Chỉ thị 25/CT-UBND năm 2012 về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước do tỉnh Bình Thuận ban hành

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

Trong thời gian qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động ở các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh bước đầu đạt được một số kết quả quan trọng. Tuy nhiên, so với yêu cầu đặt ra, các cơ quan vẫn chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian.

Để triển khai thực hiện tốt Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động các cơ quan Nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm:

a) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi cơ quan Nhà nước:

- Phải sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh để trao đổi các loại văn bản sau đây: giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; ứng dụng rộng rãi hệ thống thư điện tử đến cấp xã, phường tại các địa phương;

- Các cơ quan đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải sử dụng hệ thống này để trao đổi các thông tin sau: thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác cơ quan; các chương trình, kế hoạch của cơ quan; công văn; từng bước ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành đến cấp xã, phường tại các địa phương;

- Sử dụng phối hợp giữa hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh và hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong điều hành công việc, bảo đảm tính hiệu quả, thuận tiện;

- Khuyến khích trao đổi các loại văn bản khác trong hoạt động nội bộ mỗi cơ quan qua mạng;

- Triển khai việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.

b) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan Nhà nước với nhau, hoặc giữa cơ quan Nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác:

- Sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh hoặc hệ thống quản lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản hành chính, trao đổi thông tin giữa các cơ quan Nhà nước với nhau, hoặc với các cơ quan khác, tiến tới thay thế dần văn bản giấy; khuyến khích việc trao đổi các loại hồ sơ công việc và văn bản khác giữa các cơ quan, tổ chức qua mạng đến tất cả các cấp;

- Sử dụng ngay Trang thông tin điện tử thành viên của cơ quan hoặc Cổng thông tin điện tử tỉnh để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của cơ quan Nhà nước, phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính, hạn chế sao chụp ra bản giấy để gửi đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân; đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến rộng rãi các tổ chức, cá nhân, hạn chế việc gửi dự thảo văn bản in trên giấy để xin ý kiến;

- Khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng; thực hiện nghiêm các quy định về việc gửi văn bản điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ;

- Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy;

- Công khai địa chỉ thư điện tử công vụ (tên_đơn_vị@binhthuan.gov.vn) hoặc hệ thống thông tin dùng để gửi nhận văn bản điện tử của cơ quan để phục vụ việc gửi, nhận văn bản điện tử.

c) Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước:

- Tận dụng hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện có, trước hết bao gồm máy tính, mạng cục bộ (LAN), mạng truyền số liệu dùng riêng của các cơ quan Đảng và Nhà nước, hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh để quản lý, điều hành công việc, trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữa các cơ quan;

- Ban hành quy định bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy trình công việc của đơn vị;

- Hàng năm, tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn để các cán bộ, công chức, viên chức có thể ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc, trước hết tập trung vào các nội dung nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

- Từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số qua mạng;

- Bảo đảm các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quản lý, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử phục vụ xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông tin qua mạng;

- Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các quy định về an toàn, an ninh thông tin;

- Xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, phát triển hạ tầng kỹ thuật và các hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị;

- Bảo đảm kinh phí nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn bản điện tử hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động, mở rộng kết nối đến cấp phường, xã tại các địa phương, coi đây là các nhiệm vụ cấp bách, là điều kiện tối thiểu để làm việc, được ưu tiên kinh phí trong kế hoạch ngân sách hàng năm.

d) Thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá, báo cáo tình hình sử dụng văn bản điện tử của cơ quan Nhà nước, gồm các nội dung sau:

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính. Trong đó, quy định rõ tiêu chí đánh giá, đơn vị chủ trì theo dõi, các hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với các đơn vị, cá nhân trong việc thực thi quy định về sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

Trong thời gian qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động ở các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh bước đầu đạt được một số kết quả quan trọng. Tuy nhiên, so với yêu cầu đặt ra, các cơ quan vẫn chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian.

Để triển khai thực hiện tốt Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động các cơ quan Nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm:

a) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi cơ quan Nhà nước:

- Phải sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh để trao đổi các loại văn bản sau đây: giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; ứng dụng rộng rãi hệ thống thư điện tử đến cấp xã, phường tại các địa phương;

- Các cơ quan đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải sử dụng hệ thống này để trao đổi các thông tin sau: thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác cơ quan; các chương trình, kế hoạch của cơ quan; công văn; từng bước ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành đến cấp xã, phường tại các địa phương;

- Sử dụng phối hợp giữa hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh và hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong điều hành công việc, bảo đảm tính hiệu quả, thuận tiện;

- Khuyến khích trao đổi các loại văn bản khác trong hoạt động nội bộ mỗi cơ quan qua mạng;

- Triển khai việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.

b) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan Nhà nước với nhau, hoặc giữa cơ quan Nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác:

- Sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh hoặc hệ thống quản lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản hành chính, trao đổi thông tin giữa các cơ quan Nhà nước với nhau, hoặc với các cơ quan khác, tiến tới thay thế dần văn bản giấy; khuyến khích việc trao đổi các loại hồ sơ công việc và văn bản khác giữa các cơ quan, tổ chức qua mạng đến tất cả các cấp;

- Sử dụng ngay Trang thông tin điện tử thành viên của cơ quan hoặc Cổng thông tin điện tử tỉnh để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của cơ quan Nhà nước, phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính, hạn chế sao chụp ra bản giấy để gửi đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân; đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến rộng rãi các tổ chức, cá nhân, hạn chế việc gửi dự thảo văn bản in trên giấy để xin ý kiến;

- Khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng; thực hiện nghiêm các quy định về việc gửi văn bản điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ;

- Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy;

- Công khai địa chỉ thư điện tử công vụ (tên_đơn_vị@binhthuan.gov.vn) hoặc hệ thống thông tin dùng để gửi nhận văn bản điện tử của cơ quan để phục vụ việc gửi, nhận văn bản điện tử.

c) Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước:

- Tận dụng hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện có, trước hết bao gồm máy tính, mạng cục bộ (LAN), mạng truyền số liệu dùng riêng của các cơ quan Đảng và Nhà nước, hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh để quản lý, điều hành công việc, trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữa các cơ quan;

- Ban hành quy định bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy trình công việc của đơn vị;

- Hàng năm, tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn để các cán bộ, công chức, viên chức có thể ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc, trước hết tập trung vào các nội dung nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

- Từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số qua mạng;

- Bảo đảm các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quản lý, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử phục vụ xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông tin qua mạng;

- Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các quy định về an toàn, an ninh thông tin;

- Xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, phát triển hạ tầng kỹ thuật và các hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị;

- Bảo đảm kinh phí nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn bản điện tử hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động, mở rộng kết nối đến cấp phường, xã tại các địa phương, coi đây là các nhiệm vụ cấp bách, là điều kiện tối thiểu để làm việc, được ưu tiên kinh phí trong kế hoạch ngân sách hàng năm.

d) Thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá, báo cáo tình hình sử dụng văn bản điện tử của cơ quan Nhà nước, gồm các nội dung sau:

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính. Trong đó, quy định rõ tiêu chí đánh giá, đơn vị chủ trì theo dõi, các hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với các đơn vị, cá nhân trong việc thực thi quy định về sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

- Báo cáo kết quả thực hiện Chỉ thị hàng năm và đột xuất theo hướng dẫn và yêu cầu của Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. Trong đó nêu rõ, định lượng tình hình thực hiện theo từng nội dung của Chỉ thị, hiệu quả tiết kiệm về thời gian, kinh phí khi ứng dụng các hệ thống thông tin để quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ và giữa đơn vị các cấp.

2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm:

a) Gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua mạng;

b) Quyết liệt chỉ đạo các cá nhân, đơn vị trong cơ quan sử dụng văn bản điện tử; ưu tiên nguồn lực để triển khai công tác này;

c) Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình triển khai Chỉ thị tại đơn vị mình.

3. Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Nhà nước các cấp có trách nhiệm:

a) Thực hiện nghiêm các quy định của cơ quan trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

b) Sử dụng hộp thư điện tử công vụ tỉnh với địa chỉ tên miền .binhthuan.gov.vn được cấp phát để trao đổi văn bản điện tử trong công việc;

c) Thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả;

d) Chủ động đề xuất các sáng kiến nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc.

4. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm:

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh đề xuất xây dựng mới, hoặc điều chỉnh, bổ sung, trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

b) Xây dựng lộ trình và triển khai các nội dung nhằm đẩy mạnh sử dụng chữ ký số trong hoạt động của cơ quan Nhà nước các cấp, đặc biệt triển khai ứng dụng chữ ký số đối với hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử công vụ;

c) Triển khai công tác tuyên truyền, đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của các cán bộ, công chức, viên chức trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

d) Hướng dẫn, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình thực hiện Chỉ thị của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố; đề xuất các giải pháp thúc đẩy triển khai các nội dung của Chỉ thị này;

đ) Đôn đốc, khẩn trương triển khai các nhiệm vụ liên quan tại Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011 - 2015;

e) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước.

5. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm:

a) Đẩy nhanh việc triển khai hệ thống “Quản lý văn bản và điều hành” mới, đảm bảo kết nối liên thông các các sở, ban, ngành và địa phương;

b) Quy định cụ thể việc sử dụng văn bản điện tử đối với tài liệu, văn bản, báo cáo, văn bản hành chính giữa Văn phòng UBND tỉnh với các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh qua mạng.

6. Sở Nội vụ có trách nhiệm:

Chủ trì xây dựng các văn bản quy định về lưu trữ văn bản điện tử.

7. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính có trách nhiệm:

Ưu tiên bố trí kinh phí đủ, kịp thời từ ngân sách Nhà nước và các nguồn kinh phí khác để triển khai các nhiệm vụ, dự án xây dựng, duy trì hoạt động các hệ thống về quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh, chữ ký số.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.