Công văn 4089/TCT-CS năm 2013 về doanh nghiệp bị cháy hóa đơn, chứng từ do Tổng Cục thuế ban hành

Kính gửi: Cục Thuế tỉnh Long An

Trả lời công văn số 945/CT-TTHT ngày 20/06/2013 của Cục Thuế tỉnh Long An về việc doanh nghiệp bị cháy toàn bộ hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại Điều 40, Điều 41 Luật Kế toán quy định: "Điều 40. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

…

Điều 41. Công việc kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại".

Căn cứ Thông tư số 96/2010/TT-BTC ngày 05/7/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan.

Tại Điều 22 Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn quy định: "1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn."

Căn cứ quy định nêu trên, Tổng cục Thuế cơ bản thống nhất với đề xuất xử lý của Cục Thuế tỉnh Long An nêu tại công văn số 945/CT-TTHT và đề nghị Cục Thuế tỉnh Long An căn cứ thêm trình tự, thủ tục được hướng dẫn tại Thông tư số 96/2010/TT-BTC ngày 05/7/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan để hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện theo đúng quy định.

Tổng cục Thuế trả lời để Cục Thuế tỉnh Long An được biết.