|
UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH KON TUM
------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------
|
|
Số:
22/2009/QĐ-UBND
|
Kon Tum, ngày 18 tháng 03 năm 2009
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUI ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM
Căn cứ Luật Tổ
chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng
dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06 tháng 10 năm 2005 của Thủ tướng
Chính phủ về việc phê duyệt chiến lược phát triển Công nghệ thông tin và Truyền
thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020;
Căn cứ Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg ngày 24 tháng 3 năm 2008 của Thủ tướng
Chính phủ về việc phê duyệt kế hoạch ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính
phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan
Nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số
82/TTr-STTTT ngày 05 tháng 3 năm 2009 về việc Phê duyệt Quyết định ban hành Qui
định về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong các cơ quan Nhà nước trên địa
bàn tỉnh,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Qui định về việc quản lý, sử dụng
hệ thống thư điện tử trong các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 25/2005/QĐ-UBND ngày 17/6/2005 của
Uỷ ban nhân dân tỉnh Kon Tum và có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban
hành.
Điều 3. Các ông (bà): Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng
các Sở, Ban, Ngành; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã và các tổ chức,
cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Bùi Đức Lợi
|
QUY ĐỊNH
VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ
TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH.
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 22/2009/QĐ-UBND, ngày 18 tháng 3 năm 2009
của UBND tỉnh Kon Tum)
Chương I.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum:
Hệ thống thư điện
tử tỉnh Kon Tum là thành phần của hệ thống thông tin điện tử tỉnh Kon Tum; là
thành phần cơ bản của Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh được xây dựng từ Chương
trình Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112) của
tỉnh Kon Tum, là công cụ để cán bộ, công chức, viên chức (CBCC) thuộc các cơ
quan, đơn vị hành chính trong tỉnh sử dụng để trao đổi thông tin dưới dạng thư
điện tử thông qua mạng internet nhằm phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ
theo chức năng nhiệm vụ được phân công.
Điều 2. Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm:
Tổ chức quản lý
khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum; chịu trách nhiệm về quản
lý kỹ thuật hệ thống thư điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin
điện tử của tỉnh Kon Tum.
Điều 3. Phạm vi áp dụng:
Quy định này áp dụng
cho tất cả các cơ quan, đơn vị và CBCC tham gia sử dụng và khai thác hệ thống
thư điện tử của tỉnh Kon Tum.
Chương II.
TỔ CHỨC HỆ THỐNG
THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 4. Hệ thống thư điện tử của tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ
tầng kỹ thuật của tỉnh, gồm:
Trung tâm Tích hợp
dữ liệu tỉnh, hệ thống mạng internet của các Sở, Ban, Ngành; của UBND các huyện,
thị xã thuộc tỉnh.
Hệ thống thư điện
tử được đặt tên duy nhất trong tỉnh có dạng:
- Hòm thư của đơn
vị: Tendonvi@kontum.gov.vn (trong đó: Tendonvi là tên của đơn vị được viết tắt).
- Hòm thư của
CBCC: hovaten.tendonvi@kontum.gov.vn (trong đó: họ và chữ lót viết tắt, tên đơn
vị viết tắt).
Mọi CBCC, cơ quan,
đơn vị khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong cơ sở dữ
liệu đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi là Danh bạ điện tử của tỉnh.
Chương III.
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG
THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý hệ thống thư điện tử
của tỉnh Kon Tum.
1. Sở Thông tin
và Truyền thông:
- Chịu trách nhiệm
tổ chức quản lý kỹ thuật hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum và hướng dẫn các
cơ quan, đơn vị, CBCC khai thác, sử dụng đúng quy trình, đúng mục đích.
- Chịu trách nhiệm
quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, tạo lập, sửa đổi, loại bỏ, cho phép đăng nhập
các địa chỉ thư thuộc hệ thống thư điện tử của tỉnh; cập nhật các thông tin
thay đổi vào Danh bạ điện tử của tỉnh. Cụ thể:
+ Cấp cho CBCC của
các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh địa chỉ thư điện tử và mật khẩu sử dụng
để khai thác thư điện tử.
+ Quản trị hệ thống
thư điện tử của tỉnh, bảo đảm cho hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục.
+ Bảo đảm an toàn,
bảo mật thông tin đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh theo chế độ mật, quản
lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, của mỗi CBCC trong các cơ quan, đơn
vị thuộc tỉnh.
+ Cài đặt hệ thống
phòng chống Virus tin học đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh, xoá bỏ các thư
rác.
+ Tạo lập chế độ
lưu trữ dự phòng thông tin.
- Căn cứ kế hoạch
hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng, phát triển và bảo
trì hệ thống thư điện tử của tỉnh để trình UBND tỉnh Kon Tum xem xét, phê duyệt.
2. Các Sở, Ban,
Ngành, UBND các huyện, thị xã:
- Địa chỉ thư của
đơn vị (địa chỉ thư công vụ): Dành cho đơn vị để sử dụng trao đổi, gửi nhận văn
bản thay cho gửi nhận theo đường truyền thống. Đơn vị tự quản lý, sử dụng để
trao đổi thông tin với các tổ chức, CBCC. Thủ trưởng của đơn vị chịu mọi trách
nhiệm về nội dung thông tin, bảo đảm sự bí mật của thư điện tử.
- Địa chỉ thư
CBCC: Dành cho CBCC của tỉnh để trao đổi thông tin phục vụ công tác chuyên môn.
- Khi có thay đổi
thông tin về CBCC, tổ chức tham gia hệ thống thư điện tử của tỉnh phải có văn bản
đề nghị Sở thông tin và Truyền thông cập nhật kịp thời vào Danh bạ điện tử của
tỉnh.
Điều 6. Cấp mới và quản lý địa chỉ thư điện tử:
1. Đối với trường
hợp CBCC tuyển mới: Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới,
Thủ trưởng cơ quan chủ quản phải có văn bản đề xuất cấp mới địa chỉ thư điện tử
cho CBCC; sau khi nhận được văn bản đề xuất, Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức
tạo lập địa chỉ thư mới cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thư điện tử.
2. Đối với trường
hợp công chức thay đổi vị trí công tác: Sau khi có quyết định thay đổi vị trí của
CBCC, Thủ trưởng cơ quan tiếp nhận phải có văn bản đề xuất Sở Thông tin và Truyền
thông tổ chức cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh để đảm bảo tính
thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của tỉnh.
3. Đối với trường
hợp công chức chuyển công tác ra ngoài tỉnh Kon Tum hoặc nghỉ hưu: Sau khi có
quyết định cho công chức nghỉ hưu hoặc chuyển công tác ra ngoài tỉnh Kon Tum,
Thủ trưởng cơ quan quản lý công chức đó phải có văn bản thông báo với Sở Thông
tin và Truyền thông để loại địa chỉ thư điện tử của công chức này ra khỏi hệ thống
thư điện tử của tỉnh.
Điều 7. Trách nhiệm của người sử dụng địa chỉ thư CBCC:
CBCC thuộc các cơ
quan, đơn vị Nhà nước trong tỉnh khi tham gia sử dụng và khai thác hệ thống thư
điện tử của tỉnh Kon Tum có trách nhiệm:
1. Sau khi tiếp nhận
địa chỉ thư điện tử và mật khẩu (password) phải đổi ngay mật khẩu để bảo an
toàn, bảo mật của hòm thư.
2.Quản lý và lưu
trữ các thư điện tử.
3. Sử dụng đúng
quy trình và mục đích của hệ thống thư điện tử tỉnh Kon Tum. Thực hiện nghiêm
chỉnh chế độ bí mật thư điện tử, chịu trách nhiệm về thông tin của mình gửi lên
mạng.
4. Không truy nhập
vào địa chỉ thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ thư điện
tử của mình.
5. Nghiêm cấm việc cung cấp, để lộ mật khẩu sử dụng thư điện tử cho người
không thuộc trách nhiệm và phạm vi sử dụng thư điện tử trên hệ thống thư điện tử
của tỉnh. Tự bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hòm thư đã đăng ký. Trường
hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan và Sở Thông tin và
Truyền thông để được đổi lại mật khẩu mới.
6. Nghiêm cấm sử dụng
hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với các qui định
tại Điều 1 của Qui định này. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học để phát
tán virus tin học thông qua địa chỉ sử dụng của mình trên hệ thống thư điện tử
tỉnh Kon Tum.
7. Khi phát hiện
những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có Virus, thư rác phải xóa bỏ
và báo cáo Thủ trưởng cơ quan, Sở
Thông tin và Truyền thông để phối hợp xử lý.
8. Khi phát hiện
có lỗi hoặc gặp sự cố về hệ thống thư điện tử phải báo cho Quản trị mạng Sở
Thông tin và Truyền thông để khắc phục, sửa chữa.
Điều 8. Trách nhiệm của người sử dụng địa chỉ thư đơn vị:
- Địa chỉ thư của
đơn vị là địa chỉ thư đặc biệt (địa chỉ thư công vụ) để đơn vị trao đổi công
tác của cơ quan.
- Địa chỉ thư của
đơn vị do Thủ trưởng đơn vị (Giám đốc, Thủ trưởng các ngành; Chủ tịch UBND các
huyện, thị xã) quản lý hoặc uỷ quyền bằng văn bản cho người có trách nhiện
trong đơn vị quản lý.
- Khi thay đổi Thủ
trưởng đơn vị, phải bàn giao địa chỉ thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu
có trong hộp thư của đơn vị cho người có trách nhiệm tiếp nhận.
- Khi nhận được
thư điện tử gửi vào địa chỉ thư của đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được
Thủ trưởng đơn vị uỷ quyền) phải có trách nhiệm xử lý và tổ chức thực hiện.
- Thủ trưởng đơn vị
ban hành qui chế sử dụng thư điện tử tại đơn vị và chấp hành thông tin được
truyền qua địa chỉ thư của đơn vị và phải coi đó như là phương tiện công bố mệnh
lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.
Điều 9. Các đơn vị hành chính cấp sở, huyện không tự tổ chức hệ thống
thư điện tử riêng. Cụ thể:
- Không sử dụng
các địa chỉ thư có nhận dạng khác (như yahoo, hotmail,…) để trao đổi công việc
qua hệ thống thư điện tử của tỉnh.
- Không tự tổ chức
mạng riêng với địa chỉ IP riêng và tên miền (Domain) riêng.
Điều 10. Tính hợp pháp nội dung thông tin và những loại văn bản phải
trao đổi qua hệ thống thư điện tử:
- Sử dụng bộ mã
các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao
đổi trong hệ thống thư điện tử;
- Gửi, nhận qua hệ
thống thư điện tử các loại văn bản: Lịch công tác của cơ quan, các tài liệu
trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến
những cơ quan để biết, để báo cáo (trừ những văn bản mật và những nơi đã triển
khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ). Khuyến khích tận dụng hệ thống
thư điện tử để gửi, nhận các loại văn bản: thư mời, công văn, báo cáo các cấp,
những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác. Những văn
bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về
giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch
giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy;
- Tận dụng triệt để
hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và
doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công;
- Khi phát hành
văn bản giấy, trừ những văn bản mật, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo
cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã
được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần
“nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.
Điều 11. Thời gian kiểm tra thư và phản hồi thư:
Thường xuyên kiểm
tra hộp thư điện tử của cơ quan để hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ
quan, người dân và doanh nghiệp.
- Đối với thư của
đơn vị (thư công vụ): Một ngày kiểm tra thư ít nhất 02 lần vào đầu giờ buổi
sáng và vào đầu giờ buổi chiều theo giờ hành chính.
- Đối với thư
CBCC: Một ngày kiểm tra thư ít nhất 01 lần theo ngày làm việc hành chính.
Điều 12. Công tác kiểm tra, đánh giá, báo cáo tình hình sử dụng hệ thống
thư điện tử:
- Thường xuyên kiểm
tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong
công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức
trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm. Xem xét đưa hoạt động
này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng;
- Báo cáo kết quả
thực hiện Quyết định này định kỳ 06 tháng một lần và khi có yêu cầu đột xuất về
UBND tỉnh (qua Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp).
Chương IV.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 13. Chánh Văn
phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã
và tổ chức, cá nhân tham gia vào hệ thống thư điện tử tỉnh Kon Tum có trách nhiệm
tổ chức thực hiện các quy định trên trong đơn vị mình quản lý. Tổ chức, cá nhân
nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của Pháp luật hiện
hành.
Điều 14. Trong quá
trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần điều chỉnh, bổ sung yêu cầu
các đơn vị gửi văn bản về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình UBND tỉnh
xem xét, quyết định./.