Chỉ thị 16/2012/CT-UBND về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG

Ngày 14 tháng 11 năm 2002, Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang ban hành Chỉ thị số 23/2002/CT.UB về việc tăng cường chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ. Sau hơn 10 năm thực hiện, Chỉ thị này đã góp phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ kịp thời cho sự chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong toàn tỉnh; bảo vệ bí mật Nhà nước tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả.

Tuy nhiên, quá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ phát sinh nhiều hạn chế, bất cập, như: một số nơi chưa bố trí kho lưu trữ; tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ; tài liệu còn tồn đọng chưa được chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học, có nguy cơ hư hỏng và mất mát; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đáp ứng được yêu cầu công việc; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế. Nguyên nhân chủ yếu là do thủ trưởng một số cơ quan, đơn vị chưa quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn; các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ chưa được triển khai kịp thời.

Để đảm bảo thực hiện tốt các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời nhằm khắc phục những hạn chế, bất cập trong thời gian qua và đưa công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương, đơn vị đi vào nề nếp, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công và các cá nhân, tổ chức khác có liên quan thực hiện tốt các nội dung sau:

a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ để thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp soạn thảo văn bản và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước. Đồng thời, thực hiện và chỉ đạo công tác quản lý về văn thư, lưu trữ đối với các tài liệu, hồ sơ mật theo Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.

b) Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007, cụ thể:

- Bố trí diện tích phù hợp làm kho lưu trữ để bảo quản và sử dụng tốt tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các phương tiện để phục vụ công tác lưu trữ theo quy định. Tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống nấm mốc, côn trùng tại các kho lưu trữ.

- Xây dựng và hoàn thiện công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, như: mục lục hồ sơ; ban hành quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; lập sổ quản lý phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

- Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác tài li ệu lưu trữ.

- Các huyện Cai Lậy, Châu Thành, Chợ Gạo, Tân Phú Đông và thành phố Mỹ Tho khẩn trương bố trí hoặc xây dựng kho lưu trữ hiện hành để bảo quản tài liệu đảm bảo đủ diện tích đáp ứng được yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

c) Tăng cường xây dựng và ban hành các văn bản như: danh mục hồ sơ cơ quan; danh mục thành phần tài liệu của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh; bảng thời hạn bảo quản tài liệu; quy chế công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ…

d) Hướng dẫn Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương theo quy định của pháp luật.

đ) Bố trí cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ để làm công tác văn thư, lưu trữ. Đối với những cơ quan, tổ chức đã bố trí công

chức, viên chức có trình độ trung cấp, cao đẳng hoặc đại học các chuyên ngành khác thì phải được tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

e) Thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định.

g) Đối với công tác văn thư:

- Thực hiện chặt chẽ trình tự quản lý văn bản đi và văn bản đến đúng theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

- Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Thực hiện nghiêm chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học, bảo quản tốt hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị đúng theo quy định; xem đây là một trong những tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm cho cán bộ, công chức, viên chức.

- Quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định của pháp luật. h) Đối với công tác lưu trữ:

- Hàng năm các cơ quan, đơn vị lập dự toán kinh phí phải bố trí một phần kinh phí cho hoạt động lưu trữ.

- Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các bộ phận vào lưu trữ hiện hành đúng thời gian quy định; chỉnh lý hồ sơ, tài liệu; xác định giá trị tài liệu; lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử nộp vào lưu trữ lịch sử của tỉnh. Đến năm 2017 các cơ quan, đơn vị phải giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng trong giai đoạn vừa qua.

- Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, đơn vị đúng thủ tục, trình tự theo quy định tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

i) Thực hiện nghiêm việc báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.

k) Tổ chức thực hiện Quyết định số 1784/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

l) Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ để từng bước hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ để thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp soạn thảo văn bản và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước. Đồng thời, thực hiện và chỉ đạo công tác quản lý về văn thư, lưu trữ đối với các tài liệu, hồ sơ mật theo Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.

b) Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007, cụ thể:

- Bố trí diện tích phù hợp làm kho lưu trữ để bảo quản và sử dụng tốt tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các phương tiện để phục vụ công tác lưu trữ theo quy định. Tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống nấm mốc, côn trùng tại các kho lưu trữ.

- Xây dựng và hoàn thiện công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, như: mục lục hồ sơ; ban hành quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; lập sổ quản lý phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

- Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác tài li ệu lưu trữ.

- Các huyện Cai Lậy, Châu Thành, Chợ Gạo, Tân Phú Đông và thành phố Mỹ Tho khẩn trương bố trí hoặc xây dựng kho lưu trữ hiện hành để bảo quản tài liệu đảm bảo đủ diện tích đáp ứng được yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

c) Tăng cường xây dựng và ban hành các văn bản như: danh mục hồ sơ cơ quan; danh mục thành phần tài liệu của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh; bảng thời hạn bảo quản tài liệu; quy chế công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ…

d) Hướng dẫn Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương theo quy định của pháp luật.

đ) Bố trí cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ để làm công tác văn thư, lưu trữ. Đối với những cơ quan, tổ chức đã bố trí công

chức, viên chức có trình độ trung cấp, cao đẳng hoặc đại học các chuyên ngành khác thì phải được tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

e) Thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định.

g) Đối với công tác văn thư:

- Thực hiện chặt chẽ trình tự quản lý văn bản đi và văn bản đến đúng theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

- Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Thực hiện nghiêm chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học, bảo quản tốt hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị đúng theo quy định; xem đây là một trong những tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm cho cán bộ, công chức, viên chức.

- Quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định của pháp luật. h) Đối với công tác lưu trữ:

- Hàng năm các cơ quan, đơn vị lập dự toán kinh phí phải bố trí một phần kinh phí cho hoạt động lưu trữ.

- Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các bộ phận vào lưu trữ hiện hành đúng thời gian quy định; chỉnh lý hồ sơ, tài liệu; xác định giá trị tài liệu; lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử nộp vào lưu trữ lịch sử của tỉnh. Đến năm 2017 các cơ quan, đơn vị phải giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng trong giai đoạn vừa qua.

- Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, đơn vị đúng thủ tục, trình tự theo quy định tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

i) Thực hiện nghiêm việc báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.

k) Tổ chức thực hiện Quyết định số 1784/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

l) Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ để từng bước hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm:

a) Tổ chức triển khai Chỉ thị này đến các cơ quan, đơn vị có liên quan, thường xuyên hướng dẫn, định kỳ tổ chức sơ kết tình hình triển khai thực hiện chỉ thị; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh những vấn đề vướng mắc, khó khăn, phát sinh để kịp thời giải quyết.

b) Phối hợp với các sở, ngành có liên quan th ực hiện các nội dung sau:

- Đẩy nhanh tiến độ triển khai thực hiện dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh.

- Xây dựng đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

c) Tổ chức triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.

d) Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

đ) Thẩm tra "danh mục tài liệu hết giá trị" của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang.

e) Thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành tỉnh; cấp huyện; cấp xã và tổ chức các đoàn đi học tập, khảo sát công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan trong n ước.

3. Sở Tài chính có trách nhi ệm:

a) Phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định “Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng” trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt cấp kinh phí để các sở, ngành thực hiện chỉnh lý tài liệu còn chất đống, bó gói trong nhi ều năm qua.

b) Xem xét, bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm cho các cơ quan, đơn vị, địa phương theo tiến độ công việc để thực hiện tốt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; đầu tư kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng kho đủ diện tích và các điều kiện để bảo quản an toàn tài liệu. Chú trọng đối với các huyện chưa xây dựng kho lưu trữ.

Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công và các cá nhân, tổ chức khác có liên quan nghiêm túc thực hiện Chỉ thị này.

Chỉ thị này thay thế Chỉ thị số 23/2002/CT.UB ngày 14 tháng 11 năm 2002 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang về việc tăng cường chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ./.