Công văn 1006/HTQTCT-HT năm 2016 về hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành

Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh Long An

Trả lời Công văn số 204/STP-HCTP ngày 19/5/2016 và Công văn số 530/STP-HCTP ngày 13/5/2016 của Sở Tư pháp tỉnh Long An đề nghị hướng dẫn nghiệp vụ đăng ký hộ tịch, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực có ý kiến như sau:

1. Về việc cấp Giấy báo tử

Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 quy định giao Bộ Y tế hướng dẫn các cơ sở y tế thực hiện việc cấp Giấy chứng sinh, Giấy báo tử và cung cấp số liệu thống kê sinh, tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền. Tuy nhiên, do đến nay Bộ Y tế chưa hướng dẫn về việc cấp Giấy báo tử, nên để tạo thuận lợi cho người dân, theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện theo hướng:

- Nếu người chết chết bình thường do già yếu tại địa phương mình (nơi cư trú cuối cùng) thì căn cứ vào khai báo của những người thân thích để thực hiện đăng ký khai tử và cấp Trích lục khai tử, không cần cấp Giấy báo tử. Nếu người đó chết tại địa phương do ốm đau, bệnh tật, tai nạn... thì phải có Biên bản xác nhận của cơ quan y tế, cơ quan công an xã.

- Nếu người chết chết ở nơi không thuộc địa bàn cấp xã (nơi cư trú cuối cùng), thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết cấp giấy báo tử, trong đó ghi rõ các thông tin: họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người chết; số định danh cá nhân của người chết (nếu có); nơi chết; nguyên nhân chết; giờ, ngày, tháng, năm chết (theo Dương lịch); quốc tịch của người chết.

- Nếu người chết là người nước ngoài thì phải báo cáo cơ quan công an cấp huyện để thực hiện các thủ tục khai tử theo quy định

2. Về cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Việc cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định tại Khoản 6 Điều 22 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP được thực hiện theo hướng:

- Trường hợp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp để sử dụng vào mục đích vay vốn, thế chấp, chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nhưng sau đó muốn cấp thêm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích tương tự thì thực hiện theo trình tự, thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mới, không bắt buộc phải nộp lại Giấy xác nhận được cấp trước đây.

- Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (cũng sử dụng vào mục đích kết hôn) đã được cấp trước đây, Sở Tư pháp hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp xã giải quyết như sau:

+ Nếu thông tin về người dự định kết hôn không thay đổi so với Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cấp trước đây thì Ủy ban nhân dân cấp xã cho người có yêu cầu lập văn bản cam đoan về việc thất lạc, chưa sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp trước đây để kết hôn, sau đó cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người có yêu cầu.

+ Nếu thông tin về người dự định kết hôn thay đổi so với Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cấp trước đây (xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người khác) thì Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ vào thông tin trong Tờ khai và Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây, có văn bản trao đối với cơ quan có liên quan để kiểm tra, xác minh về việc sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp trước đây (nếu mục đích để kết hôn tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã).

Nếu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây được cấp để kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì Ủy ban nhân dân cấp xã gửi văn bản (kèm theo các tài liệu có liên quan gồm: bản chụp hồ sơ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân lần trước và lần đề nghị cấp lại, bản chụp trang Sổ ghi việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây) về Sở Tư pháp, Sở Tư pháp tổng hợp, gửi Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực để trao đối với Cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam kiểm tra, làm rõ.

Căn cứ kết quả kiểm tra, xác minh do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực gửi, Sở Tư pháp chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã cấp lại hoặc từ chối cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu.

Lưu ý, khi cấp lại cần ghi chú rõ trong mục “Ghi chú” của sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

3. Việc ghi ngày, tháng, năm xác nhận quan hệ hôn nhân được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 22 Thông tư số 15/2015/TT-BTP và hướng dẫn sử dụng trong Sổ đăng ký kết hôn ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP.

Khi cấp Trích lục kết hôn (bản sao) thì đề nghị ghi ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân trong phần Ghi chú.

Ví dụ: Ghi chú: - Thực hiện việc trích lục từ Sổ đăng ký kết hôn.

- Ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân:

4. Đối với các nội dung khác nêu tại mục 3, 4, 5 của Công văn số 204/STP-HCTP, đề nghị Sở Tư pháp chủ động hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã triển khai thực hiện, bảo đảm theo đúng quy định pháp luật, thủ tục nào không có quy định thì không thực hiện. Trường hợp cơ quan, tổ chức gây khó khăn, phiền hà, không chấp nhận bản sao chứng thực giấy tờ hộ tịch hoặc Trích lục hộ tịch bản sao trái quy định pháp luật, đề nghị Sở Tư pháp tổng hợp, phản ánh cụ thể thông tin vụ việc (người yêu cầu, cơ quan từ chối, thời gian từ chối) về Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực để hướng dẫn xử lý.

Kiến nghị của Sở Tư pháp liên quan đến biểu mẫu hộ tịch, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực sẽ tổng hợp, trao đối với Nhà xuất bản Tư pháp nghiên cứu điều chỉnh.

5. Đối với yêu cầu đăng ký lại kết hôn của ông Lê Văn Nguyên và bà Nguyễn Kim Cúc.

Do hai người đã đăng ký kết hôn năm 1971 theo Trích lục chứng thư hôn thú số 146, ngày 26/4/1971, hiện nay không còn bản chính hôn thú, sổ bộ hôn thú năm 1971 của xã Long Thành cũng không còn lưu trữ được nên có thể đăng ký lại theo quy định tại Điều 24 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP. Khi thực hiện đăng ký lại kết hôn, nếu đương sự chứng minh được Lê Văn Tài và Lê Văn Nguyên là một người, Nguyễn Kim Cút và Nguyễn Kim Cúc là một người thì Trích lục chứng thư hôn thú số 146, ngày 26/4/1971 được sử dụng làm căn cứ để đăng ký lại. Trường hợp đương sự không chứng minh được thì Sở Tư pháp hướng dẫn địa phương xác minh trên thực tế về việc đăng ký kết hôn, xác lập quan hệ vợ chồng giữa ông Nguyên và bà Cúc. Trên cơ sở kết quả xác minh tiến hành việc đăng ký lại kết hôn nếu đủ điều kiện theo quy định pháp luật.

Việc chung sống như vợ chồng của ông Nguyên với bà Lan là vi phạm quy định pháp luật hôn nhân và gia đình, đề nghị Sở Tư pháp yêu cầu hai người chấm dứt quan hệ chung sống trái pháp luật và báo cáo UBND tỉnh có biện pháp xử lý theo quy định pháp luật.

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực trả lời để Sở Tư pháp biết, hướng dẫn địa phương thực hiện./.

Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh Long An

Trả lời Công văn số 204/STP-HCTP ngày 19/5/2016 và Công văn số 530/STP-HCTP ngày 13/5/2016 của Sở Tư pháp tỉnh Long An đề nghị hướng dẫn nghiệp vụ đăng ký hộ tịch, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực có ý kiến như sau:

1. Về việc cấp Giấy báo tử

Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 quy định giao Bộ Y tế hướng dẫn các cơ sở y tế thực hiện việc cấp Giấy chứng sinh, Giấy báo tử và cung cấp số liệu thống kê sinh, tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền. Tuy nhiên, do đến nay Bộ Y tế chưa hướng dẫn về việc cấp Giấy báo tử, nên để tạo thuận lợi cho người dân, theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện theo hướng:

- Nếu người chết chết bình thường do già yếu tại địa phương mình (nơi cư trú cuối cùng) thì căn cứ vào khai báo của những người thân thích để thực hiện đăng ký khai tử và cấp Trích lục khai tử, không cần cấp Giấy báo tử. Nếu người đó chết tại địa phương do ốm đau, bệnh tật, tai nạn... thì phải có Biên bản xác nhận của cơ quan y tế, cơ quan công an xã.

- Nếu người chết chết ở nơi không thuộc địa bàn cấp xã (nơi cư trú cuối cùng), thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết cấp giấy báo tử, trong đó ghi rõ các thông tin: họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người chết; số định danh cá nhân của người chết (nếu có); nơi chết; nguyên nhân chết; giờ, ngày, tháng, năm chết (theo Dương lịch); quốc tịch của người chết.

- Nếu người chết là người nước ngoài thì phải báo cáo cơ quan công an cấp huyện để thực hiện các thủ tục khai tử theo quy định

2. Về cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Việc cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định tại Khoản 6 Điều 22 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP được thực hiện theo hướng:

- Trường hợp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp để sử dụng vào mục đích vay vốn, thế chấp, chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nhưng sau đó muốn cấp thêm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích tương tự thì thực hiện theo trình tự, thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mới, không bắt buộc phải nộp lại Giấy xác nhận được cấp trước đây.

- Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (cũng sử dụng vào mục đích kết hôn) đã được cấp trước đây, Sở Tư pháp hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp xã giải quyết như sau:

+ Nếu thông tin về người dự định kết hôn không thay đổi so với Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cấp trước đây thì Ủy ban nhân dân cấp xã cho người có yêu cầu lập văn bản cam đoan về việc thất lạc, chưa sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp trước đây để kết hôn, sau đó cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người có yêu cầu.

+ Nếu thông tin về người dự định kết hôn thay đổi so với Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cấp trước đây (xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người khác) thì Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ vào thông tin trong Tờ khai và Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây, có văn bản trao đối với cơ quan có liên quan để kiểm tra, xác minh về việc sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp trước đây (nếu mục đích để kết hôn tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã).

Nếu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây được cấp để kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì Ủy ban nhân dân cấp xã gửi văn bản (kèm theo các tài liệu có liên quan gồm: bản chụp hồ sơ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân lần trước và lần đề nghị cấp lại, bản chụp trang Sổ ghi việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây) về Sở Tư pháp, Sở Tư pháp tổng hợp, gửi Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực để trao đối với Cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam kiểm tra, làm rõ.

Căn cứ kết quả kiểm tra, xác minh do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực gửi, Sở Tư pháp chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã cấp lại hoặc từ chối cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu.

Lưu ý, khi cấp lại cần ghi chú rõ trong mục “Ghi chú” của sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

3. Việc ghi ngày, tháng, năm xác nhận quan hệ hôn nhân được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 22 Thông tư số 15/2015/TT-BTP và hướng dẫn sử dụng trong Sổ đăng ký kết hôn ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP.

Khi cấp Trích lục kết hôn (bản sao) thì đề nghị ghi ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân trong phần Ghi chú.

Ví dụ: Ghi chú: - Thực hiện việc trích lục từ Sổ đăng ký kết hôn.

- Ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân:

4. Đối với các nội dung khác nêu tại mục 3, 4, 5 của Công văn số 204/STP-HCTP, đề nghị Sở Tư pháp chủ động hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã triển khai thực hiện, bảo đảm theo đúng quy định pháp luật, thủ tục nào không có quy định thì không thực hiện. Trường hợp cơ quan, tổ chức gây khó khăn, phiền hà, không chấp nhận bản sao chứng thực giấy tờ hộ tịch hoặc Trích lục hộ tịch bản sao trái quy định pháp luật, đề nghị Sở Tư pháp tổng hợp, phản ánh cụ thể thông tin vụ việc (người yêu cầu, cơ quan từ chối, thời gian từ chối) về Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực để hướng dẫn xử lý.

Kiến nghị của Sở Tư pháp liên quan đến biểu mẫu hộ tịch, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực sẽ tổng hợp, trao đối với Nhà xuất bản Tư pháp nghiên cứu điều chỉnh.

5. Đối với yêu cầu đăng ký lại kết hôn của ông Lê Văn Nguyên và bà Nguyễn Kim Cúc.

Do hai người đã đăng ký kết hôn năm 1971 theo Trích lục chứng thư hôn thú số 146, ngày 26/4/1971, hiện nay không còn bản chính hôn thú, sổ bộ hôn thú năm 1971 của xã Long Thành cũng không còn lưu trữ được nên có thể đăng ký lại theo quy định tại Điều 24 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP. Khi thực hiện đăng ký lại kết hôn, nếu đương sự chứng minh được Lê Văn Tài và Lê Văn Nguyên là một người, Nguyễn Kim Cút và Nguyễn Kim Cúc là một người thì Trích lục chứng thư hôn thú số 146, ngày 26/4/1971 được sử dụng làm căn cứ để đăng ký lại. Trường hợp đương sự không chứng minh được thì Sở Tư pháp hướng dẫn địa phương xác minh trên thực tế về việc đăng ký kết hôn, xác lập quan hệ vợ chồng giữa ông Nguyên và bà Cúc. Trên cơ sở kết quả xác minh tiến hành việc đăng ký lại kết hôn nếu đủ điều kiện theo quy định pháp luật.

Việc chung sống như vợ chồng của ông Nguyên với bà Lan là vi phạm quy định pháp luật hôn nhân và gia đình, đề nghị Sở Tư pháp yêu cầu hai người chấm dứt quan hệ chung sống trái pháp luật và báo cáo UBND tỉnh có biện pháp xử lý theo quy định pháp luật.

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực trả lời để Sở Tư pháp biết, hướng dẫn địa phương thực hiện./.