Công văn 3238/BHXH-LT năm 2024 hướng dẫn nội dung về lập Danh mục hồ sơ và lập hồ sơ điện tử theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành
| Số hiệu | 3238/BHXH-LT |
| Ngày ban hành | 18/09/2024 |
| Ngày có hiệu lực | 18/09/2024 |
| Loại văn bản | Công văn |
| Cơ quan ban hành | Bảo hiểm xã hội Việt Nam |
| Người ký | Đào Việt Ánh |
| Lĩnh vực | Bảo hiểm,Công nghệ thông tin |
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 3238/BHXH-LT |
Hà Nội, ngày 18 tháng 09 năm 2024 |
|
Kính gửi: |
- Các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam; |
Căn cứ Quyết định số 3012/QĐ-BHXH ngày 28/10/2022 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam (sau đây gọi là Quyết định số 3012/QĐ-BHXH), Quyết định số 1139/QĐ-BHXH ngày 28/10/2013 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam hướng dẫn một số nội dung về lập Danh mục hồ sơ và lập hồ sơ điện tử như sau:
Danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH Việt Nam/BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh)/BHXH quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố (gọi chung là BHXH huyện) được ban hành hàng năm là căn cứ để lập hồ sơ công việc nền giấy hoặc điện tử (gọi chung là Danh mục hồ sơ của cơ quan).
Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan theo các bước sau:
Bước 1. Công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam/các phòng thuộc BHXH tỉnh/các tổ nghiệp vụ thuộc BHXH huyện (gọi chung là đơn vị) dự kiến hồ sơ cần lập trong năm của đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ của Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam)/bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng của BHXH tỉnh/bộ phận lưu trữ thuộc Tổ nghiệp vụ của BHXH huyện (gọi chung là Lưu trữ cơ quan) tập hợp thành Danh mục hồ sơ của đơn vị rồi gửi Lưu trữ cơ quan.
Bước 2. Lưu trữ cơ quan tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan. Danh mục hồ sơ của cơ quan gồm các thành phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ. Danh mục hồ sơ theo Mẫu số 03 - Phụ lục IV Quy chế công tác văn thư ngành BHXH Việt Nam kèm theo Quyết định số 3012/QĐ-BHXH. Trình tự như sau:
a) Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan
Khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH các cấp được xây dựng theo cơ cấu tổ chức. Tên các đơn vị trong cơ quan làm đề mục lớn, các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
Ví dụ 1: Khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH Việt Nam được xây dựng theo cơ cấu tổ chức như sau:
|
Số và ký hiệu hồ sơ |
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ |
Thời hạn bảo quản |
Người lập hồ sơ |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
|
|
I. VĂN PHÒNG |
|
|
|
|
|
1. Phòng Tổng hợp |
|
|
|
|
|
1.1. Công tác tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch |
|
|
|
|
|
1.2. Công tác tổng hợp, xử lý thông tin và xây dựng báo cáo |
|
|
|
|
|
1.3. Công tác hội nghị, hội thảo, tập huấn |
|
|
|
|
|
…. |
|
|
|
|
|
2. Phòng Văn thư |
|
|
|
|
|
2.1. Công tác tham mưu xây dựng văn bản |
|
|
|
|
|
2.2. Công tác quản lý văn bản đi |
|
|
|
|
|
2.3. Công tác quản lý văn bản đến |
|
|
|
|
|
…. |
|
|
|
|
|
3. Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính |
|
|
|
|
|
3.1. Công tác tham mưu xây dựng văn bản |
|
|
|
|
|
3.2. Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ |
|
|
|
|
|
…. |
|
|
|
|
|
II. VỤ PHÁP CHẾ |
|
|
|
|
|
1. Công tác cải cách hành chính của ngành |
|
|
|
|
|
2. Công tác theo dõi, thi hành pháp luật |
|
|
|
|
|
3. Công tác phổ biến, giáo dục pháp luật |
|
|
|
|
|
4. Công tác xây dựng văn bản, quy trình hướng dẫn nghiệp vụ lĩnh vực pháp chế |
|
|
|
|
|
5. Công tác tổng hợp, báo cáo |
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
III. TRUNG TÂM LƯU TRỮ |
|
|
|
|
|
1. Văn phòng |
|
|
|
|
|
1.1. Công tác tổng hợp, xử lý thông tin và xây dựng báo cáo |
|
|
|
|
|
1.2. Công tác hội nghị, hội thảo, tập huấn |
|
|
|
|
|
1.3. Công tác tổ chức, cán bộ |
|
|
|
|
|
... |
|
|
|
|
|
2. Phòng Hồ sơ nghiệp vụ |
|
|
|
|
|
2.1. Công tác tham mưu, xây dựng văn bản |
|
|
|
|
|
2.2. Công tác kiểm tra, hướng dẫn địa phương |
|
|
|
|
|
... |
|
|
|
|
|
3. Phòng Hồ sơ hưởng BHXH |
|
|
|
|
|
3.1. Công tác tham mưu, xây dựng văn bản |
|
|
|
|
|
3.2. Công tác tổng hợp, báo cáo |
|
|
|
|
|
.... |
|
|
|
Ví dụ 2: Khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH tỉnh được xây dựng theo cơ cấu tổ chức như sau:
|
Số và ký hiệu hồ sơ |
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ |
Thời hạn bảo quản |
Người lập hồ sơ |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
|
|
I. VĂN PHÒNG |
|
|
|
|
|
1. Công tác tham mưu, tổng hợp, báo cáo |
|
|
|
|
|
2. Công tác hành chính, quản trị |
|
|
|
|
|
3. Công tác văn thư |
|
|
|
|
|
4. Công tác tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính |
|
|
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
II. PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ |
|
|
|
|
|
1. Công tác tổ chức, biên chế |
|
|
|
|
|
2. Công tác cán bộ |
|
|
|
|
|
3. Công tác phòng chống tham nhũng |
|
|
|
|
|
4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng |
|
|
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
III. PHÒNG CHẾ ĐỘ BHXH |
|
|
|
|
|
1. Công tác giải quyết hưởng các chế độ BHXH |
|
|
|
|
|
2. Công tác lập dự toán |
|
|
|
|
|
3. Công tác giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo |
|
|
|
|
|
4. Công tác thống kê, báo cáo |
|
|
|
|
|
….. |
|
|
|
Ví dụ 3: Khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH huyện có thành lập Tổ nghiệp vụ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức như sau:
|
Số và ký hiệu hồ sơ |
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ |
Thời hạn bảo quản |
Người lập hồ sơ |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
|
|
I. Tổ Thu - Sổ, thẻ |
|
|
|
|
|
1. Công tác phát triển người tham gia BHXH, BHTN, BHYT |
|
|
|
|
|
2. Công tác thu |
|
|
|
|
|
…. |
|
|
|
|
|
II. Tổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính |
|
|
|
|
|
1. Công tác tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính |
|
|
|
|
|
….. |
|
|
|
Ví dụ 4: Khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH huyện không thành lập Tổ nghiệp vụ được xây dựng theo các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ như sau:
|
Số và ký hiệu hồ sơ |
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ |
Thời hạn bảo quản |
Người lập hồ sơ |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
|
|
1. Công tác phát triển người tham gia BHXH, BHTN, BHYT |
|
|
|
|
|
2. Công tác thu |
|
|
|
|
|
3. Công tác tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính |
|
|
|
|
|
…. |
|
|
|
b) Xác định hồ sơ cần lập
- Xác định những hồ sơ cần lập: Căn cứ Khoản 2 Điều 25 của Quyết định số 3012/QĐ-BHXH để xác định những hồ sơ cần lập.
- Dự kiến tiêu đề hồ sơ: Theo hướng dẫn tại Mẫu số 04 Phụ lục IV Quyết định số 3012/QĐ-BHXH.
- Trách nhiệm lập hồ sơ: Đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc hoặc chủ trì giải quyết công việc.
Ví dụ 5: Về xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và trách nhiệm lập hồ sơ
|
Số và ký hiệu hồ sơ |
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ |
Thời hạn bảo quản |
Người lập hồ sơ |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
|
|
I. VĂN PHÒNG |
|
|
|
|
|
1. Phòng Tổng hợp |
|
|
|
|
|
1.1. Công tác tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch |
|
|
|
|
|
Hồ sơ về xây dựng Chương trình công tác năm 2024 của BHXH Việt Nam |
|
Phòng Tổng hợp |
|
|
|
Hồ sơ xây dựng Quy chế làm việc của BHXH Việt Nam |
|
Phòng Tổng hợp |
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
1.2. Công tác tổng hợp, xử lý thông tin và xây dựng báo cáo |
|
|
|
|
|
Hồ sơ về tổng kết năm 2024 và phương hướng nhiệm vụ năm 2025 |
|
Phòng Tổng hợp |
|
|
|
Hồ sơ về báo cáo giao ban hàng tháng của BHXH Việt Nam |
|
Phòng Tổng hợp |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
1.3. Công tác hội nghị, hội thảo, tập huấn |
|
|
|
|
|
Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan BHXH Việt Nam |
|
Phòng Tổng hợp |
|
|
|
Hồ sơ hội nghị tập huấn công tác Văn phòng |
|
Phòng Tổng hợp |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
2. Phòng Văn thư |
|
|
|
|
|
2.1. Công tác tham mưu xây dựng văn bản |
|
|
|
|
|
Hồ sơ hướng dẫn về công tác văn thư |
|
Phòng Văn thư |
|
|
|
Hồ sơ về việc đề xuất nâng cấp tính năng lập hồ sơ và nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên phần mềm Eoffice |
|
Phòng Văn thư |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
2.2. Công tác quản lý văn bản đi |
|
|
|
|
|
Tập quyết định đi của BHXH Việt Nam |
|
Phòng Văn thư |
|
|
|
Tập công văn đi của BHXH Việt Nam |
|
Phòng Văn thư |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
2.3. Công tác quản lý văn bản đến |
|
|
|
|
|
Tập văn bản đến lưu tại văn thư cơ quan |
|
Phòng Văn thư |
|
|
|
Tập lưu văn bản mật đến |
|
Phòng Văn thư |
|
|
|
…. |
|
|
|
|
|
3. Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính |
|
|
|
|
|
3.1. Công tác tham mưu xây dựng văn bản |
|
|
|
|
|
Hồ sơ xây dựng, tổ chức thực hiện Kế hoạch, Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 02/NQ-CP về những nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia năm 2024 |
|
Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính |
|
|
|
Hồ sơ xây dựng Kế hoạch kiểm soát thủ tục hành chính |
|
Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
3.2. Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ |
|
|
|
|
|
Hồ sơ hướng dẫn nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính tại BHXH tỉnh |
|
Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
II. VỤ PHÁP CHẾ |
|
|
|
|
|
1. Công tác cải cách hành chính của ngành |
|
|
|
|
|
Hồ sơ xây dựng kế hoạch cải cách hành chính của ngành BHXH Việt Nam |
|
Nguyễn Văn A |
|
|
|
Hồ sơ về báo cáo cải cách hành chính: 6 tháng, 1 năm |
|
Nguyễn Thị H |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
2. Công tác theo dõi, thi hành pháp luật |
|
|
|
|
|
Hồ sơ xây dựng kế hoạch triển khai theo dõi tình hình thi hành pháp luật ngành BHXH Việt Nam năm 2023 |
|
Nguyễn Văn D |
|
|
|
Báo cáo theo dõi thi hành pháp luật: 1 năm |
|
Nguyễn Thị K |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
3. Công tác phổ biến, giáo dục pháp luật |
|
|
|
|
|
Hồ sơ xây dựng kế hoạch phổ biến giáo dục pháp luật ngành BHXH Việt Nam năm 2023 |
|
Nguyễn Thị B |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
4. Công tác xây dựng văn bản, quy trình hướng dẫn nghiệp vụ lĩnh vực pháp chế |
|
|
|
|
|
Hồ sơ xây dựng văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, tập huấn công tác pháp chế |
|
Nguyễn Văn A |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
5. Công tác tổng hợp, báo cáo |
|
|
|
|
|
Báo cáo kết quả thi hành án hành chính của ngành BHXH Việt Nam |
|
Nguyễn Thị B |
|
|
|
…. |
|
|
|
c) Xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được dự kiến theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của ngành BHXH Việt Nam.
Ví dụ 6: Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
|
Số và ký hiệu hồ sơ |
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ |
Thời hạn bảo quản |
Người lập hồ sơ |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
|
|
I. VĂN PHÒNG |
|
|
|
|
|
1. Phòng Tổng hợp |
|
|
|
|
|
1.1. Công tác tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch |
|
|
|
|
|
Hồ sơ về xây dựng Chương trình công tác năm 2024 của BHXH Việt Nam |
Vĩnh viễn |
Phòng Tổng hợp |
|
|
|
Hồ sơ xây dựng Quy chế làm việc của BHXH Việt Nam |
20 năm |
Phòng Tổng hợp |
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
1.2. Công tác tổng hợp, xử lý thông tin và xây dựng báo cáo |
|
|
|
|
|
Hồ sơ về tổng kết năm 2024 và phương hướng nhiệm vụ năm 2025 |
Vĩnh viễn |
Phòng Tổng hợp |
|
|
|
Hồ sơ về báo cáo giao ban hàng tháng của BHXH Việt Nam |
05 năm |
Phòng Tổng hợp |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
1.3. Công tác hội nghị, hội thảo, tập huấn |
|
|
|
|
|
Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan BHXH Việt Nam |
20 năm |
Phòng Tổng hợp |
|
|
|
Hồ sơ hội nghị tập huấn công tác Văn phòng |
05 năm |
Phòng Tổng hợp |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
2. Phòng Văn thư |
|
|
|
|
|
2.1. Công tác tham mưu xây dựng văn bản |
|
|
|
|
|
Hồ sơ hướng dẫn về công tác văn thư |
20 năm |
Phòng Văn thư |
|
|
|
Hồ sơ về việc đề xuất nâng cấp tính năng lập hồ sơ và nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên phần mềm Eoffice |
10 năm |
Phòng Văn thư |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
2.2. Công tác quản lý văn bản đi |
|
|
|
|
|
Tập Quyết định đi của BHXH Việt Nam |
Vĩnh viễn |
Phòng Văn thư |
|
|
|
Tập công văn đi của BHXH Việt Nam |
Vĩnh viễn |
Phòng Văn thư |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
2.3. Công tác quản lý văn bản đến |
|
|
|
|
|
Sổ văn bản mật đến |
30 năm |
Phòng Văn thư |
|
|
|
Sổ đăng ký văn bản đến |
20 năm |
Phòng Văn thư |
|
|
|
…. |
|
|
|
|
|
3. Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính |
|
|
|
|
|
3.1. Công tác tham mưu xây dựng văn bản |
|
|
|
|
|
Hồ sơ xây dựng, tổ chức thực hiện Kế hoạch, Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 02/NQ-CP về những nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia năm 2024 |
20 năm |
Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính |
|
|
|
Hồ sơ xây dựng Kế hoạch kiểm soát thủ tục hành chính |
20 năm |
Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
3.2. Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ |
|
|
|
|
|
Hồ sơ hướng dẫn nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính tại BHXH tỉnh |
20 năm |
Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
II. VỤ PHÁP CHẾ |
|
|
|
|
|
1. Công tác cải cách hành chính của ngành |
|
|
|
|
|
Hồ sơ xây dựng kế hoạch cải cách hành chính của ngành BHXH Việt Nam |
Vĩnh viễn |
Nguyễn Văn A |
|
|
|
Hồ sơ về báo cáo cải cách hành chính: 6 tháng, 1 năm |
Vĩnh viễn |
Nguyễn Thị H |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
2. Công tác theo dõi, thi hành pháp luật |
|
|
|
|
|
Hồ sơ xây dựng kế hoạch triển khai theo dõi tình hình thi hành pháp luật ngành BHXH Việt Nam năm 2024 |
20 năm |
Nguyễn Văn D |
|
|
|
Báo cáo theo dõi thi hành pháp luật: 1 năm |
10 năm |
Nguyễn Thị K |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
3. Công tác phổ biến, giáo dục pháp luật |
|
|
|
|
|
Hồ sơ xây dựng kế hoạch phổ biến giáo dục pháp luật ngành BHXH Việt Nam năm 2023 |
Vĩnh viễn |
Nguyễn Thị B |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
4. Công tác xây dựng văn bản, quy trình hướng dẫn nghiệp vụ lĩnh vực pháp chế |
|
|
|
|
|
Hồ sơ xây dựng văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, tập huấn công tác pháp chế |
20 năm |
Nguyễn Văn A |
|
|
|
….. |
|
|
|
|
|
5. Công tác tổng hợp, báo cáo |
|
|
|
|
|
Báo cáo kết quả thi hành án hành chính của ngành BHXH Việt Nam |
10 năm |
Nguyễn Thị B |
|
|
|
…. |
|
|
|
d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ