Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Quản lý hồ sơ thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Nội dung chính

1. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Quản lý hồ sơ thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Tại Khoản 2 Điều 11 Quyết định 2356/QĐ-BHXH năm 2022 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2023) quy định về nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Quản lý hồ sơ thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

a) Xây dựng, trình Giám đốc Bảo hiểm xã hội thành phố kế hoạch dài hạn, hàng năm về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong hệ thống Bảo hiểm xã hội thành phố và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

b) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Bảo hiểm xã hội thành phố. Hướng dẫn, kiểm tra các phòng nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội huyện về công tác lập hồ sơ; công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu (gồm cả giấy và điện tử) bảo đảm an toàn, bí mật hồ sơ, tài liệu theo quy định.

c) Tiếp nhận, kiểm tra thủ tục hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội theo quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và thực hiện quản lý, lưu trữ theo quy định.

d) Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, thống kê và khai thác hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ.

đ) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.

e) Lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp và duy tu, bảo dưỡng kho tàng; mua sắm các thiết bị, phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác lưu trữ.

g) Hướng dẫn sử dụng và tổ chức thực hiện giao dịch điện tử thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng đối với Bảo hiểm xã hội huyện và các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Thực hiện chuyển đổi số, liên thông dữ liệu theo lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của phòng. Quản lý và chịu trách nhiệm về dữ liệu trong phần mềm quản lý hồ sơ trên địa bàn toàn thành phố.

h) Tham gia, đề xuất với cấp có thẩm quyền việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ, chính sách về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

i) Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch cải cách hành chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao; áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN.

k) Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định; tham gia nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.

l) Quản lý viên chức và tài sản của phòng theo quy định.

m) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Bảo hiểm xã hội thành phố giao.

Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Quản lý hồ sơ thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào? (Hình từ Internet)

2. Chức năng của Văn phòng thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam là gì?

Tại Khoản 1 Điều 12 Quyết định 2356/QĐ-BHXH năm 2022 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2023) quy định về chức năng của Văn phòng thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

Văn phòng Bảo hiểm xã hội tỉnh có chức năng giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh quản lý và tổ chức thực hiện công tác: Tổng hợp, hành chính, văn thư, quản trị, pháp chế; tổ chức bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; lưu trữ hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội và hồ sơ nghiệp vụ theo quy định của pháp luật, của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và phân cấp quản lý của Bảo hiểm xã hội tỉnh.

Văn phòng có con dấu, không có tài khoản riêng.

3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ra sao?

Tại Khoản 2 Điều 12 Quyết định 2356/QĐ-BHXH năm 2022 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2023) quy định về nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

a) Xây dựng, trình Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh ban hành chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Bảo hiểm xã hội tỉnh; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch công tác sau khi được phê duyệt; tổng hợp kế hoạch công tác tuần của Giám đốc, Phó Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh.

b) Tổng hợp, lập báo cáo định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Bảo hiểm xã hội tỉnh theo quy định hoặc theo yêu cầu của cơ quan chức năng; tổng hợp, xử lý các thông tin, tài liệu và số liệu cần thiết để cung cấp theo yêu cầu của Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh.

c) Tổ chức quản lý, thực hiện và hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh về công tác: quản lý, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, email của cơ quan; tiếp nhận và trả kết quả giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

d) Chủ trì phối hợp, tổ chức thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định. Thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh và Trung tâm phục vụ hành chính công. Tổ chức thực hiện kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ liên quan đến việc tham gia và hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của các tổ chức, cá nhân, thực hiện số hóa hồ sơ giấy theo quy định. Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị chuyên môn nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội huyện thực hiện các quy định, quy trình giải quyết công việc liên quan đến việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

đ) Trực tiếp hỗ trợ tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

e) Hướng dẫn, kiểm tra các phòng nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội huyện về công tác lập hồ sơ; công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu (gồm cả giấy và điện tử) bảo đảm an toàn, bí mật hồ sơ tài liệu theo quy định. Tiếp nhận, kiểm tra thủ tục hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội theo quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và thực hiện quản lý, lưu trữ theo quy định. Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, thống kê và khai thác hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.

g) Thực hiện đầu mối thông tin đối ngoại theo quy định; tổ chức thực hiện công việc về hành chính, lễ tân, khánh tiết của cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh.

h) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai thực hiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong toàn hệ thống Bảo hiểm xã hội tỉnh. Tổ chức thực hiện thẩm định, rà soát văn bản, phổ biến giáo dục pháp luật; theo dõi tình hình thi hành pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định và hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

i) Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch cải cách hành chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao; áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN.

k) Đề xuất kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản, phương tiện, in ấn tài liệu phục vụ hoạt động của cơ quan; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt. Tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản và các phương tiện hoạt động của cơ quan; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh; thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh môi trường, phòng cháy, chữa cháy; thực hiện công tác quản lý, sử dụng xe ô tô đảm bảo phục vụ hoạt động của Bảo hiểm xã hội tỉnh.

l) Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện các chế độ đối với công chức, viên chức thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh quản lý theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và của Bảo hiểm xã hội tỉnh; phối hợp với Công đoàn cùng cấp và các đơn vị có liên quan chăm lo đời sống của công chức, viên chức thuộc hệ thống Bảo hiểm xã hội tỉnh.

m) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác sưu tầm, bảo quản, lưu giữ các tư liệu, hiện vật truyền thống của Ngành và của Bảo hiểm xã hội tỉnh.

n) Tham mưu giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh khởi kiện vụ án dân sự để yêu cầu Tòa án bảo vệ lợi ích công cộng, lợi ích nhà nước của cơ quan Bảo hiểm xã hội.

o) Hướng dẫn sử dụng và tổ chức thực hiện giao dịch điện tử thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đối với Bảo hiểm xã hội huyện và các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Thực hiện chuyển đổi số, liên thông dữ liệu theo lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng. Quản lý và chịu trách nhiệm về dữ liệu trong phần mềm tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính theo phân quyền, trên địa bàn toàn tỉnh.

p) Tham gia, đề xuất với cấp có thẩm quyền việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ, chính sách về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

q) Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định; tham gia nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.

r) Quản lý viên chức và tài sản của phòng theo quy định.

s) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh giao.

3. Đối với Văn phòng thuộc Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội và Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh không thực hiện chức năng lưu trữ hồ sơ.

4. Đối với Văn phòng thuộc 58 Bảo hiểm xã hội tỉnh đã thực hiện giảm 01 Bảo hiểm xã hội thành phố, thị xã nơi có trụ sở Bảo hiểm xã hội tỉnh đóng trên địa bàn theo Quyết định 856/QĐ-TTg ngày 10/7/2019: Giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh làm đầu mối phối hợp với các cơ quan, ban, ngành của thành phố nơi đóng trụ sở Bảo hiểm xã hội tỉnh để giải quyết các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế trên địa bàn.