|
BỘ
NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
-------
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------
|
|
Số:
324/QĐ-VTLTNN
|
Hà
Nội, ngày 26 tháng 8 năm 2005
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CHUẨN THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ VIỆC
BIÊN MỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Căn cứ Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg
ngày 01/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định
chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Tin học,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về chuẩn thông
tin đầu vào và việc biên mục văn bản, tài liệu hành chính tại các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3.
Các ông (bà) Giám đốc các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia,
Giám đốc Trung tâm Tin học và Thủ trưởng các đơn vị liên quan thuộc Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Trung tâm BH TLLTQG;
- P. NVTW; P. KH-TC;
- Lưu: VT, TTTH.
|
Q.
CỤC TRƯỞNG
Trần Hoàng
|
QUY ĐỊNH
VỀ CHUẨN THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ VIỆC BIÊN MỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU
HÀNH CHÍNH TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
(Ban
hành kèm Quyết định số 324 /QĐ-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước)
I. CHUẨN
THÔNG TIN ĐẦU VÀO VĂN BẢN, TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH
1. Mã kho lưu trữ
2. Mã phông
3. Mục lục số
4. Hồ sơ số
5. Số thứ tự
6. Tờ số
7. Số và ký hiệu
8. Thời gian
9. Tác giả
10. Tên loại và trích yếu nội
dung
11. Ký hiệu thông tin
12. Tình trạng vật lý
13. Độ gốc của tài liệu
14. Chế độ sử dụng
15. Bút tích
16. Ngôn ngữ
17. Ghi chú
II. BIÊN MỤC
THÔNG TIN ĐẦU VÀO
A. QUY ĐỊNH CHUNG
- Đối tượng biên mục là các văn
bản hoặc tài liệu khác trong hồ sơ, đơn vị bảo quản thuộc các khối tài liệu lưu
trữ hành chính thời kỳ Pháp thuộc, thời kỳ Mỹ-Nguỵ và thời kỳ sau Cách mạng tại
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
- Tuỳ theo việc tổ chức lao động
của từng Trung tâm mà có thể biên mục ra phiếu tin (theo Mẫu phiếu tin kèm Quy
định này) sau đó nhập phiếu tin vào máy hoặc có thể nhập trực tiếp vào máy.
- Các phông, sưu tập tài liệu bằng
ngôn ngữ tiếng Pháp, tiếng Anh thì biên mục bằng ngôn ngữ của phông đó; các
phông, sưu tập bằng ngôn ngữ khác thì biên mục bằng tiếng Việt.
- Khi biên mục các phông tài liệu
tiếng Việt, việc viết hoa được thực hiện theo Quy định tạm thời về viết hoa
trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ được ban hành theo Quyết định
số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22.12.1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ.
Đối với các phông tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì việc viết hoa được thực hiện
theo quy tắc chính tả của ngôn ngữ đó.
- Khi biên mục, cần hạn chế tới
mức tối đa sự trùng lặp thông tin.
- Chỉ viết tắt các từ thông dụng.
- Đối với văn bản, tài liệu thuộc
các hồ sơ việc thì phải biên mục hồ sơ trước và một số thông tin sau được lấy từ
thông tin ở mức hồ sơ mà không phải biên mục các trường sau:
+ Mã kho lưu trữ
+ Mã phông
+ Ký hiệu phân loại
+ Chế độ sử dụng
+ Tình trạng vật lý
+ Bút tích
B. QUY ĐỊNH CỤ THỂ
1. Mã kho lưu trữ
Mã kho lưu trữ đối với các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia được ghi như sau:
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I:
1;
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II:
2;
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III: 3.
2. Mã phông lưu trữ: Ghi số, ký
hiệu (nếu có) của phông hoặc sưu tập tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm.
3. Mục lục số: Ghi số thứ tự của
mục lục hồ sơ của phông. Trường hợp phông chỉ có một mục lục thì ghi số 1.
4. Hồ sơ số: Ghi số thứ tự của hồ
sơ (đơn vị bảo quản) theo mục lục hồ sơ.
5. Số thứ tự: Ghi số thứ tự của
văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản bằng các chữ số Ả Rập.
6. Tờ số: Ghi số thứ tự tờ đầu của văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản).
7. Số và ký hiệu: Ghi số và ký
hiệu của văn bản (nếu có).
8. Thời gian: Ghi thời gian của
văn bản, tài liệu theo thứ tự ngày, tháng, năm theo chuẩn
"dd.mm.yyyy" (ngày 2 chữ số, tháng 2 chữ số, năm 4 chữ số bằng các chữ
số Ả Rập).
9. Tác giả
- Ghi tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản theo đúng tên được thể hiện trong văn bản. Nếu văn bản có nhiều cơ
quan ban hành thì ghi tất cả các cơ quan ban hành, tên của mỗi cơ quan cách
nhau bởi dấu chấm phẩy (;).
- Đối với tài liệu mà tác giả là
cá nhân thì ghi họ tên và chức vụ (nếu có) của cá nhân đó theo đúng họ tên và
chức vụ được thể hiện trong văn bản, tài liệu.
10. Tên loại và trích yếu nội dung
Ghi theo đúng tên loại và trích
yếu nội dung của văn bản, tài liệu. Trường hợp trên văn bản, tài liệu không ghi
rõ tên loại thì tuỳ thuộc vào thực tế mà xác định tên loại văn bản, tài liệu
cho phù hợp (theo Danh mục tên loại văn bản, tài liệu kèm Quy định này). Đối với
những văn bản, tài liệu không có trích yếu nội dung thì người biên mục phải đọc
và tóm tắt nội dung của văn bản, tài liệu đó.
11. Ký hiệu thông tin: Ghi theo
"Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu thời kỳ sau năm 1945"
đối với tài liệu thời kỳ sau năm 1945; "Khung phân loại P. Bu-đê" đối
với tài liệu thời kỳ Pháp thuộc.
12. Tình trạng vật lý: Mô tả tóm
tắt về tình trạng vật lý của tài liệu nếu tài liệu bị hư hỏng như bị nấm mốc, ố
vàng, chữ mờ, rách, thủng, dính bết v.v...
13. Độ gốc của tài liệu: Đối với
các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản, tài liệu quan trọng khác trong hồ
sơ (đơn vị bảo quản), cần ghi rõ văn bản, tài liệu đó là bản thảo, bản gốc, bản
chính hay bản sao (bản sao y bản chính, bản sao y, bản sao nguyên văn bản
chính, bản trích sao, bản sao lục được ghi chung là "bản sao"). Khái
niệm "bản thảo", "bản gốc", "bản chính" của văn bản
do cơ quan, tổ chức ban hành được hiểu như sau:
- “Bản thảo văn bản” là bản được
viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ
quan, tổ chức;
- “Bản gốc văn bản” là bản thảo
cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt;
- “Bản chính văn bản” là bản
hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành.
14. Chế độ sử dụng: Ghi "hạn
chế" nếu văn bản, tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng (theo hướng dẫn tại
Văn bản số 397/LTNN-NVTW ngày 22/8/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng
dẫn xác định hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng tại các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia); nếu văn bản, tài liệu không thuộc diện đó thì để trống.
15. Bút tích: Bút tích là chữ
ký, ghi chú, ý kiến nhận xét, ý kiến chỉ đạo giải quyết hay những sửa chữa, bổ
sung ... trên văn bản, tài liệu của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu.
- Đối với tài liệu hành chính tiếng
Việt thời kỳ sau năm 1945 thì ghi họ tên (không ghi chức vụ) chỉ đối với những
người giữ các chức vụ như: Tổng bí thư và các chức vụ tương đương của Đảng Cộng
sản Việt Nam và của các tổ chức tiền thân của Đảng; Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc
hội, Tổng thống, Thủ tướng và các chức vụ tương đương có bút tích trong văn bản,
tài liệu.
Ví dụ: Đỗ Mười, Tôn Đức Thắng,
Võ Văn Kiệt ...
Trường hợp trong tài liệu ghi bí
danh thì sau bí danh ghi họ tên của người đó.
Ví dụ: Tô (Phạm Văn Đồng), Thận
(Trường Chinh), Đề Thám (Hoàng Hoa Thám) ...
- Đối với tài liệu thời kỳ Pháp
thuộc thì ghi họ tên như được thể hiện trong văn bản, tài liệu (trường hợp chỉ
xác định được họ hoặc tên thì ghi họ hoặc tên) chỉ đối với những người đứng đầu
Đông Dương (Toàn quyền Đông Dương) hoặc đứng đầu cấp Kỳ (Thống sứ, Khâm sứ, Thống
đốc).
16. Ngôn ngữ: Chỉ ghi đối với những
văn bản, tài liệu bằng các ngôn ngữ khác với ngôn ngữ của phông.
Ví dụ: Đối với các phông tiếng
Pháp thì chỉ biên mục thông tin này đối với các văn bản, tài liệu được thể hiện
bằng các ngôn ngữ khác như Hán Nôm, Việt, Anh,...; đối với các phông tài liệu
tiếng Việt chỉ biên mục đối với các văn bản, tài liệu được thể hiện bằng các
ngôn ngữ khác như Pháp, Anh, Nga,...
17. Ghi chú: Ghi những thông tin
cần thiết khác về tài liệu (nếu có).
III. ĐỊNH DẠNG
ẢNH VÀ TÊN FILE ẢNH
1. Định dạng (format) ảnh của
văn bản, tài liệu
Mỗi trang văn bản, tài liệu được
số hoá thành một file ảnh jpeg, phần mở rộng của tên file ảnh là
"jpg".
2. Tên file ảnh
Tên file ảnh gồm các thông tin
sau:
1. Mã kho lưu trữ
2. Mã phông
3. Mục lục số
4. Hồ sơ số
5. Tờ số
Việc biên mục các thông tin trên
được thực hiện theo quy định tại Mục II của Quy định này.
6. Trang số: Ghi số thứ tự trang
của văn bản, tài liệu.
Giữa các nhóm thông tin trên được
kết nối với nhau bằng dấu gạch ngang dưới ("_")
Ví dụ File ảnh có tên:
3_3_1_9_12_1.jpg là ảnh của
trang số 1 của văn bản, tài liệu có tờ đầu là tờ số 12 trong hồ sơ số 9, mục lục
số 1, phông số 3, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
3_3_1_9_12_2.jpg là ảnh của trang
số 2 của văn bản, tài liệu có tờ đầu là tờ số 12 trong hồ sơ số 9, mục lục số
1, phông số 3, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
3_30KT_5_190a_15_1.jpg là ảnh của
trang số 1 của văn bản, tài liệu có tờ đầu là tờ số 15 trong hồ sơ số 190a, mục
lục số 5, phông số 30KT, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
DANH MỤC TÊN LOẠI VĂN BẢN, TÀI LIỆU
|
1. Bài diễn văn
|
2. Bài phát biểu
|
|
3. Bẩm
|
4. Bản án
|
|
5. Bản danh sách
|
6. Bản hướng dẫn
|
|
7. Bằng
|
8. Bảng kê
|
|
9. Bằng khen
|
10. Báo cáo
|
|
11. Biên
|
12. Biên bản
|
|
13. Biên giao
|
14. Biểu
|
|
15. Biểu đồ
|
16. Bố cáo
|
|
17. Bưu điệp
|
18. Cáo thị
|
|
19. Châu tri
|
20. Chỉ (Phụng chỉ)
|
|
21. Chỉ thị
|
22. Chiếu
|
|
23. Chính cương
|
24. Chúc thư
|
|
25. Chứng thư
|
26. Chương trình
|
|
27. Chuyển văn, sao văn
|
28. Công di
|
|
29. Công điện
|
30. Công đồng truyền
|
|
31. Công lệnh
|
32. Công phiếu
|
|
33. Công trái
|
34. Công văn
|
|
35. Công vụ
|
36. Diễn từ
|
|
37. Diễn văn
|
38. Dụ (Phụng, Thượng dụ)
|
|
39. Đáp từ
|
40. Đề án
|
|
41. Đề cương
|
42. Điện văn
|
|
43. Điều lệ
|
44. Điếu văn
|
|
45. Đính chính
|
46. Đồ thị
|
|
47. Đơn
|
48. Giấy ban khen
|
|
49. Giấy biên nhận
|
50. Giấy cảnh cáo
|
|
51. Giấy chứng nhận
|
52. Giấy đi đường
|
|
53. Giấy giới thiệu
|
54. Giấy khen
|
|
55. Giấy mời
|
56. Giấy phép
|
|
57. Giấy thanh toán
|
58. Giấy uỷ nhiệm
|
|
59. Giấy uỷ quyền
|
60. Hiến pháp
|
|
61. Hiệp định
|
62. Hiệp ước
|
|
63. Hiểu thị
|
64. Hoà ước
|
|
65. Hợp đồng
|
66. Huấn lệnh
|
|
67. Huấn thị
|
68. Kế hoạch
|
|
69. Khải
|
70. Khế ước
|
|
71. Khiển
|
72. Lệnh
|
|
73. Lời hiệu triệu
|
74. Lời kêu gọi
|
|
75. Luân tư
|
76. Luật
|
|
77. Mật điện
|
78. Nghị định
|
|
79. Nghị định thư
|
80. Nghị quyết
|
|
81. Nghị quyết liên tịch
|
82. Nhật ký (cuộc họp)
|
|
83. Nhiệm vụ lệnh
|
84. Nội quy
|
|
85. Pháp lệnh
|
86. Phiến lục
|
|
87. Phiếu chi
|
88. Phiếu chuyển
|
|
89. Phiếu gửi
|
90. Phiếu nghĩ
|
|
91. Phiếu tham khảo
|
92. Phiếu thu
|
|
93. Phiếu trình
|
94. Phiếu truy nhắc
|
|
95. Phiếu truy vấn
|
96. Phó
|
|
97. Phúc
|
98. Phúc trình
|
|
99. Phương án
|
100.Quốc thư
|
|
101.Quy chế
|
102.Quy định
|
|
103.Quy trình
|
104.Quyết định
|
|
105.Quyết nghị
|
106.Quyết toán
|
|
107.Sắc (Phụng sắc)
|
108.Sắc lệnh
|
|
109.Sắc luật
|
110.Sai
|
|
111.Sớ
|
112.Sổ cái
|
|
113.Sổ đăng ký công văn
|
114.Sổ ghi biên bản cuộc họp
|
|
115.Sổ lương
|
116.Sổ quỹ
|
|
117.Sổ theo dõi cấp phát kinh
phí
|
118.Sự vụ lệnh
|
|
119.Sức
|
120.Tấu
|
|
121.Tham luận
|
122.Thân
|
|
123.Thông báo
|
124.Thông cáo
|
|
125.Thông đạt
|
126.Thông điệp
|
|
127.Thông sức
|
128.Thông tri
|
|
129.Thông tư
|
130.Thông tư liên tịch
|
|
131.Thông ước
|
132.Thư
|
|
133.Thủ điệp
|
134.Thuyết trình
|
|
135.Tờ trình
|
136.Trả lời chất vấn
|
|
137.Trát
|
138.Trích lục
|
|
139.Truyền
|
140.Truyền đơn
|
|
141.Tư di
|
142.Tư trình
|
|
143.Tư văn
|
144.Tuyên án
|
|
145.Tuyên cáo
|
146.Tuyên ngôn
|
|
147.Văn tự
|
148.Yết thị
|
|
....
|
|
MẪU PHIẾU NHẬP TIN
(Tuỳ
thuộc tình hình thực tế đối với mỗi phông mà xác định độ rộng của các cột cho
phù hợp)
1- Đối với văn bản, tài liệu thuộc
hồ sơ việc
Mục lục số:........... Hồ sơ số:.......
|
STT
|
Tờ
số
|
Số
ký hiệu
|
Thời
gian
|
Tác
giả
|
Tên
loại và trích yếu nội dung
|
Độ
gốc
|
Ngôn
ngữ/ Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2- Đối với văn bản, tài liệu thuộc
các đơn vị bảo quản khác không phải hồ sơ việc
Mã kho: (in sẵn) Mã phông: (in sẵn)
Mục lục số:........... Hồ sơ số:.......
|
STT
|
Tờ
số
|
Số
ký hiệu
|
Thời
gian
|
Tác
giả
|
Tên
loại và trích yếu nội dung
|
Ký
hiệu TT
|
Tình
trạng vật lý
|
Độ
gốc
|
Chế
độ sử dụng
|
Bút
tích
|
Ngôn
ngữ/Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|