Công văn 96/TCDS-KHTC năm 2016 về hướng dẫn ghi chép ban đầu vào Sổ A0, ghi Phiếu thu tin và lập báo cáo thống kê chuyên ngành dân số và kế hoạch hóa gia đình do Tổng cục dân số - Kế hoạch hóa gia đình ban hành

Để nâng cao chất lượng thông tin, số liệu của hệ thông tin thống kê chuyên ngành dân số và kế hoạch hóa gia đình (DS-KHHGĐ); triển khai thống nhất và có hiệu quả Quyết định số 18/QĐ-TCDS ngày 17/3/2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục DS-KHHGĐ về việc ban hành Quy định tạm thời mẫu Sổ ghi chép ban đầu (Sổ A0), mẫu phiếu thu tin của cộng tác viên dân số và mẫu biểu báo cáo thống kê chuyên ngành của kho dữ liệu điện tử phục vụ quản lý và điều hành công tác dân số và kế hoạch hóa gia đình, Tổng cục DS-KHHGĐ, Bộ Y tế hướng dẫn ghi chép ban đầu và lập báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ của các cấp như sau:

Phần thứ nhất

MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG

1. Sổ ghi chép thông tin ban đầu về dân số và kế hoạch hóa gia đình (Sổ A0)

1.1. Sổ ghi chép ban đầu về dân số và kế hoạch hóa gia đình phản ánh các thông tin cơ bản để nhận biết chung nhất về bản thân từng người trong hộ dân cư; các thông tin về kế hoạch hóa gia đình và các thông tin thay đổi về DS-KHHGĐ; các thông tin về địa chỉ cư trú của hộ dân cư. Các thông tin của Sổ A0 là thông tin cơ bản của hệ thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ.

Sổ A0 gồm trang bìa, trang thông tin địa chỉ cư trú, trang hỗ trợ và trang Phiếu hộ dân cư được đóng thành cuốn khổ 29,7cm x 21cm (khổ giấy A4).

Phiếu hộ dân cư để ghi thông tin DS-KHHGĐ. Mỗi hộ dân cư được ghi đầy đủ các thông tin về DS-KHHGĐ trong một hoặc nhiều Phiếu hộ dân cư.

1.2. Nguyên tắc ghi chép thông tin ban đầu vào Sổ A0 là phải đảm bảo đúng sự thật khách quan, không biết không điền thông tin vào Sổ A0. Khi ghi chép thông tin ban đầu vào Sổ A0 phải sử dụng đúng khái niệm và phạm vi hướng dẫn.

1.3. Phương thức ghi chép thông tin ban đầu vào Sổ A0, Phiếu hộ dân cư được thực hiện trực tiếp thông qua phỏng vấn từng thành viên trong hộ dân cư hoặc thông qua phỏng vấn người có trách nhiệm trong hộ dân cư, trong thôn, trong xã.

2. Phiếu thu tin của cộng tác viên dân số

2.1. Phiếu thu tin do cộng tác viên dân số lập hàng tháng, các thông tin của Phiếu thu tin được chiết suất từ các thông tin trong Phiếu hộ dân cư của Sổ A0. Các Phiếu hộ dân cư đã được sửa đổi, bổ sung thông tin hoặc lập mới theo hướng dẫn và gửi kèm theo Phiếu thu tin (01-CTV) hàng tháng được coi là Phiếu thu tin.

2.2. Phạm vi xác định thông tin trong Phiếu thu tin của tháng nào là thời gian CTV xác định và thu thập được thông tin tại tháng đó, không tính theo thời điểm sự kiện xảy ra. Ví dụ: trẻ sinh ngày 11 tháng 7, nhưng CTV thu thập được thông tin vào tháng 8, thì phạm vi xác định thông tin trong Phiếu thu tin của tháng 8.

2.3. Nguyên tắc ghi thông tin vào Phiếu thu tin, phải đảm bảo đúng sự thật khách quan, đầy đủ và chính xác các thông tin đã ghi trong Sổ A0. Khi ghi chép thông tin, CTV phải quan sát toàn diện một trang Phiếu hộ dân cư (vì thông tin tại các mục, khoản có liên hệ mật thiết với nhau) và phải thực hiện lần lượt từng trang theo mỗi nội dung thông tin để tránh trùng lặp hoặc bỏ sót khi chiết suất vào Phiếu thu tin.

2.4. Trường hợp Sổ A0 có nhiều thông tin hơn số dòng trong Phiếu thu tin tại một hoặc nhiều nội dung thì CTV ghi sang Phiếu thu tin thứ hai, thứ ba… đồng thời ghi rõ Phiếu thứ 2 sau cụm từ Tháng… năm…

3. Chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ

3.1. Phạm vi các chỉ tiêu thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ

- Phạm vi các chỉ tiêu thống kê trong kỳ được tính từ ngày đầu kỳ đến ngày cuối kỳ theo năm dương lịch báo cáo. Ví dụ: trong tháng là từ ngày 1 đến ngày cuối tháng; trong quý từ ngày 1 tháng đầu quý đến ngày cuối quý; trong năm từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo.

- Phạm vi các chỉ tiêu thống kê đến cuối kỳ được tính từ ngày cuối kỳ theo năm dương lịch báo cáo. Ví dụ: đến cuối tháng; đến cuối quý được tính đến ngày 31/3 (quý I), 30/6 (quý II), 30/9 (quý III), 31/12 (quý IV); đến năm được tính đến 31/12 của năm báo cáo.

3.2. Phương thức báo cáo

- Báo cáo bằng giấy.

- Báo cáo điện tử.

3.3. Quy trình báo cáo

- Ngày họp giao ban về công tác DS-KHHGĐ của xã là thời gian từ ngày 1 đến ngày 5 hàng tháng để kiểm điểm công việc của tháng trước và nhiệm vụ của tháng sau. Trong ngày họp giao ban, CTV phải nộp đủ các Phiếu thu tin (01-CTV) và phiếu hộ dân cư (mới hoặc có thay đổi thông tin như đã hướng dẫn) cho viên chức dân số xã tổng hợp và thẩm định thông tin.

- Trung tâm DS-KHHGĐ huyện họp giao ban hàng tháng trong thời gian từ ngày 6 đến ngày 10 để kiểm điểm công việc của tháng trước và nhiệm vụ của tháng sau. Trong ngày họp giao ban, viên chức dân số xã phải nộp đủ các Phiếu thu tin, Phiếu hộ dân cư cần sửa đổi, bổ sung, lập mới để Trung tâm DS-KHHGĐ huyện nhập tin, thẩm định thông tin, xử lý và lập báo cáo thống kê cho cấp xã và cấp huyện.

- Chi cục DS-KHHGĐ tỉnh họp giao ban hàng tháng trong thời gian từ ngày 11 đến ngày 15 để kiểm điểm công việc của tháng trước và nhiệm vụ của tháng sau. Trong ngày họp giao ban, Trung tâm DS-KHHGĐ huyện phải chuyển dữ liệu điện tử cho Chi cục DS-KHHGĐ tổng hợp và thẩm định thông tin. Ngày 16 sau tháng báo cáo, Chi cục DS-KHHGĐ gửi đủ các biểu báo cáo và dữ liệu điện tử về Trung tâm Nghiên cứu, Thông tin và Dữ liệu, Tổng cục DS-KHHGĐ.

- Ngày 20 sau tháng báo cáo, Trung tâm Thông tin và Tư liệu dân số thông báo kết quả thu thập thông tin về DS-KHHGĐ đến Bộ Y tế (Vụ Kế hoạch - Tài chính), Tổng cục Thống kê (Vụ Thống kê Dân số - Lao động), Tổng cục DS-KHHGĐ và Chi cục DS-KHHGĐ các tỉnh thành phố.

- Ngày 30 tháng 3 hàng năm, Vụ Kế hoạch - Tài chính thẩm định, Trung tâm Nghiên cứu, Thông tin và Dữ liệu công bố số liệu thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ chính thức đến Bộ Y tế, Tổng cục Thống kê, Tổng cục DS-KHHGĐ, Sở Y tế và Chi cục DS-KHHGĐ các tỉnh thành phố.

Để nâng cao chất lượng thông tin, số liệu của hệ thông tin thống kê chuyên ngành dân số và kế hoạch hóa gia đình (DS-KHHGĐ); triển khai thống nhất và có hiệu quả Quyết định số 18/QĐ-TCDS ngày 17/3/2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục DS-KHHGĐ về việc ban hành Quy định tạm thời mẫu Sổ ghi chép ban đầu (Sổ A0), mẫu phiếu thu tin của cộng tác viên dân số và mẫu biểu báo cáo thống kê chuyên ngành của kho dữ liệu điện tử phục vụ quản lý và điều hành công tác dân số và kế hoạch hóa gia đình, Tổng cục DS-KHHGĐ, Bộ Y tế hướng dẫn ghi chép ban đầu và lập báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ của các cấp như sau:

Phần thứ nhất

MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG

1. Sổ ghi chép thông tin ban đầu về dân số và kế hoạch hóa gia đình (Sổ A0)

1.1. Sổ ghi chép ban đầu về dân số và kế hoạch hóa gia đình phản ánh các thông tin cơ bản để nhận biết chung nhất về bản thân từng người trong hộ dân cư; các thông tin về kế hoạch hóa gia đình và các thông tin thay đổi về DS-KHHGĐ; các thông tin về địa chỉ cư trú của hộ dân cư. Các thông tin của Sổ A0 là thông tin cơ bản của hệ thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ.

Sổ A0 gồm trang bìa, trang thông tin địa chỉ cư trú, trang hỗ trợ và trang Phiếu hộ dân cư được đóng thành cuốn khổ 29,7cm x 21cm (khổ giấy A4).

Phiếu hộ dân cư để ghi thông tin DS-KHHGĐ. Mỗi hộ dân cư được ghi đầy đủ các thông tin về DS-KHHGĐ trong một hoặc nhiều Phiếu hộ dân cư.

1.2. Nguyên tắc ghi chép thông tin ban đầu vào Sổ A0 là phải đảm bảo đúng sự thật khách quan, không biết không điền thông tin vào Sổ A0. Khi ghi chép thông tin ban đầu vào Sổ A0 phải sử dụng đúng khái niệm và phạm vi hướng dẫn.

1.3. Phương thức ghi chép thông tin ban đầu vào Sổ A0, Phiếu hộ dân cư được thực hiện trực tiếp thông qua phỏng vấn từng thành viên trong hộ dân cư hoặc thông qua phỏng vấn người có trách nhiệm trong hộ dân cư, trong thôn, trong xã.

2. Phiếu thu tin của cộng tác viên dân số

2.1. Phiếu thu tin do cộng tác viên dân số lập hàng tháng, các thông tin của Phiếu thu tin được chiết suất từ các thông tin trong Phiếu hộ dân cư của Sổ A0. Các Phiếu hộ dân cư đã được sửa đổi, bổ sung thông tin hoặc lập mới theo hướng dẫn và gửi kèm theo Phiếu thu tin (01-CTV) hàng tháng được coi là Phiếu thu tin.

2.2. Phạm vi xác định thông tin trong Phiếu thu tin của tháng nào là thời gian CTV xác định và thu thập được thông tin tại tháng đó, không tính theo thời điểm sự kiện xảy ra. Ví dụ: trẻ sinh ngày 11 tháng 7, nhưng CTV thu thập được thông tin vào tháng 8, thì phạm vi xác định thông tin trong Phiếu thu tin của tháng 8.

2.3. Nguyên tắc ghi thông tin vào Phiếu thu tin, phải đảm bảo đúng sự thật khách quan, đầy đủ và chính xác các thông tin đã ghi trong Sổ A0. Khi ghi chép thông tin, CTV phải quan sát toàn diện một trang Phiếu hộ dân cư (vì thông tin tại các mục, khoản có liên hệ mật thiết với nhau) và phải thực hiện lần lượt từng trang theo mỗi nội dung thông tin để tránh trùng lặp hoặc bỏ sót khi chiết suất vào Phiếu thu tin.

2.4. Trường hợp Sổ A0 có nhiều thông tin hơn số dòng trong Phiếu thu tin tại một hoặc nhiều nội dung thì CTV ghi sang Phiếu thu tin thứ hai, thứ ba… đồng thời ghi rõ Phiếu thứ 2 sau cụm từ Tháng… năm…

3. Chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ

3.1. Phạm vi các chỉ tiêu thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ

- Phạm vi các chỉ tiêu thống kê trong kỳ được tính từ ngày đầu kỳ đến ngày cuối kỳ theo năm dương lịch báo cáo. Ví dụ: trong tháng là từ ngày 1 đến ngày cuối tháng; trong quý từ ngày 1 tháng đầu quý đến ngày cuối quý; trong năm từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo.

- Phạm vi các chỉ tiêu thống kê đến cuối kỳ được tính từ ngày cuối kỳ theo năm dương lịch báo cáo. Ví dụ: đến cuối tháng; đến cuối quý được tính đến ngày 31/3 (quý I), 30/6 (quý II), 30/9 (quý III), 31/12 (quý IV); đến năm được tính đến 31/12 của năm báo cáo.

3.2. Phương thức báo cáo

- Báo cáo bằng giấy.

- Báo cáo điện tử.

3.3. Quy trình báo cáo

- Ngày họp giao ban về công tác DS-KHHGĐ của xã là thời gian từ ngày 1 đến ngày 5 hàng tháng để kiểm điểm công việc của tháng trước và nhiệm vụ của tháng sau. Trong ngày họp giao ban, CTV phải nộp đủ các Phiếu thu tin (01-CTV) và phiếu hộ dân cư (mới hoặc có thay đổi thông tin như đã hướng dẫn) cho viên chức dân số xã tổng hợp và thẩm định thông tin.

- Trung tâm DS-KHHGĐ huyện họp giao ban hàng tháng trong thời gian từ ngày 6 đến ngày 10 để kiểm điểm công việc của tháng trước và nhiệm vụ của tháng sau. Trong ngày họp giao ban, viên chức dân số xã phải nộp đủ các Phiếu thu tin, Phiếu hộ dân cư cần sửa đổi, bổ sung, lập mới để Trung tâm DS-KHHGĐ huyện nhập tin, thẩm định thông tin, xử lý và lập báo cáo thống kê cho cấp xã và cấp huyện.

- Chi cục DS-KHHGĐ tỉnh họp giao ban hàng tháng trong thời gian từ ngày 11 đến ngày 15 để kiểm điểm công việc của tháng trước và nhiệm vụ của tháng sau. Trong ngày họp giao ban, Trung tâm DS-KHHGĐ huyện phải chuyển dữ liệu điện tử cho Chi cục DS-KHHGĐ tổng hợp và thẩm định thông tin. Ngày 16 sau tháng báo cáo, Chi cục DS-KHHGĐ gửi đủ các biểu báo cáo và dữ liệu điện tử về Trung tâm Nghiên cứu, Thông tin và Dữ liệu, Tổng cục DS-KHHGĐ.

- Ngày 20 sau tháng báo cáo, Trung tâm Thông tin và Tư liệu dân số thông báo kết quả thu thập thông tin về DS-KHHGĐ đến Bộ Y tế (Vụ Kế hoạch - Tài chính), Tổng cục Thống kê (Vụ Thống kê Dân số - Lao động), Tổng cục DS-KHHGĐ và Chi cục DS-KHHGĐ các tỉnh thành phố.

- Ngày 30 tháng 3 hàng năm, Vụ Kế hoạch - Tài chính thẩm định, Trung tâm Nghiên cứu, Thông tin và Dữ liệu công bố số liệu thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ chính thức đến Bộ Y tế, Tổng cục Thống kê, Tổng cục DS-KHHGĐ, Sở Y tế và Chi cục DS-KHHGĐ các tỉnh thành phố.

4. Những từ viết tắt là: Ban DS-KHHGĐ xã viết tắt là Ban Dân số xã; Ban chỉ đạo công tác DS-KHHGĐ cấp huyện, cấp tỉnh viết tắt là Ban Dân số huyện, tỉnh; cán bộ làm công tác DS-KHHGĐ ở cấp xã, viên chức dân số cấp xã viết gọn là viên chức dân số xã; cộng tác viên DS-KHHGĐ tại cấp thôn viết tắt là CTV; kế hoạch hóa gia đình viết tắt là KHHGĐ; cán bộ y tế viết tắt là CBYT; trạm y tế xã viết tắt là TYT; biện pháp tránh thai viết tắt là BPTT.

Phần thứ hai

HƯỚNG DẪN GHI CHÉP BAN ĐẦU VỀ DÂN SỐ VÀ KẾ HOẠCH HÓA GIA ĐÌNH VÀO SỔ A0

I. KHÁI NIỆM VÀ PHẠM VI THEO DÕI DS-KHHGĐ

1. Hộ dân cư

1.1. Khái niệm

Hộ dân cư: bao gồm một hoặc một nhóm người ở chung và ăn chung, có thể có hoặc không có quan hệ ruột thịt, hôn nhân, nuôi dưỡng; có hoặc không có quy định thu - chi chung; không phân biệt là đã hay chưa được ngành công an cho tách hoặc nhập hộ khẩu thường trú. Hộ bao gồm cả các hộ quân đội và hộ công an đang sống trong khu vực dân cư của xã.

Hộ dân cư bao gồm "hộ gia đình" và "hộ tập thể".

- Hộ gia đình: bao gồm một nhóm người ở chung và ăn chung, có quan hệ hôn nhân, ruột thịt, nuôi dưỡng trong một đơn vị nhà ở.

- Hộ tập thể: bao gồm nhiều người sống xa gia đình hoặc chưa có gia đình riêng ở chung với nhau trong một đơn vị nhà ở do cơ quan, xí nghiệp, trường học, các tổ chức xã hội quản lý, hoặc của tư nhân cho thuê sử dụng.

1.2. Phương pháp xác định hộ dân cư

- Mỗi hộ dân cư được xác định theo một đơn vị nhà ở (nóc nhà, căn hộ, tàu thuyền… để cư trú, để ở).

- Trường hợp trong một đơn vị nhà ở có bố mẹ, các con đã có gia đình riêng và các cháu cùng cư trú thì mỗi con đã có gia đình riêng, không ăn chung và có quyền nghĩa vụ riêng với xã hội được xác định là một hộ gia đình.

- Trường hợp trong một hộ gia đình có người giúp việc gia đình, người ở trọ và người không có quan hệ họ hàng, thường xuyên sinh sống trong một đơn vị nhà ở trên 6 tháng, thì họ được xác định là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ. Nếu trong hộ gia đình có 3 người trở lên thuộc nhóm này, thì những người này được tách riêng thành một hộ tập thể tách biệt với hộ gia đình nêu trên.

- Trường hợp trong một đơn vị nhà ở có nhiều người không có quan hệ họ hàng, thường xuyên sinh sống, bao gồm cả sinh viên nội trú tại các trường cao đẳng, đại học thì mỗi phòng ở trong một đơn vị nhà ở được xác định là một hộ tập thể.

- Trường hợp người chưa thành niên còn phụ thuộc kinh tế vào bố mẹ nhưng thường xuyên cư trú ở đơn vị nhà ở khác với bố mẹ (hộ có nhiều nơi ở hoặc hộ có học sinh phổ thông học đi trọ học ở nơi khác), thì quy ước số người này là thành viên hộ của bố mẹ và được theo dõi chung vào một hộ; không tách riêng hộ.

1.3. Phạm vi quản lý hộ dân cư

- CTV, Viên chức dân số xã quản lý hộ dân cư trên địa bàn dân cư của cấp xã, trừ các địa bàn đặc thù do quân đội, công an, ngoại giao quản lý.

- Các hộ gia đình và hộ tập thể trên địa bàn đặc thù do quân đội, công an, ngoại giao quản lý được các Bộ chủ quản theo dõi và báo cáo riêng.

2. Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư

Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư là những người thực tế đã và đang sống ổn định tại hộ dân cư hoặc đã chuyển đến ở ổn định tại hộ dân cư, không phân biệt họ có hay không có hộ khẩu thường trú.

Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư bao gồm cả số người tạm vắng, nhưng không bao gồm số người tạm trú.

2.1. Người thực tế thường xuyên cư trú tại hộ dân cư bao gồm:

- Người thường xuyên cư trú (ăn, ở) tại hộ dân cư trên 6 tháng, không phân biệt là họ đã hoặc chưa được đăng ký hộ khẩu thường trú.

- Trẻ em mới sinh của các bà mẹ thường xuyên cư trú, không phân biệt là họ đã hoặc chưa đăng ký khai sinh.

- Người thường xuyên cư trú tuy đã có giấy chuyển đi nhưng thực tế họ vẫn chưa di chuyển đến nơi ở mới.

2.2. Những người mới chuyển đến dưới 6 tháng, nhưng có ý định sống ổn định tại hộ dân cư gồm:

- Người đã có giấy chứng nhận chuyển đến (không kể thời gian người đó chuyển đến được bao lâu).

- Người chưa có giấy chứng nhận chuyển đến, nhưng đã xác định rõ ý định sống ổn định như: Đến ở nhà mới mua; đến xây dựng kinh tế mới; về nhà chồng (vợ); đến để làm con nuôi; bộ đội, công an đào ngũ; công nhân viên chức tự bỏ việc về sống với gia đình, người nghỉ hưu về cư trú, v.v...

2.3. Người tạm vắng là người sống ổn định tại hộ dân cư, nhưng không có mặt tại hộ dân cư trong một thời gian, bao gồm:

- Người được cử đi công tác, chữa bệnh, du lịch, tham quan, học tập ngắn hạn ở nước ngoài.

- Cán bộ công nhân viên đi công tác ở trong nước kể cả công tác lưu động, không kể thời gian công tác bao lâu.

- Người đang điều trị, điều dưỡng tại các bệnh viện, bệnh xá, nhà điều dưỡng.

- Người đi làm ăn ở nơi khác, thỉnh thoảng mới về thăm gia đình (nhưng không có ý định ở hẳn nơi mà người đó tới làm ăn).

- Học sinh phổ thông đi trọ học.

- Người bị tạm giữ, tạm giam tại các cơ quan công an và quân đội.

3. Không tính là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư trong các trường hợp sau:

- Người có đăng ký hộ khẩu thường trú nhưng thực tế đã chuyển đi nơi ở khác trên 6 tháng.

- Người đến tạm trú.

- Người được cử đi học tập, công tác, đi chuyên gia, lao động dài hạn ở nước ngoài trên 6 tháng.

- Người đang học tập, cải tạo trong trại cải tạo, cải huấn.

- Người đi hẳn ra nước ngoài, kể cả có hay không có giấy xuất cảnh.

- Việt kiều nước ngoài về thăm gia đình.

- Người mang quốc tịch nước ngoài thường xuyên cư trú tại hộ dân cư (nếu có).

4. Quy ước một số trường hợp cụ thể

4.1. Người đến ở nhờ, trông con, giúp việc, làm thuê...và có ý định sinh sống lâu dài (6 tháng trở lên) được quy ước là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư và cũng được theo dõi DS-KHHGĐ.

4.2. Người nước ngoài đã có quốc tịch Việt Nam và thực tế đã và đang sống ổn định hoặc là người mới chuyển đến có ý định sống ổn định hoặc là người tạm vắng được xem là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ và cũng được ghi và theo dõi về DS-KHHGĐ chung với cả hộ.

4.3. Người có hai hoặc nhiều nơi ở được xác định là nhân khẩu thực tế thường trú tại nơi họ đăng ký địa chỉ liên hệ (nơi ở chính).

- Nếu các nơi ở của hộ gia đình cùng nằm trên một thôn: CTV phụ trách địa bàn sẽ ghi họ tại nơi được xác định là nơi ở chính.

- Nếu các nơi ở của hộ gia đình nằm trên các thôn khác nhau trên cùng một xã: ai được xác định là nhân khẩu thực tế thường trú ở địa bàn nào (nơi ở chính) thì CTV phụ trách địa bàn sẽ ghi họ tại nơi được xác định.

4.4. Người sống bằng nghề trên mặt nước nếu họ có nhà ở trên bờ, nhà ở của họ thuộc địa bàn nào sẽ do CTV phụ trách địa bàn ghi và theo dõi về DS-KHHGĐ; nếu họ không có nhà ở trên bờ nhưng có đăng ký bến gốc thì bến gốc của họ thuộc địa bàn nào sẽ do CTV phụ trách địa bàn đó sẽ ghi và theo dõi.

4.5. Người là quân đội, công an sống tại hộ trên địa bàn của xã cũng được tính là nhân khẩu thực tế thường trú và được ghi và theo dõi chung với cả hộ.

4.6. Người làm hợp đồng (ngắn hạn, dài hạn, tạm tuyển, thời vụ) cho quân đội, công an hiện cư trú tại hộ gia đình được tính là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ.

4.7. Nhân khẩu đặc thù được theo dõi riêng, bao gồm:

- Quân đội và công an trong doanh trại (lực lượng thường trực) gồm những người là quân nhân tại ngũ, công nhân viên quốc phòng, công an kể cả người làm hợp đồng ngắn hạn và dài hạn (trừ người đang làm công nhật hoặc thời vụ) đang sống trên địa bàn đặc thù do quân đội và công an quản lý.

- Phạm nhân trong các trại giam, trại cải tạo bao gồm cả những người đang học tập/cải tạo/cải huấn trong trường/trại cải tạo, cải huấn do quân đội hoặc công an quản lý.

- Bệnh nhân không nơi nương tựa đã nằm tại bệnh viện ít nhất 6 tháng.

- Trẻ em trong các trại mồ côi, những người sống trong các nhà dưỡng lão, trại phong/hủi, trung tâm/trường/trại/cơ sở giáo dục bắt buộc tệ nạn xã hội khác đóng trên địa bàn xã.

- Trường thanh thiếu niên, trường dân tộc nội trú, trường câm/điếc, các nữ tu sỹ trong các tu viện, các nhà sư và tu sỹ, nhà chung, nhà chùa.

- Người không có nơi ở ổn định, sống nay đây mai đó gồm những người lang thang cơ nhỡ, không có nhà ở và những người sống bằng nghề trên mặt nước mà không có nhà ở trên bờ và không đăng ký bến gốc.

II. PHƯƠNG PHÁP GHI SỔ A0

1. Trang bìa

Điền địa danh tỉnh, huyện, xã, thôn vào dòng tương ứng bằng CHỮ IN HOA.

Mục 1. Họ và tên cộng tác viên: ghi rõ họ và tên CTV phụ trách địa bàn, bằng CHỮ IN HOA.

Mục 2. Địa bàn số: ……… Từ hộ số ……… đến hộ số ………

Viên chức dân số cấp xã có trách nhiệm xây dựng sơ đồ tên các thôn trong xã, tên các địa bàn trong thôn hoặc mã số địa bàn (nếu có). Trong trường hợp, CTV được giao quản lý các hộ dân cư của một thôn thì địa bàn là tên thôn. Ghi từ hộ dân cư số…. đến hộ dân cư số….

Việc đánh số thứ tự phải dựa vào số nhà của hộ (thực chất là địa chỉ nơi ở của hộ), nếu không có số nhà thì đánh số thứ tự theo thứ tự từ Bắc xuống Nam và từ Tây sang Đông. Sau khi có số thứ tự các hộ trong xã, CTV sẽ dùng số thứ tự của hộ để ghi vào mục 2 là Từ hộ số…..đến hộ số…..

Mục 3 Địa chỉ chi tiết: Ghi tên địa danh của địa bàn CTV phụ trách.

Ví dụ:

Ngõ 211, Phố Hoàng Văn Thái;

Đội 3, Thôn Đồng Tiến;

Xóm Lã Vọng, Thôn Phù Du;

Khóm 3, Ấp Cù Lao

2. Trang Bảng kê địa bàn

2.1. Đối với khu vực có địa chỉ kiểu thành thị

Khu vực có địa chỉ kiểu thành thị là khu vực nhà ở đã được cơ quan có thẩm quyền cấp số nhà và đặt tên phố, tên ngõ/ngách/hẻm, CTV ghi lần lượt tên các đường giao thông lên Bảng kê địa bàn theo thứ tự từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông theo nguyên tắc:

- Ghi theo trình tự: Tên phố (hay tên đường), tên ngõ (thuộc phố, nếu có), tên ngách (thuộc ngõ, nếu có), tên hẻm (thuộc ngách, nếu có).

- Ghi xong ngõ này mới chuyển sang ngõ khác, xong phố này mới chuyển sang phố khác. Mỗi dòng chỉ có tên của một phố, hoặc một ngõ, hoặc một ngách, hoặc một hẻm.

- Tên phố/ngõ/ngách/hẻm phải được ghi vào đúng cột: Cột 2 cho tên phố; cột 3 cho tên ngõ; cột 4 cho tên ngách; cột 5 cho tên hẻm; cột 6 ghi số hộ và từ hộ số đến hộ số có trong nhóm địa chỉ này. Nếu đã ghi vào cột 3 hoặc cột 4 hay cột 5 thì phải ghi vào những cột đứng trước trên cùng dòng.

Ví dụ: Bảng kê địa bàn của phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, Hà Nội.

BẢNG KÊ ĐỊA BÀN SỐ: ……105…..

2.2. Đối với khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn

Khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn là khu vực nhà ở chưa được cơ quan có thẩm quyền cấp số nhà và đặt tên phố, tên ngõ/ngách/hẻm, CTV ghi lần lượt tên thôn, các xóm vào Bảng kê địa chỉ theo thứ tự từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông theo nguyên tắc:

- Ghi theo trình tự: tên thôn, tên các xóm hoặc tương đương (dưới cấp thôn), tên cấp nhỏ hơn xóm (nếu có).

- Ghi xong xóm này mới chuyển sang xóm khác, tên cấp nhỏ hơn xóm này mới chuyển sang tên khác hoặc ghi theo đường đi, lối đi vào khu dân cư.

- Mỗi dòng chỉ có tên một xóm và phải ghi vào đúng cột: cột 3 cho tên xóm hoặc tương đương (dưới cấp thôn); cột 4 và cột 5 được ghi tên cấp nhỏ hơn xóm hoặc lối đi vào khu dân cư; cột 6 dùng để ghi số hộ và từ hộ số đến hộ số. Nếu đã ghi vào cột 3, 4, 5 thì phải ghi vào những cột đứng trước trên cùng dòng.

Ví dụ: Bảng kê địa bàn của xã Nguyên Hoà, huyện Phù Cừ, Hưng Yên

BẢNG KÊ ĐỊA BÀN SỐ : ……101……

2.3. Lưu ý 

- Một khu vực nhà ở của một phường chưa được cơ quan có thẩm quyền cấp số nhà thì đây là khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn.

- Một thôn của một xã có tên các ngõ/ngách tuy chưa được cơ quan có thẩm quyền đặt tên thì đây là khu vực có địa chỉ kiểu thành thị.

3. Các bảng mã và bảng hỗ trợ

3.1. Bảng đối chiếu năm âm lịch và dương lịch: giúp chuyển độ tuổi âm lịch sang dương lịch để tính tuổi của người dân trong trường hợp họ không nhớ rõ năm dương lịch mà chỉ nhớ con giáp như Canh Tý (Chuột); Giáp Tuất (Chó)...

3.2. Bảng mã Biện pháp tránh thai: là các ký hiệu để ghi tình trạng sử dụng biện pháp tránh thai của phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi, để CTV ghi và theo dõi trong Sổ A0.

3.3 Bảng mã Sự kiện thai sản: là các ký hiệu để ghi tình trạng mang thai, phá thai/sảy thai, sinh con của phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi để CTV ghi và theo dõi trong Sổ A0.

3.4. Bảng danh mục các dân tộc Việt Nam: giúp CTV có thể nhận biết tên dân tộc và các tên gọi khác tại các địa phương, khi đối tượng trả lời phỏng vấn không biết hoặc không nhớ nhóm dân tộc của họ.

3.5. Bảng chuyển đổi trình độ giáo dục phổ thông: giúp CTV có thể nhận biết trình độ giáo dục phổ thông hiện tại, khi đối tượng chỉ nhớ trình độ giáo dục phổ thông tại thời điểm kết thúc.

4. Cách ghi trang chính Sổ A0 (Phiếu hộ dân cư)

Mỗi hộ dân cư được ghi đầy đủ các thông tin để theo dõi DS-KHHGĐ. Để các thông tin kết nối với nhau và thuận tiện cho CTV theo dõi, chiết suất thông tin từ Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 sang Phiếu thu tin thì mỗi hộ dân cư được ghi trong một hoặc nhiều trang Phiếu hộ dân cư cụ thể như sau:

- Hộ có một cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ và có dưới 7 người thì ghi vào trong một trang, nếu có nhiều hơn 7 người thì ghi sang trang tiếp theo.

- Hộ có hai cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ thì cặp vợ chồng thứ hai và con của họ được ghi sang trang thứ hai tiếp theo.

- Hộ có ba cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ trở lên thì cặp vợ chồng thứ hai, thứ ba, thứ tư trở lên và con của họ được ghi trang thứ hai, thứ ba, thứ tư… tiếp theo.

- Hộ tập thể nếu có phụ nữ trong độ tuổi sinh đẻ và con của họ thì ghi vào một trang riêng.

- Hộ tập thể có nhiều hơn 7 người là nam hoặc là nữ chưa có gia đình riêng thì ghi trang tiếp theo.

4.1. Hộ số:... (phía trên bên trái biểu) ghi số hộ đã hướng dẫn ở trên. Đối với hộ được ghi trên 2 trang Phiếu hộ dân cư trở lên thì CTV ghi số là XXX.X.

Ví dụ: hộ số 100 có 2 cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ (tuổi của người vợ trong khoảng từ 15 đến 49 tuổi) thì cặp vợ chồng thứ nhất ghi 100 trên trang thứ nhất; cặp vợ chồng thứ 2 và con của họ ghi 100.1 trên trang tiếp theo.

4.2. Địa chỉ hộ (phía trên bên phải biểu) ghi địa chỉ nơi ở của hộ.

- Đối với khu vực có địa chỉ kiểu thành thị thì ghi số nhà.

- Đối với khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn thì ghi tên chủ hộ.

- Hoặc kết hợp cả hai trường hợp nêu trên. Ghi tên chủ hộ và ghi số nhà.

4.3. Mục I. Thông tin cơ bản

Cột 1- Số thứ tự: Ghi số thứ tự theo số người trong hộ.

Cột 2- Họ và tên: Ghi lần lượt họ, chữ đệm và tên của từng người trong hộ, họ, chữ đệm và tên chủ hộ ghi vào dòng đầu tiên, sau là ghi lần lượt những người trong hộ theo mức độ quan hệ ruột thịt gần gũi với chủ hộ như: Chủ hộ; Vợ/chồng chủ hộ; Con đẻ; Con nuôi/con dâu/con rể; Bố/mẹ của vợ chồng chủ hộ; Cháu nội/ngoại của chủ hộ; Quan hệ khác.

Ghi họ, chữ đệm và tên khai sinh đầy đủ, viết bằng CHỮ IN HOA.

Ví dụ:  trẦn huy luyỆn

Cột 3- Quan hệ với chủ hộ: Quan hệ họ hàng của từng người với chủ hộ.

(1) Chủ hộ: Là người đại diện của hộ được các thành viên trong hộ thừa nhận.

Chủ hộ luôn được ghi ở dòng 1. Nếu hộ phải ghi từ 2 trang trở lên thì chủ hộ được ghi tại dòng 1 của trang thứ nhất. Chủ hộ có thể trùng hoặc không trùng với chủ hộ có trong Sổ hộ khẩu do ngành công an cấp.

Trường hợp hộ mà cả bố và mẹ không thường xuyên cư trú tại hộ hoặc cùng thuộc nhóm theo dõi riêng do quân đội, công an, ngoại giao quản lý, hộ chỉ có (các) cháu nhỏ do CTV theo dõi, thì (các) cháu nhỏ này được xác định là 1 hộ. Chủ hộ sẽ là cháu lớn tuổi nhất.

(2) Vợ/chồng chủ hộ: Là những người đã được luật pháp hoặc phong tục, tập quán của địa phương thừa nhận là đang có vợ (hoặc có chồng) hoặc đang chung sống với người khác giới như vợ chồng.

Trường hợp một người có từ 2 vợ (chồng) trở lên cùng sống chung trong một hộ, thì những người này đều được xác định là vợ (chồng) của chủ hộ. CTV ghi tại trang thứ nhất chủ hộ là chồng (vợ), tên người vợ (chồng) thứ nhất và tên những đứa con chưa lập gia đình của họ, trang thứ hai ghi tên người vợ (chồng) thứ hai và các con của họ.

CTV cần đối chiếu với cột tình trạng hôn nhân khi ghi thông tin này.

(3) Con đẻ: Là con do chủ hộ, hoặc vợ/chồng chủ hộ sinh ra theo quy định.

(4) Con nuôi/con dâu/con rể: Là người được pháp luật thừa nhận hoặc phong tục tập quán của địa phương thừa nhận là con nuôi /con dâu/ con rể, hiện đang chung sống (ở chung và ăn chung) với chủ hộ.

(5) Cháu nội/ngoại: Là con của con trai/con gái của chủ hộ sinh ra.

(6) Bố/mẹ của vợ/chồng chủ hộ: Là người sinh ra chủ hộ, hoặc bố/mẹ chồng hoặc bố/mẹ vợ của chủ hộ hoặc bố/mẹ nuôi của vợ/chồng chủ hộ.

(7) Quan hệ khác (ghi rõ): Bao gồm những người có quan hệ gia đình không thuộc các nhóm quan hệ trên hoặc không có quan hệ gia đình đang sống chung với chủ hộ như ông/bà, anh/chị em ruột, cô/dì/chú/bác, bạn, người làm thuê, ở trọ, giúp việc gia đình, v.v…

Cột 4- Giới tính: Ghi nam hoặc nữ vào cột tương ứng.

Cột 5- Ngày tháng năm sinh: Ghi đầy đủ ngày tháng năm sinh theo dương lịch, theo kiểu DD/MM/YYYY; trong đó DD là hai số chỉ ngày, MM là hai số chỉ tháng, YYYY là bốn số chỉ năm. Nhất thiết phải ghi đủ các chữ số cho mỗi khoản.

Ngày sinh của mỗi người có thể biết chính xác hoặc không. Nếu biết được chính xác thì ghi đầy đủ. Trường hợp người dưới 50 tuổi, CTV nhất thiết phải ghi đầy đủ thông tin ngày tháng năm sinh. Trường hợp người trên 50 tuổi, ngày hay tháng không nhớ thì dùng số 0 thay thế; hoặc chỉ nhớ năm sinh âm lịch, CTV căn cứ vào Bảng đối chiếu năm âm lịch và năm dương lịch để ghi năm sinh dương lịch.

Ví dụ:

- Lê Thị O sinh ngày mồng chín tháng tư năm 1998 thì ghi 09/04/1998.

- Ông Nguyễn Văn A không rõ ngày sinh và chỉ nhớ sinh vào tháng 4 năm 1935, thì ghi 00/04/1935.

- Bà Lê Thị T trên 50 tuổi chỉ nhớ sinh năm Ất Dậu, CTV xem Bảng đối chiếu năm âm lịch và dương lịch để ghi 00/00/1945.

Cột 6- Dân tộc: ghi tên dân tộc theo Bảng danh mục các dân tộc Việt Nam.

Cột 7- Trình độ học vấn: Ghi lớp học cao nhất đã hoàn thành bao gồm: phổ thông (tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông)/chuyên môn nghiệp vụ (sơ học, trung học, cao đẳng, đại học và thạc sỹ, tiến sỹ), cách ghi cụ thể như sau:

- Trẻ em dưới 6 tuổi, chưa nhập trường tiểu học thì bỏ trống (không ghi).

- Mù chữ: là người trên 14 tuổi không có khả năng đọc, viết và hiểu được một đoạn văn đơn giản trong sinh hoạt hàng ngày bằng tiếng quốc ngữ, tiếng dân tộc hoặc tiếng nước ngoài thì ghi là 00.

- Tiểu học (cấp 1): là người đang học hoặc đã bỏ học tại các lớp giáo dục phổ thông (lớp 1, 2, 3, 4 và 5 theo hệ 12 năm) thuộc bậc tiểu học hoặc đã hoàn thành chương trình tiểu học, thì ghi TH.

- Trung học cơ sở (cấp 2): là người đang học hoặc đã bỏ học tại các lớp giáo dục phổ thông (lớp 6, 7, 8 và 9 theo hệ 12 năm) thuộc bậc trung học cơ sở hoặc đã có bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, thì ghi CS.

- Trung học phổ thông (cấp 3): là người đang học hoặc đã bỏ học tại các lớp giáo dục phổ thông (lớp 10,11 và 12 theo hệ 12 năm) thuộc bậc trung học phổ thông hoặc đã có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, thì ghi PT.

Lưu ý: Trường hợp một người học theo hệ giáo dục phổ thông khác thì CTV phải sử dụng Bảng chuyển đổi trình độ văn hóa phổ thông để chuyển về hệ thống phổ thông hiện tại (12 năm).

- Công nhân kỹ thuật (mã số A) là những người có kiến thức, kỹ năng nhất định để hoàn thành những công việc có yêu cầu kỹ thuật. Có 2 loại công nhân kỹ thuật:

+ Công nhân kỹ thuật không có bằng hay chứng chỉ (mã số A0) là những người chưa được đào tạo trong bất kỳ một trường, lớp dạy nghề, và những người tuy được đào tạo trong một trường, lớp dạy nghề nhưng vì một lý do nào mà không được cấp bằng (chứng chỉ), song nhờ kinh nghiệm thực tế mà họ đạt được trình độ kỹ thuật được các hội nghề nghiệp địa phương công nhận.

+ Công nhân kỹ thuật có bằng hay chứng chỉ (mã số A1) là những người đã có bằng (chứng chỉ) tốt nghiệp các trường lớp dạy nghề, không phân biệt bậc thợ cao hay thấp.

- Sơ cấp (mã số B) là những người đã có bằng (chứng chỉ) tốt nghiệp các trường/trung tâm đào tạo sơ cấp về nghề nghiệp, chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành.

- Trung cấp (mã số C) là những người đã có bằng (chứng chỉ) tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp các trường đào tạo trình độ trung cấp.

- Cao đẳng (mã số D) là những người đã có bằng (chứng chỉ) tốt nghiệp cao đẳng các trường đào tạo trình độ cao đẳng.

- Đại học (mã số E) là những người đã có bằng tốt nghiệp đào tạo bậc đại học.

- Thạc sỹ, Tiến sỹ (mã số F) là những người đã có bằng thạc sỹ, tiến sỹ.

- Ví dụ cách ghi trình độ học vấn:

+ Người có trình độ giáo dục phổ thông là tiểu học và không có trình độ chuyên môn, thì ghi TH/0.

+ Người có trình độ giáo dục phổ thông là tốt nghiệp trung học phổ thông (lớp 9 hệ phổ thông 12 năm) và có trình độ trung cấp chuyên nghiệp, thì ghi CS/C.

+ Người có trình độ giáo dục phổ thông lớp 4 hệ phổ thông 12 năm và là công nhân kỹ thuật bậc 3 (không có bằng), ghi TH/A0.

Cột 8- Tình trạng hôn nhân: Ghi một trong các tình trạng hôn nhân của từng thành viên trong hộ như sau:

- Bỏ trống (không ghi): Đối với người chưa bao giờ lấy vợ hoặc lấy chồng.

- Có vợ (chồng): Đối với người có đăng ký kết hôn; hoặc không đăng ký kết hôn với chính quyền, gia đình đã tổ chức lễ kết hôn hoặc không tổ chức lễ kết hôn nhưng chung sống với nhau như vợ chồng.

- Goá: Đối với người đã kết hôn nhưng hiện tại người vợ/chồng đã chết và hiện chưa kết hôn với người khác.

- Ly hôn: Đối với người trước đây đã có vợ (chồng) nhưng vì lý do nào đấy đã ly hôn, đã được toà án công nhận và hiện tại chưa kết hôn với người khác.

- Ly thân: Đối với người trước đây có vợ (chồng) nhưng vì lý do nào đó mà hiện tại không sống chung như vợ chồng (mặc dầu chưa ly hôn và hiện tại cũng không chung sống với người khác như vợ chồng).

Cột 9- Tình trạng cư trú: Ghi thông tin trạng cư trú của từng thành viên trong hộ dân cư như sau:

- Thực tế thường trú có mặt    : Bỏ trống (không ghi)

- Thực tế thường trú vắng mặt: Ghi “vắng” theo hướng dẫn ở trên.

- Tạm trú: Ghi “tạm trú” với những người hiện đang sống tại địa bàn trên 3 tháng đến dưới 6 tháng hay không có ý định sống lâu dài.

4.4. Mục II. Theo dõi sử dụng BPTT

Mục II dùng để ghi chép tình trạng sử dụng BPTT, sinh con, mang thai, phá thai/sảy thai của người phụ nữ trong độ tuổi sinh đẻ (từ 15 đến 49 tuổi) có chồng.

(1) Họ và tên: Ghi họ và tên phụ nữ 15- 49 tuổi có chồng (CHỮ IN HOA). Căn cứ Mục I tại cột "ngày sinh" và cột "tình trạng hôn nhân" để ghi thông tin này.

Lưu ý (1): Chỉ căn cứ tuổi người vợ mà không quan tâm đến tuổi người chồng, chỉ căn cứ là có chồng mà không quan tâm đến nơi ở, nghề nghiệp của chồng (bao gồm cả những cặp nam nữ sống chung như vợ chồng); và người sử dụng BPTT được quy về người vợ (tuổi và biện pháp tránh thai sử dụng).

Lưu ý (2): Trường hợp người vợ dưới 15 tuổi thì CTV cần ghi và theo dõi như các phụ nữ trong độ tuổi sinh đẻ khác.

(2) Năm sinh: Ghi năm sinh của người phụ nữ này.

(3) Tháng năm bắt đầu sử dụng BPTT đang dùng: ghi tháng năm bắt đầu sử dụng BPTT hiện đang sử dụng của cặp vợ - chồng này .  

Ví dụ: Chị Nguyễn Thị H, tháng 2 năm 2017 đang sử dụng vòng tránh thai, chị đã đặt vòng tránh thai vào tháng 12 năm 2015, thì ghi "12/2015".

(4) Bảng theo dõi

Cột năm được chia làm 5 năm, các năm theo dõi sẽ thay đổi 5 năm một lần. Hiện tại là từ 2016 đến 2020. Mỗi năm ghi theo một cột với các tháng tương ứng.

Dòng tháng được chia làm 12 tháng trong năm.

Hàng tháng, CTV đến từng hộ gia đình hoặc thông qua người có trách nhiệm trong địa bàn, trong xã để nắm tình hình và ghi chép vào Mục II theo mã BPTT như: Không sử dụng BPTT thì ghi "0"; đặt vòng thì ghi "1" v.v... Trường hợp cặp vợ chồng sử dụng nhiều BPTT thì chỉ ghi biện pháp nào có hiệu quả hơn.

Ví dụ:

- Chị Nguyễn Thị A tháng 10 năm 2017 sử dụng vòng tránh thai (mã 1), đến tháng 11 năm 2017 vẫn dùng vòng tránh thai thì ghi 1 vào ô tháng 11. Đến tháng 12 năm 2017 chị A tháo vòng để sử dụng thuốc uống tránh thai (mã 5) thì ghi  5 vào ô tháng 12 cột năm 2017.

- Chị Nguyễn Thị B tháng 6 năm 2017 sử dụng bao cao su (mã 4) thì ghi 4 vào ô tháng 6 cột năm 2017. Đến tháng 7 năm 2017 không dùng bao cao su nữa mà chuyển sang sử dụng biện pháp khác (mã 8) thì ghi 8 vào ô tháng 7 cột năm 2017.

- Chị Vũ Thị C đang dùng vòng tránh thai (mã 1) đến tháng 9 năm 2017 thay vòng tránh thai thì ghi 1/1 vào ô tháng 9 cột năm 2017.

- Chị Trần Thị D tháng 9 năm 2017 sử dụng thuốc cấy tránh thai (mã 7), tháng 10 năm 2017 thay que cấy tránh thai thì ghi 7/7 vào ô tháng 10 cột năm 2017.

- Chị Dương Thị Đ tháng 7 năm 2017 sử dụng vòng tránh thai, tháng 8 năm 2017 tháo vòng, không sử dụng bất kỳ một BPTT khác (mã 0), thì ghi 0 vào ô tháng 8 cột năm 2017.

 - Chị Lý Thị E sử dụng bao cao su (mã 4) và biện pháp khác (xuất tinh ngoài/ tính vòng kinh..) (mã 8) thì ghi 4, sử dụng bao cao su, vào ô tương ứng.

- Chị Lê Thị G tháng 7 năm 2017 sử dụng vòng tránh thai (mã 1), nhưng đến tháng 9 năm 2017 thấy mang thai (Mã T) thì ghi T vào ô tháng 9 cột năm 2017. Nếu biết rõ bắt đầu mang thai từ tháng 2 năm 2017 thì khoanh tròn vào số (1) ở ô tháng 2, đến tháng 9 cột năm 2017. Nếu chưa biết rõ thời gian mang thai thì các tháng trước đó (từ tháng 2 đến tháng 9) vẫn ghi số 1, không cần sửa lại.

- Chị Ninh Thị H, tháng 1 năm 2017 sử dụng vòng tránh thai (mã 1), nhưng đến tháng 7 năm 2017 sinh con (mã S) thì ghi S vào ô tháng 7 và khoanh tròn vào số (1) ở các ô tháng từ 1 đến 6 của cột năm 2017 và các tháng 11, 12 của cột năm 2016.

- Chị Vũ Thị K có đi phá thai (mã N) (hút điều hòa kinh nguyệt hoặc nạo thai hoặc phá thai) vào tháng 9 năm 2017 thì ghi N vào ô tháng 9 cột năm 2017.

- Chị Thiều Ngọc L đang mang thai (Mã T) từ tháng 1 năm 2017 nhưng tháng 4 năm 2017 (mang thai trên 3 tháng) bị sảy thai (mã N) thì ghi N vào ô tháng 4 của cột năm 2017.

- Chị Văn Thị M, sinh năm 1963, đến tháng 1 năm 2017 là quá 49 tuổi, thì gạch chéo đôi (X) vào ô tháng 12 của cột năm 2016 và gạch chéo đơn từ trái qua phải bảng tại Mục II. Theo dõi BPTT.

4.5. Mục III. Theo dõi các thay đổi

4.5.1. Khoản 1. Trẻ em mới sinh

Trẻ em mới sinh (hoặc trẻ đẻ ra sống): là trẻ sơ sinh được 22 tuần tuổi thai trở lên, thoát khỏi bụng mẹ có dấu hiệu của sự sống (khóc, thở, tim đập, có phản xạ bú, mút, cuống nhau thoi thóp, cơ bắp cử động nhẹ,..) không phân biệt đứa trẻ đó đến thời điểm thu thập thông tin còn sống hay đã chết. Không tính những đứa trẻ khi sinh ra đã chết, tức là chết từ trong bụng mẹ.

Về phạm vi thu thập, chỉ tính những đứa trẻ mới sinh ra sống trong năm dương lịch của các hộ dân cư và người mẹ của chúng đang thực tế thường trú trong địa bàn xã, không phụ thuộc người mẹ của đứa trẻ đã hay chưa được ngành Công an đăng ký hộ khẩu thường trú tại xã nói trên.

(1) Họ và tên: Ghi họ và tên của trẻ mới sinh theo giấy khai sinh

- Trường hợp trẻ mới sinh có Giấy chứng sinh và đã ghi họ, tên đệm và tên tại mục “Tên dự kiến của cháu” thì CTV ghi họ và tên này.

- Trường hợp trẻ mới sinh chưa được khai sinh, hoặc chưa có giấy chứng sinh hoặc chưa đặt tên chính thức thì ghi là “Trai” nếu là nam hoặc “Gái” nếu là nữ. Khi đứa trẻ được đặt tên chính thức theo giấy khai sinh thì sửa lại tên như hướng dẫn tại mục thay đổi thông tin cơ bản.

(2) Ngày sinh: Ghi ngày tháng năm sinh theo kiểu DD/MM/YYYY

(3) Đẻ tại (Nơi đẻ): Ghi địa danh hành chính nơi trẻ được sinh ra, đánh dấu [X] vào ô tương ứng.

- Ghi TYT: Trường hợp bà mẹ đẻ tại trạm y tế của xã.

- Ghi Nhà : Trường hợp bà mẹ đẻ tại nhà.

- Ghi Nơi khác: Trường hợp bà mẹ đẻ tại trạm y tế của xã khác hoặc nhà hộ sinh hoặc bệnh viện/cơ sở y tế khác hoặc nơi khác.

Lưu ý: CTV có thể thu thập các thông tin trên tại Giấy chứng sinh của trẻ.

(4) Là con thứ…. của bà mẹ: Ghi theo lần sinh của bà mẹ kể cả đẻ lần này, đẻ non, đẻ con chết. Trường hợp bà mẹ không nhớ, CTV ghi theo số con đẻ sống của bà mẹ.

Lưu ý: CTV có thể thu thập các thông tin trên tại Giấy chứng sinh của trẻ.

4.5.2. Khoản 2. Người chết

Chết là sự kết thúc hoàn toàn và vĩnh viễn mọi biểu hiện của sự sống sau khi đã sinh ra sống. Vì vậy, số người chết không tính những trường hợp “chết lâm sàng” - tức là những trường hợp vẫn có thể “cứu vãn sự sống” bằng các kỹ thuật y học (hiện đại, cổ truyền). Cần phải thu thập đầy đủ những đứa trẻ chết ngay sau khi “sinh ra sống” (tức là trước khi chết đã có ít nhất một biểu hiện sống), nhưng không được tính những đứa trẻ khi sinh ra đã chết, tức là chết từ trong bụng mẹ.

Về phạm vi, chỉ thu thập thông tin của những người chết trong năm lịch của các hộ dân cư và trước khi chết, người này là nhân khẩu thực tế thường trú trong địa bàn các xã, không phụ thuộc người đó đã hay chưa được ngành Công an đăng ký hộ khẩu thường trú tại xã nói trên.

(1) Họ và tên: Ghi tên người chết.

(2) Ngày chết: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY.

Lưu ý (1): Khi có trường hợp chết, CTV phải thực hiện đồng thời 2 mục:

- Tại Mục I: Lấy thước kẻ gạch đè lên dòng ghi thông tin của người chết từ cột 1 đến hết.

- Tại Mục III, khoản 2: Ghi thông tin như đã hướng dẫn.

Lưu ý (2): Trường hợp chủ hộ chết, CTV ghi thay đổi thông tin về chủ hộ, quan hệ với chủ hộ của các thành viên vào trang Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 và gửi kèm theo với Phiếu thu tin của tháng đó.

Lưu ý (3): Trường hợp một đứa trẻ sau khi sinh ra bị chết ngay, CTV cần phải ghi là một trường hợp trẻ mới sinh và đồng thời cũng ghi là một trường hợp chết để tránh bỏ sót số liệu sinh và chết, nếu trẻ mới sinh chưa đặt tên thì ghi “Trai” hoặc “Gái” ở "Họ và tên".

4.5.3. Khoản 3. Chuyển đến từ xã khác

Số người nhập cư: Ở đây chỉ quan tâm đến những người thay đổi nơi thực tế thường trú, tức là số người thực tế thường trú của đơn vị hành chính cấp xã khác (nơi xuất cư) để nhập cư đến đơn vị hành chính cấp xã (nơi nhập cư) trong kỳ báo cáo để ở. Khái niệm này không bao gồm những người chuyển đến tạm thời (như đến thăm người thân, đến để du lịch hoặc chữa bệnh,…) hoặc loại “di chuyển con lắc” (như từ nơi làm việc trở về nhà riêng).

Người nhập cư chỉ tính những người của các hộ dân cư, trong kỳ đã từ một đơn vị hành chính cấp xã khác nhập cư vào xã đang ở và thực tế đang là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ, không phụ thuộc người đó đã hay chưa được ngành Công an cho “nhập” hộ khẩu thường trú tại xã nói trên.

(1) Họ và tên: Ghi họ và tên người chuyển đến.

(2) Ngày đến: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY

Lưu ý (1): Khi có một hoặc một số người chuyển đến hộ CTV phải ghi đồng thời vào 2 mục sau:

- Tại Mục I. Phỏng vấn và ghi đủ thông tin cơ bản của người chuyển đến như đã hướng dẫn.

- Tại Mục III, khoản 3: Ghi thông tin như đã hướng dẫn.

Lưu ý (2): Trường hợp chuyển đến cả hộ hoặc các thành viên chuyển đến hộ có đủ điều kiện ghi riêng một trang Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 (trường hợp người phụ nữ 15-49 tuổi có chồng và con (nếu có) chuyển đến hộ), CTV phải thực hiện đồng thời các việc sau:

- Lập phiếu hộ dân cư mới (hộ số mới hoặc trang Phiếu hộ dân cư mới cho hộ chuyển đến), phỏng vấn và ghi đầy đủ thông tin theo dõi DS-KHHGĐ của người chuyển đến như đã hướng dẫn.

- Tại Mục III khoản 5: Ghi ngày tháng năm chuyển đến từ xã khác (cột ghi thay đổi), hộ số mới… (cột tên) nếu chuyển đến cả hộ hoặc hộ số XXX.X (cột tên) nếu các thành viên chuyển đến hộ có đủ điều kiện ghi một trang Phiếu hộ dân cư.

Lưu ý (3): Chuyển đến trong nội bộ xã

- Đối với trường hợp có một số người chuyển đến hộ, CTV dân số ghi đầy đủ thông tin vào các mục trừ khoản 4, 5 Mục III không ghi.

- Đối với trường hợp chuyển đến cả hộ hoặc các thành viên chuyển đến hộ có đủ điều kiện ghi riêng một trang Phiếu hộ dân cư của Sổ A0, CTV tiếp nhận từ viên chức dân số cấp xã, CTV quản lý địa bàn chuyển đi, và bổ sung vào Sổ A0.

4.5.4. Khoản 4. Chuyển đi khỏi xã

Số người chuyển đi khỏi xã bao gồm những người từ đơn vị cấp xã (nơi xuất cư) để nhập cư đến một đơn vị hành chính mới ngoài phạm vi đơn vị cấp xã đó (nơi nhập cư) trong kỳ báo cáo để ở. Khái niệm này cũng không bao gồm những người chuyển đi tạm thời (như đi thăm người thân, đi du lịch, đi chữa bệnh,…) hoặc loại “di chuyển con lắc” (như từ nhà riêng đến nơi làm việc).

Đối với người xuất cư, chỉ tính những người đã thực tế thường trú tại hộ dân cư, nhưng trong kỳ vừa qua đã chuyển đi hẳn khỏi phạm vi đơn vị hành chính cấp xã (nơi xuất cư) để đến một đơn vị hành chính khác để ở, không phụ thuộc người đó đã hay chưa được ngành Công an “cắt” hộ khẩu thường trú tại xã nói trên

(1) Họ và tên: Ghi tên người chuyển đi.

(2) Ngày đi: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY

Lưu ý (1): Khi có (nhiều) người trong hộ chuyển đi CTV phải thực hiện đồng thời các việc sau:

- Tại Mục I. Lấy thước kẻ gạch đè lên dòng ghi thông tin của người chuyển đi từ cột 1 đến hết.

- Tại Mục III, khoản 3: Ghi đầy đủ thông tin như đã hướng dẫn.

Lưu ý (2): Trường hợp chuyển đi khỏi xã cả hộ hoặc các thành viên của hộ đã ghi trong một trang riêng của Sổ A0, CTV thực hiện đồng thời các việc sau:

- Gạch chéo đơn từ trái sang phải lên toàn bộ trang Phiếu hộ dân cư và gửi  kèm theo với Phiếu thu tin của tháng đó.

- Tại Mục III khoản 5: Ghi ngày tháng năm chuyển đi khỏi xã (cột ghi thay đổi), hộ số … (cột tên) nếu chuyển đi cả hộ hoặc hộ số XXX.X (cột tên) nếu tất cả thành viên của hộ đã ghi trong trang giấy XXX.X của Sổ A0.

Lưu ý (3): Chuyển đi trong nội bộ xã

- Đối với trường hợp có một số người trong hộ chuyển đi, CTV lấy thước kẻ gạch đè lên dòng ghi thông tin của người chuyển đi từ cột 1 đến hết tại Mục I và thông báo cho Viên chức dân số xã, CTV quản lý địa bàn người đó chuyển đến để tiếp tục theo dõi DS-KHHGĐ.

- Đối với trường hợp chuyển đi cả hộ hoặc tất cả thành viên của hộ đã ghi trong một trang Phiếu hộ dân cư của Sổ A0, CTV thông báo và gửi trang Phiếu hộ dân cư cho viên chức dân số xã, CTV quản lý địa bàn người chuyển đến.

4.5.5. Khoản 5. Thay đổi thông tin cơ bản

(1) Thay đổi Họ và tên; ngày sinh; dân tộc

Theo thông tin thực tế và hợp lý, CTV ghi ngày/tháng/năm xác định thông tin thay đổi (cột ngày tháng năm); ghi thông tin mới thay đổi (cột thay đổi) và tên người có thông tin thay đổi (cột tên). Mỗi thông tin thay đổi của một người ghi một dòng.

(2) Thay đổi tình trạng cư trú: Trường hợp thường trú vắng mặt thay đổi thành thường trú có mặt thì gạch xóa từ “vắng” tương ứng với dòng của người có thay đổi tại Mục I. Trường hợp tạm trú thay đổi thành thường trú thì gạch xóa từ “tạm trú” tương ứng với dòng của người có thay đổi tại Mục I. Thay đổi tình trạng cư trú không ghi vào Mục III. khoản 5.

(3) Nhận Con nuôi

- Tại Mục III. khoản 5: Ghi ngày tháng năm bắt đầu nhận con nuôi (cột ngày tháng năm), ghi nhận con nuôi (cột ghi thay đổi) và tên người được nhận làm con nuôi (cột tên).

- Tại Mục I: Ghi đầy đủ thông tin của con nuôi như đã hướng dẫn.

(4) Thay đổi Quan hệ với chủ hộ

- Trường hợp chủ hộ chết hoặc chuyển đi, CTV ghi đè tại cột quan hệ với chủ hộ về chủ hộ mới và các quan hệ với chủ hộ của các thành viên khác trong hộ, đồng thời tại Mục III. Khoản 5: Ghi ngày tháng năm thay đổi (cột ngày tháng năm), ghi chủ hộ mới (cột ghi thay đổi) và tên chủ hộ mới (cột tên) và gửi kèm theo Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 với Phiếu thu tin của tháng đó.

- Trường hợp tách hộ: nếu tiếp tục cư trú trên địa bàn thì CTV lập Phiếu hộ dân cư mới đối với người tách hộ và lấy thước kẻ gạch đè lên tên những người tách hộ tại Mục I. Nếu tách hộ mà chủ hộ chuyển đi nơi khác địa bàn thì CTV thực hiện như trường hợp chuyển đi đã hướng dẫn.

(5) Sửa sai, xóa do ghi thừa, thêm do ghi thiếu thông tin

Khi phát hiện thông tin cơ bản của thành viên trong hộ cần phải sửa để đúng với thông tin thực tế và hợp lý như sửa sai, xoá do ghi thừa, thêm do ghi thiếu thông tin thì ghi sửa thông tin như đã hướng dẫn (ghi đè thông tin tại các cột, dòng tương ứng).

Trường hợp có 10 thông tin đã sửa trở lên thì gửi kèm theo Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 với Phiếu thu tin của tháng đó cho cán bộ dân số xã để gửi Phiếu hộ dân cư lên cho cấp huyện cập nhật thông tin và in trang mới.

Trường hợp ghi thừa cả hộ hoặc toàn bộ 1 trang Phiếu hộ dân cư thì CTV gạch 2 chéo lên toàn bộ trang Phiếu hộ dân cư và gửi kèm theo Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 với Phiếu thu tin của tháng đó cho cán bộ dân số xã để gửi Phiếu hộ dân cư lên cho cấp huyện xóa khỏi hệ cơ sở dữ liệu.

Phần thứ ba

HƯỚNG DẪN LẬP PHIẾU THU TIN VỀ DÂN SỐ VÀ KỀ HOẠCH HÓA GIA ĐÌNH

Biểu 01-CTV: Phiếu thu tin về dân số và kế hoạch hóa gia đình

Người báo cáo: Ghi họ và tên CTV lập báo cáo.

Nơi nhận: Ghi tên Trung tâm DS-KHHGĐ cấp huyện…. .

Tháng .... Năm .....: Ghi tháng năm của kỳ báo cáo

Địa bàn..Thôn.. Xã.. Ghi tên địa danh địa bàn CTV được phân công quản lý

Ví dụ: Báo cáo là tháng 8 năm 2017 của CTV Nguyễn Văn An tại địa bàn 101 thôn La Tiến xã Nguyên Hoà, huyện Phù Cừ, tỉnh Hưng Yên như sau:

Lưu ý

Báo cáo tháng 8 năm 2017 và ngày gửi báo cáo là ngày 01 tháng 9 năm 2017.

1.  Danh sách trẻ sinh ra

CTV ghi lần lượt họ, chữ đệm và tên của từng trẻ sinh trong tháng theo khoản 1 của Mục III về ngày sinh, nơi đẻ và con thứ mấy của bà mẹ và đồng thời đối chiếu với Mục I Sổ A0 sau khi đã bổ sung thông tin cơ bản của trẻ mới sinh để ghi thông tin về số hộ, Họ, chữ đệm và tên mẹ và các thông tin khác như đã hướng dẫn.

Lưu ý: Để tránh nhầm lẫn khi ghi trẻ mới sinh vào Phiếu thu tin, CTV ghi tháng năm báo cáo vào bên cạnh họ và tên trẻ mới sinh trong Sổ A0 (ví dụ ghi 8/2017 vào bên cạnh họ và tên Nguyễn Văn A, ngày sinh 11/7/2017).

2. Danh sách người chết

CTV ghi lần lượt họ, chữ đệm và tên của từng người chết trong tháng theo khoản 2 của Mục III về ngày chết và đối chiếu với Mục I Sổ A0 để ghi thông tin về số hộ, quan hệ với chủ hộ, giới tính, ngày sinh như đã hướng dẫn.

Cột ghi chú: để ghi thông tin trường hợp người chết là chủ hộ, trẻ em chết ngay sau khi sinh, chết bà mẹ do thai sản hoặc các trường hợp đặc biệt khác.

Lưu ý (1): Trường hợp người chết là chủ hộ, CTV ghi đầy đủ thông tin thay đổi như đã hướng dẫn, nhất là cột “quan hệ với chủ hộ” vào Phiếu hộ dân cư Sổ A0 để chuyển lên cho cấp huyện.

3. Danh sách người chuyển đến hộ

CTV ghi lần lượt họ, chữ đệm và tên của từng người chuyển đến hộ trong tháng theo khoản 3 của Mục III Sổ A0 về ngày đến và đối chiếu với Mục I Sổ A0 để ghi thông tin về hộ số, quan hệ với chủ hộ và các thông tin khác như đã hướng dẫn. Cột Nơi đi: ghi cấp TỈNH, nếu có thông tin.

- Trường hợp cả hộ chuyển đến, CTV lập Phiếu hộ dân cư mới và gửi kèm theo Phiếu thu tin của tháng.

- Trường hợp nhận con nuôi thì ghi như là trường hợp chuyển đến.

Lưu ý (1): Trường hợp người chuyển đến trong nội bộ xã thì không ghi người chuyển đến vào Phiếu thu tin, nhưng được ghi đầy đủ thông tin vào Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 như đã hướng dẫn để chuyển lên cấp huyện.

Lưu ý (2): Trường hợp người chuyển đến là phụ nữ 15-49 tuổi có chồng, CTV ghi đầy đủ thông tin vào Phiếu hộ dân cư Sổ A0, thực hiện việc tách cặp hoặc tách hộ như đã hướng dẫn và để chuyển lên cấp huyện.

4. Danh sách người chuyển đi khỏi hộ

CTV ghi lần lượt họ, chữ đệm và tên của từng người chuyển đi khỏi hộ trong tháng theo khoản 3 của Mục III về ngày đi và đối chiếu Mục I trong Sổ A0 để ghi thông tin về hộ số, quan hệ với chủ hộ, giới tính, ngày sinh, nơi đến là TỈNH nào (nếu có thông tin) như đã hướng dẫn.

- Trường hợp cả hộ chuyển đi: CTV gửi Phiếu hộ dân cư cũ đã gạch chéo đơn và gửi kèm theo Phiếu thu tin của tháng lên cấp huyện.

- Trường hợp chủ hộ gia đình chuyển đi, CTV gửi kèm theo Phiếu hộ dân cư có thay đổi thông tin về quan hệ với chủ hộ như đã hướng dẫn lên cấp huyện.

Lưu ý (1): Trường hợp chuyển đi trong nội bộ xã thì không ghi người chuyển đi vào Phiếu thu tin và gạch tên người chuyển đi, ghi các thông tin thay đổi vào Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 như đã hướng dẫn và gửi kèm theo Phiếu thu tin để chuyển lên cấp huyện.

Lưu ý (2): Trường hợp người chuyển đi là chủ hộ, CTV ghi đầy đủ thông tin thay đổi như đã hướng dẫn, nhất là cột “quan hệ với chủ hộ” vào Phiếu hộ dân cư Sổ A0 để chuyển lên cho cấp huyện.

5. Danh sách cặp vợ chồng mới sử dụng BPTT

CTV ghi lần lượt người vợ tuổi từ 15- 49 tuổi mới sử dụng BPTT tại địa bàn trong tháng theo Mục II trong Sổ A0 để ghi thông tin như đã hướng dẫn.

Lưu ý:

BPTT dài hạn là biện pháp có tác dụng hiệu quả tránh thai  trên 12 tháng như triệt sản nam, triệt sản nữ, thuốc cấy tránh thai, đặt vòng tránh thai.

BPTT ngắn hạn là biện pháp có hiệu quả tránh thai dưới 12 tháng như bao cao su, viên uống tránh thai, thuốc tiêm tránh thai và các biện pháp ngắn hạn khác.

6. Danh sách cặp vợ chồng thôi sử dụng BPTT

CTV ghi lần lượt người vợ tuổi từ 15- 49 tuổi thôi sử dụng BPTT tại địa bàn trong tháng theo Mục II trong Sổ A0 để ghi thông tin như đã hướng dẫn.

Lưu ý:

Với cặp vợ chồng khi chuyển từ BPTT cũ (ví dụ sử dụng viên uống tránh thai) để sử dụng BPTT mới (Ví dụ đặt dụng cụ tử cung) thì CTV ghi đồng thời cả mục mục 6 và mục 5 trong phiếu thu tin. Trường hợp thay vòng hay thay que cấp tránh thai thì CTV ghi rõ vào mục 5 theo hướng dẫn.

Với những phụ nữ bước ra khỏi tuổi sinh đẻ (49 tuổi) và không thu tập thông tin tại mục II. Theo dõi sử dụng BPTT năm báo cáo, CTV rà soát như đã hướng dẫn và lập danh sách những phụ nữ này vào báo cáo tháng 1 hàng năm để chuyển lên cho cấp huyện.

7. Danh sách người có thông tin thay đổi

CTV ghi lần lượt từng người có thông tin thay đổi trong tháng theo
khoản 5 của Mục III trong Sổ A0 để ghi thông tin như đã hướng dẫn, bao gồm:

- Thay đổi Họ và tên; Ngày sinh; Dân tộc.

- Thay đổi Tình trạng hôn nhân.

- Thay đổi Tình trạng cư trú.

- Nhận Con nuôi.

- Thay đổi Quan hệ với chủ hộ.

- Sửa sai, xoá do ghi thừa, thêm do ghi thiếu thông tin.

Phần thứ tư

HƯỚNG DẪN LẬP BÁO CÁO THỐNG KÊ CHUYÊN NGÀNH DÂN SỐ VÀ KẾ HOẠCH HÓA GIA ĐÌNH

I. HƯỚNG DẪN LẬP BÁO CÁO CỦA BAN DÂN SỐ XÃ

1. Biểu 01-DSX Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình tháng

Báo cáo này do Trung tâm DS-KHHHGĐ cấp huyện xử lý từ kho dữ liệu điện tử cấp huyện và Phiếu thu tin của CTV hàng tháng để lập báo cáo hàng tháng và gửi trở lại cho cấp xã để sử dụng.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu, tháng năm báo cáo.

Ví dụ:

Báo cáo tháng 9 năm 2017 xã Nguyên Hoà, huyện Phù Cừ, tỉnh Hưng Yên.

Lưu ý: Báo cáo tháng 9 năm 2017 và ngày gửi báo cáo là ngày 05 tháng 10 năm 2017

Cột A: Ghi tên các thôn, ấp, bản hoặc theo các địa bàn CTV quản lý

Cột 1. Số liệu của toàn xã. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các thôn trong xã (cộng các cột số liệu).

Từ cột 2 trở đi, ghi tên các thôn thuộc xã. Trường hợp một thôn có nhiều CTV dân số quản lý địa bàn thì số liệu của thôn sẽ cộng từ số liệu của các địa bàn và cột của thôn được chia thành nhiều cột gồm cột cộng và các cột tên địa bàn.

Số liệu có được bằng cách chiết suất từ kho dữ liệu tử cấp huyện và Phiếu thu tin, Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 cần sửa đổi, bổ sung, lập mới do xã gửi lên.

(1) Tổng số trẻ em sinh ra trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng trẻ em sinh ra tại mục 1 của Phiếu thu tin. Trong tổng số:

- Số trẻ em nam sinh ra: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng trẻ em sinh ra và giới tính là “nam” tại mục 1 của Phiếu thu tin.

- Số trẻ em nữ sinh ra: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng trẻ em sinh ra và giới tính là “nữ” tại mục 1 của Phiếu thu tin.

- Số trẻ em sinh ra là con thứ 3 trở lên: Số liệu có được bằng cách cộng số trẻ em sinh ra và “là con thứ 3 trở lên của bà mẹ” tại mục 1 của Phiếu thu tin.

- Số trẻ em sinh ra của bà mẹ dưới 20 tuổi: Số liệu có được bằng cách cộng số trẻ em sinh ra là con của bà mẹ dưới 20 tuổi tại mục 1 của Phiếu thu tin.

(2) Số nữ đặt vòng TT mới trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng đặt vòng tránh thai tại mục 5 của Phiếu thu tin.

- Trong đó: số nữ thay vòng tránh thai: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng thay vòng tránh thai tại mục 5 của Phiếu thu tin.

(3) Số nữ thôi sử dụng vòng TT trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng thôi sử dụng vòng tránh thai tại mục 6 của Phiếu thu tin.

(4) Số nam mới triệt sản trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng nam mới triệt sản tại mục 5 của Phiếu thu tin.

(5) Số nữ mới triệt sản trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng nữ mới triệt sản tại mục 5 của Phiếu thu tin.

(6) Số nữ mới cấy thuốc TT trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng nữ mới cấy thuốc tránh thai tại mục 5 của Phiếu thu tin.

- Trong đó: thay que cấy tránh thai: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng thay que cấy tránh thai tại mục 5 của Phiếu thu tin.

(7) Số nữ thôi sử dụng que cấy TT trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng thôi sử dụng que cấy tránh thai tại mục 6 của Phiếu thu tin.

2. Biểu 02-DSX: Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình quý

Báo cáo này do kho dữ liệu điện tử cấp huyện xử lý từ hệ cơ sở dữ liệu và Phiếu thu tin của CTV hàng tháng để lập báo cáo hàng quý của xã và gửi cho cấp xã để sử dụng.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu, quý năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn xã. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các thôn trong xã (cộng các cột số liệu).

Từ cột 2 trở đi ghi tên các thôn thuộc xã. Trường hợp một thôn có nhiều CTV dân số quản lý địa bàn thì số liệu của thôn sẽ cộng từ số liệu của các địa bàn và cột của thôn được chia thành nhiều cột gồm cột cộng và các cột tên địa bàn.

(1) Số hộ dân cư tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số hộ gia đình và hộ tập thể đến cuối quý theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã.

- Trong đó: Số hộ gia đình: Số liệu có được bằng cách cộng số hộ gia đình theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã.

(2) Tổng số nhân khẩu thực tế thường trú tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số nhân khẩu thực tế thường trú tính đến cuối quý theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã.

(3) Tổng số nữ 15-49 tuổi tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số nhân khẩu thực tế thường trú tính là nữ từ 15 tuổi đến 49 tuổi (theo năm dương lịch) tính đến cuối quý theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã.

(4) Tổng số nữ 15-49 tuổi có chồng tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số nhân khẩu thực tế thường trú tính là nữ từ 15 tuổi đến 49 tuổi (theo năm dương lịch) và có tình trạng hôn nhân là “có chồng” tính đến cuối quý theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã.

(5) Số người chết trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người chết trong quý tại Mục 2 của Phiếu thu tin.

(6) Số người kết hôn trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người kết hôn (thay đổi tình trạng hôn nhân) trong quý tại Mục 7 của Phiếu thu tin.

(7) Số người ly hôn trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người ly hôn (thay đổi tình trạng hôn nhân) trong quý tại Mục 7 của Phiếu thu tin.

(8) Số người chuyển đi khỏi xã trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người chuyển đi khỏi xã, bao gồm cả những người chuyển đi cả hộ, trong quý tại Mục 4 của Phiếu thu tin.

(9) Số người chuyển đến từ xã khác trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người chuyển đến từ xã khác, bao gồm cả những người chuyển đến cả hộ, trong quý tại Mục 3 của Phiếu thu tin.

(10) Số cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ hiện đang sử dụng BPTT tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi có chồng hiện đang sử dụng BPTT tính đến cuối quý và chia theo từng biện pháp tránh thai hiện đang sử dụng (mã BPTT) tại Mục II trong Sổ A0 tại xã.

(11) Số cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ chưa sử dụng BPTT tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi có chồng hiện không sử dụng BPTT (mã 0) tính đến cuối quý theo Mục II trong Sổ A0 tại xã.

- Cặp có hai con một bề: Số liệu có được bằng cách cộng số phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi có chồng hiện không sử dụng BPTT (mã 0) và hiện có hai con còn sống theo giới tính tính đến cuối quý tại Mục II và Mục I trong Sổ A0 tại xã.

- Cặp có ba con trở lên: Số liệu có được bằng cách cộng số phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi có chồng hiện không sử dụng BPTT (mã 0) và hiện có ba con còn sống tính đến cuối quý tại mục II và mục I trong Sổ A0.

(12) Số cộng tác viên dân số tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng CTV dân số lập Phiếu thu tin của từng xã cho Kho dữ liệu điện tử cấp huyện cập nhật theo Phiếu thu tin.

- Cộng tác viên nữ: Số lượng và giới tính theo bảng kê CTV.

- Cộng tác viên mới tham gia trong quý: Số lượng theo bảng kê CTV.

3. Biểu 03-DSX: Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình năm

Báo cáo này do kho dữ liệu điện tử cấp huyện xử lý để lập báo cáo hàng năm của xã và gửi cho cấp xã sử dụng.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu và năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn xã. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các thôn trong xã (cộng các cột số liệu).

Từ cột 2 trở đi ghi tên các thôn thuộc xã. Trường hợp một thôn có nhiều CTV dân số quản lý địa bàn thì số liệu của thôn sẽ cộng từ số liệu của các địa bàn và cột của thôn được chia thành nhiều cột, gồm cột cộng và các cột tên địa bàn.

Dòng (1) và (2): Từ số liệu biểu 02-DSX quý IV của năm báo cáo.

(3) Tổng số phụ nữ tính đến cuối năm: Số liệu có được bằng cách cộng số nhân khẩu thực tế thường trú là nữ tính đến cuối năm theo Phiếu hộ dân cư Sổ A0. Số liệu phân tổ nhóm phụ nữ tuổi 15-49 tuổi và phụ nữ 15-49 tuổi có chồng từ số liệu biểu 02-DSX quý IV của năm báo cáo.

Dòng (4): Cộng từ số liệu của biểu 01-DSX của 12 tháng.

Dòng (5) đến (9): Cộng từ số liệu biểu 02-DSX của 4 quý của năm.

Dòng (10) đến (15): Cộng từ số liệu của biểu 01-DSX của 12 tháng.

Dòng (16) đến (17): Từ số liệu biểu 02-DSX quý IV của năm báo cáo.

Dòng (18): Từ số liệu biểu 02-DSX quý IV và cộng số liệu 4 quý của năm.

Dòng (19): Tổng số kinh phí sự nghiệp được cấp và sử dụng trong năm cho chương trình DS-KHHGĐ từ báo cáo của cấp xã.

II. HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ LẬP BÁO CÁO CỦA CẤP HUYỆN

1. Biểu 01-DSH Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình tháng

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử cấp huyện.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu và tháng năm báo cáo.

Lưu ý: Báo cáo tháng 9 năm 2017 lập báo cáo là ngày 11 tháng 10 năm 2017.

Cột 1. Số liệu của toàn huyện. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các xã trong huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các xã thuộc huyện.

Từ các dòng (1) đến dòng (7) được tổng hợp số liệu từ Biểu 01-DSX.

Lưu ý: Số liệu từ Biểu 01-DSX là trong tháng; số liệu Biểu 01-DSH là cộng dồn từ tháng 1 đến tháng báo cáo (cộng lũy kế).

2. Biểu 02-DSH Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình quý

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử cấp huyện.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu và quý năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn huyện. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các xã trong huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các xã thuộc huyện.

Từ các dòng (1) đến dòng (12) được tổng hợp số liệu từ Biểu 02-DSX.

3. Biểu 03-DSH Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử cấp huyện.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) ở phía trên bên phải biểu và năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn huyện. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các xã trong huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các xã thuộc huyện.

Từ các dòng (1) đến dòng (19) được tổng hợp số liệu từ Biểu 03-DSX.

Các dòng (20) và (21) được tổng hợp số liệu từ Biểu 03-DSX và cấp huyện.

III. HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ LẬP BÁO CÁO CỦA CẤP TỈNH/TW

1. Biểu 01-DST/TW Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình tháng

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu và tháng năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn tỉnh/toàn quốc. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các đơn vị hành chính trực thuộc.

Từ các dòng (1) đến dòng (7) được tổng hợp số liệu từ Biểu 01-DSH.

2. Biểu 02-DST/TW Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình quý

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu và quý năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn tỉnh/toàn quốc. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các đơn vị hành chính trực thuộc.

Từ các dòng (1) đến dòng (12) được tổng hợp số liệu từ Biểu 02-DSH.

3. Biểu 03-DST/TW Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu và năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn tỉnh/toàn quốc. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các đơn vị hành chính trực thuộc.

Từ các dòng (1) đến dòng (20) được tổng hợp số liệu từ Biểu 03-DSH.

Các dòng (21) và (22) được tổng hợp số liệu từ Biểu 03-DSH và cấp tỉnh.

Phần thứ năm

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Thông tin thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ được tổ chức thu thập, xử lý như sau:

1. Cộng tác viên dân số cấp thôn chịu trách nhiệm

- Lưu trữ, bảo quản Sổ A0; theo dõi, cập nhật thường xuyên các thông tin DS-KHHGĐ phát sinh của từng người trong hộ dân cư vào Phiếu hộ dân cư của Sổ A0.

- Chiết suất các thông tin từ Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 để ghi thông tin vào Phiếu thu tin theo quy định; và định kỳ hàng tháng gửi Phiếu thu tin lên Ban Dân số xã (viên chức dân số xã).

- Hoàn thiện Phiếu thu tin và Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 sau khi có ý kiến thầm định của Viên chức dân số xã.

2. Viên chức dân số cấp xã chịu trách nhiệm

- Giám sát các hoạt động của CTV; định kỳ hàng tháng tập hợp và gửi Phiếu thu tin lên Trung tâm DS-KHHGĐ cấp huyện.

- Kiểm tra, thẩm định tính đầy đủ của thông tin trên Phiếu thu tin và Phiếu hộ dân cư, tính chính xác của thông tin qua kiểm tra số liệu. 

- Tiếp nhận, kiểm tra, sửa và phản hồi thông tin nghi ngờ sai, thông tin sai trong Phiếu thu tin, Phiếu hộ dân cư do Trung tâm DS-KHHGĐ cấp huyện chuyển về.

3. Trung tâm DS-KHHGĐ cấp huyện chịu trách nhiệm

- Kiểm tra tính đầy đủ về số lượng Phiếu thu tin; tính chính xác của thông tin qua quy trình kiểm tra Phiếu thu tin, nhập tin vào kho dữ liệu điện tử cấp huyện.

- Kiểm tra và phản hồi thông tin nghi ngờ sai, thông tin sai giữa các cấp. Thực hiện thẩm định Phiếu hộ dân cư theo hướng dẫn.

- In Báo cáo thống kê hàng tháng cho các xã thuộc huyện và gửi về cho xã. In Báo cáo thống kê của cấp huyện để gửi cho các cơ quan theo quy định. Gửi dữ liệu điện tử lên cấp tỉnh và trung ương.

- Chủ động chiết suất thông tin, dữ liệu trong Kho dữ liệu điện tử thành các báo cáo để cung cấp thông tin số liệu theo nhu cầu sử dụng của ngành Y tế, các ngành, các cấp khác và các đơn vị theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức thu thập thông tin khác ngoài Sổ A0 theo yêu cầu.

4. Chi cục DS-KHHGĐ cấp tỉnh chịu trách nhiệm

- Kiểm tra tính đầy đủ về số lượng Phiếu thu tin; tính chính xác của thông tin qua các khâu thu thập, nhập tin, giám sát và thẩm định số liệu trong kho dữ liệu điện tử trên phạm vi tỉnh.

- Thẩm định để phát hiện, hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan DS-KHHGĐ các cấp xử lý lỗi và bổ sung thông tin số liệu còn thiếu sau thẩm định theo hướng dẫn.

- Tổng hợp thông tin số liệu, in Báo cáo của cấp tỉnh để gửi cho các cơ quan theo quy định. Gửi dữ liệu điện tử lên cấp trung ương.

- Chủ động chiết suất thông tin, dữ liệu trong Kho dữ liệu điện tử thành các báo cáo để cung cấp thông tin số liệu theo nhu cầu sử dụng của ngành Y tế, các ngành, các cấp khác và các đơn vị theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức thu thập thông tin khác ngoài Sổ A0 theo yêu cầu.

5. Tổng cục DS-KHHGĐ

5.1. Trung tâm Nghiên cứu, Thông tin và Dữ liệu có trách nhiệm chỉ đạo, thực hiện công tác thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ; thu thập cập nhật thông tin thống kê; tổng hợp thông tin số liệu, in Báo cáo của cấp trung ương để gửi cho các cơ quan theo quy định; hướng dẫn và kiểm tra việc quản trị Kho dữ liệu điện tử các cấp. Chiết suất thông tin, dữ liệu trong Kho dữ liệu điện tử thành các báo cáo phục vụ quản lý, điều hành Chương trình.

Chủ động chiết suất thông tin, dữ liệu trong Kho dữ liệu điện tử thành các báo cáo để cung cấp thông tin số liệu theo nhu cầu sử dụng của ngành Y tế, các ngành, các cấp khác và các đơn vị theo quy định của pháp luật.

5.2. Vụ Kế hoạch - Tài chính có tránh nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, giám sát tình hình thu thập, cập nhật thông tin số liệu; thẩm định số liệu thống kê chuyên ngành về DS-KHHGĐ.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh kịp thời về Tổng cục DS-KHHGĐ (Vụ Kế hoạch - Tài chính hoặc Trung tâm Nghiên cứu, Thông tin và Dữ liệu) để hướng dẫn, giải quyết./.

PHỤ LỤC 1

CÁC BẢNG CHỈ DẪN

1. BẢNG ĐỐI CHIẾU NĂM ÂM LỊCH VÀ DƯƠNG LỊCH (1900-2019)

2. BẢNG MÃ BIỆN PHÁP TRÁNH THAI VÀ SỰ KIỆN THAI SẢN

3. BẢNG DANH MỤC CÁC DÂN TỘC VIỆT NAM

BẢng chuyỂn đỔi trình đỘ HỘC VẤN phỔ thông

PHỤ LỤC 2

BIỂU MẪU BÁO CÁO THEO THÔNG TƯ 27/2014/TT-BYT NGÀY 14/8/2014

Biểu: 1/BCX

ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH, DÂN SỐ VÀ TÌNH HÌNH SINH TỬ

Báo cáo năm

Biểu 1/BCH:

ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH, DÂN SỐ VÀ TÌNH HÌNH SINH TỬ

Báo cáo năm

Biểu: 4/BCX

HOẠT ĐỘNG CHĂM SÓC BÀ MẸ, TRẺ EM VÀ KẾ HOẠCH HÓA GIA ĐÌNH

Báo cáo 3, 6, 9 và 12 tháng

Biểu: 5/BCH

HOẠT ĐỘNG CHĂM SÓC BÀ MẸ

Báo cáo 3, 6, 9 và 12 tháng

Biểu 7/BCH

HOẠT ĐỘNG KHÁM CHỮA PHỤ KHOA, KHHGĐ VÀ NẠO PHÁ THAI

Báo cáo 3, 6, 9 và 12 tháng