QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH KIỂM TRA NỘI BỘ NGÀNH THUẾ

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế số 21/2012/QH12 ngày 20 tháng 11 năm 2012;

Căn cứ Quyết định số 115/2009/QĐ-TTg ngày 28 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kiểm tra nội bộ - Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy trình kiểm tra nội bộ ngành thuế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 118/QĐ-TCT ngày 26 tháng 01 năm 2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc ban hành Quy trình thanh tra, kiểm tra nội bộ ngành thuế.

Điều 3. Thủ trưởng cơ quan thuế các cấp, Trưởng các đơn vị thuộc cơ quan thuế các cấp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

KIỂM TRA NỘI BỘ NGÀNH THUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1722/QĐ-TCT ngày 8 tháng 10 năm 2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

Phần I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

I. MỤC ĐÍCH CỦA QUY TRÌNH

Chuẩn hoá các nội dung và các bước công việc trong hoạt động kiểm tra nội bộ ngành thuế.

Đảm bảo hoạt động kiểm tra nội bộ ngành thuế được thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật, thống nhất từ Tổng cục Thuế đến Cục Thuế và Chi cục Thuế, đáp ứng yêu cầu cải cách và hiện đại hoá ngành thuế.

Nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động kiểm tra nội bộ ngành thuế; góp phần đưa công tác quản lý thuế và quản lý nội bộ ngành thuế dần đi vào nề nếp, xây dựng ngành thuế ngày càng trong sạch, vững mạnh.

II. PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH CỦA QUY TRÌNH

Quy trình này quy định về trình tự, thủ tục, các bước thực hiện hoạt động kiểm tra nội bộ ngành thuế và được áp dụng thống nhất trong phạm vi toàn ngành, với các nội dung: Lập kế hoạch kiểm tra nội bộ hàng năm; tiến hành một cuộc kiểm tra nội bộ.

III. CÁC THÀNH PHẦN THAM GIA THỰC HIỆN QUY TRÌNH

Căn cứ các quy định về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, các Cục Thuế, Chi cục Thuế; đối tượng trực tiếp tham gia thực hiện quy trình kiểm tra nội bộ bao gồm:

- Thủ trưởng cơ quan Thuế, các đơn vị thuộc cơ quan Thuế các cấp.

- Công chức, viên chức làm công tác kiểm tra nội bộ thuộc cơ quan Thuế các cấp.

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH KIỂM TRA NỘI BỘ NGÀNH THUẾ

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế số 21/2012/QH12 ngày 20 tháng 11 năm 2012;

Căn cứ Quyết định số 115/2009/QĐ-TTg ngày 28 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kiểm tra nội bộ - Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy trình kiểm tra nội bộ ngành thuế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 118/QĐ-TCT ngày 26 tháng 01 năm 2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc ban hành Quy trình thanh tra, kiểm tra nội bộ ngành thuế.

Điều 3. Thủ trưởng cơ quan thuế các cấp, Trưởng các đơn vị thuộc cơ quan thuế các cấp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

KIỂM TRA NỘI BỘ NGÀNH THUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1722/QĐ-TCT ngày 8 tháng 10 năm 2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

Phần I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

I. MỤC ĐÍCH CỦA QUY TRÌNH

Chuẩn hoá các nội dung và các bước công việc trong hoạt động kiểm tra nội bộ ngành thuế.

Đảm bảo hoạt động kiểm tra nội bộ ngành thuế được thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật, thống nhất từ Tổng cục Thuế đến Cục Thuế và Chi cục Thuế, đáp ứng yêu cầu cải cách và hiện đại hoá ngành thuế.

Nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động kiểm tra nội bộ ngành thuế; góp phần đưa công tác quản lý thuế và quản lý nội bộ ngành thuế dần đi vào nề nếp, xây dựng ngành thuế ngày càng trong sạch, vững mạnh.

II. PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH CỦA QUY TRÌNH

Quy trình này quy định về trình tự, thủ tục, các bước thực hiện hoạt động kiểm tra nội bộ ngành thuế và được áp dụng thống nhất trong phạm vi toàn ngành, với các nội dung: Lập kế hoạch kiểm tra nội bộ hàng năm; tiến hành một cuộc kiểm tra nội bộ.

III. CÁC THÀNH PHẦN THAM GIA THỰC HIỆN QUY TRÌNH

Căn cứ các quy định về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, các Cục Thuế, Chi cục Thuế; đối tượng trực tiếp tham gia thực hiện quy trình kiểm tra nội bộ bao gồm:

- Thủ trưởng cơ quan Thuế, các đơn vị thuộc cơ quan Thuế các cấp.

- Công chức, viên chức làm công tác kiểm tra nội bộ thuộc cơ quan Thuế các cấp.

- Công chức, viên chức các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ khác có liên quan.

IV. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

1. Ngày được quy định trong quy trình này là ngày làm việc không kể ngày lễ, ngày nghỉ theo chế độ.

2. Kiểm tra nội bộ ngành thuế là hoạt động kiểm tra việc chấp hành nhiệm vụ, công vụ của cơ quan Thuế, các đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan Thuế các cấp.

3. Bộ phận Kiểm tra nội bộ tại cơ quan Thuế các cấp bao gồm: Vụ Kiểm tra nội bộ Tổng cục Thuế; Phòng Kiểm tra nội bộ Cục Thuế; Đội Kiểm tra nội bộ Chi cục Thuế (Đội được giao nhiệm vụ thực hiện công tác kiểm tra nội bộ đối với các Chi cục Thuế chưa có bộ phận kiểm tra nội bộ chuyên trách).

Phần II

NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH

I. LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TRA NỘI BỘ HÀNG NĂM

1. Chuẩn bị lập kế hoạch kiểm tra nội bộ

1.1 Tập hợp, phân tích thông tin

a) Đối với lập kế hoạch kiểm tra nội bộ không theo bộ tiêu chí đánh giá rủi ro

Để có căn cứ cho việc lập kế hoạch, hướng dẫn chỉ đạo lập kế hoạch kiểm tra nội bộ hàng năm, bộ phận kiểm tra nội bộ tại cơ quan Thuế các cấp phải thường xuyên thực hiện khai thác hệ thống thông tin của ngành và tập hợp các thông tin từ báo chí, phản ánh qua đường dây nóng, từ các cơ quan bảo vệ pháp luật....

Thông tin về tình hình quản lý người nộp thuế; tình hình thu nộp thuế; tình hình lập và thực hiện dự toán thu Ngân sách; tình hình quản lý nợ thuế; kết quả thực hiện thanh tra, kiểm tra người nộp thuế; kết quả kiểm tra nội bộ qua các năm; thông tin về tình hình hoàn thuế, miễn giảm thuế, xoá nợ thuế; tình hình quản lý ấn chỉ thuế; tình hình chấp hành pháp luật về phòng, chống tham nhũng, công tác xây dựng cơ bản của ngành, công tác cán bộ, chi tiêu kinh phí ngành....

Trên cơ sở nguồn thông tin, dữ liệu thu thập được tiến hành phân tích, đánh giá xác định những nội dung quản lý (nội dung về quản lý thuế; nội dung về quản lý nội bộ), địa bàn, đơn vị có khả năng rủi ro cao cần thiết phải kiểm tra để đưa vào kế hoạch và hướng dẫn cho việc lập kế hoạch kiểm tra nội bộ ngành hàng năm.

b) Đối với lập kế hoạch kiểm tra nội bộ theo bộ tiêu chí đánh giá rủi ro

Cơ sở dữ liệu để sử dụng bộ tiêu chí đánh giá rủi ro chủ yếu sử dụng dữ liệu khai thác từ hệ thống cơ sở dữ liệu của ngành như: TPH, TTR, QLT, TINC, KTNB... và các báo cáo thống kê với các thông tin, dữ liệu thu thập theo các nhóm tiêu chí được mô tả tại bộ tiêu chí đánh giá rủi ro cho việc lập kế hoạch kiểm tra nội bộ năm của của Tổng cục Thuế.

Vụ Kiểm tra nội bộ căn cứ cơ sở dữ liệu toàn ngành để phân tích xây dựng kế hoạch kiểm tra nội bộ của Tổng cục Thuế. Phòng Kiểm tra nội bộ căn cứ cơ sở dữ liệu của địa phương mình để phân tích xây dựng kế hoạch kiểm tra nội bộ của Cục Thuế. Đội Kiểm tra nội bộ (Đội Kiểm tra thuế đối với các Chi cục Thuế chưa có bộ phận Kiểm tra nội bộ chuyên trách) căn cứ cơ sở dữ liệu của địa phương mình để phân tích xây dựng kế hoạch kiểm tra nội bộ của Chi cục Thuế.

1.2. Xác định đối tượng, nội dung và thời kỳ kiểm tra

Trên cơ sở tập hợp, phân tích thông tin đã thu thập (Đối với lập kế hoạch kiểm tra không theo bộ tiêu chí đánh giá rủi ro); trên cơ sở kết quả áp dụng Bộ tiêu chí đánh giá rủi ro (đối với lập kế hoạch kiểm tra theo bộ tiêu chí đánh giá rủi ro) và trên cơ sở hướng dẫn lập kế hoạch kiểm tra nội bộ hàng năm của cơ quan cấp trên trực tiếp và tình hình thực tế tại đơn vị, bộ phận kiểm tra nội bộ có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan quản lý thuế cùng cấp xác định cụ thể đối tượng, nội dung, thời kỳ cần đưa vào kế hoạch kiểm tra nội bộ hàng năm của cấp mình cho phù hợp với nguồn nhân lực và đảm bảo tính khả thi của kế hoạch.

Kế hoạch kiểm tra nội bộ hàng năm phải đảm bảo đầy đủ các nội dung, yêu cầu trên và phải được gửi cho cơ quan cấp trên trực tiếp và cơ quan Thuế cấp dưới trực tiếp được biết.

2. Lập kế hoạch, duyệt kế hoạch và hướng dẫn lập kế hoạch kiểm tra

2.1. Tại Tổng cục Thuế

Trên cơ sở việc tập hợp, phân tích thông tin, kết quả áp dụng Bộ tiêu chí đánh giá rủi ro, xác định đối tượng, nội dung, thời kỳ kiểm tra đã được thực hiện trên, Bộ phận kiểm tra nội bộ thực hiện các bước công việc sau:

- Lập kế hoạch kiểm tra nội bộ thuộc phạm vi kiểm tra của Tổng cục trình lãnh đạo Tổng cục phê duyệt trước ngày 15 tháng 10 hàng năm (mẫu số 01/KTNB kèm theo).

- Xây dựng văn bản hướng dẫn lập kế hoạch kiểm tra nội bộ năm trình Tổng cục ký ban hành, gửi các đơn vị thuộc Tổng cục và Cục Thuế các địa phương trước ngày 15 tháng 10 hàng năm kèm theo văn bản hướng dẫn phải có kế hoạch kiểm tra nội bộ của Tổng cục Thuế sẽ triển khai thực hiện trong năm kế hoạch.

- Căn cứ kế hoạch kiểm tra thuộc phạm vi kiểm tra của Tổng cục Thuế và các báo cáo kế hoạch kiểm tra của Cục Thuế các đị a phương (gửi về Tổng cục Thuế trước ngày 30 tháng 11), Bộ phận kiểm tra nội bộ tại Tổng cục Thuế phải tổng hợp và lập báo cáo kế hoạch kiểm tra nội bộ toàn ngành trình lãnh đạo Tổng cục ký gửi Bộ Tài chính trước ngày 15 tháng 12 hàng năm (mẫu số 02/KTNB kèm theo).

2.2. Tại Cục Thuế

Căn cứ hướng dẫn của Tổng cục Thuế về lập kế hoạch kiểm tra nội bộ năm; các thông tin dữ liệu về tình hình hoạt động của các phòng, Chi cục thuộc Cục Thuế quản lý, kết quả áp dụng Bộ tiêu chí đánh giá rủi ro, Bộ phận kiểm tra nội bộ thực hiện các bước công việc sau:

- Lập kế hoạch kiểm tra nội bộ thuộc phạm vi kiểm tra của Cục Thuế trình lãnh đạo Cục phê duyệt trước ngày 30 tháng 10 hàng năm (mẫu số 01/KTNB kèm theo).

- Xây dựng văn bản hướng dẫn lập kế hoạch kiểm tra nội bộ năm trình lãnh đạo Cục Thuế ký ban hành, gửi các Phòng và Chi cục Thuế các địa phương trước ngày 30 tháng 10 hàng năm kèm theo văn bản hướng dẫn phải có kế hoạch kiểm tra nội bộ của Cục Thuế sẽ triển khai thực hiện trong năm kế hoạch.

- Trên cơ sở kế hoạch kiểm tra thuộc phạm vi kiểm tra của Cục Thuế và các báo cáo kế hoạch kiểm tra nội bộ của các Chi cục Thuế, bộ phận kiểm tra nội bộ tại Cục Thuế tổng hợp và lập báo cáo kế hoạch kiểm tra của Cục Thuế trình lãnh đạo Cục Thuế ký gửi về Tổng cục Thuế trước ngày 30 tháng 11 hàng năm (mẫu số 02/KTNB kèm theo).

2.3. Tại Chi cục Thuế

Căn cứ hướng dẫn của Cục Thuế về lập kế hoạch kiểm tra nội bộ năm; các thông tin dữ liệu về tình hình hoạt động của các đơn vị thuộc Chi cục Thuế quản lý, kết quả áp dụng Bộ tiêu chí đánh giá rủi ro, Bộ phận kiểm tra nội bộ thực hiện các bước công việc sau:

- Lập kế hoạch kiểm tra nội bộ thuộc phạm vi kiểm tra của Chi cục Thuế trình lãnh đạo Chi cục phê duyệt trước ngày 15 tháng 11 hàng năm (mẫu số 01/KTNB kèm theo).

- Lập báo cáo kế hoạch kiểm tra năm của Chi cục Thuế gửi về Cục Thuế trước ngày 15 tháng 11 hàng năm (mẫu số 02/KTNB kèm theo).

II. TIẾN HÀNH MỘT CUỘC KIỂM TRA

1. Chuẩn bị tiến hành kiểm tra

Bước 1. Thu thập và phân tích thông tin

Căn cứ kế hoạch kiểm tra (dự kiến) sẽ kiểm tra tại đơn vị (đối tượng, nội dung, thời kỳ, thời gian thực hiện kiểm tra), Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ trực tiếp hoặc phân công bố trí công chức dự kiến tham gia Đoàn kiểm tra thu thập, nghiên cứu, phân tích các thông tin đã thu thập được, với một số nội dung chủ yếu sau:

- Tập hợp và hệ thống đầy đủ các văn bản (Luật, Nghị định, Thông tư, các quy định của ngành...) về chính sách, chế độ có liên quan đến nội dung và thời kỳ được kiểm tra.

Phân tích, đánh giá những quy định về chính sách, chế độ, quy trình quản lý, kiểm soát nội bộ... dự lường những khả năng có thể xảy ra rủi ro cao trong các nội dung sẽ được kiểm tra để có kế hoạch tập trung đi sâu vào kiểm tra, tránh dàn trải không đúng trọng tâm, trọng điểm gây lãng phí thời gian, công sức nhưng hiệu quả thấp.

- Thông tin là cơ sở quan trọng để lập báo cáo thu thập và phân tích thông tin, lập kế hoạch tiến hành cho một cuộc kiểm tra do vậy khi thu thập thông tin cần nắm toàn diện các thông tin có liên quan đến đối tượng, nội dung, thời kỳ kiểm tra.

Các thông tin cần thu thập có liên quan đến đơn vị được kiểm tra như: Đặc điểm, tình hình, kết quả hoạt động của đơn vị có liên quan đến nội dung được kiểm tra; những vấn đề nổi cộm, các trọng tâm, trọng điểm cần phải đi sâu kiểm tra; các biên bản kiểm tra của các Đoàn kiểm tra khác trước đó đối với đơn vị (nếu có)....

- Thông tin thu thập từ các nguồn: Các cơ quan, đơn vị có liên quan trong và ngoài ngành thuế; đơn vị được kiểm tra; phương tiện thông tin đại chúng...

Bước 2. Lập báo cáo thu thập và phân tích thông tin

Trên cơ sở kết quả thu thập và phân tích thông tin trên, Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ trực tiếp hoặc phân công bố trí công chức dự kiến tham gia Đoàn kiểm tra lập báo cáo thu thập và phân tích thông tin về đơn vị sẽ được kiểm tra, với một số nội dung chủ yếu sau:

- Tổ chức bộ máy, nhân sự, đặc điểm, mô hình tổ chức.

- Hoạt động, kết quả hoạt động liên quan đến nội dung kiểm tra.

- Cơ chế, chính sách, chế độ có liên quan đến nội dung kiểm tra.

- Tình hình, số liệu tổng quát và số liệu chi tiết

+ Trường hợp kiểm tra toàn diện phải phản ánh tổng thể, toàn diện.

+ Trường hợp kiểm tra một hoặc một số nội dung thì phản ánh số liệu tổng quát và chi tiết của nội dung kiểm tra đó.

- Các thông tin liên quan đến việc thanh tra, kiểm toán, điều tra của các cơ quan chức năng và hoạt động kiểm tra nội bộ của cơ quan Thuế được kiểm tra.

- Nhận định, đánh giá những vấn đề nổi cộm, khả năng và dấu hiệu sai phạm về chính sách, chế độ, quản lý.

Việc lập báo cáo thu thập và phân tích thông tin được thực hiện khi có yêu cầu của thủ trưởng cơ quan Thuế. Báo cáo thu thập và phân tích thông tin do Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ ký và được lập (mẫu số 03/KTNB kèm theo).

Bước 3. Xác định đoàn và thành viên Đoàn kiểm tra

Thành viên Đoàn kiểm tra luôn là một nhân tố mang tính quyết định, ảnh hưởng đến chất lượng và kết quả của cuộc kiểm tra. Vì vậy phải lựa chọn, phân công bố trí thành viên cho mỗi cuộc kiểm tra phù hợp với khả năng, trình độ và hiểu biết về những nội dung sẽ kiểm tra.

Trên cơ sở yêu cầu mang tính nguyên tắc trên, bộ phận kiểm tra nội bộ dự kiến Trưởng đoàn và thành viên Đoàn kiểm tra trình lãnh đạo cơ quan quản lý thuế cùng cấp phê duyệt (mẫu số 04/KTNB kèm theo). Đối với các trường hợp cuộc kiểm tra có nội dung đơn giản, kiểm tra đột xuất… và do tính chất, nội dung từng vụ việc mà lãnh đạo cơ quan Thuế có chỉ đạo cụ thể về thành viên Đoàn kiểm tra thì bộ phận kiểm tra nội bộ không phải triển khai thực hiện công việc này mà dự thảo ngay quyết định trình lãnh đạo cơ quan Thuế ký ban hành.

Bước 4. Dự thảo, trình ký và ban hành quyết định kiểm tra

B4.1. Dự thảo, trình ký quyết định kiểm tra

Trên cơ sở tờ trình nhân sự Đoàn kiểm tra (nếu có) hoặc theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan Thuế (đối với trường hợp nhân sự do lãnh đạo chỉ định), bộ phận kiểm tra nội bộ dự thảo quyết định kiểm tra trình thủ trưởng cơ quan Thuế ký ban hành. Quyết định kiểm tra phải nêu rõ: Căn cứ pháp lý để kiểm tra; đối tượng, nội dung, thời kỳ kiểm tra; thời hạn kiểm tra; thành viên Đoàn kiểm tra; nhiệm vụ của Đoàn kiểm tra; người được giao nhiệm vụ chỉ đạo, giám sát hoạt động của Đoàn kiểm tra (nếu có), Quyết định được lập (mẫu số 05/KTNB kèm theo).

Khi trình ký quyết định kiểm tra, kèm theo dự thảo quyết định kiểm tra, phải có: Tờ trình đề nghị nhân sự Đoàn kiểm tra; Báo cáo thu thập và phân tích thông tin (nếu thủ trưởng cơ quan Thuế yêu cầu) và các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.

B4.2. Ban hành quyết định kiểm tra; Thay đổi Trưởng đoàn, thành viên Đoàn và gia hạn thời gian kiểm tra

- Ban hành quyết định kiểm tra

Quyết định kiểm tra phải được bộ phận văn thư cơ quan Thuế gửi cho đơn vị được kiểm tra chậm nhất là 03 ngày kể từ ngày ký ban hành và phải được công bố chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày ký ban hành quyết định kiểm tra (trừ trường hợp kiểm tra đột xuất).

Trong mọi trường hợp khi quyết định kiểm tra đã được ký ban hành (đã thông báo hoặc chưa thông báo cho đơn vị), nếu vì lý do khách quan hay chủ quan mà không tiến hành kiểm tra thì Trưởng đoàn kiểm tra phải báo cáo Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ và dự thảo quyết định huỷ bỏ quyết định kiểm tra (mẫu số 06/KTNB kèm theo) trình người đã ký quyết định kiểm tra ban hành quyết định huỷ bỏ quyết định kiểm tra đã ban hành.

Trường hợp khi quyết định kiểm tra đã ban hành nhưng hoãn lại từ phía đơn vị được kiểm tra thì chậm nhất trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được quyết định kiểm tra, đơn vị được kiểm tra phải có văn bản gửi cơ quan Thuế ban hành quyết định kiểm tra nêu rõ lý do hoãn và thời gian hoãn để Trưởng đoàn kiểm tra báo cáo Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ và người ký quyết định kiểm tra cho ý kiến chỉ đạo, việc đồng ý hay không đồng ý hoãn phải được thực hiện bằng văn bản trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị hoãn thời gian kiểm tra. Trường hợp hoãn từ phía cơ quan tiến hành kiểm tra thì phải có văn bản thông báo cho đơn vị được kiểm tra biết lý do hoãn, thời gian hoãn, thời gian bắt đầu tiến hành lại cuộc kiểm tra để đơn vị được kiểm tra biết.

- Thay đổi Trưởng đoàn, thành viên Đoàn kiểm tra

Trường hợp trong quá trình triển khai thực hiện kiểm tra nếu có sự thay đổi Trưởng đoàn, thành viên Đoàn kiểm tra và bổ sung thành viên Đoàn kiểm tra thì Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ dự thảo quyết định trình người đã ký quyết định kiểm tra trước đó ký quyết định thay đổi, bổ sung: Quyết định thay đổi Trưởng đoàn (mẫu số 07/KTNB kèm theo); thay đổi thành viên (mẫu số 08/KTNB kèm theo); bổ sung thành viên (mẫu số 09/KTNB kèm theo).

- Gia hạn thời gian kiểm tra

Trong quá trình thực hiện kiểm tra, nếu xét thấy cần thiết phải gia hạn kiểm tra thì chậm nhất là 01 (một) ngày trước khi kết thúc thời hạn kiểm tra theo quy định, Trưởng đoàn kiểm tra phải lập tờ trình, báo cáo Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ, người được giao nhiệm vụ giám sát Đoàn kiểm tra (nếu có) để trình người ký quyết định kiểm tra trước đó phê duyệt (mẫu số 10/KTNB kèm theo) và khi đã được phê duyệt, Trưởng đoàn kiểm tra lập dự thảo Quyết định gia hạn (mẫu số 11/KTNB kèm theo) trình người có thẩm quyền ký ban hành. Thời gian gia hạn chỉ được phép trong khoảng thời gian còn lại của thời hạn cho một cuộc kiểm tra theo quy định của pháp luật.

Bước 5. Lập kế hoạch tiến hành kiểm tra

Trên cơ sở kết quả thu thập, phân tích thông tin và quyết định kiểm tra đã được ký ban hành, chậm nhất trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày ban hành quyết định kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra phải lập kế hoạch tiến hành kiểm tra cho cuộc kiểm tra đó, trình lãnh đạo cơ quan Thuế cùng cấp phê duyệt. Chậm nhất trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được kế hoạch tiến hành kiểm tra, lãnh đạo cơ quan Thuế phải ký duyệt.

- Kế hoạch tiến hành kiểm tra bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

+ Mục đích, yêu cầu.

+ Nội dung kiểm tra.

+ Phương pháp tiến hành kiểm tra.

+ Tổ chức thực hiện.

- Chi tiết kế hoạch tiến hành kiểm tra lập (mẫu số 12/KTNB kèm theo).

Trường hợp trong quá trình thực hiện kiểm tra nếu có sự thay đổi về kế hoạch tiến hành kiểm tra thì Trưởng đoàn kiểm tra phải lập kế hoạch điều chỉnh trình người ký quyết định kiểm tra phê duyệt.

Bước 6. Lập đề cương yêu cầu báo cáo và hồ sơ, tài liệu phải cung cấp

Căn cứ quyết định kiểm tra đã được ban hành và kế hoạch tiến hành kiểm tra đã được người ký quyết định kiểm tra phê duyệt, trước khi tiến hành kiểm tra Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm tổ chức lập Đề cương yêu cầu đơn vị được kiểm tra chuẩn bị và cung cấp cho Đoàn kiểm tra (báo cáo, hồ sơ, tài liệu…).

Đề cương yêu cầu phải bằng văn bản và phải được gửi cho đơn vị được kiểm tra ít nhất 05 ngày trước khi công bố quyết định kiểm tra (mẫu số 13/KTNB kèm theo) với một số nội dung và yêu cầu cụ thể sau:

- Báo cáo phải chuẩn bị và cung cấp cho Đoàn kiểm tra (nêu rõ từng loại báo cáo, nội dung báo cáo, thời kỳ báo cáo, hình thức báo cáo, thời gian, địa điểm giao nhận, người nhận).

- Hồ sơ, tài liệu phải chuẩn bị và cung cấp (loại hồ sơ, tài liệu chuẩn bị, cung cấp, thời gian cung cấp, địa điểm cung cấp, người nhận).

- Những vấn đề khác liên quan (nếu có).

Bước 7. Họp đoàn triển khai thực hiện kiểm tra

Sau khi quyết định kiểm tra được ban hành và kế hoạch tiến hành cho cuộc kiểm tra được phê duyệt, trước khi tiến hành kiểm tra Đoàn kiểm tra phải tổ chức họp để quán triệt kế hoạch kiểm tra, quy chế Đoàn kiểm tra; bàn biện pháp cụ thể để tổ chức thực hiện kế hoạch; giao nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, nhóm, tổ (nếu có) trong Đoàn kiểm tra.

Căn cứ nhiệm vụ được giao, từng thành viên, nhóm, tổ (nếu có) trong Đoàn kiểm tra phải xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết của mình trình Trưởng đoàn phê duyệt trước khi triển khai kiểm tra. Kế hoạch phải nêu rõ nội dung công việc, phương pháp tiến hành, thời gian thực hiện. Đối với các trường hợp nội dung, vụ việc kiểm tra đơn giản, phạm vi kiểm tra hẹp thì không nhất thiết phải thực hiện công việc này và do Trưởng đoàn kiểm tra xem xét, quyết định.

Trường hợp khi quyết định kiểm tra và kế hoạch tiến hành cho cuộc kiểm tra có sự thay đổi thì Trưởng đoàn kiểm tra phải có trách nhiệm tổ chức họp đoàn để xem xét, điều chỉnh cho phù hợp.

Việc họp Đoàn kiểm tra và việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, tổ, nhóm (nếu có) trong Đoàn kiểm tra phải được ghi thành biên bản (mẫu số 14/KTNB kèm theo) và được lưu trong hồ sơ kiểm tra.

Bước 8. Lập nhật ký kiểm tra

Nhật ký Đoàn kiểm tra dùng để ghi chép những hoạt động của Đoàn kiểm tra những nội dung có liên quan đến hoạt động của Đoàn kiểm tra diễn ra trong ngày, kể từ khi có quyết định kiểm tra đến khi ban hành kết luận kiểm tra.

Nhật ký Đoàn kiểm tra phải ghi rõ công việc do Đoàn kiểm tra tiến hành, việc chỉ đạo, điều hành của Trưởng đoàn kiểm tra diễn ra trong ngày. Trong trường hợp có ý kiến chỉ đạo của người ban hành quyết định kiểm tra có những vấn đề phát sinh liên quan đến hoạt động của Đoàn kiểm tra trong ngày thì phải ghi rõ trong nhật ký Đoàn kiểm tra.

Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm lập, ghi chép đầy đủ những nội dung theo quy định vào nhật ký Đoàn kiểm tra và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước người ban hành quyết định kiểm tra về tính chính xác, trung thực của nội dung nhật ký Đoàn kiểm tra.

Sổ nhật ký Đoàn kiểm tra có đánh số trang và được Trưởng đoàn kiểm tra ký vào từng trang theo mẫu quy định (mẫu số 15/KTNB kèm theo) và được lưu trong hồ sơ cuộc kiểm tra.

2. Tiến hành kiểm tra

Bước 1. Thông báo công bố quyết định kiểm tra

Trước khi công bố quyết định kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra phải thông báo với đơn vị được kiểm tra về thời gian, địa điểm công bố quyết định kiểm tra, thành phần tham dự (Đoàn kiểm tra, thủ trưởng đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan thuộc cơ quan Thuế được kiểm tra). Trong trường hợp cần thiết có thể mời đại diện lãnh đạo cơ quan Thuế ban hành quyết định kiểm tra, lãnh đạo cơ quan Thuế cấp trên của cơ quan Thuế cấp dưới hoặc của đơn vị, bộ phận của cơ quan Thuế được kiểm tra tham dự.

Bước 2. Công bố quyết định kiểm tra

Chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày ban hành quyết định kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm công bố quyết định kiểm tra với đơn vị được kiểm tra.

Khi công bố quyết định kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra đọc toàn văn quyết định kiểm tra nêu rõ quyền và nghĩa vụ của cơ quan Thuế được kiểm tra; thông báo chương trình làm việc giữa Đoàn kiểm tra với cơ quan Thuế được kiểm tra và những công việc khác có liên quan đến hoạt động của Đoàn kiểm tra.

Trao đổi, thống nhất với lãnh đạo đơn vị được kiểm tra về kế hoạch làm việc, bố trí thời gian làm việc; các báo cáo, hồ sơ, tài liệu mà đơn vị có trách nhiệm chuẩn bị và cung cấp cho Đoàn kiểm tra (theo đề cương Đoàn đã gửi).

Trường hợp phạm vi kiểm tra bao gồm cả các đơn vị thuộc cơ quan Thuế được kiểm tra thì Trưởng đoàn kiểm tra phải thông báo cụ thể danh sách, thời gian, nội dung kiểm tra tại các đơn vị đó để các đơn vị biết, có kế hoạch làm việc với đoàn kiểm tra.

Việc công bố quyết định kiểm tra phải được lập thành biên bản và phải được ký giữa Trưởng đoàn kiểm tra với thủ trưởng cơ quan, đơn vị được kiểm tra (mẫu số 16/KTNB kèm theo).

Bước 3. Tiếp nhận thông tin (báo cáo, hồ sơ, tài liệu…)

Trên cơ sở đề cương yêu cầu chuẩn bị và cung cấp báo cáo, hồ sơ, tài liệu đã gửi cho đơn vị, Đoàn kiểm tra có trách nhiệm kiểm tra, rà soát lại nếu còn thiếu hoặc cần bổ sung thêm báo cáo, hồ sơ, tài liệu thì lập phiếu yêu cầu đơn vị được kiểm tra cung cấp bổ sung. Phiếu yêu cầu phải nêu rõ từng loại báo cáo, nội dung báo cáo, thời kỳ báo cáo, hình thức báo cáo; từng loại hồ sơ, tài liệu phải cung cấp, thời gian, địa điểm, người nhận. Phiếu yêu cầu cung cấp báo cáo, hồ sơ, tài liệu do Trưởng đoàn kiểm tra ký. Phiếu yêu cầu cung cấp báo cáo, hồ sơ, tài liệu lập (mẫu số 17/KTNB kèm theo).

Khi tiếp nhận thông tin (báo cáo, hồ sơ, tài liệu…) do cơ quan Thuế được kiểm tra cung cấp, Đoàn kiểm tra phải kiểm đếm, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu đúng mục đích, không để thất lạc, khi giao nhận báo cáo, hồ sơ, tài liệu phải lập biên bản giao nhận (mẫu số 18/KTNB kèm theo) và khi giao trả cũng phải lập biên bản giao trả (mẫu số 19/KTNB kèm theo).

Bước 4. Thực hiện kiểm tra

B4.1. Nghiên cứu, phân tích, xử lý thông tin

Trên cơ sở các thông tin (báo cáo, hồ sơ, tài liệu…) đã thu thập, đoàn kiểm tra xem xét, nghiên cứu, phân tích, đánh giá tính xác thực, tính đúng đắn, tính hợp lý của các thông tin (báo cáo, hồ sơ, tài liệu…); kiểm tra, đối chiếu việc thực hiện của đơn vị so với chính sách, chế độ... để nhận diện vấn đề, sự việc, xác định những việc làm đúng, những sai phạm, làm rõ bản chất, nguyên nhân và trách nhiệm của tập thể, cá nhân đối với từng sai phạm đó.

Trong quá trình thực hiện (nghiên cứu, phân tích, xử lý thông tin), nếu xét thấy cần thiết Trưởng đoàn kiểm tra được:

- Ban hành quyết định kiểm kê tài sản (mẫu số 20/KTNB kèm theo) trong trường hợp phải tiến hành kiểm kê tài sản (tiền mặt; vật tư hàng hoá…) để đối chiếu nhằm phục vụ cho việc kiểm tra, khi thực hiện kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê tài sản (mẫu số 21/KTNB kèm theo).

- Ban hành quyết định niêm phong (mẫu số 22/KTNB kèm theo) trong trường hợp cần phải niêm phong hồ sơ, tài liệu. Khi thực hiện niêm phong phải lập biên bản niêm phong (mẫu số 23/KTNB kèm theo). Khi mở niêm phong hồ sơ, tài liệu Trưởng đoàn kiểm tra phải ban hành quyết định mở niêm phong (mẫu số 24/KTNB kèm theo) và lập biên bản mở niêm phong (mẫu số 25/KTNB kèm theo).

- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung kiểm tra cung cấp thông tin, tài liệu đó; yêu cầu người có thẩm quyền tạm giữ tiền, đồ vật để làm chứng cứ kiểm tra; kiến nghị người có thẩm quyền tạm đình chỉ hoặc đình chỉ việc làm khi xét thấy việc làm đó gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; kiến nghị người có thẩm quyền tạm đình chỉ việc thi hành quyết định kỷ luật, thuyên chuyển công tác, cho nghỉ hưu đối với người đang cộng tác với Đoàn kiểm tra hoặc đang là đối tượng kiểm tra nếu xét thấy việc thi hành quyết định đó gây trở ngại cho việc kiểm tra. Việc yêu cầu, kiến nghị phải được thực hiện bằng văn bản theo đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục quy định.

- Đối với trường hợp kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm tra thuế tại trụ sở cơ quan Thuế của cơ quan Thuế được kiểm tra, qua kiểm tra các hồ sơ kiểm tra thuế (bao gồm các hồ sơ kiểm tra thuế đã được cơ quan Thuế kiểm tra tại trụ sở cơ quan Thuế; các hồ sơ thuế chưa được kiểm tra thuế tại trụ sở cơ quan Thuế và không thuộc kế hoạch thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế), đoàn kiểm tra thông báo về việc giải trình, bổ sung thông tin tài liệu; lập các biên bản làm việc về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu… nếu phát hiện hồ sơ thuế có nội dung cần làm rõ, đoàn kiểm tra được quyền:

+ Đối với hồ sơ thuế đã được kiểm tra thuế tại trụ sở cơ quan Thuế: Yêu cầu công chức thuế đã thực hiện kiểm tra hồ sơ thuế giải trình, cung cấp tài liệu liên quan đến nội dung cần làm rõ, trường hợp công chức thuế không giải trình và không cung cấp được tài liệu, đoàn kiểm tra được quyền yêu cầu người nộp thuế giải trình, cung cấp, bổ sung thông tin tài liệu.

+ Đối với hồ sơ thuế chưa được kiểm tra thuế tại trụ sở cơ quan Thuế và không thuộc kế hoạch thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế: Đoàn kiểm tra yêu cầu người nộp thuế giải trình, cung cấp, bổ sung thông tin tài liệu về nội dung cần làm rõ của hồ sơ thuế.

+ Khi yêu cầu người nộp thuế giải trình, cung cấp tài liệu, đoàn kiểm tra phải dự thảo Thông báo yêu cầu người nộp thuế giải trình, cung cấp, bổ sung thông tin tài liệu theo quy định của Luật Quản lý thuế đề nghị thủ trưởng cơ quan Thuế được kiểm tra ban hành gửi người nộp thuế. Trường hợp người nộp thuế trực tiếp đến cơ quan Thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin tài liệu theo thông báo của cơ quan Thuế, đoàn kiểm tra phải lập biên bản làm việc theo quy định tại Quy trình kiểm tra thuế.

+ Qua kiểm tra hồ sơ thuế của người nộp thuế, nếu phát hiện các rủi ro và đủ điều kiện kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế, Đoàn kiểm tra yêu cầu cơ quan Thuế được kiểm tra bổ sung vào kế hoạch thanh tra, kiểm tra thuế trong năm và báo cáo kết quả thực hiện gửi cơ quan Thuế ban hành quyết định kiểm tra hoặc Đoàn kiểm tra lập tờ trình báo cáo Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ và người được giao nhiệm vụ giám sát Đoàn kiểm tra (nếu có) để trình người ký quyết định kiểm tra nội bộ quyết định việc kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

- Đối với trường hợp kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm tra nội bộ và thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế, qua kiểm tra các hồ sơ, tài liệu, biên bản của các Đoàn thanh tra, kiểm tra đã thực hiện, nếu phát hiện những nghi vấn, Đoàn kiểm tra được quyền yêu cầu trưởng đoàn thanh tra, kiểm tra và cá nhân có liên quan cung cấp hồ sơ, tài liệu có liên quan để kiểm tra, đối chiếu.

Trường hợp qua kiểm tra, đối chiếu phát hiện biên bản, kết luận, quyết định xử lý của các đoàn thanh tra, kiểm tra không chính xác, không khách quan hoặc có tình tiết mới cần phải thanh tra lại, thì Trưởng đoàn kiểm tra phải lập tờ trình (mẫu số 26/KTNB kèm theo) báo cáo Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ, người được giao nhiệm vụ giám sát Đoàn kiểm tra (nếu có) để trình người ký quyết định kiểm tra quyết định việc thanh tra lại. Thẩm quyền, trình tự, thủ tục thanh tra lại thực hiện theo quy định của pháp luật về thanh tra. Thời gian thanh tra lại tại đơn vị được thanh tra lại không tính vào thời gian cuộc kiểm tra nội bộ.

B4.2. Củng cố chứng cứ và cơ sở pháp lý

Trong quá trình thực hiện (nghiên cứu, phân tích, xử lý thông tin) nếu Đoàn kiểm tra nhận thấy cần phải củng cố thêm chứng cứ và các cơ sở pháp lý để xác định đúng, sai, nguyên nhân sai phạm và trách nhiệm của tập thể, cá nhân đối với từng sai phạm, thì tuỳ theo yêu cầu Đoàn kiểm tra có thể triển khai thực hiện một số công việc sau:

B4.2.1. Yêu cầu báo cáo giải trình

Đối với những trường hợp chưa rõ ràng cần phải yêu cầu đơn vị, cá nhân được kiểm tra có báo cáo giải trình thì Trưởng đoàn kiểm tra lập phiếu yêu cầu giải trình (mẫu số 27/KTNB kèm theo).

Khi nhận được yêu cầu người có trách nhiệm phải làm báo cáo giải trình (mẫu số 28/KTNB kèm theo).

B4.2.2. Tổ chức đối thoại, chất vấn

Nếu phải tổ chức đối thoại, chất vấn thì Đoàn kiểm tra phải chuẩn bị chi tiết nội dung đối thoại, câu hỏi chất vấn (câu hỏi có trọng tâm, trọng điểm). Người tiến hành đối thoại, chất vấn phải chủ động, tập trung vào nội dung chủ định, không đi vào nội dung, sự việc không liên quan. Khi tiến hành đối thoại, chất vấn phải có sự tham gia ít nhất của hai thành viên Đoàn kiểm tra, trường hợp cần thiết có thể sử dụng thiết bị ghi âm, ghi hình công khai toàn bộ cuộc đối thoại, chất vấn. Việc thực hiện đối thoại, chất vấn phải được lập thành biên bản (mẫu số 29/KTNB kèm theo) ghi nhận đầy đủ, chính xác nội dung và kết quả đạt được qua đối thoại, chất vấn.

B4.2.3. Kiểm tra, xác minh

Trên cơ sở các tài liệu chứng cứ đã thu thập được và các báo cáo giải trình, kết quả đối thoại, chất vấn nếu có những chứng cứ và nội dung báo cáo giải trình cần phải kiểm tra, xác minh thì Đoàn kiểm tra tổ chức kiểm tr a, xác minh. Việc kiểm tra, xác minh phải được lập thành biên bản (mẫu số 30/KTNB kèm theo), kèm theo đầy đủ các tài liệu, chứng cứ có liên quan.

B4.2.4. Làm việc với cơ quan, đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan

Làm việc với các cơ quan ban hành cơ chế, chính sách, chế độ quản lý, giám sát liên quan đến những nội dung dự kiến kết luận và hoạt động của cơ quan Thuế được kiểm tra.

Làm việc với đơn vị, bộ phận, cá nhân thuộc cơ quan Thuế được kiểm tra để làm rõ những nội dung có liên quan (nếu có).

Kết thúc làm việc phải lập biên bản ghi nhận kết quả làm việc (mẫu số 29/KTNB kèm theo), trường hợp không đến làm việc trực tiếp thì phải có yêu cầu bằng văn bản.

B4.2.5. Làm việc với công chức, viên chức và quần chúng có liên quan

Trường hợp có công chức, viên chức và quần chúng phản ánh sự việc liên quan đến nội dung kiểm tra (nếu xét thấy cần thiết) thì Trưởng đoàn kiểm tra có kế hoạch tổ chức làm việc, nghe ý kiến phản ánh, các ý kiến phản ánh của công chức, viên chức và quần chúng phải được ghi chép đầy đủ thành biên bản (mẫu số 29/KTNB kèm theo) và được lưu trong hồ sơ kiểm tra.

B4.2.6. Trưng cầu giám định

Đối với những vấn đề cần phải giám định thì Trưởng đoàn kiểm tra báo cáo người ban hành quyết định kiểm tra ký công văn đề nghị cơ quan có thẩm quyền giám định (mẫu số 31/KTNB kèm theo).

Bước 5. Hoàn thiện số liệu, chứng cứ

Trên cơ sở kết quả kiểm tra, các tài liệu chứng cứ đã thu thập được, các báo cáo giải trình, kết quả đối thoại, chất vấn, kiểm tra, xác minh, kết quả làm việc với cơ quan, đơn vị, bộ phận, cá nhân, với công chức, viên chức, quần chúng có liên quan, kết quả trưng cầu giám định, các biên bản ghi nhận kết quả kiểm tra, đối chiếu, các bản sao chụp các tài liệu có liên quan kể cả các bức ảnh, đoạn băng ghi lời, ghi hình, biên bản kiểm kê tài sản... Đoàn kiểm tra hoặc thành viên Đoàn kiểm tra được giao nhiệm vụ kiểm tra tại đơn vị, bộ phận đó tiến hành hoàn thiện số liệu, chứng cứ.

Bước 6. Lập biên bản chi tiết xác nhận với đơn vị, bộ phận, cá nhân

Trên cơ sở kết quả kiểm tra đã được thực hiện, người, nhóm, tổ (nếu có) được giao nhiệm vụ kiểm tra tại các đơn vị, bộ phận, cá nhân thuộc cơ quan Thuế được kiểm tra phải lập biên bản chi tiết xác nhận kết quả kiểm tra với đơn vị, bộ phận, cá nhân đó, biên bản được lập (mẫu số 32/KTNB kèm theo).

Biên bản chi tiết xác nhận kết quả kiểm tra đối với các đơn vị, bộ phận, cá nhân thuộc cơ quan Thuế được kiểm tra là một trong những căn cứ để Đoàn kiểm tra lập biên bản tổng hợp kết quả kiểm tra của toàn đơn vị.

Bước 7. Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Trưởng đoàn kiểm tra

Ngay sau khi kết thúc công việc, người được giao nhiệm vụ, tổ, nhóm trưởng (nếu có) có trách nhiệm:

- Lập báo cáo tóm tắt kết quả kiểm tra, đề xuất kết luận và kiến nghị xử lý, nêu rõ căn cứ đề xuất, kiến nghị.

- Bàn giao báo cáo tóm tắt kết quả kiểm tra kèm theo các biên bản làm việc, biên bản chi tiết xác nhận với đơn vị, bộ phận, cá nhân và các hồ sơ, tài liệu, chứng cứ đã thu thập được cho Trưởng đoàn kiểm tra để Trưởng đoàn tổng hợp và lập biên bản tổng hợp kết quả kiểm tra; Việc bàn giao phải được lập thành văn bản (mẫu số 18/KTNB kèm theo), thống kê chi tiết và đánh số thứ tự theo từng danh mục tài liệu.

Bước 8. Thông báo kết thúc kiểm tra, lập và thông qua biên bản tổng hợp kết quả kiểm tra

B8.1. Thông báo kết thúc kiểm tra

Trưởng đoàn kiểm tra phải có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện việc kiểm tra, đảm bảo kết thúc tại đơn vị theo đúng thời hạn quy định trong quyết định kiểm tra. Khi kết thúc kiểm tra tại đơn vị, Trưởng đoàn kiểm tra có thông báo kết thúc gửi cho cơ quan Thuế được kiểm tra (mẫu số 34/KTNB kèm theo), hoặc nếu cần thiết có thể tổ chức buổi làm việc với đơn vị được kiểm tra để thông báo việc kết thúc kiểm tra tại nơi được kiểm tra; buổi làm việc được lập thành biên bản (mẫu số 29/KTNB kèm theo) và được ký giữa thủ trưởng đơn vị được kiểm tra với Trưởng đoàn kiểm tra.

B8.2. Lập dự thảo biên bản thông qua Đoàn kiểm tra

Trên cơ sở báo cáo tóm tắt kết quả kiểm tra, các biên bản chi tiết xác nhận kết quả kiểm tra đối với từng đơn vị, bộ phận, cá nhân trong quá trình kiểm tra và các hồ sơ tài liệu, chứng cứ đã thu thập được của người được giao nhiệm vụ, tổ, nhóm trưởng (nếu có) đã bàn giao, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm tổng hợp và lập dự thảo biên bản tổng hợp kết quả kiểm tra. Tổ chức thảo luận, lấy ý kiến tham gia của các thành viên trong Đoàn kiểm tra về dự thảo biên bản, nếu có những nội dung mà Đoàn không thống nhất được thì Trưởng đoàn kiểm tra ban hành quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định đó. Việc tổ chức tham gia, đóng góp ý kiến và thông qua dự thảo biên bản trong Đoàn kiểm tra phải được lập thành biên bản (mẫu số 14/KTNB kèm theo) và được lưu trong hồ sơ kiểm tra.

Trong quá trình lập dự thảo biên bản tổng hợp kết quả kiểm tra, nếu có những vấn đề còn vướng mắc, Trưởng đoàn chủ động trao đổi, tham khảo ý kiến của các đơn vị, bộ phận có liên quan để đảm bảo cho biên bản tổng hợp được chính xác, khách quan.

Nội dung biên bản tổng hợp kết quả kiểm tra phải bao gồm các nội dung (đặc điểm tình hình chung; nội dung, thời kỳ kiểm tra; kết quả kiểm tra; các biện pháp xử lý theo thẩm quyền đã áp dụng (nếu có); kiến nghị của Đoàn kiểm tra; ý kiến của đơn vị được kiểm tra) chi tiết cụ thể (mẫu số 33/KTNB kèm theo).

B8.3. Gửi dự thảo biên bản tổng hợp kết quả kiểm tra

Sau khi dự thảo Biên bản tổng hợp kết quả kiểm tra được thông qua Đoàn kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm gửi cho đơn vị được kiểm tra hoặc tổ chức trao đổi trực tiếp giữa Đoàn kiểm tra với đơn vị được kiểm tra để đơn vị được kiểm tra có ý kiến.

Việc tham gia đóng góp ý kiến của đơn vị phải bằng văn bản (đối với trường hợp không trao đổi trực tiếp), đối với trường hợp trao đổi trực tiếp thì phải được lập thành biên bản (mẫu số 29/KTNB kèm theo).

B8.4. Hoàn chỉnh biên bản và thông qua biên bản tổng hợp kết quả kiểm tra

Trưởng đoàn kiểm tra sau khi tiếp thu ý kiến đóng góp của đơn vị được kiểm tra về dự thảo biên bản phải có trách nhiệm hoàn chỉnh biên bản tổng hợp kết quả kiểm tra, nếu trong biên bản hoàn chỉnh sau khi tiếp thu ý kiến đóng góp của đơn vị được kiểm tra mà có sự khác biệt so với nội dung dự thảo thì Trưởng đoàn phải thông báo cho các thành viên trong Đoàn kiểm tra được biết và chịu trách nhiệm về sự thay đổi đó. Đồng thời báo cáo Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ, người được giao nhiệm vụ giám sát Đoàn kiểm tra (nếu có). Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ, người được giao nhiệm vụ giám sát Đoàn kiểm tra (nếu có) phải có ý kiến bằng văn bản hoặc tham gia trực tiếp vào nội dung của dự thảo biên bản.

Sau khi có ý kiến của Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ, người được giao nhiệm vụ giám sát Đoàn kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra hoàn chỉnh biên bản tổng hợp kết quả kiểm tra. Đồng thời tổ chức thông qua đơn vị được kiểm tra, việc thông qua biên bản kiểm tra phải được lập thành biên bản (mẫu số 29/KTNB kèm theo) và lưu trong hồ sơ kiểm tra.

Trường hợp chậm thông qua biên bản tổng hợp kết quả kiểm tra do chờ ý kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền giải đáp các vướng mắc về cơ chế chính sách, quan điểm xử lý chưa thống nhất hoặc vì lý do khách quan khác thì Trưởng đoàn kiểm tra làm việc và thông báo cụ thể lý do chưa thông qua biên bản tổng hợp kết quả kiểm tra cho đơn vị được kiểm tra biết. Biên bản làm việc được lập (mẫu số 29/KTNB kèm theo).

Số lượng biên bản tổng hợp kết quả kiểm tra phải được lập ít nhất là 02 bản, phải ghi rõ số trang và các phụ lục đính kèm (nếu có); Trưởng đoàn kiểm tra và thủ trưởng đơn vị được kiểm tra ký vào từng trang của Biên bản và phụ lục kèm theo (nếu có) hoặc đóng dấu giáp lai của đơn vị được kiểm tra.

Trường hợp cơ quan Thuế được kiểm tra không ký biên bản kiểm tra thì trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày thông qua biên bản kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra lập biên bản ghi nhận việc không ký biên bản kiểm tra, nêu rõ lý do không ký biên bản đồng thời báo cáo người ra quyết định kiểm tra, Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ, người được giao nhiệm vụ giám sát Đoàn kiểm tra (nếu có) để chỉ đạo việc ký biên bản kiểm tra. Nếu cơ quan Thuế được kiểm tra vẫn không ký biên bản kiểm tra thì trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày thông qua biên bản kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra và các thành viên Đoàn kiểm tra ký biên bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra.

3. Kết thúc kiểm tra

Bước 1. Báo cáo kết quả kiểm tra

Chậm nhất mười lăm ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra tại đơn vị, Trưởng đoàn kiểm tra phải có Báo cáo kết quả kiểm tra và dự thảo kết luận kiểm tra thông qua Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ, người được giao nhiệm vụ giám sát Đoàn kiểm tra (nếu có) cho ý kiến và trình người ban hành quyết định kiểm tra.

Dự thảo Báo cáo kết quả kiểm tra phải có đầy đủ ý kiến tham gia bằng văn bản (mẫu số 35/KTNB kèm theo) của các thành viên trong đoàn kiểm tra. Ý kiến tham gia phải gửi cho Trưởng đoàn kiểm tra chậm nhất trong thời hạn 01 ngày kể từ ngày nhận được dự thảo báo cáo và phải nói rõ đồng ý hay không đồng ý với dự thảo báo cáo của Trưởng đoàn; trường hợp không đồng ý thì phải nêu rõ lý do. Trong trường hợp các thành viên Đoàn kiểm tra có ý kiến khác nhau về nội dung củ a dự thảo báo cáo thì Trưởng đoàn kiểm tra xem xét, quyết định và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước người ban hành quyết định kiểm tra về quyết định của mình.

Báo cáo kết quả kiểm tra do Trưởng đoàn kiểm tra ký (mẫu số 36/KTNB kèm theo) phải bao gồm các nội dung (đặc điểm tình hình chung của đơn vị được kiểm tra; nội dung, thời kỳ kiểm tra; kết quả kiểm tra; nhận xét và kết luận; các biện pháp áp dụng (nếu có); những ý kiến còn khác nhau giữa các thành viên Đoàn kiểm tra (nếu có); ý kiến của đơn vị được kiểm tra; kiến nghị của Đoàn kiểm tra).

Dự thảo kết luận kiểm tra (mẫu số 37/KTNB kèm theo) phải có các nội dung (đặc điểm tình hình chung của đơn vị được kiểm tra; nội dung và thời kỳ đã kiểm tra; kết quả kiểm tra; nhận xét và kết luận; kiến nghị các biện pháp xử lý).

Bước 2. Kết luận và lưu hành kết luận kiểm tra

Sau khi nhận được báo cáo kết quả kiểm tra, kèm theo dự thảo kết luận kiểm tra của Đoàn kiểm tra, người ban hành quyết định kiểm tra phải có trách nhiệm xem xét, nếu không phải chỉnh sửa thì ra kết luận kiểm tra chậm nhất trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo kết quả kiểm tra.

Trong quá trình ra kết luận kiểm tra người ban hành quyết định kiểm tra (nếu xét thấy cần thiết) có thể yêu cầu Trưởng đoàn kiểm tra, thành viên đoàn kiểm tra hoặc cơ quan Thuế được kiểm tra giải trình để làm rõ thêm những vấn đề mà báo cáo của Trưởng đoàn chưa rõ. Trường hợp cần thiết, người ban hành quyết định kiểm tra có thể giao cho Trưởng đoàn kiểm tra: Tiến hành kiểm tra bổ sung hoặc làm việc với đơn vị được kiểm tra để có đủ căn cứ kết luận.

Khi có kết luận chính thức, người ra kết luận kiểm tra có thể gửi kết luận kiểm tra cho cơ quan Thuế được kiểm tra hoặc tổ chức công bố kết luận kiểm tra, việc công bố kết luận kiểm tra phải được lập thành biên bản (mẫu số 38/KTNB kèm theo).

Kết luận kiểm tra phải được gửi (lưu hành) cho đơn vị được kiểm tra, cơ quan Thuế cấp trên trực tiếp và được lưu trong hồ sơ kiểm tra.

Bước 3. Chuyển giao hồ sơ, vụ việc cho cơ quan điều tra (nếu có)

- Đối với trường hợp trong quá trình thực hiện kiểm tra nếu phát hiện có dấu hiệu tội phạm thì Trưởng đoàn kiểm tra, người được giao nhiệm vụ kiểm tra phải có ngay văn bản báo cáo và dự thảo văn bản chuyển hồ sơ vụ việc cho cơ quan điều tra, thông qua Trưởng bộ phận kiểm tra nội bộ, người được giao nhiệm vụ giám sát Đoàn kiểm tra (nếu có) cho ý kiến và trình người ban hành quyết định kiểm tra xem xét, quyết định. Trường hợp nếu phải chuyển hồ sơ vụ việc thì trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo, người ký quyết định kiểm tra phải có văn bản chuyển hồ sơ, vụ việc cho cơ quan điều tra theo quy định của pháp luật.

- Việc chuyển hồ sơ, vụ việc cho cơ quan điều tra phải được thực hiện bằng văn bản (mẫu số 39/KTNB kèm theo) và khi bàn giao hồ sơ phải lập biên bản giao nhận hồ sơ (mẫu số 40/KTNB kèm theo).

Bước 4. Họp rút kinh nghiệm Đoàn kiểm tra

Kết thúc đợt kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm triệu tập các thành viên trong đoàn họp rút kinh nghiệm, đánh giá những ưu, nhược điểm trong quá trình điều hành, quá trình kiểm tra của từng người, rút ra những bài học kinh nghiệm (để kiểm tra có hiệu quả), kiến nghị, khen thưởng người làm tốt và xử lý cán bộ có sai phạm. Trên cơ sở đó làm căn cứ để xem xét, đánh giá phân loại công chức hàng quý, năm.

Cuộc họp rút kinh nghiệm được thực hiện ngay sau khi lưu hành kết luận kiểm tra và được lập thành biên bản (mẫu số 14/KTNB kèm theo), lưu hồ sơ kiểm tra.

Bước 5. Bàn giao, lưu trữ hồ sơ kiểm tra

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký kết luận kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm hoàn chỉnh việc sắp xếp, lập danh mục hồ sơ và tổ chức bàn giao hồ sơ kiểm tra cho bộ phận kiểm tra nội bộ cùng cấp (người được giao nhiệm vụ lưu trữ) để thực hiện việc lưu trữ theo chế độ quy định. Trường hợp vì trở ngại khách quan thì thời gian bàn giao hồ sơ kiểm tra có thể kéo dài nhưng không quá 90 ngày. Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu kiểm tra phải được lập thành biên bản (mẫu số 18/KTNB kèm theo) và lưu cùng hồ sơ kiểm tra.

4. Theo dõi thực hiện kết luận kiểm tra

Trong thời hạn báo cáo được ghi trên kết luận kiểm tra, văn bản chỉ đạo, Đơn vị được kiểm tra phải báo cáo (bằng văn bản) gửi cơ quan ban hành quyết định kiểm tra về kết quả thực hiện kết luận kiểm tra, văn bản chỉ đạo.

Bộ phận kiểm tra nội bộ có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan Thuế theo dõi việc thực hiện kết luận kiểm tra, văn bản chỉ đạo. Hết thời hạn phải thực hiện kết luận kiểm tra, văn bản chỉ đạo nhưng đơn vị được kiểm tra chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đúng, thì bộ phận kiểm tra nội bộ dự thảo văn bản trình thủ trưởng cơ quan Thuế đôn đốc đơn vị được kiểm tra phải thực hiện. Nếu xét thấy cần thiết thủ trưởng cơ quan Thuế có ý kiến chỉ đạo bộ phận kiểm tra nội bộ triển khai kiểm tra thực tế tại đơn vị để đánh giá việc thực hiện kết luận kiểm tra, văn bản chỉ đạo. Kết quả kiểm tra, đôn đốc phải lập báo cáo theo quy định tại Quy chế kiểm tra nội bộ ngành thuế.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

Vụ Kiểm tra nội bộ thuộc Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo triển khai thực hiện và tổ chức kiểm tra việc triển khai thực hiện Quy trình này trong phạm vi toàn ngành.

II. TỔ CHỨC, TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

Lãnh đạo cơ quan Thuế các cấp có trách

nhiệm tổ chức, bố trí phân công công chức thuộc phạm vi quản lý, thực hiện nghiêm túc quy trình này; định kỳ hoặc đột xuất tổ chức kiểm tra việc thực hiện quy trình của các đơn vị thuộc quyền; thực hiện khen thưởng, kỷ luật kịp thời các tập thể, cá nhân thực hiện tốt hoặc có các sai phạm trong việc thực hiện quy trình.

Trong quá trình tổ chức, triển khai thực hiện nếu có vướng mắc, các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, Cục Thuế các tỉnh, thành phố, phản ánh, báo cáo kịp thời về Tổng cục Thuế (qua Vụ Kiểm tra nội bộ), để Tổng cục Thuế xem xét và cho ý kiến xử lý./.