Công văn 4031/SNV-CCVTLT năm 2016 về xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức (gọi tắt là cơ quan) xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan như sau:

1. Sự cần thiết của Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

a) Vai trò, tác dụng của Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

- Để tổ chức quản lý tốt nguồn hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động, Thủ trưởng cơ quan cần chỉ đạo xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.

- Bảng thời hạn bảo quản: Là Bảng kê các hồ sơ, tài liệu hoặc các nhóm hồ sơ, tài liệu lưu trữ có ghi thời hạn bảo quản và giá trị bảo quản làm công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.

- Bảng thời hạn bảo quản là một trong các loại công cụ xác định giá trị tài liệu quan trọng nhất, dùng để chỉ dẫn xác định giá trị tài liệu. Căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, cơ quan áp dụng:

+ Sự chỉ dẫn cách ghi thời hạn bảo quản cho các hồ sơ; chỉ dẫn việc chọn hồ sơ có giá trị để đưa vào bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

+ Lựa chọn, xác định những tài liệu bảo quản vĩnh viễn để chuẩn bị giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

b) Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu có hai mức:

- Hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn: Là những tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu được giao nộp, bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau thời hạn quy định sẽ giao nộp, bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

- Hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn: Là tài liệu được xác định thời hạn dưới 70 năm. Hồ sơ, tài liệu được xác định bảo quản có thời hạn được giao nộp, bảo quản tại Lưu trữ cơ quan.

2. Việc xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

a) Nội dung của Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

Căn cứ vào tình hình thực tế về tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của cơ quan và các quy định về thời hạn bảo quản tài liệu như:

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của các cơ quan ban hành kèm theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV.

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của các cơ quan chuyên ngành:

+ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

+ Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính;

+ Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT ngày 28 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành Tài nguyên và Môi trường;

+ Các văn bản khác quy định thời hạn bảo quản...);

Các cơ quan xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan mình và hướng dẫn các cơ quan trực thuộc xây dựng ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động (nếu có).

- Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định thời hạn bảo quản trong Thông tư số 09/2011/TT-BNV và các cơ quan chuyên ngành, thì cơ quan có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng để xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan mình.

b) Thể thức văn bản ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan được ban hành kèm theo Quyết định (Phụ lục Mẫu văn bản kèm theo).

3. Báo cáo, tổng hợp rà soát, thẩm định bằng thời hạn bảo quản

a) Các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố xây dựng, ban hành và áp dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tại cơ quan mình, đồng thời gửi về Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện thoại số 37.760.692) để tổng hợp, rà soát, thẩm định và phối hợp lựa chọn, xác định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức (gọi tắt là cơ quan) xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan như sau:

1. Sự cần thiết của Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

a) Vai trò, tác dụng của Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

- Để tổ chức quản lý tốt nguồn hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động, Thủ trưởng cơ quan cần chỉ đạo xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.

- Bảng thời hạn bảo quản: Là Bảng kê các hồ sơ, tài liệu hoặc các nhóm hồ sơ, tài liệu lưu trữ có ghi thời hạn bảo quản và giá trị bảo quản làm công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.

- Bảng thời hạn bảo quản là một trong các loại công cụ xác định giá trị tài liệu quan trọng nhất, dùng để chỉ dẫn xác định giá trị tài liệu. Căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, cơ quan áp dụng:

+ Sự chỉ dẫn cách ghi thời hạn bảo quản cho các hồ sơ; chỉ dẫn việc chọn hồ sơ có giá trị để đưa vào bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

+ Lựa chọn, xác định những tài liệu bảo quản vĩnh viễn để chuẩn bị giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

b) Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu có hai mức:

- Hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn: Là những tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu được giao nộp, bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau thời hạn quy định sẽ giao nộp, bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

- Hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn: Là tài liệu được xác định thời hạn dưới 70 năm. Hồ sơ, tài liệu được xác định bảo quản có thời hạn được giao nộp, bảo quản tại Lưu trữ cơ quan.

2. Việc xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

a) Nội dung của Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

Căn cứ vào tình hình thực tế về tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của cơ quan và các quy định về thời hạn bảo quản tài liệu như:

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của các cơ quan ban hành kèm theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV.

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của các cơ quan chuyên ngành:

+ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

+ Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính;

+ Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT ngày 28 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành Tài nguyên và Môi trường;

+ Các văn bản khác quy định thời hạn bảo quản...);

Các cơ quan xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan mình và hướng dẫn các cơ quan trực thuộc xây dựng ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động (nếu có).

- Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định thời hạn bảo quản trong Thông tư số 09/2011/TT-BNV và các cơ quan chuyên ngành, thì cơ quan có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng để xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan mình.

b) Thể thức văn bản ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan được ban hành kèm theo Quyết định (Phụ lục Mẫu văn bản kèm theo).

3. Báo cáo, tổng hợp rà soát, thẩm định bằng thời hạn bảo quản

a) Các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố xây dựng, ban hành và áp dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tại cơ quan mình, đồng thời gửi về Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện thoại số 37.760.692) để tổng hợp, rà soát, thẩm định và phối hợp lựa chọn, xác định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

b) Các cơ quan không thuộc nguồn nộp lun vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố xây dựng, ban hành và áp dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, đồng thời báo cáo về cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp để rà soát và quản lý theo thẩm quyền.

Trên đây là hướng dẫn Sở Nội vụ về xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan. Công văn này thay thế Công văn số 1237/SNV-CCVTLT ngày 04 tháng 8 năm 2014 của Sở Nội vụ về việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV./.

PHỤ LỤC

MẪU QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN
(Kèm theo Công văn số 4031/SNV-CCVTLT ngày 09 tháng 11 năm 2016 của Sở Nội vụ)

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ...(2)

THẨM QUYỀN BAN HÀNH (3)

Căn cứ ……………………………………………(4).............................................................

Căn cứ ……………………………………………(5).............................................................

Xét đề nghị của ……………………………,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. ….(6).... thuộc cơ quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

___________________

Ghi chú:

(1) Ghi tên cơ quan, tổ chức chủ quản nếu có.

(2) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành Quyết định.

(3) Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đúng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu. Ví dụ: Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Giám đốc, Trưởng phòng...

(4) Nêu các căn cứ trực tiếp đề ban hành quyết định (văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức).

(5) Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quyết định, cụ thể như: Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư của cơ quan chuyên ngành quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chuyên ngành...

(6) Quy định việc tổ chức thực hiện. Ví dụ như: Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp, Trưởng các phòng chuyên môn hoặc các bộ phận và cán bộ, công chức, viên chức...

(7) Quyền hạn, chức vụ của người ký như: Chủ tịch, Giám đốc, Trưởng phòng..../.

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN

(Ban hành kèm theo Quyết định số ……/QĐ-... ngày ... tháng .... năm....của ………………….)