Công văn 5825/TCHQ-TXNK sửa đổi Quyết định 5270/QĐ-BTC quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ cho phù hợp với yêu cầu quản lý do Tổng cục Hải quan ban hành

Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Bộ tại tờ trình ngày 20/09/2010 của Tổng cục Hải quan về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ cho phù hợp với yêu cầu quản lý, Tổng cục Hải quan xin trao đổi với Quý đơn vị như sau:

1. Về Danh mục thời hạn bảo quản hồ sơ:

Căn cứ quy định tại Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 thì thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đều có giới hạn (từ 3 - 5 - 10 năm) nhưng theo quy định tại khoản 8 Điều 23 Thông tư số 79/2009/TT-BTC thì Người nộp thuế có trách nhiệm nộp đủ số tiền thuế thiếu, số tiền thuế trốn, số tiền thuế gian lận do cơ quan Hải quan ấn định, không giới hạn thời hiệu theo quy định tại Điều 107, 108 và 110 Luật Quản lý thuế.

Như vậy, có sự chưa thống nhất giữa thời hạn bảo quản hồ sơ hải quan với thời hạn ấn định thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Theo Tổng cục Hải quan thì tài liệu, hồ sơ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu là những tài liệu quan trọng cần bảo quản lâu dài. Tuy nhiên, không phải hồ sơ nào cũng cần bảo quản vĩnh viễn.

Theo quy định tại Điều 40 Luật Kế toán thì chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được bảo quản tối thiểu 10 năm (đối với doanh nghiệp), như vậy đối với cơ quan hải quan các hồ sơ hải quan cũng phải bảo quản trên 10 năm (tức bảo quản lâu dài). Trên cơ sở đó, Tổng cục Hải quan trình Bộ Tài chính sửa đổi một số mục tại Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ Tài chính như sau:

(Các mục khác không đề cập đến thì giữ nguyên như Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005)

2. Về khái niệm “Vĩnh viễn” và “Lâu dài”:

Căn cứ quy định tại Điều 2 Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 thì thời hạn bảo quản “Vĩnh viễn” là thời gian được giữ vĩnh viễn đến khi tài liệu tự hủy hoại còn “Lâu dài” là thời hạn bảo quản từ 10 năm trở lên nhưng không giới hạn cận trên là bao nhiêu năm; như vậy có thể trùng lặp với thời hạn bảo quản “Vĩnh viễn”. Theo Tổng cục Hải quan cần phải xác định giới hạn trên là 15 năm hoặc 20 năm. Trường hợp Văn phòng và Vụ Pháp chế cho ý kiến chọn 15 năm hoặc 20 năm thì tại cột 4 Danh mục trên của Tờ trình Bộ, Tổng cục Hải quan sẽ sửa “Lâu dài” thành “10 - 15 năm” hoặc “10 - 20 năm”.

3. Về việc ấn định thuế đối với các hồ sơ đã hủy:

Mặc dù đã kéo dài thời hạn bảo quản hồ sơ nhưng hầu hết các hồ sơ hải quan đều giới hạn thời gian lưu trữ; do đó, trường hợp hồ sơ đã hủy theo quy định nhưng vẫn có đủ căn cứ xác định thuộc trường hợp ấn định thuế thì cơ quan hải quan vẫn thực hiện ấn định thuế theo quy định tại Điều 23 Thông tư số 79/2009/TT-BTC ngày 20/4/2009 của Bộ Tài chính.

4. Khi nhận được ý kiến tham gia của các đơn vị, Tổng cục Hải quan sẽ báo cáo Bộ và tập hợp tài liệu gửi Văn phòng để Văn phòng tiếp tục tập hợp ý kiến của các đơn vị khác liên quan và trực tiếp sửa đổi Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005.

Tổng cục Hải quan dự thảo sửa đổi, bổ sung một số mục tại Quyết định số 5270/QĐ-BTC và xin ý kiến về việc ấn định thuế đối với các hồ sơ đã hủy, đề nghị Văn phòng và Vụ Pháp chế Bộ Tài chính cho ý kiến tham gia (kể cả các mục mà Tổng cục Hải quan chưa đề cập đến).

Ý kiến tham gia xin nhận trước ngày 5/10/2010 để Tổng cục Hải quan tập hợp trình Bộ trước 10/10/2010.

Trân trọng./.