|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH NINH BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 14/2023/QĐ-UBND
|
Ninh Bình, ngày 17 tháng 3 năm 2023
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG
THÔNG TIN PHỤC VỤ HỌP VÀ XỬ LÝ CÔNG VIỆC TỈNH NINH BÌNH (ECABINET)
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung
một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung
một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm
2020;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật An toàn thông
tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg
ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn
bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Chánh Văn
phòng UBND tỉnh tại Tờ trình số 17/TTr- VPUBND ngày 28 tháng 02 năm 2023.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống
thông tin phục vụ họp và xử lý công việc tỉnh Ninh Bình (eCabinet).
Điều 2. Hiệu
lực thi hành
Quyết định này có hiệu lực kể từ
ngày 01 tháng 4 năm 2023.
Điều 3. Tổ
chức thực hiện
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Thủ trưởng các cơ quan Trung ương trên địa
bàn tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ chức, đơn vị,
cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL-Bộ Tư pháp;
- Vụ Pháp chế - Bộ Thông tin và Truyền thông;
- TTTU;
- TTHĐND tỉnh;
- UBND tỉnh;
- Uỷ ban Mặt trận tổ quốc tỉnh;
- Đoàn ĐBQH tỉnh;
- Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh;
- Công báo Ninh Bình;
- Cổng TTĐT tỉnh;
- Lưu: VT, VP6, THCB.
HP_VP6_01.QĐ
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Tống Quang Thìn
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ HỌP
VÀ XỬ LÝ CÔNG VIỆC TỈNH NINH BÌNH (ECABINET)
(Kèm theo Quyết định số: 14/2023/QĐ-UBND ngày 17/3/2023 của Ủy ban nhân dân
tỉnh Ninh Bình)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về nguyên tắc,
quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc
tỉnh Ninh Bình (gọi tắt là Hệ thống eCabinet).
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Quy chế này áp dụng cho các
sở, ban, ngành; UBND cấp huyện và các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh;
đơn vị trực thuộc các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Bình (sau đây gọi
chung là cơ quan, đơn vị) có sử dụng Hệ thống eCabinet do Văn phòng UBND tỉnh
quản lý.
2. Cán bộ, công chức, viên chức,
người lao động tham gia quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng Hệ thống
eCabinet tại các cơ quan, đơn vị tại khoản 1 Điều này.
3. Khuyến khích các tổ chức, cá
nhân không thuộc khoản 1 Điều này khai thác, sử dụng Hệ thống eCabinet áp dụng
các quy định tại Quy chế này.
Điều 3.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, những từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống eCabinet là Hệ thống
thông tin hỗ trợ công tác tổ chức họp, cung cấp thông tin, tài liệu đến các cơ
quan, đơn vị dự họp nhanh chóng, tiết kiệm, tiện lợi và dễ dàng.
2. Hệ thống hoạt động trên ứng
dụng web tại địa chỉ https://ecabinet.ninhbinh.gov.vn và ứng dụng trên thiết bị
di động thông minh với tên gọi: “Ninh Bình eCabinet” (người dùng có thể tải và
cài đặt ứng dụng dành cho thiết bị di động trên App Store đối với hệ điều hành
iOS và trên CH Play đối với hệ điều hành Android).
3. Hệ thống thư điện tử công vụ
tỉnh Ninh Bình là hệ thống thông tin dùng chung cơ bản của tỉnh Ninh Bình; cho
phép cơ quan, đơn vị, cá nhân gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử thông
qua mạng Internet.
Điều 4.
Nguyên tắc quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống eCabinet
1. Hệ thống eCabinet được xây dựng,
triển khai và quản lý tập trung, thống nhất trên địa bàn tỉnh; tuân thủ quy định
của pháp luật về ứng dụng công nghệ thông tin, văn thư, lưu trữ, an toàn, an
ninh thông tin và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
2. Hệ thống hoạt động đảm bảo
liên tục, thông suốt, ổn định 24 giờ/ngày và 07 ngày/tuần để phục vụ tốt cho hoạt
động của các cơ quan, đơn vị.
3. Cán bộ quản trị; công chức,
viên chức các cơ quan, đơn vị sử dụng Tài khoản Thư điện tử công vụ của tỉnh để
đăng nhập vào Hệ thống eCabinet thông qua Hệ thống xác thực tập trung tỉnh Ninh
Bình; tài khoản được Văn phòng UBND tỉnh phân quyền chức năng sử dụng, phân quyền
khai thác dữ liệu theo quy định.
4. Thông tin nhận vào Hệ thống
sử dụng phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam
TCVN 6909:2001. Các văn bản dùng hệ phông chữ “không phù hợp với bộ mã”
Unicode, phải được chuyển đổi sang định dạng phông chữ “phù hợp với bộ mã”
Unicode TCVN 6909:2001 trước khi tải lên Hệ thống.
5. Tư liệu, tài liệu hội nghị
cuộc họp do cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp được lưu trữ và được thống nhất quản
lý, cung cấp cho các cơ quan, đơn vị khác khai thác khi có nhu cầu (trừ tài liệu
có nội dung thuộc bí mật nhà nước).
Chương II
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ
KHAI THÁC HỆ THỐNG ECABINET
Điều 5. Các
chức năng của Hệ thống eCabinet
1. Chức năng hỗ trợ phục vụ
phiên họp
a) Chức năng quản lý phiên họp
Hệ thống eCabinet cho phép tạo
mới phiên họp; quản lý thành phần, nội dung chương trình phiên họp; đăng ký
phát biểu, thảo luận, tham gia ý kiến, chỉnh sửa dự thảo văn bản; xác nhận tham
gia cuộc họp; điểm danh đại biểu; lấy ý kiến biểu quyết (có xác thực chữ ký số)
của đại biểu. Đại biểu vắng mặt tại phiên họp có thể tham gia ý kiến và biểu
quyết điện tử thông qua thiết bị di động.
b) Trao đổi thông tin và hỗ trợ
Hệ thống cho phép hỗ trợ tương
tác, trao đổi thông tin giữa các thành viên tham dự họp trong khi diễn ra phiên
họp (chủ tọa cuộc họp với các đại biểu dự họp; giữa các đại biểu với nhau; giữa
chủ tọa, các đại biểu dự họp với bộ phận chuyên môn, thư ký cuộc họp).
c) Chức năng cập nhật, quản lý,
lưu trữ hồ sơ, tài liệu phiên họp.
2. Chức năng hỗ trợ xử lý công
việc
a) Chức năng quản lý việc lấy ý
kiến
Hệ thống cho phép gửi văn bản,
phiếu xin ý kiến tới cơ quan, đơn vị, cá nhân kèm theo toàn bộ hồ sơ liên quan
được điện tử hóa (trừ nội dung bí mật nhà nước).
Cho phép người dùng thực hiện
cho ý kiến trên Hệ thống eCabinet đối với các nội dung xin ý kiến (bao gồm sửa
trực tiếp dự thảo văn bản); thực hiện biểu quyết điện tử (có xác thực chữ ký số)
về các nội dung xin ý kiến.
Trong cuộc họp, đại biểu vắng mặt
có thể tham gia ý kiến và biểu quyết điện tử thông qua thiết bị di động.
b) Trao đổi thông tin và hỗ trợ:
cho phép người dùng trao đổi thông tin và yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật trong khi
tham dự cuộc họp trên Hệ thống eCabinet.
3. Thông tin cảnh báo, nhắc việc
a) Nhắn tin điện thoại SMS, gửi
email thông báo đến các thành phần dự họp và các chủ thể khác tham gia quản lý
phiên họp khi nhận được giấy mời, văn bản, tài liệu điện tử hoặc khi được đề
nghị, yêu cầu từ hệ thống.
b) Hệ thống tự động cảnh báo,
nhắc quá hạn (hiển thị màu, gửi email hoặc SMS) cho lãnh đạo và bộ phận tham
mưu, giúp việc khi có nội dung quá hạn cho ý kiến.
4. Kết nối, liên thông với các
hệ thống thông tin
Cho phép kết nối, liên thông với
các hệ thống thông tin khác phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, lãnh đạo
UBND tỉnh.
5. Tra cứu, tìm kiếm, báo cáo
thống kê
Tìm kiếm thông minh, hỗ trợ tìm
kiếm toàn văn và theo nhiều tiêu chí. Thống kê, báo cáo chủ động, linh hoạt,
đáp ứng yêu cầu công tác quản lý.
6. Quản lý người dùng
a) Người dùng hệ thống là các đối
tượng tham gia quản trị, vận hành và sử dụng Hệ thống eCabinet được quy định tại
Điều 2 Quy chế này.
b) Khởi tạo và phân quyền người
dùng: Hệ thống cho phép phân quyền chức năng, vai trò rõ ràng cho từng nhóm người
dùng. Quản lý việc đăng nhập, truy cập vào hệ thống. Có cơ chế bảo mật, xác thực
truy cập đa nhân tố.
7. Quản trị, vận hành Hệ thống
eCabinet
Văn phòng UBND tỉnh (trực tiếp
là Trung tâm Tin học - Công báo) thực hiện quyền quản trị, vận hành Hệ thống
eCabinet.
Điều 6.
Nguyên tắc hoạt động của Hệ thống eCabinet
1. Trước cuộc họp
a) Đăng ký cuộc họp: Cán bộ,
công chức, viên chức chịu trách nhiệm tham mưu tổ chức cuộc họp, được cán bộ quản
trị phân quyền thực hiện tạo cuộc họp đăng ký cuộc họp trình lãnh đạo phê duyệt
(sau đây gọi là thư ký cuộc họp), gồm các thông tin: nội dung, thời gian, địa
điểm (phòng họp), người chủ trì, lãnh đạo phê duyệt tài liệu, cán bộ chuẩn bị
tài liệu; đơn vị chuẩn bị tài liệu; hình thức họp; thành phần tham dự; cán bộ hỗ
trợ; tài liệu họp kèm theo (thiết lập chế độ tài liệu mật và lựa chọn đối tượng
cho phép truy cập tài liệu nếu cần).
b) Phê duyệt cuộc họp: Hệ thống
eCabinet hiển thị danh sách các cuộc họp đã đăng ký chờ phê duyệt; cho phép cán
bộ, công chức, viên chức được phân quyền phê duyệt cuộc họp tiến hành xem xét nội
dung (có thể bổ sung nội dung họp, tài liệu cuộc họp, danh sách cán bộ, công chức,
viên chức tham gia trước khi phê duyệt thông tin lịch họp) và tiến hành phê duyệt
hoặc từ chối phê duyệt.
c) Hệ thống eCabinet cho phép
người chủ trì hoặc thư ký cuộc họp nhắn tin thông báo lịch họp qua điện thoại
di động, ứng dụng trên thiết bị di động; hủy duyệt hoặc hủy họp.
d) Hệ thống eCabinet cho phép
hiển thị lịch họp gần nhất; danh sách các cuộc họp được mời tham dự, lịch cá
nhân; mặc định hiển thị danh sách cuộc họp trong tuần hiện thời theo danh sách
ngày, tháng và thời gian bắt đầu cuộc họp theo thứ tự tăng dần.
đ) Hệ thống eCabinet cho phép
cán bộ, công chức, viên chức đăng ký tham dự cuộc họp; thực hiện việc ủy quyền
cho cán bộ khác trong cơ quan dự họp thay trong trường hợp không tham dự được;
xác nhận tham dự hoặc báo vắng (nêu lý do vắng).
2. Trong cuộc họp
Hệ thống eCabinet cho phép hiển
thị danh sách các cuộc họp được mời tham dự đang diễn ra; mặc định hiển thị
danh sách cuộc họp trong tuần hiện thời theo danh sách ngày, tháng và thời gian
bắt đầu cuộc họp theo thứ tự tăng dần, với các tính năng chủ yếu:
a) Cho phép người chủ trì hoặc
thư ký: Điều hành cuộc họp (bắt đầu và kết thúc cuộc họp; điểm danh thành phần
tham dự; bổ sung tài liệu; tạo nội dung biểu quyết các vấn đề cần xin ý kiến;
điều hành thảo luận và kết luận cuộc họp); tổng hợp ý kiến đại biểu tham dự
(cho phép thư ký cuộc họp sử dụng tính năng chuyển đổi giọng nói sang văn bản để
thu nhận ý kiến phát biểu của đại biểu đưa vào danh sách ý kiến trong cuộc họp).
b) Cho phép đại biểu dự cuộc họp:
Ghi chú thông tin diễn biến cuộc họp; đóng góp ý kiến trực tiếp nội dung cuộc họp
hoặc tài liệu kèm theo; tham gia biểu quyết; cập nhật bổ sung tài liệu cuộc họp;
tải về, lưu trữ hoặc chia sẻ tài liệu họp; ghi chú cá nhân.
3. Kết thúc cuộc họp
Hệ thống eCabinet cho phép người
dùng tham gia cuộc họp tra cứu danh sách, thông tin các cuộc họp đã kết thúc
(truy xuất lại thông tin, tài liệu, ghi chú cá nhân và ý kiến phát biểu của đại
biểu trong quá trình diễn ra cuộc họp; kết luận cuộc họp của người chủ trì).
Điều 7. Sử
dụng Hệ thống eCabinet
1. Hệ thống eCabinet được sử dụng
để tổ chức hội nghị với hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến. Hệ thống cho phép
thông báo thông tin, cung cấp tài liệu cuộc họp đến các cơ quan, đơn vị được mời
họp thay cho tài liệu bằng giấy.
2. Cán bộ, công chức, viên chức
được phân công đăng ký lịch họp phải nhập đầy đủ các thông tin cuộc họp quy định
tại điểm a, khoản 1, Điều 6 Quy chế này.
3. Lãnh đạo phê duyệt cuộc họp
chậm nhất 03 ngày đối với các cuộc họp thường kỳ và tối thiểu trước 01 giờ đối
với các cuộc họp bất thường để thông báo thông tin, cung cấp tài liệu cuộc họp
cho đại biểu tham dự.
4. Đại biểu xác nhận tham dự họp
(uỷ quyền dự họp thay) hoặc xác nhận từ chối tham gia dự họp trước thời gian diễn
ra cuộc họp 01 ngày đối với cuộc họp thường kỳ và ngay sau khi nhận thông báo họp
đối với cuộc họp bất thường.
5. Diễn biến cuộc họp: Các ý kiến
phát biểu, thảo luận, góp ý của đại biểu và kết luận của Chủ tọa cuộc họp được
chuyển thành văn bản và lưu theo nội dung cuộc họp.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 8.
Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh
1. Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan, đơn vị tổ chức triển khai ứng dụng Hệ thống eCabinet; tập huấn, chuyển
giao quyền quản trị hệ thống phù hợp cho các cơ quan, đơn vị.
2. Tạo lập, cấu hình tài khoản
quản trị cho các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống eCabinet.
3. Tổ chức theo dõi, đôn đốc
các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống eCabinet; tổng hợp, báo cáo kịp thời cho
UBND tỉnh, lãnh đạo UBND tỉnh trong công tác chỉ đạo, điều hành.
4. Tiếp nhận các góp ý, đề xuất,
có kế hoạch khắc phục, cải tiến, nâng cấp Hệ thống eCabinet đảm bảo hiệu quả,
phù hợp với tình hình thực tế; quản trị kỹ thuật và cơ sở dữ liệu của Hệ thống
eCabinet, đảm bảo hạ tầng, biện pháp kỹ thuật để vận hành hệ thống hoạt động ổn
định, liên tục thông suốt và lưu trữ thông tin liên quan.
5. Chủ trì lập dự toán, đề nghị
cấp có thẩm quyền cấp kinh phí hàng năm để duy trì, vận hành Hệ thống eCabinet.
Điều 9.
Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Phối hợp với Văn phòng UBND
tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai, hướng dẫn, đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.
2. Phối hợp với Văn phòng UBND
tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu trình UBND tỉnh giải pháp bảo
đảm năng lực hạ tầng kỹ thuật, công nghệ và an toàn thông tin cho Hệ thống hoạt
động hiệu quả.
3. Phối hợp với Văn phòng UBND
tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổng hợp khó khăn, vướng mắc; tổ chức
đánh giá tình hình thực hiện Quy chế để kịp thời tham mưu cho UBND tỉnh sửa đổi,
bổ sung cho phù hợp với thực tế và đảm bảo việc quản lý, vận hành, khai thác sử
dụng hệ thống hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.
Điều 10.
Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân sử dụng Hệ thống
1. Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị
sử dụng Hệ thống eCabinet có trách nhiệm:
a) Nghiêm túc tham gia họp và sử
dụng tài liệu phục vụ cuộc họp thông qua Hệ thống eCabinet.
b) Bảo mật tài khoản, thường
xuyên theo dõi thông tin cuộc họp trên Hệ thống eCabinet và thông báo nội dung
cuộc họp qua Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh Ninh Bình.
c) Chịu trách nhiệm với cơ quan
quản lý cấp trên về tình hình quản lý và sử dụng Hệ thống eCabinet tại cơ quan,
đơn vị mình.
d) Phân công công chức, viên chức
quản trị hệ thống của đơn vị cập nhật đầy đủ thông tin lãnh đạo, đơn vị vào Hệ
thống eCabinet kịp thời khi có thay đổi.
2. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức,
viên chức được phân công quản lý, khai thác Hệ thống eCabinet
a) Đăng ký lịch họp: Thực hiện
đảm bảo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 6 Quy chế này.
b) Thư ký cuộc họp: Giúp Chủ tọa
cuộc họp triển khai thực hiện các nội dung tại điểm b, c khoản 1, điểm a khoản
2, Điều 6 Quy chế này.
3. Đơn vị được phân công chuẩn
bị tài liệu cuộc họp phải chủ động gửi tài liệu cho đơn vị chủ trì cuộc họp dưới
dạng tệp điện tử theo quy định để kịp thời cập nhật lên Hệ thống eCabinet. Thời
gian gửi tài liệu trước thời gian diễn ra cuộc họp chậm nhất 03 ngày đối với cuộc
họp thường kỳ và 01 giờ đối với cuộc họp bất thường.
4. Cán bộ, công chức, viên chức
tham gia khai thác, sử dụng hệ thống chịu trách nhiệm bảo vệ tài khoản đăng nhập,
bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, tránh trường hợp bị lộ lọt, đánh cắp, chiếm
quyền truy cập vào Hệ thống; chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin mà tổ
chức, cá nhân cung cấp trên Hệ thống eCabinet.
Điều 11.
Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị.
1. Các cơ quan, đơn vị có liên
quan có trách nhiệm triển khai thực hiện Quy chế này; bảo đảm điều kiện về hạ tầng
công nghệ thông tin triển khai hiệu quả ứng dụng Hệ thống eCabinet; đảm bảo hệ
thống vận hành được thông suốt, an toàn, phù hợp với quy định của pháp luật về ứng
dụng công nghệ thông tin.
2. Định kỳ hằng quý (ngày 20
tháng cuối cùng của quý) báo cáo kết quả triển khai thực hiện việc quản lý, vận
hành và khai thác Hệ thống eCabinet tại cơ quan, đơn vị mình về UBND tỉnh (qua
Văn phòng UBND tỉnh).
Điều 12. Sửa
đổi, bổ sung Quy chế
Trong quá trình triển khai thực
hiện Quy chế, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc vượt thẩm quyền, đề nghị các
cơ quan, đơn vị phản ánh về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh
sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
