|
BỘ
NỘI THƯƠNG
*******
|
VIỆT
NAM DÂN CHỦ CỘNG HOÀ
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
*******
|
|
Số
: 521-NT
|
Hà
Nội, ngày 06 tháng 06 năm 1963
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH “ĐIỀU LỆ TẠM THỜI VỀ CÔNG TÁC CỦA NHÂN VIÊN TRONG CỬA
HÀNG BÁN LẺ”
BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI
THƯƠNG
Căn cứ nghị định số 80-CP
ngày 16-07-1962 của Hội đồng Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức
bộ máy của Bộ Nội thương;
Để thực hiện tốt điều lệ công tác của cửa hàng bán lẻ nhằm mục đích nâng cao
văn minh thương nghiệp và tăng cường ý thức trách nhiệm của nhân viên công tác
trong việc phục vụ khách hàng và quản lý tài sản của Nhà nước;
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. – Nay ban hành
“Điều lệ tạm thời về công tác của nhân viên trong cửa hàng bán lẻ” gồm có các
phần:
Điều lệ công
tác của cửa hàng trưởng;
Điều lệ công
tác của tổ trưởng tổ bán hàng;
Điều lệ công
tác của nhân viên bán hàng;
Điều lệ công
tác của kế toán trưởng cửa hàng;
Điều lệ công
tác của thủ quỹ cửa hàng;
Điều lệ công
tác của nhân viên thu ngân;
Điều lệ công
tác của thủ kho cửa hàng;
Điều 2. – Quyết định này có giá
trị thi hành từ ngày ký; các điều quy định trước đây trái với quyết định này đều
bãi bỏ.
Điều 3. – Các ông Chánh
văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức kỹ thuật, Trưởng ban Thanh tra Bộ, các ông Vụ
trưởng, Cục trưởng các Vụ, Cục trực thuộc Bộ, Ủy ban hành chính các cấp các ông
Giám đốc, trưởng Ty, các Sở, Ty thương nghiệp khu, thành, tỉnh, các ông trường
phòng thương nghiệp thị xã, huyện, khu phố có nhiệm vụ thi hành kiểm tra việc
chấp hành quyết định này.
|
|
K.T.
BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI THƯƠNG
THỨ TRƯỞNG
Hoàng Quốc Thịnh
|
ĐIỀU LỆ TẠM THỜI
VỀ CÔNG TÁC CỦA NHÂN VIÊN TRONG CỬA HÀNG BÁN LẺ
I. ĐIỀU LỆ
CÔNG TÁC CỦA CỬA HÀNG TRƯỞNG
1. Cửa
hàng trưởng và cửa hàng phó do Nhà nước bổ nhiệm. Theo chế độ thủ trưởng phụ
trách quản lý xí nghiệp, cửa hàng trưởng chịu trách nhiệm toàn diện trước chủ
nhiệm công ty hoặc chủ nhiệm xí nghiệp thương nghiệp về quản lý tài sản và lãnh
đạo kinh doanh trong cửa hàng.
2. Cửa
hàng trưởng có trách nhiệm thi hành nghiêm chỉnh các chỉ thị của cấp trên và chấp
hành các chính sách, chế độ, nguyên tắc, thể lệ thương nghiệp của Nhà nước, bảo
đảm hoàn thành vượt mức kế hoạch lưu chuyển hàng hóa bán lẻ, kế hoạch tài vụ kế
hoạch sản xuất chế biến đã được cấp trên xét duyệt, phấn đấu vượt mức vòng quay
vốn, đảm bảo tài sản không hư hao mất mát, không để ứ đọng vốn.
3. Cửa
hàng trưởng có nhiệm vụ lập dự thảo kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài vụ, kế hoạch
lao động tiền lương, kế hoạch phí, kế hoạch tu sửa, mua sắmh thiết bị v.v… hàng
năm, hàng quý cho cửa hàng, gửi lên cấp trên xét duyệt và phân phối các chỉ
tiêu kế hoạch đó cho các bộ phận trong cửa hàng.
4. Bảo
đảm cho cửa hàng hoạt động bình thường, không gián đoạn bằng cách: chuẩn bị cho
cửa hàng thường xuyên có đủ mặt hàng chính, thiết yếu đã quy định; kịp thời lấy
hàng theo kế hoạch phân phối đã được cấp trên duỵệt; khai thác thêm hàng ngoài
kế hoạch để tăng thêm mặt hàng cho cửa hàng.
5. Tổ
chức bán ra đúng chính sách, đúng giá quy định, tổ chức quản lý tốt tài sản, tiền
bạc trong cửa hàng.
6. Tạo
mọi điều kiện cho khách mua hàng được nhanh chóng, thoải mái. Trong giờ bán
hàng cửa hàng trưởng hoặc cửa hàng phó phải có mặt ở nơi bán hàng để theo dõi
tình hình hoạt động về mọi mặt của cửa hàng và tham gia bán hàng trong những giờ
đông khách.
7. Cửa
hàng trưởng hoặc cửa hàng phó phải có mặt ở cửa hàng trước giờ làm việc 15 phút
để kiểm tra khóa và dấu niêm phong của cửa hàng:
a) Nếu thấy dấu
niêm phong và khóa vẫn nguyên vẹn thì có thể mở cửa để bán hàng.
b) Nếu dấu
niêm phong bị mất hoặc có những dấu vết khả nghi thì phải báo ngay cho cơ quan
thương nghiệp cấp trên và công an cử người tới chứng kiến việc mở cửa hàng và
chỉ được bán hàng sau khi đã kiểm kê lại toàn bộ tài sản.
8. Có
kế hoạch sử dụng hợp lý nhân lực; phân phối công tác đúng khả năng, trình độ nghiệp
vụ của từng người. Tổ chức, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc tình hình thực hiện
công việc đã giao cho cán bộ công nhân viên.
9. Căn
cứ vào chế độ khen thưởng và kỷ luật đã ban hành, thi hành hoặc đề nghị kỷ luật
những nhân viên vi phạm thể lệ thương nghiệp, vi phạm kỷ luật lao động và nội
quy cửa hàng, khen thưởng những nhân viên thực hiện tốt những mặt nói trên.
Kết hợp với
công đoàn, đảm bảo thực hiện luật lao động, điều lệ bảo hiểm xã hội, các chế độ
phúc lợi khác và phải quan tâm đúng mức tới đời sống của công nhân viên cửa
hàng.
10. Trước
khi thu nhận nhân viên vào cửa hàng, phải cho đi khám sức khỏe. Định kỳ phải
cho nhân viên cửa hàng đi khám sức khỏe và tiêm phòng bệnh. Tuyệt đối không được
thu nhận những người có bệnh truyền nhiễm, bệnh ngoài da, không đủ sức khỏe vào
cửa hàng (đặc biệt là các cửa hàng thực phẩm, ăn uống, đường, mứt, kẹo).
11. Theo
dõi việc chấp hành những nguyên tắc bảo đảm an toàn lao động, áp dụng những
phương tiện cơ khí hoá từ thấp đến cao trong những việc bốc dỡ, khuân vác, vận
chuyển trong cửa hàng để giảm nhẹ nặng nhọc, tăng năng suất lao động cho nhân
viên cửa hàng.
12. Có
kế hoạch bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ kỹ thuật cho nhân viên của cửa hàng, áp dụng
những kinh nghiệm tiên tiến và hình thức phục vụ tiến bộ vào trong công tác của
cửa hàng để không ngừng nâng cao trình độ văn minh phục vụ khách hàng.
13. Kết
hợp với công đoàn, tổ chức thi đua xã hội chủ nghĩa, tạo mọi điều kiện cho công
nhân viên hoàn thành các chỉ tiêu công tác và giao ước thi đua. Giúp đỡ công
nhân viên có đủ phương tiện phát huy sáng kiến, áp dụng kinh nghiệm trong cải
tiến kỹ thuật, hợp lý hóa tổ chức. Tập hợp, phổ biến và đề nghị biểu dương khen
thưởng kịp thời những sáng kiến lớn, nhỏ có tác dụng thúc đẩy hoàn thành tốt kế
hoạch kinh doanh; hàng tháng, hàng quý, hàng năm phải sơ kết, tổng kết tình
hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của cửa hàng và tình hình thi đua báo cáo
lên cấp trên và trước hội nghị công nhân viên chức của cửa hàng.
14. Tổ
chức họp thường kỳ với đại biểu khách hàng và thường xuyên theo dõi “Sổ góp ý
và xây dựng của khách hàng” để nắm được nhu cầu của khách hàng, tổ chức nhập
hàng hợp lý và cải tiến công tác của cửa hàng.
15. Cửa
hàng trưởng có quyền ra lệnh xuất nhập tiền hàng trong phạm vi cửa hàng theo thể
lệ kế toán tài chính đã quy định. Ra lệnh chi các khoản sửa chữa nhỏ, mua sắm
thiết bị cho cửa hàng theo kế hoạch và dự trù đã được duyệt.
16. Có
quyền từ chối không nhận hoặc lập biên bản đòi bồi thường những hàng hóa,
phương tiện vật chất kỹ thuật không đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, không đúng mẫu,
không đúng thời gian quy định trong hợp đồng thu mua và những hàng không có ghi
trong hợp đồng.
17. Trước
khi đến nhận công tác hoặc chuyển đi nơi khác đều phải làm thủ tục kiểm kê bàn
giao đầy đủ về tiền, hàng, tài sản và mọi mặt công tác khác. Phải lập biên bản
bàn giao dưới sự chứng kiến của đại diện cơ quan thương nghiệp cấp trên.
Khi cửa hàng
trưởng có trách nhiệm bàn giao vì ốm hoặc vì lý do gì không thể tham dự vào việc
kiểm kê bàn giao được, thì cơ quan thương nghiệp cấp trên trực tiếp phải chỉ định
một tiểu ban chuyên môn xuống cùng cửa hàng tiến hành kiểm kê bàn giao và phải
ghi rõ lý do vắng mặt của cửa hàng trưởng đó vào biên bản.
18. Trong
một cửa hàng, tùy theo quy mô lớn nhỏ, có thể có từ một đến hai cửa hàng phó
giúp việc cửa hàng trưởng. Việc phân công cụ thể cho cửa hàng phó do cửa hàng
trưởng quy định, chủ nhiệm công ty hay xí nghiệp thương nghiệp duyệt;
19. Nhiệm
vụ cụ thể của cửa hàng phó là:
- Giúp cửa
hàng trưởng chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc mua vào bán ra, sản xuất, chế biến,
dự trữ, vận chuyển, bảo quản…để hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch của
đơn vị với chất lượng tốt; chấp hành nghiêm chỉnh các chính sách, thể lệ thương
nghiệp Nhà nước, điều lệ, nội quy của cửa hàng;
- Trực tiếp
tham gia lao động mua bán hàng, bảo quản, sản xuất, chế biến;
- Hướng dẫn
giúp đỡ, khuyến khích cán bộ công nhân viên trong đơn vị phát huy sáng kiến, cải
tiến kỹ thuật. Tổ chức học tập, thi đua, nâng cao trình độ chính trị, nghiệp vụ
chuyên môn cho cán bộ công nhân viên.
20. Cửa
hàng phó được quyền giải quyết những công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn
được cửa hàng trưởng giao cho và được thay thế cửa hàng trưởng khi vắng mặt để
điều khiển công việc của đơn vị theo đúng nhiệm vụ, kế hoạch và chủ trương đã
có của đơn vị.
21. Trước
khi nhận nhiệm vụ, cửa hàng trưởng, cửa hàng phó phải nghiên cứu kỹ bản điều lệ
công tác của cửa hàng và bản điều lệ này đồng thời phải ký nhận là đã nắm vững
và bảo đảm thực hiện nghiêm chỉnh.
II. ĐIỀU LỆ
CÔNG TÁC CỦA TỔ TRƯỞNG TỔ BÁN HÀNG
1. Tổ
bán hàng là đơn vị cơ sở của một cửa hàng. Tổ trưởng, tổ phó do cửa hàng trưởng
chỉ định và tổ chức thương nghiệp cấp trên xét duyệt.
2. Tổ
trưởng tổ bán hàng là người chịu trách nhiệm vật chất trước cửa hàng trưởng và
có trách nhiệm lãnh đạo công tác chung trong toàn tổ.
3. Tổ
trưởng tổ bán hàng tiến hành công tác dưới sự lãnh đạo trực tiếp của cửa hàng
trưởng, cửa hàng phó hay người được ủy quyền.
4. Chịu
hoàn toàn trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của tổ, bảo đảm thực hiện
đúng chính sách phân phối, chính sách giá cả và các phương thức mua bán đã quy
định. Tổ chức thực hiện vượt mức các chỉ tiêu bán lẻ của cửa hàng giao cho tổ.
5. Bố
trí hợp lý nhân lực trong tổ, đảm bảo phục vụ khách hàng nhanh chóng, chất lượng
tốt, đủ cân đủ lượng và đúng giá quy định.
6. Trước
khi nhận nhiệm vụ, tổ trưởng tổ bán hàng phải thực hiện đầy đủ, chế độ kiểm kê
nhận bàn giao về hàng hóa; bao bì, thiết bị và các dụng cụ làm việc khác của tổ.
7. Tổ
chức tiếp nhận hàng ở kho theo thủ tục tiếp nhận hàng lẻ. Khi nhận phải đối chiếu
kỹ tên hàng, ký hiệu, số lượng, giá bán lẻ, phẩm chất hàng giữa phiếu kho với
hàng hóa thực tế. Tuyệt đối không được nhận hàng ở nơi khác đến khi kho chưa được
làm thủ tục nghiệm thu.
8. Trước
giờ bán hàng tổ trưởng tổ bán hàng phải đôn đốc nhắc nhở nhân viên trong tổ làm
tốt công tác chuẩn bị hàng hóa, dụng cụ bán hàng, tiền lẻ để trả lại khách
hàng, làm vệ sinh hàng hóa, nơi bán hàng và vệ sinh cá nhân. Đặc biệt phải kiểm
tra lại mức độ chính xác của các dụng cụ đo lường.
9. Tổ
chức tốt công tác phục vụ khách hàng:
a) Thực hiện
chế độ kỷ luật lao động và an toàn lao động trong tổ bán hàng.
b) Kiểm tra;
đôn đốc việc thi hành điều lệ vệ sinh.
c) Kiểm tra
đôn đốc việc thực hiện phương pháp bày hàng định vị, định lượng ở quầy hàng.
d) Kiểm tra
việc trình bày hàng mẫu và bảng giá.
e) Theo dõi
thái độ phục vụ của nhân viên bán hàng.
g) Theo dõi
việc bố trí lực lượng hàng hóa bán ra từng ngày.
h) Nghiên cứu
và hướng dẫn kỹ thuật bán hàng cho nhân viên trong tổ.
i) Thực hiện
nghiêm chỉnh chế độ kiểm kê bàn giao, kíp, chính sách quản lý tiền mặt, tổng hợp
đối chiếu tiền, hàng bán ra trong từng ngày.
10. Đôn
đốc các quầy thực hiện chế độ nghiên cứu nhu cầu khách hàng. Kịp thời phát hiện
những hàng hóa kém phẩm chất, những hàng hoá ứ đọng để kịp thời phản ánh lên bộ
phận nghiệp vụ kinh doanh của cửa hàng.
11. Lãnh
đạo tổ viên xây dựng kế hoạch bán ra và thực hiện tốt kế hoạch đó khi đã được
trên duyệt, đồng thời phải tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tổ viên hoàn thành
vượt mức kế hoạch.
12. Tổ
chức thi đua xã hội chủ nghĩa trong tổ:
a) Đẩy mạnh
phong trào cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa tổ chức, tăng năng suất công tác, giảm
nhẹ lao động.
b) Hướng dẫn
việc áp dụng các kinh nghiệm tiên tiến vào công tác bán hàng.
c) Cùng cửa
hàng trưởng xác minh các sáng kiến, đề nghị khen thưởng và phổ biến kịp thời. Đồng
thời tập trung các sáng kiến, kinh nghiệm và thành tích của tổ lại, báo cáo lên
bộ phận thi đua của cửa hàng.
13. Hàng
tuần phải tổ chức kiểm điểm toàn bộ tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình chấp
hành chính sách, nội quy, điều lệ của cửa hàng và điều lệ công tác của nhân
viên bán hàng trong tổ.
14. Ngoài
công tác lãnh đạo tổ, tổ trưởng ở nơi bán hàng hai kíp, phải phụ trách một phần
tổ, một kíp bán hàng và trực tiếp tham gia lao động bán hàng như các nhân viên
trong phân tổ, trong kíp.
15. Tổ
phó có trách nhiệm giúp cho tổ trưởng trong công tác lãnh đạo chung toàn tổ,
thay mặt tổ trưởng khi vắng mặt. Ở nơi bán hàng hai kíp, tổ phó trực tiếp phụ
trách một phân tổ, một kíp bán hàng và có trách nhiệm vật chất và quyền hạn
trong phân tổ và kíp của mình như tổ trưởng.
16. Trước
khi nhận nhiệm vụ tổ trưởng, tổ phó bán hàng phải nghiên cứu kỹ bản điều lệ
công tác của cửa hàng và bản điều lệ này, đồng thời phải ký nhận là đã nắm vững
và bảo đảm thực hiện nghiêm chỉnh.
III. ĐIỀU LỆ
CÔNG TÁC CỦA NHÂN VIÊN BÁN HÀNG:
Trong cửa
hàng xã hội chủ nghĩa nhân viên bán hàng là người trực tiếp giao dịch hàng ngày
với mọi tầng lớp nhân dân, thực hiện mọi chính sách kinh tế của Đảng và Nhà nước
phải có đạo đức xã hội chủ nghĩa và thái độ phục vụ văn minh, thường xuyên quan
tâm đến việc thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng.
Chức trách của
nhân viên bán hàng bao gồm:
1. Hoàn
thành và hoàn thành vượt mức nhiệm vụ kế hoạch của tổ, của nhóm và cá nhân,
nghiêm chỉnh chấp hành các chính sách, thể lệ thương nghiệp Nhà nước.
2. Tôn
trọng kỷ luật lao động và nội quy cửa hàng. Chấp hành nghiêm chỉnh mọi chỉ thị
của tổ trưởng, gian hàng trưởng và cửa hàng trưởng.
3. Phải
chịu hoàn toàn trách nhiệm vật chất về những tài sản mà mình phụ trách trước tổ
trưởng và cửa hàng trưởng là những người đại diện trước Nhà nước.
4. Trước
khi mở cửa hàng phải làm tốt các công tác chuẩn bị như: quét dọn nơi bán hàng
cho gọn sạch, bổ sung hàng, bày hàng cho đẹp mắt, kiểm tra lại dụng cụ bán
hàng, chuẩn bị dây và giấy gói hàng, tiền lẻ, ăn mặc gọn ghẽ, vệ sinh.
5. Trong
khi bán hàng phải niềm nở, lịch sự chào mời khách và giúp khách chọn hàng:
a) Bất kể
khách hàng ở tầng lớp nào, thành thị hay nông thôn, lớn tuổi hay nhỏ tuổi, lạ
hay quen, mua nhiều hay ít đều phải đối đãi như nhau, không được thiên lệch,
dành hàng tốt cho người quen, người nhà.
b) Khi khách
hàng tới quày hàng, nhân viên bán hàng phải có thái độ sẵn sàng tiếp khách, chủ
động hỏi khách cần mua hoặc xem thứ hàng gì và sốt sắng lấy hàng cho khách xem.
Tuyệt đối tránh thái độ sốt ruột hoặc cáu gắt khi thấy khách chọn hàng lâu.
c) Phải lắng
nghe mọi ý kiến và đề nghị của khách hàng. Khi khách hàng hỏi phải trả lời thật
cặn kẽ, chu đáo nhưng ngắn gọn, rõ ràng, khi cần thiết nên giới thiệu đặc điểm
và cách sử dụng hàng cho khách hàng biết.
d) Khi đông
khách phải thực hiện người đến trước bán trước, người đến sau bán sau, có chiếu
cố bán trước cho người già yếu nếu được quần chúng đồng tình. Hàng sắp hết hoặc
gần hết giờ bán, phải báo trước cho khách hàng biết để cho khách hàng khỏi chờ
đợi mất thời giờ.
e) Những hàng
cần bao gói, nhất thiết phải bao gói cẩn thận rồi mới giao cho khách hàng.
6. Bán
hàng xong phải giới thiệu thêm những mặt hàng có liên quan để khách có thể mua
thêm. Trường hợp không có loại hàng mà khách cần mua, phải giới thiệu với khách
những thứ hàng có thể thay thế.
7. Trong
quá trình bán hàng, phải chú ý lắng nghe ý kiến của khách hàng về mặt hàng, phẩm
chất, quy cách, giá cả… tìm hiểu những loại hàng còn chưa thỏa mãn nhu cầu ghi
vào sổ, thường xuyên báo cho tổ trưởng biết để phản ánh lên trên. Đặc biệt phải
chú ý theo dõi tình hình tiêu thụ các mặt hàng mới.
8. Phải
thực hiện phương pháp bày hàng định vị, định lượng; kiểm kê bàn giao đầy đủ; cận
thận. Những lúc vắng khách hàng phải tranh thủ lau chùi tủ kính, bày lại hàng
hóa, xếp lại tiền, v.v… Tuyệt đối tránh tụ tập nhau lại nói chuyện hoặc làm việc
riêng.
9. Khi
bán hàng theo phương thức thu tiền trực tiếp, nhân viên bán hàng phải chú ý nói
lại cho khách hàng rõ số tiền khách đưa, rồi trả lại tiền thừa cho khách. Chỉ
khi nào đã giao hàng và trả lại tiền thừa rồi mới được bỏ tiền của khách vào
trong ngăn tiền (cách trả tiền thừa: giao hàng + tiền lẻ + tiền chẵn = số tiền
khách đưa).
Nếu chỉ làm
hóa đơn, thu tiền không giao hàng thì phải nói rõ số tiền ghi trên hoá đơn. Hoá
đơn phải ghi rõ số lượng giá tiền bằng chữ số và chữ viết để khỏi lầm lẫn. Chữ ký
hoặc con dấu phải chính xác. Nếu làm hóa đơn và xuất hàng hoặc chỉ xuất hàng
theo hóa đơn thì trước khi giao hàng phải xem xét lại hóa đơn, chữ ký, con dấu
của thu ngân cho chính xác.
10. Bảo
quản tốt hàng hoá và bao bì.
Trong khi bán
hàng nếu phát hiện thấy những hàng phẩm kém hoặc đã hư hỏng phải kịp thời
báo cáo cho tổ trưởng hoặc cửa hàng trưởng biết và đề xuất ý kiến giải quyết.
Khi mở bao bì phải chú ý giữ gìn bao bì để có thể sử dụng lại.
11. Hàng
ngày sau mỗi buổi bán hàng phải thống kê con số bán ra trong ngày và số lượng tồn
để làm dự trù xin thêm hàng. Tiền và hàng phải khớp với nhau trước khi ra về
nghỉ. Đảm bảo thanh toán đủ số phiếu, vé ăn khớp với hàng bán cung cấp theo định
lượng.
12. Phải
hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cân thiếu, đo thiếu, tính tiền
gian cho khách hàng và về việc bán những hàng thối, hỏng cho khách hàng.
13. Phải
thường xuyên học tập thương phẩm, học kỹ thuật bán hàng, trình bày hàng… để
nâng cao trình độ phục vụ khách hàng một cách văn minh. Tích cực tham gia các
phong trào thi đua xã hội chủ nghĩa đoàn kết tương trợ giúp đỡ lẫn nhau tiến bộ,
chống tham ô lãng phí. Thực hiện triệt để việc phòng gian bảo mật, tuyệt đối
không được làm lộ lực lượng hàng hoá, chủ trương chính sách cho người ngoài cửa
hàng biết.
14. Mỗi
lần đến nhận bán hàng hoặc bàn giao phải thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bàn giao
hàng hóa; kiểm kê chính xác.
15. Trước
khi nhận nhiệm vụ; nhân viên bán hàng phải nghiên cứu kỹ bản điều lệ công tác của
cửa hàng và bản điều lệ này, đồng thời ký nhận là đã nắm vững và bảo đảm thực
hiện nghiêm chỉnh.
IV. ĐIỀU LỆ
CÔNG TÁC CỦA KẾ TOÁN TRƯỞNG CỬA HÀNG
1. Kế
toán trưởng của cửa hàng do cấp trên trực tiếp của cửa hàng bổ nhiệm và chịu sự
lãnh đạo của cửa hàng trưởng về mọi mặt và của kế toán trưởng cấp trên về mặt
chuyên môn.
2. Nhiệm
vụ và quyền hạn của kế toán trưởng được thực hiện theo đúng quy định của Thủ tướng
Chính phủ đã ban hành. Toàn thể nhân viên tài vụ, kế toán trưởng cửa hàng phải
chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng về chuyên môn.
3. Kế
toán trưởng của cửa hàng phải giám đốc việc thi hành chính sách quản lý kinh
doanh, quản lý tài sản tại cửa hàng, phải theo dõi phân tích việc thực hiện các
chỉ tiêu kế hoạch, các loại phí và có trách nhiệm trực tiếp trong việc quản lý
toàn bộ tài sản của cửa hàng.
4. Tất
cả các giấy tờ có liên quan tới thu, chi tiền bạc, hàng hóa tài sản đều phải có
chữ ký của kế toán trưởng mới có giá trị.
5. Kế
toán trưởng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về những nhầm lẫn của mình trong việc
hạch toán và lập báo biểu, trong việc vi phạm các quy tắc hạch toán và báo biểu.
Tùy mức độ cần thiết có thể bị truy tố trước pháp luật.
6. Cùng
với cửa hàng trưởng chịu trách nhiệm về những việc dưới đây:
a) Lập kế hoạch
tài vụ và thực hiện chế độ báo cáo đúng kỳ hạn.
b) Lập các biểu
thống kê, các bản thanh toán, dự toán quyết toán.
c) Thực hiện
kỷ luật kế toán tài chính và chế độ trách nhiệm vật chất ở đơn vị.
d) Tổ chức hạch
toán kế toán lại các bộ phận (tổ) trong cửa hàng.
e) Kiểm tra
giá hàng nhập vào và bán ra ghi trong sổ.
g) Thực hiện
đúng chế độ kiểm kê ở đơn vị.
7. Những
ý kiến bất đồng giữa cửa hàng trưởng với kế toán trưởng của cửa hàng về việc chấp
hành thể lệ nguyên tắc kế toán về thu chi hàng hoá, tiền bạc và các tài sản
khác phải giải quyết như sau:
a) Trước hết
nói cho cửa hàng trưởng rõ những điểm nào trong chỉ thị của cửa hàng trưởng
trái với thể lệ nguyên tắc kế toán để cửa hàng trưởng sửa lại chỉ thị đó. Nếu cửa
hàng trưởng vẫn không đồng ý thì phải cho chỉ thị bằng văn bản, kế toán trưởng
phải theo đó thi hành, đồng thời báo cáo sự việc đó lên cho cấp trên trực tiếp.
b) Nếu thấy
việc thi hành chỉ thị đó của cửa hàng trưởng có thể vi phạm pháp luật thì phải
từ chối và báo cáo ngay lên cho cấp trên trực tiếp và Ban thanh tra Thương nghiệp
để giải quyết.
8. Khi
được điều động đi nơi khác, phải làm biên bản bàn giao cẩn thận. Trong biên bản
phải phản ánh rõ ràng tình hình hạch toán, sự chính xác của bảng phụ trái tài sản,
tình hình tài vụ, dự toán và tình hình nhân viên kế toán, đồng thời phải kèm
theo các chứng từ nguyên thủy.
9. Việc
điều động, khen thưởng, kỷ luật đối với kế toán trưởng của cửa hàng do cửa hàng
trưởng đề nghị và cấp trên trực tiếp xét duyệt.
10. Trước
khi nhận nhiệm vụ kế toán trưởng của cửa hàng phải nghiên cứu kỹ bản điều lệ
công tác của cửa hàng và bản điều lệ này, đồng thời phải ký nhận là đã nắm vững
và bảo đảm thực hiện nghiêm chỉnh.
V. ĐIỀU LỆ
CÔNG TÁC CỦA THỦ QUỸ CỬA HÀNG
1. Thủ
quỹ cửa hàng do cửa hàng trưởng chỉ định và phải được cấp trên trực tiếp xét
duyệt.
2. Thủ
quỹ cửa hàng có nhiệm vụ thu tiền hàng ngày của tổ bán hàng đem nộp cho ngân
hàng đúng quy định của ngân hàng quốc gia. Chịu trách nhiệm vật chất về tiền bạc,
sổ sách, giấy tờ, tài sản thuộc phạm vi mình phụ trách.
3. Thia
khóa buồng quỹ, hòm tiền phải do thủ quỹ hoặc người thay thế giữ. Ngoài cửa
hàng trưởng, cửa hàng phó và phụ trách kế toán ra, những người không có phận sự
không được vào buồng quỹ. Thủ quỹ tuyệt đối không được đem tiền bạc riêng vào
phòng quỹ.
4. Sổ
quỹ, sổ nhật biên, các phiếu thu chi, báo biểu và sổ sách giấy tờ đều phải theo
mẫu thống nhất của cơ quan tài vụ, kế toán cấp trên quy định và phải theo đúng
nguyên tắc kế toán tài chính đã ban hành.
Tuyệt đối
không được tẩy xóa hoặc thêm chữ vào các chứng từ sổ sách. Các khoản tiền ghi
trên các phiếu thu chi phải ghi rõ cả bằng chữ số lẫn chữ viết. Các phiếu viết
hỏng, bỏ đi phải đề chữ hủy và phải để lại nguyên cuống không được xé rời, hàng
ngày phải báo với cửa hàng trưởng hoặc kế toán trưởng cửa hàng để xin chứng nhận.
Tất cả các phiếu thu chi tiền bạc đều phải do cửa hàng trưởng hoặc người được ủy
quyền ký.
5. Khi
nhận tiền của các tổ bán hàng nộp phải ký nhận số tiền đã thu bằng chữ viết vào
sổ nộp tiền của tổ bán hàng. Những cửa hàng lớn phải có sổ biên lai nhận tiền. Tiền
phải xếp loại nào vào loại ấy thành từng tập 10 tờ hoặc 100 tờ để tiện nộp ngân
hàng.
6. Mỗi
khi có người thay thế phải kiểm kê tiền bạc, tài sản; đối chiếu cẩn thận với sổ
sách rồi tiến hành bàn giao. Khi bàn giao phải có cửa hàng trưởng hoặc người thay
mặt cửa hàng trưởng chứng kiến.
7. Trước
khi nhận nhiệm vụ, thủ quỹ cửa hàng phải nghiên cứu kỹ bản điều lệ công tác của
cửa hàng và bản điều lệ này, đồng thời ký nhận là đã nắm vững và bảo đảm thực
hiện nghiêm chỉnh.
VI. ĐIỀU LỆ
CÔNG TÁC CỦA NHÂN VIÊN THU NGÂN
Trong cửa
hàng nhân viên thu ngân có trách nhiệm thu tiền những loại hàng bán có hóa đơn
và những loại hàng bán theo phương thức thu tiền riêng, giao hàng riêng. Do
tính chất công tác như vậy, hàng ngày nhân viên thu ngân cũng phải tiếp xúc với
khách hàng như nhân viên bán hàng. Vì thế chế độ phục vụ của nhân viên thu ngân
cũng tương tự như nhân viên bán hàng.
Nhân viên thu
ngân do cửa hàng trưởng trực tiếp chỉ định:
A. Trước
khi bán hàng nhân viên thu ngân phải:
1. Sắp
xếp lại nơi bán hàng cho có trật tự vệ sinh chuẩn bị đẩy đủ sổ sách, bút mực, dụng
cụ làm việc, tiền lẻ để trả lại khách hàng. Thanh toán dứt khoát phần việc của
ngày hôm trước, trước khi bắt tay vào công việc của ngày hôm sau.
2. Đi
trao đổi mật hiệu với nhân viên viết hóa đơn và nhân viên bán hàng thuộc phạm
vi mình phụ trách thu tiền.
3. Yêu
cầu cửa hàng trưởng xác nhận những nhầm lẫn mất mát của ngày hôm trước.
4. Không
được mang tiền riêng, đồ vật riêng vào nơi thu tiền, không được nhận tiền và
hàng hóa của người khác gửi.
B. Trong
khi bán hàng nhân viên thu ngân phải:
5. Thực
hiện đúng các chế độ và nội quy của cửa hàng, thi hành nghiêm chỉnh các thể lệ
và nguyên tắc kế toán, tài chính.
6. Niềm
nở, lịch sự tiếp đón khách hàng. Thu tiền phải bảo đảm nhanh, gọn, chính xác
theo trình tự dưới đây:
a) Nhắc lại số
tiền ghi trên hóa đơn mà khách phải trả. Soát lại tên hàng, giá đơn vị, số lượng
bán và giá thành xem có khớp với nhau không.
b) Nhắc lại
cho khách biết số tiền khách đưa và để riêng sang một bên trước mặt khách.
c) Ghi số hoá
đơn, số tiền thu được vào sổ thu tiền rồi đóng dấu thu tiền lên trên hoá đơn.
d) Giao hóa
đơn và tiền thừa cho khách, rồi bỏ tiền vào ngăn kéo, loại nào vào ô ấy.
7. Khi
phát hiện thấy tiền và hàng không ăn khớp với nhau thì phải tính lại và báo cho
khách biết. Nếu có nghi vấn thì phải xét kỹ lại mật hiệu và báo cho cửa hàng
trưởng giải quyết.
8. Hàng
bán rồi vì lẽ gì phải trả tiền phải có giấy chứng thực và lệnh xuất tiền của cửa
hàng trưởng. Khoản chi này phải có sổ theo dõi riêng.
C. Sau khi
bán hàng nhân viên thu ngân phải:
9. Tổng
hợp số tiền thu được trong ngày giao cho thủ quỹ, sau đó làm báo cáo thu tiền
có phân tích, đối chiếu với số tiền bán của từng người hoặc từng nhóm. Trước
khi giao tiền cho thủ quỹ, nhất thiết không được tổng hợp tiền hàng trên các
hóa đơn.
10. Phải
hoàn toàn chịu trách nhiệm về những khoản thừa thiếu; chênh lệch giữa tiền mặt
với hóa đơn trong phạm vi mình phụ trách.
11. Trước
khi nhận nhiệm vụ; nhân viên thu ngân phải nghiên cứu kỹ bản điều lệ công tác của
cửa hàng và bản điều lệ này, đồng thời ký nhận là đã nắm vững và bảo đảm thực
hiện nghiêm chỉnh.
VII. ĐIỀU LỆ
CÔNG TÁC CỦA THỦ KHO CỬA HÀNG
1. Thủ
kho cửa hàng có nhiệm vụ bảo quản tốt hàng hóa, bao bì trong kho và ngăn chặn
hàng kém phẩm chất lọt từ khâu sản xuất sang khâu phân phối.
2. Phải
chịu hoàn toàn trách nhiệm về số lượng và chất lượng hàng hóa, bao bì và các
tài sản khác trong phạm vi đã được phân công phụ trách.
3. Phải
căn cứ vào hợp đồng mua hàng của cửa hàng để tiến hành kiểm nghiệm, thu nhận
hàng hoá. Thủ kho có quyền từ chối không tiếp nhận những hàng không có ghi
trong hợp đồng, không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, không đủ đôi, đủ bộ, không đảm bảo
tiêu chuẩn vệ sinh… và lập biên bản đòi bồi thường.
4. Phải
sắp xếp hàng trong kho gọn gàng, ngăn nắp, bảo đảm dễ nhập, dễ xuất, dễ kiểm
kê. Hàng đến trước giao trước, hàng đến sau giao sau, để tránh hàng đọng quá
lâu trong kho làm ảnh hưởng tới phẩm chất.
5. Trước
khi giao hàng cho các quầy hàng, tổ bán hàng, thủ kho phải làm tốt những công
tác chuẩn bị như: làm vệ sinh hàng hóa, xé lẻ hàng, bao gói sẵn, sửa chữa,
xếp lại thành bộ, thành đôi, phân phối màu sắc, cỡ hàng của từng mặt hàng theo
một tỷ lệ cân đối để đảm bảo cho ngoài quầy có đủ cỡ hàng và màu sắc khác nhau.
6. Phải
thực hiện chế độ giao hàng lẻ cho quầy hàng, tổ bán hàng. Tuyệt đối không được
giao nguyên kiện, nguyên bao. Trường hợp phải giao nguyên tá, nguyên chục,
nguyên tấm thì phải niêm phong cẩn thận để khi xảy ra thừa thiếu có thể phân định
được trách nhiệm vật chất giữa kho với tổ bán hàng.
7. Phải
quản lý bao bì như hàng hóa. Theo dõi chặt chẽ bao bì xuất ra cho các quầy
hàng, tổ bán hàng để thu hồi, sử dụng lại. Chi xuất bao bì bán ra khi có lệnh
xuất của kế toán do cửa hàng trưởng hay phụ trách kế toán ký. Những bao bì
không sử dụng lại được phải để ở một nơi riêng biệt và báo cáo số lượng cho cửa
hàng trưởng và bộ phận kế toán theo dõi.
8. Chấp
hành nghiêm chỉnh các chính sách, thể lệ, nguyên tắc, thủ tục kế toán tài chính
trong công tác bảo quản xuất nhập hàng hóa. Tuyệt đối không cho bán hàng ở
trong kho. Phát hiện hàng ứ đọng, thúc đẩy bán ra, đảm bảo mức dự trữ tồn kho
bình quân cuối kỳ hợp lý. Trực tiếp tham gia đẩy mạnh việc quay nhanh vòng vốn,
thực hành tiết kiệm chống lãng phí, tham ô, vi phạm thể lệ chính sách.
9. Triệt
để chấp hành các quy tắc phòng gian, phòng hỏa, phòng chống bão lụt và bảo mật
trong kho. Tuyệt đối không cho người không có nhiệm vụ vào trong kho và phải giữ
bí mật kinh tế và lực lượng tồn kho của cửa hàng. Phải có kế hoạch tập dượt cứu
hỏa trong kho.
10. Mỗi
khi giao kho cho người khác quản lý thay mình phải kiểm kê bàn giao toàn bộ tài
sản và lập biên bản bàn giao chính xác.
11. Trước
khi nhận nhiệm vụ thủ kho, cửa hàng phải nghiên cứu kỹ bản điều lệ công tác của
cửa hàng và bản điều lệ này, đồng thời ký nhận là đã nắm vững và bảo đảm thực
hiện nghiêm chỉnh.