Chỉ thị 17/CT-UB năm 1998 về tăng cường quản lý công tác đăng ký hộ tịch do tỉnh Bến Tre ban hành

CHỈ THỊ

“ V/V TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH ”

Công tác đăng ký hộ tịch là một công tác quản lý hành chính rất quan trọng, vừa đảm bảo cơ sở để Nhà nước xây dựng và thực hiện các chính sách kinh tế, xã hội, quản lý được lai lịch gốc của từng người, vừa đảm bảo cơ sở pháp lý để xác định các quyền và nghĩa vụ công dân.

Trong hai năm 1996-1997, UBND tỉnh Bến Tre đã quyết định tổ chức thực hiện đợt đăng ký và lập lại sổ bộ hộ tịch trên toàn tỉnh để khắc phục tình trạng thiếu bộ, mất bộ, hư hỏng, thất lạc bộ sổ hộ tịch ở cơ sở, đồng thời giải quyết cấp lại giấy chứng nhận hộ tịch cho những người đã bị mất mát, hư hỏng giấy chứng nhận hộ tịch trước đây và cấp trễ hạn cho những người trước đây chưa đăng ký hộ tịch. Đợt đăng ký lập lại sổ bộ hộ tịch này đã khắc phục được một phần rất lớn những khó khăn, bất cập trong công tác quản lý hộ tịch trước đây, bước đầu công tác quản lý hộ tịch vào nề nếp. Song thời gian gần đây việc quản lý hộ tịch vẫn còn phát sinh nhiều vấn đề như:

- Đối với việc đăng ký hộ tịch cho công dân Việt Nam: tình trạng đăng ký trễ hạn quá lâu vẫn còn phổ biến; có trường hợp một người lại có nhiều bản chính khai sinh, giấy khai sinh ghi thiếu ngày, tháng; việc cấp bản sao không đúng thủ tục thiếu căn cứ gốc giấy đăng ký hộ tịch, viết thiếu, viết xấu, viết sai, khi cấp giấy chứng nhận hộ tịch không vào sổ bộ, người cấp không đúng thẩm quyền; cấp lại thiếu căn cứ, việc báo cáo thống kê chưa đảm bảo, việc lưu giữ sổ sách còn chưa chặt chẽ. Một số cán bộ hộ tịch còn hạn chế về trình độ năng lực, có nơi cán bộ hộ tịch bị thay đổi liên tục, không ổn định lâu dài.

- Việc thay đổi, cải chính hộ tịch cũng rất phức tạp, nhiều trường hợp cố ý lợi dụng việc điều chỉnh hộ tịch để thay đổi họ, tên, ngày, tháng, năm sinh nhằm thực hiện những việc trái luật khác như: kết hôn thiếu tuổi luật định, xuất cảnh trái phép, trốn tránh nghĩa vụ pháp lý.

- Việc đăng ký hộ tịch có nhân tố nước ngoài mà phổ biến hất là đăng ký kết hôn tuy thủ tục tiến hành tại Sở Tư pháp, song việc quản lý, xác nhận tình trạng hôn nhân của đương sự phải dựa vào chính quyền cơ sở, đã có những trường hợp chính quyền cơ sở xác nhận không đúng sự thật, hoặc chỉ ký tên, đóng dấu mà không có nội dung xác nhận cụ thể. Việc tổ chức đám cưới trước khi có giấy chứng nhận kết hôn cũng vẫn thường xảy ra.

Để khắc phục những tình trạng nói trên, để tăng cương quản lý chặt chẽ công tác đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh, UBND tỉnh yêu cầu Giám đốc Sở Tư pháp, Chủ tịch UBND các huyện, thị, xã, phường, thị trấn và cán bộ hộ tịch cơ sở, cần thực hiện tốt những việc sau đây :

Ở tại mỗi đơn vị cấp xã, UBND xã, phường, thị trấn cần tăng cường quản lý và tổ chức thực hiện tốt việc đăng ký hộ tịch cho nhân dân, đảm bảo đăng ký đầy đủ, chính xác, kịp thời, đúng nguyên tắc, trình tự thủ tục luật định.

Cán bộ được giao nhiệm vụ đăng ký hộ tịch phải đảm bảo chính xác, đúng thủ tục, không được dễ dãi vị nể để làm trái pháp luật. Nếu người dân muốn thay đổi hay cải chính hộ tịch phải hướng dẫn họ đến Sở Tư pháp làm thủ tục xin điều chỉnh, tuyệt đối không được cấp những giấy tờ hộ tịch khác thay thế để hợp thức hoá việc thay đổi hộ tịch.

Phải đặc biệt chú trọng đến việc ghi chép đối chiếu sổ bộ, đảm bảo chính xác, đẹp, rõ. Tốt nhất là phải đánh máy các giấy tờ hộ tịch để đảm bảo giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch .

Việc cấp bản sao phải đúng qui định, đúng bộ gốc, không được cấp bản sao khi không có sổ bộ gốc. Trường hợp đã được cấp bản chính các giấy tờ hộ tịch nếu đương sự làm mất mà sổ bộ lưu vẫn còn thì không cho đăng ký lại để cấp bản chính khác, mà chỉ được cấp bản sao trên cơ sở sổ bộ lưu để đương sự sử dụng. Khi tiến hành việc đăng ký hộ tịch, cán bộ hộ tịch cần tăng cường tuyên truyền, giáo dục ý thức chấp hành pháp luật cho người dân để họ tự giác đăng ký hộ tịch đúng hạn luật định.

Khi đương sự hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu chính quyền cấp xã, Ban tư pháp hay cán bộ hộ tịch xác nhận các vấn đề liên quan về hộ tịch thì phải căn cứ vào sổ bộ, hồ sơ gốc để xác nhận không nên xác nhận theo cảm tính, thiếu cơ sở pháp lý dẫn đến những khó khăn cho việc quản lý hộ tịch ở cấp tỉnh.

Đối với những trường hợp kết hôn có yếu tố nước ngoài nếu chưa có giấy chứng nhận kết hôn do UBND tỉnh cấp thì chính quyền địa phương phải ngăn chặn và giáo dục để họ không được tổ chức đám cưới để tránh hậu quả bất lợi cho công dân Việt Nam.

UBND các huyện, thị thường xuyên chỉ đạo đôn đốc UBND xã, phường, thị trấn thực hiện tốt chế độ thống kê, báo cáo định ký về công tác đăng ký hộ tịch 6 tháng và hằng năm để gởi về Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo về Trung ương đúng qui định.

Cán bộ hộ tịch phải thực hiện tốt việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu về hộ tịch, bảo quản chặt chẽ, giữ gìn lâu dài. Nếu để hư hỏng, mất mát phải báo cáo Sở Tư pháp và UBND cùng cấp để chỉ đạo khắc phục kịp thời. Người gây hư hỏng mất mát sổ bộ hộ tịch do thiếu tinh thần trách nhiệm phải kiểm điểm, xử lý nghiêm khắc.

Nếu cán bộ hộ tịch có sự thay đổi thì UBND xã, phường, thị trấn phải tổ chức bàn giao đầy đủ, chặt chẽ nhiệm vụ công tác đến hồ sơ, tài liệu, sổ sách để đảm bảo sự quản lý liên tục, thống nhất.

UBND xã, phường, thị trấn cần tuyển chọn bố trí cán bộ hộ tịch là những người có trình độ văn hoá, có kiến thức pháp luật, chữ viết đẹp, có tinh thần trách nhịêm, ý thức phục vụ nhân dân, có tác phong lịch thiệp để đáp ứng đước yêu cầu của công việc.

Phải giữ gìn sự ổn định lâu dài của đội ngũ cán bộ hộ tịch, tránh sự xáo trộn, thay đổi. Trường hợp thật cần thiết phải thay đổi thì phải chọn người thay thế phù hợp và cần trao đổi thống nhất với Phòng Tư pháp huyện để tìm ra cách giải quyết tốt nhất.

7) Sở Tư pháp phải có kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ hộ tịch cơ sở cần thiết có thể tổ chức các cuộc thi để kiểm tra trình độ nghiệp vụ, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ hộ tịch .

Phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra hướng dẫn công tác hộ tịch ở cơ sở.

Ngành tư pháp thường xuyên tổ chức tốt việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật về đăng ký hộ tịch để nâng cao ý thức chấp hành việc đăng ký hộ tịch của nhân dân.

Giao Giám đốc Sở Tư pháp phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện chỉ thị này đến tận cán bộ cơ sở.

Giao Chủ tịch UBND các huyện, thị phổ biến chỉ thị này đến UBND các xã, phường, thị trấn và các phòng ban trực thuộc có liên quan.

Vì tính chất quan trọng đặc biệt của công tác quản lý đăng ký hộ tịch, UBND tỉnh đề nghị Giám đốc Sở Tư pháp, Chủ tịch UBND các huyện thị và các ngành hữu quan tăng cường quản lý và tổ chức thực hiện tốt nội dung chỉ thị này./.

CHỈ THỊ

“ V/V TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH ”

Công tác đăng ký hộ tịch là một công tác quản lý hành chính rất quan trọng, vừa đảm bảo cơ sở để Nhà nước xây dựng và thực hiện các chính sách kinh tế, xã hội, quản lý được lai lịch gốc của từng người, vừa đảm bảo cơ sở pháp lý để xác định các quyền và nghĩa vụ công dân.

Trong hai năm 1996-1997, UBND tỉnh Bến Tre đã quyết định tổ chức thực hiện đợt đăng ký và lập lại sổ bộ hộ tịch trên toàn tỉnh để khắc phục tình trạng thiếu bộ, mất bộ, hư hỏng, thất lạc bộ sổ hộ tịch ở cơ sở, đồng thời giải quyết cấp lại giấy chứng nhận hộ tịch cho những người đã bị mất mát, hư hỏng giấy chứng nhận hộ tịch trước đây và cấp trễ hạn cho những người trước đây chưa đăng ký hộ tịch. Đợt đăng ký lập lại sổ bộ hộ tịch này đã khắc phục được một phần rất lớn những khó khăn, bất cập trong công tác quản lý hộ tịch trước đây, bước đầu công tác quản lý hộ tịch vào nề nếp. Song thời gian gần đây việc quản lý hộ tịch vẫn còn phát sinh nhiều vấn đề như:

- Đối với việc đăng ký hộ tịch cho công dân Việt Nam: tình trạng đăng ký trễ hạn quá lâu vẫn còn phổ biến; có trường hợp một người lại có nhiều bản chính khai sinh, giấy khai sinh ghi thiếu ngày, tháng; việc cấp bản sao không đúng thủ tục thiếu căn cứ gốc giấy đăng ký hộ tịch, viết thiếu, viết xấu, viết sai, khi cấp giấy chứng nhận hộ tịch không vào sổ bộ, người cấp không đúng thẩm quyền; cấp lại thiếu căn cứ, việc báo cáo thống kê chưa đảm bảo, việc lưu giữ sổ sách còn chưa chặt chẽ. Một số cán bộ hộ tịch còn hạn chế về trình độ năng lực, có nơi cán bộ hộ tịch bị thay đổi liên tục, không ổn định lâu dài.

- Việc thay đổi, cải chính hộ tịch cũng rất phức tạp, nhiều trường hợp cố ý lợi dụng việc điều chỉnh hộ tịch để thay đổi họ, tên, ngày, tháng, năm sinh nhằm thực hiện những việc trái luật khác như: kết hôn thiếu tuổi luật định, xuất cảnh trái phép, trốn tránh nghĩa vụ pháp lý.

- Việc đăng ký hộ tịch có nhân tố nước ngoài mà phổ biến hất là đăng ký kết hôn tuy thủ tục tiến hành tại Sở Tư pháp, song việc quản lý, xác nhận tình trạng hôn nhân của đương sự phải dựa vào chính quyền cơ sở, đã có những trường hợp chính quyền cơ sở xác nhận không đúng sự thật, hoặc chỉ ký tên, đóng dấu mà không có nội dung xác nhận cụ thể. Việc tổ chức đám cưới trước khi có giấy chứng nhận kết hôn cũng vẫn thường xảy ra.

Để khắc phục những tình trạng nói trên, để tăng cương quản lý chặt chẽ công tác đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh, UBND tỉnh yêu cầu Giám đốc Sở Tư pháp, Chủ tịch UBND các huyện, thị, xã, phường, thị trấn và cán bộ hộ tịch cơ sở, cần thực hiện tốt những việc sau đây :

Ở tại mỗi đơn vị cấp xã, UBND xã, phường, thị trấn cần tăng cường quản lý và tổ chức thực hiện tốt việc đăng ký hộ tịch cho nhân dân, đảm bảo đăng ký đầy đủ, chính xác, kịp thời, đúng nguyên tắc, trình tự thủ tục luật định.

Cán bộ được giao nhiệm vụ đăng ký hộ tịch phải đảm bảo chính xác, đúng thủ tục, không được dễ dãi vị nể để làm trái pháp luật. Nếu người dân muốn thay đổi hay cải chính hộ tịch phải hướng dẫn họ đến Sở Tư pháp làm thủ tục xin điều chỉnh, tuyệt đối không được cấp những giấy tờ hộ tịch khác thay thế để hợp thức hoá việc thay đổi hộ tịch.

Phải đặc biệt chú trọng đến việc ghi chép đối chiếu sổ bộ, đảm bảo chính xác, đẹp, rõ. Tốt nhất là phải đánh máy các giấy tờ hộ tịch để đảm bảo giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch .

Việc cấp bản sao phải đúng qui định, đúng bộ gốc, không được cấp bản sao khi không có sổ bộ gốc. Trường hợp đã được cấp bản chính các giấy tờ hộ tịch nếu đương sự làm mất mà sổ bộ lưu vẫn còn thì không cho đăng ký lại để cấp bản chính khác, mà chỉ được cấp bản sao trên cơ sở sổ bộ lưu để đương sự sử dụng. Khi tiến hành việc đăng ký hộ tịch, cán bộ hộ tịch cần tăng cường tuyên truyền, giáo dục ý thức chấp hành pháp luật cho người dân để họ tự giác đăng ký hộ tịch đúng hạn luật định.

Khi đương sự hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu chính quyền cấp xã, Ban tư pháp hay cán bộ hộ tịch xác nhận các vấn đề liên quan về hộ tịch thì phải căn cứ vào sổ bộ, hồ sơ gốc để xác nhận không nên xác nhận theo cảm tính, thiếu cơ sở pháp lý dẫn đến những khó khăn cho việc quản lý hộ tịch ở cấp tỉnh.

Đối với những trường hợp kết hôn có yếu tố nước ngoài nếu chưa có giấy chứng nhận kết hôn do UBND tỉnh cấp thì chính quyền địa phương phải ngăn chặn và giáo dục để họ không được tổ chức đám cưới để tránh hậu quả bất lợi cho công dân Việt Nam.

UBND các huyện, thị thường xuyên chỉ đạo đôn đốc UBND xã, phường, thị trấn thực hiện tốt chế độ thống kê, báo cáo định ký về công tác đăng ký hộ tịch 6 tháng và hằng năm để gởi về Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo về Trung ương đúng qui định.

Cán bộ hộ tịch phải thực hiện tốt việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu về hộ tịch, bảo quản chặt chẽ, giữ gìn lâu dài. Nếu để hư hỏng, mất mát phải báo cáo Sở Tư pháp và UBND cùng cấp để chỉ đạo khắc phục kịp thời. Người gây hư hỏng mất mát sổ bộ hộ tịch do thiếu tinh thần trách nhiệm phải kiểm điểm, xử lý nghiêm khắc.

Nếu cán bộ hộ tịch có sự thay đổi thì UBND xã, phường, thị trấn phải tổ chức bàn giao đầy đủ, chặt chẽ nhiệm vụ công tác đến hồ sơ, tài liệu, sổ sách để đảm bảo sự quản lý liên tục, thống nhất.

UBND xã, phường, thị trấn cần tuyển chọn bố trí cán bộ hộ tịch là những người có trình độ văn hoá, có kiến thức pháp luật, chữ viết đẹp, có tinh thần trách nhịêm, ý thức phục vụ nhân dân, có tác phong lịch thiệp để đáp ứng đước yêu cầu của công việc.

Phải giữ gìn sự ổn định lâu dài của đội ngũ cán bộ hộ tịch, tránh sự xáo trộn, thay đổi. Trường hợp thật cần thiết phải thay đổi thì phải chọn người thay thế phù hợp và cần trao đổi thống nhất với Phòng Tư pháp huyện để tìm ra cách giải quyết tốt nhất.

7) Sở Tư pháp phải có kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ hộ tịch cơ sở cần thiết có thể tổ chức các cuộc thi để kiểm tra trình độ nghiệp vụ, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ hộ tịch .

Phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra hướng dẫn công tác hộ tịch ở cơ sở.

Ngành tư pháp thường xuyên tổ chức tốt việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật về đăng ký hộ tịch để nâng cao ý thức chấp hành việc đăng ký hộ tịch của nhân dân.

Giao Giám đốc Sở Tư pháp phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện chỉ thị này đến tận cán bộ cơ sở.

Giao Chủ tịch UBND các huyện, thị phổ biến chỉ thị này đến UBND các xã, phường, thị trấn và các phòng ban trực thuộc có liên quan.

Vì tính chất quan trọng đặc biệt của công tác quản lý đăng ký hộ tịch, UBND tỉnh đề nghị Giám đốc Sở Tư pháp, Chủ tịch UBND các huyện thị và các ngành hữu quan tăng cường quản lý và tổ chức thực hiện tốt nội dung chỉ thị này./.