QUYẾT ĐỊNH

VỀ QUI TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN PHÁP QUI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN

- Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp đã được Quốc hội thông qua ngày 21 tháng 6 năm 1994;

- Căn cứ Thông tư của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ số 33/BT ngày 10/12/1992 hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản của các cơ quan hành chính Nhà nước;

Để đảm bảo thực hiện Quy chế làm việc của UBND tỉnh, tiếp tục đổi mới phong cách làm việc theo tinh thần Nghị quyết Trung ương 8.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay ban hành Qui trình soạn thảo và ban hành văn bản pháp qui của UBND tỉnh.

Điều 2: Các đ/c thành viên UBND tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn trực thuộc, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và Chánh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhhiệm thi hành Quyết định này ./.

QUY TRÌNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN PHÁP QUI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 497 ngày 06/6/1995 của UBND tỉnh)

Chương I

CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN PHÁP QUI

Điều 1. Văn bản pháp qui của UBND tỉnh là văn bản có chứa đựng các qui tắc xử sự chung nhằm thực hiện các đạo luật, được áp dụng trong thực tế của cuộc sống, do UBND tỉnh ban hành.

Điều 2. Các hình thức văn bản pháp qui cuả UBND tỉnh gồm có Quyết định và Chỉ thị.

1. Quyết định của UBND tỉnh để ban hành các chủ trương, biện pháp cụ thể thực hiện Luật pháp Nhà nước, các chủ trương, chính sách của qui định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Nghị quyết của HĐND cùng cấp; quyết định về tổ chức và nhân sự thuộc thẩm quyền quyết định của UBND tỉnh; để tổ chức thực hiện và kiểm tra, thanh tra đối với cơ quan, tổ chức trong việc chấp hành luật pháp của Nhà nước (kể cả cơ quan, tổ chức cơ quan Trưng ương đóng tại đại phương); và những vấn đề khác thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh đã được luật pháp qui định.

2. Chỉ thị của UBND tỉnh để truyền đạt và chỉ đạo thực hiện các chủ trương, chính sách của Trung ương, các Nghị quyết của HĐND tỉnh, và Quyết định của UBND tỉnh trong trường hợp không cần thiết ban hành Quyết định; giao nhiệm vụ cho cơ quan hành chính cấp dưới thực hiện chủ trương công tác.

Ngoài các văn bản pháp qui, còn sử dụng các lọai văn bản hành chính để quan hệ trao đổi công tác, nêu các yêu cầu để giải quyết như: công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo, biên bản, điện báo,... (có phụ lục kèm theo).

Chương II

QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN PHÁP QUY

Điều 3. Văn bản pháp qui phải đáp ứng được chức năng và vai trò của phương tiện quản lý Nhà nước, khi soạn thảo phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản như: tính mục đích, tính khoa học, tính khả thi, và tính qui phạm.

Điều 4. Qui trình soạn thảo văn bản pháp qui theo trình tự sau:

1. Căn cứ vào Luật, các văn bản dưới Luật của Nhà nước, Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương và tình hình thực tế của địa phương hoặc do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã tiến hành xây dựng đề án trình UBND tỉnh.

2. Những đề án liên quan đến nhiều ngành hoặc giữa ngành và các cấp có nội dung phức tạp thì chủ đề án tổ chức hội nghị tư vấn hoặc hội thảo để chuẩn bị. Đề án có liên quan đến ngành, đoàn thể nào thì mời đại điện ngành, đoàn thể đó tham dự, Thủ trưởng cơ quan, đoàn thể được mời tham gia xây dựng đề án có trách nhiệm góp ý kiến, cung cấp số liệu hoặc trả lời bằng văn bản.

Dưới sự chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch tỉnh phụ trách lĩnh vự được phân công, Văn phòng UBND tỉnh tổ chức thẩm tra trước khi trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định đưa vào cuộc họp.

3. Hồ sơ đề án gồm:

- Tờ trình: nêu rõ lý do, mục đích, những ý kiến của các ngành có liên quan kể cả những ý kiến khác nhau.

- Đề án

- Dự thảo văn bản pháp qui và văn bản hướng dẫn thực hiện.

4. Các đề án được UBND tỉnh thông qua hoặc Chủ tịch UBND tỉnh quyết định ban hành theo thẩm quyền. Chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh theo dõi ngành hoặc lĩnh vực hoàn chỉnh dự thảo văn bản pháp qui, chậm nhất sau 3 ngày phải trình Chánh, Phó Văn phòng UBND tỉnh được phân công theo dõi lĩnh vực xem xét sau đó thông qua Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh được phân công, xem xét trứơc khi đánh máy.

5. Những điểm cần lưu ý khi soạn thảo văn bản pháp qui.

a) Soạn thảo văn bản pháp qui phải đảm bảo nội dung và hình thức văn bản theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền. Không dùng hình thức thông báo, công văn hành chính thay thế các văn bản pháp qui.

b) Các qui định trong văn bản pháp qui của UBND tỉnh, ngoài việc phải tuân thủ các qui định của Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, văn bản của Chính phủ, của Thủ tướng Chính phủ, còn phải tuân thủ các qui định trong các văn bản của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có chức năng quản lý ngành, lĩnh vực trong phạm vi cả nước.

c) Khi soạn thảo văn bản pháp qui phải chú ý đến những văn bản hiện hành để đảm bảo tính nhất quán của chủ trương, Luật pháp.

d) Những điều qui định trong văn bản pháp qui phải thể hiện rõ ràng, cụ thể để các cơ quan, tổ chức và mọi người hiểu thống nhất, hết sức tránh đưa vào văn bản những qui định, những từ ngữ khiến cho người thi hành có thể hiểu khác nhau.

Văn bản pháp qui phải chính xác, dứt khoát, không biểu cảm, nên trong văn bản không sử dụng bốn loại: "dấu hỏi" (?), "dấu lửng" (...) và dấu vân vân (vv).

Điều 5. Ban hành văn bản pháp qui phải tuân theo các qui định hiện hành.

1. Chủ tịch UBND tỉnh ký các văn bản pháp qui và các công văn xin ý kiến cấp trên.

Phó Chủ tịch UBND tỉnh được phân công thường trực (gọi tắt là Chủ tịch thường trực) ký các văn bản trên khi Chủ tịch đi vắng hoặc được ủy quyền.

Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách khối hay lĩnh vực ký thay Chủ tịch UBND tỉnh các văn bản mang tính đôn đốc, hướng dẫn giải quyết những việc cụ thể nhằm đảm bảo thực hiện tốt các Nghị quyết của HĐND, các Quyết định, Chỉ thị của UBND tỉnh, nhưng phải đảm bảo tính thống nhất các văn bản của UBND tỉnh.

2. Việc ban hành văn bản pháp qui chậm nhất sau 7 ngày kể từ ngày UBND tỉnh thông qua hoặc Chủ tịch UBND tỉnh quyết định theo thẩm quyền, và thời hạn có hiệu lực của văn bản phải đảm bảo trước một khoảng thời gian để tổ chức tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn cho cơ quan, đơn vị và nhân dân thực hiện những qui định trong văn bản.

3. Sau khi được Chủ tịch UBND tỉnh ký cho ban hành, Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm phát hành kịp thời và đúng qui định như: ghi số, ngày tháng phát hành, đống dấu và ghi lưu vào sổ gửi đi, lưu văn bản.

Chương III

SỬA ĐỔI, BỔ SUNG HOẶC BÃI BỎ VĂN BẢN ĐÃ BAN HÀNH

Điều 6. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu văn bản pháp qui của UBND tỉnh đã ban hành không phù hợp với tình hình thực tế, hoặc không còn phù hợp với các văn bản mới ban hành của Nhà nước, của Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương, thì Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã lập đề án để trình UBND tỉnh theo trình tự như sau:

- Tờ trình: nêu rõ mục đích, lý do những điều khoản cần sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ từng phần hoặc toàn bộ văn bản của UBND tỉnh đã ban hành

- Ý kiến tham gia của các ngành, kể cả ý kiến khác nhau.

- Dự thảo văn bản pháp qui.

Điều 7. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm thẩm tra đúng qui trình, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh để đưa vào chương trình cuộc họp hoặc để Chủ tịch UBND tỉnh quyết định theo thẩm quyền.

Điều 8. Sau khi được UBND tỉnh thông qua hoặc Chủ tịch UBND tỉnh quyết định theo thẩm quyền, Văn phòng UBND tỉnh dự thảo văn bản pháp qui ghi rõ những điều khoản cần sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ từng phần hoặc toàn bộ văn bản đã ban hành, không được ghi chung gây khó khăn cho việc thi hành.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện qui trình này.

Điều 10. Trong qua trình thực hiện, Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm thoe dõi, tổng hợp tình hình và báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh những điều cần sửa đổi, bổ sung ./.

PHỤ LỤC

Kèm theo Quyết định số 497/UB-QĐ ngày 06 tháng 6 năm 1995

1. Công văn hành chính gồm có:

a) Công văn hướng dẫn nhằm giải thích và chỉ dẫn phương hướng, thủ tục, cách thức các cơ quan, đơn vị có quan hệ biết thưc hiện hoặc sử dụng quyền hạn nhằm đáp ứng các đề nghị của cơ quan, đơn vị cấp dưới.

b) Công văn phúc đáp: nhằm giải thích hoặc trả lời các đề nghị, thắc mắc, khiếu nại của cơ quan, đơn vị và cá nhân và có quyền lợi liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của UBND tỉnh.

c) Công văn đôn đốc: nhằm nhắc nhở trách nhiệm, chấn chỉnh hoạt động của cấp dưới hoặc các chủ thể khác có trách nhiệm thi hành.

d) Công văn giao dịch: nhằm thông tin cho các tổ chức bên ngoài hoặc ngang cấp những yêu cầu và điều kiện, giải thích các lý do không thực hiện đúng các thỏa thuận đã giao dịch trước đó.

2. Tờ trình: là một loại văn bản có nội dung chủ yếu để đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê chuẩn về một chủ trương hoạt động, một phương án công tác, một công trình xây dựng, một tiêu chuẩn định mức, vv... Khi có quyết định cấp trên thì cơ quan trình mới được tiến hành thực hiện các nội dung đó.

3. Báo cáo: là loại văn bản nhằm tổng hợp các thông tin trong phạm vị quản lý để đưa các thông tin tới cấp trên phục vụ các mục tiêu tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm đề ra các biện pháp chỉ đạo kịp thời.

4. Thông báo: là loại văn bản dùng để thông tin về những nội dung và kết quả hoạt động của UBND tỉnh, của đồng chí Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; UBND tỉnh, hoặc truyền đạt kịp thời các văn bản pháp qui quan trọng của các cơ quan cấp trên tới cơ quan, đơn vị cấp dưới biết và thực hiện.

5. Biên bản: là lọai văn bản ghi chép lại toàn bộ thông tin về các sự kiện thực tế đang xảy ra trong các hoạt động quản lý, giao dịch và các hoạt động khác có tính chất pháp lý.

6. Diễn văn: là loại văn bản mang tính diễn thuyết được dùng vào mục đích như: diễn thuyết trước quần chúng nhân dân tại các cuộc họp mít tinh; diễn văn khai mạc, bế mạc hội nghị, đại hội, diễn văn chào mừng, tiễn đưa, điễn biến khai mạc triển lãm, khánh thành một công trình xây dựng,vv... ./.