Công văn 143/BHXH-BC thay đổi số hiệu tài khoản tiền gửi mở tại hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành

Nhằm quản lý chặt chẽ, thống nhất tài khoản tiền gửi (viết tắt là TKTG) của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam (viết tắt là BHXH Việt Nam) mở tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam (viết tắt là NHNo&PTNT Việt Nam) theo đúng quy định tại Thỏa thuận liên ngành số 5399/LNBHXHVN-NHNo ngày 24/11/2010 giữa BHXH Việt Nam và NHNo&PTNT Việt Nam về quản lý và sử dụng các TKTG của hệ thống BHXH Việt Nam mở tại hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam (viết tắt là văn bản số 5399). BHXH Việt Nam và NHNo&PTNT Việt Nam đã thống nhất về đổi số TKTG của hệ thống BHXH Việt Nam mở tại hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam từ ngày 01/03/2011 tại văn bản số 48/BHXH-NHNo ngày 06/01/2011.

Trên cơ sở nội dung liên ngành đã thống nhất, BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh), các đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH Bộ Quốc phòng một số nội dung sau:

1. Phạm vi, đối tượng chuyển đổi số hiệu TKTG:

a) Đối tượng chuyển đổi: số hiệu TKTG của BHXH Việt Nam; BHXH tỉnh; BHXH các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là BHXH huyện) và các đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH Bộ Quốc phòng đã mở TKTG tại hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam.

b) Phạm vi chuyển đổi số hiệu tài khoản gồm:

- Đối với BHXH Việt Nam: TKTG thanh toán, TKTG đầu tư tự động.

- Đối với BHXH tỉnh, BHXH huyện, BHXH Bộ Quốc phòng: TKTG thu BHXH, TKTG chi BHXH, TKTG chi quản lý bộ máy.

- Đối với các đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc BHXH Việt Nam: TKTG chi quản lý bộ máy.

2. Yêu cầu khi chuyển đổi số hiệu TKTG:

a) NHNo&PTNT Việt Nam thực hiện chuyển đổi số hiệu tài khoản thống nhất cho hệ thống BHXH Việt Nam đúng số lượng, tên tài khoản của từng đơn vị theo danh mục BHXH Việt Nam đã đăng ký với NHNo&PTNT Việt Nam.

b) Đúng quy định tại văn bản số 5399.

c) Các TKTG phải dễ nhận biết, dễ tra cứu đối với từng đơn vị trực thuộc cũng như toàn hệ thống BHXH Việt Nam. Cụ thể:

- Tại BHXH Việt Nam: tra cứu được hàng ngày toàn bộ số dư của tất cả các TKTG của hệ thống BHXH Việt Nam mở tại NHNo&PTNT Việt Nam gồm số dư của TKTG thanh toán và TKTG đầu tư tự động của BHXH Việt Nam; số dư từng TKTG của BHXH tỉnh, của BHXH huyện, của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH Bộ Quốc phòng và các đơn vị khác trong danh mục đăng ký với NHNo&PTNT Việt Nam;

- Tại BHXH tỉnh: tra cứu được hàng ngày toàn bộ số dư của tất cả các TKTG của BHXH huyện trên địa bàn mở tại các chi nhánh NHNo&PTNT.

d) Số của mỗi TKTG của mỗi đơn vị trong hệ thống BHXH Việt Nam mở tại hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam là duy nhất. Trường hợp BHXH tỉnh, BHXH huyện, BHXH Bộ Quốc phòng, các đơn vị thay đổi nơi mở tài khoản trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam, thì số tài khoản không thay đổi, chỉ khác nhau 4 chữ số là mã chi nhánh NHNo&PTNT nơi đơn vị mở tài khoản đứng trước số tài khoản đã được chỉ định.

e) Thời gian thực hiện chyển đổi số hiệu tài khoản từ ngày 01/03/2011.

3. Về cấu trúc tài khoản

TKTG của hệ thống BHXH Việt Nam mở tại hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam bao gồm 05 nhóm tài khoản:

- Nhóm 01: TK tiền gửi thu BHXH (có số cuối cùng của TK là 5)

- Nhóm 02: TK tiền gửi chi BHXH (có số cuối cùng của TK là 6)

- Nhóm 03: TK tiền gửi chi quản lý bộ máy (có số cuối cùng của TK là 7)

- Nhóm 04: TK tiền gửi đầu tư tự động (có số cuối cùng của TK là 8)

- Nhóm 05: TK tiền gửi thanh toán (có số cuối cùng của TK là 9)

4. Thủ tục chuyển đổi số hiệu tài khoản, chuyển số dư sang TKTG mới:

a) Thủ tục chuyển đổi số hiệu tài khoản:

- Mọi hồ sơ pháp lý trước đây do cơ quan BHXH các cấp và các đơn vị cung cấp cho chi nhánh NHNo&PTNT để đăng ký khách hàng và mở TKTG vẫn còn hiệu lực. Trường hợp hồ sơ pháp lý, thông tin khách hàng có thay đổi, hai bên cần trao đổi, cung cấp thông tin để chi nhánh NHNo&PTNT cập nhật thông tin chính xác trên hệ thống giao dịch.

- Trường hợp các đơn vị BHXH đặt quan hệ và mở TKTG tại hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam hoặc thay đổi nơi giao dịch trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam sau ngày 01/03/2011, các chi nhánh NHNo&PTNT thực hiện việc đăng ký khách hàng, mở TKTG cho khách hàng như quy trình, thủ tục hiện tại. Chi nhánh NHNo&PTNT báo cáo NHNo&PTNT Việt Nam. NHNo&PTNT Việt Nam phối hợp với BHXH Việt Nam để thống nhất cấp số hiệu tài khoản cho phù hợp với yêu cầu quản lý của hai bên.

b) Xác nhận, chuyển số dư sang tài khoản mới:

- BHXH các cấp và các đơn vị chuyển đổi số hiệu tài khoản phối hợp với các chi nhánh NHNo&PTNT nơi đơn vị mở tài khoản để xác nhận số dư ngay trước và sau khi chuyển đổi tài khoản như sau:

+ Xác nhận số dư của từng TKTG tại thời điểm hết ngày 28/02/2011;

+ Thực hiện chuyển toàn bộ số dư tài khoản tiền gửi trên tài khoản cũ đến hết ngày 28/2/2011 sang tài khoản mới tương ứng vào đầu giờ ngày 01/03/2011.

+ Xác nhận số dư của từng TKTG (theo số hiệu mới) ngay sau khi thực hiện chuyển đổi tài khoản.

- Các đơn vị thuộc hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam in sổ phụ toàn bộ các giao dịch phát sinh năm 2010 và tháng 01, tháng 02 năm 2011 trước khi thực hiện chuyển đổi số tài khoản trả cho BHXH các cấp và các đơn vị chuyển đổi. Thực hiện lưu trữ lịch sử giao dịch phát sinh trên số tài khoản cũ của 05 năm trước khi thực hiện giao dịch.

- NHNo&PTNT Việt Nam không mở quá số lượng tài khoản cho BHXH các cấp và các đơn vị theo quy định tại văn bản số 5399. Trường hợp BHXH các cấp, các đơn vị đã mở tài khoản tiền gửi có số lượng nhiều hơn số lượng tài khoản theo quy định thì phải có văn bản gửi chi nhánh NHNo&PTNT đề nghị chuyển số dư trên tài khoản mở sai quy định sang tài khoản mới cho phù hợp.

5. Tổ chức thực hiện:

a) BHXH Việt Nam thông báo số hiệu TKTG mới của BHXH Việt Nam, của BHXH tỉnh, các đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH Bộ Quốc phòng và các đơn vị trực thuộc BHXH tỉnh (có danh mục kèm theo) để các đơn vị thông báo cho khách hàng.

b) Để việc triển khai đổi số hiệu TKTG được thuận lợi, không ảnh hưởng đến giao dịch cũng như việc quản lý và sử dụng các TKTG, yêu cầu Giám đốc BHXH tỉnh, Thủ trưởng các đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH Bộ Quốc phòng thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc triển khai thực hiện ngay các công việc sau:

- Hướng dẫn, phổ biến và triển khai thực hiện các nội dung, thủ tục đổi số hiệu TKTG theo hướng dẫn tại văn bản này trong đơn vị và các đơn vị trực thuộc.

- Thông báo ngay đến các khách hàng có quan hệ giao dịch với BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng và các đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc BHXH Việt Nam bằng điện thoại trực tiếp và bằng văn bản về việc thay đổi số hiệu tài khoản giao dịch, gồm các nội dung: số hiệu tài khoản mới, chi nhánh ngân hàng nơi giao dịch, thời gian có hiệu lực của tài khoản mới từ ngày 01/03/2011. Đồng thời, BHXH tỉnh thông báo cho BHXH các huyện số hiệu tài khoản mới của từng đơn vị (theo danh mục BHXH Việt Nam đã thông báo).

- Chỉ đạo BHXH huyện thông báo ngay đến các khách hàng có quan hệ giao dịch với BHXH huyện bằng điện thoại trực tiếp và bằng văn bản về việc thay đổi số hiệu tài khoản giao dịch, gồm các nội dung: số hiệu tài khoản mới, chi nhánh ngân hàng nơi giao dịch, thời gian có hiệu lực của tài khoản mới từ ngày 01/03/2011.

- Phối hợp và chỉ đạo BHXH huyện phối hợp chặt chẽ với chi nhánh NHNo&PTNT nơi mở tài khoản trong việc ghép mã khách hàng, đổi số hiệu tài khoản, đối chiếu số dư được thuận lợi, nhanh chóng, hoàn thành để đưa tài khoản vào sử dụng đúng thời gian quy định.

- Yêu cầu chi nhánh NHNo&PTNT nơi mở tài khoản in sổ phụ toàn bộ các giao dịch phát sinh năm 2010 và tháng 01, tháng 02 năm 2011 trước khi thực hiện chuyển đổi số hiệu tài khoản trả cho BHXH các cấp và các đơn vị chuyển đổi để lưu trữ; xác nhận số dư từng TKTG ngay trước và sau khi đổi số hiệu tài khoản theo đúng quy định.

- Kiểm tra các thông tin đã thông báo đến khách hàng có quan hệ giao dịch, đảm bảo từ ngày 01/03/2011 các giao dịch được thực hiện bình thường, không để xảy ra vướng mắc.

- Đăng ký dịch vụ vấn tin với chi nhánh NHNo&PTNT về tài khoản để tra cứu số dư, các giao dịch phát sinh trên TKTG của BHXH huyện do mình quản lý đảm bảo thuận tiện, chính xác.

c) Trách nhiệm của NHNo&PTNT Việt Nam:

- Thực hiện chuyển đổi số hiệu tài khoản thống nhất cho hệ thống BHXH Việt Nam đáp ứng các yêu cầu trên.

- Thông báo, hướng dẫn, phổ biến và triển khai thực hiện các nội dung đã thống nhất với BHXH Việt Nam về đổi số hiệu TKTG của hệ thống BHXH Việt Nam mở tại hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam tới các đơn vị trong toàn hệ thống, ngoài các nội dung hướng dẫn trên đây, các chi nhánh NHNo&PTNT có trách nhiệm:

+ Sao kê số dư từng tài khoản theo đúng quy định chuyển cho đơn vị BHXH và các đơn vị liên quan để xác nhận ngay trước và sau khi đổi số tài khoản.

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho BHXH các cấp, các đơn vị chuyển đổi tài khoản trong việc thực hiện các giao dịch trên số tài khoản mới; hướng dẫn khách hàng của BHXH trong trường hợp khách hàng chưa rõ về sự thay đổi số tài khoản của cơ quan BHXH.

+ Chịu trách nhiệm về tính chính xác đối với các thông tin mã khách hàng, thông tin tài khoản đề nghị chuyển đổi theo đúng quy định.

+ Thông báo số tài khoản mới cho các đơn vị BHXH các cấp, các đơn vị chuyển đổi tài khoản.

+ Cung cấp dịch vụ vấn tin tài khoản để BHXH tỉnh tra cứu số dư, các giao dịch phát sinh trên tài khoản tiền gửi của BHXH huyện do mình quản lý đảm bảo thuận tiện, chính xác.

Yêu cầu Giám đốc BHXH tỉnh, Thủ trưởng các đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH Bộ Quốc phòng thực hiện và chỉ đạo triển khai thực hiện đầy đủ, đúng nội dung chỉ đạo, hướng dẫn tại văn bản này, đảm bảo thực hiện giao dịch trên tài khoản mới đúng thời gian quy định. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc kịp thời phản ánh về Bảo hiểm xã hội Việt Nam (Ban Chi) để được hướng dẫn./.

DANH MỤC

TÀI KHOẢN TIỀN GỬI CỦA BHXH TỈNH AN GIANG
(Ban hành kèm theo Công văn số 143/BHXH-BC ngày 17 tháng 01 năm 2011)