Quyết định 1833/QĐ-UBND năm 2017 Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Hành chính công tỉnh Hà Tĩnh

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH HÀ TĨNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về việc ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020; Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 13/6/2013 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị quyết số 30c/NQ-CP; Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04/02/2016 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016 - 2020;

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 01/2015/TTLT-VPCP-BNV ngày 23/10/2015 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Quyết định số 27/2016/QĐ-UBND ngày 20/6/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh về ban hành Quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh;

Căn cứ Quyết định số 26/2017/QĐ-UBND ngày 19/5/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 531/QĐ-UBND ngày 23/02/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thành lập Trung tâm Hành chính công tỉnh Hà Tĩnh;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh và Giám đốc Trung tâm Hành chính công tỉnh (sau khi có ý kiến các sở, ban, ngành, địa phương),

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Hành chính công tỉnh Hà Tĩnh.

Điều 2. Giao Chánh Văn phòng UBND tỉnh đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này, định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành;

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Trung tâm Hành chính công tỉnh; Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. 

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH HÀ TĨNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1833/QĐ-UBND ngày 30/6/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về nguyên tắc, lề lối làm việc, chế độ trách nhiệm của Trung tâm Hành chính công tỉnh; các cơ quan, tổ chức, cá nhân và đơn vị có liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) tại Trung tâm Hành chính công tỉnh (sau đây gọi tắt là Trung tâm);

2. Đối tượng áp dụng, gồm: Các tổ chức, cá nhân và các cơ quan quản lý nhà nước có trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết các TTHC (sau đây gọi chung là cơ quan chức năng) thực hiện tại Trung tâm.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Thủ tục hành chính” là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến tổ chức, cá nhân.

2. “Trình tự thực hiện” là thứ tự các bước tiến hành của đối tượng và cơ quan thực hiện thủ tục hành chính trong giải quyết một công việc cụ thể cho tổ chức, cá nhân.

3. “Hồ sơ” là những loại giấy tờ mà tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính cần phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính trước khi cơ quan thực hiện thủ tục hành chính giải quyết một công việc cụ thể cho tổ chức, cá nhân.

4. “Hồ sơ hợp lệ” là hồ sơ có đủ giấy tờ theo quy định của pháp luật và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định của pháp luật.

5. “Hồ sơ không hợp lệ” là hồ sơ không có đủ giấy tờ hợp pháp, hoặc đủ nhưng nội dung không được khai đúng, khai đủ theo quy định của pháp luật và quy định về lệ phí (nếu có).

6. “Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết” là hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, đơn vị tại Trung tâm.

7. “Phần mềm hành chính công”: Phần mềm tin học được thống nhất sử dụng để cập nhật, quản lý, theo dõi tiến độ, thống kê, tổng hợp kết quả giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính tại Trung tâm.

8. “Dịch vụ hành chính công” là những dịch vụ liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới hình thức các loại giấy tờ có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước đó quản lý. Mỗi dịch vụ hành chính công gắn liền với một TTHC để giải quyết hoàn chỉnh một công việc cụ thể liên quan đến tổ chức, cá nhân.

9. “Dịch vụ công trực tuyến” là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ điện tử khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng.

10. “Ngày làm việc” Ngày làm việc là các ngày trong tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu, trừ những ngày nghỉ, lễ theo quy định của pháp luật.

11. “Cơ quan, đơn vị”: Là các sở, ban, ngành và cơ quan trung ương đóng trên địa bàn tỉnh có TTHC thực hiện tại Trung tâm.

Điều 3. Nguyên tắc làm việc

1. Trung tâm là đầu mối tập trung để các cơ quan, đơn vị bố trí cán bộ, công chức đến thực hiện việc tiếp nhận, hướng dẫn, phối hợp giải quyết hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC liên quan đến tổ chức, cá nhân. Trung tâm không thay mặt các cơ quan, đơn vị để giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân.

2. Trung tâm và các cơ quan chức năng phải chủ động phối hợp chặt chẽ, thực hiện đúng quy trình giải quyết TTHC, đảm bảo cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu được giải quyết TTHC tại Trung tâm. Các cơ quan chức năng không được tự tiếp nhận hồ sơ đối với các TTHC đã được quy định tiếp nhận tại Trung tâm, trừ Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh được bố trí tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm, tại Trụ sở chính và Văn phòng đại diện của Ban.

3. Thủ tục hành chính (TTHC) được đưa vào thực hiện tại Trung tâm phải được công bố, công khai đúng quy định, đảm bảo cho cá nhân, tổ chức tiếp nhận thông tin về TTHC công khai, minh bạch, rõ ràng.

4. Các giao dịch, yêu cầu hoàn chỉnh nội dung hồ sơ giữa Trung tâm và các cơ quan, đơn vị xử lý TTHC với cá nhân, tổ chức phải được thể hiện bằng văn bản.

5. Cán bộ, công chức của các cơ quan chức năng được giao giải quyết TTHC được Trung tâm cấp tài khoản (account) để truy cập Phần mềm hành chính công, có trách nhiệm tuân thủ quy trình và hướng dẫn của phần mềm, cập nhật đầy đủ các nội dung vào phần mềm. Trong trường hợp phần mềm xảy ra sự cố kỹ thuật, người có trách nhiệm cập nhật thông tin tạm thời xử lý công việc bằng bản giấy và cập nhật các thông tin đã xử lý vào hệ thống ngay sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục.

6. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức phải có thái độ hòa nhã, ân cần, lịch sự, nghiêm túc trong giao tiếp với tổ chức, cá nhân; không gây phiền hà, sách nhiễu, tiêu cực hoặc có các hành vi vi phạm khác đối với tổ chức, cá nhân. Nếu vi phạm, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý theo quy định.

7. Cán bộ, công chức có sáng kiến, giải pháp nâng cao hiệu quả công tác được xem xét khen thưởng và đề bạt theo quy định.

Điều 4. Chế độ làm việc

1. Việc quản lý, điều hành công việc hằng ngày tại Trung tâm thực hiện theo chế độ Thủ trưởng.

2. Các cán bộ, công chức được phân công nhận nhiệm vụ tại Trung tâm phải thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ được giao.

3. Đối với các văn bản thuộc thẩm quyền tham mưu của Trung tâm, cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ phải chuẩn bị hồ sơ bao gồm từ việc xử lý văn bản đến soạn thảo, trình và ký văn bản theo quy định tại Quy chế làm việc của Văn phòng UBND tỉnh, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và lãnh đạo Trung tâm về những nội dung và thể thức văn bản đã trình ký; Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm về ý kiến thẩm định đối với nội dung, thể thức và kiểm soát chất lượng của dự thảo văn bản, đối với văn bản của Trung tâm trình lãnh đạo UBND tỉnh ký.

4. Các chuyên viên, nhân viên hành chính, văn thư, có trách nhiệm thực hiện việc đánh máy, in sao, đóng dấu, phát hành văn bản và công tác quản lý lưu trữ văn bản, hồ sơ tài liệu liên quan theo Quy chế văn thư, lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh và chịu trách nhiệm về những công việc của mình.

5. Cán bộ, công chức của các cơ quan chức năng được cử đến làm việc tại Trung tâm phải thường trực tại nơi làm việc theo thời gian quy định tại Khoản 2 Điều 5 Quy chế này; trường hợp đi công tác hoặc có lý do vắng thì phải báo cáo với lãnh đạo cơ quan, đơn vị và Giám đốc Trung tâm để cử người khác thay.

6. Trong giờ làm việc hành chính các cán bộ, công chức và nhân viên thuộc Trung tâm phải mặc đồng phục (trừ cán bộ, công chức của những cơ quan, đơn vị có đồng phục của ngành theo quy định), đeo thẻ cán bộ, công chức theo đúng quy định.

7. Việc tổ chức họp, giao ban của Trung tâm phải bố trí vào thời điểm thích hợp, không ảnh hưởng đến việc giải quyết TTHC theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân và các cơ quan chức năng, đơn vị liên quan trong giờ hành chính.

Điều 5. Thời gian làm việc

1. Thời hạn giải quyết TTHC thực hiện tại Trung tâm là thời gian làm việc do cấp thẩm quyền quy định (không kể ngày nghỉ, lễ theo quy định) và được tính kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với những TTHC được quy định thời hạn giải quyết trong ngày nhưng hồ sơ tiếp nhận sau 15 giờ thì được trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo (nếu không giải quyết kịp).

2. Thời gian làm việc: Là các ngày làm việc trong tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu, trừ những ngày nghỉ, lễ theo quy định của pháp luật và được thực hiện theo thông báo của UBND tỉnh. Trong đó: Thời gian tiếp nhận và trả kết quả TTHC, như sau:

a) Mùa hè: Buổi sáng: Từ 7 giờ 30 phút đến 10 giờ 30 phút;

Buổi chiều: Từ 14 giờ 30 phút đến 16 giờ 30 phút.

b) Mùa đông: Buổi sáng: Từ 7 giờ 30 phút đến 10 giờ 30 phút;

Buổi chiều: Từ 14 giờ 00 phút đến 16 giờ 00 phút.

Thời gian trước và sau thời gian tiếp nhận và trả kết quả theo quy định của luật lao động và thông báo của UBND tỉnh, cán bộ, công chức làm việc tại Trung tâm thực hiện nhiệm vụ cập nhật hệ thống, chuyển hồ sơ và tiếp nhận kết quả từ cơ quan, đơn vị để chuyển trả cho tổ chức, cá nhân,...

Chương II

CƠ CẤU TỔ CHỨC, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA TRUNG TÂM

Điều 6. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm

Thực hiện theo Khoản 1 Điều 3 Quyết định số 531/QĐ-UBND ngày 23/02/2017 của UBND tỉnh về việc thành lập Trung tâm Hành chính công tỉnh Hà Tĩnh.

Điều 7. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm

Thực hiện theo Khoản 2 Điều 2 Quyết định số 531/QĐ-UBND ngày 23/02/2017 của UBND tỉnh về việc thành lập Trung tâm Hành chính công tỉnh Hà Tĩnh

Điều 8. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Giám đốc, Phó Giám đốc và cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ tại Trung tâm

1. Giám đốc Trung tâm:

a) Chỉ đạo toàn diện và chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về hoạt động của Trung tâm.

b) Quản lý, phân công, điều hành công việc của cán bộ, công chức làm việc tại Trung tâm trong quá trình tiếp nhận, hướng dẫn, phối hợp giải quyết và trả kết quả hồ sơ TTHC được thực hiện tại Trung tâm.

c) Ký và chịu trách nhiệm về nội dung các loại văn bản liên quan đến hoạt động của Trung tâm;

d) Được Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền ký văn bản đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan chức năng, đơn vị, địa phương có liên quan trong giải quyết các TTHC.

đ) Chủ trì việc họp, giao ban công việc của Trung tâm theo Quy chế này và Quy chế làm việc của Văn phòng UBND tỉnh; tổng hợp, báo cáo tình hình giải quyết công việc của Trung tâm theo quy định.

e) Báo cáo kịp thời với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh những vấn đề khó khăn, vướng mắc liên quan đến thực hiện chức năng, nhiệm vụ và giải quyết các công việc tại Trung tâm, đề xuất, kiến nghị biện pháp xử lý.

g) Đề xuất các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính tại Trung tâm, Văn phòng UBND tỉnh; đề xuất với UBND tỉnh, Sở Nội vụ các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính tại tỉnh để nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm.

h) Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng UBND tỉnh về quản lý tài sản, quản lý nhân sự và thực hiện các chế độ sinh hoạt, công tác hành chính khác tại Trung tâm.

2. Phó Giám đốc Trung tâm:

a) Được Giám đốc Trung tâm phân công phụ trách, thực hiện một số nội dung công việc tại Khoản 1 Điều này; đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm và pháp luật về các nhiệm vụ được phân công phụ trách, thực hiện.

b) Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Trung tâm.

c) Được giao chỉ đạo, điều hành hoạt động của Trung tâm khi Giám đốc đi vắng.

3. Phòng Hành chính - Tổng hợp: Đối với công chức, của Trung tâm được bố trí thực hiện các công việc hành chính - tổng hợp:

a) Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn do Giám đốc Trung tâm phân công. Thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, quản lý hành chính, quản trị mạng, quản lý nhân sự, tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật của Trung tâm theo quy định của pháp luật; đề xuất mua sắm, bổ sung các trang thiết bị phục vụ các cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân đến giải quyết TTHC tại Trung tâm. Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp, báo cáo theo quy định.

b) Chịu trách nhiệm trước pháp luật; trước lãnh đạo Trung tâm, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh về thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao.

c) Trong quá trình giải quyết công việc được giao, trường hợp có vấn đề phát sinh, kịp thời báo cáo, tham mưu lãnh đạo Trung tâm, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh giải quyết theo đúng quy định.

4. Phòng Nghiệp vụ, gồm 02 bộ phận:

4.1. Bộ phận nghiệp vụ, gồm:

4.1.1. Các công chức thuộc biên chế của Trung tâm, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo Trung tâm, đồng thời phối hợp thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận và trả kết quả TTHC.

a) Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn do Giám đốc Trung tâm phân công; phối hợp hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC và tham mưu, đôn đốc các cơ quan chức năng trong giải quyết TTHC.

b) Chịu trách nhiệm trước pháp luật; trước lãnh đạo Trung tâm về thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao.

c) Kịp thời nghiên cứu cập nhật những quy định của pháp luật để tham mưu lãnh đạo Trung tâm đề xuất lãnh đạo các cơ quan, đơn vị tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện TTHC phù hợp với quy định hiện hành.

4.1.2. Cán bộ, công chức thuộc biên chế các sở, ban, ngành và các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh được cử đến làm việc tại Trung tâm:

a) Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn do cơ quan, đơn vị quản lý trực tiếp phân công; hướng dẫn, tiếp nhận, thẩm định hồ sơ theo quy trình quy định, trả kết quả đúng hẹn cho tổ chức, cá nhân. Thực hiện việc thu phí, lệ phí (nếu có) theo đúng quy định. Việc hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC phải đầy đủ, rõ ràng, chính xác; đảm bảo tổ chức, cá nhân chỉ phải bổ sung hồ sơ một lần theo quy định.

b) Chịu trách nhiệm trước pháp luật; trước lãnh đạo cơ quan, đơn vị và lãnh đạo Trung tâm về thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao.

c) Kịp thời nghiên cứu, cập nhật những quy định của pháp luật để tham mưu sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện TTHC phù hợp với quy định hiện hành để báo cáo, đề xuất lãnh đạo cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, phối hợp với Trung tâm xem xét, báo cáo UBND tỉnh quyết định theo quy định.

4.2. Bộ phận giám sát (gồm các công chức thuộc biên chế của Trung tâm, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo Trung tâm):

a) Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn do Giám đốc Trung tâm phân công. Thực hiện nhiệm vụ giám sát các công việc hướng dẫn, tiếp nhận, thẩm định hồ sơ theo quy trình quy định, giám sát việc trả kết quả đúng hẹn cho tổ chức, cá nhân. Thực hiện việc tiếp nhận các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh liên quan đến cán bộ, công chức và hoạt động của Trung tâm, kịp thời tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm xử lý theo đúng quy định của pháp luật.

b) Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước lãnh đạo Trung tâm về thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao.

c) Kịp thời nghiên cứu cập nhật những quy định của pháp luật về giải quyết khiếu nại, tố cáo để tham mưu sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện các quy định, báo cáo, đề xuất lãnh đạo Trung tâm xem xét, báo cáo UBND tỉnh quyết định theo quy định.

Giám đốc, Phó Giám đốc và cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ tại Trung tâm chịu trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế, quy định của Trung tâm và các quy định của pháp luật hiện hành.

Chương III

TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT CÁC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Điều 9. Các thủ tục hành chính thực hiện tại Trung tâm

Bao gồm TTHC của các ngành, lĩnh vực theo quy định của pháp luật thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp tỉnh và của các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh, cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại địa phương đã được UBND tỉnh phê duyệt Danh mục các TTHC đưa vào thực hiện tại Trung tâm.

Điều 10. Quyền lợi, trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân khi đến giải quyết TTHC tại Trung tâm

1. Được cán bộ, công chức hướng dẫn lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả theo đúng quy định.

2. Từ chối thực hiện những yêu cầu không được quy định trong TTHC hoặc chưa được công khai theo quy định.

3. Phản ánh, kiến nghị với Giám đốc Trung tâm hoặc các cơ quan có thẩm quyền về những bất hợp lý của TTHC hoặc các hành vi vi phạm của cán bộ, công chức trong thực hiện TTHC.

4. Có quyền khiếu nại, tố cáo đối với cán bộ, công chức giải quyết TTHC không đúng quy định.

5. Thực hiện đầy đủ các quy định về giải quyết TTHC và các quy định của Trung tâm; nộp đầy đủ các khoản phí, lệ phí (nếu có) theo quy định.

6. Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác của các giấy tờ có trong hồ sơ và cung cấp đầy đủ thông tin có liên quan; khi nhận kết quả TTHC phải mang theo giấy hẹn trả kết quả và giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, hộ chiếu,…) hoặc có giấy ủy quyền của người có tư cách pháp nhân (hoặc người đại diện theo pháp luật) đối với trường hợp không trực tiếp đi nhận, cử người đi nhận thay kết quả.

7. Không được cản trở việc giải quyết TTHC của các cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ tại Trung tâm.

8. Không hối lộ hoặc sử dụng các hình thức gian lận khác để lừa dối cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ tại Trung tâm trong quá trình giải quyết TTHC.

9. Phải tuân thủ các nội quy, quy định của Trung tâm; thái độ làm việc nghiêm túc, ứng xử văn minh, lịch sự.

10. Thực hiện các quy định khác của pháp luật (nếu có).

Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan chức năng, đơn vị có TTHC thực hiện tại Trung tâm

1. Các cơ quan, đơn vị có liên quan phải xây dựng chi tiết, rõ ràng quy trình giải quyết các TTHC; phân kỳ thời gian giải quyết và trách nhiệm của từng đơn vị, bộ phận chuyên môn liên quan trong quá trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC, đảm bảo thành phần hồ sơ được đơn giản hóa, thời gian giải quyết phải rút ngắn tối đa so với quy định hiện hành của nhà nước. Việc phân kỳ thời gian giải quyết TTHC cần có sự thống nhất giữa các cơ quan chức năng và Trung tâm để đảm bảo TTHC được giải quyết đúng hạn theo quy định. Các quy trình giải quyết hồ sơ phải được niêm yết công khai tại Trung tâm để các tổ chức, cá nhân và đơn vị có liên quan biết, thực hiện theo quy định.

2. Thực hiện kiểm tra, cập nhật tiến trình giải quyết từng hồ sơ cụ thể vào phần mềm Hành chính công ít nhất hai lần trong ngày làm việc hành chính (một lần vào cuối buổi sáng và một lần vào cuối buổi chiều).

3. Phân công cán bộ, công chức thường trực hằng ngày để trực tiếp nhận hồ sơ; trường hợp cán bộ, công chức được phân công nghỉ ốm, nghỉ phép, đi đào tạo, bồi dưỡng theo quy định phải bố trí người thay thế, đồng thời phải thông báo cho Trung tâm trước giờ làm việc buổi sáng để biết và liên hệ giao nhận văn bản.

4. Chuyển công văn, tài liệu, kết quả giải quyết TTHC về Trung tâm theo phương thức chuyển trực tiếp hoặc qua đường bưu điện theo địa chỉ; Trung tâm Hành chính công tỉnh Hà Tĩnh, số 02A, đường Nguyễn Chí Thanh, thành phố Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh.

5. Trong thời gian 03 tháng đầu, kể từ khi trung tâm đi vào hoạt động, các cơ quan chức năng, đơn vị chủ động bố trí người để chuyển hồ sơ từ Trung tâm về cơ quan, đơn vị và chuyển trả kết quả giải quyết TTHC về Trung tâm kịp thời (ít nhất hai lần trong ngày làm việc hành chính, một lần vào cuối buổi sáng và một lần vào cuối buổi chiều; đối với Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh có thể chuyển một lần vào cuối ngày làm việc); sau đó sơ kết, đánh giá có thể tiếp tục bố trí cán bộ, công chức hoặc chủ động ký hợp đồng với Bưu điện; đối với các TTHC liên thông, việc luân chuyển hồ sơ giữa các cơ quan được thực hiện ngay tại Trung tâm, việc tiếp nhận hồ sơ luân chuyển do cán bộ, công chức tại Trung tâm của các cơ quan liên quan đến TTHC đó thực hiện; trường hợp TTHC liên thông có liên quan đến địa phương, thì cơ quan chủ trì giải quyết phải chủ động trong việc chuyển hồ sơ về địa phương để đảm bảo tiến độ thực hiện.

Điều 12. Quy định về xử lý hồ sơ tại Trung tâm

Quy trình xử lý hồ sơ tại Trung tâm được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 27/2016/QĐ-UBND ngày 20/6/2016 của UBND tỉnh:

1. Tiếp nhận hồ sơ:

a) Tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết TTHC thuộc danh mục các TTHC đã được UBND tỉnh phê duyệt đưa vào thực hiện tại Trung tâm thì trực tiếp đến liên hệ, nộp hồ sơ tại Trung tâm hoặc gửi qua đường bưu điện đối với các TTHC có quy định được gửi qua đường bưu điện, không bắt buộc phải đến trực tiếp tại Trung tâm (thời hạn nhận hồ sơ được xác định theo dấu ngày đến của bưu điện);

b) Cán bộ, công chức khi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đầy đủ theo quy định: Phải tiếp nhận hồ sơ; cập nhật vào phần mềm hành chính công; in giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, trong đó có hẹn ngày trả kết quả; giao Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả có đầy đủ thông tin cho người nộp hồ sơ hoặc gửi qua đường bưu điện (nếu hồ sơ được gửi qua đường bưu điện) hoặc gửi vào tài khoản trực tuyến hoặc địa chỉ thư điện tử mà người nộp hồ sơ đã đăng ký (nếu hồ sơ được nộp trực tuyến từ mức độ 3 trở lên).

- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì cán bộ, công chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn cụ thể, đầy đủ, một lần cho tổ chức, cá nhân; lập Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, giao cho người nộp hồ sơ hoặc gửi qua đường bưu điện (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện) hoặc gửi vào tài khoản trực tuyến hoặc địa chỉ thư điện tử mà người nộp hồ sơ đã đăng ký (nếu hồ sơ được nộp trực tuyến từ mức độ 3 trở lên). Sau khi hồ sơ được hoàn thiện theo yêu cầu trên phiếu hướng dẫn, cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ mới cấp phiếu hẹn cho tổ chức, cá nhân. Thời gian tính trên phiếu hẹn bắt đầu từ thời điểm hồ sơ được hoàn thiện theo yêu cầu tại phiếu hướng dẫn.

- Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết; nếu cá nhân, tổ chức yêu cầu có văn bản trả lời, thì cán bộ, công chức tại Trung tâm trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do hồ sơ không tiếp nhận. Trường hợp cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc dịch vụ công trực tuyến thì cán bộ, công chức tại Trung tâm trả lời bằng văn bản gửi qua đường bưu điện (nếu hồ sơ được gửi qua đường bưu điện), hoặc gửi vào tài khoản trực tuyến hoặc địa chỉ thư điện tử mà người nộp hồ sơ đã đăng ký (nếu hồ sơ được nộp trực tuyến từ mức độ 3 trở lên).

c) Đối với những hồ sơ TTHC đã được tiếp nhận nhưng chưa đảm bảo chất lượng theo yêu cầu; sau khi tiếp nhận (không quá 01 ngày đối với TTHC quy định thời hạn giải quyết từ 10 ngày trở xuống và không quá 02 ngày đối với TTHC quy định thời hạn giải quyết từ 10 ngày trở lên), các cơ quan chức năng, đơn vị phải làm văn bản trả và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định. Đồng thời cập nhật vào phần mềm hành chính công.

2. Giải quyết hồ sơ:

a) Đối với hồ sơ quy định giải quyết và trả kết quả ngay, không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả: Cán bộ, công chức làm việc tại Trung tâm thực hiện thẩm định (nếu được phân công trực tiếp giải quyết hồ sơ) hoặc phối hợp với bộ phận chuyên môn liên quan thẩm định kịp thời, trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị quyết định và trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân.

Đối với TTHC có quy định thời gian giải quyết trong buổi hoặc trong ngày: Tính thời gian từ khi nhận hồ sơ đến khi trả kết quả đảm bảo 01 buổi (04 giờ làm việc) hoặc 01 ngày (08 giờ làm việc).

b) Đối với hồ sơ có quy định thời gian giải quyết: Cán bộ, công chức lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, thụ lý hồ sơ, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân theo giấy hẹn.

c) Đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền quyết định của UBND tỉnh hoặc Bộ, ngành Trung ương: Cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ thực hiện quy trình theo quy định hiện hành về giải quyết TTHC; tiếp nhận lại hồ sơ khi có kết quả.

3. Giải quyết TTHC bằng dịch vụ công trực tuyến: Việc giải quyết TTHC bằng dịch vụ công trực tuyến được thực hiện trên Cổng Thông tin điện tử của Trung tâm đối với những lĩnh vực đảm bảo các điều kiện theo quy định.

Trung tâm có thông báo và hướng dẫn riêng, cụ thể về giải quyết TTHC theo phương thức này.

4. Chuyển trả kết quả cho tổ chức, cá nhân

a) Kết quả giải quyết TTHC của các cơ quan, đơn vị do cán bộ, công chức trả kết quả cập nhật vào phần mềm hành chính công để theo dõi và trả trực tiếp cho cá nhân, tổ chức hoặc gửi qua đường bưu điện (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện hoặc nộp qua dịch vụ công trực tuyến, hoặc theo yêu cầu, đề nghị hợp pháp của cá nhân, tổ chức).

b) Đối với những trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Trung tâm thông báo cho cơ quan, đơn vị giải quyết hồ sơ, yêu cầu đẩy nhanh tiến độ thực hiện. Cơ quan, đơn vị giải quyết hồ sơ phải có văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức và trình bày rõ lý do, thông báo thời hạn trả kết quả lần sau (nếu lỗi thuộc về trách nhiệm của cơ quan, đơn vị giải quyết TTHC). Trung tâm cập nhật, chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết đến cá nhân, tổ chức.

5. Thu phí, lệ phí: Thực hiện việc thu phí, lệ phí của tổ chức, cá nhân (đối với các TTHC phải nộp phí và lệ phí) theo quy định của pháp luật. Đối với các thủ tục thanh toán phí, lệ phí qua Kho bạc Nhà nước, các tổ chức, cá nhân đến giải quyết TTHC có trách nhiệm chuyển khoản phí, lệ phí về tài khoản của cơ quan, đơn vị đầu mối trực tiếp giải quyết TTHC theo đúng quy định. Đối với các TTHC phải thu phí, lệ phí bằng tiền mặt ngay tại Trung tâm, các cơ quan chức năng, đơn vị có trách nhiệm bố trí cán bộ, công chức để thu phí, lệ phí (nếu có). Khi có quy định của Chính phủ về thu phí, lệ phí đối với các TTHC thực hiện tại Trung tâm Hành chính công thì thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Chế độ họp, báo cáo của Trung tâm

1. Định kỳ vào ngày làm việc cuối cùng hàng tháng (hoặc khi có yêu cầu đột xuất), Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm thống kê tình hình tiếp nhận, giải quyết TTHC và các vấn đề liên quan báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ và thông báo về cơ quan, đơn vị có TTHC giải quyết tại Trung tâm.

2. Định kỳ hằng tháng, Trung tâm họp để đánh giá kết quả hoạt động. Định kỳ 06 tháng họp kiểm điểm công tác của từng cán bộ, công chức làm căn cứ để đánh giá, nhận xét hàng năm.

3. Trường hợp cần thiết, Trung tâm tổ chức họp với các cơ quan chức năng, đơn vị có liên quan để xem xét, đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp thực hiện nhiệm vụ.

Điều 14. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương

1. Các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm phối hợp giải quyết các TTHC đảm bảo thời gian theo quy định; chủ động trao đổi trực tiếp hoặc bằng văn bản với Trung tâm về lý do giải quyết chậm hoặc, không giải quyết TTHC đã tiếp nhận tại Trung tâm; phải chủ động giải quyết các vấn đề về quy trình thực hiện, thời gian và phương thức vận chuyển hồ sơ, tài liệu trong toàn bộ quá trình xử lý.

2. Các cơ quan, đơn vị chủ động rà soát các TTHC của đơn vị mình, đối với các đơn vị cần bổ sung hoặc cắt giảm thủ tục thì gửi đề nghị về UBND tỉnh để xem xét, điều chỉnh, bổ sung kịp thời TTHC giải quyết tại Trung tâm theo quy định hiện hành.

3. Đối với các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh thì các cơ quan, đơn vị thực hiện theo Quy chế làm việc của UBND tỉnh.

Điều 15. Mối quan hệ công tác giữa Trung tâm với các cơ quan, đơn vị có liên quan

1. Trung tâm chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Chủ tịch UBND tỉnh và quản lý về tổ chức, nhân sự, hành chính của Văn phòng UBND tỉnh. Giám đốc Trung tâm báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh để giải quyết những vấn đề phát sinh và những nội dung vượt thẩm quyền; tổ chức triển khai và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh về những lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm.

2. Trung tâm quan hệ với các cơ quan, đơn vị, địa phương theo nguyên tắc phối hợp. Khi giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Trung tâm nhưng có liên quan đến các cơ quan, đơn vị thì Trung tâm phải trao đổi ý kiến bằng văn bản đối với các cơ quan, đơn vị đó.

3. Giám đốc Trung tâm nhận xét, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức trong thời gian được cử đến làm việc tại Trung tâm.

Điều 16. Khen thưởng, kỷ luật

1. Khen thưởng: Trung tâm, xây dựng tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ tại Trung tâm. Kết quả đánh giá sẽ là cơ sở để đề xuất cấp có thẩm quyền khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.

2. Kỷ luật: Cán bộ, công chức được bố trí đến làm việc tại Trung tâm và công chức thuộc Trung tâm nếu vi phạm Quy chế này thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật về kỷ luật đối với cán bộ, công chức.

Văn phòng UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, thị xã; các tổ chức, cá nhân và Trung tâm có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh về Văn phòng UBND tỉnh (qua Trung tâm) để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.