Thông báo 6786/TB-BHXH năm 2024 điều chỉnh Quy trình và Phiếu giao nhận theo cơ chế một cửa (mã Quy trình và Phiếu giao nhận: 204 và 207) do Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

            THÔNG BÁO

VỀ VIỆC BAN HÀNH, ĐIỀU CHỈNH QUY TRÌNH VÀ PHIẾU GIAO NHẬN THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA (MÃ QUY TRÌNH VÀ PGN: 204 VÀ 207)

Căn cứ Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 2103/QĐ-BHXH ngày 06/6/2012 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Thành phố về việc ban hành quy định tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh;

Theo đề nghị của phòng Chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH), BHXH Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quy trình và điều chỉnh Phiếu giao nhận theo cơ chế một cửa, như sau:

1. Đối với quy trình giao nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa lĩnh vực Chế độ BHXH. Ban hành, điều chỉnh 02 quy trình, gồm:

Quy trình giải quyết chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Quy trình 204).

Quy trình giải quyết chế độ tử tuất; Điều chỉnh theo chỉ số giá tiêu dùng hàng năm của Chính phủ đối với hồ sơ tử tuất (Quy trình 207).

2. Đối với Phiếu giao nhận (PGN), ban hành và điều chỉnh 02 PGN như sau:

PGN 204 và PGN 207

3. Ngày áp dụng: Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh thống nhất áp dụng Quy trình và Phiếu giao nhận hồ sơ đề cập ở Mục 1 và Mục 2, kể từ ngày 16/9/2024.

4. Tổ chức thực hiện

- Phòng Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm phối hợp với nhà cung cấp phần mềm tiếp nhận hồ sơ, để điều chỉnh Quy trình và Phiếu giao nhận nêu trên.

- Văn phòng, Các phòng Nghiệp vụ có liên quan và Bảo hiểm xã hội thành phố Thủ Đức, quận, huyện chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai và thực hiện theo nội dung thông báo này.

- Ban Biên tập Trang thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh cập nhật Quy trình và Phiếu giao nhận hồ sơ theo quy định./.

QUY TRÌNH GIAO NHẬN HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA

(đính kèm Thông báo số: 6786/TB-BHXH, ngày 12/9/2024 của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh)

1. Quy trình giải quyết chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả PGN 204/…/BPTNTKQ 02 bản).

Mục đích: Giải quyết chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

- Giải quyết hưởng Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp lần đầu.

- Giải quyết chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp tổng hợp hoặc tái phát.

Phương thức nộp và đơn vị giải quyết: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đơn vị đóng BHXH (theo phân cấp quản lý thu).

Các chữ viết tắt, viết rút gọn:

- BHXH: Bảo hiểm xã hội.

- TNLĐ: Tai nạn lao động.

            THÔNG BÁO

VỀ VIỆC BAN HÀNH, ĐIỀU CHỈNH QUY TRÌNH VÀ PHIẾU GIAO NHẬN THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA (MÃ QUY TRÌNH VÀ PGN: 204 VÀ 207)

Căn cứ Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 2103/QĐ-BHXH ngày 06/6/2012 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Thành phố về việc ban hành quy định tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh;

Theo đề nghị của phòng Chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH), BHXH Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quy trình và điều chỉnh Phiếu giao nhận theo cơ chế một cửa, như sau:

1. Đối với quy trình giao nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa lĩnh vực Chế độ BHXH. Ban hành, điều chỉnh 02 quy trình, gồm:

Quy trình giải quyết chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Quy trình 204).

Quy trình giải quyết chế độ tử tuất; Điều chỉnh theo chỉ số giá tiêu dùng hàng năm của Chính phủ đối với hồ sơ tử tuất (Quy trình 207).

2. Đối với Phiếu giao nhận (PGN), ban hành và điều chỉnh 02 PGN như sau:

PGN 204 và PGN 207

3. Ngày áp dụng: Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh thống nhất áp dụng Quy trình và Phiếu giao nhận hồ sơ đề cập ở Mục 1 và Mục 2, kể từ ngày 16/9/2024.

4. Tổ chức thực hiện

- Phòng Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm phối hợp với nhà cung cấp phần mềm tiếp nhận hồ sơ, để điều chỉnh Quy trình và Phiếu giao nhận nêu trên.

- Văn phòng, Các phòng Nghiệp vụ có liên quan và Bảo hiểm xã hội thành phố Thủ Đức, quận, huyện chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai và thực hiện theo nội dung thông báo này.

- Ban Biên tập Trang thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh cập nhật Quy trình và Phiếu giao nhận hồ sơ theo quy định./.

QUY TRÌNH GIAO NHẬN HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA

(đính kèm Thông báo số: 6786/TB-BHXH, ngày 12/9/2024 của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh)

1. Quy trình giải quyết chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả PGN 204/…/BPTNTKQ 02 bản).

Mục đích: Giải quyết chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

- Giải quyết hưởng Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp lần đầu.

- Giải quyết chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp tổng hợp hoặc tái phát.

Phương thức nộp và đơn vị giải quyết: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đơn vị đóng BHXH (theo phân cấp quản lý thu).

Các chữ viết tắt, viết rút gọn:

- BHXH: Bảo hiểm xã hội.

- TNLĐ: Tai nạn lao động.

- BNN: Bệnh nghề nghiệp.

- PTTGSH: Phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình.

- GĐYK: Giám định y khoa.

- CCCD: Căn cước công dân, thẻ căn cước.

- TN và TKQ: Tiếp nhận và trả kết quả

- Phòng/bộ phận KHTC: Phòng/bộ phận Kế hoạch tài chính

Thành phần hồ sơ:

Theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 204 ban hành kèm theo Quy trình này.

Hình thức nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ qua các hình thức:

+ Qua dịch vụ điện tử.

+ Qua dịch vụ Bưu chính Công ích.

+ Trực tiếp cho cơ quan BHXH.

- Thời hạn trả kết quả: 06 ngày làm việc.

Sơ đồ:

- Diễn giải thời gian tiếp nhận, giải quyết:

+ Bước 1: Văn phòng/Bộ phận TN và TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

+ Bước 2: Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 05 ngày làm việc.

+ Bước 3: Văn phòng, Phòng/Bộ phận TN và TKQ, KHTC. Thời hạn 0,5 ngày làm việc

+ Bước 4: Bưu điện.

- Quy trình chi tiết:

Bước 1: Văn phòng/Bộ phận TN và TKQ: Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

1.1. Kiểm tra hồ sơ đảm bảo đầy đủ thành phần, tính toàn vẹn của hồ sơ, cụ thể:

- Đảm bảo đủ thành phần hồ sơ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả PGN 204/…/BPTNTKQ

- Vào chương trình TST: http://tst.baohiemxahoi.gov.vn kiểm tra, đối chiếu thông tin cá nhân, tình trạng sổ BHXH, kiểm tra tình hình trích đóng BHXH của đơn vị sử dụng lao động đến thời điểm nộp hồ sơ…

- Trường hợp hồ sơ thiếu thông tin phục vụ công tác quản lý người hưởng (địa chỉ không chi tiết, không có số điện thoại, thông tin về tài khoản không đầy đủ...) thì đề nghị đơn vị hoặc người lao động bổ sung đủ thông tin vào mẫu số 14-HSB trong trường hợp thành phần hồ sơ có đơn hoặc bổ sung vào Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả PGN 204/…/BPTNTKQ.

- Trường hợp nộp bản sao không hợp lệ (chưa được chứng thực, công chứng hoặc chưa được đối chiếu với bản chính) thì đề nghị xuất trình bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận “đã đối chiếu với bản chính” ký, ghi rõ họ tên, ngày tháng năm và nơi đối chiếu xác nhận.

- Nếu đủ thành phần hồ sơ, thì thực hiện tiếp nhận; hồ sơ không đúng, không đủ thành phần hoặc cần điều chỉnh, hoàn thiện thì trả cho người nộp kèm theo phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.

1.2. Thực hiện tiếp nhận, số hóa hồ sơ giấy đã tiếp nhận (trừ sổ BHXH) để cập nhật vào Hệ thống và chuyển Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH.

Lưu ý: không tiếp nhận và thực hiện số hóa các giấy tờ sau:

- Biên bản Đoàn điều tra tai nạn lao động của đơn vị;

- Biên bản khám nghiệm hiện trường và sơ đồ hiện trường vụ tai nạn;

- Biên bản điều tra tai nạn giao thông;

- Văn bản xác nhận bị tai nạn của cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra tai nạn theo đề nghị của người lao động hoặc thân nhân của người lao động.

Bước 2: Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH.

2.1. Tiếp nhận hồ sơ do Văn phòng/Bộ phận TN và TKQ chuyển đến.

a. Vào chương trình TST: http://tst.baohiemxahoi.gov.vn kiểm tra: kiểm tra, rà soát, đối chiếu dữ liệu trên Phần mềm TST. (Trừ hồ sơ tái phát), thực hiện:

- Kiểm tra việc đóng BHXH, tình hình nợ BHXH của đơn vị sử dụng lao động đến thời điểm nộp hồ sơ;

- Nhập mã sổ BHXH kiểm tra dữ liệu đóng BHXH đến thời điểm giải quyết hồ sơ;

- Nhập số chứng minh nhân dân hoặc số thẻ căn cước công dân của người lao động kiểm tra tình trạng nhiều sổ BHXH.

b. Vào chương trình TCS: http://tcs.baohiemxahoi.gov.vn:

- Tra cứu, kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên phần mềm TCS với thông tin người lao động mẫu 05A-HSB; mẫu 05B-HSB,

- Kiểm tra điều kiện hưởng chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ thành phần các loại giấy tờ đúng theo quy định.

- Tại thời điểm giải quyết chế độ người lao động đã gộp sổ BHXH. (nếu người lao động có nhiều mã sổ BHXH)

- Vào phần mềm xét duyệt, tra cứu tìm kiếm hồ sơ toàn quốc cho tất cả các hồ sơ hưởng BHXH (nếu có) để thực hiện giải quyết theo quy định.

- Tra cứu trên trang https://luutruhsdt.baohiemxahoi.gov.vn của Trung tâm lưu trữ BHXH Việt Nam để kiểm tra lại các thông tin giải quyết TNLĐ, BNN trước đó đối với hồ sơ TNLĐ, BNN tái phát, tổng hợp.

c. Những trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết lập Phiếu hướng dẫn ghi rõ nội dung hoặc các giấy tờ cần bổ sung, trình lãnh đạo, thực hiện ký trực tiếp bản giấy để đơn vị sử dụng lao động hoặc người lao động thực hiện.

- Chuyển trả hồ sơ giấy cho Văn phòng/bộ phận TN-TKQ

- Thực hiện trên phần mềm TNHS theo quy trình trả hồ sơ lỗi hoàn thiện hồ sơ

2.2. Lưu ý:

Trường hợp bị TNLĐ từ 01/12/2018 đối với người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Theo Nghị định 143/2018/NĐ-CP ngày 15/10/2018 của Chính phủ: Hồ sơ giải quyết chế độ BHXH của người lao động do cơ quan nước ngoài cấp thì phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2.3. Giải quyết hưởng chế độ:

Hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ thành phần theo đúng quy định.

a. Vào chương trình TCS: http://tcs.baohiemxahoi.gov.vn: Cập nhật thông tin mã số BHXH theo đúng mã số sổ BHXH của đơn vị sử dụng lao động hoặc người lao động đề nghị trong mẫu 05A-HSB hoặc mẫu 05B-HSB để xét duyệt và trình Lãnh đạo ký số các Quyết định hưởng, Bản quá trình đóng BHXH mẫu số 04-HSB (nếu có) tương ứng với từng chế độ.

Tại phần mềm TCS trình Ban giám đốc ký số, cán bộ xét duyệt thực hiện in 04 Quyết định hưởng, Bản quá trình đóng BHXH mẫu 04-HSB (nếu có) tương ứng với từng chế độ.

Thực hiện chuyển văn thư đóng dấu 04 Quyết định (bản giấy), Bản quá trình đóng BHXH mẫu 04-HSB (nếu có) và ký dấu số Quyết định trên chương trình phần mềm TCS.

Cán bộ xét duyệt phê duyệt hồ sơ, chuyển TNHS trên chương trình phần mềm TCS.

b. Trường hợp thanh toán phí GĐYK: kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn, chứng từ thu phí giám định, xác định đối tượng, điều kiện và mức phí, cập nhật mức phí thanh toán vào quyết định hưởng BHXH; trường hợp không thanh toán thì có văn bản trả lời người hưởng nêu rõ lý do. Không thanh toán phí GĐYK đối với trường hợp người lao động đã GĐYK mà kết luận mức suy giảm KNLĐ được sử dụng để hưởng các chính sách khác trước đó.

c. Trường hợp người hưởng đăng ký nhận trợ cấp tại tỉnh/thành phố khác, khi giải quyết hưởng đồng thời lập Thông báo chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH theo Mẫu số 18-HSB trình lãnh đạo ký số, chuyển trên Hệ thống đến BHXH huyện nơi người hưởng đăng ký nhận chế độ. Trường hợp hưởng chế độ TNLĐ, BNN một lần thì kèm hồ sơ theo Thông báo về việc chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH gửi cho người hưởng theo Mẫu số 23-HSB để trả cho người lao động.

d. Đối với trường hợp người lao động đang hưởng trợ cấp TNLĐ, BNN hàng tháng do thương tật, bệnh tật tái phát hoặc tổng hợp do tiếp tục bị TNLĐ, BNN thì thực hiện chấm dứt hưởng trợ cấp TNLĐ, BNN hàng tháng mà người lao động đang hưởng để giải quyết hưởng và chi trả trợ cấp TNLĐ, BNN tái phát hoặc tổng hợp.

Khi giải quyết chế độ TNLĐ, BNN hàng tháng do thương tật, bệnh tật tái phát hoặc tổng hợp do người lao động tiếp tục bị TNLĐ, BNN đối với trường hợp người lao động đang hưởng trợ cấp TNLĐ, BNN trước đó, thực hiện dừng chi trả theo mức hưởng cũ, thu hồi trợ cấp TNLĐ, BNN (nếu có) và chi theo mức mới. Nếu người hưởng trợ cấp TNLĐ, BNN hàng tháng do tỉnh, thành phố chi trả thì có văn bản thông báo cho tỉnh, thành phố nơi đang chi trả dừng chi trả theo mức cũ để chi trả theo mức mới.

e. Thanh toán/cấp tiền mua PTTGSH

- Đối với trường hợp giải quyết hưởng mới: Căn cứ hồ sơ, chủng loại PTTGSH, xác định mức tiền để ban hành Quyết định về việc trang cấp PTTGSH (Mẫu số 03P-HSB).

- Đối với trường hợp đã được cấp tiền mua PTTGSH nhưng chưa có tên trong danh sách chi trả: Căn cứ Quyết định về việc trang cấp PTTGSH (Mẫu số 03P-HSB) của người lao động hoặc căn cứ hồ sơ, niên hạn, chủng loại, hóa đơn, chứng từ mua PTTGSH khi người hưởng đề nghị thanh toán để lập Danh sách phê duyệt người hưởng trợ cấp PTTGSH chưa có trong dữ liệu tập trung để cập nhật vào phần mềm TCS (Mẫu số 31-HSB ban hành kèm theo Quyết định này) trình Giám đốc phê duyệt.

- Lập danh sách chi trả: Căn cứ Quyết định về việc trang cấp PTTGSH (Mẫu số 03P-HSB) và Mẫu số 31-HSB để:

+ Lập Danh sách C97-HD đối với người được cấp tiền mua PTTGSH một lần hoặc người bắt đầu hưởng PTTGSH trước ngày 01/01/2007 (bao gồm cả người được cấp tiền mua PTTGSH một lần và theo niên hạn).

+ Lập Danh sách C72a-HD đối với người được cấp tiền mua PTTGSH theo niên hạn, phần mềm tự động cập nhật số tiền định kỳ theo niên hạn PTTGSH.”

2.4. Thực hiện lập danh sách chi trả BHXH 1 lần C97 trên phần mềm TCS theo các hình thức Chi trả qua tài khoản cá nhân, chi trả trực tiếp bằng tiền mặt cho người hưởng chế độ trợ cấp 1 lần.

- Nơi nào tiếp nhận, thực hiện giải quyết hồ sơ thì nơi đó tạo C97 và chi chế độ cho người hưởng trợ cấp. (Trừ trường hợp người lao động hưởng chế độ chi trả trực tiếp bằng tiền mặt hiện cư trú tại tỉnh/thành phố khác)

- Trong quá trình xét duyệt trên phần mềm TCS nếu có thông tin cảnh báo từ chương trình đề nghị viên chức xét duyệt trình báo lãnh đạo để có phương án phối hợp hoặc xử lý nội dung cảnh báo trước khi chi trả trợ cấp.

2.5. Lập danh sách chi trả:

a. Lập danh sách chi trả một lần:

Hàng ngày, căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng chế độ TNLĐ, BNN một lần; Thông báo chuyển hưởng chế độ TNLĐ, BNN một lần; quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc khấu trừ tiền BHXH, cán bộ xét duyệt lập Danh sách C97-HD trên chương trình phần mềm TCS theo các hình thức: Chi trả qua tài khoản cá nhân, chi trả trực tiếp bằng tiền mặt, trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển đến Phòng/Bộ phận kế toán tài chính cụ thể như sau:

- Cán bộ xét duyệt in 03 danh sách C97-HD từ phần mềm TCS, ghép với các Quyết định hưởng đã được đóng dấu của từng trường hợp theo thứ tự trên danh sách. Thực hiện kiểm tra, đối chiếu thông tin người hưởng trên danh sách C97-HD (bản giấy) với các Quyết định hưởng và danh sách C97-HD trên phần mềm TCS. Nếu khớp đúng hoàn toàn thông tin người hưởng thì ký và trình lãnh đạo ký trực tiếp trên danh sách C97-HD (bản giấy) đồng thời ký số danh sách C97-HD trên phần mềm TCS.

- Sau khi văn thư đóng dấu 03 danh sách C97-HD (bản giấy) và ký dấu số danh sách C97-HD trên phần mềm TCS, Cán bộ xét duyệt bấm chuyển danh sách C97-HD từ phần mềm TCS sang phần mềm Kế toán tập trung (KTTT).

b. Lập danh sách chi trả hàng tháng:

- Hàng tháng, căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng các khoản trợ cấp một lần kèm theo chế độ BHXH hàng tháng mà người hưởng đăng ký nhận qua tài khoản cá nhân, lập Danh sách C97-HD cùng thời điểm lập Danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (C72a-HD) trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển Phòng KHTC để chi hoặc chuyển cho Bộ phận KHTC theo phân cấp.

- Bộ phận chế độ BHXH huyện chuyển đến Phòng Chế độ BHXH dữ liệu, báo cáo tăng giảm do BHXH huyện chuyển đến, lập và trình lãnh đạo phê duyệt Danh sách C72a-HD của tháng sau kèm theo các khoản trợ cấp một lần (nếu có), Danh sách C97-ATM-HT đối với người hưởng qua tài khoản cá nhân; chuyển Phòng KHTC danh sách C72a-HD và danh sách C97-ATM-HT đối với người hưởng qua tài khoản cá nhân; chuyển Bưu điện danh sách C72a-HD đối với người hưởng nhận bằng hình thức tiền mặt để chi trả cho người hưởng.

- Lưu ý: Khi chuyển dữ liệu chi trả cán bộ xét duyệt tích chọn đầy đủ 03 nội dung trên chương trình phần mềm TCS: Chuyển trợ cấp 1 lần; Chuyển tiền truy lĩnh; Làm tròn tiền một lần.

2.6. Khóa số liệu, kết xuất báo cáo:

a. Bộ phận Chế độ BHXH.

- Hàng tháng thực hiện khóa số liệu, kết xuất báo cáo theo Mẫu số 10-CBH và số 11-CBH trình Lãnh đạo phê duyệt để lưu trên Hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH.

- Ngày làm việc đầu tiên hàng tháng thực hiện khóa số liệu, kết xuất báo cáo theo Mẫu số 20-HSB, trình Lãnh đạo phê duyệt để lưu trên hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH.

- Ngày làm việc đầu tiên của tháng 7, tháng 01 hàng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất, lập báo cáo chỉ tiêu thống kê của 6 tháng đầu năm và của năm trước hoặc theo kỳ thống kê đột xuất theo các Mẫu số 22-HSB để lưu trên Hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH.

b. Phòng Chế độ BHXH.

- Hàng tháng thực hiện khóa số liệu, kết xuất báo cáo theo Mẫu số 8-CBH và số 10-CBH, trình Lãnh đạo phê duyệt để lưu trên Hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH.

- Ngày làm việc đầu tiên hàng tháng Bộ phận Chế Độ thực hiện khóa số liệu, kết xuất báo cáo theo Mẫu số 20-HSB, trình Lãnh đạo phê duyệt để lưu trên hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH. Tương tự Phòng Chế độ BHXH thực hiện khóa số liệu, kết xuất báo cáo theo Mẫu số 20-HSB, trình Lãnh đạo phê duyệt để lưu trên hệ thống và gửi BHXH Việt Nam (Ban thực hiện chính sách BHXH).

- Ngày làm việc đầu tiên của tháng 7, tháng 01 hàng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất, lập báo cáo chỉ tiêu thống kê của 6 tháng đầu năm và của năm trước hoặc theo kỳ thống kê đột xuất theo các Mẫu số 22-HSB để lưu trên Hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH. Tương tự Phòng Chế Độ thực hiện và gửi về BHXH Việt Nam.

- Việc luân chuyển các quyết định, danh sách, biểu mẫu báo cáo, văn bản trao đổi giữa các bộ phận nghiệp vụ, giữa bộ phận nghiệp vụ đến cán bộ quản lý cấp trên phải thực hiện trên Hệ thống phần mềm quản lý và phải lưu giữ trên Hệ thống; việc phê duyệt phải được thực hiện bằng chữ ký số.

2.7. Bàn giao hồ sơ đã giải quyết:

a. Bàn giao hồ sơ đã giải quyết cho Văn phòng/Bộ phận TN và TKQ gồm: 02 Quyết định hưởng và 02 Bản quá trình đóng BHXH (nếu có).

b. Bàn giao hồ sơ đã giải quyết cho Văn phòng bộ phận quản lý hồ sơ để lưu trữ theo quy định, cụ thể:

Hồ sơ hưởng hàng tháng gồm: Quyết định hưởng trợ cấp hàng tháng, Bản quá trình đóng BHXH (nếu có) kèm các loại giấy tờ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả PGN 204.

Hồ sơ hưởng một lần gồm: Quyết định hưởng trợ cấp một lần, Bản quá trình đóng BHXH (nếu có) kèm các loại giấy tờ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả PGN 204.

c. Bàn giao hồ sơ đã giải quyết cho Phòng/Bộ phận KTTC

02 Danh sách C97-HD (bản ký trực tiếp); Văn bản ủy quyền bản chính (nếu có); CCCD/ CMND.

01 Quyết định hưởng chế độ TNLĐ, BNN một lần đối với trường hợp người lao động hưởng chế độ chi trả trực tiếp bằng tiền mặt.

2.8. Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ vào chương trình phần mềm TNHS.

Bước 3: Văn phòng/Bộ phận TN và TKQ, KHTC: Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

3.1. Phòng/Bộ phận KHTC:

a. Chi trả cho người hưởng.

a1) Chi trả qua tài khoản cá nhân

Căn cứ Danh sách C97-HD chi qua tài khoản cá nhân (bản giấy, ký trực tiếp): Thực hiện chuyển tiền ngay trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nhận được Danh sách.

Trường hợp không chi được do sai thông tin: Phòng KHTC ký số gửi từ phần mềm KTTT sang phần mềm TCS cho Phòng Chế độ BHXH (theo Mẫu số 1a-CBH); tiếp nhận thông tin điều chỉnh do Phòng Chế độ BHXH lập và trình lãnh đạo ký số chuyển từ phần mềm TCS sang phần mềm KTTT (theo Mẫu số 1b-CBH) để chuyển số tiền trợ cấp vào tài khoản cho người lao động ngay khi nhận được thông tin đề nghị điều chỉnh.

a2) Chi trả bằng tiền mặt

Căn cứ Danh sách C97-HD và Danh sách 7b-CBH, Văn bản ủy quyền bản chính (nếu có); CCCD/ CMND, Quyết định hưởng TNLĐ, BNN một lần (1 bản do người hưởng chuyển đến) chi trả cho người hưởng;

Căn cứ giấy đề nghị Mẫu số 3-CBH, đối chiếu với dữ liệu đang quản lý để chi trả cho thân nhân người hưởng từ trần nhưng chưa nhận trợ cấp BHXH.

Đề nghị người hưởng ký tên vào Danh sách C97-HD hoặc 7b-CBH; đóng dấu đã chi tiền trên quyết định, trả lại cho người hưởng.

b. Cấp kinh phí:

Phòng KHTC căn cứ vào số tiền trên danh sách chi theo mẫu C97-HD thực hiện cấp kinh phí cho BHXH TP Thủ Đức và các quận huyện (đối với trường hợp đăng ký nhận tiền mặt tại cơ quan BHXH hoặc nhận qua ATM).

3.2. Văn phòng/Bộ phận TN và TKQ:

a. Tiếp nhận hồ sơ đã được giải quyết từ Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH (gồm: 02 bản Quyết định hưởng TNLĐ, BNN và 02 Bản quá trình đóng BHXH (nếu có)). Đóng gói hồ sơ, ghi tên, địa chỉ đơn vị, người lao động theo địa chỉ nhận kết quả hồ sơ qua bưu điện và ký tên niêm phong bao bì, lập biên bản giao nhận và chuyển cho nhân viên Bưu điện.

b. Thực hiện chuyển các Quyết định và Bản quá trình đóng BHXH đã được ký số về chương trình phần mềm Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ theo quy định.

c. Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ vào chương trình phần mềm TNHS.

Bước 4. Bưu điện

4.1. Tiếp nhận hồ sơ do cơ quan BHXH bàn giao.

4.2. Thực hiện chi trả và lưu trữ chứng từ theo quy định tại Quyết định 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019 của BHXH Việt Nam và Thực hiện tổ chức chi trả theo Hợp đồng đã ký kết với cơ quan BHXH.

4.3. Bàn giao hồ sơ cho người lao động theo địa chỉ ghi trên bao bì hồ sơ.

2. Quy trình giải quyết chế độ tử tuất; Điều chỉnh theo chỉ số giá tiêu dùng hàng năm của Chính phủ đối với hồ sơ tử tuất. (theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 207, 02 bản).

Mục Đích: Giải quyết chế độ trợ cấp Tuất hàng tháng, Tuất một lần, điều chỉnh chỉ số giá tiêu dùng hằng năm của chính phủ đối với hồ sơ Tuất

Các chữ viết tắt, viết rút gọn:

- BHXH: Bảo hiểm xã hội.

- BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp

- GĐYK: Giám định y khoa.

- CCCD: Căn cước công dân, thẻ căn cước.

- CMND: Chứng minh nhân dân.

- NLĐ: Người lao động.

- TN - TKQ: Tiếp nhận và trả kết quả.

- KHTC: Kế hoạch tài chính

- KCB: Khám chữa bệnh

2.1. Giải quyết chế độ tử tuất đối với thân nhân của người lao động đang đóng BHXH bắt buộc, đơn vị nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH nơi người lao động đang đóng BHXH trước khi chết. Chế độ tử tuất đối với thân nhân của người bảo lưu thời gian đóng BHXH bắt buộc, người tham BHXH tự nguyện thân nhân nộp hồ sơ tại BHXH Thành phố Thủ Đức, quận, huyện.

- Thời hạn trả kết quả: 08 ngày làm việc.

Sơ đồ:

- Diễn giải thời gian tiếp nhận, giải quyết:

+ Bước 1: Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận - Trả kết quả (TN-TKQ). Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

+ Bước 2: Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH; Phòng/BP Thu- Sổ,Thẻ. Thời hạn 07 ngày làm việc.

+ Bước 2.1: Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

+ Bước 2.2: Phòng/Bộ phận Thu-Sổ, Thẻ. Thời hạn 02 ngày làm việc.

+ Bước 2.3: Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.

+ Bước 3: Văn phòng/Bộ phận TN-TKQ - Phòng/Bộ phận Kế hoạch tài chính (KHTC). Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

+ Bước 4: Bưu điện.

- Quy trình chi tiết:

Bước 1: Văn phòng/Bộ phận tiếp nhận-Trả kết quả (TN-TKQ). Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

1.1. Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra đảm bảo đầy đủ thành phần, tính toàn vẹn của hồ sơ, cụ thể:

- Thành phần hồ sơ đủ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 207.

- Kiểm tra hồ sơ nếu thiếu thông tin phục vụ công tác quản lý người hưởng (địa chỉ không chi tiết, không có số điện thoại, thông tin về tài khoản, CCCD/ số định danh cá nhân không đầy đủ...) thì đề nghị thân nhân người lao động bổ sung đầy đủ thông tin vào Mẫu số 14-HSB hoặc Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 207.

- Vào Phầm mềm TST: http://tst.baohiemxahoi.gov.vn để kiểm tra các nội dung sau:

+ Kiểm tra thông tin dữ liệu trên Phần mềm TST và thông tin trên sổ BHXH khớp đúng, không sai sót, sổ đã chốt tờ rời đến tháng NLĐ mất.

+ Kiểm tra số chứng minh nhân dân, số thẻ căn cước công dân của người lao động hoặc visa (đối với người nước ngoài):

* Nếu người lao động có nhiều sổ BHXH thì trả hồ sơ và hướng dẫn đơn vị, thân nhân người lao động kê khai đề nghị gộp sổ trước khi giải quyết tuất.

* Nếu sai thông tin nhân thân (họ tên, ngày/ tháng/ năm sinh, …..) thì trả hồ sơ và hướng dẫn Đơn vị/thân nhân NLĐ lập thủ tục điều chỉnh trước khi giải quyết Tuất.

+ Kiểm tra việc đóng BHXH, tình hình đóng BHXH của đơn vị đã hoàn thành đến tháng NLĐ mất.

- Nếu hồ sơ đúng, đủ thì thực hiện tiếp nhận; hồ sơ không đúng, không đủ thành phần thì trả cho người nộp kèm theo phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.

1.2. Thực hiện tiếp nhận, số hóa hồ sơ giấy đã tiếp nhận (trừ sổ BHXH) để cập nhật vào Hệ thống lưu trữ, TNHS và chuyển Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH.

1.3. Nhập thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.

Lưu ý:

a. Trường hợp nộp bản sao không hợp lệ (chưa được chứng thực, công chứng hoặc chưa được đối chiếu với bản chính) thì đề nghị xuất trình bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận “đã đối chiếu với bản chính” ký, ghi rõ họ tên, ngày tháng năm và nơi đối chiếu xác nhận.

b. Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của hội đồng GĐYK đối với thân nhân bị suy giảm khả năng lao động (KNLĐ) 81% trở lên (bản chính, trường hợp người lao động đã có biên bản GĐYK để hưởng các chính sách trước đó mà đủ điều kiện hưởng thì có thể thay thế bằng bản sao) hoặc bản sao giấy xác nhận mức độ khuyết tật đặc biệt nặng (tương đương mức suy giảm KNLĐ 81% trở lên) theo quy định tại thông tư số 01/2019/TT-BLĐTBXH trong trường hợp hưởng trợ cấp tuất hàng tháng do suy giảm KNLĐ.

c. Trong trường hợp hồ sơ tuất của người đang đóng, đang bảo lưu thời gian đóng BHXH mà sổ không thể hiện đầy đủ thông tin làm căn cứ tính phụ cấp khu vực thì bổ sung bản khai cá nhân về thời gian và địa bàn phục vụ trong quân đội có hưởng phụ cấp khu vực theo mẫu 04B-HBKV ban hành kèm theo thông tư số 181/2016/TT-BQP đối với người có thời gian phục vụ trong quân đội trước ngày 01/01/2007 tại địa bàn có hưởng phụ cấp khu vực.

Bước 2: Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH; Phòng/ Bộ phận Thu-Sổ, Thẻ. Thời hạn 07 ngày làm việc.

2.1. Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

a. Tiếp nhận hồ sơ từ Văn phòng/Bộ phận TN-TKQ chuyển đến.

b. Kiểm tra dữ liệu trên phần mềm TCS với thông tin trên sổ BHXH đối với người bảo lưu thời gian đóng BHXH: Truy cập vào Phần mềm TCS nhập số sổ BHXH, đối chiếu thông tin dữ liệu trên Phần mềm TCS với thông tin trên sổ BHXH nếu:

+ Trường hợp thông tin dữ liệu trên Phần mềm TCS và thông tin trên sổ BHXH khớp đúng, không sai sót, sổ đã chốt tờ rời đến tháng NLĐ mất, kiểm tra tình hình đóng BHXH của đơn vị đã hoàn thành đến tháng NLĐ mất thì thực hiện chuyển tiếp Bước 2.3.

+ Trường hợp chưa có dữ liệu trên hệ thống, dữ liệu chưa đầy đủ, dữ liệu và thông tin trên sổ BHXH không thống nhất, sai sót chưa đảm bảo căn cứ để giải quyết hưởng thì lập Phiếu đề nghị (Mẫu số 21-HSB) kèm sổ BHXH, tờ rời BHXH chuyển Phòng/Bộ phận Thu- Sổ, Thẻ chuyển tiếp Bước 2.2 để thực hiện điều chỉnh trước khi nhận lại sổ BHXH hoàn chỉnh để giải quyết.

Lưu ý: kiểm tra đối chiếu sổ BHXH với dữ liệu quá trình BHXH, BHTN nơi chốt sổ sau cùng (nếu đã bảo lưu), không yêu cầu điều chỉnh tại tất cả các cơ quan BHXH.

c. Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.

2.2. Phòng/Bộ phận Thu-Sổ, Thẻ. Thời hạn 02 ngày làm việc

a. Tiếp nhận Mẫu 21-HSB và sổ BHXH, tờ rời BHXH và các hồ sơ liên quan từ Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH.

b. Thực hiện kiểm tra, rà soát, đối chiếu sổ BHXH với dữ liệu trên Phần mềm TST, thực hiện:

b1) Trường hợp dữ liệu và hồ sơ khớp đúng:

- Trường hợp sổ BHXH chưa đồng bộ hoặc mã số BHXH đang có trạng thái GT: căn cứ số CCCD/số Định danh cá nhân thực hiện rà soát, hoàn thiện mã số và đồng bộ mã số hoặc hủy GT theo đúng quy trình Thu - Sổ, Thẻ.

- Cập nhật hồ sơ cá nhân theo nội dung Phiếu cung cấp thông tin (nếu có).

- Nhận quá trình đóng BHXH, BHTN chưa hưởng từ nơi khác về tại chức năng “Chốt sổ bảo lưu di chuyển” theo sổ BHXH.

- Nhập bổ sung chức danh, nơi làm việc, quá trình đóng BHXH, BHTN chưa hưởng đối với sổ BHXH bảo lưu quá trình đóng ở tỉnh khác trước năm 2009, sổ BHXH bảo lưu quá trình đóng ở Thành phố Hồ Chí Minh trước năm 2004, sổ BHXH do BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an quản lý nhưng chưa có dữ liệu chốt sổ tại BHXH Việt Nam.

- Kiểm tra việc hưởng các chế độ BHXH, BHTN trên Hệ thống tra cứu chế độ BHXH của BHXH TP (http://serverpt/tracuu1lan) và Hệ thống quản lý chính sách của BHXH VN (https://tcs.baohiemxahoi.gov.vn), thực hiện xác nhận quá trình BHXH, BHTN đã hưởng chế độ 1 lần, trợ cấp thất nghiệp (nếu chưa cắt dữ liệu).

- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên phần mềm TST với trên sổ BHXH, phải đảm bảo trùng khớp: hồ sơ cá nhân, thời gian đóng, mức lương đóng, chức danh, nơi làm việc,…và tổng thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN chưa hưởng.

- Tích chọn tiêu thức Nặng nhọc độc hại (NNĐH)/ Đặc biệt NNĐH/ Khai thác than/ Phụ cấp KV 0,7; Khối loại hình_Chức danh theo nội dung đề nghị tại Mẫu 21-HSB.

- Cập nhật dữ liệu cấp, in tờ rời sổ xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN (nếu có).

- Đính kèm vào phần mềm TNHS (nếu có): Mẫu D02a-TS; Danh sách in tờ rời sổ và các kết quả tra cứu theo nghiệp vụ.

- Chuyển hồ sơ, sổ BHXH, tờ rời BHXH, chuyển dữ liệu đã đồng bộ cho Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH.

b2) Trường hợp dữ liệu và hồ sơ không khớp đúng:

- Nếu do lỗi của các cơ quan thuộc BHXH Thành phố: gửi Mẫu C02-TS đến Phòng/Bộ phận Thu-Sổ, Thẻ để điều chỉnh trong 01 ngày làm việc.

- Những trường hợp hồ sơ không khớp đúng với dữ liệu trên phần mềm TST, chưa đủ điều kiện giải quyết, không đúng với các quy định hiện hành, lập phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) ghi rõ nội dung yêu cầu, hướng dẫn, kèm hồ sơ chuyển trả cho Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH”.

Bước 2.3. Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.

2.3.1. Tiếp nhận lại sổ BHXH, tờ rời BHXH từ Phòng/Bộ phận Thu- Sổ, Thẻ (nếu có thực hiện bước 2.2).

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ khớp đúng chuyển bước 2.3.2 xét duyệt hồ sơ.

- Những trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết chuyển trả cho Văn phòng/Bộ phận TN-TKQ trên phần mềm TNHS theo quy trình trả hồ sơ lỗi kèm phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02).

2.3.2. Kiểm tra hồ sơ:

a. Truy cập vào phần mềm TCS để kiểm tra về việc hưởng trợ cấp thất nghiệp (TCTN) của người lao động. Trường hợp người lao động hưởng TCTN không đúng quy định hoặc hưởng trùng thời gian chết thì lập thông báo cho thân nhân để hoàn trả lại TCTN đã hưởng không đúng quy định.

b. Vào phần mềm TCS để tra cứu việc hưởng BHXH một lần của tất cả các nơi. đối chiếu quá trình tham gia BHXH trên tờ rời và dữ liệu tham gia BHXH trên TST.

c. Kiểm tra điều kiện hưởng chế độ tuất, hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định. Những hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết lập Phiếu hướng dẫn trả cho thân nhân người lao động hoặc đơn vị.

d. Trường hợp thân nhân hưởng trợ cấp tuất hàng tháng là cha ruột, mẹ ruột hoặc cha, mẹ (vợ hoặc chồng) hoặc người khác mà khi còn sống người chết có trách nhiệm nuôi dưỡng hết tuổi lao động thì phải kiểm tra trên chương trình TCS như sau:

* Kiểm tra bằng số CMND hoặc CCCD của thân nhân hưởng trợ cấp hằng tháng theo đường dẫn TCS/xét duyệt hồ sơ/ Tìm kiếm các chế độ đã hưởng trên TQ theo Sổ CMT hoặc theo Sổ BHXH để kiểm tra xem thân nhân đó có đang hưởng trợ cấp từ BHXH không. Nếu có thì không giải quyết định suất hằng tháng đó.

* Kiểm tra theo dữ liệu tên, ngày tháng năm sinh của thân nhân hưởng trợ cấp tuất hằng tháng theo đường dẫn TCS/chi trả hàng tháng/tìm kiếm để kiểm tra xem thân nhân đó có đang hưởng trợ cấp hàng tháng từ BHXH không?. Nếu có thì không giải quyết định suất hằng tháng đó.

e. Truy cập vào Hệ thống của BHXH Việt Nam theo đường dẫn: https://gdbhyt.baohiemxahoi.gov.vn/ đối chiếu dữ liệu KCB, không để xảy ra trường hợp chết mà vẫn phát sinh chi phí khám chữa bệnh (KCB). Trường hợp kiểm tra có phát sinh chi phí khám chữa bệnh sau ngày mất thì lập Phiếu chuyển Phòng Giám Định BHYT phối hợp xử lý trước khi giải quyết chi chế độ Tuất.

Đồng thời vào Phầm mềm TST: http://tst.baohiemxahoi.gov.vn để kiểm tra thẻ BHYT, nếu còn giá trị sử dụng thì lập Phiếu chuyển Phòng/BP TST (nơi cấp thẻ BHYT) giảm thẻ.

f. Trường hợp người đang hưởng trợ cấp BHXH hằng tháng chết hoặc thân nhân người chết hưởng mai táng phí, trợ cấp tuất một lần, trợ cấp tuất hằng tháng mà chưa có mã số BHXH thì phải chuyển Phòng/ Bộ phận Thu-Sổ, Thẻ để cấp mã số BHXH và đồng bộ mã số BHXH và liên thông các cơ sở dữ liệu TST, hộ gia đình với cơ sở dữ liệu người hưởng BHXH, BHTN sau đó mới được giải quyết chế độ tử tuất.

Lưu ý:

Trong trường hợp hồ sơ đã qua bước 2.2 nhưng chưa có dữ liệu trên hệ thống, dữ liệu chưa đầy đủ, dữ liệu và thông tin trên sổ BHXH không thống nhất, sai sót chưa đảm bảo căn cứ để giải quyết hưởng mà liên quan đến dữ liệu thu thì lập Mẫu số 21-HSB kèm theo sổ BHXH, tờ rời BHXH chuyển lại Phòng/Bộ phận Thu- Sổ, Thẻ. Phòng/Bộ phận Thu-Sổ, Thẻ điều chỉnh lại trong vòng 02 ngày làm việc. Nếu thời gian cần điều chỉnh nhiều hơn 02 ngày làm việc thì Phòng/Bộ phận Thu-Sổ, Thẻ phải có trách nhiệm lập Mẫu số 02 thông báo cho đơn vị, thân nhân người lao động biết lý do và thời gian điều chỉnh cộng thêm vào thời gian giải quyết tuất, đồng thời chuyển cho Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH để biết.

2.3.3. Giải quyết hưởng:

a. Truy cập vào phần mềm TCS, cập nhật thông tin, đối chiếu dữ liệu để xét duyệt và trình lãnh đạo ký số: các Quyết định hưởng, Bản quá trình đóng BHXH mẫu số 04-HSB (nếu có) tương ứng với từng chế độ.

Việc ký số hồ sơ thực hiện theo quy định về hướng dẫn ký số hồ sơ chế độ bảo hiểm xã hội.

b. Trường hợp thanh toán phí GĐYK: kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn, chứng từ thu phí giám định và Bảng kê chi tiết các nội dung giám định, xác định đối tượng, điều kiện và mức phí, cập nhật mức phí thanh toán vào quyết định hưởng BHXH; trường hợp không thanh toán thì có văn bản trả lời người hưởng nêu rõ lý do. Không thanh toán phí GĐYK đối với trường hợp người lao động đã GĐYK mà kết luận mức suy giảm KNLĐ được sử dụng để hưởng các chính sách khác trước đó.

c. Trường hợp người hưởng đăng ký nhận trợ cấp tại tỉnh/thành phố khác, khi giải quyết hưởng đồng thời lập Thông báo chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH theo Mẫu số 18-HSB trình lãnh đạo phê duyệt, chuyển trên Hệ thống đến BHXH quận, huyện nơi người hưởng đăng ký nhận chế độ, trường hợp hưởng chế độ tử tuất một lần thì kèm theo hồ sơ và Thông báo về việc chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH gửi cho người hưởng theo Mẫu số 23-HSB.

d. Đối với trường hợp hưởng chế độ tử tuất do tỉnh/thành phố khác chuyển đến:

d1) Đối với người đang hưởng trợ cấp Tuất hằng tháng: Truy cập Hệ thống để tiếp nhận thông báo chuyển hưởng; báo tăng trên Hệ thống, cập nhật vào danh sách chi trả.

d2) Đối với trường hợp bắt đầu hưởng Tử tuất hằng tháng, chế độ tử tuất một lần: Truy cập Hệ thống để tiếp nhận thông báo chuyển hưởng; kiểm tra hồ sơ trên Hệ thống lưu trữ điện tử tập trung, báo tăng trên Hệ thống, cập nhật vào vào danh sách chi trả đối với trường hợp giải quyết đúng quy định; trường hợp không đủ điều kiện hưởng, giải quyết không đúng đối tượng thì tạm thời chưa chi trả và thông báo ngay cơ quan BHXH nơi đã giải quyết để phối hợp xử lý; đồng thời thông báo để người hưởng biết về việc chưa chi trả.

Lưu ý:

- Đối với loại trợ cấp tuất một lần nơi nào tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thì nơi đó thực hiện chi trả chế độ cho thân nhân người lao động hưởng trợ cấp (Trừ trường hợp thân nhân hưởng chế độ cư trú tại tỉnh/thành phố khác mà chọn hình thức nhận bằng tiền mặt).

- Trong quá trình xét duyệt trên phần mềm TCS nếu có thông tin cảnh báo từ chương trình đề nghị viên chức xét duyệt phải báo lãnh đạo phụ trách để có phương án phối hợp hoặc xử lý nội dung cảnh báo theo quy định trước khi chi trả trợ cấp.

2.3.4. Lập danh sách chi trả:

a. Lập danh sách chi trả một lần (Bộ phận Chế độ/Phòng Chế độ):

Hằng ngày, căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng các chế độ, trợ cấp tuất một lần; Thông báo chuyển hưởng chế độ trợ cấp tuất một lần; quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc khấu trừ tiền BHXH, lập Danh sách C97-HD theo phân cấp với các hình thức: Chi trả qua tài khoản cá nhân, chi trả trực tiếp bằng tiền mặt, trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển đến Phòng KHTC/Bộ phận KHTC cụ thể như sau:

- Viên chức xét duyệt in 03 danh sách C97-HD từ phần mềm TCS, ghép với các Quyết định hưởng đã được đóng dấu của từng trường hợp theo thứ tự trên danh sách. Thực hiện kiểm tra, đối chiếu thông tin người hưởng trên danh sách C97-HD (bản giấy) với các Quyết định hưởng và danh sách C97-HD trên phần mềm TCS. Nếu khớp đúng hoàn toàn thông tin người hưởng thì ký và trình lãnh đạo ký trực tiếp trên danh sách C97-HD (bản giấy) đồng thời ký số danh sách C97-HD trên phần mềm TCS.

- Sau khi văn thư đóng dấu 03 danh sách C97-HD (bản giấy) và đóng dấu số danh sách C97-HD trên phần mềm TCS, viên chức xét duyệt bấm chuyển danh sách C97-HD từ phần mềm TCS sang phần mềm Kế toán tập trung (KTTT).

- Hằng tháng, căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng các khoản trợ cấp một lần kèm theo chế độ BHXH hàng tháng mà người hưởng đăng ký nhận qua tài khoản cá nhân, lập Danh sách C97-HD cùng thời điểm lập Danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng (C72a-HD) trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển Phòng KHTC để chi hoặc chuyển cho Bộ phận KHTC theo phân cấp.

b. Lập danh sách chi trả hàng tháng:

b1. Bộ phận chế độ

Căn cứ dữ liệu người hưởng tăng giảm trong tháng (bao gồm cả điều chỉnh tăng, giảm mức hưởng, người hưởng từ nơi khác chuyển đến) lập Danh sách người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03-TS) chuyển bộ phận Thu - Sổ, thẻ tăng quá trình tham gia BHYT đối với người hưởng trợ cấp tuất hằng tháng từ đủ 80 tuổi trở lên.

b2. Phòng Chế Độ

Tiếp nhận và căn cứ dữ liệu báo cáo tăng giảm do BHXH quận, huyện chuyển đến, lập và trình lãnh đạo phê duyệt Danh sách C72a-HD của tháng sau kèm theo các khoản trợ cấp một lần (nếu có), Danh sách C97_ATM-HT đối với người hưởng qua tài khoản cá nhân, chuyển Phòng KHTC Danh sách C72a_HD và Danh sách C97_ATM-HT đối với người hưởng qua tài khoản cá nhân, chuyển Bưu điện Danh sách C72a-HD của tháng đối với người hưởng nhận bằng hình thức tiền mặt để chi trả cho người hưởng.

2.3.5. Khóa số liệu, kết xuất báo cáo:

- Hằng tháng thực hiện khóa số liệu, kết xuất báo cáo theo Mẫu số 8-CBH và số 10-CBH, trình Lãnh đạo phê duyệt để lưu trên Hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH.

- Ngày làm việc đầu tiên hằng tháng Bộ phận Chế Độ thực hiện khóa số liệu, kết xuất báo cáo theo Mẫu số 20-HSB, trình Lãnh đạo phê duyệt để lưu trên hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH. Tương tự Phòng Chế độ BHXH thực hiện khóa số liệu, kết xuất báo cáo theo Mẫu số 20-HSB, trình Lãnh đạo phê duyệt để lưu trên hệ thống và gửi BHXH Việt Nam (Ban thực hiện chính sách BHXH).

- Ngày làm việc đầu tiên của tháng 7, tháng 01 hàng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất, lập báo cáo chỉ tiêu thống kê của 6 tháng đầu năm và của năm trước hoặc theo kỳ thống kê đột xuất theo các Mẫu số 22-HSB để lưu trên Hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH. Tương tự Phòng Chế Độ thực hiện và gửi về BHXH Việt Nam.

- Việc luân chuyển các quyết định, danh sách, biểu mẫu báo cáo, văn bản trao đổi giữa các bộ phận nghiệp vụ, giữa bộ phận nghiệp vụ đến cán bộ quản lý cấp trên phải thực hiện trên Hệ thống phần mềm quản lý và phải lưu giữ trên Hệ thống; việc phê duyệt phải được thực hiện bằng chữ ký số.

2.3.6. Bàn giao hồ sơ đã giải quyết:

a. Chuyển hồ sơ đã giải quyết cho Văn Phòng/Bộ phận TN-TKQ gồm: 01 bản Quyết định hưởng và 01 Bản quá trình đóng BHXH .

b. Chuyển hồ sơ cho Văn Phòng (Bộ phận lưu trữ hồ sơ) để lưu trữ theo quy định, cụ thể:

- Đối với hồ sơ hưởng chế độ tuất hằng tháng: Quyết định hưởng, Bản quá trình đóng BHXH và toàn bộ bản chính các loại hồ sơ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - PGN 207.

- Đối với hồ sơ hưởng trợ cấp tuất 1 lần lưu: Quyết định hưởng, Bản quá trình đóng BHXH và toàn bộ bản chính các loại hồ sơ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 207.

c. Bàn giao Phòng/Bộ phận KHTC: Danh sách C97-HD (02 bản giấy, ký trực tiếp) và 01 Quyết định hưởng (Trong trường hợp nhận tiền mặt)

d. Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.

Bước 3: Văn phòng/Bộ phận tiếp nhận-Trả kết quả; Phòng/Bộ phận Kế hoạch tài chính. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

3.1. Văn phòng/Bộ phận tiếp nhận - Trả kết quả (TN-TKQ).

a. Tiếp nhận hồ sơ đã được giải quyết từ Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH (gồm: Quyết định hưởng và Bản quá trình đóng BHXH (nếu có)). Đóng gói hồ sơ, ghi tên, địa chỉ đơn vị, người lao động theo địa chỉ nhận kết quả hồ sơ qua bưu điện, lập biên bản giao nhận và chuyển cho nhân viên bưu điện.

b. Thực hiện chuyển các Quyết định và Bản quá trình đóng BHXH đã được ký số về phần mềm Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ theo quy định.

c. Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.

3.2. Phòng/Bộ phận Kế hoạch tài chính (KHTC).

a. Chi trả cho người hưởng.

a1) Chi trả qua tài khoản cá nhân

Căn cứ Danh sách C97-HD chi qua tài khoản cá nhân (bản giấy, ký trực tiếp): Thực hiện chuyển tiền ngay trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nhận được Danh sách.

Trường hợp không chi được do sai thông tin: Phòng KHTC ký số gửi từ phần mềm KTTT sang phần mềm TCS cho Phòng Chế độ BHXH (theo Mẫu số 1a-CBH); tiếp nhận thông tin điều chỉnh do Phòng Chế độ BHXH lập và trình lãnh đạo ký số chuyển từ phần mềm TCS sang phần mềm KTTT (theo Mẫu số 1b-CBH) để chuyển số tiền trợ cấp vào tài khoản cho người lao động ngay khi nhận được thông tin đề nghị điều chỉnh.

a2) Chi trả bằng tiền mặt

Căn cứ Danh sách C97-HD và Danh sách 7b-CBH, Văn bản ủy quyền bản chính (nếu có); CCCD/ CMND, Quyết định hưởng (01 bản do người hưởng chuyển đến) chi trả cho người hưởng;

Căn cứ giấy đề nghị Mẫu số 3-CBH, đối chiếu với dữ liệu đang quản lý để chi trả cho thân nhân người hưởng từ trần nhưng chưa nhận trợ cấp BHXH.

Đề nghị người hưởng ký tên vào Danh sách C97-HD hoặc 7b-CBH; đóng dấu đã chi tiền trên quyết định, trả lại 01 quyết định cho người hưởng và 01 quyết định lưu tại chứng từ chi trả;

b. Cấp kinh phí:

Phòng KHTC căn cứ vào số tiền trên danh sách chi theo mẫu C97-HD thực hiện cấp kinh phí cho BHXH TP Thủ Đức và các quận huyện (đối với trường hợp đăng ký nhận tiền mặt tại cơ quan BHXH hoặc nhận qua ATM).

Bước 4. Bưu điện.

4.1. Tiếp nhận hồ sơ do cơ quan BHXH bàn giao.

4.2 Thực hiện chi trả và lưu trữ chứng từ theo quy định tại Quyết định 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019 của BHXH Việt Nam và Thực hiện tổ chức chi trả theo Hợp đồng đã ký kết với cơ quan BHXH.

4.3. Bàn giao hồ sơ cho thân nhân người lao động theo địa chỉ ghi trên bao bì hồ sơ.

2.2. Giải quyết chế độ tử tuất đối với thân nhân của người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH và trợ cấp hằng tháng (sau đây gọi tắt là BHXH hằng tháng) nộp hồ sơ tại BHXH Thành phố Thủ Đức, quận, huyện.

- Thời hạn trả kết quả: 08 ngày làm việc.

Sơ đồ:

- Diễn giải thời gian tiếp nhận, giải quyết:

+ Bước 1: Bộ phận TN-TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

+ Bước 2: Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 07 ngày làm việc.

+ Bước 3: Bộ phận TN-TKQ, Bộ phận KHTC. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

+ Bước 4: Bưu điện.

- Quy trình chi tiết:

Bước 1: Bộ phận Tiếp nhận -Trả kết quả (TN-TKQ) . Thời hạn 0,5 ngày làm việc

1.1. Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra đảm bảo đầy đủ thành phần, tính toàn vẹn của hồ sơ, cụ thể:

- Thành phần hồ sơ đủ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 207

- Kiểm tra hồ sơ nếu thiếu thông tin phục vụ công tác quản lý người hưởng (địa chỉ không chi tiết, không có số điện thoại, thông tin về tài khoản không đầy đủ...) thì đề nghị thân nhân người lao động bổ sung đầy đủ thông tin vào mẫu số 14-HSB hoặc Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 207.

- Trường hợp nộp bản sao không hợp lệ (chưa được chứng thực, công chứng hoặc chưa được đối chiếu với bản chính) thì đề nghị xuất trình bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận “đã đối chiếu với bản chính” ký, ghi rõ họ tên, ngày tháng năm và nơi đối chiếu xác nhận.

- Nếu hồ sơ đúng, đủ thì thực hiện tiếp nhận; hồ sơ không đúng, không đủ thành phần thì trả cho người nộp kèm theo Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.

1.2. Thực hiện tiếp nhận, số hóa hồ sơ giấy đã tiếp nhận để cập nhật vào phần mềm TNHS, Hệ thống lưu trữ và chuyển Bộ phận Chế độ BHXH, kèm theo Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (nếu có).

1.3. Nhập thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.

Bước 2: Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 07 ngày làm việc.

2.1. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận Tiếp nhận - Trả kết quả chuyển đến.

2.2. Kiểm tra hồ sơ:

a. Đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng kiểm tra dữ liệu hồ sơ lưu trữ theo đường dẫn: https://luutruhsdt.baohiemxahoi.gov.vn, đối chiếu thông tin nhân thân (họ tên/ngày tháng năm sinh…), CMND, căn cước công dân của người hưởng hưu trí, trợ cấp BHXH hằng tháng chết và thân nhân.

b. Kiểm tra điều kiện hưởng chế độ tuất, hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định. Những hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết lập Phiếu hướng dẫn trả cho thân nhân nộp hồ sơ.

c. Trường hợp thân nhân hưởng trợ cấp tuất hằng tháng là cha ruột, mẹ ruột hoặc cha, mẹ (vợ hoặc chồng) hoặc người khác mà khi còn sống người chết có trách nhiệm nuôi dưỡng hết tuổi lao động thì phải kiểm tra trên chương trình TCS như sau:

* Kiểm tra bằng số CMND hoặc căn cước công dân của thân nhân hưởng trợ cấp hằng tháng theo đường dẫn TCS/xét duyệt hồ sơ/Tìm kiếm các chế độ đã hưởng trên TQ theo CMT để kiểm tra xem thân nhân đó có đang hưởng trợ cấp từ BHXH không. Nếu có thì không giải quyết định suất hằng tháng đó.

* Kiểm tra theo dữ liệu tên, ngày tháng năm sinh của thân nhân hưởng trợ cấp tuất hàng tháng theo đường dẫn TCS/chi trả hàng tháng/tìm kiếm để kiểm tra xem thân nhân đó có đang hưởng trợ cấp hằng tháng từ BHXH không?. Nếu có thì không giải quyết định suất hằng tháng đó.

d. Khi thực hiện xét duyệt hồ sơ tử tuất, nếu phát sinh trường hợp phải thu hồi lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, BHXH quận, huyện phải ban hành quyết định thu hồi và thông báo ngay đến Bưu điện theo địa bàn quản lý người hưởng để phối hợp, hỗ trợ cơ quan Bưu điện thu hồi và kịp thời dừng chi trả đối với trường hợp chi tiền mặt.

Trường hợp phải thu hồi lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng thì lập Quyết định thu hồi trình Ban Giám đốc bao gồm: 01 bản lưu hồ sơ gốc, 01 bản chuyển bộ phận KHTC; 01 bản chuyển đến Phòng KHTC (đối với người hưởng qua tài khoản cá nhân), 01 bản chuyển đến Bưu điện theo địa bàn quản lý người hưởng để thu hồi.

e. Truy cập vào phần mềm TCS, cập nhật giảm chết và khai báo thu hồi đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng, in và trình Ban Giám đốc ký số: Danh sách báo giảm lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, TCTN (mẫu 8-CBH) chuyển Phòng Chế độ BHXH (Bộ phận quản lý người hưởng hằng tháng) vào kỳ báo cáo tăng giảm hằng tháng. Không giải quyết chế độ tử tuất khi chưa báo giảm trên hệ thống.

f. Truy cập vào Hệ thống của BHXH Việt Nam theo đường dẫn: https://gdbhyt.baohiemxahoi.gov.vn/ đối chiếu dữ liệu KCB, không để xảy ra trường hợp chết mà vẫn phát sinh chi phí KCB. Trường hợp kiểm tra có phát sinh chi phí khám chữa bệnh sau ngày mất thì lập phiếu chuyển Phòng Giám Định BHYT phối hợp xử lý trước khi giải quyết chi chế độ Tuất.

Đồng thời vào Phầm mềm TST: http://tst.baohiemxahoi.gov.vn để kiểm tra thẻ BHYT, nếu còn giá trị sử dụng thì lập Phiếu chuyển Phòng/BP TST (nơi cấp thẻ BHYT) giảm thẻ.

g. Trường hợp người đang hưởng trợ cấp BHXH hằng tháng chết hoặc thân nhân người chết hưởng mai táng phí, trợ cấp tuất một lần, trợ cấp tuất hằng tháng mà chưa có mã số BHXH thì phải chuyển Bộ phận Thu-Sổ, Thẻ để cấp mã số BHXH và đồng bộ mã số BHXH và liên thông các cơ sở dữ liệu TST, hộ gia đình với cơ sở dữ liệu người hưởng BHXH, BHTN sau đó mới được giải quyết chế độ tử tuất.

Lưu ý: Trong quá trình xét duyệt trên phần mềm TCS nếu có thông tin cảnh báo từ chương trình đề nghị viên chức xét duyệt phải báo lãnh đạo phụ trách để có phương án phối hợp hoặc xử lý nội dung cảnh báo theo quy định trước khi chi trả trợ cấp.

2.3. Giải quyết hưởng:

a. Truy cập vào phần mềm TCS, cập nhật thông tin, đối chiếu dữ liệu để xét duyệt và trình Lãnh đạo ký số: các Quyết định hưởng, Bản quá trình đóng BHXH Mẫu số 04-HSB (nếu có) tương ứng với từng chế độ.

Việc ký số hồ sơ thực hiện theo quy định về hướng dẫn ký số hồ sơ chế độ bảo hiểm xã hội.

b. Trường hợp thanh toán phí GĐYK: kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn, chứng từ thu phí giám định và bảng kê các nội dung giám định, xác định đối tượng, điều kiện và mức phí, cập nhật mức phí thanh toán vào quyết định hưởng BHXH; trường hợp không thanh toán thì có văn bản trả lời người hưởng nêu rõ lý do. Không thanh toán phí GĐYK đối với trường hợp người lao động đã GĐYK mà kết luận mức suy giảm KNLĐ được sử dụng để hưởng các chính sách khác trước đó.

c. Trường hợp người hưởng đăng ký nhận trợ cấp tại tỉnh/thành phố khác, khi giải quyết hưởng đồng thời lập Thông báo chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH theo Mẫu số 18-HSB trình lãnh đạo phê duyệt, chuyển trên Hệ thống đến BHXH huyện nơi người hưởng đăng ký nhận chế độ, trường hợp hưởng chế độ tử tuất một lần thì kèm theo hồ sơ và Thông báo về việc chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH gửi cho người hưởng theo Mẫu số 23-HSB.

d. Trường hợp hưởng chế độ Tử tuất do tỉnh/thành phố khác chuyển đến:

d1) Đối với người đang hưởng trợ cấp Tuất hằng tháng: Truy cập Hệ thống để tiếp nhận thông báo chuyển hưởng; báo tăng trên Hệ thống, cập nhật vào danh sách chi trả.

d2) Đối với trường hợp bắt đầu hưởng Tử tuất hằng tháng, chế độ tử tuất một lần: Truy cập Hệ thống để tiếp nhận thông báo chuyển hưởng; kiểm tra hồ sơ trên Hệ thống lưu trữ điện tử tập trung, báo tăng trên Hệ thống, cập nhật vào vào danh sách chi trả (trợ cấp Tuất hàng tháng), Lập danh sách C97 chuyển Phòng KHTC/Bp KHTC để thực hiện chi trả (trợ cấp Tuất một lần) trường hợp giải quyết đúng quy định; trường hợp không đủ điều kiện hưởng, giải quyết không đúng đối tượng thì tạm thời chưa chi trả và thông báo ngay cơ quan BHXH nơi đã giải quyết để phối hợp xử lý; đồng thời thông báo để người hưởng biết về việc chưa chi trả.

Lưu ý: Đối với loại trợ cấp tuất một lần nơi nào tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thì nơi đó thực hiện chi trả chế độ cho thân nhân người lao động hưởng trợ cấp (Trừ trường hợp thân nhân hưởng chế độ cư trú tại tỉnh/thành phố khác mà chọn hình thức nhận trợ cấp là tiền mặt).

2.4. Lập danh sách chi trả:

a. Lập danh sách chi trả 1 lần

Hằng ngày, căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng các chế độ trợ cấp tuất một lần; Thông báo chuyển hưởng chế độ trợ cấp tuất một lần; quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc khấu trừ tiền BHXH, lập Danh sách C97-HD theo phân cấp với các hình thức: Chi trả qua tài khoản cá nhân, chi trả trực tiếp bằng tiền mặt, trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển đến Phòng KHTC/Bộ phận KHTC cụ thể như sau:

- Viên chức xét duyệt in 03 danh sách C97-HD từ phần mềm TCS, ghép với các Quyết định hưởng đã được đóng dấu của từng trường hợp theo thứ tự trên danh sách. Thực hiện kiểm tra, đối chiếu thông tin người hưởng trên danh sách C97-HD (bản giấy) với các Quyết định hưởng và danh sách C97-HD trên phần mềm TCS. Nếu khớp đúng hoàn toàn thông tin người hưởng thì ký và trình lãnh đạo ký trực tiếp trên danh sách C97-HD (bản giấy) đồng thời ký số danh sách C97-HD trên phần mềm TCS.

- Sau khi văn thư đóng dấu 03 danh sách C97-HD (bản giấy) và đóng dấu số danh sách C97-HD trên phần mềm TCS, viên chức xét duyệt bấm chuyển danh sách C97-HD từ phần mềm TCS sang phần mềm Kế toán tập trung (KTTT).

- Hằng tháng, căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng các khoản trợ cấp một lần kèm theo chế độ BHXH hằng tháng mà người hưởng đăng ký nhận qua tài khoản cá nhân, lập Danh sách C97-HD cùng thời điểm lập Danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng (C72a-HD) trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển Phòng KHTC để chi hoặc chuyển cho Bộ phận KHTC theo phân cấp.

b. Lập danh sách chi trả hàng tháng

b1. Bộ phận chế độ

Căn cứ dữ liệu người hưởng tăng giảm trong tháng (bao gồm cả điều chỉnh tăng, giảm mức hưởng, người hưởng từ nơi khác chuyển đến) lập Danh sách người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03-TS) chuyển bộ phận Thu - Sổ, thẻ tăng quá trình tham gia BHYT đối với người hưởng trợ cấp tuất hằng tháng từ đủ 80 tuổi trở lên.

b2. Phòng Chế Độ

Tiếp nhận và căn cứ dữ liệu báo cáo tăng giảm do BHXH huyện chuyển đến, lập và trình lãnh đạo phê duyệt Danh sách C72a-HD của tháng sau kèm theo các khoản trợ cấp một lần (nếu có), Danh sách C97_ATM-HT đối với người hưởng qua tài khoản cá nhân, chuyển Phòng KHTC Danh sách C72a_HD và Danh sách C97_ATM-HT đối với người hưởng qua tài khoản cá nhân, chuyển Bưu điện Danh sách C72a-HD của tháng đối với người hưởng nhận bằng hình thức tiền mặt để chi trả cho người hưởng.

2.5. Khóa số liệu, kết xuất báo cáo:

- Hằng tháng thực hiện khóa số liệu, kết xuất báo cáo theo Mẫu số 8-CBH và số 10-CBH, trình Lãnh đạo phê duyệt để lưu trên Hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH.

- Ngày làm việc đầu tiên hàng tháng thực hiện khóa số liệu, kết xuất báo cáo theo Mẫu số 20-HSB, trình Lãnh đạo phê duyệt để lưu trên hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH.

- Ngày làm việc đầu tiên của tháng 7, tháng 01 hằng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất, lập báo cáo chỉ tiêu thống kê của 6 tháng đầu năm và của năm trước hoặc theo kỳ thống kê đột xuất theo các Mẫu số 22-HSB để lưu trên Hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH.

Việc luân chuyển các quyết định, danh sách, biểu mẫu báo cáo, văn bản trao đổi giữa các bộ phận nghiệp vụ, giữa bộ phận nghiệp vụ đến cán bộ quản lý cấp trên phải thực hiện trên Hệ thống phần mềm quản lý và phải lưu giữ trên Hệ thống; việc phê duyệt phải được thực hiện bằng chữ ký số.

2.6. Bàn giao hồ sơ đã giải quyết:

a. Chuyển hồ sơ đã giải quyết cho Bộ phận Tiếp nhận -Trả kết quả gồm: 01 bản Quyết định hưởng và 01 Bản quá trình đóng BHXH (nếu có).

b. Chuyển hồ sơ cho Văn phòng (Bp lưu trữ hồ sơ) để lưu trữ theo quy định, cụ thể:

- Đối với hồ sơ hưởng chế độ tuất hằng tháng: Quyết định hưởng tuất hằng tháng, Bản quá trình đóng BHXH (nếu có) và toàn bộ bản chính các loại hồ sơ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 207.

- Đối với hồ sơ hưởng trợ cấp tuất 1 lần: Quyết định hưởng tuất một lần, Bản quá trình đóng BHXH (nếu có) và toàn bộ bản chính các loại hồ sơ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 207.

c. Bàn giao hồ sơ cho Phòng/Bộ phận KTTC: Danh sách C97-HD (02 bản giấy, ký trực tiếp), Quyết định hưởng (trong trường hợp chi tiền mặt) và quyết định thu hồi (nếu có)

d. Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.

Bước 3: Bộ phận Tiếp nhận-Trả kết quả (TN-TKQ), Bộ phận kế hoạch tài chính (KHTC). Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

3.1. Bộ phận TN-TKQ.

a. Tiếp nhận hồ sơ đã được giải quyết từ Bộ phận Chế độ BHXH gồm: 01 bản Quyết định hưởng, Bản quá trình đóng BHXH (nếu có). Đóng gói hồ sơ, ghi tên, địa chỉ đơn vị, thân nhân người lao động theo địa chỉ nhận kết quả hồ sơ qua bưu điện, lập biên bản giao nhận và chuyển cho nhân viên bưu điện.

b. Thực hiện chuyển các Quyết định và Bản quá trình đóng BHXH (nếu có) đã được ký số về phần mềm Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ theo quy định.

c. Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.

3.2. Bộ phận KHTC.

a. Chi trả cho người hưởng.

a1) Chi trả qua tài khoản cá nhân

Căn cứ Danh sách C97-HD chi qua tài khoản cá nhân (bản giấy, ký trực tiếp): Thực hiện chuyển tiền ngay trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nhận được Danh sách.

Trường hợp không chi được do sai thông tin: Phòng KHTC ký số gửi từ phần mềm KTTT sang phần mềm TCS cho Phòng Chế độ BHXH (theo Mẫu số 1a-CBH); tiếp nhận thông tin điều chỉnh do Phòng Chế độ BHXH lập và trình lãnh đạo ký số chuyển từ phần mềm TCS sang phần mềm KTTT (theo Mẫu số 1b-CBH) để chuyển số tiền trợ cấp vào tài khoản cho người lao động ngay khi nhận được thông tin đề nghị điều chỉnh.

a2) Chi trả bằng tiền mặt

Căn cứ Danh sách C97-HD và Danh sách 7b-CBH, Văn bản ủy quyền bản chính (nếu có); CCCD/ CMND, Quyết định hưởng Tuất một lần (01 bản do người hưởng chuyển đến) chi trả cho người hưởng;

Căn cứ giấy đề nghị Mẫu số 3-CBH, đối chiếu với dữ liệu đang quản lý để chi trả cho thân nhân người hưởng từ trần nhưng chưa nhận trợ cấp BHXH.

Đề nghị người hưởng ký tên vào Danh sách C97-HD hoặc 7b-CBH; đóng dấu đã chi tiền trên quyết định, trả lại 01 quyết định cho người hưởng và 01 quyết định lưu tại chứng từ chi trả;

b. Cấp kinh phí:

Phòng KHTC căn cứ vào số tiền trên danh sách chi theo mẫu C97-HD thực hiện cấp kinh phí cho BHXH TP Thủ Đức và các quận huyện (đối với trường hợp đăng ký nhận tiền mặt tại cơ quan BHXH hoặc nhận qua ATM).

Bước 4. Bưu điện.

4.1. Tiếp nhận hồ sơ do cơ quan BHXH bàn giao.

4.2 Thực hiện chi trả và lưu trữ chứng từ theo quy định tại Quyết định 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019 của BHXH Việt Nam và Thực hiện tổ chức chi trả theo Hợp đồng đã ký kết với cơ quan BHXH.

4.3 Bàn giao hồ sơ cho người lao động theo địa chỉ ghi trên bao bì hồ sơ.

2.3. Giải quyết điều chỉnh chỉ số tiêu dùng hàng năm theo quy định của Chính phủ đối với hồ sơ tử tuất một lần mà có quá trình đóng BHXH theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định. Nộp tại cơ quan BHXH nơi đã ban hành quyết định hưởng trợ cấp tuất một lần. (207a)

- Thời hạn trả kết quả: 08 ngày làm việc.

Sơ đồ:

- Diễn giải thời gian tiếp nhận, giải quyết:

+ Bước 1: Văn phòng/Bp TN-TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

+ Bước 2: Phòng/Bp Chế độ BHXH. Thời hạn 07 ngày làm việc.

+ Bước 3: Văn phòng/Bp TN-TKQ, Phòng/BP KHTC. Thời hạn 0,5 ngày làm

+ Bước 4: Bưu điện.

- Quy trình chi tiết:

Bước 1: Văn Phòng/Bộ phận Tiếp nhận -Trả kết quả (TN-TKQ) . Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

1.1. Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra đảm bảo đầy đủ thành phần, tính toàn vẹn của hồ sơ

- Thành phần hồ sơ đủ Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 207.

- Kiểm tra hồ sơ nếu thiếu thông tin phục vụ công tác quản lý người hưởng (địa chỉ không chi tiết, không có số điện thoại, thông tin về tài khoản không đầy đủ...) thì đề nghị thân nhân người lao động bổ sung đầy đủ thông tin vào mẫu số 14-HSB hoặc Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 207.

- Trường hợp nộp bản sao không hợp lệ (chưa được chứng thực, công chứng hoặc chưa được đối chiếu với bản chính) thì đề nghị xuất trình bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận “đã đối chiếu với bản chính” ký, ghi rõ họ tên, ngày tháng năm và nơi đối chiếu xác nhận.

- Nếu hồ sơ đúng, đủ thì thực hiện tiếp nhận; hồ sơ không đúng, không đủ thành phần thì trả cho người nộp kèm theo Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.

1.2. Thực hiện tiếp nhận, số hóa hồ sơ giấy đã tiếp nhận để cập nhật vào phần mềm TNHS, Hệ thống lưu trữ và chuyển Bộ phận Chế độ BHXH.

1.3. Nhập thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.

Bước 2: Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 07 ngày làm việc.

2.1. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận Tiếp nhận - Trả kết quả chuyển đến.

a. Kiểm tra dữ liệu hồ sơ lưu trữ theo đường dẫn: https://luutruhsdt.baohiemxahoi.gov.vn, đối chiếu thông tin nhân thân (họ tên/ngày tháng năm sinh…), CMND, căn cước công dân của người lao động mất và thân nhân.

b. Kiểm tra hồ sơ đủ điều kiện giải quyết điều chỉnh, đảm bảo đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định. Những hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết lập Phiếu hướng dẫn trả cho thân nhân nộp hồ sơ.

2.2. Giải quyết hưởng:

a. Truy cập vào phần mềm TCS để kiểm tra đối chiếu dữ liệu với hồ sơ lưu trữ những trường hợp thuộc đối tượng điều chỉnh trợ cấp theo chỉ số giá tiêu dùng hàng năm, đảm bảo căn cứ điều chỉnh thì thực hiện xét duyệt và trình Lãnh đạo ký số: Quyết định điều chỉnh, Bản quá trình đóng BHXH Mẫu số 04-HSB (nếu có).

Việc ký số hồ sơ thực hiện theo quy định về hướng dẫn ký số hồ sơ chế độ bảo hiểm xã hội.

b. Đóng dấu “Đã điều chỉnh theo chỉ số giá tiêu dùng hàng năm của Chính phủ” trên quyết định hưởng trợ cấp tuất của thân nhân và sổ BHXH đang lưu trữ.

2.3. Lập danh sách chi trả:

Hằng ngày, căn cứ dữ liệu giải quyết điều chỉnh hưởng trợ cấp Tuất một lần; Thông báo chuyển hưởng chế độ trợ cấp tuất một lần; quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc khấu trừ tiền BHXH, lập Danh sách C97-HD theo phân cấp với các hình thức: Chi trả qua tài khoản cá nhân, chi trả trực tiếp bằng tiền mặt, trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển đến Phòng KHTC/Bộ phận KHTC cụ thể như sau:

- Viên chức xét duyệt in 03 danh sách C97-HD từ phần mềm TCS, ghép với các Quyết định hưởng đã được đóng dấu của từng trường hợp theo thứ tự trên danh sách. Thực hiện kiểm tra, đối chiếu thông tin người hưởng trên danh sách C97-HD (bản giấy) với các Quyết định hưởng và danh sách C97-HD trên phần mềm TCS. Nếu khớp đúng hoàn toàn thông tin người hưởng thì ký và trình lãnh đạo ký trực tiếp trên danh sách C97-HD (bản giấy) đồng thời ký số danh sách C97-HD trên phần mềm TCS.

- Sau khi văn thư đóng dấu 03 danh sách C97-HD (bản giấy), ký dấu số danh sách C97-HD trên phần mềm TCS, viên chức xét duyệt bấm chuyển danh sách C97-HD từ phần mềm TCS sang phần mềm Kế toán tập trung (KTTT).

Lưu ý: Trong quá trình xét duyệt trên phần mềm TCS nếu có thông tin cảnh báo từ chương trình đề nghị viên chức xét duyệt phải báo lãnh đạo phụ trách để có phương án phối hợp hoặc xử lý nội dung cảnh báo theo quy định trước khi chi trả trợ cấp.

2.4. Bàn giao hồ sơ đã giải quyết:

a. Chuyển hồ sơ đã giải quyết cho Bộ phận Tiếp nhận - Trả kết quả gồm: 01 bản Quyết định điều chỉnh và 01 Bản quá trình đóng BHXH (nếu có).

b. Chuyển hồ sơ cho Phòng Quản lý hồ sơ để lưu trữ theo quy định: Quyết định điều chỉnh, Bản quá trình đóng BHXH (nếu có) và toàn bộ bản chính các loại hồ sơ.

c. Bàn giao cho Phòng/Bộ phận KTTC: Danh sách C97-HD (02 bản giấy, ký trực tiếp), 01 quyết định điều chỉnh (Trong trường hợp nhận tiền mặt)

d. Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.

Bước 3: Văn Phòng/Bộ phận Tiếp nhận-Trả kết quả (TN-TKQ), Phòng/Bộ phận kế hoạch tài chính (KHTC). Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

3.1. Văn Phòng/Bộ phận TN-TKQ.

a. Tiếp nhận hồ sơ đã được giải quyết từ Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH gồm: 01 bản Quyết định điều chỉnh, Bản quá trình đóng BHXH (nếu có). Đóng gói hồ sơ, ghi tên, địa chỉ đơn vị, thân nhân người lao động theo địa chỉ nhận kết quả hồ sơ qua bưu điện, lập biên bản giao nhận và chuyển cho nhân viên bưu điện.

b. Thực hiện chuyển các Quyết định và Bản quá trình đóng BHXH đã được ký số về phần mềm Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ theo quy định.

c. Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.

3.2. Phòng/Bộ phận KHTC.

a. Chi trả cho người hưởng.

a1) Chi trả qua tài khoản cá nhân

Căn cứ Danh sách C97-HD chi qua tài khoản cá nhân (bản giấy, ký trực tiếp): Thực hiện chuyển tiền ngay trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nhận được Danh sách.

Trường hợp không chi được do sai thông tin: Phòng KHTC ký số gửi từ phần mềm KTTT sang phần mềm TCS cho Phòng Chế độ BHXH (theo Mẫu số 1a-CBH); tiếp nhận thông tin điều chỉnh do Phòng Chế độ BHXH lập và trình lãnh đạo ký số chuyển từ phần mềm TCS sang phần mềm KTTT (theo Mẫu số 1b-CBH) để chuyển số tiền trợ cấp vào tài khoản cho người lao động ngay khi nhận được thông tin đề nghị điều chỉnh.

a2) Chi trả bằng tiền mặt

Căn cứ Danh sách C97-HD và Danh sách 7b-CBH, Văn bản ủy quyền bản chính (nếu có); CCCD/ CMND, Quyết định hưởng (01 bản do người hưởng chuyển đến) chi trả cho người hưởng;

Căn cứ giấy đề nghị Mẫu số 3-CBH, đối chiếu với dữ liệu đang quản lý để chi trả cho thân nhân người hưởng từ trần nhưng chưa nhận trợ cấp BHXH.

Đề nghị người hưởng ký tên vào Danh sách C97-HD hoặc 7b-CBH; đóng dấu đã chi tiền trên quyết định, trả lại 01 quyết định cho người hưởng và 01 quyết định lưu tại chứng từ chi trả.

b. Cấp kinh phí:

Phòng KHTC căn cứ vào số tiền trên danh sách chi theo mẫu C97-HD thực hiện cấp kinh phí cho BHXH TP Thủ Đức và các quận huyện (đối với trường hợp đăng ký nhận tiền mặt tại cơ quan BHXH hoặc nhận qua ATM).

Bước 4. Bưu điện.

4.1. Tiếp nhận hồ sơ do cơ quan BHXH bàn giao.

4.2. Thực hiện chi trả và lưu trữ chứng từ theo quy định tại Quyết định 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019 của BHXH Việt Nam và Thực hiện tổ chức chi trả theo Hợp đồng đã ký kết với cơ quan BHXH.

4.2 Bàn giao hồ sơ cho người lao động theo địa chỉ ghi trên bao bì hồ sơ./.

GIẤY TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ HẸN TRẢ KẾT QUẢ

Mã hồ sơ: ..............

Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả TTHC BHXH tỉnh (huyện): .....................................

............................................................................................................................................

Địa chỉ: ...............................................................................................................................

Số điện thoại: .....................................................................................................................

Đã tiếp nhận hồ sơ ông /bà[1]: .........................................................................................

............................................................................................................................................

Mã số BHXH (trường hợp nộp hồ sơ của cá nhân): .........................................................

Số CCCD: ..........................................................................................................................

Ngày sinh:.................................................. Giới tính: ........................................................

Địa chỉ (ghi theo địa chỉ tại mẫu đơn/tờ khai: ....................................................................

...........................................................................................................................................

Số điện thoại: .....................................................................................................................

Email: .................................................................................................................................

Mã đơn vị (trường hợp nộp hồ sơ của tổ chức): ..............................................................

Tên đơn vị: .........................................................................................................................

Nội dung yêu cầu giải quyết: Giải quyết chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; Giải quyết chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp tổng hợp hoặc tái phát; Cấp tiền mua phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình.

1. Thành phần hồ sơ nộp gồm:

2. Thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định là: 06 ngày làm việc

3. Thời gian nhận hồ sơ: .....giờ.... phút, ngày … tháng ... năm..........

4. Thời gian trả kết quả: .....giờ.... phút, ngày … tháng ... năm..........

5. Đăng ký hình thức nhận kết quả: (tích vào ô lựa chọn)

□ Chỉ nhận bản điện tử

□ Bản giấy

□ Cả bản giấy và bản điện tử

Lựa chọn cách thức nhận:

□ Trực tiếp tại cơ quan BHXH

□ Tại Trung tâm phục vụ HCC/Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả cấp huyện

□ Qua dịch vụ bưu chính công ích (cá nhân tự thanh toán cước phí chuyển phát với đơn vị cung cấp dịch vụ)

Địa chỉ nhận hồ sơ giấy: [2] ....................................................................................................

6. Đối với kết quả là tiền giải quyết chế độ, đề nghị nhận: (Đánh dấu vào ô chọn)

Đã nhận kết quả giải quyết vào ngày .........tháng ............năm........

Người nhận
(Ký và ghi rõ họ tên)

GIẤY TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ HẸN TRẢ KẾT QUẢ

Mã hồ sơ: ..............

Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả TTHC BHXH tỉnh (huyện): ...................................

..........................................................................................................................................

Địa chỉ: .............................................................................................................................

Số điện thoại: ...................................................................................................................

Đã tiếp nhận hồ sơ ông /bà[3]: .......................................................................................

..........................................................................................................................................

Mã số BHXH (trường hợp nộp hồ sơ của cá nhân): .......................................................

Số CCCD: ........................................................................................................................

Ngày sinh:.................................................. Giới tính: ......................................................

Địa chỉ (ghi theo địa chỉ tại mẫu đơn/tờ khai: ..................................................................

..........................................................................................................................................

Số điện thoại: ...................................................................................................................

Email: .................................................................................................................................

Mã đơn vị (trường hợp nộp hồ sơ của tổ chức): ..............................................................

Tên đơn vị: .........................................................................................................................

Nội dung yêu cầu giải quyết: Giải quyết hồ sơ hưởng trợ cấp Tử Tuất, điều chỉnh chỉ số tiêu dùng đối với hồ sơ Tử Tuất

1.Thành phần hồ sơ nộp gồm:

2. Thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định là: 08 ngày làm việc

3. Thời gian nhận hồ sơ: .....giờ.... phút, ngày … tháng ... năm..........

4. Thời gian trả kết quả : .....giờ.... phút, ngày … tháng ... năm..........

5. Đăng ký hình thức nhận kết quả: (tích vào ô lựa chọn)

□ Chỉ nhận bản điện tử

□ Bản giấy

□ Cả bản giấy và bản điện tử

Lựa chọn cách thức nhận:

□ Trực tiếp tại cơ quan BHXH

□ Tại Trung tâm phục vụ HCC/Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả cấp huyện

□ Qua dịch vụ bưu chính công ích (cá nhân tự thanh toán cước phí chuyển phát với đơn vị cung cấp dịch vụ)

Địa chỉ nhận hồ sơ giấy: [4] ................................................................................................

6. Đối với kết quả là tiền giải quyết chế độ, đề nghị nhận: (Đánh dấu vào ô chọn)

Đã nhận kết quả giải quyết vào ngày .........tháng ............năm........

Người nhận
(Ký và ghi rõ họ tên)

Lưu ý: Tổ chức, cá nhân khi đến nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan BHXH mang theo Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả để nộp lại khi nhận kết quả; thực hiện ký xác nhận vào Giấy này và ký vào Sổ theo dõi hồ sơ.