Công văn 77/TCDS-KHTC hướng dẫn ghi chép ban đầu vào Sổ A0, ghi Phiếu thu tin và lập báo cáo thống kê chuyên ngành dân số và kế hoạch hóa gia đình do Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình ban hành

Để nâng cao chất lượng thông tin, số liệu của hệ thông tin thống kê chuyên ngành dân số và kế hoạch hóa gia đình (DS-KHHGĐ); triển khai thống nhất và có hiệu quả Quyết định số 437/QĐ-TCDS, ngày 16/11/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục DS-KHHGĐ về việc ban hành quy định tạm thời về mẫu Sổ ghi chép ban đầu, mẫu phiếu thu thập thông tin của cộng tác viên dân số (CTV dân số) và mẫu biểu báo cáo thống kê của kho dữ liệu điện tử phục vụ quản lý và điều hành Chương trình mục tiêu quốc gia DS-KHHGĐ, Tổng cục DS-KHHGĐ, Bộ Y tế hướng dẫn ghi vào Sổ ghi chép ban đầu về DS-KHHGĐ, Phiếu thu thập thông tin của CTV dân số và lập báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ của các cấp như sau:

Phần 1.

HƯỚNG DẪN GHI CHÉP BAN ĐẦU VỀ DÂN SỐ VÀ KẾ HOẠCH HÓA GIA ĐÌNH

I. MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG

1. Sổ ghi chép ban đầu về DS-KHHGĐ (Sổ A0) phản ánh các thông tin cơ bản để nhận biết chung nhất của bản thân từng người trong hộ dân cư; các thông tin về kế hoạch hóa gia đình và các thông tin thay đổi về DS-KHHGĐ. Các thông tin của Sổ A0 là thông tin cơ sở của hệ thống thông tin thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ.

2. CVT dân số tại thôn, ấp, bản, làng, tổ dân phố, khóm, phum, sóc, mường (cấp thôn) có nhiệm vụ: Lưu trữ, bảo quản Sổ A0; theo dõi và cập nhật thường xuyên các thông tin phát sinh của từng người trong hộ dân cư; trích các thông tin từ Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 để ghi thông tin vào Phiếu thu thập thông tin của CTV dân số (Phiếu thu tin) theo quy định và định kỳ hàng tháng gửi Phiếu thu tin lên Ban Dân số xã.

3. Cán bộ dân số xã, phường, thị trấn (cấp xã) có nhiệm vụ: Kiểm tra, giám sát hoạt động của CTV dân số; kiểm tra Sổ A0, thẩm định thông tin Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 và Phiếu thu tin của các CTV dân số theo quy định; định kỳ hàng tháng tập hợp và gửi Phiếu thu tin lên Ban Dân số huyện (Trung tâm DS-KHHGĐ huyện).

4. Nguyên tắc ghi chép thông tin ban đầu vào Sổ A0 là phải đảm bảo đúng sự thật khách quan, không biết không điền thông tin vào Sổ A0. Khi ghi chép thông tin ban đầu vào Sổ A0 phải sử dụng đúng khái niệm và phạm vi hướng dẫn.

5. Phương thức ghi chép thông tin ban đầu vào Sổ A0 được thực hiện trực tiếp thông qua phỏng vấn từng thành viên trong hộ dân cư hoặc thông qua phỏng vấn người có trách nhiệm trong hộ dân cư, trong thôn, trong xã.

6. Những từ viết tắt là: Ban DS-KHHGĐ xã viết tắt là Ban Dân số xã; Ban chỉ đạo công tác DS-KHHGĐ cấp huyện, cấp tỉnh viết tắt là Ban Dân số huyện, tỉnh; cán bộ làm công tác DS-KHHGĐ ở cấp xã viết tắt là cán bộ dân số xã; cộng tác viên DS-KHHGĐ tại cấp thôn viết tắt là CTV dân số; kế hoạch hóa gia đình viết tắt là KHHGĐ; cán bộ y tế viết tắt là CBYT; trạm y tế xã viết tắt là TYT; biện pháp tránh thai viết tắt là BPTT; sàng lọc trước sinh viết tắt là SLTS; sàng lọc sơ sinh viết tắt là SLSS.

II. KHÁI NIỆM VÀ PHẠM VI THEO DÕI DS-KHHGĐ

1. Hộ dân cư

1.1. Khái niệm: Hộ dân cư bao gồm “hộ gia đình” và “hộ tập thể”.

- Hộ gia đình: bao gồm những người sống chung (ở chung và ăn chung), có quan hệ hôn nhân, ruột thịt hoặc nhận nuôi dưỡng; không phân biệt là đã hay chưa được ngành công an cho tách hoặc nhập hộ khẩu thường trú.

- Hộ tập thể: bao gồm nhiều người sống xa gia đình hoặc chưa có gia đình riêng ở chung với nhau trong một đơn vị nhà ở do cơ quan, xí nghiệp, trường học, các tổ chức xã hội quản lý, hoặc của tư nhân cho thuê sử dụng.

1.2. Phương pháp xác định hộ dân cư

- Mỗi hộ dân cư được xác định theo một đơn vị nhà ở (nóc nhà, căn hộ, tàu thuyền … để cư trú).

- Trường hợp trong một đơn vị nhà ở có bố mẹ, các con đã có gia đình riêng và các cháu cùng cư trú thì mỗi con đã có gia đình riêng, không ăn chung và có quyền nghĩa vụ riêng với xã hội được xác định là một hộ gia đình.

- Trường hợp một hộ gia đình có người giúp việc gia đình, người ở trọ và người không có quan hệ họ hàng, thường xuyên sinh sống trong một đơn vị nhà ở trên 6 tháng, thì họ được xác định là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ. Nếu trong hộ gia đình có 3 người trở lên thuộc nhóm này, thì những người này được tách riêng thành một hộ tập thể tách biệt với hộ gia đình nêu trên.

- Trường hợp trong một đơn vị nhà ở (căn hộ) có nhiều người không có quan hệ họ hàng, thường xuyên sinh sống thì mỗi phòng ở trong căn hộ được xác định là một hộ tập thể. Trường hợp người chưa thành niên còn phụ thuộc kinh tế vào bố mẹ nhưng thường xuyên cư trú ở đơn vị nhà ở khác với bố mẹ (hộ có nhiều nơi ở), thì quy ước số người này là thành viên hộ của bố mẹ và được theo dõi chung vào một hộ; không tách riêng hộ.

1.3. Phạm vi quản lý hộ dân cư:

- CTV dân số, cán bộ dân số xã quản lý hộ dân cư trên địa bàn của xã, trừ các địa bàn đặc thù do quân đội, công an, ngoại giao quản lý.

- Các hộ gia đình và hộ tập thể trên địa bàn đặc thù do quân đội, công an, ngoại giao quản lý được các Bộ chủ quản theo dõi và báo cáo riêng.

2. Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư

Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư là những người thực tế đã và đang sống ổn định tại hộ dân cư hoặc đã chuyển đến ở ổn định tại hộ dân cư, không phân biệt họ đã hay chưa được cơ quan công an cho đăng ký hộ khẩu thường trú.

Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư bao gồm cả số người tạm vắng, nhưng không bao gồm số người tạm trú.

Để nâng cao chất lượng thông tin, số liệu của hệ thông tin thống kê chuyên ngành dân số và kế hoạch hóa gia đình (DS-KHHGĐ); triển khai thống nhất và có hiệu quả Quyết định số 437/QĐ-TCDS, ngày 16/11/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục DS-KHHGĐ về việc ban hành quy định tạm thời về mẫu Sổ ghi chép ban đầu, mẫu phiếu thu thập thông tin của cộng tác viên dân số (CTV dân số) và mẫu biểu báo cáo thống kê của kho dữ liệu điện tử phục vụ quản lý và điều hành Chương trình mục tiêu quốc gia DS-KHHGĐ, Tổng cục DS-KHHGĐ, Bộ Y tế hướng dẫn ghi vào Sổ ghi chép ban đầu về DS-KHHGĐ, Phiếu thu thập thông tin của CTV dân số và lập báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ của các cấp như sau:

Phần 1.

HƯỚNG DẪN GHI CHÉP BAN ĐẦU VỀ DÂN SỐ VÀ KẾ HOẠCH HÓA GIA ĐÌNH

I. MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG

1. Sổ ghi chép ban đầu về DS-KHHGĐ (Sổ A0) phản ánh các thông tin cơ bản để nhận biết chung nhất của bản thân từng người trong hộ dân cư; các thông tin về kế hoạch hóa gia đình và các thông tin thay đổi về DS-KHHGĐ. Các thông tin của Sổ A0 là thông tin cơ sở của hệ thống thông tin thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ.

2. CVT dân số tại thôn, ấp, bản, làng, tổ dân phố, khóm, phum, sóc, mường (cấp thôn) có nhiệm vụ: Lưu trữ, bảo quản Sổ A0; theo dõi và cập nhật thường xuyên các thông tin phát sinh của từng người trong hộ dân cư; trích các thông tin từ Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 để ghi thông tin vào Phiếu thu thập thông tin của CTV dân số (Phiếu thu tin) theo quy định và định kỳ hàng tháng gửi Phiếu thu tin lên Ban Dân số xã.

3. Cán bộ dân số xã, phường, thị trấn (cấp xã) có nhiệm vụ: Kiểm tra, giám sát hoạt động của CTV dân số; kiểm tra Sổ A0, thẩm định thông tin Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 và Phiếu thu tin của các CTV dân số theo quy định; định kỳ hàng tháng tập hợp và gửi Phiếu thu tin lên Ban Dân số huyện (Trung tâm DS-KHHGĐ huyện).

4. Nguyên tắc ghi chép thông tin ban đầu vào Sổ A0 là phải đảm bảo đúng sự thật khách quan, không biết không điền thông tin vào Sổ A0. Khi ghi chép thông tin ban đầu vào Sổ A0 phải sử dụng đúng khái niệm và phạm vi hướng dẫn.

5. Phương thức ghi chép thông tin ban đầu vào Sổ A0 được thực hiện trực tiếp thông qua phỏng vấn từng thành viên trong hộ dân cư hoặc thông qua phỏng vấn người có trách nhiệm trong hộ dân cư, trong thôn, trong xã.

6. Những từ viết tắt là: Ban DS-KHHGĐ xã viết tắt là Ban Dân số xã; Ban chỉ đạo công tác DS-KHHGĐ cấp huyện, cấp tỉnh viết tắt là Ban Dân số huyện, tỉnh; cán bộ làm công tác DS-KHHGĐ ở cấp xã viết tắt là cán bộ dân số xã; cộng tác viên DS-KHHGĐ tại cấp thôn viết tắt là CTV dân số; kế hoạch hóa gia đình viết tắt là KHHGĐ; cán bộ y tế viết tắt là CBYT; trạm y tế xã viết tắt là TYT; biện pháp tránh thai viết tắt là BPTT; sàng lọc trước sinh viết tắt là SLTS; sàng lọc sơ sinh viết tắt là SLSS.

II. KHÁI NIỆM VÀ PHẠM VI THEO DÕI DS-KHHGĐ

1. Hộ dân cư

1.1. Khái niệm: Hộ dân cư bao gồm “hộ gia đình” và “hộ tập thể”.

- Hộ gia đình: bao gồm những người sống chung (ở chung và ăn chung), có quan hệ hôn nhân, ruột thịt hoặc nhận nuôi dưỡng; không phân biệt là đã hay chưa được ngành công an cho tách hoặc nhập hộ khẩu thường trú.

- Hộ tập thể: bao gồm nhiều người sống xa gia đình hoặc chưa có gia đình riêng ở chung với nhau trong một đơn vị nhà ở do cơ quan, xí nghiệp, trường học, các tổ chức xã hội quản lý, hoặc của tư nhân cho thuê sử dụng.

1.2. Phương pháp xác định hộ dân cư

- Mỗi hộ dân cư được xác định theo một đơn vị nhà ở (nóc nhà, căn hộ, tàu thuyền … để cư trú).

- Trường hợp trong một đơn vị nhà ở có bố mẹ, các con đã có gia đình riêng và các cháu cùng cư trú thì mỗi con đã có gia đình riêng, không ăn chung và có quyền nghĩa vụ riêng với xã hội được xác định là một hộ gia đình.

- Trường hợp một hộ gia đình có người giúp việc gia đình, người ở trọ và người không có quan hệ họ hàng, thường xuyên sinh sống trong một đơn vị nhà ở trên 6 tháng, thì họ được xác định là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ. Nếu trong hộ gia đình có 3 người trở lên thuộc nhóm này, thì những người này được tách riêng thành một hộ tập thể tách biệt với hộ gia đình nêu trên.

- Trường hợp trong một đơn vị nhà ở (căn hộ) có nhiều người không có quan hệ họ hàng, thường xuyên sinh sống thì mỗi phòng ở trong căn hộ được xác định là một hộ tập thể. Trường hợp người chưa thành niên còn phụ thuộc kinh tế vào bố mẹ nhưng thường xuyên cư trú ở đơn vị nhà ở khác với bố mẹ (hộ có nhiều nơi ở), thì quy ước số người này là thành viên hộ của bố mẹ và được theo dõi chung vào một hộ; không tách riêng hộ.

1.3. Phạm vi quản lý hộ dân cư:

- CTV dân số, cán bộ dân số xã quản lý hộ dân cư trên địa bàn của xã, trừ các địa bàn đặc thù do quân đội, công an, ngoại giao quản lý.

- Các hộ gia đình và hộ tập thể trên địa bàn đặc thù do quân đội, công an, ngoại giao quản lý được các Bộ chủ quản theo dõi và báo cáo riêng.

2. Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư

Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư là những người thực tế đã và đang sống ổn định tại hộ dân cư hoặc đã chuyển đến ở ổn định tại hộ dân cư, không phân biệt họ đã hay chưa được cơ quan công an cho đăng ký hộ khẩu thường trú.

Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư bao gồm cả số người tạm vắng, nhưng không bao gồm số người tạm trú.

2.1. Người thực tế đã và đang sống ổn định tại hộ dân cư bao gồm:

- Người thường xuyên cư trú tại hộ dân cư trên 6 tháng, không phân biệt là họ đã hoặc chưa được đăng ký hộ khẩu thường trú.

- Trẻ em mới sinh của các bà mẹ thường xuyên cư trú, không phân biệt là họ đã hoặc chưa đăng ký khai sinh.

- Người thường xuyên cư trú tuy đã có giấy chuyển đi nhưng thực tế họ vẫn chưa di chuyển đến nơi ở mới.

2.2. Những người mới chuyển đến dưới 6 tháng, nhưng có ý định sống ổn định tại hộ dân cư gồm:

- Người đã có giấy chứng nhận chuyển đến (không kể thời gian người đó chuyển đến được bao lâu).

- Người chưa có giấy chứng nhận chuyển đến, nhưng đã xác định rõ ý định sống ổn định như: Đến ở nhà mới mua; đến xây dựng kinh tế mới; về nhà chồng (vợ); đến để làm con nuôi; bộ đội, công an đào ngũ; công nhân viên chức tự bỏ việc về sống với gia đình, người nghỉ hưu về cư trú, v.v…

2.3. Người tạm vắng là người sống ổn định tại hộ dân cư, nhưng không có mặt tại hộ dân cư trong một thời gian, bao gồm:

- Người được cử đi công tác, chữa bệnh, du lịch, tham quan, học tập ngắn hạn ở nước ngoài.

- Cán bộ công nhân viên đi công tác ở trong nước kể cả công tác lưu động, không kể thời gian công tác bao lâu.

- Người đang điều trị, điều dưỡng tại các bệnh viện, bệnh xá, nhà điều dưỡng.

- Người đi làm ăn ở nơi khác, thỉnh thoảng mới về thăm gia đình (nhưng không có ý định ở hẳn nơi mà người đó tới làm ăn).

- Học sinh phổ thông đi trọ học.

- Người bị tạm giữ, tạm giam tại các cơ quan công an và quân đội.

3. Không tính là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư trong các trường hợp sau:

- Người có đăng ký hộ khẩu thường trú nhưng thực tế đã chuyển đi nơi ở khác trên 6 tháng.

- Người đến tạm trú.

- Người được cử đi học tập, công tác, đi chuyên gia, lao động dài hạn ở nước ngoài trên 6 tháng.

- Người đang học tập, cải tạo trong trại cải tạo, cải huấn.

- Người đi hẳn ra nước ngoài, kể cả có hay không có giấy xuất cảnh.

- Việt kiều nước ngoài về thăm gia đình.

- Người mang quốc tịch nước ngoài thường xuyên cư trú tại hộ dân cư (nếu có).

4. Quy ước một số trường hợp cụ thể

4.1. Người đến ở nhờ, trông con, giúp việc, làm thuê… và có ý định sinh sống lâu dài (6 tháng trở lên) được quy ước là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư và cũng được theo dõi DS-KHHGĐ.

4.2. Người nước ngoài đã nhập quốc tịch Việt Nam và thực tế đã và đang sống ổn định hoặc là người mới chuyển đến có ý định sống ổn định hoặc là người tạm vắng được xem là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ và cũng được theo dõi DS-KHHGĐ chung với cả hộ.

4.3. Người có hai hoặc nhiều nơi ở được xác định là nhân khẩu thực tế thường trú tại nơi họ đăng ký địa chỉ liên hệ (nơi ở chính).

- Nếu các nơi ở của hộ gia đình cùng nằm trên một thôn: CTV dân số phụ trách địa bàn sẽ ghi họ tại nơi được xác định là nơi ở chính.

- Nếu các nơi ở của hộ gia đình nằm trên các thôn khác nhau trên cùng một xã: ai được xác định là nhân khẩu thực tế thường trú tại địa bàn nào (nơi ở chính) thì CTV dân số phụ trách địa bàn sẽ ghi họ tại nơi được xác định.

4.4. Người sống bằng nghề trên mặt nước nếu họ có nhà ở trên bờ, nhà ở của họ thuộc địa bàn nào sẽ do CTV dân số phụ trách địa bàn ghi và theo dõi về DS-KHHGĐ; nếu họ không có nhà ở trên bờ nhưng có đăng ký bến gốc thì bến gốc của họ thuộc địa bàn nào sẽ do CTV phụ trách địa bàn đó sẽ ghi và theo dõi DS-KHHGĐ.

4.5. Người là quân đội, công an sống tại hộ gia đình trên địa bàn của xã cũng được tính là nhân khẩu thực tế thường trú và cũng được theo dõi DS-KHHGĐ chung với cả hộ gia đình.

4.6. Người làm hợp đồng (ngắn hạn, dài hạn, tạm tuyển, thời vụ) cho quân đội, công an hiện cư trú tại hộ gia đình được tính là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ gia đình.

4.7. Nhân khẩu đặc thù được theo dõi riêng, bao gồm:

- Quân đội và công an trong doanh trại (lực lượng thường trực) gồm những người là quân nhân tại ngũ, công nhân viên quốc phòng, công an kể cả người làm hợp đồng ngắn hạn và dài hạn (trừ người đang làm công nhật hoặc thời vụ) đang sống trên địa bàn đặc thù do quân đội và công an quản lý.

- Phạm nhân trong các trại giam, trại cải tạo bao gồm: những người đang học tập/ cải tạo/ cải huấn trong các trường/trại cải tạo, cải huấn do quân đội hoặc công an quản lý.

- Bệnh nhân không nơi nương tựa đã nằm tại bệnh viện ít nhất 6 tháng.

- Trẻ em trong các trại mồ côi, những người sống trong các nhà dưỡng lão, trại phong/hủi, trung tâm/trường/trại/cơ sở cải tạo tệ nạn xã hội khác đóng trên địa bàn xã.

- Trường thanh thiếu niên, trường dân tộc nội trú, trường câm/điếc, các nữ tu sỹ trong các tu viện, các nhà sư và tu sỹ, nhà chung, nhà chùa.

- Người không có nơi ở ổn định, sống nay đây mai đó gồm những người lang thang cơ nhỡ, không có nhà ở và những người sống bằng nghề trên mặt nước mà không có nhà ở trên bờ và không đăng ký bến gốc.

III. PHƯƠNG PHÁP GHI SỔ A0

1. Trang bìa

Điền tên địa danh tỉnh, huyện, xã, thôn vào dòng tương ứng bằng CHỮ IN HOA.

Mục 1. Họ và tên cộng tác viên: ghi rõ họ và tên CTV dân số phụ trách địa bàn, bằng CHỮ IN HOA.

Mục 2. Địa bàn số: ……… Từ hộ số………………. đến hộ số ………

Cán bộ dân số xã có trách nhiệm xây dựng sơ đồ tên các thôn trong xã, tên các địa bàn trong thôn hoặc mã số địa bàn (nếu có). Trong trường hợp, CTV dân số được giao quản lý các hộ dân cư của một thôn thì địa bàn là tên thôn. Ghi từ hộ dân cư số … đến hộ dân cư số …

Việc đánh số thứ tự phải dựa vào số nhà của hộ (thực chất là địa chỉ nơi ở của hộ), nếu không có số nhà thì đánh số thứ tự theo thứ tự từ Bắc xuống Nam và từ Tây sang Đông. Sau khi có số thứ tự các hộ trong xã, CTV dân số sẽ dùng số thứ tự của hộ để ghi vào mục 2 là Từ hộ số … đến hộ số….

Mục 3. Địa chỉ chi tiết: Ghi tên địa danh thường dùng của địa bàn mà CTV dân số phụ trách.

Ví dụ:

Ngõ 211, Phố Hoàng Văn Thái;

Đội 3, Thôn Đồng Tiến;

Xóm Lã Vọng, Thôn Phù Du;

Khóm 3, Ấp Cù Lao

2. Trang Bảng kê địa bàn

2.1. Đối với khu vực có địa chỉ kiểu thành thị

Khu vực có địa chỉ kiểu thành thị là khu vực nhà ở đã được cơ quan có thẩm quyền cấp số nhà và đặt tên phố, tên ngõ/ngách/hẻm thì CTV ghi lần lượt tên các đường giao thông lên Bảng kê địa bàn theo thứ tự từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông theo nguyên tắc:

- Ghi theo trình tự: Tên phố (hay tên đường), tên ngõ (thuộc phố, nếu có), tên ngách (thuộc ngõ, nếu có), tên hẻm (thuộc ngách, nếu có).

- Ghi xong ngõ này mới chuyển sang ngõ khác, xong phố này mới chuyển sang phố khác. Mỗi dòng chỉ có tên của một phố, hoặc một ngõ, hoặc một ngách, hoặc một hẻm.

- Tên phố/ngõ/ngách/hẻm phải được ghi vào đúng cột: Cột 2 cho tên phố; cột 3 cho tên ngõ; cột 4 cho tên ngách; cột 5 cho tên hẻm; cột 6 ghi số hộ và từ hộ số đến hộ số có trong nhóm địa chỉ này. Nếu đã ghi vào cột 3 hoặc cột 4 hay cột 5 thì phải ghi vào những cột đứng trước tên cùng dòng.

Ví dụ: Bảng kê địa bàn của phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, Hà Nội.

BẢNG KÊ ĐỊA BÀN SỐ: …….105…..

2.2. Đối với khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn

Khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn là khu vực nhà ở chưa được cơ quan có thẩm quyền cấp số nhà và đặt tên phố, tên ngõ/ngách/hẻm thì CTV ghi lần lượt tên thôn, các xóm vào Bảng kê địa chỉ theo thứ tự từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông theo nguyên tắc:

- Ghi theo trình tự: tên thôn, tên các xóm hoặc tương đương (dưới cấp thôn), tên cấp nhỏ hơn xóm (nếu có).

- Ghi xong xóm này mới chuyển sang xóm khác, tên cấp nhỏ hơn xóm này mới chuyển sang tên khác hoặc ghi theo đường đi, lối đi vào khu dân cư.

- Mỗi dòng chỉ có tên một xóm và phải ghi vào đúng cột: cột 3 cho tên xóm hoặc tương đương (dưới cấp thôn); cột 4 và cột 5 được ghi tên cấp nhỏ hơn xóm hoặc lối đi vào khu dân cư; cột 6 dùng để ghi số hộ và từ hộ số đến hộ số. Nếu đã ghi vào cột 3, 4, 5 thì phải ghi vào những cột đứng trước trên cùng dòng.

Ví dụ: Bảng kê địa bàn của xã Nguyên Hòa, huyện Phù Cừ, Hưng Yên

BẢNG KÊ ĐỊA BÀN SỐ: ……101….

2.3. Lưu ý

- Một khu vực nhà ở của một phường chưa được cơ quan có thẩm quyền cấp số nhà thì đây là khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn.

- Một thôn của một xã viên có tên các ngõ/ngách tuy chưa được cơ quan có thẩm quyền đặt tên thì đây là khu vực có địa chỉ kiểu thành thị.

3. Các bảng mã và bảng hỗ trợ (phụ lục kèm theo)

3.1. Bảng đối chiếu năm âm lịch và dương lịch: giúp CTV chuyển độ tuổi âm lịch sang dương lịch để tính tuổi của người dân trong trường hợp họ không nhớ rõ năm dương lịch mà chỉ nhớ con giáp như Canh Tý (Chuột); Giáp Tuất (Chó)…

3.2. Bảng mã Biện pháp tránh thai và 3.3 Bảng mã Sự kiện thai sản: là các ký hiệu để ghi tình trạng sử dụng BPTT, mang thai, phá thai/sảy thai, sinh con của phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi, giúp CTV có thể ghi và theo dõi trong Sổ A0.

3.4. Bảng mã Tàn tật: là các ký hiệu để ghi tình trạng tàn tật (không thể) chức năng của một người, giúp CTV có thể ghi và theo dõi trong Sổ A0.

3.5. Bảng danh mục các dân tộc Việt Nam: giúp CTV có thể nhận biết tên dân tộc và các tên gọi khác tại các địa phương, khi đối tượng trả lời phỏng vấn không biết hoặc không nhớ nhóm dân tộc của họ.

3.6. Bảng chuyển đổi trình độ giáo dục phổ thông: Giúp CTV có thể nhận biết trình độ giáo dục phổ thông hiện tại, khi đối tượng chỉ nhớ trình độ giáo dục phổ thông tại thời điểm kết thúc.

4. Cách ghi trang chính Sổ A0 (Phiếu hộ dân cư)

Mỗi hộ dân cư được ghi đầy đủ các thông tin để theo dõi DS-KHHGĐ. Để các thông tin kết nối với nhau và thuận tiện cho CTV dân số theo dõi, chiết suất thông tin từ Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 sang Phiếu thu tin thì mỗi hộ dân cư được ghi trong một hoặc nhiều trang Phiếu hộ dân cư cụ thể như sau:

- Hộ có một cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ và có dưới 7 người thì ghi vào trong một trang, nếu có nhiều hơn 7 người thì ghi sang trang tiếp theo.

- Hộ có hai cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ thì cặp vợ chồng thứ hai và con của họ được ghi sang trang thứ hai tiếp theo.

- Hộ có ba cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ trở lên thì cặp vợ chồng thứ hai, thứ ba, thứ tư trở lên và con của họ được ghi trang thứ hai, thứ ba, thứ tư… tiếp theo.

- Hộ tập thể nếu có phụ nữ trong độ tuổi sinh đẻ và con của họ thì ghi vào một trang riêng.

- Hộ tập thể có nhiều hơn 7 người là nam hoặc là nữ chưa có gia đình riêng thì ghi trang tiếp theo.

4.1. Hộ số: … (phía trên bên trái biểu) ghi số hộ đã hướng dẫn ở trên. Đối với hộ được ghi trên 2 trang Phiếu hộ dân cư trở lên thì CTV ghi số là XXX.X.

Ví dụ: hộ số 100 có 2 cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ (tuổi của người vợ trong khoảng từ 15 đến 49 tuổi) thì cặp vợ chồng thứ nhất ghi 100.1 trên trang thứ nhất; cặp vợ chồng thứ 2 và con của họ ghi 100.2 trên trang tiếp theo.

4.2. Địa chỉ hộ (phía trên bên phải biểu) ghi địa chỉ nơi ở của hộ.

- Đối với khu vực có địa chỉ kiểu thành thị thì ghi số nhà.

- Đối với khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn thì ghi tên chủ hộ.

- Hoặc kết hợp cả hai trường hợp nêu trên. Ghi tên chủ hộ và ghi số nhà.

4.3. Mục I. Thông tin cơ bản

Cột 1 - Số thứ tự: Ghi số thứ tự theo số người trong hộ.

Cột 2 - Họ và tên: Ghi lần lượt họ và tên từng người trong hộ, họ và tên chủ hộ ghi vào dòng đầu tiên, sau là ghi lần lượt những người trong hộ theo mức độ quan hệ ruột thịt gần gũi với chủ hộ như: Chủ hộ; Vợ/chồng chủ hộ; Con đẻ; Con nuôi/con dâu/con rể; Bố/mẹ của vợ chồng chủ hộ; Cháu nội/ngoại của chủ hộ; Quan hệ khác.

Ghi họ và tên khai sinh đầy đủ, viết bằng CHỮ IN HOA.

Ví dụ: TRẦN HUY LUYỆN.

Cột 3. Quan hệ với chủ hộ: Quan hệ họ hàng của từng người với chủ hộ.

(1) Chủ hộ: Là người đại diện của hộ được các thành viên trong hộ thừa nhận.

Chủ hộ luôn được ghi ở dòng 1. Nếu hộ phải ghi từ 2 trang trở lên thì chủ hộ được ghi tại dòng 1 của trang thứ nhất. Chủ hộ có thể trùng hoặc không trùng với chủ hộ có trong Sổ hộ khẩu do ngành công an cấp.

Trường hợp hộ mà cả bố và mẹ không thường xuyên cư trú tại hộ và cùng thuộc nhóm theo dõi riêng do quân đội, công an, ngoại giao quản lý, hộ chỉ có (các) cháu nhỏ do CTV theo dõi, thì (các) cháu nhỏ này được xác định là 1 hộ. Chủ hộ sẽ là cháu lớn tuổi nhất.

(2) Vợ/chồng chủ hộ: Là những người đã được luật pháp hoặc phong tục, tập quán của địa phương thừa nhận là đang có vợ (hoặc có chồng) hoặc đang chung sống với người khác giới như vợ chồng.

Trường hợp một người có từ 2 vợ (chồng) trở lên cùng sống chung trong một hộ, thì những người này đều được xác định là vợ (chồng) của chủ hộ. CTV ghi tại trang thứ nhất chủ hộ là chồng, tên người vợ thứ nhất và tên những đứa con chưa lập gia đình của họ, trang thứ hai ghi tên người vợ thứ hai và các con của họ.

CTV cần đối chiếu với cột tình trạng hôn nhân khi ghi thông tin này.

(3) Con đẻ: Là người do chính chủ hộ, hoặc vợ/chồng chủ hộ sinh ra.

(4) Con nuôi/con dâu/con rể: Là người được pháp luật thừa nhận hoặc phong tục tập quán của địa phương thừa nhận là con nuôi/con dâu/con rể, hiện đang chung sống (ở chung và ăn chung) với chủ hộ.

(5) Cháu nội/ngoại: Là người do con đẻ (con trai, con gái) của chủ hộ sinh ra.

(6) Bố/mẹ của vợ/chồng chủ hộ: Là người sinh ra chủ hộ, hoặc bố/mẹ chồng, bố/mẹ vợ của chủ hộ. Bố/mẹ nuôi của vợ/chồng chủ hộ tính là bố/mẹ của chủ hộ.

(7) Quan hệ khác (ghi rõ): Bao gồm những người có quan hệ gia đình không thuộc các nhóm quan hệ trên hoặc không có quan hệ gia đình đang sống chung với chủ hộ như ông/bà, anh/chị em ruột, cô/dì/chú/bác, bạn, người làm thuê, ở trọ, giúp việc gia đình, v.v…

Cột 4 - Giới tính: Ghi nam hoặc nữ vào cột tương ứng.

Cột 5 - Ngày tháng năm sinh: Ghi đầy đủ ngày tháng năm sinh theo dương lịch, theo kiểu DD/MM/YYYY; trong đó DD là hai số chỉ ngày, MM là hai số chỉ tháng, YYYY là bốn số chỉ năm. Nhất thiết phải ghi đủ các chữ số cho mỗi khoản.

Ngày sinh của mỗi người có thể biết chính xác hoặc không. Nếu biết được chính xác thì ghi đầy đủ. Trường hợp người dưới 50 tuổi, CTV nhất thiết phải ghi đầy đủ thông tin ngày tháng năm sinh. Trường hợp người trên 50 tuổi, ngày hay tháng không nhớ thì dùng số 0 thay thế; hoặc chỉ nhớ năm sinh âm lịch, CTV căn cứ vào Bảng đối chiếu từ năm âm lịch sang năm dương lịch để ghi năm sinh dương lịch.

Ví dụ:

- Lê Thị O sinh ngày mồng chín tháng tư năm 1998 thì ghi 09/04/1998.

- Ông Nguyễn Văn A không rõ ngày sinh và chỉ nhớ sinh vào tháng 4 năm 1935, thì ghi 00/04/1935.

- Bà Lê Thị T trên 50 tuổi chỉ nhớ năm sinh Ất Dậu, CTV xem Bảng đối chiếu năm âm lịch và dương lịch để ghi 00/00/1945.

Cột 6 - Dân tộc: ghi tên dân tộc theo Bảng danh mục các dân tộc Việt Nam.

Cột 7 - Trình độ học vấn: Ghi lớp học cao nhất đã hoàn thành bao gồm: phổ thông (tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông)/chuyên môn nghiệp vụ (sơ học, trung học, cao đẳng, đại học và thạc sỹ, tiến sỹ), cách ghi cụ thể như sau:

- Trẻ em dưới 6 tuổi, chưa nhập trường tiểu học thì bỏ trống (không ghi).

- Mù chữ: là người trên 14 tuổi không có khả năng đọc, viết và hiểu được một đoạn văn đơn giản trong sinh hoạt hàng ngày bằng tiếng quốc ngữ, tiếng dân tộc hoặc tiếng nước ngoài thì ghi là 00.

- Tiểu học (cấp 1): là người đang học hoặc đã bỏ học tại các lớp giáo dục phổ thông (lớp 1, 2, 3, 4 và 5 theo hệ 12 năm) thuộc bậc tiểu học hoặc đã hoàn thành chương trình tiểu học, thì ghi TH.

- Trung học cơ sở (cấp 2): là người đang học hoặc đã bỏ học tại các lớp giáo dục phổ thông (lớp 6, 7, 8 và 9 theo hệ 12 năm) thuộc bậc trung học cơ sở hoặc đã có bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, thì ghi CS.

- Trung học phổ thông (cấp 3): là người đang học hoặc đã bỏ học tại các lớp giáo dục phổ thông (lớp 10, 11 và 12 theo hệ 12 năm) thuộc bậc trung học phổ thông hoặc đã có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, thì ghi PT.

Lưu ý: Trường hợp một người học theo hệ giáo dục phổ thông khác thì CTV phải sử dụng Bảng chuyển đổi trình độ văn hóa phổ thông để chuyển về hệ thống phổ thông hiện tại (12 năm).

- Công nhân kỹ thuật (mã số A) là những người có kiến thức, kỹ năng nhất định để hoàn thành những công việc có yêu cầu kỹ thuật. Có 2 loại công nhân kỹ thuật:

+ Công nhân kỹ thuật không có bằng hay chứng chỉ (mã số A0) là những người chưa được đào tạo trong bất kỳ một trường, lớp dạy nghề, và những người tuy được đào tạo trong một trường, lớp dạy nghề nhưng vì một lý do nào mà không được cấp bằng (chứng chỉ), song nhờ kinh nghiệm thực tế mà họ đạt được trình độ kỹ thuật được các hội nghề nghiệp địa phương công nhận.

+ Công nhân kỹ thuật có bằng hay chứng chỉ (mã số A1) là những người đã có bằng (chứng chỉ) tốt nghiệp các trường lớp dạy nghề, không phân biệt bậc thợ cao hay thấp.

- Sơ cấp (mã số B) là những người đã có bằng (chứng chỉ) tốt nghiệp các trường/trung tâm đào tạo sơ cấp về nghề nghiệp, chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành.

- Trung cấp (mã số C) là những người đã có bằng (chứng chỉ) tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp các trường đào tạo trình độ trung cấp.

- Cao đẳng (mã số D) là những người đã có bằng (chứng chỉ) tốt nghiệp cao đẳng các trường đào tạo trình độ cao đẳng.

- Đại học (mã số E) là những người đã có bằng tốt nghiệp đào tạo bậc đại học.

- Thạc sỹ, Tiến sỹ (mã số F) là những người đã có bằng thạc sỹ, tiến sỹ.

Ví dụ cách ghi trình độ học vấn:

- Người có trình độ giáo dục phổ thông là tiểu học và không có trình độ chuyên môn, thì ghi TH/0.

- Người có trình độ giáo dục phổ thông là tốt nghiệp trung học phổ thông (lớp 9 hệ phổ thông 12 năm) và có trình độ trung cấp chuyên nghiệp, thì ghi CS/C.

- Người có trình độ giáo dục phổ thông lớp 4 hệ phổ thông 12 năm và là bậc 3 công nhân kỹ thuật (không có bằng), ghi TH/A0.

Cột 8. Tình trạng hôn nhân: Ghi một trong các tình trạng hôn nhân của từng thành viên trong hộ như sau:

- Bỏ trống (không ghi): Đối với người chưa bao giờ lấy vợ (hoặc lấy chồng).

- Có vợ (chồng): Đối với người có đăng ký kết hôn; hoặc không đăng ký kết hôn với chính quyền, gia đình đã tổ chức lễ kết hôn hoặc không tổ chức lễ kết hôn nhưng chung sống với nhau như vợ chồng.

- Góa: Đối với người có vợ (chồng) đã chết và hiện tại chưa kết hôn lại với người khác.

- Ly hôn: Đối với người trước đây đã có vợ (chồng) nhưng vì lý do nào đấy đã bỏ nhau, đã được tòa án công nhận và hiện tại chưa kết hôn lại với người khác.

- Ly thân: Đối với người trước đây đã có vợ (chồng) nhưng vì lý do nào đó đã không sống chung như vợ chồng với nhau nữa (mặc dầu chưa ly hôn và hiện tại cũng không chung sống với người khác như vợ chồng).

Cột 9. Tình trạng cư trú: Ghi thông tin tình trạng cư trú của từng thành viên trong hộ dân cư như sau:

- Thực tế thường trú có mặt: Bỏ trống (không ghi)

- Thực tế thường trú vắng mặt: Ghi “vắng” theo hướng dẫn ở trên.

- Tạm trú: Ghi “tạm trú” với những người hiện đang sống tại địa bàn trên 3 tháng đến dưới 6 tháng hay không có ý định sống lâu dài.

Cột 10. Tình trạng tàn tật: Ghi các thông tin về tình trạng tàn tật của từng thành viên trong hộ dân cư, như sau:

- Người tàn tật là người bị khiếm khuyết một hay nhiều bộ phận cơ thể hoặc chức năng biểu hiện dưới những dạng tật khác nhau, làm suy giảm hoàn toàn khả năng (không thể) hoạt động, khiến cho lao động, sinh hoạt, học tập gặp nhiều khó khăn.

- Sổ A0 chỉ theo dõi và ghi các tàn tật mà người khác nhìn thấy và kiểm chứng được là: Nhìn (thị giác), Nghe/nói, Vận động/di chuyển, Ghi nhớ/tinh thần.

Người tàn tật về nhìn (thị giác) là những người không thể thực hiện chức năng về nhìn như mù, không có khả năng nhìn. Ghi mã VN

Người tàn tật vè nghe/nói là những người không thể thực hiện chức năng về nghe/nói như điếc, không có khả năng nghe; câm. Ghi mã GN

Người tàn tật về vận động/di chuyển là những người không thể thực hiện chức năng về vận động/di chuyển như liệt chi, liệt 2 chi dưới, liệt nửa người, liệt tứ chi và bất động, khuyết thiếu 1 hay nhiều chi. Ghi mã CN

Người tàn tật về ghi nhớ/tinh thần là những người không thể thực hiện chức năng về ghi nhớ/tinh thần như điên, down, không có khả năng ghi nhớ. Ghi mã EN

4.4. Mục II. Theo dõi sử dụng BPTT

Mục II dùng để ghi chép tình trạng sử dụng BPTT, sinh con, mang thai, phá thai/sảy thai của người phụ nữ trong độ tuổi sinh đẻ (từ 15 đến 49 tuổi) có chồng.

(1) Họ và tên: Ghi họ và tên phụ nữ 15 - 49 tuổi có chồng (CHỮ IN HOA). Căn cứ Mục I tại cột “ngày sinh” và cột “tình trạng hôn nhân” để ghi thông tin này.

Lưu ý: Chỉ căn cứ tuổi người vợ mà không quan tâm đến tuổi người chồng, chỉ căn cứ là có chồng mà không quan tâm đến nơi ở, nghề nghiệp của chồng (bao gồm cả những cặp nam nữ sống chung như vợ chồng); và người sử dụng BPTT được quy về người vợ (tuổi và biện pháp tránh thai sử dụng).

(2) Năm sinh: Ghi năm sinh của người phụ nữ này.

(3) Tháng năm bắt đầu sử dụng BPTT đang dùng: ghi tháng năm bắt đầu sử dụng BPTT hiện đang sử dụng của cặp vợ-chồng này.

Ví dụ: Chị Nguyễn Thị H, tháng 2 năm 2011 đang sử dụng vòng tránh thai, chị đã đặt vòng tránh thai vào tháng 12 năm 2009, thì ghi “12/2009”.

(4) Bảng theo dõi

Cột năm được chia làm 5 năm, hiện tại là từ 2011 đến 2015. Mỗi năm ghi theo một cột với các tháng tương ứng.

Dòng tháng được chia làm 12 tháng trong năm.

Hàng tháng, CTV đến từng hộ gia đình hoặc thông qua người có trách nhiệm trong địa bàn, trong xã để nắm tình hình và ghi chép vào Mục II theo mã BPTT như: Không sử dụng BPTT thì ghi “0”; đặt vòng thì ghi “1” v.v… Trường hợp cặp vợ chồng sử dụng nhiều BPTT thì chỉ ghi biện pháp nào có hiệu quả hơn.

Ví dụ:

- Chị Nguyễn Thị A tháng 10 năm 2012 sử dụng vòng tránh thai, đến tháng 11 năm 2012 vẫn dùng vòng tránh thai thì ghi 1 vào ô tháng 11. Đến tháng 12 năm 2012 chị A tháo vòng để sử dụng viên uống tránh thai thì ghi 5 vào ô tháng 12 cột năm 2012.

- Chị Nguyễn Thị B tháng 6 năm 2012 chồng sử dụng bao cao su thì ghi 4 vào ô tháng 6 cột năm 2012. Đến tháng 7 năm 2012 không dùng bao cao su nữa mà chuyển sang sử dụng biện pháp khác thì ghi 8 vào ô tháng 7 cột năm 2012.

- Chị Vũ Thị C đang dùng vòng tránh thai (mã 1) đến tháng 9 năm 2012 thay vòng tránh thai thì ghi 1/1 vào ô tháng 9 cột năm 2012.

- Chị Trần Thị D tháng 9 năm 2012 sử dụng thuốc cấy tránh thai, tháng 10 năm 2012 thay que cấy tránh thai thì ghi 7/7 vào ô tháng 10 cột năm 2012.

- Chị Dương Thị Đ tháng 7 năm 2012 sử dụng vòng tránh thai, tháng 8 năm 2012 tháo vòng, không sử dụng BPTT khác, thì ghi 0 vào ô tháng 8 cột năm 2012.

- Chị Lý Thị E sử dụng bao cao su và biện pháp tránh thai khác (xuất tinh ngoài/ tính vòng kinh…) thì ghi 4, sử dụng bao cao su, vào ô tương ứng.

- Chị Lê Thị G tháng 7 năm 2012 sử dụng vòng tránh thai, nhưng đến tháng 9 năm 2012 thấy mang thai thì ghi T vào ô tháng 9 cột năm 2012. Nếu biết rõ bắt đầu mang thai từ tháng 2 năm 2012 thì khoanh tròn vào số (1) ở ô tháng 2, đến tháng 9 cột năm 2012. Nếu chưa biết rõ thời gian mang thai thì các tháng trước đó (từ tháng 2 đến tháng 9) vẫn ghi số 1, không cần sửa lại.

- Chị Ninh Thị H, tháng 1 năm 2012 sử dụng vòng tránh thai, nhưng đến tháng 7 năm 2012 sinh con thì ghi S vào ô tháng 7 và khoanh tròn vào số (1) ở các ô tháng từ 1 đến 6 của cột năm 2012 và các tháng 11, 12 của cột năm 2011.

- Chị Vũ Thị K có đi phá thai (hút điều hòa kinh nguyệt hoặc nạo thai) vào tháng 9 năm 2012 thì ghi N vào ô tháng 9 cột năm 2012.

- Chị Thiều Ngọc L đang mang thai từ tháng 1 năm 2012 nhưng tháng 4 năm 2012 (mang thai trên 3 tháng) bị sảy thai thì ghi N vào ô tháng 4 của cột năm 2012.

- Chị Văn Thị M, sinh năm 1963, đến tháng 1 năm 2012 là quá 49 tuổi, thì gạch chéo đôi (X) vào ô tháng 12 của cột năm 2011 và gạch chéo đơn từ trái qua phải vào Bảng theo dõi BPTT (Mục II).

4.5. Mục III. Theo dõi các thay đổi

4.5.1. Khoản 1. Trẻ mới sinh

Trẻ mới sinh (hoặc trẻ đẻ ra sống): là trẻ sơ sinh được 22 tuần tuổi thai trở lên, thoát khỏi bụng mẹ có dấu hiệu của sự sống (khóc, thở, tim đập, có phản xạ bú, mút).

(1) Họ và tên: Ghi họ và tên của trẻ mới sinh.

Trường hợp trẻ mới sinh chưa được khai sinh hay chưa đặt tên chính thức thì ghi là “Trai” nếu là nam hoặc “Gái” nếu là nữ. Khi đứa trẻ được đặt tên chính thức theo giấy khai sinh thì sửa lại tên như hướng dẫn tại mục thay đổi thông tin cơ bản.

(2) Ngày sinh: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY

(3) Đẻ tại (nơi đẻ): Ghi địa điểm bà mẹ đẻ, đánh dấu [X] vào ô tương ứng.

- Ghi TYT: Trường hợp bà mẹ đẻ tại trạm y tế của xã.

- Ghi Nhà: Trường hợp bà mẹ đẻ tại nhà.

- Ghi Nơi khác: Trường hợp bà mẹ đẻ tại trạm y tế của xã khác hoặc nhà hộ sinh hoặc bệnh viện nơi khác.

(4) Người đỡ đẻ: Ghi chức danh đào tạo chăm sóc thai sản của người đỡ đẻ, đánh dấu [X] vào ô tương ứng.

- Ghi CBYT: Trường hợp người đỡ đẻ là Cô đỡ đã có chứng chỉ, Mụ vườn đã có chứng chỉ, Nhân viên y tế thôn, Nữ hộ sinh xã, Bác sỹ sản.

- Ghi Khác: Trường hợp người đỡ đẻ là người khác.

(5) Là con thứ… của bà mẹ: Ghi theo lần sinh của bà mẹ. Trường hợp bà mẹ không nhớ, CTV ghi theo số con đẻ sống của bà mẹ.

(6) Ngày SLSS: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY.

Thông thường trẻ sơ sinh được lấy máu gót chân trong khoảng từ 24 đến 48 giờ sau khi sinh để thực hiện kỹ thuật SLSS nhằm phát hiện sớm một số bệnh.

(7) Kết quả SLSS: Ghi thông báo kết quả sàng lọc của cơ sở y tế lấy mẫu máu như dương tính hay âm tính.

Lưu ý (1): Khi có trường hợp sinh, CTV phải ghi đồng thời vào 3 mục:

- Tại Mục I: Ghi thông tin trẻ mới sinh như đã hướng dẫn; số thứ tự tiếp theo.

- Tại Mục II: Ghi S vào ô tương ứng của tháng bà mẹ sinh như đã hướng dẫn

- Tại Mục III, khoản 1: Ghi đầy đủ thông tin vào khoản này như đã hướng dẫn. Trường hợp sinh đôi thì ghi lần lượt từng trẻ mới sinh vào điểm (1) và (2). Trường hợp sinh ba trở lên thì ghi vào trang phiếu hộ dân cư tiếp theo.

Lưu ý (2): Trường hợp có kết quả sàng lọc sơ sinh là dương tính, CTV dân số báo cáo ngay với cán bộ dân số xã để lập danh sách riêng và quan tâm theo dõi, tư vấn, giúp đỡ theo quy định về SLSS.

4.5.2. Khoản 2. Người chết

(1) Họ và tên: Ghi tên người chết.

(2) Ngày chết: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY.

Lưu ý (1): Khi có trường hợp chết, CTV phải thực hiện đồng thời 2 mục:

- Tại Mục I: Lấy thước kẻ gạch đè lên dòng ghi thông tin của người chết từ cột 1 đến cột 10.

- Tại Mục III, khoản 2: Ghi thông tin vào khoản này như đã hướng dẫn.

Lưu ý (2): Trường hợp chủ hộ chết, CTV ghi thay đổi thông tin về chủ hộ, quan hệ với chủ hộ của các thành viên vào trang Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 và gửi kèm theo với Phiếu thu tin của tháng đó.

Lưu ý (3): Trường hợp một đứa trẻ sau khi sinh ra bị chết ngay, CTV cần phải ghi là một trường hợp trẻ mới sinh và đồng thời cũng ghi là một trường hợp chết để tránh bỏ sót số liệu sinh và chết, nếu trẻ mới sinh chưa đặt tên thì ghi “Trai” hoặc “Gái” ở “Họ và tên”.

4.5.3. Khoản 3. Bà mẹ mang thai

(1) Họ và Tên: Ghi tên bà mẹ mang thai.

(2) Ngày sinh: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY.

(3) Mang thai thứ: Ghi lần bà mẹ mang thai. Trường hợp không đủ thông tin về lần mang thai, CTV ghi theo số con đẻ sống.

(4) Ngày SLTS1: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY.

Thông thường các bà mẹ mang thai được tư vấn và thực hiện sàng lọc trước sinh 2 lần để phát hiện, can thiệp và xử trí sớm các bệnh, tật, các rối loạn chuyển hóa, di truyền ngay trong giai đoạn bào thai. Lần 1 vào 3 tháng đầu thai kỳ (SLTS1) và lần 2 vào 3 tháng giữa thai kỳ (SLTS2)

(5) Kết quả SLTS1: Ghi thông báo kết quả sàng lọc trước sinh lần 1 của cơ sở y tế là bình thường hay bất bình thường.

(6) Ngày SLTS2: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY.

(7) Kết quả SLTS2: Ghi thông báo kết quả sàng lọc trước sinh lần 2 của cơ sở y tế là bình thường hay bất thường.

Lưu ý (1): Khi có thông tin về bà mẹ mang thai, CTV phải ghi đồng thời 2 mục

- Tại Mục II: Ghi T vào ô tương ứng của tháng bà mẹ mang thai như đã hướng dẫn.

- Tại Mục III khoản 3: Ghi đầy đủ thông tin vào khoản này như đã hướng dẫn.

Lưu ý (2): Trường hợp có kết quả SLTS là bất bình thường, CTV báo cáo ngay với Cán bộ dân số xã để lập danh sách riêng và quan tâm theo dõi, tư vấn, giúp đỡ theo quy định về SLTS.

4.5.4. Khoản 4. Chuyển đi khỏi xã

(1) Họ và tên: Ghi tên người chuyển đi.

(2) Ngày đi: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY

Lưu ý (1): Khi có (nhiều) người trong hộ chuyển đi CTV phải thực hiện đồng thời các việc sau:

- Tại Mục I. Lấy thước kẻ gạch đè lên dòng ghi thông tin của người chuyển đi từ cột 1 đến cột 10.

- Tại Mục III, khoản 4: Ghi đầy đủ thông tin vào khoản này như đã hướng dẫn.

Lưu ý (2): Trường hợp chuyển đi khỏi xã cả hộ hoặc các thành viên của hộ đã ghi trong một trang riêng của Sổ A0, CTV phải thực hiện đồng thời các việc sau:

- Gạch chéo đơn từ trái sang phải lên toàn bộ trang Phiếu hộ dân cư và gửi kèm theo với Phiếu thu tin của tháng đó.

- Tại Mục III khoản 6: Ghi ngày tháng năm chuyển đi khỏi xã (cột ghi thay đổi), hộ số … (cột tên) nếu chuyển đi cả hộ hoặc hộ số XXX.X (cột tên) nếu tất cả thành viên của hộ đã ghi trong trang giấy XXX.X của Sổ A0.

Lưu ý (3): Chuyển đi trong nội bộ xã

- Đối với trường hợp có một số người trong hộ chuyển đi, CTV dân số lấy thước kẻ gạch đè lên dòng ghi thông tin của người chuyển đi từ cột 1 đến cột 10 tại Mục I và thông báo cho cán bộ dân số xã, CTV dân số quản lý địa bàn người đó chuyển đến để tiếp tục theo dõi DS-KHHGĐ.

- Đối với trường hợp chuyển đi cả hộ hoặc tất cả thành viên của hộ đã ghi trong một trang Phiếu hộ dân cư của Sổ A0, CTV thông báo và gửi trang Phiếu hộ dân cư cho cán bộ dân số xã, CTV dân số quản lý địa bàn người chuyển đến.

4.5.5. Khoản 5. Chuyển đến từ xã khác

(1) Họ và tên: Ghi họ và tên người chuyển đến.

(2) Ngày đi: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY

Lưu ý (1): Khi có một số người chuyển đến hộ CTV phải ghi đồng thời vào 2 mục sau:

- Tại Mục I. Phỏng vấn và ghi đủ thông tin cơ bản của người chuyển đến như đã hướng dẫn.

- Tại Mục III, khoản 5: Ghi thông tin vào khoản này như đã hướng dẫn.

Lưu ý (2): Trường hợp chuyển đến cả hộ hoặc các thành viên chuyển đến hộ có đủ điều kiện ghi riêng một trang Phiếu hộ dân cư của Sổ A0, CTV phải thực hiện đồng thời các việc sau:

- Lập phiếu hộ dân cư mới (hộ số mới hoặc trang Phiếu hộ dân cư A0 mới trong hộ chuyển đến), phỏng vấn và ghi đầy đủ thông tin theo dõi DS-KHHGĐ của người chuyển đến.

- Tại Mục III khoản 6: Ghi ngày tháng năm chuyển đến từ xã khác (cột ghi thay đổi), hộ số mới… (cột tên) nếu chuyển đến cả hộ hoặc hộ số XXX.X (cột tên) nếu các thành viên chuyển đến hộ có đủ điều kiện ghi một trang Phiếu của Sổ A0.

Lưu ý (3): Chuyển đến trong nội bộ xã

- Đối với trường hợp có một số người chuyển đến hộ, CTV dân số ghi đầy đủ thông tin vào các mục trừ khoản 5, 6 Mục III.

- Đối với trường hợp chuyển đến cả hộ hoặc các thành viên chuyển đến hộ có đủ điều kiện ghi riêng một trang Phiếu hộ dân cư của Sổ A0, CTV tiếp nhận từ cán bộ dân số xã, CTV dân số quản lý địa bàn chuyển đi, và bổ sung vào trong Sổ A0.

4.5.6. Khoản 6. Thay đổi thông tin cơ bản

(1) Thay đổi Họ, tên; ngày sinh; dân tộc; tàn tật

Theo thông tin thực tế và hợp lý, CTV ghi ngày tháng năm xác định thông tin thay đổi (cột ngày tháng năm); ghi thông tin mới thay đổi (cột thay đổi) và tên người có thông tin thay đổi (cột tên). Mỗi thông tin thay đổi của một người ghi một dòng.

(2) Thay đổi tình trạng cư trú: Trường hợp thường trú vắng mặt thay đổi thành thường trú có mặt thì gạch xóa từ “vắng” tương ứng với dòng của người có thay đổi tại Mục I. Trường hợp tạm trú thay đổi thành thường trú thì gạch xóa từ “tạm trú” tương ứng với dòng của người có thay đổi tại Mục I. Thay đổi tình trạng cư trú không ghi vào Mục III khoản 6.

(3) Nhận Con nuôi

- Tại Mục III, khoản 6: Ghi ngày tháng năm bắt đầu nhận con nuôi (cột ngày tháng năm), ghi nhận con nuôi (cột ghi thay đổi) và tên người được nhận làm con nuôi (cột tên).

- Tại Mục I: Ghi đầy đủ thông tin của người được nhận làm con nuôi như đã hướng dẫn.

(4) Thay đổi Quan hệ với chủ hộ:

- Trường hợp chủ hộ chết hoặc chuyển đi, CTV ghi đè tại cột quan hệ với chủ hộ về chủ hộ mới và các quan hệ với chủ hộ của các thành viên khác trong hộ, đồng thời tại Mục II, Khoản 6: Ghi ngày tháng năm thay đổi (cột ngày tháng năm), ghi chủ hộ mới (cột ghi thay đổi) và tên chủ hộ mới (cột tên) và gửi kèm theo Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 với Phiếu thu tin của tháng đó.

- Trường hợp tách hộ: nếu tiếp tục cư trú trên địa bàn thì CTV lập Phiếu hộ dân cư mới đối với người tách hộ và lấy thước kẻ gạch đè lên tên những người tách hộ tại Mục I. Nếu tách hộ mà chủ hộ chuyển đi nơi khác địa bàn thì CTV thực hiện như trường hợp chuyển đi đã hướng dẫn.

(5) Sửa sai, xóa do ghi thừa, thêm do ghi thiếu thông tin

Khi phát hiện thông tin cơ bản của thành viên trong hộ cần phải sửa để đúng với thông tin thực tế và hợp lý như sửa sai, xóa do ghi thừa, thêm do ghi thiếu thông tin thì ghi sửa thông tin như đã hướng dẫn (ghi đè thông tin tại các cột, dòng tương ứng).

Trường hợp có 10 thông tin đã sửa trở lên thì gửi kèm theo Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 với Phiếu thu tin của tháng đó cho cán bộ dân số xã để gửi Phiếu hộ dân cư lên cho cấp huyện cập nhật thông tin và in trang mới.

Trường hợp ghi thừa cả hộ hoặc toàn bộ 1 trang Phiếu hộ dân cư thì CTV gạch 2 chéo lên toàn bộ trang Phiếu hộ dân cư và gửi kèm theo Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 với Phiếu thu tin của tháng đó cho cán bộ dân số xã để gửi Phiếu hộ dân cư lên cho cấp huyện xóa khỏi hệ cơ sở dữ liệu.

(6) Tư vấn, khám sức khỏe tiền hôn nhân

Tại Mục III, khoản 6: Ghi ngày tháng năm khám sức khỏe tiền hôn nhân (cột ngày tháng năm), kết quả khám bình thường hoặc bất bình thường (cột thay đổi), tên người được khám (cột tên).

Lưu ý: Chỉ ghi trường hợp khám sức khỏe, không ghi trường hợp tư vấn; cần hướng dẫn, giúp đỡ người có kết quả khám sức khỏe bất bình thường để thực hiện theo chỉ dẫn của Bác sỹ.

Phần 2.

HƯỚNG DẪN PHIẾU THU TIN VỀ DÂN SỐ VÀ KẾ HOẠCH HÓA GIA ĐÌNH

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phiếu thu tin do CTV dân số lập hàng tháng, các thông tin của Phiếu thu tin được chiết suất từ các thông tin trong Phiếu hộ dân cư của Sổ A0. Các Phiếu hộ dân cư đã được sửa đổi, bổ sung thông tin hoặc lập mới như đã hướng dẫn gửi kèm theo Phiếu thu tin hàng tháng được coi là Phiếu thu tin.

2. Phạm vi xác định thông tin trong Phiếu thu tin của tháng nào là thời gian CTV dân số xác định và thu thập được thông tin tại tháng đó, không tính theo thời điểm sự kiện xảy ra (ví dụ: trẻ mới sinh ngày 11 tháng 7, nhưng CTV thu thập được thông tin vào tháng 8, thì phạm vi xác định thông tin trong Phiếu thu tin của tháng 8).

3. Để ghi thông tin vào Phiếu thu tin, CTV dân số phải quan sát toàn diện một trang Phiếu hộ dân cư (vì thông tin tại các mục, khoản có liên hệ mật thiết với nhau) và phải thực hiện lần lượt từng trang theo mỗi nội dung thông tin (để tránh trùng lặp hoặc bỏ sót khi chiết suất vào Phiếu thu tin).

4. Trường hợp có nhiều thông tin hơn số dòng trong Phiếu thu tin tại một hoặc nhiều nội dung thì ghi sang Phiếu thu tin thứ hai, thứ ba… đồng thời ghi rõ Phiếu thứ 2 sau cụm từ Tháng … năm …

II. PHƯƠNG PHÁP GHI THÔNG TIN VÀO PHIẾU THU TIN

Biểu 01-CTV: Phiếu thu tin về dân số và kế hoạch hóa gia đình

Người báo cáo: Ghi họ và tên CTV lập báo cáo.

Nơi nhận: Ghi Trạm y tế xã (nếu cán bộ dân số xã thuộc trạm y tế) hoặc ghi Ban dân số xã (nếu cán bộ dân số xã thuộc Ủy ban nhân dân xã).

Tháng … Năm …: Ghi tháng năm của kỳ báo cáo.

Địa bàn ... Thôn ... Xã ... Ghi tên địa danh địa bàn mà CTV được phân công quản lý.

Ví dụ: Báo cáo là tháng 8 năm 2012 của CTV Nguyễn Văn An tại địa bàn 101 thôn La Tiến xã Nguyên Hòa, huyện Phù Cừ, tỉnh Hưng Yên như sau:

Báo cáo tháng 8 năm 2012 và ngày gửi báo cáo là ngày 03 tháng 9 năm 2012.

1. Danh sách trẻ mới sinh

CTV ghi lần lượt từng trẻ mới sinh trong tháng theo khoản 1 của Mục III về ngày sinh, nơi đẻ, người đỡ đẻ và con thứ mấy của bà mẹ và đối chiếu với Mục I trong Sổ A0 sau khi đã bổ sung thông tin cơ bản của trẻ mới sinh để ghi thông tin về giới tính, dân tộc, họ và tên mẹ như đã hướng dẫn.

Lưu ý: Để tránh nhầm lẫn khi ghi trẻ mới sinh vào Phiếu thu tin, CTV ghi tháng năm báo cáo vào bên cạnh họ và tên trẻ mới sinh trong Sổ A0 (ví dụ ghi 8/2012 vào bên cạnh họ và tên Nguyễn Văn A, ngày sinh 11/7/2012).

2. Danh sách người chết

CTV ghi lần lượt từng người chết trong tháng theo khoản 2 của Mục III về ngày chết và đối chiếu với Mục I trong Sổ A0 để ghi thông tin về số hộ, quan hệ với chủ hộ, giới tính, ngày sinh như đã hướng dẫn.

Cột ghi chú: Ghi nguyên nhân chết (già, bệnh, tai nạn, khác).

3. Danh sách người chuyển đến hộ

CTV ghi lần lượt từng người chuyển đến hộ trong tháng theo khoản 5 của Mục III về ngày đến và đối chiếu với Mục I trong Sổ A0 để ghi thông tin về hộ số, giới tính, ngày sinh, dân tộc, trình độ học vấn, tình trạng hôn nhân, tình trạng tàn tật và nơi đi là tỉnh nào (nếu có thông tin) như đã hướng dẫn.

- Trường hợp cả hộ chuyển đến: CTV lập Phiếu hộ dân cư mới và gửi kèm theo phiếu thu tin của tháng.

- Trường hợp nhận con nuôi thì ghi như là trường hợp chuyển đến.

Lưu ý: Trường hợp chuyển đến trong nội bộ xã thì không ghi người chuyển đến vào Phiếu thu tin, nhưng được ghi đầy đủ thông tin vào Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 để theo dõi DS-KHHGĐ.

4. Danh sách người chuyển đi khỏi hộ

CTV ghi lần lượt từng người chuyển đi khỏi hộ trong tháng theo khoản 4 của Mục III về ngày đi và đối chiếu Mục I trong Sổ A0 để ghi thông tin về hộ số, quan hệ với chủ hộ, giới tính, ngày sinh, nơi đến là tỉnh nào (nếu có thông tin) như đã hướng dẫn.

- Trường hợp cả hộ chuyển đi: CTV gửi Phiếu hộ dân cư cũ đã gạch chéo đơn và kèm theo Phiếu thu tin của tháng.

- Trường hợp chủ hộ gia đình chuyển đi, CTV gửi kèm theo Phiếu hộ dân cư có thay đổi thông tin về quan hệ với chủ hộ như đã hướng dẫn.

Lưu ý: Trường hợp chuyển đi trong nội bộ xã thì không ghi người chuyển đi vào Phiếu thu tin và gạch tên người chuyển đi, ghi các thông tin thay đổi vào Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 như đã hướng dẫn.

5. Danh sách trẻ sinh ra được sàng lọc sơ sinh

CTV ghi lần lượt từng trẻ sinh ra được sàng lọc sơ sinh trong tháng theo khoản 1 của Mục III về ngày SLSS, kết quả SLSS và đối chiếu với Mục I trong Sổ A0 để ghi thông tin về Hộ số, họ và tên con, giới tính, ngày sinh như đã hướng dẫn.

Cột ghi chú để ghi những trường hợp trẻ sinh ra được sàng lọc sơ sinh có kết quả là bất thường để hướng dẫn, tư vấn thực hiện các bước điều trị can thiệp theo quy định.

6. Danh sách bà mẹ mang thai được sàng lọc trước sinh

CTV ghi lần lượt từng bà mẹ được sàng lọc trước sinh, bao gồm cả SLTS1 và SLTS2 trong tháng theo khoản 3 của Mục III về họ và tên mẹ, năm sinh, mang thai lần thứ mấy, ngày SLTS, kết quả SLTS và đối chiếu với Mục I trong Sổ A0 để ghi thông tin về số hộ như đã hướng dẫn.

7. Danh sách phụ nữ có thông tin về sự kiện thai sản

CTV ghi lần lượt từng phụ nữ có thông tin về sự kiện thai sản như bắt đầu mang thai, sinh con, phá/sảy thai trong tháng theo Mục II để ghi thông tin về họ và tên, năm sinh và đối chiếu với Mục I trong Sổ A0 để ghi thông tin như đã hướng dẫn.

Lưu ý:

- Sự kiện thai sản: Ghi những phụ nữ mới xuất hiện các mã sau trong tháng

+ Ghi mã “T”: Trường hợp phụ nữ mang thai (tháng mà CTV thu thập được)

+ Ghi mã “S”: Trường hợp bà mẹ sinh con.

+ Ghi mã “N”: Trường hợp bà mẹ phá thai hoặc sảy thai (không sinh con).

- Tháng tuổi thai: Ghi số tháng mang thai của bà mẹ. Quy ước tính theo tháng mang thai của bà mẹ (chưa tròn 1 tháng được tính là 1 tháng).

- Số bà mẹ mang thai đến cuối tháng: số liệu có được bằng cách CTV đếm các bà mẹ mang thai hiện có mã “T” của tháng, đã ghi trong Sổ A0.

- Số bà mẹ đã sinh đẻ trong tháng: số liệu có được bằng cách CTV đếm các bà mẹ mang thai hiện có mã “S” của tháng đã ghi trong Sổ A0.

- Số phá thai/sảy thai trong tháng: số liệu có được bằng cách CTV đếm các bà mẹ mang thai hiện có mã “N” của tháng đã ghi trong Sổ A0.

8. Danh sách cặp vợ chồng mới sử dụng BPTT:

CTV ghi lần lượt người vợ tuổi từ 15 - 49 tuổi mới sử dụng BPTT tại địa bàn trong tháng theo Mục II trong Sổ A0 để ghi thông tin như đã hướng dẫn.

Lưu ý:

BPTT dài hạn là biện pháp có tác dụng hiệu quả tránh thai trên 12 tháng như triệt sản nam, triệt sản nữ, thuốc cấy tránh thai, đặt dụng cụ tử cung.

BPTT ngắn hạn là biện pháp có hiệu quả tránh thai dưới 12 tháng như bao cao su, viên uống tránh thai, thuốc tiêm tránh thai và các biện pháp ngắn hạn khác.

9. Danh sách tư vấn, khám sức khỏe tiền hôn nhân

Danh sách có được bằng cách, CTV ghi lần lượt từng người được tư vấn, khám sức khỏe tiền hôn nhân trong tháng theo khoản 6 của Mục III trong Sổ A0. Ghi thông tin như đã hướng dẫn.

10. Danh sách người có thông tin thay đổi

CTV ghi lần lượt từng người có thông tin thay đổi trong tháng theo khoản 6 của Mục III trong Sổ A0 để ghi thông tin như đã hướng dẫn, bao gồm:

- Thay đổi Họ, tên; ngày sinh; dân tộc; tàn tật

- Thay đổi Tình trạng hôn nhân

- Thay đổi Tình trạng cư trú:

- Nhận Con nuôi

- Thay đổi Quan hệ với chủ hộ

- Sửa sai, xóa do ghi thừa, thêm do ghi thiếu thông tin

Phần 3.

HƯỚNG DẪN LẬP BÁO CÁO THỐNG KÊ CHUYÊN NGÀNH DÂN SỐ VÀ KẾ HOẠCH HÓA GIA ĐÌNH

I. QUY ĐỊNH VỀ PHẠM VI VÀ TIẾN ĐỘ BÁO CÁO

1. Phạm vi các chỉ tiêu thống kê DS-KHHGĐ

- Phạm vi các chi tiêu thống kê trong kỳ được tính từ ngày đầu kỳ đến ngày cuối kỳ theo năm dương lịch báo cáo. Ví dụ: trong tháng là từ ngày 1 đến ngày cuối tháng; trong quý từ ngày 1 tháng đầu quý đến ngày cuối quý; trong năm từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo.

- Phạm vi các chỉ tiêu thống kê đến cuối kỳ được tính từ ngày cuối kỳ theo năm dương lịch báo cáo. Ví dụ: đến cuối tháng; đến cuối quý được tính đến ngày 31/3 (quý I), 30/6 (quý II), 30/9 (quý III), 31/12 (quý IV); đến năm được tính đến 31/12 của năm báo cáo.

2. Ngày họp giao ban về công tác DS-KHHGĐ của xã là thời gian từ ngày 1 đến ngày 5 hàng tháng để kiểm điểm công việc của tháng trước và nhiệm vụ của tháng sau. Trong ngày họp giao ban, CTV phải nộp đủ các phiếu thu tin và phiếu hộ dân cư (mới hoặc có thay đổi thông tin như đã hướng dẫn) cho cán bộ dân số xã tổng hợp và thẩm định thông tin.

3. Trung tâm DS-KHHGĐ huyện họp giao ban hàng tháng trong thời gian từ ngày 6 đến ngày 10 để kiểm điểm công việc của tháng trước và nhiệm vụ của tháng sau. Trong ngày họp giao ban, Ban dân số xã phải nộp đủ các Phiếu thông tin, Phiếu hộ dân cư cần sửa đổi, bổ sung, lập mới để Trung tâm DS-KHHGĐ huyện nhập tin, thẩm định thông tin, xử lý và lập báo cáo thống kê cho cấp xã và cấp huyện.

4. Chi cục DS-KHHGĐ tỉnh họp giao ban hàng tháng trong thời gian từ ngày 11 đến ngày 15 để kiểm điểm công việc của tháng trước và nhiệm vụ của tháng sau. Trong ngày họp giao ban, Trung tâm DS-KHHGĐ huyện phải chuyển dữ liệu điện tử cho Chi cục DS-KHHGĐ tổng hợp và thẩm định thông tin. Ngày 16 sau tháng báo cáo, Chi cục DS-KHHGĐ gửi đủ các biểu báo cáo và dữ liệu điện tử về Trung tâm Thông tin và Tư liệu dân số, Tổng cục DS-KHHGĐ.

5. Ngày 20 sau tháng báo cáo, Trung tâm Thông tin và Tư liệu dân số thông báo kết quả thu thập thông tin về DS-KHHGĐ đến Bộ Y tế, Tổng cục Thống kê, Tổng cục DS-KHHGĐ, Sở Y tế và Chi cục DS-KHHGĐ các tỉnh, thành phố.

6. Ngày 30 tháng 3 hàng năm, Vụ Kế hoạch - Tài chính thẩm định công bố số liệu thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ chính thức đến Bộ Y tế, Tổng cục Thống kê, Tổng cục DS-KHHGĐ, Sở Y tế và Chi cục DS-KHHGĐ các tỉnh, thành phố.

II. HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ LẬP BÁO CÁO CỦA BAN DÂN SỐ XÃ

1. Biểu 01-DSX Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình tháng

Báo cáo này do kho dữ liệu điện tử cấp huyện xử lý từ hệ cơ sở dữ liệu và Phiếu thu tin hàng tháng để lập báo cáo hàng tháng của xã và gửi trở lại cho cấp xã để sử dụng.

Ghi tên địa danh ở phía trên bên phải biểu, tháng năm báo cáo.

Ví dụ:

Báo cáo tháng 9 năm 2102 xã Nguyên Hòa, huyện Phù Cừ, tỉnh Hưng Yên.

Lưu ý: Báo cáo tháng 9 năm 2012 và ngày gửi báo cáo là ngày 06 tháng 10 năm 2012

Cột 1. Số liệu của toàn xã. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các thôn trong xã (cộng các cột số liệu).

Từ cột 2 trở đi, ghi tên các thôn thuộc xã. Trường hợp một thôn có nhiều CTV dân số quản lý địa bàn thì số liệu của thôn sẽ cộng từ số liệu của các địa bàn và cột của thôn được chia thành nhiều cột gồm cột cộng và các cột tên địa bàn.

Số liệu có được bằng cách chiết suất từ kho dữ liệu từ cấp huyện và Phiếu thu tin, Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 cần sửa đổi, bổ sung, lập mới do xã gửi lên.

(1) Tổng số trẻ em sinh ra trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng trẻ em sinh ra tại mục 1 của Phiếu thu tin.

- Số trẻ em nam sinh ra: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng trẻ em sinh ra và giới tính là “nam” tại mục 1 của Phiếu thu tin.

- Số trẻ em nữ sinh ra: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng trẻ em sinh ra và giới tính là “nữ” tại mục 1 của Phiếu thu tin.

- Số trẻ em sinh ra là con thứ 3+: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng trẻ em sinh ra và “là con thứ 3 trở lên của bà mẹ” tại mục 1 của Phiếu thu tin.

- Số trẻ em sinh ra đã được SLSS: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng trẻ em sinh ra được sàng lọc sơ sinh tại mục 5 của Phiếu thu tin.

- Số trẻ em sinh ra bị khuyết tật: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng trẻ em sinh ra bị khuyết tật tại mục 10 của Phiếu thu tin.

(2) Số nữ đặt vòng TT mới trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng đặt vòng tránh thai tại mục 8 của Phiếu thu tin.

- Trong đó: số nữ thay vòng tránh thai: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng thay vòng tránh thai tại mục 8 của Phiếu thu tin.

(3) Số nữ thôi sử dụng vòng TT trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng thôi sử dụng vòng tránh thai tại mục 8 của Phiếu thu tin.

(4) Số nam mới triệt sản trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng nam mới triệt sản tại mục 8 của Phiếu thu tin.

(5) Số nữ mới triệt sản trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng nữ mới triệt sản tại mục 8 của Phiếu thu tin.

(6) Số nữ mới cấy thuốc TT trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng nữ mới cấy thuốc tránh thai tại mục 8 của Phiếu thu tin.

- Trong đó: thay que cấy tránh thai: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng thay que cấy tránh thai tại mục 8 của Phiếu thu tin.

(7) Số nữ thôi sử dụng que cấy TT trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng thôi sử dụng que cấy tránh thai tại mục 8 của Phiếu thu tin.

(8) Số bà mẹ mang thai được SLTS1 trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng bà mẹ mang thai được SLTS1 tại mục 6 của Phiếu thu tin.

(9) Số bà mẹ mang thai được SLTS2 trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng bà mẹ mang thai được SLTS2 tại mục 6 của Phiếu thu tin.

(10) Số người được tư vấn và khám sức khỏe tiền hôn nhân trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người được tư vấn, khám sức khỏe tiền hôn nhân tại mục 9 của Phiếu thu tin.

2. Biểu 02-DSX: Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình quý

Báo cáo này do kho dữ liệu điện tử cấp huyện xử lý từ hệ cơ sở dữ liệu và Phiếu thu tin hàng tháng để lập báo cáo hàng quý của xã và gửi cho cấp xã để sử dụng.

Ghi tên địa danh ở phía trên bên phải biểu, quý năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn xã. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các thôn trong xã (cộng các cột số liệu).

Từ cột 2 trở đi ghi trên các thôn thuộc xã. Trường hợp một thôn có nhiều CTV dân số quản lý địa bàn thì số liệu của thôn sẽ cộng từ số liệu của các địa bàn và cột của thôn được chia thành nhiều cột gồm cột cộng và các cột tên địa bàn.

(1) Số hộ dân cư (hộ tập thể + gia đình) tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số hộ gia đình và hộ tập thể đến cuối quý theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã

- Trong đó: Số hộ gia đình: Số liệu có được bằng cách cộng số hộ gia đình theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã.

(2) Tổng số nhân khẩu thực tế thường trú tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số nhân khẩu thực tế thường trú tính đến cuối quý theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã.

(3) Tổng số nữ 15-49 tuổi có chồng tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số nhân khẩu thực tế thường trú tại tỉnh là nữ từ 15 tuổi đến 49 tuổi (theo năm dương lịch) và có tình trạng hôn nhân là “có chồng” tính đến cuối quý theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã.

(4) Số người chết trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người chết trong quý tại Mục 2 của Phiếu thu tin.

(5) Số người kết hôn trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người kết hôn (thay đổi tình trạng hôn nhân) trong quý tại Mục 10 của Phiếu thu tin.

(6) Số người ly hôn trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người ly hôn (thay đổi tình trạng hôn nhân) trong quý tại Mục 10 của Phiếu thu tin.

(7) Số người chuyển đi khỏi xã trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người chuyển đi khỏi xã, bao gồm cả những người chuyển đi cả hộ, trong quý tại Mục 4 của Phiếu thu tin.

(8) Số người chuyển đến từ xã khác trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người chuyển đến từ xã khác, bao gồm cả những người chuyển đến cả hộ, trong quý tại Mục 3 của Phiếu thu tin.

(9) Số cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ hiện đang sử dụng BPTT tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi có chồng hiện đang sử dụng BPTT tính đến cuối quý và chia theo từng biện pháp tránh thai hiện đang sử dụng (mã BPTT) tại Mục II trong Sổ A0 tại xã.

(10) Số cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ chưa sử dụng BPTT tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi có chồng hiện không sử dụng BPTT (mã 0) tính đến cuối quý theo Mục II trong Sổ A0 tại xã.

- Cặp có hai con một bề: Số liệu có được bằng cách cộng số phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi có chồng hiện không sử dụng BPTT (mã 0) và hiện có hai con còn sống theo giới tính tính đến cuối quý tại Mục II và Mục I trong Sổ A0 tại xã.

- Cặp có ba con trở lên: Số liệu có được bằng cách cộng số phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi có chồng hiện không sử dụng BPTT (mã 0) và hiện có ba con còn sống tính đến cuối quý tại Mục II và Mục I trong Sổ A0.

(11) Số bà mẹ mang thai tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng bà mẹ đang mang thai tính đến quý tại mục 7 của Phiếu thu tin.

(12) Số cộng tác viên dân số tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng CTV dân số lập Phiếu thu tin của từng xã cho Kho dữ liệu điện tử cấp huyện cập nhật theo Phiếu thu tin.

- CTV dân số là nữ: Số lượng và giới tính theo bảng kê CTV

- CTV mới tham gia trong quý: Số lượng theo bảng kê CTV

3. Biểu 03-DSX: Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình năm

Báo cáo này do kho dữ liệu điện tử cấp huyện xử lý từ hệ cơ sở dữ liệu và Phiếu thu tin hàng tháng để lập báo cáo hàng năm của xã và gửi cho cấp xã sử dụng.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) ở phía trên bên phải biểu và năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn xã. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các thôn trong xã (cộng các cột số liệu).

Từ cột 2 trở đi ghi tên các thôn thuộc xã. Trường hợp một thôn có nhiều CTV dân số quản lý địa bàn thì số liệu của thôn sẽ được cộng từ số liệu của các địa bàn và cột của thôn được chia thành nhiều cột, gồm cột cộng và các cột tên địa bàn.

Dòng (1) và (2): Từ số liệu biểu 02-DSX quý IV của năm báo cáo.

(3) Tổng số phụ nữ tính đến cuối năm: Số liệu có được bằng cách cộng số nhân khẩu thực tế thường trú tính là nữ đến cuối năm theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã. Số liệu được phân bổ theo tuổi và tình trạng hôn nhân.

Dòng (4) đến (15): Cộng từ số liệu của biểu 01-DSX của 12 tháng.

Dòng (16) đến (18): Từ số liệu biểu 02-DSX quý IV của năm báo cáo.

Dòng (19) đến (21): Cộng từ số liệu biểu 01-DSX.

Dòng (22) Tổng số người bị tàn tật tính đến cuối năm: Số liệu có được bằng cách cộng số nhân khẩu thực tế thường trú bị khuyết tật (có mã khuyết tật) tính đến cuối năm theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0.

Dòng (23): từ số liệu của biểu 02-DSX quý IV, cộng số liệu 4 quý của năm.

Dòng (24): Tổng số kinh phí sự nghiệp được cấp và sử dụng trong năm cho chương trình DS-KHHGĐ.

III. HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ LẬP BÁO CÁO CỦA CẤP HUYỆN

1. Biểu 01-DSH Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình tháng

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử cấp huyện

Ghi tên địa danh ở phía trên bên phải biểu và tháng, năm báo cáo.

Lưu ý: Báo cáo tháng 9 năm 2012 lập báo cáo là ngày 11 tháng 10 năm 2012.

Cột 1. Số liệu của toàn huyện. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các xã trong huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các xã thuộc huyện.

Từ các dòng (1) đến dòng (10) được tổng hợp số liệu từ Biểu 01-DSX.

Lưu ý: Số liệu từ Biểu 01-DSX là trong tháng; số liệu Biểu 01-DSH là cộng dồn từ tháng 1 đến tháng báo cáo (cộng lũy kế).

2. Biểu 02-DSH Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình quý

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử cấp huyện

Ghi tên địa danh ở phía trên bên phải biểu và tháng, năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn huyện. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các xã trong huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các xã thuộc huyện.

Từ các dòng (1) đến dòng (12) được tổng hợp số liệu từ Biểu 02-DSX.

3. Biểu 03-DSH Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử cấp huyện

Ghi tên địa danh ở phía trên bên phải biểu và tháng, năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn huyện. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các xã trong huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các xã thuộc huyện.

Từ các dòng (1) đến dòng (26) được tổng hợp số liệu từ Biểu 03-DSX.

Phần 4.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Thông tin thống kê DS-KHHGĐ được tổ chức thu thập, xử lý như sau:

1. Cán bộ dân số xã chịu trách nhiệm:

a) Kiểm tra tính đầy đủ của thông tin trên phiếu thu tin, phiếu hộ dân cư trong Sổ A0, tính chính xác của thông tin qua kiểm tra số liệu.

b) Tiếp nhận, kiểm tra, sửa và phản hồi thông tin nghi ngờ sai, thông tin sai trong Phiếu thu tin, Phiếu hộ dân cư do CTV dân số chuyển lên hoặc cấp huyện chuyển về.

2. Trung tâm DS-KHHGĐ cấp huyện chịu trách nhiệm:

a) Kiểm tra tính đầy đủ về số lượng Phiếu thu tin, Phiếu hộ dân cư; tính chính xác của thông tin qua quy trình kiểm tra, nhập tin trong cơ sở dữ liệu điện tử.

b) Kiểm tra và phản hồi thông tin nghi ngờ sai, thông tin sai giữa các cấp.

c) In báo cáo thống kê hàng tháng cho các xã thuộc huyện và gửi về cho xã. In Báo cáo của cấp huyện để gửi cho các cơ quan theo quy định. Gửi dữ liệu điện tử lên cấp tỉnh và trung ương.

d) Tổ chức thu thập thông tin khác ngoài Sổ A0 theo yêu cầu.

3. Chi cục DS-KHHGĐ chịu trách nhiệm:

a) Kiểm tra tính đầy đủ về số lượng Phiếu thu tin, Phiếu hộ dân cư; tính chính xác của thông tin qua các khâu thu thập, nhập tin, giám sát và thẩm định số liệu trong cơ sở dữ liệu điện tử trên phạm vi tỉnh.

b) Kiểm tra, phát hiện, hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan DS-KHHGĐ các cấp xử lý lỗi và bổ sung thông tin số liệu còn thiếu sau thẩm định (có hướng dẫn riêng) trong quá trình thống kê DS-KHHGĐ.

c) Tổng hợp thông tin số liệu, in Báo cáo của cấp tỉnh để gửi cho các cơ quan theo quy định. Gửi dữ liệu điện tử lên cấp trung ương.

d) Tổ chức thu thập thông tin khác ngoài Sổ A0 theo yêu cầu.

BẢNG ĐỐI CHIẾU NĂM ÂM LỊCH VÀ DƯƠNG LỊCH (1900-2019)

Các năm tận cùng là 0 thuộc can Canh      Các năm tận cùng là 5 thuộc can Ất

Các năm tận cùng là 1 thuộc can Tân        Các năm tận cùng là 6 thuộc can Bính

Các năm tận cùng là 2 thuộc can Nhâm     Các năm tận cùng là 7 thuộc can Đinh

Các năm tận cùng là 3 thuộc can Quý       Các năm tận cùng là 8 thuộc can Mậu

Các năm tận cùng là 4 thuộc can Giáp      Các năm tận cùng là 9 thuộc can Kỷ

BẢNG DANH MỤC CÁC DÂN TỘC VIỆT NAM

BẢNG CHUYỂN ĐỔI TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN PHỔ THÔNG