|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH TRÀ VINH
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
1256/QĐ-UBND
|
Trà Vinh, ngày
08 tháng 8 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH
TRÀ VINH.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng
11 năm 2004;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng
6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10
tháng 4 năm 2007 của Chính phủ Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03
tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống
thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và
Truyền thông tại Tờ trình số 69/ TTr-STTTT ngày 15/02/2011,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm
theo Quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tỉnh Trà Vinh.
Điều 2. Quyết định này
có hiệu lực kể từ ngày ký và bãi bỏ Quyết định số 396/QĐ-CTT ngày 21 tháng 3
năm 2005 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc Quy định về sử dụng hệ thống
thư điện tử thuộc Đề án 112 trên địa bàn tỉnh Trà Vinh.
Điều 3. Chánh văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, cơ quan ngang Sở thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh;
Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và cá nhân có liên quan căn cứ
Quyết định thi hành./.
|
Nơi nhận:
- CT, các PCT. UBND tỉnh;
- Như Điều 3;
- Chánh VP, các PCVP.UBND tỉnh;
- Các Phòng, Ban, TT thuộc VP.UBND tỉnh;
- Lưu: VT.
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Phong
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH TRÀ VINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1256 /QĐ-UBND ngày 08 /8/2011 của UBND tỉnh
Trà Vinh)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Đối tượng và phạm
vi áp dụng
Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan nhà
nước, cán bộ, công chức, viên chức sử dụng hệ thống thư điện tử phục vụ mục
đích công tác và giao dịch hành chính.
Điều 2. Vai trò, mục đích
hệ thống thư điện tử tỉnh Trà Vinh
Hệ thống thư điện tử tỉnh Trà Vinh là một thành
phần trong hệ thống thông tin của Ủy ban nhân dân tỉnh được xây dựng theo Đề án
Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước tỉnh Trà Vinh giai đoạn 2001 - 2005 nhằm
mục đích cung cấp, trao đổi thông tin chính thức giữa các cơ quan nhà nước, cán
bộ, công chức, viên chức trong tỉnh, góp phần cải cách hành chính, giảm văn bản,
giấy tờ, tiết kiệm, tăng hiệu quả trong hoạt động quản lý hành chính trong các
cơ quan nhà nước.
Điều 3. Đơn vị đầu mối
Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu mối,
chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh;
Trung tâm Quản lý Cổng thông tin điện tử tỉnh thuộc Sở Thông tin và Truyền
thông trực tiếp vận hành hệ thống.
Chương II
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH TRÀ VINH
Điều 4. Tổ chức hệ thống thư
điện tử
Hệ thống thư điện tử được thiết lập, vận hành tại
Trung tâm Quản lý Cổng thông tin điện tử tỉnh, sử dụng hạ tầng kỹ thuật công nghệ
thông tin của tỉnh Trà Vinh, cung cấp khả năng truy cập sử dụng qua môi trường
Internet và mạng truyền số liệu chuyên dùng của tỉnh. Hệ thống thư điện tử tỉnh
Trà Vinh có địa chỉ tên miền duy nhất là: mail.travinh.gov.vn, các địa chỉ hộp
thư điện tử có dạng: xxxx@travinh.gov.vn hoặc xxx.xxx@travinh.gov.vn được chia
thành 2 loại:
1. Hộp thư điện tử dành cho cơ quan, tổ chức được
đặt tên theo quy định:
a) Các cơ quan nhà nước cấp tỉnh sử dụng từ viết
tắt tên cơ quan để đặt tên. Ví dụ: Hộp thư điện tử Sở thông tin và Truyền thông
là stttt@travinh.gov.vn.
b) Tên hộp thư của Ủy ban nhân dân thành phố
đặt tên theo dạng: <tp + tên địa phương>. Ví dụ: Hộp thư điện tử
của Ủy ban nhân dân thành phố Trà Vinh là tptravinh@travinh.gov.vn.
c) Tên hộp thư của Ủy ban nhân dân thị xã
đặt tên theo dạng: <tx + tên địa phương>. Ví dụ: Hộp thư điện tử
của Ủy ban nhân dân thị xã Duyên Hải là txdh@travinh.gov.vn.
d) Tên hộp thư của Ủy ban nhân dân huyện, sử
dụng tên gọi của huyện để đặt tên. Ví dụ: Hộp thư điện tử của Ủy ban nhân dân
huyện Châu Thành là chauthanh@travinh.gov.vn.
e) Tên hộp thư của Ủy ban nhân dân xã, phường,
thị trấn, cơ quan, phòng ban (gọi tắt là đơn vị) thuộc Ủy ban nhân dân huyện,
thị xã, thành phố (gọi tắt là địa phương trực thuộc) đặt tên theo dạng:
<tên gọi đơn vị>.<tên hộp thư địa phương trực thuộc>. Ví dụ: Hộp
thư điện tử của Ủy ban nhân dân xã Long Đức, thành phố Trà Vinh là
longduc.tptravinh@travinh.gov.vn; Hộp thư điện tử của Ủy ban nhân dân xã Hòa
Thuận, huyện Châu Thành, tỉnh Trà Vinh là
hoathuan.chauthanh@travinh.gov.vn.
2. Hộp thư điện tử dành cho cá nhân được đặt tên
có dạng theo thứ tự ưu tiên lần lượt như sau:
a) Dạng 1: Sử dụng <Từ viết tắt của họ và
tên đệm + tên> để đặt tên cho hộp thư điện tử. Ví dụ: Hộp thư điện tử của
ông/bà có tên Xxxx Yyyy Zzzz là: xyzzzz@travinh.gov.vn.
b) Dạng 2: Trường hợp tên hộp thư điện tử cá
nhân bị trùng, hộp thư điện tử cá nhân được được đặt tên theo dạng: <từ viết
tắt của họ và tên đệm + tên>.< tên hộp thư cơ quan trực thuộc hoặc tên
hộp thư địa phương trực thuộc>. Ví dụ: Hộp thư điện tử cá nhân của ông/bà Xxxx
Yyyy Zzzz công tác tại Sở A trùng với hộp thư điện tử đã
được tạo trước đó thì tên hộp thư điện tử cá nhân của ông/bà Xxxx Yyyy Zzzz
là xyzzzz.a@travinh.gov.vn.
c) Các trường hợp trùng tên hộp thư điện tử khác
sẽ do Sở Thông tin và Truyền thông thay đổi trên cơ sở đề nghị của Thủ trưởng
cơ quan, đơn vị, địa phương nhằm đảm bảo tính dễ nhớ, dễ hiểu tên hộp thư điện
tử cá nhân.
Điều 5. Trách nhiệm của Sở
Thông tin và Truyền thông
1. Tổ chức triển khai thực hiện các quy định của
Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông và Ủy ban nhân dân tỉnh có liên quan đến
công tác quản lý, sử dụng, điều hành hoạt động hệ thống thư điện tử.
2. Xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, bảo
dưỡng, phát triển hệ thống thư điện tử; triển khai các giải pháp đảm bảo an
toàn và bảo mật thông tin cho hệ thống thư điện tử của tỉnh.
3. Quản trị danh bạ thư điện tử: Tạo mới, chỉnh
sửa, thu hồi hộp thư điện tử; phân quyền truy cập hộp thư điện tử; cung cấp cho
cán bộ, công chức, viên chức, các cơ quan có địa chỉ thư điện tử và mật khẩu
đăng nhập.
4. Cập nhật danh bạ thư điện tử của các cơ quan,
tổ chức và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh.
5. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập
huấn cho cán bộ, công chức, các cơ quan khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử
của tỉnh cho cán bộ, công chức, viên chức.
6. Báo cáo định kỳ, đột xuất về hoạt động hệ thống
thư điện tử trên địa bàn tỉnh.
Điều 6. Trách nhiệm của các
cơ quan sử dụng hệ thống thư điện tử
1. Trên cơ sở các qui định tại Nghị
định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ; Chỉ thị số
34/2008/CT-TTg ngày 3/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ, yêu cầu lãnh đạo các cơ
quan sử dụng hệ thống thư điện tử trong tỉnh có trách nhiệm:
a) Nhận thức đúng lợi ích của hệ thống thư điện
tử trong công việc, từng bước ứng dụng hệ thống thư điện tử và các hệ thống
thông tin khác trong quản lý, điều hành.
b) Gương mẫu trong việc ứng dụng hệ thống thư điện
tử phục vụ cho công việc.
c) Chỉ đạo các cơ quan thuộc quyền quản lý bảo đảm
các điều kiện triển khai hiệu quả hệ thống thư điện tử, bao gồm các điều kiện về
nguồn nhân lực, tài chính và phối hợp với các cơ liên quan quan nhằm cải tiến
quy trình làm việc.
2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông thiết lập địa
chỉ thư điện tử cho nhân sự mới, thay đổi thông tin hộp thư điện tử cá nhân đối
với trường hợp nhân sự thay đổi vị trí công tác, thu hồi hộp thư điện tử cá
nhân đối với trường hợp nhân sự chuyển công tác ra ngoài tỉnh hoặc nghỉ hưu…
Điều 7. Quản lý và sử dụng hộp
thư điện tử của cơ quan
1. Hộp thư điện tử của cơ quan do Thủ trưởng cơ
quan hoặc người được Thủ trưởng cơ quan giao quản lý và sử dụng phục vụ công việc
của cơ quan.
2. Cán bộ có thẩm quyền quản lý, sử dụng hộp thư
điện tử của cơ quan phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của cơ quan để hồi
đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan.
Điều 8. Quản lý và sử dụng hộp
thư điện tử cá nhân
1. Trên cơ sở các qui định tại Nghị
định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ; Chỉ thị số
34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ, cán bộ, công chức, viên
chức trong các cơ quan nhà nước có trách nhiệm:
a) Nhận thức đúng lợi ích và tận dụng tối đa hiệu
quả của hệ thống thư điện tử trong công việc.
b) Sử dụng hộp thư điện tử với địa chỉ tên miền
travinh.gov.vn nếu đã được cấp phát để trao đổi trong công việc.
c) Tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn, bảo
mật thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử, sử dụng hệ thống
thư điện tử của cơ quan và các quy định có liên quan khác của Nhà nước.
2. Trường hợp quên mật khẩu phải báo ngay cho Sở
Thông tin và Truyền thông để được thay đổi mật khẩu.
Điều 9: Các loại văn bản gửi
và nhận qua hệ thống thư điện tử
Các loại văn bản gửi và nhận qua hệ thống thư điện
tử của tỉnh phải đảm bảo phù hợp với qui định tại Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ; Chỉ thị số
34/2008/CT-TTg ngày 3/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ, cụ thể:
a) Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại
văn bản: Lịch công tác của cơ quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc,
tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến cơ quan để biết, để báo
cáo (trừ những văn bản mật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện
tử khác hỗ trợ).
b) Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử để
gửi, nhận các loại văn bản: Thư mời, công văn, báo cáo, những thông tin chỉ đạo,
điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác. Những văn bản được chuyển qua hệ thống
thư điện tử phải phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá
trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà
nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy.
c) Cơ quan được cấp hộp thư điện tử, khi phát
hành văn bản giấy gửi đến các cơ quan khác (trừ những văn bản mật theo quy định)
ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện
tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ
thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ có
thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.
d) Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu
chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode) để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống
thư điện tử.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 10. Thủ trưởng các Sở, cơ quan ngang Sở thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh
tham gia thực hiện; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành chịu trách nhiệm
tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Sở Thông tin và Truyền thông có trách
nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện, định kỳ 06 tháng báo cáo Ủy ban nhân
dân tỉnh kết quả thực hiện.
Trong quá trình tổ chức thực hiện,
nếu có những vấn đề khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn
vị và địa phương phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông
tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh
xem xét, sửa đổi, bổ sung ./.