|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BẮC NINH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 177/KH-UBND
|
Bắc Ninh, ngày 16
tháng 01 năm 2024
|
KẾ HOẠCH
THỰC
HIỆN NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2024
Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011;
Thực hiện Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số
10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu;
Căn cứ Thông tư số
13/2023/TT-BNV ngày 31/8/2023 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ
tục hành chính điện tử;
Căn cứ Kế hoạch số
698/KH-UBND ngày 22/10/2021 của UBND tỉnh Bắc Ninh về triển khai thực hiện Quyết
định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu
trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025” trên địa bàn
tỉnh Bắc Ninh;
Căn cứ Quyết định số
32/QĐ-UBND ngày 21/01/2022 của UBND tỉnh Bắc Ninh phê duyệt Chương trình “Công
bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ xây dựng và
phát triển KT-XH tỉnh Bắc Ninh”;
Căn cứ tình hình thực hiện thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, UBND tỉnh Bắc Ninh ban
hành Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Tăng cường
công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; đưa việc thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.
- Nâng
cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của công chức,
viên chức trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ
cơ quan; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý
tài liệu điện tử.
- Đưa
công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đi vào hoạt động nề nếp,
khoa học, đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải
quyết công việc.
2. Yêu cầu
-
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố căn cứ kế
hoạch tổ chức triển khai thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với
tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức.
- Tập trung chỉ đạo có hiệu quả việc lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đặc biệt là việc lập hồ sơ điện tử.
II. NỘI DUNG
1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn
công tác văn thư, lưu trữ
1.1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến trên các phương tiện
thông tin điện tử về Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số
10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu;Thông tư số 13/2023/TT-BNV ngày 31/8/2023 của Bộ Nội vụ về việc hướng
dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; Kế hoạch số 698/KH-UBND
ngày 22/10/2021 của UBND tỉnh Bắc Ninh về việc thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu
điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025” theo Quyết định số
458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ và các văn bản chỉ đạo, điều
hành của tỉnh.
1.2. Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành các văn
bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
- Đối với Sở Nội vụ:
Tham mưu, xây dựng Đề án “chỉnh lý tài liệu tồn đọng,
tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh” trình UBND tỉnh
phê duyệt;
Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử đôn đốc, hướng dẫn
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu đã chỉ định thu hồ sơ, tài liệu năm
2021, năm 2022, năm 2023, nhưng chưa thực hiện: Văn phòng UBND tỉnh, UBND thị
xã Thuận Thành, Sở Giáo dục và Đào tạo, Thanh tra tỉnh, Sở Thông tin và Truyền
thông, Sở Tư pháp, Sở Giao thông - Vận tải, Sở Y tế. Năm 2024, hướng dẫn các cơ
quan, tổ chức: Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh, Sở Công thương, Sở
Tài nguyên và Môi trường, UBND thị xã Quế Võ, Tòa án nhân dân tỉnh, Bảo hiểm xã
hội tỉnh, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn nộp
lưu bàn giao vào Lưu trữ lịch sử tỉnh bảo quản, khai thác, sử dụng theo đúng
quy định;
Chủ trì, phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông rà
soát, nâng cấp phần mềm hệ thống quản lý văn bản và điều hành văn bản điện tử
theo Thông tư số 13/2023/TT-BNV ngày 31/8/2023 của Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; Kế hoạch
số 698/KH-UBND ngày 22/10/2021 của UBND tỉnh Bắc Ninh về việc thực hiện Đề án
“Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025” theo
Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ;
Phối hợp với các cơ quan, tổ chức triển khai thực
hiện Kế hoạch số 698/KH-UBND ngày 22/10/2021 của UBND tỉnh về lưu trữ tài liệu
điện tử của các cơ quan, tổ chức Nhà nước giai đoạn 2020-2025;
Phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các
Trung tâm lưu trữ Quốc gia sưu tầm tài liệu có liên quan đến quá trình hình
thành và phát triển tỉnh Bắc Ninh qua các thời kỳ, tổ chức công bố tài liệu
theo đúng tinh thần tại Quyết định số 32/QĐ-UBND ngày 21/01/2022 của UBND tỉnh
về phê duyệt Chương trình “Công bố tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ xây dựng
và phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Bắc Ninh”.
- Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu:
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, các văn
bản hướng dẫn, chỉ đạo của Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ,
các cơ quan, tổ chức xây dựng mới hoặc sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ và bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Danh mục
văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy;
Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy còn tồn đọng,
tích đống; xây dựng lộ trình thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử giai đoạn 2022
- 2025 và số hóa tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản từ 20 năm đến 70
năm;
Kiện toàn ổn định đội ngũ cán bộ, công chức, viên
chức chuyên trách, kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm tiêu chuẩn
ngạch công chức, chức danh viên chức theo đúng quy định tại Thông tư số
13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của
Bộ Nội vụ.
1.3. Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
Các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch tổ chức các
lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên
chức của cơ quan, đơn vị trực thuộc. Nội dung tập huấn, bồi dưỡng: soạn thảo,
ký ban hành văn bản điện tử; lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ và quản lý hồ sơ giấy, hồ
sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; số hóa tài
liệu lưu trữ, quy trình thực hiện lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử,
thời hạn nộp lưu hồ sơ điện tử về lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
Các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc tỉnh, các
Doanh nghiệp Nhà nước, các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh căn cứ
theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, bố trí nguồn kinh phí cho công tác đào tạo,
bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ, nhằm nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng giải
quyết công việc theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
1.4. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định
của pháp luật về văn thư, lưu trữ
Sở Nội vụ tổ chức thực hiện thanh tra, kiểm tra việc
thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đối với các
cơ quan, tổ chức và UBND các huyện, thành phố theo kế hoạch thanh tra, kiểm tra
năm 2024.
Các Sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố xây dựng
kế hoạch, tổ chức thực hiện kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu
trữ đối với các đơn vị trực thuộc và UBND các xã, phường, thị trấn trên địa
bàn.
Nội dung thanh tra, kiểm tra:
- Ban hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác
văn thư, lưu trữ: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ và thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức.
- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư: soạn thảo,
ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Bố trí Kho
lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;
bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản
lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của
tài liệu lưu trữ bảo đảm đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn
thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định của Bộ Nội vụ và các quy định
khác của Trung ương, của tỉnh, của ngành theo chức năng nhiệm vụ.
1.5. Quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ và dịch vụ
lưu trữ
Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên
quan, tổ chức kiểm tra, rà soát, thống kê quản lý các cá nhân, tổ chức có đăng
ký kinh doanh hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh. Giám sát,
thẩm tra hồ sơ và chất lượng chỉnh lý tài liệu của các tổ chức, cá nhân thực hiện
hoạt động dịch vụ lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu
trữ lịch sử tỉnh.
2. Quản lý tài liệu Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh
2.1. Đối với Lưu trữ cơ quan
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức hướng dẫn, chỉ đạo
công chức, viên chức thực hiện việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan; thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị
theo quy định của pháp luật.
Bố trí kho lưu trữ và đầu tư kinh phí, trang thiết
bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ cơ quan theo quy định.
2.2. Đối với Lưu trữ lịch sử tỉnh (Trung tâm Lưu trữ
lịch sử tỉnh)
Xây dựng Kế hoạch và thống nhất với các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,
đã đến hạn nộp lưu, tổ chức giao nhận về Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định.
Tổ chức sắp xếp khoa học, bảo quản và khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả; phối hợp với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia,
sưu tầm tài liệu có liên quan đến quá trình hình thành và phát triển tỉnh Bắc
Ninh qua các thời kỳ, chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất, dự toán kinh
phí, báo cáo Sở Tài chính, trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt để công bố tài liệu
lưu trữ theo đúng tinh thần tại Quyết định số 32/QĐ-UBND ngày 21/01/2022 của
UBND tỉnh.
Đẩy mạnh xây dựng cơ sở dữ liệu và số hóa tài liệu
lưu trữ; quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu đã được số hóa; đảm bảo an toàn tuyệt
đối kho lưu trữ.
3. Kinh phí thực hiện công tác
văn thư, hoạt động lưu trữ
Các cơ quan, tổ chức bố trí kinh phí cho công tác
văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 36 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của
Chính phủ và Điều 39 của Luật lưu trữ. Đầu tư kinh phí phục vụ quản lý tài liệu
điện tử, số hóa hồ sơ, tài liệu; kinh phí chỉnh lý tài liệu giấy bó gói, tồn đọng,
tích đống hình thành từ 2015 trở về trước theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg
của Thủ tướng Chính phủ. Kinh phí cho công tác tập huấn, bồi dưỡng về văn thư,
lưu trữ.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch UBND
các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức, triển
khai, thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2024. Kế hoạch thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 của các cơ quan, tổ chức gửi về Sở Nội vụ tỉnh
Bắc Ninh để theo dõi, tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh.
2. Giao Sở Nội vụ đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra các
cơ quan, tổ chức trong việc triển khai, thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư,
lưu trữ năm 2024 và tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện theo quy định./.
|
Nơi nhận:
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
(b/c);
- TT.Tỉnh ủy, TT.HĐND tỉnh (b/c);
- CT và các PCT UBND tỉnh;
- VP Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh;
- Các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh;
- UBND các huyện, thị xã,thành phố;
- Các đơn vị sự nghiệp công lập cấp tỉnh;
- Các Hội đặc thù cấp tỉnh;
- Các cơ quan TW đóng trên địa bàn tỉnh;
- Các Doanh nghiệp nhà nước cấp tỉnh;
- Cổng thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, NC, CVP.
|
CHỦ TỊCH
Nguyễn Hương Giang
|
