Quyết định 7072/QĐ-UBND năm 2019 về phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội

ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 7072/QĐ-UBND

Hà Nội, ngày 13 tháng 12 năm 2019

Nơi nhận:
- Như Điều .4;
- Văn phòng Chính phủ;
- Thường trực: TU, HĐNDTP;
- Chủ tịch UBND Thành phố;
- Các PCT UBND Thành phố;
- VP UBTP: CVP, PCVP L.T.Lực, các phòng: KSTTHC, HCTC, TKBT;
- TTTHCB (để xây dựng quy trình điện tử);
- Lưu: VT, KSTTHC.

CHỦ TỊCH




Nguyễn Đức Chung

TT

Tên quy trình nội bộ

Ký hiệu

1

Cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ *

QT-01

2

Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc

QT-02

3

Cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ *

QT-03

1

Mục đích

Quy định về trình tự và cách thức thực hiện TTHC cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội.

2

Phạm vi

Áp dụng cho công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; Phòng Quản lý Văn thư và Lưu trữ và các cá nhân, tổ chức có liên quan.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ;

- Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ về công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ.

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Hồ sơ đề nghị cấp mới:

- Đơn đề nghị cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Mẫu số 01 Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ;

x

- Bản sao chứng thực bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp với lĩnh vực hành nghề và chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có);

x

- Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ theo Mẫu số 03 Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ;

x

- Giấy chứng nhận kết quả nghiệp vụ lưu trữ;

x

- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú;

x

- Ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm (không quá 6 tháng).

Hồ sơ đề nghị cấp lại:

- Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Mẫu số 02 Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ;

x

- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp Chứng chỉ bị mất);

x

- Bản sao chứng thực văn bằng, chứng chỉ (đối với nội dung xin bổ sung hành nghề);

x

- Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực liên quan đến nội dung xin bổ sung hành nghề theo Mẫu số 03 Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ (đối với trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề);

x

3.3

Số lượng hồ sơ

01 (Một) bộ

3.4

Thời gian xử lý

13 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

3.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

- Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính - Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Địa chỉ: số 20 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội;

- Cách 2: Qua hệ thống bưu chính: Nơi tiếp nhận đối với các hồ sơ gửi qua bưu chính: Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Địa chỉ: số 20 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội. ĐT: 024.37736748;

- Cách 3: Nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng dịch vụ công trực tuyến thành phố Hà Nội (dichvucong.hanoi.gov.vn).

3.6

Lệ phí

Không

3.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

B1

Nộp hồ sơ

Cá nhân, tổ chức

Giờ hành chính

Thành phần hồ sơ theo mục 3.2

B2

- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ theo quy định tại mục 3.2; Kiểm tra nội dung ủy quyền theo quy định. Phát mẫu phiếu hướng dẫn hồ sơ (đối với hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ)

Bộ phận TN&TKQ

1/2 ngày

Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Đối chiếu bản sao các giấy tờ với bản chính (nếu có) trong hồ sơ nộp và ký xác nhận;

- Vào sổ theo dõi hồ sơ, Lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trao trực tiếp cho công dân hoặc thông báo qua điện thoại, qua bưu điện (trường hợp nhận hồ sơ qua bưu điện);

Bộ phận TN&TKQ

Sổ theo dõi hồ sơ;

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Lập “Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho từng hồ sơ cụ thể;

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn.

Bộ phận TN&TKQ Lãnh đạo phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B3

Phân công chức thụ lý hồ sơ

Lãnh đạo phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ

1/2 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B4

Thẩm định hồ sơ: Công chức thụ lý hồ sơ tiến hành thẩm định hồ sơ:

Chuyên viên thụ lý hồ sơ

03 ngày làm việc

B5

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện (không đúng đối tượng, không đủ tiêu chuẩn, không đủ hồ sơ hoặc vi phạm pháp luật) chuyển trả hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Chuyên viên thụ lý hồ sơ Bộ phận TN&TKQ

Giờ hành chính

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

B6

- Trường hợp hồ sơ không phù hợp theo yêu cầu hoặc cần giải trình và bổ sung thêm, thông báo cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để thông báo cho cá nhân biết để bổ sung theo quy định;

- Trường hợp hồ sơ đảm bảo phù hợp tiếp tục bước tiếp theo.

Chuyên viên thụ lý hồ sơ Bộ phận TN&TKQ

Giờ hành chính

Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

B7

Thẩm tra, lấy ý kiến các cơ quan có liên quan.

- Chuyên viên thụ lý hồ sơ

- Cơ quan có liên quan

03 ngày làm việc

Biên bản thẩm định

B8

Tổng hợp kết quả thẩm tra, dự thảo Phiếu trình ký, báo cáo Lãnh đạo Chi cục xem xét, quyết định.

- Chuyên viên thụ lý hồ sơ

- Lãnh đạo Chi cục VT- LT

01 ngày làm việc

Phiếu trình ký

B9

Tổng hợp hồ sơ và kết quả thẩm tra, in phôi chứng chỉ hành nghề trình lãnh đạo Sở quyết định;

Tiếp nhận kết quả từ Sở Nội vụ.

- Chuyên viên thụ lý hồ sơ

04 ngày làm việc

Chứng chỉ hành nghề

B10

Trả kết quả cho cá nhân; (Trường hợp trả chậm)

Bộ phận TN&TKQ

01 ngày làm việc

Chứng chỉ hành nghề; Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

B11

Thống kê và theo dõi.

Chuyên viên phòng Hành chính - Tổng có trách nhiệm thống kê kết quả thực hiện TTHC

Bộ phận TN&TKQ

Giờ hành chính

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Sổ theo dõi hồ sơ

4.

Biểu mẫu

1. Mẫu đơn đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (theo Mẫu số 01 và 02 Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ).

2. Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

3. Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

4. Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

5. Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

6. Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

7. Mẫu sổ theo dõi hồ sơ

ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 7072/QĐ-UBND

Hà Nội, ngày 13 tháng 12 năm 2019

Nơi nhận:
- Như Điều .4;
- Văn phòng Chính phủ;
- Thường trực: TU, HĐNDTP;
- Chủ tịch UBND Thành phố;
- Các PCT UBND Thành phố;
- VP UBTP: CVP, PCVP L.T.Lực, các phòng: KSTTHC, HCTC, TKBT;
- TTTHCB (để xây dựng quy trình điện tử);
- Lưu: VT, KSTTHC.

CHỦ TỊCH




Nguyễn Đức Chung

TT

Tên quy trình nội bộ

Ký hiệu

1

Cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ *

QT-01

2

Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc

QT-02

3

Cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ *

QT-03

1

Mục đích

Quy định về trình tự và cách thức thực hiện TTHC cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội.

2

Phạm vi

Áp dụng cho công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; Phòng Quản lý Văn thư và Lưu trữ và các cá nhân, tổ chức có liên quan.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ;

- Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ về công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ.

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Hồ sơ đề nghị cấp mới:

- Đơn đề nghị cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Mẫu số 01 Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ;

x

- Bản sao chứng thực bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp với lĩnh vực hành nghề và chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có);

x

- Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ theo Mẫu số 03 Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ;

x

- Giấy chứng nhận kết quả nghiệp vụ lưu trữ;

x

- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú;

x

- Ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm (không quá 6 tháng).

Hồ sơ đề nghị cấp lại:

- Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Mẫu số 02 Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ;

x

- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp Chứng chỉ bị mất);

x

- Bản sao chứng thực văn bằng, chứng chỉ (đối với nội dung xin bổ sung hành nghề);

x

- Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực liên quan đến nội dung xin bổ sung hành nghề theo Mẫu số 03 Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ (đối với trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề);

x

3.3

Số lượng hồ sơ

01 (Một) bộ

3.4

Thời gian xử lý

13 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

3.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

- Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính - Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Địa chỉ: số 20 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội;

- Cách 2: Qua hệ thống bưu chính: Nơi tiếp nhận đối với các hồ sơ gửi qua bưu chính: Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Địa chỉ: số 20 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội. ĐT: 024.37736748;

- Cách 3: Nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng dịch vụ công trực tuyến thành phố Hà Nội (dichvucong.hanoi.gov.vn).

3.6

Lệ phí

Không

3.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

B1

Nộp hồ sơ

Cá nhân, tổ chức

Giờ hành chính

Thành phần hồ sơ theo mục 3.2

B2

- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ theo quy định tại mục 3.2; Kiểm tra nội dung ủy quyền theo quy định. Phát mẫu phiếu hướng dẫn hồ sơ (đối với hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ)

Bộ phận TN&TKQ

1/2 ngày

Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Đối chiếu bản sao các giấy tờ với bản chính (nếu có) trong hồ sơ nộp và ký xác nhận;

- Vào sổ theo dõi hồ sơ, Lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trao trực tiếp cho công dân hoặc thông báo qua điện thoại, qua bưu điện (trường hợp nhận hồ sơ qua bưu điện);

Bộ phận TN&TKQ

Sổ theo dõi hồ sơ;

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Lập “Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho từng hồ sơ cụ thể;

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn.

Bộ phận TN&TKQ Lãnh đạo phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B3

Phân công chức thụ lý hồ sơ

Lãnh đạo phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ

1/2 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B4

Thẩm định hồ sơ: Công chức thụ lý hồ sơ tiến hành thẩm định hồ sơ:

Chuyên viên thụ lý hồ sơ

03 ngày làm việc

B5

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện (không đúng đối tượng, không đủ tiêu chuẩn, không đủ hồ sơ hoặc vi phạm pháp luật) chuyển trả hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Chuyên viên thụ lý hồ sơ Bộ phận TN&TKQ

Giờ hành chính

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

B6

- Trường hợp hồ sơ không phù hợp theo yêu cầu hoặc cần giải trình và bổ sung thêm, thông báo cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để thông báo cho cá nhân biết để bổ sung theo quy định;

- Trường hợp hồ sơ đảm bảo phù hợp tiếp tục bước tiếp theo.

Chuyên viên thụ lý hồ sơ Bộ phận TN&TKQ

Giờ hành chính

Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

B7

Thẩm tra, lấy ý kiến các cơ quan có liên quan.

- Chuyên viên thụ lý hồ sơ

- Cơ quan có liên quan

03 ngày làm việc

Biên bản thẩm định

B8

Tổng hợp kết quả thẩm tra, dự thảo Phiếu trình ký, báo cáo Lãnh đạo Chi cục xem xét, quyết định.

- Chuyên viên thụ lý hồ sơ

- Lãnh đạo Chi cục VT- LT

01 ngày làm việc

Phiếu trình ký

B9

Tổng hợp hồ sơ và kết quả thẩm tra, in phôi chứng chỉ hành nghề trình lãnh đạo Sở quyết định;

Tiếp nhận kết quả từ Sở Nội vụ.

- Chuyên viên thụ lý hồ sơ

04 ngày làm việc

Chứng chỉ hành nghề

B10

Trả kết quả cho cá nhân; (Trường hợp trả chậm)

Bộ phận TN&TKQ

01 ngày làm việc

Chứng chỉ hành nghề; Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

B11

Thống kê và theo dõi.

Chuyên viên phòng Hành chính - Tổng có trách nhiệm thống kê kết quả thực hiện TTHC

Bộ phận TN&TKQ

Giờ hành chính

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Sổ theo dõi hồ sơ

4.

Biểu mẫu

1. Mẫu đơn đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (theo Mẫu số 01 và 02 Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ).

2. Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

3. Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

4. Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

5. Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

6. Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

7. Mẫu sổ theo dõi hồ sơ

1. Bản sao có chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có)

2. Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề

3. Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

4. Sơ yếu lý lịch

5. Hai (02) ảnh 2x3 cm

□

□

□

□

□

NGƯỜI LÀM ĐƠN
(Ký và ghi rõ họ, tên)

1.

Hết thời hạn sử dụng

□

2.

Bổ sung nội dung hành nghề

□

3.

Bị hư hỏng

□

4.

Bị mất

□

1. Bản sao có chứng thực văn bằng, chứng chỉ

2. Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề (trường hợp bổ sung nội dung hành nghề)

3. Hai (02) ảnh 2 x 3 cm

□

□

□

NGƯỜI LÀM ĐƠN
(Ký và ghi rõ họ, tên)

NGƯỜI KHAI
(Ký và ghi rõ họ, tên)

XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu)

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN
VÀ TRẢ KẾT QUẢ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: ……../ BPTNTKQ

………….., ngày …… tháng ….. năm ……..

NGƯỜI NỘP HỒ SƠ
(Ký và ghi rõ họ tên)

NGƯỜI TIẾP NHẬN HỒ SƠ
(Ký và ghi rõ họ tên)
(Chữ ký số của Người tiếp nhận hồ sơ nếu là biểu mẫu điện tử)

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN
VÀ TRẢ KẾT QUẢ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số:………/HDHS

………, ngày …..tháng ….. năm ……..

NGƯỜI HƯỚNG DẪN
(Ký và ghi rõ họ tên)
(Chữ ký số của Người hướng dẫn nếu là biểu mẫu điện tử)

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN
VÀ TRẢ KẾT QUẢ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số:………/BPTNTKQ

………, ngày …..tháng ….. năm ……..

NGƯỜI NỘP HỒ SƠ
(Ký và ghi rõ họ tên)

NGƯỜI TIẾP NHẬN HỒ SƠ
(Ký và ghi rõ họ tên)
(Chữ ký số của Người tiếp nhận hồ sơ nếu là biểu mẫu điện tử)

SỞ NỘI VỤ
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số:……/PXL-CCVTLT

………., ngày …… tháng ……. năm ………

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
(Ký và ghi rõ họ tên)
(Chữ ký số của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị nếu là biểu mẫu điện tử)

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN
VÀ TRẢ KẾT QUẢ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số:………/BPTNTKQ

………, ngày …..tháng ….. năm ……..

TÊN CƠ QUAN

THỜI GIAN GIAO, NHẬN HỒ SƠ

KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ (Trước hạn/đúng hạn/quá hạn)

GHI CHÚ

1. Giao:

Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả

2. Nhận: …….

...giờ., .phút, ngày... tháng... năm....

Người giao

Người nhận

1. Giao: ………....

2. Nhận: ………..

...giờ...phút, ngày... tháng... năm....

Người giao

Người nhận

1. Giao: ………….

2. Nhận: ………….

1. Giao: ………….

2. Nhận: ………….

,..giờ...phút, ngày ... tháng... năm....

Người giao

Người nhận

...giờ...phút, ngày... tháng... năm....

Người giao

Người nhận

……….

…….

……….

…….

………

……..

1. Giao: ……………..

2. Nhận:

Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả

…giờ...phút, ngày ... tháng... năm....

Người giao

Người nhận

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN
VÀ TRẢ KẾT QUẢ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số:………/BPTNTKQ

………, ngày …..tháng ….. năm ……..

STT

Mã hồ sơ

Tên TTHC

Tên tổ chức, cá nhân

Địa chỉ, số điện thoại

Cơ quan chủ trì giải quyết

Nhận và Trả kết quả

Nhận hồ sơ

Hẹn trả kết quả

Trả kết quả

Phương thức nhận kết quả

Ký nhận

1

2

3

4

5

6

7

8

10

11

12

1

Mục đích

Quy định về trình tự và cách thức thực hiện TTHC: Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc

2

Phạm vi

Áp dụng cho các công chức, viên chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; Phòng/Ban Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các cá nhân, tổ chức liên quan.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

3. Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

4. Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

5. Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ về công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ;

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

- Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu đối với cá nhân; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác;

x

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;

x

- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.

x

3.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ chính

3.4

Thời gian xử lý

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu;

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

3.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, địa chỉ: Phòng 204 tầng 2, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, số 20 phố Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội.

3.6

Lệ phí

Thu phí theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ

3.7

Quy trình xử lý công việc:

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

3.7.1

Đối với tài liệu lưu trữ được phép sử dụng rộng rãi

B1

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa.

Tổ chức, cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục 3.2

B2

Tiếp nhận thông tin và lập phiếu hẹn trả kết quả

- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu;

- Hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu đọc tài liệu;

- Vào sổ đăng ký sử dụng tài liệu lưu trú: và sổ đọc tài liệu;

- Lập phiếu hẹn trả kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ;

Viên chức tiếp nhận

15 phút

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;

- Phiếu yêu cầu đọc tài liệu;

- Giấy hẹn trả kết quả

B3

Lãnh đạo Trung tâm, ký duyệt

- Trình lãnh đạo Trung tâm ký duyệt;

- Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

5 phút

B4

Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ/Cung cấp thông tin công cụ tra cứu

- Bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ đầy đủ cho các phiếu;

- Cung cấp công cụ tra cứu để phục vụ độc giả tại phòng Đọc

- Chuyển phiếu được duyệt sang viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.

Viên chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

5 phút

B5

Giao/nhận hồ sơ tài liệu

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã được Lãnh đạo Trung tâm duyệt.

- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu;

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên chức tiếp nhận để phục vụ độc giả. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).

- Vào sổ giao nhận tài liệu.

Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

35 phút

Sổ giao nhận tài liệu

B6

Phục vụ Đọc tài liệu tại phòng Đọc

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Kiểm tra hồ sơ, tài liệu và bàn giao cho độc giả;

- Phục vụ độc giả tại phòng đọc và hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định.

- Thực hiện việc sao tài liệu, sao tài liệu đúng số lượng (nếu độc giả có yêu cầu)

- Trường hợp không có kết quả. Soạn văn bản trả lời độc giả.

Độc giả/Viên chức phòng Đọc/Thủ quỹ

Theo số lượng hồ sơ/nhu cầu của độc giả

B7

Kiểm tra và bàn giao về Kho

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ độc giả;

- Giao hồ sơ, tài liệu cho viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu.

Viên chức phòng Đọc/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu

15 phút

Sổ giao nhận tài liệu

B8

Báo cáo, thống kê và lưu hồ sơ

Lưu theo dõi hồ sơ

Viên chức phòng Đọc

10 phút

Sổ đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và sổ đọc tài liệu

3.7.2

Đối với tài liệu lưu trữ hạn chế sử dụng

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

B1

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa.

Tổ chức, cá nhân

Giờ hành chính

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;

- Phiếu yêu cầu đọc tài liệu;

- Giấy hẹn trả kết quả

B2

Tiếp nhận thông tin và lập phiếu hẹn trả kết quả

- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu;

- Hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu đọc tài liệu;

- Vào sổ đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và sổ đọc tài liệu;

- Lập phiếu hẹn trả kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ;

Viên chức tiếp nhận

15 phút

B3

Lãnh đạo Trung tâm và các cấp xin phép ký duyệt

- Soạn thảo các công văn xin ý kiến cho phép sử dụng tài liệu hạn chế sử dụng

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm/ Chi cục Sở/Thành phố

2 ngày làm việc

B4

Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ/Cung cấp thông tin công cụ tra cứu

- Bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ đầy đủ cho các phiếu;

- Cung cấp công cụ tra cứu để phục vụ độc giả tại phòng Đọc

- Chuyển phiếu được duyệt sang viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.

Viên chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

50 phút

B5

Giao/nhận hồ sơ tài liệu

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã được Lãnh đạo Trung tâm duyệt.

- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu;

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên chức tiếp nhận để phục vụ độc giả. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).

- Vào sổ giao nhận tài liệu.

Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

35 phút

B6

Phục vụ Đọc tài liệu tại phòng Đọc

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Kiểm tra hồ sơ, tài liệu và bàn giao cho độc giả;

- Phục vụ độc giả tại phòng đọc và hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định.

- Thực hiện việc sao tài liệu, sao tài liệu đúng số lượng (nếu độc giả có yêu cầu)

- Trường hợp không có kết quả hoặc không nhận được sự cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng Đọc. Soạn văn bản trả lời độc giả.

Độc giả/Viên chức phòng Đọc/Thủ quỹ

Theo số lượng hồ sơ/nhu cầu của độc giả

B7

Kiểm tra và bàn giao về Kho

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ độc giả;

- Giao hồ sơ, tài liệu cho viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu.

Viên chức phòng Đọc/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu

15 phút

B8

Báo cáo, thống kê và lưu hồ sơ

Lưu theo dõi hồ sơ

Viên chức phòng Đọc

10 phút

Sổ đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và sổ đọc tài liệu

4.

Biểu mẫu

1. Mẫu Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu

2. Mẫu Phiếu yêu cầu đọc tài liệu

3. Mẫu Giấy hẹn trả kết quả

4. Mẫu Sổ giao nhận tài liệu

XÉT DUYỆT CỦA GIÁM ĐỐC
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Hà Nội, ngày…..tháng …….năm 20....
Người đăng ký
(ký, họ và tên)

STT

Tên phông/khối tài liệu, mục lục số

Ký hiệu hồ sơ/tài liệu

Tiêu đề hồ sơ/tài liệu

XÉT DUYỆT CỦA
GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM
LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Ý kiến của Phòng đọc

Hà Nội, ngày…..tháng…..năm….
Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên)

Số điện thoại liên hệ
(024)32373855

Hà Nội, ngày    tháng    năm 20……..
Viên chức tiếp nhận
(Ký, ghi rõ họ tên)

1

Mục đích

Quy định về trình tự và cách thức thực hiện TTHC: Thủ tục cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội.

2

Phạm vi

Áp dụng cho các công chức, viên chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; Phòng/Ban Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các cá nhân, tổ chức liên quan.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

3. Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

4. Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

5. Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ về công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ.

3.2

Thành phần hồ sơ:

Bản chính

Bản sao

a) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản sao:

- Phiếu yêu cầu sao tài liệu;

x

- Bản lưu bản sao tài liệu.

x

b) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản chứng thực tài liệu

- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Bản lưu bản chứng thực tài liệu.

x

x

3.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ chính

3.4

Thời gian xử lý

Thời hạn giải quyết 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

3.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

- Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ

-Cách 2: Qua hệ thống bưu chính:

- Cách 3: Nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng dịch vụ công trực tuyến thành phố Hà Nội (dichvucong.hanoi.gov.vn).

3.6

Lệ phí

Thu phí theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

3.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

B1

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa.

Tổ chức, cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục 3.2

B2

Tiếp nhận thông tin và lập phiếu hẹn trả kết quả

- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu;

- Hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu sao tài liệu; phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo yêu cầu;

- Vào sổ đăng ký thông tin và sổ cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ

- Lập phiếu hẹn trả kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ;

Viên chức tiếp nhận

15 phút

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;

- Phiếu yêu cầu sao tài liệu hoặc Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Giấy hẹn trả kết quả

B3

Lãnh đạo Trung tâm, ký duyệt

- Trình lãnh đạo Trung tâm ký duyệt;

- Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

5 phút

B4

Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ

- Bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ đầy đủ cho các phiếu;

- Chuyển phiếu được duyệt sang viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.

Viên chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

5 phút

B5

Giao/nhận hồ sơ tài liệu

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã được Lãnh đạo Trung tâm duyệt.

- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu;

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên chức tiếp nhận. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).

- Vào sổ giao nhận tài liệu.

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Thực hiện việc sao tài liệu, sao tài liệu đúng số lượng

- Trường hợp không có kết quả. Tùy theo hồ sơ, văn bản để soạn văn bản trả lời độc giả.

Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức tiếp nhận

70 phút

B6

Sao, đóng dấu sao y chứng thực

- Đóng dấu chứng thực và bản sao; điền đầy đủ thông tin trên dấu.

- Chuyển lại Viên chức tiếp nhận.

Viên chức Văn thư, Thủ quỹ, Tổng hợp

5 phút

B7

Trình lãnh đạo Trung tâm ký duyệt

- Tiếp nhận lại hồ sơ, tài liệu;

- Trình Lãnh đạo Trung tâm ký xác nhận.

- Ký xác nhận văn bản, tài liệu chứng thực và văn bản trả lời độc giả từ viên chức tiếp nhận trình ký.

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

10 phút

B8

Bàn giao hồ sơ, tài liệu; hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu

- Thực hiện việc bàn giao hồ sơ, tài liệu vào kho giữa Viên chức tiếp nhận và Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định;

- Trường hợp độc giả sử dụng bản sao không chứng thực, sau khi có biên lai thu phí bản sao.

- Trả hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn độc giả đến nơi thu phí để nộp phí theo quy định.

Viên chức tiếp nhận/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu

5 phút

B9

Thu phí, đóng dấu Trung tâm và Trả kết quả

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký để thu phí;

- Thủ quỹ thực hiện thu phí theo quy định;

- Độc giả nộp phí tại nơi quy định.

- Thực hiện việc thu phí theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ

- Đóng dấu Trung tâm vào hồ sơ, tài liệu cấp bản sao và chứng thực tài liệu.

- Thực hiện việc trả kết quả theo phiếu hẹn cho độc giả tại nơi quy định

Văn thư/ Thủ quỹ, Tổng hợp/ Viên chức tiếp nhận

5 phút

B10

Tổng hợp, thống kê nộp phí, lệ phí theo quy định

- Thủ quỹ tổng hợp kinh phí sử dụng tài liệu thông báo cho kế toán;

- Kế toán kiểm tra làm thủ tục nộp phí, lệ phí trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt và thực hiện nộp phí theo quy định

- Viên chức Kế toán, - Viên chức Văn thư, Thủ quỹ, Tổng hợp

30 phút

B11

Báo cáo, thống kê và lưu hồ sơ công việc theo quy định

Viên chức tiếp nhận

30 phút

Sổ đăng ký thông tin và sổ cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ

4.

Biểu mẫu

1. Mẫu Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu

2. Mẫu Phiếu yêu cầu sao tài liệu

3. Mẫu Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu

4. Mẫu Giấy hẹn trả kết quả

5. Sổ đăng ký thông tin và sổ cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ

XÉT DUYỆT CỦA GIÁM ĐỐC
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Hà Nội, ngày ... tháng…..năm 20....
Người đăng ký
(ký, họ và tên)

STT

Tên phông

Ký hiệu hồ sơ/tài liệu

Tên văn bản/tài liệu

Từ tờ đến tờ

Tổng số trang

Ghi chú

XÉT DUYỆT CỦA
GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM
LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Ý kiến của Phòng đọc

Hà Nội, ngày….tháng….năm……
Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên)

STT

Tên phông

Ký hiệu hồ sơ/tài liệu

Tên văn bản/tài liệu

Từ tờ đến tờ

Tổng số trang

Ghi chú

XÉT DUYỆT CỦA
GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM
LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Ý kiến của Phòng đọc

Hà Nội, ngày….tháng….năm……
Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên)

Số điện thoại liên hệ
(024) 32373855

Hà Nội, ngày  tháng  năm 20……..
Viên chức tiếp nhận
(Ký, ghi rõ họ tên)