Công văn 1013/HTQTCT-HT năm 2016 về hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành

Kính gửi: Sở Tư pháp thành phố Cần Thơ

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực nhận được các Công văn số 478/STP-HCTP và số 516/STP-HCTP của Sở Tư pháp thành phố Cần Thơ đề nghị hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch. Về các vấn đề nêu tại các văn bản này, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực có ý kiến như sau:

1. Về việc bổ sung ngày, tháng sinh trong Giấy khai sinh

Trường hợp Giấy khai sinh được cấp trước đây chỉ có năm sinh, không có ngày, tháng sinh thì người được đăng ký khai sinh cần làm thủ tục bổ sung hộ tịch. Đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn cơ quan đăng ký hộ tịch vận dụng quy định tại khoản 4 Điều 27 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 và hướng dẫn tại khoản 2 Điều 22 Thông tư số 15/2015/TT-BTP để xác định ngày, tháng sinh theo hướng: nếu hồ sơ, giấy tờ cá nhân của người yêu cầu không thể hiện được ngày sinh thì ghi ngày đầu tiên của tháng sinh; nếu không xác định được ngày, tháng sinh thì ghi ngày 01 tháng 01 của năm sinh.

2. Về giải quyết yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người cùng giới tính

Khoản 1 Điều 22 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định: “...Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân nhằm mục đích kết hôn thì người yêu cầu phải đáp ứng đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình”.

Về điều kiện kết hôn, khoản 2 Điều 8 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014 đã quy định: “Nhà nước không thừa nhận hôn nhân giữa những người cùng giới tính”.

Do đó, yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để đăng ký kết hôn với người cùng giới tính không phù hợp với quy định của Luật hôn nhân và gia đình, đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã từ chối giải quyết.

3. Về giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài

- Đối với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chưa có quốc tịch nước ngoài phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp hoặc giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

- Đối với công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài thì ngoài Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp, phải nộp thêm giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

4. Việc đăng ký lại khai sinh, đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân

Trường hợp đăng ký lại khai sinh hoặc đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân mà người yêu cầu không có giấy tờ, tài liệu chứng minh quan hệ cha con, mẹ con, thì cơ quan đăng ký hộ tịch tiến hành kiểm tra, xác minh. Nếu kết quả kiểm tra, xác minh xác định được rõ mối quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch ghi thông tin về cha, mẹ của người đăng ký khai sinh theo kết quả kiểm tra, xác minh. Trường hợp kết quả xác minh cũng không thể xác định được thông tin về quan hệ cha, mẹ, con thì phần khai về cha, mẹ tạm thời để trống.

5. Việc cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây, đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo, hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ hồ sơ, Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để giải quyết như sau:

- Nếu thông tin về người dự định kết hôn không thay đổi (kết hôn cùng một người), Ủy ban nhân dân cấp xã đề nghị người yêu cầu nêu rõ lý do không nộp lại được Giấy xác nhận được cấp trước đây, lưu trong hồ sơ và cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu.

- Nếu thông tin về người dự định kết hôn thay đổi (kết hôn với người khác), Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành trao đối với cơ quan có liên quan đê kiểm tra, xác minh về việc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp trước đây đã được sử dụng hay chưa (Ví dụ: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây cấp để kết hôn tại xã B thì đề nghị Ủy ban nhân dân xã B kiểm tra; nếu để kết hôn với người nước ngoài ở huyện C thì đề nghị Phòng Tư pháp huyện C kiểm tra).

Trường hợp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây được cấp để kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài thì Ủy ban nhân dân cấp xã gửi văn bản đề nghị (kèm theo bản chụp hồ sơ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân lần trước, bản chụp trang Sổ ghi việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây) gửi Sở Tư pháp; Sở Tư pháp gửi Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực để trao đối với Cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam kiểm tra, làm rõ. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, xác minh, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực sẽ hướng dẫn giải quyết.

6. “Ngày, tháng, năm đăng ký” ghi trong Giấy chứng nhận kết hôn là ngày hai bên nam, nữ có mặt, làm thủ tục ký Sổ đăng ký kết hôn, Giấy chứng nhận kết hôn và Ủy ban nhân dân huyện trao Giấy chứng nhận kết hôn cho họ. Ngày Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ký Giấy chứng nhận kết hôn chỉ là căn cứ để tính thời hạn gia hạn trao Giấy chứng nhận kết hôn (quy định tại khoản 3 Điều 32 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP).

7. Nếu người đi đăng ký khai sinh có yêu cầu cấp Trích lục khai sinh bản sao cùng thời điểm đăng ký khai sinh thì đề nghị cơ quan đăng ký hộ tịch không lập thành hồ sơ riêng, nhưng việc cấp bản sao Trích lục khai sinh vẫn ghi vào số cấp bản sao trích lục hộ tịch và thu lệ phí theo quy định.

8. Về đề xuất của Sở Tư pháp tại các mục 8, 9, 10 trong Công văn 478/STP-HCTP, đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn địa phương thực hiện đúng quy định của Luật hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành.

9. Khoản 1 Điều 20 Thông tư số 15/2015/TT-BTP quy định: “Khi có sự thay đổi về địa danh hành chính thì phần ghi về địa danh hành chính trên giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch được ghi theo địa danh hành chính tại thời điểm đăng ký”. Do đó, trường hợp yêu cầu bổ sung nội dung phần khai về quê quán mà địa danh hành chính của “quê quán” đã có sự thay đổi thì sẽ ghi theo địa danh hành chính tại thời điểm đăng ký bổ sung hộ tịch (địa danh hiện tại).

10. Việc thông báo đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú sự kiện hộ tịch đã được đăng ký theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Luật hộ tịch, nhằm bảo đảm nguyên tắc mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền. Do vậy, đề nghị Sở Tư pháp quán triệt các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn thực hiện nghiêm túc trách nhiệm thông báo theo quy định của Luật hộ tịch.

Đối với việc đăng ký khai sinh thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã - nơi tạm trú của người cha thì cơ quan đăng ký thực hiện thông báo về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của người cha.

11. Về giấy tờ ly hôn trong hồ sơ ghi chú ly hôn:

Giấy tờ khác công nhận việc ly hôn theo quy định tại khoản 1 Điều 37 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP được hiểu là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, xác nhận có sự kiện ly hôn và việc ly hôn đã có hiệu lực pháp luật (theo quy định của pháp luật nước ngoài). Do vậy, Giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của Hàn Quốc cấp hoặc Trích lục Sổ hộ khẩu gia đình do cơ quan có thẩm quyền của Đài Loan cấp nếu thế hiện rõ tờ ly hôn.

12. Đối với kiến nghị về biểu mẫu (mục II của Công văn số 478), đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn địa phương thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 15/2015/TT-BTP.

Trường hợp giấy tờ hộ tịch, sổ hộ tịch có mục không đủ để ghi thông tin, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực sẽ trao đổi với Nhà xuất bản Tư pháp khắc phục trong thời gian tới.

Kính gửi: Sở Tư pháp thành phố Cần Thơ

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực nhận được các Công văn số 478/STP-HCTP và số 516/STP-HCTP của Sở Tư pháp thành phố Cần Thơ đề nghị hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch. Về các vấn đề nêu tại các văn bản này, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực có ý kiến như sau:

1. Về việc bổ sung ngày, tháng sinh trong Giấy khai sinh

Trường hợp Giấy khai sinh được cấp trước đây chỉ có năm sinh, không có ngày, tháng sinh thì người được đăng ký khai sinh cần làm thủ tục bổ sung hộ tịch. Đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn cơ quan đăng ký hộ tịch vận dụng quy định tại khoản 4 Điều 27 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 và hướng dẫn tại khoản 2 Điều 22 Thông tư số 15/2015/TT-BTP để xác định ngày, tháng sinh theo hướng: nếu hồ sơ, giấy tờ cá nhân của người yêu cầu không thể hiện được ngày sinh thì ghi ngày đầu tiên của tháng sinh; nếu không xác định được ngày, tháng sinh thì ghi ngày 01 tháng 01 của năm sinh.

2. Về giải quyết yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người cùng giới tính

Khoản 1 Điều 22 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định: “...Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân nhằm mục đích kết hôn thì người yêu cầu phải đáp ứng đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình”.

Về điều kiện kết hôn, khoản 2 Điều 8 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014 đã quy định: “Nhà nước không thừa nhận hôn nhân giữa những người cùng giới tính”.

Do đó, yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để đăng ký kết hôn với người cùng giới tính không phù hợp với quy định của Luật hôn nhân và gia đình, đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã từ chối giải quyết.

3. Về giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài

- Đối với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chưa có quốc tịch nước ngoài phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp hoặc giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

- Đối với công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài thì ngoài Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp, phải nộp thêm giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

4. Việc đăng ký lại khai sinh, đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân

Trường hợp đăng ký lại khai sinh hoặc đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân mà người yêu cầu không có giấy tờ, tài liệu chứng minh quan hệ cha con, mẹ con, thì cơ quan đăng ký hộ tịch tiến hành kiểm tra, xác minh. Nếu kết quả kiểm tra, xác minh xác định được rõ mối quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch ghi thông tin về cha, mẹ của người đăng ký khai sinh theo kết quả kiểm tra, xác minh. Trường hợp kết quả xác minh cũng không thể xác định được thông tin về quan hệ cha, mẹ, con thì phần khai về cha, mẹ tạm thời để trống.

5. Việc cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây, đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo, hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ hồ sơ, Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để giải quyết như sau:

- Nếu thông tin về người dự định kết hôn không thay đổi (kết hôn cùng một người), Ủy ban nhân dân cấp xã đề nghị người yêu cầu nêu rõ lý do không nộp lại được Giấy xác nhận được cấp trước đây, lưu trong hồ sơ và cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu.

- Nếu thông tin về người dự định kết hôn thay đổi (kết hôn với người khác), Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành trao đối với cơ quan có liên quan đê kiểm tra, xác minh về việc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp trước đây đã được sử dụng hay chưa (Ví dụ: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây cấp để kết hôn tại xã B thì đề nghị Ủy ban nhân dân xã B kiểm tra; nếu để kết hôn với người nước ngoài ở huyện C thì đề nghị Phòng Tư pháp huyện C kiểm tra).

Trường hợp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây được cấp để kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài thì Ủy ban nhân dân cấp xã gửi văn bản đề nghị (kèm theo bản chụp hồ sơ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân lần trước, bản chụp trang Sổ ghi việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây) gửi Sở Tư pháp; Sở Tư pháp gửi Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực để trao đối với Cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam kiểm tra, làm rõ. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, xác minh, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực sẽ hướng dẫn giải quyết.

6. “Ngày, tháng, năm đăng ký” ghi trong Giấy chứng nhận kết hôn là ngày hai bên nam, nữ có mặt, làm thủ tục ký Sổ đăng ký kết hôn, Giấy chứng nhận kết hôn và Ủy ban nhân dân huyện trao Giấy chứng nhận kết hôn cho họ. Ngày Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ký Giấy chứng nhận kết hôn chỉ là căn cứ để tính thời hạn gia hạn trao Giấy chứng nhận kết hôn (quy định tại khoản 3 Điều 32 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP).

7. Nếu người đi đăng ký khai sinh có yêu cầu cấp Trích lục khai sinh bản sao cùng thời điểm đăng ký khai sinh thì đề nghị cơ quan đăng ký hộ tịch không lập thành hồ sơ riêng, nhưng việc cấp bản sao Trích lục khai sinh vẫn ghi vào số cấp bản sao trích lục hộ tịch và thu lệ phí theo quy định.

8. Về đề xuất của Sở Tư pháp tại các mục 8, 9, 10 trong Công văn 478/STP-HCTP, đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn địa phương thực hiện đúng quy định của Luật hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành.

9. Khoản 1 Điều 20 Thông tư số 15/2015/TT-BTP quy định: “Khi có sự thay đổi về địa danh hành chính thì phần ghi về địa danh hành chính trên giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch được ghi theo địa danh hành chính tại thời điểm đăng ký”. Do đó, trường hợp yêu cầu bổ sung nội dung phần khai về quê quán mà địa danh hành chính của “quê quán” đã có sự thay đổi thì sẽ ghi theo địa danh hành chính tại thời điểm đăng ký bổ sung hộ tịch (địa danh hiện tại).

10. Việc thông báo đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú sự kiện hộ tịch đã được đăng ký theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Luật hộ tịch, nhằm bảo đảm nguyên tắc mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền. Do vậy, đề nghị Sở Tư pháp quán triệt các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn thực hiện nghiêm túc trách nhiệm thông báo theo quy định của Luật hộ tịch.

Đối với việc đăng ký khai sinh thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã - nơi tạm trú của người cha thì cơ quan đăng ký thực hiện thông báo về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của người cha.

11. Về giấy tờ ly hôn trong hồ sơ ghi chú ly hôn:

Giấy tờ khác công nhận việc ly hôn theo quy định tại khoản 1 Điều 37 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP được hiểu là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, xác nhận có sự kiện ly hôn và việc ly hôn đã có hiệu lực pháp luật (theo quy định của pháp luật nước ngoài). Do vậy, Giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của Hàn Quốc cấp hoặc Trích lục Sổ hộ khẩu gia đình do cơ quan có thẩm quyền của Đài Loan cấp nếu thế hiện rõ tờ ly hôn.

12. Đối với kiến nghị về biểu mẫu (mục II của Công văn số 478), đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn địa phương thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 15/2015/TT-BTP.

Trường hợp giấy tờ hộ tịch, sổ hộ tịch có mục không đủ để ghi thông tin, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực sẽ trao đổi với Nhà xuất bản Tư pháp khắc phục trong thời gian tới.

Đồng thời, để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch, sự chủ động, trách nhiệm của công chức làm công tác đăng ký hộ tịch, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Lãnh đạo Sở Tư pháp quan tâm, chỉ đạo công chức làm công tác hộ tịch của địa phương chủ động nghiên cứu và thực hiện nghiêm các quy định pháp luật về hộ tịch, không xin ý kiến hướng dẫn đối với nội dung đã được quy định, hướng dẫn cụ thể. Trường hợp có vướng mắc phát sinh trong thực tiễn, đề nghị Sở Tư pháp cung cấp thông tin kèm theo hồ sơ, tài liệu cụ thể đe Cục có cơ sở chỉ đạo, hướng dẫn.

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực trả lời để Sở Tư pháp biết, hướng dẫn địa phương thực hiện./.