước đây, tạo ra sự lộn xộn, gây khó khăn trong công tác quản lý cũng như dễ gây nhầm lẫn cho người yêu cầu công chứng, nhất là đối với trường hợp yêu cầu công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng. Ngoài ra, thay đổi tên Văn phòng công chứng kéo theo việc phải cấp lại Giấy đăng ký hoạt động, Thẻ công chứng viên, thay đổi con dấu, biển hiệu, thông báo với các cơ quan, tổ chức có liên quan… gây khó khăn, phức tạp cho Văn phòng công chứng và các cơ quan quản lý Nhà nước.
- Thời gian qua, các cơ quan chức năng trên địa bàn cả nước đã phát hiện, xử lý nhiều vụ án giả mạo giấy tờ công chứng nhằm thực hiện các hành vi lừa đảo chiếm đoạt tài sản, đặc biệt là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giả và các giấy tờ nhân thân giả như chứng minh nhân dân, căn cước công dân, sổ hộ khẩu, trích lục kết hôn... Việc này gây thiệt hại về tài sản của tổ chức, cá nhân; gây ảnh hưởng xấu đến an ninh trật tự xã hội và uy tín của tổ chức hành nghề công chứng, có thể dẫn đến việc tranh chấp khiếu kiện kéo dài. Trong bối cảnh thời đại công nghệ phát triển với các thiết bị máy móc, công nghệ hiện đại như hiện nay, giấy tờ giả được làm ngày càng tinh vi, phức tạp; gây khó khăn cho công chứng viên trong quá trình kiểm tra, nhận diện.
- Luật Công chứng năm 2014 không quy định giới hạn độ tuổi của công chứng viên nên thực tế có nhiều trường hợp công chứng viên tuổi đã cao (trên 70 tuổi, có trường hợp 76 tuổi) vẫn hành nghề công chứng. Đây là một bất cập bởi vì hoạt động công chứng ngoài đòi hỏi về sức khỏe, chuyên môn nghiệp vụ còn yêu cầu phải có sự nghiên cứu, cập nhật pháp luật thường xuyên cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong xã hội có liên quan đến công chứng.
- Hiện nay tỉnh Hà Tĩnh chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu về công chứng do các Văn phòng công chứng gặp khó khăn về tài chính để duy trì việc sử dụng phần mềm trong thời gian lâu dài. Điều này gây khó khăn trong việc ngăn ngừa các hành vi lừa đảo, lợi dụng công chứng để hợp pháp hóa các giao dịch, gây mất trật tự an toàn xã hội. Đồng thời, chưa xây dựng được chính sách ưu đãi đối với Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn nhằm hỗ trợ Văn phòng công chứng trong giai đoạn đầu thành lập và góp phần thúc đẩy quá trình xã hội hóa hoạt động công chứng ở các địa phương này.
- Tiếp tục tham mưu UBND tỉnh thực hiện có hiệu quả Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành nhằm nâng cao nhận thức của các cấp, các ngành, các tổ chức, cá nhân đối với quy định pháp luật về công chứng; về giá trị pháp lý của văn bản công chứng; về vị trí, vai trò của hoạt động công chứng trong việc đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, vai trò đối với sự ổn định và phát triển kinh tế - xã hội, công cuộc cải cách tư pháp và về định hướng phát triển nghề công chứng theo tinh thần Nghị quyết số 172/NQ- CP.
- Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan tham gia góp ý các văn bản quy phạm pháp luật về công chứng nhằm hoàn thiện thể chế, chính sách pháp luật về công chứng. Rà soát Quyết định số 23/2020/QĐ-UBND của UBND tỉnh để tham mưu sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới cho phù hợp với chính sách phát triển nghề công chứng đã xác định tại Nghị quyết số 172/NQ-CP, tình hình phát triển kinh tế - xã hội và nhu cầu công chứng trên địa bàn Tỉnh. Thực hiện chặt chẽ công tác thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, đăng ký hoạt động, thay đổi địa chỉ trụ sở Văn phòng công chứng từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác theo đúng quy định của Luật Công chứng năm 2014 và Quyết định số 23/2020/QĐ-UBND.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu về công chứng và ban hành quy chế khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu theo quy định tại Điều 62 Luật Công chứng năm 2014; từng bước thực hiện việc liên thông cơ sở dữ liệu công chứng với cơ sở dữ liệu về đất đai, dân cư và các cơ sở dữ liệu khác có liên quan.
- Tham mưu UBND tỉnh các biện pháp hỗ trợ đối với Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP.
- Đẩy mạnh việc chuyển đổi hoạt động của các Phòng công chứng đủ điều kiện sang cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm trên cơ sở Nhà nước thực hiện lộ trình bảo đảm kinh phí hoạt động có thời hạn theo đúng tinh thần Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương khóa XII về tiếp tục đổi mới hệ thống tổ chức và quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập. Duy trì các Phòng công chứng đã tự chủ về tài chính để giữ vai trò chủ đạo trong cung cấp dịch vụ công chứng.
- Chú trọng chất lượng đội ngũ công chứng viên ở tất cả các khâu tập sự hành nghề công chứng, đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng, đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại nhằm phát triển đội ngũ công chứng viên có chất lượng, gắn việc bảo đảm quyền hành nghề của công chứng viên với việc chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng.
- Tăng cường phối hợp với các cơ quan liên quan trong công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý nghiêm tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên vi phạm pháp luật, đạo đức nghề nghiệp; đặc biệt là tình trạng công chứng “khống”, công chứng “treo”, cạnh tranh không lành mạnh. Kiên quyết tạm đình chỉ hành nghề công chứng, miễn nhiệm công chứng viên, chấm dứt hoạt động hoặc hình thức xử lý tương ứng khác đối với các hành vi vi phạm pháp luật của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Phối hợp với Cục Thuế tỉnh kiểm tra việc công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản, có biện pháp xử lý hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền có biện pháp xử lý hành vi trốn thuế trong chuyển nhượng, kinh doanh bất động sản.
- Thường xuyên phối hợp, trao đổi thông tin với các sở, ngành, đơn vị có liên quan về tình hình tổ chức và hoạt động của công chứng nhằm phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm, giả mạo trong hoạt động công chứng; lợi dụng công chứng để hợp pháp hóa các giao dịch. lừa đảo chiếm đoạt tài sản; bảo đảm quyền hành nghề hợp pháp của công chứng viên.
- Chủ trì, phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh tổng hợp những vướng mắc, khó khăn trong hoạt động công chứng, xem xét hướng dẫn hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn.
- Tổ chức hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và thực hiện sơ kết, tổng kết đánh giá kết quả thực hiện Đề án này; kịp thời đề xuất, kiến nghị trình UBND tỉnh quyết định những vấn đề phát sinh, vượt thẩm quyền.
2. Sở Tài nguyên và Môi trường
- Phối hợp với các sở, ngành có liên quan, UBND các huyện, thành phố, thị xã tổ chức tuyên truyền quy định của pháp luật về thực hiện quyền, nghĩa vụ của người sử dụng đất có liên quan đến việc công chứng.
- Phối hợp với Sở Tư pháp, Hội công chứng viên tỉnh và các tổ chức hành nghề công chứng có giải pháp hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền tháo gỡ khó khăn, vướng mắc, bất cập trong thực hiện quy định pháp luật về công chứng và đất đai nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
- Phối hợp, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời cung cấp thông tin biến động về quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất cho Sở Tư pháp.
- Chỉ đạo các đơn vị có liên quan tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trong việc xác minh giấy tờ tài liệu trong hoạt động công chứng.
- Phối hợp với Sở Tư pháp trong việc kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu về đất đai trên địa bàn tỉnh sau khi có phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất.
3. Sở Tài chính: phối hợp với Sở Tư pháp và các sở, ngành liên quan tham mưu UBND tỉnh xem xét, quyết định cụ thể các biện pháp hỗ trợ đối với Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn theo quy định tại Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ và việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng.
4. Sở Thông tin và Truyền thông
- Phối hợp với Sở Tư pháp cung cấp nội dung phổ biến pháp luật về công chứng cho các cơ quan báo chí trên địa bàn; chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan báo chí tăng cường công tác tuyên truyền pháp luật về công chứng; giá trị pháp lý của văn bản công chứng; vai trò của hoạt động công chứng và định hướng phát triển nghề công chứng trên các phương tiện thông tin đại chúng và hệ thống thông tin cơ sở tại địa phương.
- Phối hợp với Sở Tư pháp trong việc triển khai các giải pháp tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng và xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng.
- Phối hợp với Sở Tư pháp và các đơn vị có liên quan thực hiện việc liên thông cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu về đất đai, thuế, nhà ở và dân cư theo hướng dẫn của Bộ, ngành Trung ương.
- Phối hợp với Sở Tư pháp trong thực hiện công tác quản lý Nhà nước về phòng, chống vi phạm pháp luật và tội phạm trong lĩnh vực công chứng; tuyên truyền phổ biến pháp luật về công chứng, pháp luật liên quan cho cán bộ và chiến sỹ trong lực lượng Công an.
- Thường xuyên phối hợp, trao đổi, cung cấp thông tin cho Sở Tư pháp về vi phạm của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên; các hành vi giả mạo tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người yêu cầu công chứng và các phương thức, thủ đoạn phạm tội liên quan đến hoạt động công chứng.
- Phối hợp với Cơ quan thuế trong điều tra, xác minh các giao dịch có dấu hiệu tội phạm về thuế trong hoạt động chuyển nhượng bất động sản.
- Xử lý kịp thời tin báo về giả mạo giấy tờ, giả mạo chủ thể để yêu cầu công chứng, chứng thực. Tăng cường hỗ trợ, hướng dẫn các tổ chức hành nghề công chứng phương pháp, kỹ năng nhận biết giấy tờ, tài liệu giả, giả mạo người yêu cầu công chứng trong hoạt động công chứng nhằm phòng ngừa, ngăn chặn vi phạm pháp luật.
- Chỉ đạo các đơn vị liên quan tạo điều kiện thuận lợi cho công chứng viên lấy chữ ký của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch trong trường hợp người yêu cầu công chứng đang bị tạm giam, tạm giữ hoặc đang thi hành án phạt tù theo quy định của pháp luật.
- Phối hợp với Sở Tư pháp tích hợp Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sau khi có hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh.
6. Cục Thi hành án dân sự tỉnh và đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh
- Theo chức năng, nhiệm vụ, cung cấp thông tin về việc kê biên tài sản đang tranh chấp, phong tỏa tài sản của người có nghĩa vụ, cấm chuyển dịch quyền về tài sản; tạm dừng việc đăng ký, chuyển dịch, thay đổi hiện trạng về tài sản và quyết định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định trên cho Sở Tư pháp.
- Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh thực hiện và chỉ đạo Tòa án nhân dân cấp huyện kịp thời thông tin bằng văn bản cho Sở Tư pháp các vụ việc tranh chấp liên quan đến công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh từ khi thụ lý, giải quyết hồ sơ đến khi kết thúc vụ án.
- Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng trong việc thực hiện chế độ thu, nộp và quản lý phí công chứng, phí chứng thực; chế độ quản lý, sử dụng biên lai, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán.
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến chính sách pháp luật về thuế, đặc biệt là tuyên truyền, phổ biến đến các doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, người dân khi chuyển nhượng bất động sản ghi giá trên hợp đồng là giá thực tế nhằm chống thất thu thuế; về các hành vi trốn thuế và xử lý vi phạm đối với hành vi trốn thuế liên quan đến hoạt động kinh doanh, chuyển nhượng bất động sản.
- Phối hợp trao đổi, cung cấp thông tin, tài liệu cho Công an tỉnh về dấu hiệu phạm tội về thuế trong hoạt động chuyển nhượng bất động sản phục vụ việc xác minh, làm rõ, xử lý theo quy định.
8. Ngân hàng Nhà nước - Chi nhánh Hà Tĩnh: tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát đối với các tổ chức tín dụng nhằm phát hiện, chấn chỉnh, xử lý nghiêm hành vi vi phạm của tổ chức tín dụng, cán bộ của tổ chức tín dụng có liên quan đến hoạt động công chứng; đặc biệt là việc trích tỷ lệ mức thu phí công chứng giữa tổ chức hành nghề công chứng với ngân hàng và việc bố trí nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng đến trụ sở của ngân hàng để giúp khách hàng hoàn thiện các thủ tục và đưa về cho công chứng viên ký. Đồng thời, thông tin kịp thời cho Sở Tư pháp để phối hợp xử lý.
9. Đề nghị Hội Công chứng viên tỉnh
- Tiếp tục củng cố, kiện toàn, nâng cao tổ chức và hoạt động của Hội. Phát huy vai trò đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của hội viên trong hành nghề; giám sát hội viên trong việc tuân thủ quy định pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam. Kịp thời phát hiện, xử lý nghiêm hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý các hội viên vi phạm pháp luật, vi phạm đạo đức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.
- Tham gia phổ biến, tuyên truyền pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng, chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng; rà soát, kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, thay thế các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến tổ chức và hoạt động công chứng.
- Tiếp tục nâng cao chất lượng, đổi mới hình thức, phương pháp, nội dung bồi dưỡng kiến thức pháp luật, nghiệp vụ công chứng hàng năm nhằm nâng cao kỹ năng hành nghề, quy tắc ứng xử, đạo đức hành nghề công chứng cho công chứng viên. Quan tâm mở rộng đối tượng tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng đối với đội ngũ nhân viên nghiệp vụ công chứng. Thường xuyên tổ chức các hình thức giao lưu, học hỏi để công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ của các tổ chức hành nghề công chứng trao đổi và tháo gỡ vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện công chứng.
- Phối hợp với Sở Tư pháp trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên, thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.
- Thường xuyên cung cấp, trao đổi thông tin với Sở Tư pháp về những khó khăn, vướng mắc trong hoạt động hành nghề công chứng; những hành vi vi phạm và các hình thức xử lý vi phạm của Hội đối với công chứng viên; đặc biệt là về tình hình hoạt động công chứng nhằm phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời các hành vi giả mạo tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người yêu cầu công chứng, giấy tờ liên quan đến hoạt động công chứng; lợi dụng công chứng để hợp pháp hóa các giao dịch, lừa đảo chiếm đoạt tài sản, đồng thời bảo đảm quyền hành nghề hợp pháp của công chứng viên.
10. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã
- Phối hợp với Sở Tư pháp và các sở, ngành liên quan tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng; giá trị pháp lý của văn bản công chứng; về chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng; định hướng phát triển nghề công chứng cho cán bộ và Nhân dân tại địa phương.
- Chỉ đạo các đơn vị có liên quan, UBND các xã, phường, thị trấn phối hợp cung cấp thông tin theo quy định pháp luật và tạo điều kiện để công chứng viên thực hiện các hoạt động xác minh hồ sơ phục vụ hoạt động công chứng.
- Cung cấp cho Sở Tư pháp thông tin phản ánh, kiến nghị của các tổ chức, cá nhân liên quan đến tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương.
11. Đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng và Công chứng viên
- Thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên theo quy định tại Điều 17, Điều 32 và Điều 33 Luật Công chứng năm 2014 và các quy định pháp luật liên quan đến tổ chức, hành nghề công chứng.
- Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn đội ngũ công chứng viên, nhân viên nâng cao tinh thần trách nhiệm, tuân thủ quy định pháp luật, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; tuyệt đối không được thực hiện công chứng “khống”, công chứng “treo”, cử nhân viên đến trụ sở của tổ chức tín dụng giúp khách hàng hoàn thiện hồ sơ và đưa về cho công chứng viên ký, hoặc tình trạng chia tỷ lệ phí công chứng cho các tổ chức tín dụng. Tăng cường kỹ năng nhận diện giấy tờ, tài liệu, chủ thể giả mạo khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng; nghiên cứu thực hiện các giải pháp phòng, chống tiêu cực, lừa đảo, hành vi lợi dụng công chứng để hợp pháp hóa các giao dịch. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hoạt động nội bộ tổ chức hành nghề công chứng.
- Kịp thời cung cấp thông tin, tài liệu cho Công an tỉnh liên quan đến hành vi giả mạo giấy tờ, giả mạo chủ thể của tổ chức, cá nhân để yêu cầu công chứng, chứng thực.
- Tạo điều kiện cho công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ tham gia các khóa bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ công chứng do Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, Hội Công chứng viên tỉnh, các cơ sở đào tạo nghề công chứng mở để bổ sung kiến thức pháp luật, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ công chứng.
- Công chứng viên kiểm tra kỹ hồ sơ yêu cầu công chứng, xem xét đề nghị người yêu cầu công chứng thực hiện điểm chỉ đồng thời với việc ký theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 48 Luật Công chứng năm 2014 nhằm bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng, hạn chế xảy ra tranh chấp giữa các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
- Công chứng viên tăng cường học tập, bồi dưỡng kiến thức, nâng cao kỹ năng hành nghề và trách nhiệm nghề nghiệp trong quá trình hoạt động công chứng. Phải luôn tận tâm với công việc, có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức một cách nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo đúng pháp luật, không trái đạo đức xã hội.
1. Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan triển khai thực hiện có hiệu quả Đề án; thường xuyên theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc tổ chức thực hiện Đề án này; định kỳ hàng năm báo cáo kết quả thực hiện về Bộ Tư pháp và UBND tỉnh theo quy định.
2. Giao các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND các huyện, thành phố, thị xã và đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Hội Công chứng viên tỉnh, tổ chức hành nghề công chứng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung nêu tại Đề án.
Quá trình triển khai thực hiện Đề án, trường hợp có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để được hướng dẫn, giải quyết; trường hợp vượt thẩm quyền, Sở Tư pháp tổng hợp, tham mưu, báo cáo UBND tỉnh và cơ quan có thẩm quyền theo quy định./.
1 Năm 2014 và năm 2016, Sở Tư pháp đã tổ chức 02 Hội nghị triển khai thi hành Luật Công chứng, tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ công chứng, chứng thực và các quy định về giao dịch bảo đảm.
2 Năm 2017, Sở Tư pháp đã đề nghị Bộ Tư pháp miễn nhiệm 02 công chứng viên do không hành nghề công chứng liên tục từ 12 tháng trở lên; từ năm 2015 đến nay đã đề nghị bổ nhiệm 07 công chứng viên.