|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH LONG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 183/QĐ-UBND
|
Vĩnh Long, ngày 30
tháng 01 năm 2024
|
QUYẾT
ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC SỬ DỤNG HỆ THỐNG
THÔNG TIN HỌP KHÔNG GIẤY PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH CỦA UBND
TỈNH VĨNH LONG
CHỦ TỊCH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
Căn cứ Luật Tổ chức
chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Nghị định số
130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật
giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số
107/2020/NĐ-CP ngày 14/9/2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản
điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Quyết định số
45/2018/QĐ-TTg ngày 9/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong
hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;
Theo đề nghị của
Chánh Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long tại Tờ trình số 65/TTr-VPUBND ngày
15/01/2024.
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác sử dụng Hệ thống thông tin Họp
không giấy (gọi tắt là phần mềm Kbinet) phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo điều
hành của UBND tỉnh Vĩnh Long.
Điều 2. Giao
Chánh Văn phòng UBND tỉnh tổ chức xây dựng, quản lý vận hành phần mềm Kbinet,
triển khai sử dụng cho Thành viên Ban cán sự UBND tỉnh; Lãnh đạo các sở, ban,
ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và thành phố, công chức, viên chức
có liên quan tham gia cuộc họp của UBND tỉnh, đảm bảo phần mềm hoạt động thông
suốt, ổn định hiệu quả phục vụ tốt cho công tác quản lý chỉ đạo, điều hành của
UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.
Điều 3. Chánh
Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện,
thị xã và thành phố; công chức và viên chức có liên quan chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này.
Quyết định có hiệu
lực thi hành kể từ ngày ký./.
|
Nơi nhận:
-
Như điều 3;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- CT, PCT UBND tỉnh;
- Lãnh đạo VP.UBND tỉnh;
- Các phòng, ban, TT thuộc VP.UBND tỉnh;
- Lưu: VT, 3.30.05,
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Thị Quyên Thanh
|
QUY
CHẾ
KHAI THÁC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỌP
KHÔNG GIẤY PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH CỦA UBND TỈNH VĨNH LONG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 183/QĐ-UBND ngày 30/01/2024 của Chủ tịch
UBND tỉnh Vĩnh Long)
Chương
I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định
việc khai thác sử dụng và quản lý vận hành Hệ thống thông tin Họp không giấy
(gọi tắt là phần mềm Kbinet) của UBND tỉnh, phục vụ các cuộc họp của UBND tỉnh
trên môi trường mạng.
Điều
2. Đối tượng áp dụng (gọi tắt chung là Đại biểu)
1. Thành viên Ban Cán
sự Đảng UBND tỉnh.
2. Lãnh đạo các sở,
ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và thành phố tham gia cuộc họp
của UBND tỉnh.
3. Công chức, viên
chức các sở, ban, ngành tỉnh; UBND các huyện, thị xã và thành phố tham dự cuộc
họp của UBND tỉnh.
4. Đối tượng khác có
liên quan khi tham gia các cuộc họp của UBND tỉnh tổ chức hoặc chủ trì.
Điều
3. Các chức năng cơ bản, môi trường hoạt động
1. Phần mềm Kbinet là
công cụ công nghệ thông tin có chức năng tổ chức thông tin, quản lý và cung cấp
tài liệu điện tử cho các cuộc họp của UBND tỉnh, cụ thể gồm các chức năng như
sau:
a) Lập lịch họp, tổ
chức cập nhật và quản lý thông tin cuộc họp, bao gồm các thông tin như: tên,
nội dung, thời gian, địa điểm và thành phần tham dự.
b) Tổ chức cập nhật
tài liệu điện tử cho các cuộc họp, đồng thời có khả năng chia sẻ tài liệu; các
tài liệu điện tử phục vụ cuộc họp là các tập tin dạng như: *.Pdf, *.Docx,
*.xlsx, *.Jpg, v.v…
c) Thực hiện điểm
danh điện tử cho các Đại biểu tham gia cuộc họp, đăng ký phát biểu, biểu quyết,
điều hành cuộc họp của Chủ toạ và ghi âm cuộc họp.
d) Cập nhật Thông báo
kết luận, biên bản cuộc họp và các tài liệu kèm theo.
đ) Thực hiện quản lý,
thống kê báo số lượng cuộc họp, số tài liệu điện tử và số trang tài liệu điện
tử của cuộc họp, số lượng Đại biểu dự họp và không dự họp,… theo định kỳ và
năm.
e) Tổ chức khai báo,
quản lý, phân quyền và giám sát người dùng.
f) Thông báo sớm
thông tin cuộc họp để Đại biểu có thời gian tham khảo tài liệu trước khi dự
họp.
2. Phần mềm Kbinet là
ứng dụng chạy trên thiết bị di động thông minh như: máy tính bảng, điện thoại
thông minh sử dụng hệ điều hành Android và iOS; đồng thời, sử dụng trên máy
tính để bàn hoặc máy tính xách tay thông qua giao diện Web, tất cả thiết bị
phải được kết nối mạng Internet.
3. Truy cập, cài đặt,
sử dụng phần mềm Kbinet
a) Trên máy tính bảng
và điện thoại thông minh
Tải về và cài đặt ứng
dụng từ kho ứng dụng của hệ điều hành, cụ thể như sau:
- Đối với hệ điều
hành Android, sử dụng một trong những phương thức sau:
+ Truy cập ứng dụng “Cửa
hàng Play” hoặc “CH Play” sau đó tìm kiếm ứng dụng có tên “Kbinet
Vinh Long” sau đó chọn cài đặt.
+ Quét mã QR sau để
tải về ứng dụng: 
.
+ Sử dụng trình duyệt
truy cập đường dẫn sau để cài đặt ứng dụng:
https://play.google.com/store/apps/details?id=vn.liink.hopkhonggiay2
- Đối với hệ điều
hành iOS, sử dụng một trong những phương thức sau:
+ Truy cập ứng dụng
“AppStore” sau đó tìm kiếm ứng dụng có tên “Kbinet” sau đó chọn cài đặt.
+ Quét mã QR sau để
tải về ứng dụng: 
.
+ Sử dụng trình duyệt
truy cập đường dẫn sau để cài đặt ứng dụng:
https://apps.apple.com/vn/app/kbinet/id1521185929
b) Đối với máy tính:
sử dụng trình duyệt Web truy cập địa chỉ sau:
https://hopkhonggiay.vinhlong.gov.vn/web2/index.html
Điều 4. Nguyên tắc sử
dụng
1. Phần mềm Kbinet
thông báo thông tin, gửi tài liệu điện tử kèm theo của cuộc họp đến Đại biểu
tham dự cuộc họp, thông tin trước bằng chức năng thông báo sớm.
2. Đại biểu tham gia
sử dụng phần mềm Kbinet phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật, Luật An ninh mạng và
các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước hiện hành.
3. Thông tin cuộc họp
phải được cập nhật kịp thời đến Đại biểu dự họp tối thiểu trước 01 ngày đối với
các cuộc họp thường kỳ của UBND tỉnh, tối thiểu trước 04 giờ đối với các cuộc
họp khác của UBND tỉnh.
4. Đại biểu tham dự
sử dụng phần mềm Kbinet được cung cấp tài khoản, mật khẩu đăng nhập và tài liệu
hướng dẫn sử dụng phần mềm theo quy định.
Điều 5. Quy trình sử
dụng
1. Đại biểu tham dự
cuộc họp sử dụng tài khoản (user) và mật khẩu (password) do Văn phòng UBND tỉnh
cung cấp để đăng nhập vào phần mềm.
2. Sau khi đăng nhập
thành công, Đại biểu tìm kiếm lịch họp và chọn cuộc họp chuẩn bị tham dự, xác
nhận thông tin điểm danh để tham gia cuộc họp; Đối với các trường hợp Đại biểu
vắng mặt hoặc cử người dự họp thay, Đại biểu chọn báo vắng hoặc báo dự thay
bằng các tính năng trên phần mềm.
3. Theo dõi tài liệu
có liên quan được cung cấp sẵn trên phần mềm trong suốt quá trình diễn ra cuộc
họp; Đại biểu đăng ký phát biểu với Chủ tọa cuộc họp hoặc thực hiện biểu quyết
trực tiếp trên phần mềm đối với những cuộc họp có nội dung thảo luận.
4. Chủ tọa tiếp nhận
và điều hành đăng ký phát biểu trên phần mềm.
Chương
II
TRÁCH
NHIỆM, QUYỀN HẠN
Điều 6. Đại biểu tham
gia cuộc họp
a) Gương mẫu thực
hiện đúng quy trình họp theo quy định tại Điều 5 quy chế này, đồng thời quản lý
sử dụng tài liệu đúng mục đích.
b) Chịu trách nhiệm
về thông tin tài khoản và mật khẩu được cấp, đảm bảo an toàn, tránh lộ lọt
thông tin.
c) Được quyền yêu cầu
hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn trong quá trình khai thác sử dụng phần mềm Kbinet.
Điều 7. Văn phòng
UBND tỉnh
1. Chịu trách nhiệm
quản lý vận hành phần mềm Kbinet, đảm bảo các điều kiện kỹ thuật, thiết bị họp
và đảm bảo an toàn, an ninh thông tin cho các cuộc họp, kịp thời khắc phục sự
cố xảy ra trong quá trình sử dụng, đảm bảo hệ thống vận hành thông suốt, ổn
định và hiệu quả.
2. Tổ chức quản lý,
cập nhật, lưu trữ thông tin, tài liệu của các cuộc họp, đảm bảo kịp thời đầy
đủ; thống kê báo cáo thông tin, tài liệu và người dùng tham gia các cuộc họp
khi có yêu cầu.
3. Thường xuyên tự
kiểm tra, rà soát, nâng cấp các tính năng trên phần mềm, đảm bảo tính tiện ích
trong quá trình sử dụng góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động chỉ đạo điều
hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.
4. Phối hợp các đơn
vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện thống nhất phần mềm Kbinet cho các
sở, ban, ngành tỉnh; UBND các huyện thị xã và thành phố phục vụ cho các cuộc
họp của cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh, đảm bảo hiệu quả và tiết
kiệm.
5. Phối hợp Sở Tài
chính tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí duy trì hoạt động và nâng cấp phần mềm
Kbinet, đảm bảo phần mềm luôn đáp ứng yêu cầu sử dụng, hoạt động ổn định hiệu
quả và an toàn bảo mật.
6. Hướng dẫn Đại biểu
thực hiện sử dụng phần mềm Kbinet, hàng năm tổng hợp báo cáo UBND tỉnh kết quả
ứng dụng phần mềm này.
7. Làm đầu mối xây
dựng, tổ chức quản lý vận hành phần mềm Kbinet, hướng dẫn sử dụng đảm bảo phục
vụ tốt cho các cuộc họp của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh
Điều 8. Sở Tài chính
Chủ trì phối hợp với
Văn phòng UBND tỉnh tham mưu UBND tỉnh đảm bảo kinh phí duy trì hoạt động, nâng
cấp điều chỉnh phần mềm Kbinet đáp ứng nhu cầu sử dụng, đảm bảo phần mềm sử
dụng thuận tiện, hiệu quả và tiết kiệm.
Điều 9. Sở Thông tin
và Truyền thông
1. Tham mưu UBND tỉnh
thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động phần mềm Kbinet.
2. Phối hợp Văn phòng
UBND tỉnh thực hiện đảm bảo an toàn thông tin phần mềm Kbinet theo quy định.
Trong quá trình thực
hiện có khó khăn, vướng mắc và cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, đơn vị, cá
nhân có liên quan kịp thời phản ánh về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo
UBND tỉnh xem xét, điều chỉnh, bổ sung quy chế đảm bảo phù hợp nhu cầu sử dụng
và đảm bảo phần mềm hoạt động thông suốt, hiệu quả, an toàn và bảo mật./.