Quyết định 1321/QĐ-UBND năm 2016 Quy định về tạo lập và cập nhật văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trong hệ thống thông tin dùng chung tỉnh Khánh Hòa

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ TẠO LẬP VÀ CẬP NHẬT VĂN BẢN, TÀI LIỆU, HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRONG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN DÙNG CHUNG TỈNH KHÁNH HÒA

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật cơ yếu số 05/2011/QH13 ngày 26/11/2011;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005; Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Căn cứ Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội;

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 529/TTr-STTTT ngày 10/5/2016,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này, Quy định về tạo lập và cập nhật văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trong các hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh Khánh Hòa.

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan và cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên các cơ quan nhà nước của tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này kể từ ngày ký./.

QUY ĐỊNH

VỀ TẠO LẬP VÀ CẬP NHẬT VĂN BẢN, TÀI LIỆU, HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRONG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN DÙNG CHUNG TỈNH KHÁNH HÒA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1321/QĐ-UBND ngày 17/5/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy định này quy định về tạo lập và cập nhật văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trong các hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh Khánh Hòa.

2. Các văn bản mật, thông tin mật không thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa tham gia khai thác và sử dụng các hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh.

2. Cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên đang làm việc trong các cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa có sử dụng các hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh.

Điều 3. Mục đích ban hành quy định

1. Thống nhất việc tạo lập và cập nhật văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử để phục vụ trao đổi, xử lý, lưu trữ trong các hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh, tạo thuận lợi cho các cơ quan nhà nước trong việc quản lý, sử dụng văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trên môi trường mạng.

2. Tiết kiệm thời gian, giảm thao tác xử lý; đồng thời giảm chi phí đầu tư hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin phục vụ lưu trữ cơ sở dữ liệu.

Chương lI

TẠO LẬP VÀ CẬP NHẬT VĂN BẢN, TÀI LIỆU, HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRONG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN DÙNG CHUNG

Điều 4. Tạo lập văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử

1. Tạo lập văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử từ văn bản giấy bằng máy quét

a) Loại văn bản, tài liệu, hồ sơ được số hóa: Văn bản, tài liệu, hồ sơ, hình ảnh có định dạng khổ giấy A4 hoặc kích thước không lớn hơn khổ giấy A4.

b) Chế độ quét văn bản, tài liệu, hồ sơ

- Chế độ quét khuyến nghị: Trắng/đen.

- Chế độ quét tối đa: Chế độ màu 16-bit và dung lượng tập tin sau khi số hóa không vượt quá dung lượng quy định tại Điểm e và Điểm g Khoản này.

c) Chế độ phân giải máy quét khi thực hiện số hóa

- Chế độ phân giải máy quét khuyến nghị: 300 dpi (dot per inch).

- Chế độ phân giải máy quét tối đa: 600 dpi (dot per inch) và dung lượng tập tin sau khi số hóa không vượt quá dung lượng quy định tại Điểm e và Điểm g Khoản này.

d) Khổ giấy văn bản, tài liệu, hồ sơ sau khi số hóa (tính cho 01 trang văn bản)

- Văn bản, tài liệu, hồ sơ: Tương đương khổ giấy văn bản gốc.

- Hình ảnh: Tối đa bằng kích thước ảnh khổ giấy A4 (quy đổi bằng 800 pixel x 1150 pixel).

đ) Định dạng văn bản, tài liệu, hồ sơ sau khi số hóa

- Văn bản, tài liệu, hồ sơ: pdf.

- Hình ảnh: Áp dụng các định dạng hình ảnh tại Mục 3.7 thuộc Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước ban hành kèm theo Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23/12/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông.

e) Dung lượng tối đa cho 01 trang văn bản A4 sau khi số hóa

- Dung lượng khuyến nghị: 50 KB (kilobyte).

- Dung lượng tối đa: 100 KB.

g) Dung lượng tối đa cho 01 tập tin văn bản sau khi số hóa

- Dung lượng khuyến nghị: 01 MB (= 1024 KB).

- Dung lượng tối đa: 02 MB (= 2048 KB).

h) Đối với các văn bản, tài liệu, hồ sơ có tổng số trang lớn hơn 20 trang, cơ quan cân nhắc việc thực hiện số hóa văn bản, tài liệu, hồ sơ.

- Nếu số hóa phải thực hiện cắt thành nhiều tệp tin, số lượng và dung lượng các tệp tin quy định tại Khoản 4 Điều này.

- Nếu không số hóa, cơ quan thực hiện gửi/nhận nội dung văn bản, tài liệu, hồ sơ qua hệ thống Thư điện tử công vụ hoặc gửi/nhận theo văn bản giấy.

i) Các tài liệu chuyên ngành đặc thù có khổ giấy không phù hợp với khổ máy quét thì không thực hiện quét các loại văn bản này và việc gửi/ nhận được thực hiện theo văn bản giấy.

2. Tạo lập văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử có sẵn

Văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử có sẵn, khi đưa vào sử dụng trên các hệ thống thông tin dùng chung phải tuân thủ các quy định sau:

a) Định dạng văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử

- Văn bản, tài liệu, hồ sơ: Áp dụng các định dạng văn bản, bảng tính, trình diễn theo quy định tại Mục 3.4, 3.5, 3.6 thuộc Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước ban hành kèm theo Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23/12/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông.

- Hình ảnh: Áp dụng các định dạng hình ảnh tại Mục 3.7 thuộc Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước ban hành kèm theo Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23/12/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông.

- Tập tin nén: Áp dụng các định dạng tập tin nén tại Mục 3.15 thuộc Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước ban hành kèm theo Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23/12/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông.

b) Dung lượng tối đa cho mỗi tập tin văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử có sẵn phải tuân thủ quy định về dung lượng tối đa của mỗi tập tin văn bản quy định tại Điểm g Khoản 1 Điều này.

3. Tạo lập văn bản điện tử khi có tích hợp chữ ký số chuyên dùng

a) Thông tin hiển thị trên văn bản điện tử có sử dụng chữ ký số, bao gồm: Hình ảnh đại diện, tên chứng thư số (tên cá nhân hoặc tên tổ chức), địa chỉ thư điện tử, tên cơ quan (là tên cơ quan của cá nhân công tác hoặc tên cơ quan quản lý trực tiếp của tổ chức được cấp chứng thư số), thời gian ký số.

b) Sử dụng hình ảnh đại diện của chữ ký số

- Các tổ chức sử dụng bản chụp mẫu con dấu của tổ chức mình (không kèm theo chữ ký lãnh đạo) để làm hình ảnh đại diện cho chữ ký số tổ chức.

- Cá nhân sử dụng bản chụp chữ ký tay của mình (không kèm theo con dấu cơ quan) để làm hình ảnh đại diện cho chữ ký số cá nhân.

- Trường hợp sử dụng chứng thư số của tổ chức để thực hiện chức năng đóng dấu trên văn bản đến, các cơ quan sử dụng bản chụp mẫu dấu văn bản đến để làm hình ảnh đại diện.

c) Yêu cầu đối với hình ảnh đại diện của chữ ký số

- Định dạng hình ảnh: jpg, jpeg.

- Kích thước hình ảnh:

+ Kích thước khuyến nghị: 100 pixel x 100 pixel.

+ Kích thước tối đa: 200 pixel x 200 pixel.

- Dung lượng hình ảnh:

+ Dung lượng khuyến nghị: 10 KB.

+ Dung lượng tối đa: 20 KB.

d) Văn bản điện tử khi tích hợp chữ ký số phải tuân thủ quy định về dung lượng tối đa của mỗi tập tin văn bản quy định tại Điểm g, Khoản 1 Điều này.

đ) Vị trí đặt chữ ký số trong văn bản điện tử:

- Chữ ký số cá nhân: Đặt tại vị trí mà tên thuê bao có trách nhiệm ký.

- Chữ ký số tổ chức: Đặt tại vị trí góc trái trên cơ quan ban hành văn bản.

4. Trường hợp cần đính kèm nhiều tập tin lên các hệ thống thông tin dùng chung, người sử dụng phải thực hiện các công cụ để nén các tập tin, đảm bảo mỗi lần đính kèm không quá 03 tập tin. Định dạng tập tin nén và dung lượng tối đa mỗi tập tin nén thực hiện theo quy định tại Điểm a Khoản 2 và Điểm g Khoản 1 Điều này.

Điều 5. Văn bản điện tử trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành

1. Văn bản điện tử áp dụng trong hệ thống được tạo lập đúng theo quy định tại Điều 4 Quy định này.

2. Đối với văn bản gửi hoàn toàn trên môi trường mạng (quy định tại Điều 5 Quyết định số 20/2014/QĐ-UBND ngày 15/9/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh), tại mục “Nơi nhận”, sau tên cơ quan, địa phương, phải ghi bổ sung cụm từ “Văn bản điện tử”.

3. Đối với văn bản trao đổi qua môi trường mạng, đồng thời gửi kèm văn bản giấy (quy định tại Điều 6 Quyết định số 20/2014/QĐ-UBND ngày 15/9/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh), cơ quan nhận văn bản thực hiện:

a) Xác nhận tính hợp lệ của văn bản điện tử, thực hiện vào sổ văn bản và chuyển xử lý, không chờ văn bản giấy.

b) Khi văn bản giấy đến, thực hiện kiểm tra, xác nhận sự tồn tại bản điện tử của văn bản này trong hệ thống, sau đó chuyển văn bản giấy cho phòng chuyên môn lưu trữ.

Điều 6. Văn bản điện tử trong hệ thống thư điện tử công vụ

1. Văn bản điện tử áp dụng trong hệ thống được tạo lập đúng theo quy định tại Điều 4 Quy định này.

2. Văn bản điện tử gửi/nhận trên hệ thống thư điện tử công vụ được xử lý như Khoản 2 và 3, Điều 5 Quy định này.

3. Các tài liệu, nội dung khác mang tính chất trao đổi công việc thực hiện theo quy định tại Quyết định số 1480/QĐ-UBND ngày 18/6/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh và theo các văn bản hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.

4. Trình bày nội dung thư điện tử gửi đi phải đảm bảo tối thiểu 03 trường thông tin là “Địa chỉ người nhận”, “Tiêu đề” và “Nội dung thư” để hệ thống xác nhận tính hợp lệ của thư cần gửi và thực hiện chuyển đến địa chỉ người nhận.

5. Khắc phục tình trạng hộp thư điện tử công vụ bị quá tải về dung lượng:

a) Thực hiện xóa toàn bộ thư rác và các thư có nội dung không quan trọng.

b) Lưu trữ nội dung thư điện tử quan trọng trên các thiết bị lưu trữ và thực hiện xóa các thư này.

6. Khuyến nghị sử dụng các trình duyệt Internet Explorer, Firefox,... hoăc các phần mềm duyệt thư điện tử trên máy tính cá nhân như Outlook, ThunderBird,... để quản lý và khai thác sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ, không sử dụng trình duyệt Google Chrome để gửi các thư có tập tin đính kèm.

Điều 7. Văn bản, hồ sơ điện tử trong hệ thống Một cửa điện tử

1. Hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, công dân trong hệ thống Một cửa điện tử được tạo lập đúng theo quy định tại Khoản 1,2,3 Điều 4 Quy định này.

2. Trường hợp đối với mỗi loại giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ có số trang lớn hơn 20, cơ quan tiếp nhận hồ sơ cân nhắc việc thực hiện số hóa hồ sơ, tập tin sau khi số hóa phải đảm bảo dung lượng nhỏ hơn 5 MB.

3. Trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính, bước nào phát sinh văn bản, hồ sơ điện tử thì thực hiện cập nhật văn bản, hồ sơ điện tử đó vào quy trình xử lý.

Điều 8. Các văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử đăng tải lên các hệ thống thông tin dùng chung khác như: Trang thông tin điện tử, hệ thống quản lý cán bộ, công chức, viên chức,... phải được tạo lập đúng theo quy định tại Điều 4 Quy định này.

Điều 9. Tất cả các văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử được gửi/nhận qua các hệ thống thông tin dùng chung giữa các cơ quan nhà nước bắt buộc phải được chứng thực chữ ký số.

Chương IV

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

Điều 10. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các đơn vị liên quan

1. Tổ chức phổ biến và triển khai áp dụng Quy định này tại cơ quan của mình và các đơn vị trực thuộc.

2. Đảm bảo điều kiện về trang thiết bị công nghệ thông tin để phục vụ cho việc tạo lập và cập nhật văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử theo đúng Quy định này.

3. Định kỳ tổ chức tập huấn, hướng dẫn việc tạo lập và cập nhật văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử cho các cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan, đảm bảo việc tiếp cận và thực hiện đầy đủ các quy định khi tác nghiệp trên các hệ thống thông tin dùng chung.

4. Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đôn đốc và nhắc nhở việc thực hiện đúng Quy định này tại cơ quan và đơn vị trực thuộc; kịp thời phản ánh và phối hợp với Sở Thông tin và truyền thông để xử lý những khó khăn, vướng mắc trong quá trình áp dụng thực tế, đảm bảo Quy định này được triển khai thống nhất và đồng bộ.

Điều 11. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, địa phương tổ chức hướng dẫn triển khai thực hiện Quy định này.

2. Đảm bảo duy trì đường dây nóng để hỗ trợ kịp thời việc tạo lập và cập nhật văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử.

3. Tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn nâng cao kỹ năng tạo tập, cập nhật và quản lý sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

4. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc triển khai áp dụng Quy định này của các cơ quan, địa phương; định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình thực hiện Quy định này.

5. Đảm bảo các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, công tác quản lý vận hành các hệ thống thông tin dùng chung nhằm duy trì hoạt động của các hệ thống được liên tục, thông suốt và hiệu quả.

Điều 12. Sở Nội vụ

1. Hướng dẫn việc lưu trữ, giao nộp và bảo quản văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử nhằm tạo thuận lợi cho các cơ quan tiếp nhận, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử.

2. Phối hợp thực hiện kiểm tra, đánh giá việc triển khai áp dụng Quy định này của các cơ quan, địa phương; kết hợp việc đánh giá mức độ thực hiện Quyết định này với công tác thi đua, khen thưởng, xếp hạng cải cách hành chính của các cơ quan, địa phương.

Điều 13. Sở Tài chính

1. Thẩm định nội dung kinh phí đảm bảo việc nâng cấp và duy trì hoạt động ổn định hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin trong các hệ thống thông tin dùng chung do Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng trước khi trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

2. Phối hợp với các sở, ngành, địa phương thẩm định và tham mưu bố trí kịp thời ngân sách nhà nước để đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ triển khai Quy định này.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện theo đúng Quy định này.

Điều 15. Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, địa phương gửi văn bản về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, thay thế cho phù hợp./.