Kế hoạch 2513/KH-UBND năm 2024 thực hiện Quyết định 71/QĐ-TTg phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, giai đoạn II trên địa bàn tỉnh Kon Tum

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 71/QĐ-TTG NGÀY 10 THÁNG 02 NĂM 2023 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ PHÊ DUYỆT CÁC NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUỐC GIA, GIAI ĐOẠN II TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KON TUM

Thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, giai đoạn II (sau đây viết là Quyết định số 71/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ); Văn bản số 446/VTLTNN-QLI ngày 11 tháng 5 năm 2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Kế hoạch thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 của Thủ tướng Chính phủ. Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, cụ thể như sau:

I. MỤC TIÊU, PHẠM VI

1. Mục tiêu

a) Lập bản sao bảo hiểm bảo quản dự phòng đối với tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu lưu trữ của tỉnh có giá trị cao bị hư hỏng nặng trên các vật mang tin: giấy, băng đĩa, phim nhựa… bằng công nghệ tiên tiến, hiện đại.

b) Bảo đảm sự toàn vẹn, ổn định, lâu dài; khai thác thuận lợi tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp xảy ra rủi ro, thảm họa bị mất bản gốc, bản chính.

2. Phạm vi: Lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Kon Tum.

II. NHIỆM VỤ, THỜI GIAN THỰC HIỆN

1. Lựa chọn, thống kê tài liệu lưu trữ để số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm

a) Số hóa tài liệu lưu trữ thuộc một trong các tiêu chí sau:

- Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thuộc các giai đoạn lịch sử trước năm 1975;

- Tài liệu phản ánh thân thế, sự nghiệp, đóng góp của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu hoạt động trên địa bàn tỉnh Kon Tum qua các thời kỳ lịch sử;

- Tài liệu lưu trữ trên vật mang tin: lá, gỗ, vải, da, giấy dó ... hoặc có ngôn ngữ thể hiện, hình thức trình bày, kỹ thuật chế tác độc đáo (hình vẽ, hoa văn, ký hiệu, chữ viết, hình ảnh, âm thanh...);

- Tài liệu lưu trữ có giá trị cao bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng: tài liệu bị mủn, giòn, rách, ố, mờ chữ... nhưng vẫn còn có khả năng đọc được hoặc tương đối đầy đủ thông tin.

b) Phương pháp lựa chọn tài liệu đưa ra số hóa:

- Lựa chọn cả hồ sơ, không lựa chọn văn bản, tài liệu đơn lẻ;

- Thống kê danh mục hồ sơ theo từng nhóm/khối tài liệu thuộc phông/công trình/sưu tập lưu trữ.

c) Thời gian thực hiện: Từ năm 2025 đến năm 2026.

2. Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ lập bản sao bảo hiểm

a) Thời gian thực hiện: Từ năm 2025 đến năm 2033, trong đó:

- Năm 2025: Thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử giai đoạn 2023-2025 (tài liệu từ năm 1991-2013) và triển khai Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon Tum (ban hành kèm theo Quyết định 819/QĐ-UBND ngày 29 tháng 12 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh).

- Từ năm 2026 đến năm 2033: Thực hiện số hóa các tài liệu đã được lựa chọn để lập bản sao bảo hiểm.

b) Yêu cầu

- Số hóa tài liệu theo danh mục tài liệu đã được lựa chọn.

- Tài liệu trước khi số hóa phải được chỉnh lý hoàn chỉnh.

- Tài liệu số hóa phải đảm bảo chất lượng, yêu cầu theo quy định của pháp luật.

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 71/QĐ-TTG NGÀY 10 THÁNG 02 NĂM 2023 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ PHÊ DUYỆT CÁC NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUỐC GIA, GIAI ĐOẠN II TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KON TUM

Thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, giai đoạn II (sau đây viết là Quyết định số 71/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ); Văn bản số 446/VTLTNN-QLI ngày 11 tháng 5 năm 2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Kế hoạch thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 của Thủ tướng Chính phủ. Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, cụ thể như sau:

I. MỤC TIÊU, PHẠM VI

1. Mục tiêu

a) Lập bản sao bảo hiểm bảo quản dự phòng đối với tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu lưu trữ của tỉnh có giá trị cao bị hư hỏng nặng trên các vật mang tin: giấy, băng đĩa, phim nhựa… bằng công nghệ tiên tiến, hiện đại.

b) Bảo đảm sự toàn vẹn, ổn định, lâu dài; khai thác thuận lợi tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp xảy ra rủi ro, thảm họa bị mất bản gốc, bản chính.

2. Phạm vi: Lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Kon Tum.

II. NHIỆM VỤ, THỜI GIAN THỰC HIỆN

1. Lựa chọn, thống kê tài liệu lưu trữ để số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm

a) Số hóa tài liệu lưu trữ thuộc một trong các tiêu chí sau:

- Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thuộc các giai đoạn lịch sử trước năm 1975;

- Tài liệu phản ánh thân thế, sự nghiệp, đóng góp của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu hoạt động trên địa bàn tỉnh Kon Tum qua các thời kỳ lịch sử;

- Tài liệu lưu trữ trên vật mang tin: lá, gỗ, vải, da, giấy dó ... hoặc có ngôn ngữ thể hiện, hình thức trình bày, kỹ thuật chế tác độc đáo (hình vẽ, hoa văn, ký hiệu, chữ viết, hình ảnh, âm thanh...);

- Tài liệu lưu trữ có giá trị cao bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng: tài liệu bị mủn, giòn, rách, ố, mờ chữ... nhưng vẫn còn có khả năng đọc được hoặc tương đối đầy đủ thông tin.

b) Phương pháp lựa chọn tài liệu đưa ra số hóa:

- Lựa chọn cả hồ sơ, không lựa chọn văn bản, tài liệu đơn lẻ;

- Thống kê danh mục hồ sơ theo từng nhóm/khối tài liệu thuộc phông/công trình/sưu tập lưu trữ.

c) Thời gian thực hiện: Từ năm 2025 đến năm 2026.

2. Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ lập bản sao bảo hiểm

a) Thời gian thực hiện: Từ năm 2025 đến năm 2033, trong đó:

- Năm 2025: Thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử giai đoạn 2023-2025 (tài liệu từ năm 1991-2013) và triển khai Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon Tum (ban hành kèm theo Quyết định 819/QĐ-UBND ngày 29 tháng 12 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh).

- Từ năm 2026 đến năm 2033: Thực hiện số hóa các tài liệu đã được lựa chọn để lập bản sao bảo hiểm.

b) Yêu cầu

- Số hóa tài liệu theo danh mục tài liệu đã được lựa chọn.

- Tài liệu trước khi số hóa phải được chỉnh lý hoàn chỉnh.

- Tài liệu số hóa phải đảm bảo chất lượng, yêu cầu theo quy định của pháp luật.

3. Bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số cho Bộ Nội vụ

a) Bàn giao cơ sở dữ liệu theo phông/công trình/sưu tập kèm theo danh mục thống kê tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ và số lượng tài liệu đã số hóa.

b) Phối hợp với Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ để thống nhất trước khi thực hiện bàn giao, tiếp nhận cơ sở dữ liệu.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Từ nguồn ngân sách Nhà nước trong dự toán ngân sách hằng năm của tỉnh theo phân cấp ngân sách hiện hành; lồng ghép trong các chương trình, dự án, đề án khác có liên quan theo quy định của pháp luật (nếu có) và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Chủ trì, phối hợp với cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung của Kế hoạch. Thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Kế hoạch. Định kỳ trước ngày 15 tháng 12 hằng năm, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo Bộ Nội vụ kết quả thực hiện Kế hoạch theo quy định.

b) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh:

- Phối hợp với các cơ quan có liên quan trình cấp có thẩm quyền đầu tư, nâng cấp hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; thực hiện lập

bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo tiêu chí lựa chọn tài liệu quy định tại Kế hoạch này, đặc biệt là các tài liệu quý, hiếm và tài liệu có giá trị cao, hư hỏng nặng thuộc Phông lưu trữ tỉnh Kon Tum.

- Tham mưu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ công tác bảo hiểm tài liệu đảm bảo đúng mục đích, yêu cầu và tiến độ quy định theo Kế hoạch đề ra.

c) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông lựa chọn giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu phục vụ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo Kế hoạch; hỗ trợ trong việc bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số hóa theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

d) Căn cứ chế độ tiêu chuẩn, định mức chi tiêu tài chính, định mức kinh tế

- kỹ thuật, định mức chi phí hiện hành của Nhà nước và thực tế hao phí lao động, giá cả thị trường để xây dựng dự toán kinh phí thực hiện Kế hoạch trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt giai đoạn 2026 - 2035 và hằng năm.

2. Sở Tài chính: Phối hợp Sở Nội vụ, các đơn vị, địa phương có liên quan tham mưu cấp có thẩm quyền xem xét, bố trí kinh phí thực hiện Kế hoạch theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản quy định hiện hành, phù hợp với khả năng cân đối ngân sách địa phương và phân cấp ngân sách nhà nước hiện hành.

3. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với Sở Nội vụ lựa chọn giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu phục vụ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo Kế hoạch; hỗ trợ trong việc bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số hóa theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

4. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Hằng năm thực hiện thu thập, chỉnh lý, lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đến hạn nộp lưu, nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng thành phần tài liệu để thực hiện công tác số hóa và lập bản sao bảo hiểm.

b) Căn cứ tình hình thực tiễn của cơ quan, tổ chức để thực hiện bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu đảm bảo đúng quy định và phù hợp với mục tiêu xây dựng chính quyền điện tử.

Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, giai đoạn II; yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện./.