|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐỒNG NAI
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 55/2022/QĐ-UBND
|
Đồng
Nai, ngày 19 tháng 12 năm 2022
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI KHO LƯU TRỮ
CHUYÊN DỤNG TỈNH ĐỒNG NAI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI
Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số
điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22
tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số
điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011;
Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 15 tháng 11 năm 2018;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định về việc
sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;
Căn cứ Thông tư số 05/2015/TT-BNV
ngày 25 tháng 11 năm 2015 của Bộ Nội vụ quy định Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng
tại Lưu trữ lịch sử;
Căn cứ Thông tư số 275/2016/TT-BTC
ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp,
quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;
Căn cứ
Thông tư số 05/2021/TT-BNV ngày 12 tháng 8 năm 2021 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Phòng
Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 4826/TTr-SNV ngày 14 tháng 12 năm
2022.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai.
Điều 2. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01
tháng 01 năm 2023 và thay thế Quyết định số 45/2011/QĐ-UBND ngày 15 tháng 7 năm
2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành quy định về khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở
Nội vụ, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Thủ trưởng các sở, ban,
ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Long Khánh, thành phố Biên
Hòa, Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Vụ pháp chế - Bộ Nội vụ;
- Cục kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp);
- TT. Tỉnh ủy, TT. HĐND tỉnh;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- MTTQ và các đoàn thể CT-XH tỉnh;
- Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Chánh VP, Phó CVP UBND tỉnh;
- Chi cục VT-LT;
- Cổng TTĐT tỉnh;
- Lưu: VT, KGVX 60b).
E/Hải-VX/12.2022
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Cao Tiến Dũng
|
QUY CHẾ
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI KHO LƯU TRỮ CHUYÊN DỤNG TỈNH ĐỒNG
NAI
(Kèm theo Quyết định số 55/2022/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
a) Quy chế này quy định nguyên tắc
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ; thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
b) Các nội dung liên quan đến khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai không
quy định tại Quy chế này thì thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện
hành.
2. Đối tượng áp dụng
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước
và nước ngoài (sau đây gọi là Độc giả) có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai để phục vụ công tác, nghiên cứu
khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.
b) Cơ quan, cá nhân có thẩm quyền quản
lý, cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh
Đồng Nai.
Điều 2. Nguyên
tắc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Không gây thiệt hại đến lợi ích
Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
2. Đảm bảo khai thác, sử dụng tài liệu
đúng mục đích, an toàn tài liệu, giữ gìn bí mật quốc gia.
3. Đáp ứng nhu cầu chính đáng của cơ
quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 3. Các
hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.
2. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản
chứng thực lưu trữ.
3. Khai thác, sử dụng tài liệu tại
Kho Lưu trữ.
4. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
trực tuyến.
5. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên
phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
6. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong
công trình nghiên cứu.
7. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu
trữ.
8. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
Chương II
THẨM QUYỀN VÀ
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI
LIỆU LƯU TRỮ
Điều 4. Thẩm quyền
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh Đồng Nai
a) Cho phép cơ quan, tổ chức, công
dân khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc các mức độ Mật chưa đến thời hạn
giải mật.
b) Cho phép khai thác, sử dụng hạn chế
tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân tại Lưu trữ lịch sử trong trường hợp đặc
biệt quy định tại Điều 16, Điều 17 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ.
c) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
thuộc Danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh.
d) Cho phép cơ quan, tổ chức, công
dân mang bản sao tài liệu quý, hiếm khai thác ra nước ngoài và mang tài liệu ra
khỏi Lưu trữ lịch sử tỉnh để sử dụng trong nước.
đ) Cho ý kiến về xuất bản ấn phẩm lưu
trữ đối với những tài liệu phục vụ nhiệm vụ chính trị địa phương.
2. Thẩm quyền của Giám đốc Sở Nội vụ
a) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ Mật, đã quá thời hạn giải mật,
tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
b) Tài liệu lưu trữ của các tổ chức,
cá nhân tiêu biểu hiến tặng, ký gửi khi được sự đồng ý của
các tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi.
3. Thẩm quyền của Chi cục trưởng Chi
cục Văn thư - Lưu trữ hoặc Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Cho phép độc giả được khai thác, sử dụng
tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh loại trừ các trường hợp quy định tại
khoản 1, 2 của điều này.
Điều 5. Quyền và
trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ
1. Giám đốc Sở Nội vụ
a) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
xem xét, phê duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức, cá nhân quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này.
b) Ký duyệt Phiếu yêu cầu khai thác,
sử dụng tài liệu thuộc thẩm quyền quy định tại khoản 2 Điều 4 Quy chế này.
c) Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ
hoặc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức, quản lý Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh,
đảm bảo thực hiện tốt việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đúng quy định.
2. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư -
Lưu trữ hoặc Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Đề xuất, tham mưu Giám đốc Sở Nội
vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt đối với nội dung quy
định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này.
b) Trình Giám đốc Sở Nội vụ xem xét,
phê duyệt: Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả đối với
các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 4 Quy chế này.
c) Ký duyệt phiếu yêu cầu khai thác
và sử dụng tài liệu đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền.
d) Tổ chức, sử dụng, quản lý Kho Lưu
trữ chuyên dụng tỉnh.
đ) Thực hiện trách nhiệm của người đứng
đầu Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư số
10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng
tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.
e) Bảo quản an toàn, chỉnh lý, sắp xếp
khoa học tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh.
g) Ban hành Nội quy khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.
3. Trưởng phòng phụ trách khai thác,
sử dụng tài liệu thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh
a) Đề xuất, tham mưu cho Chi cục trưởng
Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc Giám đốc Trung tâm Lưu trữ
lịch sử tỉnh ban hành nội quy, quy chế về khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho
Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.
b) Giám sát việc khai thác, sử dụng
tài liệu tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.
c) Phê duyệt hoặc có ý kiến vào phiếu
yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trước khi trình lãnh đạo cơ quan xét duyệt.
4. Viên chức phụ trách khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ
a) Thực hiện trách nhiệm theo quy định
tại khoản 2 Điều 3 Thông tư số 10/2014/TT-BNV.
b) Thực hiện đúng quy trình khai
thác, sử dụng tài liệu; đảm bảo bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
c) Giao kết quả, thu, nộp phí sử dụng
tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.
d) Theo dõi việc khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.
5. Độc giả
Thực hiện quyền, nghĩa vụ theo quy định
tại khoản 1, khoản 2 Điều 29 Luật Lưu trữ năm 2011 và khoản 3 Điều 3 Thông tư số
10/2014/TT-BNV.
6. Cơ quan, tổ chức có tài liệu bảo
quản thời hạn được bảo quản tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh
a) Liên hệ với lãnh đạo Chi cục Văn
thư - Lưu trữ hoặc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh bằng văn bản hoặc giấy giới thiệu
để phân công viên chức quản lý kho mở cửa kho, giám sát việc khai thác, sử dụng
tài liệu của đơn vị tại kho.
b) Phối hợp và thực hiện theo hướng dẫn
của viên chức quản lý kho trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của
đơn vị.
c) Không được mang tài liệu ra khỏi
kho bảo quản khi chưa được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.
d) Công chức, viên chức, người lao động
của đơn vị đến khai thác, sử dụng tài liệu phải chấp hành nghiêm các nội quy,
quy chế của Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh và các quy định khác của pháp luật có
liên quan.
Điều 6. Khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc và qua Cổng dịch vụ công trực tuyến
tỉnh Đồng Nai
1. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
tại Phòng đọc
Thủ tục, trình tự khai thác, sử dụng tài
liệu tại phòng đọc thực hiện theo quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV.
2. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
qua Cổng dịch vụ công trực tuyến tỉnh Đồng Nai
Độc giả có nhu cầu khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ truy cập vào trang thông tin Dịch vụ công trực tuyến tỉnh Đồng
Nai tại địa chỉ https://dichvucong.dongnai.gov.vn hoặc trang thông tin Cổng dịch vụ công trực tuyến tỉnh https://congdvc.dongnai.gov.vn chọn biểu
tượng nộp hồ sơ trực tuyến chọn đơn vị thực hiện, thủ tục cấp bản sao và chứng
thực lưu trữ để thực hiện kê khai thông tin vào các Mẫu
phiếu và gửi đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
3. Lệ phí sử dụng tài liệu lưu trữ thực
hiện theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14
tháng 11 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp,
quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 7. Khai
thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ
1. Các cơ quan, đơn vị có tài liệu bảo
quản thời hạn đang bảo quản tại các Kho lưu trữ trong Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh
do Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý khi thực
hiện khai thác, sử dụng tài liệu phải thông báo cho đơn vị quản lý Kho Lưu trữ
chuyên dụng tỉnh để giám sát thực hiện việc khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị.
2. Công chức, viên chức, người lao động
đến Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh thực hiện việc khai thác, sử dụng tài liệu có
thời hạn bảo quản của đơn vị tại kho lưu trữ phải được lãnh đạo cơ quan, đơn vị
chấp thuận thực hiện nhiệm vụ, công vụ (có văn bản, giấy giới thiệu, ...).
3. Thực hiện nghiêm các nội quy, quy
chế của Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh và các quy định khác của pháp luật có liên
quan.
Điều 8. Giới thiệu
tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử
1. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên
phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử nhằm mục đích giới thiệu
thông tin cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân những tài liệu hiện đang được bảo
quản tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai.
2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phối hợp với cơ quan Đài, Báo, Ban Biên tập Cổng
thông tin điện tử tỉnh, Ban Biên tập Trang thông tin điện tử của Sở Nội vụ và
Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để đăng tải giới
thiệu nội dung thông tin tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền.
3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉ giới thiệu những nội dung thông tin chung về
các phông tài liệu và những tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi.
Điều 9. Triển
lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh xây dựng kế hoạch triển lãm, trưng bày tài liệu
lưu trữ theo chuyên đề nhằm phục vụ cho các mục đích tuyên
truyền, giới thiệu và phục vụ các ngày kỷ niệm, ngày lễ lớn trong năm.
2. Sở Nội vụ gửi thông báo tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ đến Sở Văn hóa,
Thể thao và Du lịch theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định số
23/2019/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2019 về hoạt động triển lãm.
3. Việc thẩm định nội dung triển lãm
thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 9 và khoản 3, khoản 4 Điều 17 Nghị định
số 23/2019/NĐ-CP.
4. Trường hợp hết thời hạn theo quy định
tại khoản 3, khoản 4 Điều 17 Nghị định số 23/2019/NĐ-CP nhưng không có ý kiến
trả lời bằng văn bản của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch thì Sở Nội vụ tổ chức
triển lãm theo nội dung đã thông báo.
Điều 10. Trích dẫn
tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu và trong triển lãm, trưng bày tài
liệu lưu trữ
Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai vào các công trình nghiên cứu (luận văn tốt
nghiệp, nghiên cứu khoa học, kỹ thuật) và trong triển lãm, trưng bày phải trích
dẫn chính xác thông tin và có chỉ dẫn nguồn tài liệu.
Điều 11. Xuất bản
ấn phẩm lưu trữ
1. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ từ nguồn
thông tin trong tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hiện
đang bảo quản tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh với mục
đích tuyên truyền, phục vụ nhiệm vụ chính trị của địa phương.
2. Sở Nội vụ lập hồ sơ đề nghị Sở
Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép xuất bản theo quy định tại Điều 10
Thông tư số 01/2020/TT-BTTTT ngày 07 tháng 02 năm 2020 của Bộ Thông tin và Truyền
thông quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xuất bản và
Nghị định số 195/2013/NĐ-CP ngày 21/11/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một
số điều và biện pháp thi hành Luật Xuất bản.
3. Căn cứ hồ sơ đề nghị của Sở Nội vụ
theo quy định tại khoản 2 Điều này, Sở Thông tin và Truyền thông thẩm định,
trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho ý kiến đối với tài liệu phục vụ nhiệm vụ
chính trị của địa phương.
Sau khi có ý kiến Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép
xuất bản theo quy định.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 12. Khen
thưởng và xử lý vi phạm
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có sáng kiến,
đề tài trong việc khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ; phát hiện,
giao nộp, tặng cho Lưu trữ lịch sử tỉnh những tài liệu có giá trị và tài liệu
lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt,
làm lộ bí mật, mất tài liệu, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ
sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm
các nội dung tại Quy chế này và các hành vi bị nghiêm cấm được quy định tại Điều
8 Luật Lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định.
Điều 13. Trách
nhiệm thực hiện
1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có
liên quan đến việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng
tỉnh Đồng Nai thực hiện nghiêm túc nội dung Quy chế này.
2. Giao Sở Nội vụ triển khai thực hiện
Quy chế và theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có
vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội
vụ tổng hợp, đề xuất) để xem xét, giải quyết hoặc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
