|
BỘ NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 6902/KH-BNN-VP
|
Hà Nội, ngày 05
tháng 9 năm 2018
|
KẾ HOẠCH
KIỂM
TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2018
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của
Luật Lưu trữ; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
Thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg, ngày 7/9/2017 của
Thủ tướng Chính phủ về công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, Lưu
trữ lịch sử;
Thực hiện theo Quyết định số 484/QĐ-VP ngày
12/3/2012 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về quy chế tiếp
nhận, xử lý, quản lý văn bản của Bộ Nông nghiệp và PTNT;
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tiến hành kiểm
tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 với nội dung sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Nhằm tăng cường chức năng quản lý về công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ; đánh giá tình hình thực hiện
các quy định của pháp luật, của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
- Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan, đơn vị; đề cao vai trò, trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, đơn trong
việc chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
2. Yêu cầu
- Tài liệu, số liệu, thông tin phục vụ kiểm tra phải
đầy đủ, chính xác, trung thực, phản ánh đúng tình hình thực tế về công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị. Việc đánh giá phải khách quan, công khai, dân
chủ, kịp thời trên cơ sở quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
- Trong quá trình kiểm tra, phải kết hợp với phổ biến,
tuyên truyền, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; không làm ảnh hưởng đến
hoạt động bình thường của các cơ quan, đơn vị được kiểm tra.
III. NỘI DUNG KIỂM TRA
Kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước
và hướng dẫn của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ, tập trung vào một số nội dung
chính sau:
1. Công tác phổ biến, tuyên truyền văn bản pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ.
2. Tổ chức, nhân sự thực hiện công tác văn thư -
lưu trữ.
3. Ban hành văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn
công tác văn thư, lưu trữ.
4. Thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư.
a) Soạn thảo, ban hành văn bản;
b) Quản lý văn bản đi, đến;
c) Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ;
d) Quản lý và sử dụng con dấu;
5. Thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ
a) Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ hiện
hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ;
b) Xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
lưu trữ;
c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu
lưu trữ;
d) Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
đ) Khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ;
6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
thư - lưu trữ.
7. Bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản
tài liệu lưu trữ.
8. Bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ về văn
thư, lưu trữ.
9. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo thống kê,
báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
IV. ĐỐI TƯỢNG, THỜI GIAN, CÁCH
THỨC KIỂM TRA
1. Đối tượng kiểm tra
Tiến hành kiểm tra tại một số đơn vị đại diện cho
các khối thuộc hệ thống tổ chức của Bộ, dự kiến:
- Tổng cục Phòng chống thiên tai;
- Cục Chế biến và Phát triển thị trường nông sản;
- Trường Cao đẳng Nông Lâm Đông Bắc;
- Trường Cao đẳng Thủy sản;
- Trường Cao đẳng Cơ giới Quảng Ngãi;
- Ban Quản lý Đầu tư & Xây dựng Thủy lợi 3;
- Trung tâm Quốc gia Nước sạch và vệ sinh môi trường
nông thôn.
2. Thời gian kiểm tra
Thời gian kiểm tra được tiến hành trong khoảng từ
25/10/2018 30/11/2018. Mỗi đơn vị được kiểm tra trong 01 ngày.
Thời gian kiểm tra cụ thể tại các đơn vị sẽ được thống
nhất với đơn vị và có thông báo trước ít nhất một tuần.
3. Cách thức kiểm tra
Tổ kiểm tra sẽ làm việc trực tiếp tại đơn vị theo
trình tự:
- Đơn vị báo cáo tóm tắt và thảo luận về báo cáo của
đơn vị;
- Kiểm tra, khảo sát thực tế tại đơn vị;
- Thống nhất đánh giá chung tình hình thực hiện
công tác Văn thư lưu trữ tại đơn vị.
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Văn phòng Bộ
a) Thành lập Đoàn kiểm tra gồm:
- Đại diện Lãnh đạo Văn phòng làm Trưởng đoàn.
- Lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ và một số chuyên
viên.
b) Phòng Văn thư - Lưu trữ xây dựng đề cương báo
cáo gửi các đơn vị chuẩn bị phục vụ công tác kiểm tra. Liên hệ, phối hợp với
các đơn vị là đối tượng kiểm tra để thống nhất về nội dung, thời gian, địa điểm
kiểm tra..., đảm bảo công tác kiểm tra được thực hiện đúng yêu cầu.
d) Trên cơ sở kết quả kiểm tra, Đoàn kiểm tra có
trách nhiệm tổng hợp báo cáo Bộ kết quả kiểm tra.
đ) Phòng Kế toán bố trí kinh phí đảm bảo điều kiện
đi lại, làm việc cho Đoàn kiểm tra;
e) Đoàn xe bố trí xe ô tô theo kế hoạch của Đoàn kiểm
tra.
2. Đối với các đơn vị được kiểm tra
Căn cứ Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ
năm 2018 của Bộ, các đơn vị có trách nhiệm:
- Xây dựng báo cáo kết quả thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ của đơn vị (theo Đề cương mẫu), gửi về Văn phòng Bộ trước ngày
20/10/2018.
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liên quan (quy định về
chức năng, nhiệm vụ của tổ chức làm công tác VTLT của đơn vị/quy chế, quy định
về công tác văn thư, lưu trữ/...) gửi kèm theo báo cáo hoặc cung cấp cho Đoàn
kiểm tra khi làm việc tại đơn vị.
- Phân công người có thẩm quyền, chuẩn bị các nội
dung liên quan để làm việc với Đoàn kiểm tra.
Trong quá trình chuẩn bị và thực hiện, có khó khăn,
vướng mắc, đề nghị cơ quan, đơn vị phản ánh về Văn phòng Bộ để phối hợp giải
quyết (liên hệ đồng chí Nguyễn Hồng Tiến, Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ, điện
thoại cơ quan: 0438431897; điện thoại di động: 0912322564)./.
|
Nơi nhận:
- Bộ trưởng (để b/c);
- Thứ trưởng TT Hà Công Tuấn (để b/c);
- Chánh văn phòng (để b/c);
- Các đơn vị được kiểm tra (để t/h);
- Văn phòng Bộ (để t/h);
- Cục VTLTNN (để biết);
- Lưu: VT, VP.
|
TL. BỘ TRƯỞNG
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Lê Văn Thành
|
ĐỀ CƯƠNG
BÁO
CÁO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số 6902/KH-BNN-VP ngày 05/9/2018)
|
BỘ NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
(ĐƠN VỊ)
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/BC-
|
………, ngày
tháng năm 2018
|
BÁO CÁO
Công tác Văn thư,
Lưu trữ
(Phục vụ kiểm tra
công tác Văn thư, lưu trữ năm 2018)
I. THÔNG TIN CƠ BẢN VỀ ĐƠN VỊ
1. Tóm tắt quá trình thành lập, phát triển của
đơn vị
2. Tóm tắt chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của
đơn vị hiện nay
II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, THỰC HIỆN
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ĐƠN VỊ
1. Phổ biến, quán triệt các văn bản của Trung
ương, của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ
- Những văn bản chính về công tác văn thư, lưu trữ
đã được tiếp nhận, phổ biến trong thời gian gần đây.
- Nguồn tiếp nhận được
- Hình thức phổ biến
2. Công tác tổ chức, cán bộ thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ
- Về tổ chức thực hiện văn thư, lưu trữ
- Biên chế, trình độ công chức, viên chức (CCVC)
làm công tác văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch CCVC văn thư, lưu
trữ;
- Việc thực hiện các chế độ đối với CCVC làm công
tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước;
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ đối với CCVC làm công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị
3. Ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng
dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Quy chế, quy định về công tác văn thư, lưu trữ của
đơn vị; Danh mục hồ sơ; Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ; xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ...
4. Thực hiện nghiệp vụ văn thư
a) Quản lý văn bản đi
- Các loại văn bản đi hình thành phổ biến tại đơn vị,
ước số lượng mỗi loại.
- Tình hình chung về trình độ, năng lực soạn thảo
văn bản của cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị.
- Tình hình thực hiện quy trình soạn thảo, trình
ký, ký và ban hành văn bản của đơn vị.
- Thực hiện tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người
có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;
- Thực hiện kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và
dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Thực hiện đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển
phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi;
- Thực hiện sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu
và sử dụng bản lưu;
- Thực hiện quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng
ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ,
công chức, viên chức;
b) Quản lý văn bản đến
- Các loại văn bản đến được tiếp nhận tại đơn vị/bộ
phận tiếp nhận đối với mỗi loại (văn thư/hoặc một cửa/hoặc đơn vị chuyên
môn...)/Các hình thức gửi văn bản đến đơn vị (bưu điện, trực tiếp, thư điện tử,
fax……)
- Thực hiện tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Thực hiện trình, chuyển giao văn bản đến cho các
đơn vị, cá nhân;
- Tổ chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết
văn bản đến;
c) Tình hình lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị/cơ quan;
d) Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của đơn
vị (Giấy chứng nhận/tổ chức quản lý và sử dụng) và các loại con dấu văn thư.
5. Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
- Công tác thu thập, sắp xếp, chỉnh lý tài liệu tồn
đọng: Các loại hồ sơ, tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của đơn vị/hiện
trạng việc quản lý hồ sơ, tài liệu (tình trạng sắp xếp, thu thập, lập hồ sơ lưu
trữ; các bộ phận đang quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ);
- Số lượng ước tính (mét dài hoặc cặp) mỗi loại tài
liệu lưu trữ tại kho lưu trữ, tài liệu đang lưu tại các bộ phận, cá nhân....
- Việc lập Kế hoạch và thu tài liệu đã giải quyết
xong của các công chức, viên chức, bộ phận vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị;
- Việc hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong
cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ
quan, đơn vị.
- Thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê,
sắp xếp hồ sơ, tài liệu
- Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu
- Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để
giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu
hết giá trị.
6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
thư, lưu trữ
Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến; sử
dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi văn bản trong nội bộ cơ quan; việc số hóa
văn bản, tài liệu lưu trữ; xây dựng và sử dụng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ;
Xây dựng và thực hiện quy trình quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn
TCVN-ISO 9001:2008
7. Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu
trữ
- Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư
- Bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản
hồ sơ, tài liệu lưu trữ
8. Tình hình bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm
vụ về văn thư, lưu trữ
Số lượng, nguồn, nội dung chi……
9. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ,
đột xuất, báo cáo tổng hợp theo quy định.
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công
tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2012/TT-BNV ngày
31/10/2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư,
lưu trữ và tài liệu lưu trữ; Báo cáo sơ kết, tổng kết; báo cáo đột xuất theo
yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
10. Đánh giá chung
a) Ưu điểm
b) Tồn tại, hạn chế
c) Nguyên nhân, hướng khắc phục tồn tại, hạn chế
11. Đề xuất, kiến nghị
Nêu những khó khăn, vướng mắc của đơn vị trong thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ và đề xuất, kiến nghị nâng cao hiệu quả trong việc
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nông nghiệp và PTNT (để b/c);
- (Thủ trưởng đơn vị) (để b/c);
……...
- Lưu: VT, VP.
|
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
|