Quyết định 2142/QĐ-UBND năm 2024 công bố thủ tục hành chính nội bộ trong tỉnh Bạc Liêu (Các lĩnh vực: Công tác Văn phòng)

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC CÔNG BỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ TRONG TỈNH BẠC LIÊU
(Các lĩnh vực: Công tác Văn phòng)

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Quyết định số 1085/QĐ-TTg ngày 15 tháng 9 năm 2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2022 - 2025;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này 12 (mười hai) thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu (Các lĩnh vực: Công tác Văn phòng);

(Các Phụ lục kèm theo)

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

PHỤ LỤC: 01

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ TRONG TỈNH BẠC LIÊU
(Lĩnh vực: Công tác Văn phòng)
(Kèm theo Quyết định số: 2142/QĐ-UBND ngày 02 tháng 12 năm 2024 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu)

PHẦN I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ

PHẦN II. NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA TỪNG THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ (Lĩnh vực: Công tác Văn phòng)

01. Tên thủ tục: Nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ (bao gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) vào Lưu trữ cơ quan.

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ, tài liệu khác; trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản:

+ Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức;

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

+ Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Bước 2: Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan:

+ Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

+ Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC CÔNG BỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ TRONG TỈNH BẠC LIÊU
(Các lĩnh vực: Công tác Văn phòng)

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Quyết định số 1085/QĐ-TTg ngày 15 tháng 9 năm 2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2022 - 2025;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này 12 (mười hai) thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu (Các lĩnh vực: Công tác Văn phòng);

(Các Phụ lục kèm theo)

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

PHỤ LỤC: 01

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ TRONG TỈNH BẠC LIÊU
(Lĩnh vực: Công tác Văn phòng)
(Kèm theo Quyết định số: 2142/QĐ-UBND ngày 02 tháng 12 năm 2024 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu)

PHẦN I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ

PHẦN II. NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA TỪNG THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ (Lĩnh vực: Công tác Văn phòng)

01. Tên thủ tục: Nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ (bao gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) vào Lưu trữ cơ quan.

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ, tài liệu khác; trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản:

+ Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức;

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

+ Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Bước 2: Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan:

+ Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

+ Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

- Thời gian thực hiện: Trong giờ hành chính các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ ngày nghỉ, ngày Lễ, Tết theo quy định).

- Địa điểm thực hiện: Bộ phận Lưu trữ trực thuộc các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại cơ quan, đơn vị.

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

* Thành phần hồ sơ:

+ Mục lục hồ sơ, tài liệu theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP: 02 bản.

+ Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP: 02 bản.

* Số lượng: 01 bộ.

- Thời hạn giải quyết: Không quy định.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Bộ phận Lưu trữ trực thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Bộ phận Lưu trữ trực thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

- Cơ quan phối hợp: Không.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Hồ sơ, tài liệu đã được đưa vào lưu trữ tại cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã hoặc được lưu trữ trên Hệ thống đối với hồ sơ điện tử.

- Phí, lệ phí: Không.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư:

+ Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu; Mục lục văn bản tài liệu.

+ Mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

+ Luật Lưu trữ năm 2011.

+ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

.....................².....................

Năm...

Mục lục này gồm:......................................................... hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ:............................................................... hồ sơ (đơn vị bảo quản).

MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ ⁵

MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU

Số, ký hiệu hồ sơ:

Năm...

________________________

¹ Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

² Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được lập riêng thành 02 Mục lục khác nhau. Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản.

³ Áp dụng đối với văn bản giấy.

⁴ Áp dụng đối với văn bản điện tử.

⁵Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU

BIÊN BẢN
Giao nhận hồ sơ, tài liệu

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ ........ (Danh mục hồ sơ năm..., Kế hoạch thu thập tài liệu...),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)

Ông (bà):...............................................................................................................

Chức vụ công tác:.................................................................................................

BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan)

Ông (bà):...............................................................................................................

Chức vụ công tác:.................................................................................................

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp:................................................................................

2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu:............................................................................

3. Số lượng tài liệu:

a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy

- Tổng số hộp (cặp):..............................................................................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):................ Quy ra mét giá:..................... mét.

b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử

- Tổng số hồ sơ:....................................................................................................

- Tổng số tệp tin trong hồ sơ:................................................................................

4. Tình trạng tài liệu giao nộp:..............................................................................

5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.

02. Tên thủ tục: Thẩm định tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

- Trình tự thực hiện:

Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.

* Thời gian thực hiện: Trong giờ hành chính các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ ngày nghỉ, ngày Lễ, Tết theo quy định).

* Địa điểm thực hiện: Cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc trực tuyến qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

+ Thành phần hồ sơ: Văn bản đề nghị thẩm định.

+ Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

- Thời hạn giải quyết: Không quy định.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp.

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp.

+ Cơ quan phối hợp: Không.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản thẩm định.

- Phí, lệ phí: Không.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

+ Luật Lưu trữ năm 2011.

+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

+ Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

03. Tên thủ tục: Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến.

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

* Đối với văn bản giấy:

+ Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

+ Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.

+ Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

* Đối với văn bản điện tử:

+ Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

+ Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

+ Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Đăng ký văn bản: Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống:

+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

+ Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống: Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

+ Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến

+ Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.

+ Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.

+ Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản.

+ Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

+ Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

* Thời gian thực hiện: Trong giờ hành chính các ngày từ Thứ 2 đến Thứ 6 hàng tuần (trừ ngày nghỉ, ngày Lễ, Tết theo quy định).

* Địa điểm thực hiện: Bộ phận Văn thư trực thuộc các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc trực tuyến qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

+ Thành phần hồ sơ: Văn bản đến (dưới dạng điện tử hoặc bản giấy).

+ Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

- Thời hạn giải quyết: Trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, đơn vị, cá nhân.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Lãnh đạo cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Bộ phận Văn thư trực thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

+ Cơ quan phối hợp: Không.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và chuyển văn bản điện tử hoặc văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

- Phí, lệ phí: Không.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

+ Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

+ Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

04. Tên thủ tục: Phát hành văn bản đi.

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản

+ Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

+ Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.

+ Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

+ Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

* Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

* Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Bước 2: Đăng ký văn bản đi

+ Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

+ Đăng ký văn bản: Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

+ Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

+ Đăng ký văn bản bằng Hệ thống: Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

+ Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).

+ Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy.

+ Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.

+ Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

+ Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử: Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

Bước 4: Phát hành văn bản đi

+ Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

+ Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

+ Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

+ Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

* Thời gian thực hiện: Trong giờ hành chính các ngày từ Thứ 2 đến Thứ 6 hàng tuần (trừ ngày nghỉ, ngày Lễ, Tết theo quy định).

* Địa điểm thực hiện: Bộ phận Văn thư trực thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc trực tuyến qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

+ Thành phần hồ sơ: Văn bản đi (dưới dạng điện tử hoặc bản giấy).

+ Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

- Thời hạn giải quyết: Trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, đơn vị, cá nhân.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Bộ phận Văn thư trực thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Bộ phận Văn thư trực thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

+ Cơ quan phối hợp: Không.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản đi được lấy số, nhân bản, đóng dấu và phát hành.

- Phí, lệ phí: Không.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

05. Tên thủ tục: Thu hồi văn bản đã phát hành.

- Trình tự thực hiện:

+ Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

+ Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

* Thời gian thực hiện: Trong giờ hành chính các ngày từ Thứ 2 đến Thứ 6 hàng tuần (trừ ngày nghỉ, ngày Lễ, Tết theo quy định).

* Địa điểm thực hiện: Bộ phận Văn thư trực thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc trực tuyến qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

+ Thành phần hồ sơ: Văn bản thông báo thu hồi (dưới dạng điện tử hoặc bản giấy).

+ Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

- Thời hạn giải quyết: Không quy định.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, đơn vị, cá nhân.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Bộ phận Văn thư trực thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Bộ phận Văn thư trực thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

+ Cơ quan phối hợp: không.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Gửi lại văn bản giấy đã nhận hoặc hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống.

- Phí, lệ phí: Không.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

06. Tên thủ tục: Đính chính văn bản đã phát hành.

- Trình tự thực hiện:

+ Trường hợp văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung, chuyên viên soạn thảo văn bản sửa đổi, thay thế văn bản đã phát hành.

+ Trường hợp văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành chuyên viên soạn thảo Công văn đính chính văn bản đã phát hành.

* Thời gian thực hiện: Trong giờ hành chính các ngày từ Thứ 2 đến Thứ 6 hàng tuần (trừ ngày nghỉ, ngày Lễ, Tết theo quy định).

* Địa điểm thực hiện: Phòng, ban chuyên môn trực thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc trực tuyến qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

+ Thành phần hồ sơ: Dự thảo Công văn đính chính hoặc Văn bản sửa đổi, thay thế văn bản đã phát hành (bản giấy hoặc bản điện tử).

+ Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

- Thời hạn giải quyết: Không quy định.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cán bộ, công chức, viên chức.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Lãnh đạo cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Phòng, ban chuyên môn thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

+ Cơ quan phối hợp: Bộ phận Văn thư trực thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Công văn đính chính hoặc Văn bản sửa đổi, thay thế văn bản đã phát hành được ký và phát hành.

- Phí, lệ phí: Không.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

07. Tên thủ tục: Sao y, sao lục, trích sao văn bản.

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Bộ phận văn thư thực hiện thủ tục sao y, sao lục, trích sao văn bản. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

* Trường hợp Sao y:

+ Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

* Trường hợp Sao lục:

+ Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

+ Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

* Trường hợp Trích sao:

+ Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

+ Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

Bước 2: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

* Thời gian thực hiện: Trong giờ hành chính các ngày từ Thứ 2 đến Thứ 6 hàng tuần (trừ ngày nghỉ, ngày Lễ, Tết theo quy định).

* Địa điểm thực hiện: Bộ phận Văn thư - Lưu trữ trực thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc trực tuyến qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

+ Thành phần hồ sơ: Văn bản cần sao y, sao lục, trích sao.

+ Số lượng hồ sơ: 01 bản sao y, sao lục, trích sao.

- Thời hạn giải quyết: Trong ngày làm việc, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, đơn vị, cá nhân.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Lãnh đạo cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Bộ phận Văn thư - Lưu trữ trực thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

+ Cơ quan phối hợp: Không.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Bản sao y, bản sao lục, bản trích sao của văn bản.

- Phí, lệ phí: Không.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Thông tư số 10/2014

8. Tên thủ tục: Tiêu hủy tài liệu lưu trữ (gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) hết giá trị.

- Trình tự thực hiện:

* Đối với trường hợp tài liệu lưu trữ lịch sử và tài liệu không thuộc tài liệu lịch sử:

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để tham mưu trong việc xác định loại tài liệu hết giá trị. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

+ Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011 quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị. Cụ thể gồm:

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

+ Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.

* Đối với trường hợp tài liệu lưu trữ lịch sử có thông tin trùng lặp:

+ Người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;

+ Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.

* Thời gian thực hiện: Trong giờ hành chính các ngày từ Thứ 2 đến Thứ 6 hàng tuần (trừ ngày nghỉ, ngày Lễ, Tết theo quy định).

* Địa điểm thực hiện: Cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc Trực tuyến qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ:

+ Quyết định thành lập Hội đồng;

+ Danh mục tài liệu hết giá trị; Tờ trình và Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

+ Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

+ Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

+ Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

+ Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

+ Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Thời hạn giải quyết: Không quy định.

Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, tổ chức.

Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định:

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

+ Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.

+ Người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại lưu trữ lịch sử.

- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

- Cơ quan phối hợp: Không.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:

+ Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

+ Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

+ Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

- Phí, lệ phí: Không.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

+ Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

+ Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

+ Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

+ Luật Lưu trữ năm 2011.

+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

09. Tên thủ tục: Cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ (gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử).

- Trình tự thực hiện:

+ Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện;

+ Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.

+ Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý;

+ Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

+ Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí.

+ Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.

* Thời gian thực hiện: Trong giờ hành chính các ngày từ Thứ 2 đến Thứ 6 hàng tuần (trừ ngày nghỉ, ngày Lễ, Tết theo quy định).

* Địa điểm thực hiện: Bộ phận Văn thư - Lưu trữ trực thuộc các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã (đối với tài liệu lưu trữ cơ quan) hoặc Cơ quan lưu trữ (đối với tài liệu lưu trữ lịch sử).

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc trực tuyến qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

- Thành phần, số lượng hồ sơ: Không quy định.

- Thời hạn giải quyết: Không quy định.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, đơn vị, cá nhân.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định:

+ Lãnh đạo cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã.

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Bộ phận Văn thư - Lưu trữ trực thuộc cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã hoặc Cơ quan lưu trữ.

+ Cơ quan phối hợp: Không.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Tài liệu lưu trữ đã được cho phép đọc, sao, chứng thực.

- Phí, lệ phí: Quy định cụ thể tại biểu đính kèm.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

+ Luật Lưu trữ năm 2011.

+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

+ Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

BIỂU MỨC THU PHÍ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A3 bằng 2 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A2 bằng 4 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A1 bằng 8 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A0 bằng 16 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4.

PHỤ LỤC: 02

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ TRONG TỈNH BẠC LIÊU
(Lĩnh vực: Công tác Văn phòng)
(Kèm theo Quyết định số: 2142/QĐ-UBND ngày 02 tháng 12 năm 2024 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu)

PHẦN I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ

PHẦN II. NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA TỪNG THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ (Lĩnh vực: Công tác Văn phòng)

1. Tên thủ tục: Tổ chức phiên họp thường kỳ của Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định cụ thể ngày họp, chương trình, nội dung phiên họp.

Bước 2: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chuẩn bị chương trình phiên họp, dự kiến thành phần họp trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp.

Chậm nhất 07 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định chính thức nội dung, chương trình, thời gian họp, thành phần tham dự phiên họp và thông báo cho các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh về quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về các vấn đề trên.

Bước 3: Chậm nhất 05 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, cơ quan chủ trì phải gửi tài liệu nội dung đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét và cho trình ra phiên họp đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, số lượng tài liệu trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét tại phiên họp do Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quy định.

Bước 4: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh gửi giấy mời và tài liệu họp đến các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh và đại biểu được mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu phiên họp thường kỳ; chậm nhất là 01 ngày trước ngày bắt đầu phiên họp chuyên đề hoặc họp để giải quyết công việc phát sinh đột xuất.

Phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba tổng số thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh tham dự.

- Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh và trực tiếp.

- Thành phần hồ sơ: Không quy định.

- Số lượng hồ sơ: Không quy định.

- Thời hạn giải quyết: 15 ngày làm việc.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Không quy định.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện: Các Sở, Ban Ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Phí, lệ phí: Không có.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của của thủ tục hành chính:

Quyết định số 16/2023/QĐ-UBND ngày 12 tháng 4 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu.

2. Tên thủ tục: Thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh xin phép đi công tác, làm việc ngoài tỉnh/ làm việc với cơ quan Trung ương.

- Trình tự thực hiện:

+ Bước 1: Căn cứ vào Chương trình, Kế hoạch công tác, làm việc ngoài tỉnh/ làm việc với cơ quan Trung ương, thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh đi công tác, làm việc ngoài tỉnh/ làm việc với cơ quan Trung ương từ 02 ngày trở lên phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Bước 2: Trên cơ sở văn bản đồng ý của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện đi công tác, làm việc ngoài tỉnh/ làm việc với cơ quan Trung ương theo Chương trình, Kế hoạch.

- Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Thành phần hồ sơ:

+ Công văn xin phép đi công tác, làm việc ngoài tỉnh/ làm việc với cơ quan Trung ương;

+ Các giấy tờ khác liên quan (theo chương trình, kế hoạch của bộ, ngành trung ương).

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

- Thời hạn giải quyết: Không quy định

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan phối hợp thực hiện: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản đồng ý của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Phí, lệ phí: Không có.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của của thủ tục hành chính:

Quyết định số 16/2023/QĐ-UBND ngày 12 tháng 4 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu.

3. Tên thủ tục: Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp khách trong nước.

- Trình tự thực hiện:

+ Bước 1: Cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu đăng ký làm việc có văn bản gửi Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ít nhất 02 ngày làm việc trước ngày dự kiến tiếp.

+ Bước 2: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch về đề nghị tiếp khách của các cơ quan, đơn vị; thông báo kịp thời ý kiến của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch cho các cơ quan liên quan biết, đồng thời, đưa vào chương trình công tác tuần của Chủ tịch, Phó Chủ tịch khi được Chủ tịch, Phó Chủ tịch đồng ý.

- Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Thành phần hồ sơ: Văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân đăng ký hoặc thông báo vào thăm, làm việc với Ủy ban nhân dân tỉnh trong đó thể hiện rõ nội dung, hình thức cuộc tiếp, số lượng khách, thời gian và địa điểm tiếp,...

- Số lượng hồ sơ: Không quy định.

- Thời hạn giải quyết: 07 ngày làm việc.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Phí, lệ phí: Không có.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

+ Quyết định số 16/2023/QĐ-UBND ngày 12 tháng 4 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu.

+ Quyết định số 203/QĐ-UBND ngày 06 tháng 8 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc quy định mức chi tiếp khách nước ngoài vào làm việc, chi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và chi tiếp khách trong nước thuộc phạm vi quản lý của tỉnh Bạc Liêu.