|
NGÂN
HÀNG NHÀ NƯỚC
VIỆT NAM
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------
|
|
Số:
32/2006/QĐ-NHNN
|
Hà
Nội, ngày 19 tháng 7 năm 2006
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG
NHÀ NƯỚC, CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG
THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước
Việt Nam năm 1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân hàng Nhà
nước Việt Nam năm 2003;
Căn cứ Luật các tổ chức tín dụng năm 1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều
của Luật các tổ chức tín dụng năm 2004;
Căn cứ Luật Kế toán năm 2003;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết
và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế
toán nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết
và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh
doanh;
Căn cứ Nghị định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước;
Căn cứ công văn số 8178/BTC-CĐKT ngày 03/7/2006 của Bộ Tài chính về việc “Chấp
thuận ban hành Quy định về kế toán trên máy vi tính đối với Ngân hàng Nhà nước,
các tổ chức tín dụng”;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về kế toán trên máy vi tính đối với
Ngân hàng Nhà nước, các tổ chức tín dụng.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo.
Điều 3.
Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toán – Tài chính, Thủ trưởng các đơn vị có
liên quan thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng Giám đốc (Giám đốc) các tổ chức tín dụng
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
|
|
KT.
THỐNG ĐỐC
PHÓ THỐNG ĐỐC
Vũ Thị Liên
|
QUY ĐỊNH
VỀ KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC, CÁC
TỔ CHỨC TÍN DỤNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 32/2006/QĐ-NHNN ngày 19/7/2006 của Thống đốc
Ngân hàng Nhà nước)
Chương 1:
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Quy định này quy định việc kế
toán bằng phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính đối với Ngân hàng Nhà nước
Việt Nam, các tổ chức tín dụng (dưới đây gọi tắt là Ngân hàng) có đủ các điều
kiện theo quy định tại Điều 4 của Quy định này.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy định này, các từ ngữ
sau đây được hiểu như sau:
1. Kế toán trên máy vi tính:
Là việc các Ngân hàng sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện kế toán trên hệ thống
máy vi tính.
2. Hệ thống thông tin kế toán:
là hệ thống thông tin được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện
các xử lý khác đối với dữ liệu theo quy định của pháp luật kế toán.
3. Giao dịch được hạch toán tự
động: Là giao dịch được phần mềm kế toán tự động hạch toán và không có sự
can thiệp từ bên ngoài. Các giao dịch này được hạch toán trên cơ sở các thông
tin do hệ thống thông tin kế toán tạo ra từ nguồn dữ liệu có sẵn trong hệ thống
(tính lãi dồn tích...) hoặc trên cơ sở các giao dịch điện tử của khách hàng
(giao dịch ATM …).
4. Phân hệ nghiệp vụ: Là
các bộ phận kế toán được phân chia dựa trên các hoạt động nghiệp vụ của Ngân
hàng. Các bộ phận kế toán này chịu trách nhiệm nhập, kiểm soát các dữ liệu về
nghiệp vụ kinh tế, tài chính; xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có vào hệ
thống thông tin kế toán về các giao dịch của hoạt động nghiệp vụ mà mình phụ
trách.
5. Tài khoản sổ cái: Là
tài khoản tổng hợp cấp thấp nhất (tối thiểu nội dung có tính chất tương đồng với
tài khoản tổng hợp cấp 3 của Hệ thống tài khoản do Thống đốc NHNN ban hành) được
quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Ngân hàng.
6. Thời điểm kết thúc ngày
làm việc: Là thời điểm kết thúc một chu trình làm việc trên hệ thống thông
tin kế toán, các thao tác khoá sổ kế toán ngày đã được thực hiện. Sau thời điểm
này không còn nghiệp vụ kinh tế, tài chính nào được xử lý, hạch toán vào sổ kế
toán của ngày làm việc đó, trừ trường hợp giao dịch điều chỉnh sai sót theo quy
định.
7. Thủ trưởng Ngân hàng:
là Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng.
8. Thủ trưởng đơn vị ngân
hàng cơ sở (thủ trưởng đơn vị ngân hàng): là thủ trưởng đơn vị thuộc Ngân
hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng có tổ chức bộ máy kế toán và thực hiện kế toán
trên máy vi tính (Chi nhánh, Sở Giao dịch …).
Điều 3.
Nguyên tắc thực hiện kế toán trên máy vi tính
1. Việc kế toán trên máy vi tính
tại các Ngân hàng phải tuân thủ các quy định của Luật kế toán và các quy định
khác của pháp luật có liên quan
2. Chứng từ kế toán sử dụng
trong kế toán trên máy vi tính là chứng từ bằng giấy hoặc chứng từ điện tử. Việc
lập, kiểm soát, lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện theo đúng quy định hiện
hành về chứng từ.
3. Hạch toán tổng hợp chỉ được
thực hiện trên cơ sở dữ liệu của hạch toán chi tiết. Ngân hàng phải đảm bảo
cung cấp được đầy đủ, rõ ràng số liệu của phần kế toán tổng hợp để lập các báo
cáo tài chính và số liệu của phần kế toán chi tiết để quản lý từng đối tượng hạch
toán kế toán cụ thể.
4. Ngân hàng phải đảm bảo nguyên
tắc ghi Nợ trước, ghi Có sau hoặc ghi Nợ Có đồng thời đối với các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị. Việc ghi Có trước chỉ được thực hiện
khi việc ghi Nợ chắc chắn được thực hiện.
5. Việc kế toán trên máy vi tính
phải được thực hiện theo một quy trình được kiểm soát chặt chẽ do thủ trưởng
Ngân hàng ban hành.
6. Những người có thẩm quyền
truy cập và sử dụng phần mềm kế toán phải được xác thực và phân quyền theo quy
định để truy cập phần mềm kế toán và thực hiện các chức năng của mình. Những
người có thẩm quyền truy cập và sử dụng phần mềm kế toán chỉ được phép thực hiện
những công việc được phân quyền và phải chịu trách nhiệm về những công việc đã
thực hiện. Nghiêm cấm việc truy cập và sử dụng phần mềm kế toán trái phép.
7. Các dữ liệu sau khi được
chính thức cập nhập vào hệ thống thông tin kế toán chỉ được điều chỉnh hoặc sửa
đổi bởi người có thẩm quyền và phải tuân thủ theo quy trình nghiệp vụ. Nghiêm cấm
truy cập và sửa đổi dữ liệu trái phép.
Điều 4. Điều
kiện thực hiện kế toán trên máy vi tính
1. Có đủ các điều kiện về cơ sở
vật chất, kỹ thuật và cán bộ, phần mềm kế toán đáp ứng được các tiêu chuẩn và
điều kiện theo quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của Bộ
Tài chính hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện phần mềm kế toán, đảm bảo phản ánh
được đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định hiện hành, đảm bảo khả
năng kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa chứng từ kế toán và sổ kế toán, đối chiếu
số liệu giữa các sổ, và tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính theo quy định.
2. Có hệ thống các máy vi tính
được nối mạng trực tuyến để cập nhật, xử lý, kiểm soát, khai thác và lưu trữ dữ
liệu một cách an toàn, chính xác, nhanh chóng và thuận tiện. Hệ thống máy vi
tính phải có cơ sở dữ liệu chung, có hệ thống thông tin dự phòng theo quy định.
3. Có quy trình kỹ thuật - nghiệp
vụ kế toán trên máy vi tính. Quy trình kỹ thuật - nghiệp vụ về kế toán trên máy
vi tính phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
a) Phân định rõ quyền, nghĩa vụ
và trách nhiệm của từng cán bộ liên quan đến kế toán trên máy vi tính.
b) Quy trình luân chuyển chứng từ
phù hợp với phần mềm kế toán, yêu cầu quản lý từng loại nghiệp vụ, đồng thời đảm
bảo quá trình hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết được chính xác.
c) Quy trình kiểm tra, kiểm
soát, phê duyệt, đối chiếu việc kế toán trên máy tính, có đủ các thủ tục kiểm
soát cần thiết để phát hiện kịp thời mọi sai phạm có thể phát sinh trong quá
trình kế toán trên máy vi tính
d) Cấp phát, quản lý xác thực
theo Quy chế an toàn, bảo mật hệ thống thông tin trong ngành ngân hàng ban hành
theo Quyết định số 04/2006/QĐ-NHNN ngày 18/01/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà
nước.
đ) Tổ chức lưu trữ dữ liệu kế
toán trên hệ thống máy vi tính và tổ chức bảo mật dữ liệu kế toán.
4. Đối với các Quỹ tín dụng nhân
dân cơ sở thực hiện kế toán trên máy vi tính theo Quy định này cũng phải thực
hiện đúng các yêu cầu về an toàn, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin, cấp
phát, quản lý xác thực những người có thẩm quyền truy cập và sử dụng phần mềm kế
toán theo Quyết định số 04/2006/QĐ-NHNN ngày 18/01/2006 của Thống đốc Ngân hàng
Nhà nước.
Chương 2:
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 5. Tổ
chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán tại các
Ngân hàng bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:
1. Phân hệ tiền gửi.
2. Phân hệ tiền vay.
3. Phân hệ chuyển tiền.
4. Phân hệ tài trợ thương mại.
5. Phân hệ kinh doanh tiền tệ.
6. Phân hệ quản lý nội bộ.
7. Phân hệ các giao dịch được hạch
toán tự động
Tuỳ theo mô hình tổ chức, quản
lý và đặc điểm hoạt động, kinh doanh của từng Ngân hàng, thủ trưởng Ngân hàng
quyết định việc gộp hoặc tách các phân hệ nghiệp vụ nêu trên.
Điều 6.
Trách nhiệm của các thành viên tham gia kế toán trên máy vi tính
1. Đối với thủ trưởng Ngân hàng:
a) Ban hành quy trình kỹ thuật -
nghiệp vụ kế toán trên máy vi tính đảm bảo nội dung theo quy định tại khoản 3,
Điều 4 Quy định này
b) Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn
của phần mềm kế toán áp dụng tại Ngân hàng; về điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật
và cán bộ khi thực hiện kế toán trên máy vi tính.
2. Đối với thủ trưởng đơn vị
ngân hàng:
a) Phân quyền cho các cán bộ chịu
trách nhiệm thực hiện các công việc có liên quan đến kế toán trên máy vi tính tại
đơn vị mình.
b) Hướng dẫn, triển khai thực hiện
nghiêm túc Quy định này tại đơn vị.
3. Đối với kế toán viên:
a) Kiểm soát tính chính xác, hợp
lệ, hợp pháp của các chứng từ kế toán.
b) Nhập chính xác, đầy đủ các dữ
liệu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào hệ thống thông tin kế toán theo đúng
các yếu tố trên chứng từ và quy trình kế toán trên máy vi tính.
c) Kế toán nghiệp vụ kinh tế,
tài chính theo đúng quy định hiện hành.
d) Kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo
tính khớp đúng nội dung giao dịch trên Bảng liệt kê giao dịch, Sổ kế toán chi
tiết với chứng từ kế toán do mình nhập vào hệ thống thông tin kế toán trong
ngày.
4. Đối với kiểm soát viên kế
toán (kiểm soát viên) và người phê duyệt:
a) Kiểm soát, phê duyệt tính hợp
lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, tài liệu nghiệp vụ đã được kế toán viên, cán
bộ nghiệp vụ xử lý và nhập dữ liệu vào hệ thống thông tin kế toán.
b) Kiểm soát, phê duyệt tính
chính xác của các dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế, tài chính do kế toán viên, cán
bộ nghiệp vụ đã nhập vào hệ thống thông tin kế toán, đảm bảo khớp đúng với chứng
từ kế toán, tài liệu chứng minh liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính.
c) Người phê duyệt, kiểm soát
viên không được phép nhập dữ liệu vào hệ thống thông tin kế toán, nếu phát hiện
có sai sót thì phải chuyển trả chứng từ, tài liệu cho kế toán viên, cán bộ nghiệp
vụ để nhập lại. Người phê duyệt chỉ thực hiện kiểm soát, phê duyệt sau khi kiểm
soát viên đã kiểm soát, phê duyệt.
d) Kiểm soát viên chịu trách nhiệm
kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo tính khớp đúng nội dung giao dịch trên Bảng liệt
kê giao dịch với chứng từ kế toán của các giao dịch do mình kiểm soát trong
ngày.
5. Đối với cán bộ hậu kiểm:
a) Tập hợp, kiểm tra, đảm bảo đầy
đủ số lượng chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được hạch toán trong
ngày.
b) Kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp
pháp của các chứng từ kế toán, kiểm tra tính chính xác của các bút toán do kế
toán viên và các bộ phận nghiệp vụ thực hiện trong ngày.
c) Kiểm tra lại tính hợp pháp và
chính xác về nội dung của các Bảng liệt kê giao dịch được hạch toán tự động,
phát hiện kịp thời sai sót do việc xử lý của hệ thống và báo cáo kịp thời cho cấp
có thẩm quyền.
d) Kiểm soát, đối chiếu khớp
đúng số liệu giữa các Bảng liệt kê giao dịch với Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê
giao dịch, giữa các Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch với sổ kế toán chi
tiết, Sổ kế toán tài khoản số cái; giữa Sổ kế toán tài khoản sổ cái với Bảng
cân đối tài khoản kế toán, phát hiện kịp thời mọi chênh lệch số liệu và báo cáo
kịp thời cho cấp có thẩm quyền.
đ) Cán bộ làm công tác hậu kiểm
không được phép tham gia vào quá trình nhập, kiểm soát, phê duyệt dữ liệu của
nghiệp vụ kinh tế, tài chính do mình thực hiện kiểm tra.
6. Đối với cán bộ nghiệp vụ:
a) Chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm
soát, đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các tài liệu sử dụng để nhập
các dữ liệu liên quan đến quá trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán,
b) Nhập dữ liệu vào hệ thống
thông tin kế toán chính xác với nội dung của các tài liệu được sử dụng.
7. Đối với trưởng phòng kế toán:
a) Tổ chức việc thực hiện quy
trình hạch toán trên máy vi tính tại đơn vị, trực tiếp kiểm tra, giám sát việc
tuân thủ quy trình.
b) Kiểm tra, kiểm soát Bảng cân
đối tài khoản kế toán ngày và các báo cáo kế toán, tài chính tháng, quý, năm.
c) Chịu trách nhiệm về tính đầy
đủ, kịp thời, trung thực của các báo cáo kế toán, tài chính.
Điều 7. Kiểm
soát, nhập dữ liệu vào hệ thống thông tin kế toán
1. Phương thức nhập dữ liệu vào
hệ thống thông tin kế toán :
a) Do kế toán viên nhập từ chứng
từ giấy.
b) Do kế toán viên xử lý (nhập)
dưới dạng điện tử từ chứng từ điện tử.
c) Do cán bộ nghiệp vụ chuyển
hoá (nhập) từ chứng từ.
d) Do cán bộ nghiệp vụ có thẩm
quyền nhập để hệ thống thông tin kế toán xử lý.
đ) Dữ liệu được nhập tự động vào
hệ thống thông tin kế toán (đối với các giao dịch được hạch toán tự động).
e) Các phương thức khác do Thủ
trưởng Ngân hàng quy định.
2. Kiểm soát dữ liệu nhập vào hệ
thống thông tin kế toán:
a) Mọi dữ liệu nhập vào hệ thống
thông tin kế toán phải được kế toán viên, cán bộ nghiệp vụ kiểm soát trước khi
nhập và được kiểm soát lại bởi kiểm soát viên và người phê duyệt (nếu nghiệp vụ
phải được phê duyệt) theo đúng quy định trách nhiệm tại Điều 6 của Quy định
này.
b) Đối với các Ngân hàng áp dụng
mô hình giao dịch một cửa theo quy định tại Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN
ngày 13/10/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, đối với các giao dịch trong hạn
mức, giao dịch viên đồng thời thực hiện chức năng của kế toán viên và chức năng
của kiểm soát viên.
c) Đối với các nghiệp vụ được hạch
toán tự động, phần mềm kế toán phải có các chức năng kiểm soát tự động để đảm bảo
các dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin kế toán hoặc các dữ liệu do phần mềm kế
toán tính toán và tạo ra là chính xác và hợp lệ.
3. Việc hạch toán nghiệp vụ kinh
tế, tài chính chỉ được coi là hoàn thành và phần mềm kế toán phải đảm bảo chỉ
chính thức cập nhật dữ liệu vào hệ thống khi kế toán viên, cán bộ nghiệp vụ, kiểm
soát viên và người phê duyệt (đối với những nghiệp vụ phải phê duyệt) đã kiểm
soát và ký chữ ký điện tử của mình.
Kế toán viên, cán bộ nghiệp vụ,
kiểm soát viên, người phê duyệt phải chịu trách nhiệm về những dữ liệu đã nhập
vào hệ thống thông tin kế toán và đã kiểm soát, phê duyệt theo thẩm quyền được
quy định.
Điều 8. Các loại
bảng kê, sổ, báo cáo kế toán sử dụng trong kế toán trên máy vi tính
1. Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế
toán chi tiết theo dõi các đối tượng kế toán cụ thể như từng khách hàng, từng
loại vốn, tài sản, thu nhập, chi phí … Việc mở sổ kế toán chi tiết cho các đối
tượng kế toán phải căn cứ vào quy định về mở tài khoản kế toán chi tiết trong Hệ
thống tài khoản kế toán áp dụng cho Ngân hàng. Sổ kế toán chi tiết phải có đầy
đủ các yếu tố chủ yếu sau:
a) Tên ngân hàng lập sổ
b) Tên sổ
c) Số tài khoản chi tiết
d) Số sổ
đ) Số dư đầu
e) Ngày hạch toán, ngày giá trị
của giao dịch
g) Số chứng từ, ngày, tháng, năm
của chứng từ
h) Diễn giải hoặc Mã nghiệp vụ
i) Số tiền ghi Nợ, số tiền ghi
Có
k) Tài khoản đối ứng
l) Doanh số Nợ; Doanh số Có ngày
m) Doanh số Nợ; Doanh số Có
tháng
n) Doanh số Nợ; Doanh số Có năm
o) Số dư cuối
p) Chữ ký của người kiểm soát.
2. Nhật ký chứng từ
Nhật ký chứng từ được lập theo
ngày, gồm:
a) Các chứng từ kế toán phát
sinh và hoàn thành trong ngày.
b) Các Bảng liệt kê giao dịch.
c) Các Bảng tổng hợp các Bảng liệt
kê giao dịch.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý và thiết
kế của phần mềm kế toán, các Ngân hàng có thể ghép Bảng liệt kê giao dịch, Bảng
tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch nhưng phải đảm bảo thể hiện đầy đủ các yếu
tố quy định tại khoản 3 và 4 Điều này.
3. Bảng liệt kê giao dịch: Liệt
kê các giao dịch đã được xử lý, cập nhật vào hệ thống thông tin kế toán và hạch
toán trong ngày theo trình tự thời gian và theo từng kế toán viên hoặc liệt kê
các giao dịch được hạch toán tự động.
Bảng liệt kê giao dịch có hai loại:
Bảng liệt kê các giao dịch do kế toán viên thực hiện và Bảng liệt kê các giao dịch
được hạch toán tự động.
Bảng liệt kê giao dịch phải có đầy
đủ các yếu tố chủ yếu sau:
a) Mã kế toán viên hoặc số hiệu
của Bảng liệt kê giao dịch.
b) Ngày, tháng, năm lập bảng kê.
c) Số chứng từ
d) Mã nghiệp vụ
đ) Quan hệ đối ứng tài khoản và
số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính:
- Các tài khoản ghi Nợ và số tiền
ghi Nợ của từng tài khoản.
- Các tài khoản ghi Có và số tiền
ghi Có của từng tài khoản.
e) Tổng doanh số Nợ, tổng doanh
số Có của bảng kê.
g) Chữ ký người kiểm soát.
Bảng liệt kê giao dịch và các chứng
từ kế toán tương ứng của bảng kê phải được tập hợp cùng với nhau khi lưu trữ tại
Nhật ký chứng từ.
4. Bảng tổng hợp các Bảng liệt
kê giao dịch: Tổng hợp số liệu trên các Bảng liệt kê giao dịch.
Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê
giao dịch có hai loại: Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch theo phân hệ
nghiệp vụ hoặc theo tài khoản sổ cái và Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch
của tất cả các kế toán viên và các giao dịch được hạch toán tự động toàn đơn vị
ngân hàng.
Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê
giao dịch phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau:
a) Ngày, tháng, năm lập bảng.
b) Mã kế toán viên hoặc mã phân
hệ nghiệp vụ liên quan đến phân hệ nghiệp vụ báo cáo (đối ứng) hoặc số hiệu các
Bảng liệt kê giao dịch .
c) Số lượng giao dịch và tổng số
tiền của từng kế toán viên hoặc từng phân hệ nghiệp vụ có liên quan hoặc Số
phát sinh Nợ, số phát sinh Có của từng Bảng liệt kê giao dịch.
d) Tổng doanh số Nợ, tổng doanh
số Có của Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch.
đ) Chữ ký người kiểm soát.
5. Sổ kế toán tài khoản sổ cái:
Được lập cho từng tài khoản sổ cái và phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau:
a) Tên Ngân hàng lập sổ
b) Ngày, tháng, năm ghi sổ
c) Tên, số hiệu của các tài khoản
sổ cái;
d) Số dư đầu ngày của từng tài
khoản sổ cái;
đ) Số hiệu tài khoản chi tiết, số
dư đầu ngày, tổng doanh số Nợ, tổng doanh số Có, số dư cuối ngày của từng tài
khoản chi tiết thuộc tài khoản sổ cái có hoạt động trong ngày và được sắp xếp
theo số hiệu tài khoản chi tiết từ nhỏ tới lớn. Trường hợp các dữ liệu của tài
khoản kế toán chi tiết đã được thể hiện trên các sổ kế toán khác và được in ra
giấy hàng ngày để kiểm tra và lưu trữ thì không phải thể hiện trên sổ kế toán
tài khoản sổ cái và được thay thế bằng doanh số phát sinh Nợ, doanh số phát
sinh Có ngày của tài khoản sổ cái;
e) Số dư cuối ngày của tài khoản
sổ cái;
g) Chữ ký người kiểm soát.
6. Bảng cân đối tài khoản kế
toán ngày: Thể hiện số dư đầu ngày, doanh số Nợ, doanh số Có, số dư cuối ngày của
các tài khoản sổ cái.
7. Ngoài các Bảng liệt kê giao dịch,
sổ kế toán, báo cáo kế toán quy định trong Quy định này, các Ngân hàng được
phép mở thêm các sổ kế toán khác phù hợp với yêu cầu quản lý của mình và quy định
của pháp luật.
8. Đối với bảng cân đối tài khoản
tháng, quý, năm, các báo cáo tài chính, các Ngân hàng thực hiện theo đúng quy định
về báo cáo tài chính hiện hành.
Điều 9. Quy
định về in các bảng kê, sổ, báo cáo kế toán
1. Sổ kế toán chi tiết:
a) Đối với các tài khoản chi tiết
liên quan đến khách hàng:
- Đối với sổ kế toán chi tiết của
từng khách hàng (tiền gửi thanh toán, tiền vay, tiền gửi có kỳ hạn ...): việc
in và cung cấp sổ kế toán chi tiết cho khách hàng, xác nhận và đối chiếu số dư
tài khoản với khách hàng được thực hiện theo thoả thuận giữa khách hàng và ngân
hàng. Tối thiểu, định kỳ năm một lần Ngân hàng phải thực hiện đối chiếu khớp
đúng số dư tài khoản với khách hàng bằng văn bản, nếu có chênh lệch thì phải
xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời. Nội dung, hình thức đối chiếu do thủ
trưởng Ngân hàng quyết định.
Việc in sổ kế toán chi tiết tài khoản
khách hàng có hoạt động trong kỳ kế toán để lưu trữ tại ngân hàng do thủ trưởng
Ngân hàng quyết định căn cứ vào khả năng lưu trữ dữ liệu bằng phương tiện điện
tử của đơn vị. Trường hợp không in ra giấy để lưu trữ, Ngân hàng phải đảm bảo
toàn vẹn dữ liệu sổ kế toán chi tiết tài khoản khách hàng và thực hiện lưu trữ
an toàn bằng phương tiện điện tử theo quy định về thời gian lưu trữ tài liệu kế
toán trong ngành ngân hàng và đảm bảo có thể khai thác, vấn tin hoặc in được ra
giấy khi cần thiết. Tối thiểu cuối năm, các Ngân hàng phải in ra giấy để kiểm
soát và lưu trữ thông tin của các tài khoản còn số dư đến cuối năm theo từng
tài khoản khách hàng, bao gồm: số dư đầu năm, tổng số phát sinh Nợ, tổng số
phát sinh Có, số dư cuối năm.
- Đối với tài khoản tiền gửi tiết
kiệm, giấy tờ có giá: Các Ngân hàng có thể thực hiện đối chiếu số dư với khách
hàng theo thoả thuận với khách hàng. Cuối năm, các Ngân hàng phải in sao kê số
dư, tổng doanh số phát sinh trong năm của toàn bộ các khoản tiền gửi tiết kiệm,
giấy tờ có giá của khách hàng để kiểm tra và lưu trữ.
1.2. Đối với các tài khoản chi
tiết nội bộ ngân hàng: Hàng ngày, các kế toán viên phải in sổ kế toán chi tiết,
đối chiếu khớp đúng với chứng từ kế toán của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
được hạch toán trên sổ và lưu trữ theo quy định hiện hành.
2. Đối với các Bảng liệt kê giao
dịch: Khi kết thúc ngày làm việc, các kế toán viên phải in các Bảng liệt kê
giao dịch do mình thực hiện, cán bộ hậu kiểm của phân hệ phải in ra bảng liệt
kê các giao dịch được hạch toán tự động và thực hiện kiểm tra, đối chiếu theo
quy định tại Điều 10 Quy định này.
3. Đối với Bảng tổng hợp các Bảng
liệt kê giao dịch:
a) Cán bộ hậu kiểm của phân hệ
nghiệp vụ chịu trách nhiệm in các Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch thuộc
phân hệ của mình.
b) Cán bộ hậu kiểm của đơn vị chịu
trách nhiệm in Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch của toàn đơn vị ngân
hàng.
4. Đối với Sổ kế toán tài khoản
sổ cái, Bảng cân đối tài khoản kế toán và báo cáo tài chính:
a) Hàng ngày, đơn vị ngân hàng
in ra các sổ kế toán tài khoản sổ cái và Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày.
b) Định kỳ, đơn vị ngân hàng in
ra Bảng cân đối tài khoản kế toán tổng hợp cấp 3 và báo cáo tài chính theo quy
định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.
Điều 10. Kiểm
tra, đối chiếu hàng ngày
1. Hàng ngày, sau khi in đầy đủ
các Bảng liệt kê giao dịch, Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch, Sổ kế
toán chi tiết, Sổ kế toán tài khoản sổ cái, Bảng cân đối tài khoản kế toán
ngày, đơn vị ngân hàng phải thực hiện đối chiếu số liệu, đảm bảo hệ thống cập
nhật đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh trong ngày, đảm bảo khớp đúng giữa
chứng từ kế toán với Bảng liệt kê giao dịch, sổ kế toán, giữa sổ kế toán với
báo cáo kế toán, giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp.
Tuỳ theo phần mềm kế toán được
Ngân hàng áp dụng, Ngân hàng phải xây dựng quy trình kiểm tra, kiểm soát, đối
chiếu, trong đó hướng dẫn chi tiết nội dung, cơ sở, phương pháp đối chiếu, đảm
bảo người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa chứng từ kế toán
với Bảng liệt kê giao dịch; giữa các Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch với
sổ kế toán và giữa các sổ kế toán với báo cáo kế toán.
2. Trường hợp trong hệ thống
thông tin kế toán của Ngân hàng có các tài khoản trung gian (để theo dõi tiền mặt
chuyển quỹ giữa các giao dịch viên …), bộ phận hậu kiểm phải kiểm tra, đối chiếu,
đảm bảo số dư các tài khoản này bằng không (0) tại thời điểm kết thúc ngày làm
việc. Trường hợp các tài khoản này còn số dư thì phải in sao kê chi tiết và xác
định rõ nguyên nhân để kiểm soát, quản lý.
3. Đối với các Ngân hàng áp dụng
mô hình kế toán tập trung tại Hội sở chính, các đơn vị phải tổ chức kiểm tra, đối
chiếu khớp đúng giữa số liệu của cùng một chỉ tiêu trên các báo cáo kế toán được
in từ máy trạm của chi nhánh và các báo cáo kế toán được in từ máy chủ của toàn
hệ thống.
4. Quá trình hạch toán, kiểm
tra, đối chiếu, nếu phát hiện có sai sót thì phải sửa chữa theo đúng quy định tại
Luật kế toán, các quy định về kế toán doanh nghiệp và các quy định pháp luật hiện
hành khác.
5. Sau khi kiểm tra, đối chiếu
khớp đúng số liệu trong phạm vi nhiệm vụ, chức năng của mình, kế toán viên, kiểm
soát viên, cán bộ hậu kiểm, trưởng phòng kế toán phải ký và chịu trách nhiệm về
các Bảng liệt kê giao dịch, Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch, Sổ kế toán
chi tiết, Sổ kế toán tài khoản sổ cái, Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày đã
kiểm tra, đối chiếu.
Điều 11. Kiểm
tra đối chiếu cuối tháng, quý, năm
Cuối tháng, quý, năm sau khi đã
in các bảng cân đối tài khoản tháng, quý, năm và các báo cáo tài chính theo quy
định, các Ngân hàng phải thực hiện đối chiếu số liệu, đảm bảo: số liệu giữa kế
toán tổng hợp tháng, quý, năm khớp đúng với số liệu kế toán chi tiết tháng,
quý, năm; số liệu kế toán cuối tháng phải khớp đúng với số liệu kế toán các
ngày trong tháng; số liệu kế toán cuối quý phải khớp đúng với số liệu kế toán
các tháng trong quý, số liệu kế toán cuối năm phải khớp đúng với số liệu kế
toán 12 tháng trong năm; số liệu trên báo cáo tài chính khớp đúng với số liệu
trên các sổ kế toán.
Chương 3:
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 12.
Thủ trưởng các đơn vị kế toán thuộc Ngân hàng Nhà nước, Tổng giám đốc (Giám đốc)
các Tổ chức tín dụng theo chức năng và thẩm quyền của mình chịu trách nhiệm tổ
chức, hướng dẫn và triển khai thực hiện Quy định này.
Điều 13.
Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Cục trưởng Cục công nghệ tin học Ngân hàng, Vụ
trưởng Vụ Tổng kiểm soát, Chánh thanh tra Ngân hàng Nhà nước trong phạm vi chức
năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi việc thực
hiện Quy định này.