CHẾ ĐỘ

BÁO CÁO TỔNG KIỂM KÊ TỒN KHO HÀNG HÓA HÀNG NĂM VÀO 0 GIỜ NGÀY 01 THÁNG 01 VÀ 0 GIỜ NGÀY 01 THÁNG 7

Căn cứ nghị định số 27-CP ngày 22-2-1962 của Hội đồng Chính phủ quy định các nguyên tắc về việc lập và ban hành các chế độ, biểu mẫu báo cáo thống kê và phương án điều tra;
Căn cứ nghị quyết số 86-CP ngày 9-5-1966 của Hội đồng Chính phủ về việc nắm chắc hàng hóa tồn kho;
Căn cứ chỉ thị số 150-TTg/TN ngày 8-12-1965 và chỉ thị số 95-TTg/TN ngày 7-6-1966 về việc tổng kiểm kê tồn kho vật tư, hàng hoá vào 0 giờ ngày 01 tháng 01 và 0 giờ ngày 01 tháng 7 năm 1966;
Căn cứ chỉ thị số 203-TTg/TN ngày 21-11-1966 của Thủ tướng Chính phủ về việc tiến hành hàng năm 2 cuộc tổng kiểm kê tồn kho vật tư hàng hoá vào thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 và 0 giờ ngày 01 tháng 7.

Nay Tổng cục Thống kê ban hành chế độ biểu mẫu báo cáo tổng kiểm kê tồn kho hàng hóa vào 0 giờ ngày 01 tháng 01 và 0 giờ ngày 01 tháng 7 hàng năm cho các ngành làm nhiệm vụ kinh doanh thương nghiệp từ trung ương đến cơ sở.

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU CỦA CHẾ ĐỘ BÁO CÁO TỔNG KIỂM KÊ TỒN KHO HÀNG HOÁ

Nắm chắc được lực lượng hàng hóa tồn kho một cách cụ thể và chính xác để có kế hoạch dự trữ, điều hoà phân phối hàng hóa phục vụ kinh doanh, đáp ứng yêu cầu của sản xuất, chiến đấu và sẵn sàng chiến đấu và đảm bảo đời sống nhân dân. Đồng thời cũng có những căn cứ để lập các kế hoạch sản xuất ở trong nước và xuất, nhập khẩu.

Tăng cường công tác bảo quản kho tàng, bảo vệ hàng hoá, quản lý chặt chẽ vốn của Nhà nước ngăn ngừa tình trạng để tài sản bị hư hại, thất lạc, đánh cắp, hoặc bị tổn thất vì địch hoạ, thiên tai, tai nạn bất ngờ do thiếu trách nhiệm, tổ chức bảo quản không chu đáo; khắc phục hiện tượng ứ đọng hoặc thiếu vốn trong kinh doanh.

Thúc đẩy việc tăng cường công tác hạch toán và thống kê về tình hình hàng hóa đảm bảo chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ báo cáo thống kê về tồn kho hàng hóa.

II. NỘI DUNG TỔNG KIỂM KÊ

Qua cuộc tổng kiểm kê tồn kho hàng hoá định kỳ 6 tháng và hai năm phải phản ánh được các chỉ tiêu sau đây:

1. Tổng trị giá hàng hóa tồn kho.

2. Số lượng tồn kho của những mặt hàng chủ yếu,

3. Chất lượng hàng hoá tồn kho.

4. Hàng hóa ứ đọng;

5. Hàng hóa đang trên đường đi,

6. Chênh lệch giữa tồn kho thực tế và tồn kho trên sổ sách.

7. Đối chiếu giữa trị giá hàng hóa tồn kho thực tế với số tiền vốn dự trữ hàng hoá đã được Nhà nước cấp và cho vay.

III. PHẠM VI TỔNG KIỂM KÊ

1. Chế độ báo cáo tổng kiểm kê tồn kho hàng hóa 6 tháng và năm áp dụng cho tất cả các Bộ, Tổng cục có kinh doanh thương nghiệp, các tổ chức thương nghiệp ở các cấp từ trung ương đến cơ sở thuộc khu vực kinh tế quốc doanh, công tư hợp doanh và hợp tác xã mua bán, cụ thể là kiểm kê toàn bộ hàng hóa tồn kho ở các kho của Nhà nước, kho gửi trong nhân dân, ở các cửa hàng bán buôn, bán lẻ, trạm thu mua, các cơ sở gia công tự sản xuất chế biến, các trại chăn nuôi (cả lợn ký gửi trong nhân dân) và hàng hóa đang trên đường đi của các ngành thương nghiệp quốc doanh, công tư hợp doanh, hợp tác xã mua bán và dược xá ở xã (chỉ kiểm kê hàng hóa do hợp tác xã mua bán xã làm đại lý bán lẻ hàng công nghiệp và nhận ủy thác thu mua nông sản cho mậu dịch quốc doanh) thuộc các ngành nội thương, ngoại thương, lương thực, y tế, tư liệu sản xuất nông nghiệp và văn hóa.

2. Không thuộc phạm vi tổng kiểm kê, những hàng hóa tự kinh doanh tồn kho của hợp tác xã mua bán xã, những hàng hóa tồn kho của thương nghiệp tư nhân và của các cơ quan, đơn vị tiêu dùng.

IV. PHƯƠNG PHÁP TỔNG KIỂM KÊ

Thống nhất áp dụng phương pháp kiểm kê thực tế, nghĩa là phải trực tiếp cân, đong, đo, đếm lại.

Riêng đối với những hàng hóa cồng kềnh như lương thực, muối,… mà những kho lớn còn nguyên vẹn và sổ sách ghi chép tốt thì không cần đong lại toàn bộ mà phải kiểm tra tại chỗ, bảo đảm tồn kho thực tế.

Đối với những hàng hóa khác còn nguyên đai, nguyên kiện, nguyên hòm… mà ngành thương nghiệp mới nhập kho, không có nghi ngờ gì thì có thể kiểm tra điển hình (khoảng 5% khối lượng hàng hóa tồn kho đó), để đánh giá số lượng và phẩm chất cho chính xác.

Để tránh trùng sót trong lúc kiểm kê, ghi báo, hàng hóa thuộc thẩm quyền sở hữu (kể cả hàng ký gửi) của ngành, đơn vị nào, thì ngành, đơn vị đó chịu trách nhiệm theo dõi kiểm kê và ghi báo. Trong tình hình hiện nay, cần đặc biệt chú trọng hàng hóa còn đang trên đường đi (số lượng hàng hiện đang trên đường đi rất lớn) nằm rải rác ở các trạm trung chuyển, các bến ga, bến cảng, ở đoàn vận tải chủ lực, ở hệ thống giao thông vận tải…

Đối với hàng hóa đang trên đường đi, nếu bên bán gửi hàng cho bên mua, nhưng chưa nhận được điện báo nhận hàng của bên mua, thì bên bán phải ghi là hàng đang trên đường đi. Trường hợp nếu là hàng hoá mà bên mua phải ghi báo là hàng đang trên đường đi của mình. Trong điều kiện chiến sự, giao thông vận chuyển khó khăn, hai bên mua bán phải liên hệ chặt chẽ với các cơ quan vận tải để nắm kịp thời số hàng hóa đang trên đường đi bị thiệt hại về chiến tranh.

Các Bộ, các ngành, các đơn vị cơ sở mua bán với nhau cũng phải tăng cường liên hệ chặt chẽ với nhau để tránh trùng, sót trong lúc kiểm kê và ghi báo.

Các đơn vị vận tải có nhiệm vụ điện báo gấp số hàng bị thiệt hại do địch phá hoại cho đơn vị gửi hàng. Các đơn vị mua hàng khi nhận được hàng có nhiệm vụ điện báo gấp cho đơn vị bán hàng để tránh trùng, sót trong lúc kiểm kê và ghi báo. Nếu đơn vị bán nhận được điện chậm ngày thì cũng phải báo cáo cho cơ quan quản lý cấp trên biết để điều chỉnh số liệu.

CHẾ ĐỘ

BÁO CÁO TỔNG KIỂM KÊ TỒN KHO HÀNG HÓA HÀNG NĂM VÀO 0 GIỜ NGÀY 01 THÁNG 01 VÀ 0 GIỜ NGÀY 01 THÁNG 7

Căn cứ nghị định số 27-CP ngày 22-2-1962 của Hội đồng Chính phủ quy định các nguyên tắc về việc lập và ban hành các chế độ, biểu mẫu báo cáo thống kê và phương án điều tra;
Căn cứ nghị quyết số 86-CP ngày 9-5-1966 của Hội đồng Chính phủ về việc nắm chắc hàng hóa tồn kho;
Căn cứ chỉ thị số 150-TTg/TN ngày 8-12-1965 và chỉ thị số 95-TTg/TN ngày 7-6-1966 về việc tổng kiểm kê tồn kho vật tư, hàng hoá vào 0 giờ ngày 01 tháng 01 và 0 giờ ngày 01 tháng 7 năm 1966;
Căn cứ chỉ thị số 203-TTg/TN ngày 21-11-1966 của Thủ tướng Chính phủ về việc tiến hành hàng năm 2 cuộc tổng kiểm kê tồn kho vật tư hàng hoá vào thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 và 0 giờ ngày 01 tháng 7.

Nay Tổng cục Thống kê ban hành chế độ biểu mẫu báo cáo tổng kiểm kê tồn kho hàng hóa vào 0 giờ ngày 01 tháng 01 và 0 giờ ngày 01 tháng 7 hàng năm cho các ngành làm nhiệm vụ kinh doanh thương nghiệp từ trung ương đến cơ sở.

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU CỦA CHẾ ĐỘ BÁO CÁO TỔNG KIỂM KÊ TỒN KHO HÀNG HOÁ

Nắm chắc được lực lượng hàng hóa tồn kho một cách cụ thể và chính xác để có kế hoạch dự trữ, điều hoà phân phối hàng hóa phục vụ kinh doanh, đáp ứng yêu cầu của sản xuất, chiến đấu và sẵn sàng chiến đấu và đảm bảo đời sống nhân dân. Đồng thời cũng có những căn cứ để lập các kế hoạch sản xuất ở trong nước và xuất, nhập khẩu.

Tăng cường công tác bảo quản kho tàng, bảo vệ hàng hoá, quản lý chặt chẽ vốn của Nhà nước ngăn ngừa tình trạng để tài sản bị hư hại, thất lạc, đánh cắp, hoặc bị tổn thất vì địch hoạ, thiên tai, tai nạn bất ngờ do thiếu trách nhiệm, tổ chức bảo quản không chu đáo; khắc phục hiện tượng ứ đọng hoặc thiếu vốn trong kinh doanh.

Thúc đẩy việc tăng cường công tác hạch toán và thống kê về tình hình hàng hóa đảm bảo chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ báo cáo thống kê về tồn kho hàng hóa.

II. NỘI DUNG TỔNG KIỂM KÊ

Qua cuộc tổng kiểm kê tồn kho hàng hoá định kỳ 6 tháng và hai năm phải phản ánh được các chỉ tiêu sau đây:

1. Tổng trị giá hàng hóa tồn kho.

2. Số lượng tồn kho của những mặt hàng chủ yếu,

3. Chất lượng hàng hoá tồn kho.

4. Hàng hóa ứ đọng;

5. Hàng hóa đang trên đường đi,

6. Chênh lệch giữa tồn kho thực tế và tồn kho trên sổ sách.

7. Đối chiếu giữa trị giá hàng hóa tồn kho thực tế với số tiền vốn dự trữ hàng hoá đã được Nhà nước cấp và cho vay.

III. PHẠM VI TỔNG KIỂM KÊ

1. Chế độ báo cáo tổng kiểm kê tồn kho hàng hóa 6 tháng và năm áp dụng cho tất cả các Bộ, Tổng cục có kinh doanh thương nghiệp, các tổ chức thương nghiệp ở các cấp từ trung ương đến cơ sở thuộc khu vực kinh tế quốc doanh, công tư hợp doanh và hợp tác xã mua bán, cụ thể là kiểm kê toàn bộ hàng hóa tồn kho ở các kho của Nhà nước, kho gửi trong nhân dân, ở các cửa hàng bán buôn, bán lẻ, trạm thu mua, các cơ sở gia công tự sản xuất chế biến, các trại chăn nuôi (cả lợn ký gửi trong nhân dân) và hàng hóa đang trên đường đi của các ngành thương nghiệp quốc doanh, công tư hợp doanh, hợp tác xã mua bán và dược xá ở xã (chỉ kiểm kê hàng hóa do hợp tác xã mua bán xã làm đại lý bán lẻ hàng công nghiệp và nhận ủy thác thu mua nông sản cho mậu dịch quốc doanh) thuộc các ngành nội thương, ngoại thương, lương thực, y tế, tư liệu sản xuất nông nghiệp và văn hóa.

2. Không thuộc phạm vi tổng kiểm kê, những hàng hóa tự kinh doanh tồn kho của hợp tác xã mua bán xã, những hàng hóa tồn kho của thương nghiệp tư nhân và của các cơ quan, đơn vị tiêu dùng.

IV. PHƯƠNG PHÁP TỔNG KIỂM KÊ

Thống nhất áp dụng phương pháp kiểm kê thực tế, nghĩa là phải trực tiếp cân, đong, đo, đếm lại.

Riêng đối với những hàng hóa cồng kềnh như lương thực, muối,… mà những kho lớn còn nguyên vẹn và sổ sách ghi chép tốt thì không cần đong lại toàn bộ mà phải kiểm tra tại chỗ, bảo đảm tồn kho thực tế.

Đối với những hàng hóa khác còn nguyên đai, nguyên kiện, nguyên hòm… mà ngành thương nghiệp mới nhập kho, không có nghi ngờ gì thì có thể kiểm tra điển hình (khoảng 5% khối lượng hàng hóa tồn kho đó), để đánh giá số lượng và phẩm chất cho chính xác.

Để tránh trùng sót trong lúc kiểm kê, ghi báo, hàng hóa thuộc thẩm quyền sở hữu (kể cả hàng ký gửi) của ngành, đơn vị nào, thì ngành, đơn vị đó chịu trách nhiệm theo dõi kiểm kê và ghi báo. Trong tình hình hiện nay, cần đặc biệt chú trọng hàng hóa còn đang trên đường đi (số lượng hàng hiện đang trên đường đi rất lớn) nằm rải rác ở các trạm trung chuyển, các bến ga, bến cảng, ở đoàn vận tải chủ lực, ở hệ thống giao thông vận tải…

Đối với hàng hóa đang trên đường đi, nếu bên bán gửi hàng cho bên mua, nhưng chưa nhận được điện báo nhận hàng của bên mua, thì bên bán phải ghi là hàng đang trên đường đi. Trường hợp nếu là hàng hoá mà bên mua phải ghi báo là hàng đang trên đường đi của mình. Trong điều kiện chiến sự, giao thông vận chuyển khó khăn, hai bên mua bán phải liên hệ chặt chẽ với các cơ quan vận tải để nắm kịp thời số hàng hóa đang trên đường đi bị thiệt hại về chiến tranh.

Các Bộ, các ngành, các đơn vị cơ sở mua bán với nhau cũng phải tăng cường liên hệ chặt chẽ với nhau để tránh trùng, sót trong lúc kiểm kê và ghi báo.

Các đơn vị vận tải có nhiệm vụ điện báo gấp số hàng bị thiệt hại do địch phá hoại cho đơn vị gửi hàng. Các đơn vị mua hàng khi nhận được hàng có nhiệm vụ điện báo gấp cho đơn vị bán hàng để tránh trùng, sót trong lúc kiểm kê và ghi báo. Nếu đơn vị bán nhận được điện chậm ngày thì cũng phải báo cáo cho cơ quan quản lý cấp trên biết để điều chỉnh số liệu.

Hàng đã mua xong nhưng còn ký gửi ở kho bên bán thì bên mua phải kiểm kê, ghi báo coi như hàng đang trên đường đi của bên mua.

Hàng hóa tồn kho nằm ở các trạm trung chuyển thì trạm trung chuyển đó thuộc quyền quản lý của đơn vị nào, thì đơn vị ấy phải tiến hành kiểm kê và ghi báo.

Các Bộ, các ngành cần tăng cường liên hệ với nhau như giữa ngoại thương với nội thương, lương thực, y tế để tránh trùng, sót trong lúc kiểm kê và ghi báo.

V. BIỂU MẪU BÁO CÁO TỔNG KIỂM KÊ.

Mỗi kỳ tổng kiểm kê, các đơn vị cơ sở và các cơ quan tổng hợp phải báo cáo 7 biểu:

Biểu 01: Báo cáo sơ bộ kết quả tổng kiểm kê hàng hóa tồn kho.

Biểu 02: Báo cáo chính thức kết quả tổng kiểm kê hàng hóa tồn kho (mặt hàng).

Biểu 03: Báo cáo chính thức kết quả tổng kiểm kê hàng hóa tồn kho (trị giá).

Biểu 04: Báo cáo tổng hợp hàng hóa kém phẩm chất, mất phẩm chất trong cuộc tổng kiểm kê hàng hóa tồn kho.

Biểu 05: Báo cáo hàng hóa ứ đọng trong cuộc tổng kiểm kê hàng hóa tồn kho.

Biểu 06: Báo cáo hàng hóa đang trên đường đi trong cuộc tổng kiểm kê hàng hóa tồn kho.

Biểu 07: Báo cáo đối chiếu trị giá hàng hóa tồn kho thực tế kiểm kê (0 giờ ngày 1 tháng 1 hoặc 0 giờ ngày 1 tháng 7) với số vốn đã được Nhà nước cấp phát và cho vay.

VI. THỜI ĐIỂM VÀ THỜI GIAN TỔNG KIỂM KÊ

1. Thời điểm tổng kiểm kê

Lấy 0 giờ ngày 01 tháng 01 và 0 giờ ngày 01 tháng 7 hàng năm làm thời điểm tổng kiểm kê. Các cơ quan, đơn vị có hàng hóa kiểm kê phải khóa sổ sách, kiểm kê tính toán ghi báo số hàng hóa thực tế tồn kho đến ngày giờ nói trên.

Để tranh thủ thời gian các ngành, các đơn vị có thể tiến hành kiểm kê trước thời điểm quy định, nhưng phải tính toán lại lực lượng hàng hóa tồn kho theo đúng thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 hoặc 0 giờ ngày 01 tháng 7 (cộng nhập, trừ xuất). Trường hợp đặc biệt không thể tiến hành kiểm kê đúng với thời điểm đã định mà kiểm kê sau thời điểm thì phải tính ngược lại (cộng xuất, trừ nhập).

Riêng Tổng cục Lương thực, để đảm bảo theo dõi tồn kho lương thực sát với thời vụ thì thời điểm tổng kiểm kê quy định là 0 giờ ngày 01 tháng 5 và 01 tháng 10 hàng năm.

Đối với thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 và ngày 01 tháng 7 hàng năm, Tổng cục Lương thực phải báo cáo số liệu tồn kho hàng hóa đã theo dõi trên sổ sách với Nhà nước (Tổng cục Thống kê).

2. Thời hạn và nơi gửi báo cáo.

a) Báo cáo sơ bộ mặt hàng chủ yếu.

Các Bộ, Tổng cục và các chi cục thống kê tổng hợp báo cáo gửi Tổng cục Thống kê, sau 25 ngày tính từ thời điểm tổng kiểm kê.

Các tổng công ty, các cục quản lý kinh doanh thương nghiệp tổng hợp báo cáo gửi Tổng cục Thống kê và Bộ, Tổng cục chủ quản, sau 20 ngày tính từ thời điểm tổng kiểm kê.

Các sở, ty tổng hợp báo cáo gửi chi cục thống kê và bộ, tổng cục chủ quản, sau 20 ngày tính từ thời điểm tổng kiểm kê.

Các công ty, các xí nghiệp thương nghiệp tổng hợp bán lẻ huyện, các phòng lương thực và phòng hợp tác xã mua bán huyện báo cáo gửi chi cục thống kê và sở, ty chủ quản, sau 15 ngày tính từ thời điểm tổng kiểm kê.

b) Báo cáo chính thức kết quả của tổng kiểm kê (gồm tất cả các chi tiêu và phân tích bằng lời văn).

Các Bộ, Tổng cục và các chi cục thống kê tổng kết báo cáo gửi Tổng cục thống kê, sau 60 ngày tính từ thời điểm tổng kiểm kê.

Các tổng công ty, các cục quản lý kinh doanh thương nghiệp tổng kết báo cáo gửi Tổng cục Thống kê và bộ, tổng cục chủ quản, sau 50 ngày tính từ thời điểm tổng kiểm kê.

Các sở, ty tổng kết báo cáo gửi chi cục thống kê và bộ, tổng cục chủ quản, sau 50 ngày tính từ thời điểm tổng kiểm kê.

Các công ty, các xí nghiệp thương nghiệp tổng hợp bán lẻ huyện, các phòng lương thực và phòng hợp tác xã mua bán huyện tổng kết báo cáo gửi chi cục thống kê và sở, ty chủ quản, sau 40 ngày tính từ thời điểm tổng kiểm kê.

Riêng chỉ tiêu đối chiếu giữa giá trị hàng hóa tồn kho thực tế với số vốn dự trữ hàng hóa đã được Nhà nước cấp và cho vay (biểu số 07…), thì gia hạn gửi báo cáo (thêm 20 ngày so với các báo cáo chính thức trên).

VII. TỔ CHỨC CHỈ ĐẠO CUỘC TỔNG KIỂM KÊ

Để đảm bảo cho cuộc tổng kiêm kê hàng hóa tồn kho 6 tháng và năm được tiến hành nhanh, gọn và chính xác, các cấp, các ngành, các địa phương cần phải thi hành đúng chỉ thị số 95-TTg/TN ngày 7 tháng 6 năm 1966 của Thủ tướng Chính phủ, cụ thể là:

“Thủ trưởng các ngành ở trung ương, địa phương và các tổ chức kinh tế cơ sở phải tổ chức chỉ đạo cuộc tổng kiểm kê ở ngành mình, địa phương, đơn vị mình; phải sử dụng bộ máy và chỉ đạo kết hợp các tổ chức thống kê, kế hoạch, tài vụ, kế toán, vật tư,.. để phục vụ cuộc tổng kiểm kê trong tất cả các khâu (điều tra ở cơ sở, tổng hợp tài liệu và làm báo cáo phân tích)”.

Ở các Bộ, Tổng cục, các địa phương cần thành lập ban chỉ đạo tổng kiểm kê dưới sự lãnh đạo trực tiếp của thủ trưởng ngành, của Ủy ban hành chính địa phương và thủ trưởng đơn vị. Ban chỉ đạo có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo toàn bộ cuộc tổng kiểm kê của ngành, địa phương và đơn vị mình, đảm bảo hoàn thành tốt cuộc tổng kiểm kê.

Đảm đảm bảo hoàn thành tốt các cuộc tổng kiểm kê tồn kho hàng hóa 6 tháng và năm, các Bộ, Tổng cục và các Ủy ban hành chính tỉnh, thành phố, các tổ chức kinh tế cơ sở cần tổ chức tổng kết rút kinh nghiệm cuộc tổng kiểm kê trước và có kế hoạch cụ thể cho các cấp, các ngành, các đơn vị kinh tế cơ sở tiến hành cuộc tổng kiểm kê sau: lãnh đạo và chỉ đạo chặt chẽ toàn bộ cuộc tổng kiểm kê, tăng cường việc kiểm tra, đôn đốc giúp đỡ các cơ sở tiến hành, tổng hợp báo cáo kết quả cuộc tổng kiểm kê, bảo đảm đúng thời gian và trình độ chính xác của số liệu.

Trên đây là một số quy định chủ yếu của chế độ tổng kiểm kê tồn kho hàng hóa 6 tháng và năm; các Bộ, Tổng cục, các Ủy ban hành chính tỉnh, thành phố, các đơn vị kinh tế cơ sở sẽ căn cứ vào chế độ này, có kế hoạch chuẩn bị chu đáo; hàng năm đến 0 giờ ngày 01 tháng 01 và 0 giờ ngày 01 tháng 7 sẽ tiến hành tổ chức và lãnh đạo, chỉ đạo tổng kiểm kê hàng hóa tồn kho của Bộ, ngành, địa phương và đơn vị mình, tổng hợp và báo cáo theo chế độ đã quy định (nếu có bổ sung, Tổng cục Thống kê sẽ hướng dẫn sau).

Chế độ này bắt đầu áp dụng kể từ ngày 01-4-1967. Đính kèm các biểu mẫu ^([1]), bản giải thích và danh mục hàng hóa tổng kiểm kê.

GIẢI THÍCH

CHẾ ĐỘ BÁO CÁO ĐỊNH KỲ VỀ TỔNG KIỂM KÊ TỒN KHO HÀNG HÓA VÀO 0 GIỜ NGÀY 01 THÁNG 01 VÀ 0 GIỜ NGÀY 01 THÁNG 7

I. MỤC ĐÍCH CỦA CÁC BIỂU

Qua số liệu của báo cáo về tổng kiểm kê tồn kho hàng hóa có thể nắm chắc được lực lượng hàng hóa tồn kho một cách cụ thể và chính xác để có kế hoạch dự trữ, điều hoà phân phối hàng hóa phục vụ kinh doanh, đáp ứng yêu cầu của sản xuất, chiến đấu và sẵn sàng chiến đấu, và đảm bảo đời sống nhân dân. Đồng thời cũng có những căn cứ để lập kế hoạch sản xuất ở trong nước và xuất, nhập khẩu.

Giúp cho việc tăng cường công tác bảo quản kho tàng, bảo vệ hàng hóa, quản lý chặt chẽ vốn của Nhà nước, ngăn ngừa tình trạng để tài sản bị hư hại, thất lạc, đánh cắp, hoặc bị tổn thất vì địch hoạ, thiên tai, tai nạn bất ngờ do thiếu trách nhiệm, tổ chức bảo quản không chu đáo. Khắc phục hiện tượng ứ đọng hoặc thiếu vốn trong kinh doanh.

Thúc đẩy việc tăng cường công tác hạch toán và thống kê về tình hình hàng hóa đảm bảo chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ báo cáo thống kê về tồn kho hàng hóa.

II. NỘI DUNG CÁC CHỈ TIÊU.

A. Những vấn đề chung.

Tồn kho hàng hóa bao gồm toàn bộ hàng hóa còn ở các kho của Nhà nước, kho gửi trong nhân dân; ở các cửa hàng bán buôn, bán lẻ, trạm thu mua, cơ sở gia công tự sản xuất chế biến, trại chăn nuôi (cả lợn ký gửi trong nhân dân), hàng hóa đang trên đường đi (kể cả hàng hóa đã mua xong, hàng còn ký gửi ở kho đơn vị bán) của các ngành thương nghiệp quốc doanh, công tư hợp doanh, hợp tác xã mua bán và dược xá xã (chỉ tổng hợp lực lượng hàng hóa do hợp tác xã mua bán xã làm đại lý bán lẻ hàng công nghiệp và nhận ủy thác thu mua nông sản cho mậu dịch quốc doanh). Không kiểm kê, tổng hợp hàng hóa tồn kho của thương nghiệp tư doanh và của các cơ quan, đơn vị tiêu dùng.

Tồn kho hàng hóa thực tế là số liệu thực tế hàng hóa thuộc quyền sở hữu của đơn vị tồn kho vào thời điểm kiểm kê, bao gồm hàng tốt, hàng kém phẩm chất, hàng mất phẩm chất, hàng đang trên đường đi của các ngành thương nghiệp quốc doanh và hợp tác xã mua bán, dược xá xã.

Tồn kho hàng hóa trong khâu lưu thông của hợp tác xã: Về hợp tác xã mua bán chỉ ghi báo phần hàng hóa đại lý bán lẻ hàng công nghiệp và nhận ủy thác thu mua nông sản cho mậu dịch quốc doanh; không tổng hợp báo cáo tồn kho hàng hóa tư doanh.

Về dược phẩm thì ghi báo tất cả tồn kho thuốc của dược xá xã.

Tồn kho hàng hóa trên sổ sách là số liệu hàng hóa tồn kho mà các đơn vị quản lý, kinh doanh theo dõi ghi chép thường xuyên đến thời điểm tổng kiểm kê (không phải số liệu thực tế kiểm kê).

B. Các chỉ tiêu cụ thể.

1. Chỉ tiêu tổng trị giá hàng hóa tồn kho là tất cả giá trị hàng hóa tồn kho (bao gồm giá trị hàng tốt, hàng kém phẩm chất, hàng mất phẩm chất…).

Trị giá hàng hóa tồn kho theo giá mua tính theo giá chỉ đạo thu mua của Nhà nước và cộng thêm các khoản chi phí về thu mua, bảo quản hàng hóa tồn kho đó.

Trị giá hàng hóa tồn kho theo giá lẻ tính theo giá  chỉ đạo bán lẻ cho người tiêu dùng.

2. Chỉ tiêu số lượng tồn kho của những mặt hàng chủ yếu (có danh mục hàng hóa kèm theo) là tổng số lượng tồn kho của những mặt hàng chủ yếu được quy định trong danh mục hàng hóa tồn kho phải tổng hợp báo cáo (bao gồm số lượng hàng tốt, hàng kém phẩm chất, hàng mất phẩm chất, … của các đơn vị thuộc diện tổng kiểm kê).

3. Chỉ tiêu chất lượng hàng hóa tồn kho:

Toàn bộ lực lượng hàng hóa tồn kho chia làm 3 loại: hàng tốt, hàng kém phẩm chất và hàng mất phẩm chất.

Hàng hóa tốt là những hàng hóa sản xuất đúng quy cách, bảo quản chu đáo, giữ gìn tốt phẩm chất hàng hóa, làm cho giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được nguyên vẹn.

Hàng hóa kém phẩm chất là những hàng hóa hoặc do sản xuất không đúng quy cách phẩm chất, hoặc do bảo quản không tốt, hoặc do tác động của tự nhiên, làm cho giá trị sử dụng của hàng hóa bị giảm mất một tỷ lệ nào đó; muốn tiêu thụ phải hạ giá.

Hàng hóa mất phẩm chất là những hàng hóa hoàn toàn không còn giá trị sử dụng, hoặc còn rất ít; phải hủy bỏ hoặc chế biến lại.

Chú ý: Hàng kém phẩm chất, mất phẩm chất, trong khi chờ đợi hội đồng trọng tài kinh tế xử lý quyết định, mà các đơn vị tranh thủ báo cáo kịp thời cần có ghi chú cụ thể.

4. Chỉ tiêu hàng hóa tồn kho ứ đọng là những hàng hóa phẩm chất còn tốt, nguyên vẹn, nhưng vì lý do nào đó, như khối lượng quá nhiều, không hợp thị hiếu hoặc giá cả cao quá so với những loại hàng khác có giá trị sử dụng tương đương, mà không tiêu thụ được hay tiêu thụ quá chậm.

Hàng hóa tồn kho có khi ứ đọng ở đơn vị, địa phương này, nhưng ở đơn vị, địa phương khác lại không đủ hoặc không có để tiêu thụ. Do đó các đơn vị tổng hợp cần xem xét kỹ để phục vụ cho việc điều hoà phân phối hàng hóa được hợp lý.

5. Hàng hóa đang trên đường đi là số hàng hóa đến thời điểm tổng kiểm kê còn đang trên đường vận chuyển về đơn vị hoặc đang trên tàu, xe, thuyền; hoặc đang nằm tại bến ga, cảng, trạm trung chuyển. Những hàng hóa này bên bán đã xuất, nhưng bên mua chưa nhập kho. Nếu bên bán đã xuất hàng gửi đi rồi mà chưa nhận được giấy tờ hoặc điện báo của bên mua báo đã nhận hàng, thì bên bán phải ghi báo là hàng đang trên đường đi, trường hợp nếu bên mua đến trực tiếp nhận hàng tại bên bán thì bên mua phải ghi báo là hàng đang trên đường đi của mình. Bên mua đã mua và nhận hàng xong, nhưng còn ký gửi hàng ở kho bên bán cũng coi là hàng trên đường đi của bên mua.

Trong điều kiện có chiến sự, giao thông vận chuyển có khó khăn, hàng hóa đang trên đường đi rất lớn; hai bên mua bán phải tăng cường việc theo dõi, liên hệ chặt chẽ với nhau và liên hệ với các ngành vận tải liên quan để nắm tình hình hàng hóa gửi đi và sẽ về, đối chiếu giữa sổ sách và thực tế để tránh trùng, sót; trường hợp hàng đi trên đường bị địch phá hoại hay đơn vị mua đã nhận được hàng, nhưng điện báo cho đơn vị bán, đơn vị gửi hàng chậm thì đơn vị có hàng bán, có hàng gửi vận chuyển phải làm báo cáo điều chỉnh lên cấp trên.

6. Chỉ tiêu chênh lệch giữa tồn kho thực tế và tồn kho trên sổ sách là chỉ tiêu đối chiếu chênh lệch giữa tồn kho thực tế với tồn kho trên sổ sách. Nếu thực tế lớn hơn sổ sách thì thừa (+) so với sổ sách; ngược lại nếu thực tế nhỏ hơn sổ sách là thiếu (-) so với sổ sách.

7. Chỉ tiêu đối chiếu giữa trị giá hàng hóa tồn kho thực tế với số tiền vốn dự trữ hàng hóa đã được Nhà nước cấp phát và cho vay.

a) Vốn hàng hóa được Nhà nước cấp phát và cho vay gồm:

- Vốn lưu động hàng hóa Nhà nước cấp.

- Vốn vay ngân hàng về lưu chuyển và dự trữ hàng hóa.

Vốn lưu động hàng hóa Nhà nước cấp tính bằng cách: Vốn lưu động Nhà nước cấp cộng (+) Nợ định mức kế hoạch trừ (-) Phí hàng hóa kế hoạch.

Vốn vay ngân hàng về lưu chuyển và dự trữ hàng hóa (dư nợ lưu chuyển hàng hóa và dự trữ hàng hóa):

- Dư nợ vay nhu cầu tạm thời về hàng hóa;

- Dư nợ vay đặc biệt về hàng hóa;

- Dư nợ quá hạn về hàng hóa.

b) Tổng trị giá hàng hoá tồn kho thực tế tính theo giá mua.

Chú ý: Trừ phần hàng hóa đã mua chưa trả tiền. Lấy số tiền vốn được Nhà nước cấp phát và cho vay đối chiếu với trị giá hàng hóa tồn kho thực tế (tính theo giá mua). Nếu vốn được Nhà nước cấp phát và cho vay lớn hơn trị giá hàng hóa tồn kho thực tế là thừa vốn (+), ngược lại nếu trị giá hàng hóa tồn kho thực tế lớn hơn vốn Nhà nước cấp phát và cho vay là thiếu vốn (-).

Ngoài báo cáo số liệu theo các biểu mẫu, chỉ tiêu trên đây, còn phải làm báo cáo phân tích bằng lời văn gửi lên cấp trên.

Nội dung báo cáo phân tích đại thể theo những yêu cầu sau:

Nhận xét tình hình chuẩn bị tổ chức, chỉ đạo tiến hành tổng kiểm kê; việc chấp hành nội dung chỉ tiêu, phương pháp, thời gian tổng kiểm kê và báo cáo; đánh giá mức độ chính xác của số liệu.

Tình hình tồn kho hàng hóa:

- Nhận định lực lượng hàng hóa về tổng giá trị, về mặt hàng chủ yếu, mức độ dự trữ bảo đảm tiêu thụ.

- Nhận định khả năng sản xuất tại địa phương cũng như nguồn hàng nhập về của từng đơn vị, địa phương trong thời gian tới.

Tình hình phân phối hàng hóa và quản lý hàng hóa:

- Điều hoà phân phối và phương thức phân phối hàng hóa bảo đảm nguyên tắc công bằng, hợp lý và bảo đảm đến tay người tiêu dùng.

- Tình hình phẩm chất hàng hóa (kém phẩm chất, mất phẩm chất) hàng hóa ứ đọng.

- Tình hình chênh lệch hàng hóa tồn kho giữa thực tế và sổ sách, nguyên nhân gây nên sự chênh lệch đó.

- Tình hình bảo quản kho tàng, bảo vệ hàng hóa, chú trọng hàng đang trên đường đi.

Đối với các đơn vị tổng hợp (ở tỉnh, thành phố và các bộ, tổng cục, ở trung ương ) cần có thêm nhận xét việc chấp hành chế độ báo cáo tồn kho định kỳ của cơ sở về số lượng và chất lượng tốt, xấu như thế nào. Đã tổng hợp được bao nhiêu cơ sở, còn thiếu bao nhiêu cơ sở chưa báo cáo chính thức hoặc chưa có báo cáo; thông qua đó đánh giá mức độ chính xác của số liệu.

Nhận xét tình hình sử dụng vốn dự trữ hàng hóa của các đơn vị hạch toán kinh tế độc lập.

DANH MỤC HÀNG HÓA TỔNG KIỂM KÊ TỒN KHO

(Kèm theo Chế độ báo cáo tổng kiểm kê tồn kho hàng hóa hàng năm số 254-TCTK/TN của Tổng cục Thống kê)

Ghi chú: Khi tổng hợp báo cáo, cần theo đúng trình tự sắp xếp trong danh mục, mặt hàng nào ở địa phương không có thì bỏ chứ không được tự ý đảo lộn mặt hàng.

 TỔNG CỤC THỐNG KÊ