Công văn số 3609/UB-ĐT ngày 23/06/2004 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về việc rà soát, củng cố công tác quản lý nhà nước về địa giới hành chính trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

KẾ HOẠCH RÀ SOÁT, CỦNG CỐ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VỀ ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Xét tình hình thực tế của công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính trên địa bàn thành phố; Thực hiện Công văn số 492/BNV-CQĐP ngày 08 tháng 3 năm 2004 của Bộ Nội vụ về việc lập kế hoạch địa giới hành chính năm 2004, Uỷ ban nhân dân thành phố xây dựng kế hoạch tổ chức rà soát, củng cố công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính ở các quận - huyện, phường - xã - thị trấn trên địa bàn thành phố như sau:

1- Mục đích, yêu cầu:

1.1- Mục đích:

- Giúp Uỷ ban nhân dân từng cấp nắm chắc địa giới hành chính số liệu, hồ sở địa giới hành chính của địa phương làm căn cứ pháp lý để thực hiện công tác quản lý hành chính; giải quyết tranh chấp đất đai ở đường địa giới hành chính các cấp; làm cơ sở nghiên cứu xây dựng các đề án phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng và phục vụ cho việc triển khai các nhiệm vụ kinh tế - xã hội khác trên địa bàn.

- Phát hiện tình hình biến động về địa giới hành chính của địa phương so với năm 1995 (thời điểm xác lập địa giới hành chính theo Chỉ thị số 364/CT ngày 06 tháng 11 năm 1991 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ), qua đó kiến nghị cấp có thẩm quyền giải quyết theo quy định.

- Quản lý chặt chẽ, nền nếp hồ sơ địa giới hành chính của từng cấp.

1.2- Yêu cầu:

- Công tác rà soát cần thực hiện chặt chẽ, chính xác.

- Phải thống nhất giữa hồ sơ địa giới hành chính và thực địa.

- Việc giải quyết, xử lý hồ sơ cần tuân thủ đúng quy trình và đúng thẩm quyền.

2- Nội dung rà soát, củng cố công tác địa giới hành chính:

2.1- Uỷ ban nhân dân quận- huyện chỉ đạo Uỷ ban nhân dân phường - xã - thị trấn rà soát công tác quản lý nhà nước về địa giới hành chính từ khi xác lập bộ hồ sơ theo Chỉ thị số 363/CT ngày 06 tháng 11 năm 1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng nay Thủ tướng Chính phủ) đến nay, tập trung vào các nội dung:

+ Tình hình địa giới hành chính của phường - xã - thị trấn: Hồ sơ lưu trữ, bản đồ địa giới hành chính, tình hình quản lý và sử dụng hồ sơ, cán bộ, nhân viên quản lý.

+ Tình trạng các mốc địa giới, các điểm đặc trưng (nếu có).

+ Tình hình biến động (do tự nhiên, do đầu tư hệ thống hạ tầng kỹ thuật), tình hình tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính (nếu có).

+ Những đoạn địa giới hành chính biến động hoặc không rõ ràng cần chỉnh lý, đề xuất hướng xử lý của địa phương, phát hiện, báo cáo các hành vi vi phạm đường địa giới hành chính của địa phương.

2.2- Uỷ ban nhân dân quận - huyện phân công các ngành chức năng (Tổ chức chính quyền, Quản lý đô thị) cùng với Uỷ ban nhân dân phường - xã - thị trấn xem xét từng trường hợp cụ thể. Những vấn đề thuộc thẩm quyền của địa phương thì chủ động cùng các ngành chức năng, các bên liên quan giải quyết, những vấn  đề không thuộc thẩm quyền (ranh giới với tỉnh, huyện bạn) thì trình Uỷ ban nhân dân thành phố xem xét. Uỷ ban nhân dân quận - huyện tổng hợp và báo cáo về Uỷ ban nhân dân thành phố tình hình công tác quản lý địa giới hành chính của địa phương, nội dung bao gồm:

- Tình hình công tác quản lý địa giới hành chính (hồ sơ lưu trữ, bản đồ địa giới hành chính, tình hình quản lý và sử dụng hồ sơ, cán bộ nhân viên quản lý).

- Những công việc đã giải quyết thuộc thẩm quyền.

- Những vấn đề liên quan đến địa giới hành chính cần trình cấp trên.

3- Các bước thực hiện:

Nhằm thống nhất và tập trung thực hiện việc rà soát địa giới hành chính trên địa bàn thành phố trong năm 2004, các quận - huyện, phường - xã - thị trấn cần tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Bước chuẩn bị:

Ngay sau Hội nghị triển khai và tổ chức tập huấn ở thành phố, Uỷ ban nhân dân quận - huyện, phường - xã - thị trấn căn cứ vào kế hoạch của thành phố tiến hành các việc sau:

- Xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện trên địa bàn quận - huyện, phường - xã - thị trấn;

- Thành lập Tổ công tác ở cấp quận - huyện và Tổ công tác ở phường - xã - thị trấn;

- Tập hợp các hồ sơ tài liệu có liên quan.

Bước 2: Uỷ ban nhân dân phường - xã - thị trấn tiến hành các công việc:

- Đối chiếu bản đồ địa giới hành chính, hồ sơ địa giới hành chính với tình hình quản lý trên thực tế hiện nay:

- Tổ chức kiểm tra từng cột mốc, từng điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính;

- Lập bản kiểm tra xác nhận những thay đổi, biến động trên thực tế so với hồ sơ địa giới hành chính năm 1995 (theo mẫu của Sở Tài nguyên và Môi trường thành phố);

- Sau khi đã đối chiếu, kiểm tra trên thực địa, Uỷ ban nhân dân phường - xã - thị trấn có nhận định, đề xuất, xin ý kiến Đảng uỷ, có văn bản gửi Uỷ ban nhân dân quận - huyện, báo cáo về tình hình quản lý địa giới hành chính hiện nay ở phường - xã - thị trấn, những khó khăn, thuận lợi, những cột mốc cần khôi phục hoặc bổ sung, đồng thời kiến nghị việc điều chỉnh địa giới hành chính nếu cần thiết.

Bước 3: Sau khi có ý kiến của Uỷ ban nhân dân quân - huyện, các phường - xã - thị trấn tiến hành hiệp thương theo quy định.

Bước 4: Trên cơ sở các báo cáo, biên bản hiệp thương của Uỷ ban nhân dân phường - xã - thị trấn, Uỷ ban nhân dân quận - huyện tổng hợp, đánh giá tình hình quản lý Nhà nước về địa giới hành chính trên địa bàn các phường - xã - thị trấn, tiến hành thẩm định những biến động thay đổi về hồ sơ địa giới hành chính và những kiến nghị của phường - xã - thị trấn để báo cáo Uỷ ban nhân dân thành phố; đồng thời chấn chỉnh ngay công tác quản lý trên địa bàn.

Bước 5: Sở Nội vụ và Sở Tài nguyên và Môi trường thành phố tiến hành thẩm định và báo cáo Uỷ ban nhân dân thành phố xử lý các vấn đề phát sinh qua kết quả rà soát công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính của các quận - huyện:

- Sở Nội vụ đánh giá tình hình quản lý hồ sơ địa giới hành chính ở các cấp chính quyền hiện nay, đề xuất việc phân công, phân cấp quản lý hồ sơ địa chính cho phù hợp với tình hình quản lý của từng cấp chính quyền. Ngoài ra, có báo cáo về những đoạn địa giới hành chính trên địa bàn thành phố và đường địa giới giáp ranh các tỉnh cần đề xuất chỉnh lý sửa đổi. Phối hợp với Sở Tài nguyên và Môi trường tiến hành lập mới hồ sơ địa giới hành chính của các quận - huyện, phường - xã - thị trấn mới chia tách theo Nghị định số 130/CP của Chính phủ.

- Sở Tài nguyên và Môi trường thành phố có báo cáo về việc quản lý các cột mốc địa giới hành chính của 3 cấp chính quyền, đề xuất việc sửa chữa khôi phục hoặc đóng các cột mốc mới nếu bị hư hỏng, mất cột mốc hoặc cắm bổ sung. Đồng thời, báo cáo về sự khác nhau giữa bản đồ địa chính và hồ sơ địa giới hành chính theo quản lý hiện nay (nếu có).

Bước 6: Uỷ ban nhân dân thành phố tổ chức sơ kết đánh giá việc củng cố công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính trên toàn thành phố.

4- Phân công thực hiện:

- Cấp thành phố: Thành lập Ban Chỉ đạo rà soát, củng cố công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính thành phố do đồng chí Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố làm Trưởng ban, thành phần gồm đại diện các Sở Nội vụ, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Quy hoạch - Kiến trúc, Sở Xây dựng, Ban Chỉ đạo cải cách hành chánh, Sở Công an và Bộ chỉ huy Quân sự thành phố. Giúp việc cho Ban Chỉ đạo có Tổ Thường trực gồm Sở Nội vụ và Sở Tài nguyên và Môi trường.

+ Giao Sở Nội vụ chuẩn bị các tài liệu liên quan đến hồ sơ địa giới hành chính, nhất là các đoạn địa giới hành chính giáp ranh các tỉnh. Chủ động làm việc, trao đổi với các Sở Nội vụ các tỉnh giáp ranh để phối hợp tổ chức thực hiện và trình cấp trên theo quy định.

+ Giao Sở Tài nguyên và Môi trường chuẩn bị các biểu mẫu cần thiết biên bản kiểm tra cột mốc, tài liệu liên quan đến hồ sơ địa chính để đối chiếu, tập huấn, hướng dẫn các quận - huyện, phường - xã - thị trấn quy trình tổ chức thực hiện việc rà soát củng cố công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính đảm bảo chặt chẽ, thống nhất; tổ chức khôi phục các cột mốc bị mất mát hoặc hư hỏng và bàn giao cho quận - huyện, phường - xã - thị trấn quản lý; đồng thời chịu trách nhiệm phối hợp Sở Tài chính lập, trình duyệt dự toán và quyết toán chung toàn bộ kinh phí cho việc rà soát, củng cổ công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính.

- Cấp quận - huyện: Thành lập Tổ công tác rà soát, củng cố công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính trong đó Phòng Tổ chức chính quyền, Phòng Quản lý đô thị quận - huyện làm Thường trực.

Tổ công tác rà soát, củng cố công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính quận - huyện có nhiệm vụ tham mưu Uỷ ban nhân dân quận - huyện hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các phường - xã - thị trấn tổ chức thực hiện, thẩm định các báo cáo của phường - xã - thị trấn, tổng hợp, tham mưu Uỷ ban nhân dân quận - huyện báo cáo gởi Uỷ ban nhân dân thành phố.

- Cấp phường - xã - thị trấn: Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường - xã - thị trấn thành lập Tổ công tác rà soát địa giới hành chính phường - xã - thị trấn do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phụ trách quản lý đô thị phường - xã - thị trấn làm tổ trưởng, thành viên có Trưởng Công an, Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy  Quân sự, nhân viên địa chính - xây dựng, cảnh sát khu vực, Trưởng ấp và Tổ trưởng Tổ dân phố có liên quan.

Tổ công tác rà soát, củng cổ công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính phường - xã - thị trấn có nhiệm vụ rà soát, đối chiếu giữa hồ sở địa giới hành chính với tình hình quản lý xây dựng, đất đai trên thực tế hiện nay; phát hiện những khác biệt trong công tác quản lý địa chính và hồ sơ địa giới hành chính (nếu có); lập biên bàn kiểm tra các cột mốc và các điểm đặc trưng và đề nghị phôi phục bổ sung các cột mốc bị mất hoặc hư hỏng; đề xuất việc chỉnh lý hồ sơ địa giới hành chính và tổ chức hiệp thương việc điều chỉnh địa giới hành chính sau khi có ý kiến của Uỷ ban nhân dân quận - huyện; đề xuất việc phân công phân cấp trong công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính; nhận bàn giao và tổ chức lưu trữ các hồ sơ địa giới hành chính.

5- Thời gian thực hiện:

- Thành phố mở hội nghị triển khai kế hoạch rà soát, củng cố công tác địa giới hành chính trong toàn thành phố vào cuối tháng 6 năm 2004. Sau đó các quận - huyện thành lập Tổ công tác và triển khai kế hoạch cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường - xã - thị trấn.

- Từ ngày 01 tháng 7 năm ngày 15 tháng 8 năm 2004: Các phường - xã - thị trấn tiến hành rà soát, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ địa giới hành chính với thực tế quản lý đất đai tại phường - xã - thị trấn. Chậm nhất đến ngày 31 tháng 8 năm 2004, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường - xã - thị trấn có báo cáo (kèm theo biên bản và các biểu mẫu thống kê) gởi về Uỷ ban nhân dân quận - huyện (Tổ công tác).

- Từ ngày 01 tháng 9 đến ngày 30 tháng 9 năm 2004: Uỷ ban nhân dân các quận - huyện thẩm định báo cáo của các phường - xã - thị trấn, báo cáo Uỷ ban nhân dân thành phố (thông qua Sở Nội vụ và Sở Tài nguyên và Môi trường).

- Từ ngày 01 tháng 10 đến ngày 31 tháng 10 năm 2004: Sở Nội vụ và Sở Tài nguyên và Môi trường thẩm định và trình Uỷ ban nhân dân thành phố xem xét giải quyết các vướng mắc trong công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính.

- Từ ngày 01 tháng 11 năm 2004 đến quý I/2005: Các Sở - ngành thành phố tiến hành triển khai các thủ tục củng cố địa giới hành chính sau khi kế hoạch được thông qua. Đến quý II/2005, Sở Nội vụ và Sở Tài nguyên và Môi trường tham mưu cho Uỷ ban nhân dân thành phố tiến hành sơ kết đánh giá và tiếp tục thực hiện các nội dung công việc đã đề ra trong kế hoạch và lập hồ sơ thủ tục gửi Bộ Nội vụ theo quy định.

Trên cơ sở kế hoạch này, Uỷ ban nhân dân các quận - huyện, phường - xã - thị trấn và các sở - ngành liên quan căn cứ nội dung và lịch công tác trên khẩn trương triển khai công tác để hoàn thành tốt công việc được giao./.