|
BỘ
NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 176/QĐ-VTLTNN
|
Hà
Nội, ngày 21 tháng 10 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY TRÌNH VÀ HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU
TRỮ ĐỂ LẬP BẢN SAO BẢO HIỂM VÀ BẢN SAO SỬ DỤNG
CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Căn cứ Quyết định 89/2009/QĐ-TTg
ngày 24 tháng 06 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội
vụ;
Xét đề nghị của Trung tâm Lưu trữ
quốc gia I, II, III, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia về việc đề
nghị thẩm định, phê duyệt quy trình số hóa tài liệu lưu trữ và quy trình chuyển
dữ liệu số hóa sang phim bảo hiểm;
Theo đề nghị của Trưởng phòng Nghiệp
vụ Văn thư và Lưu trữ trung ương,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình và Hướng
dẫn thực hiện Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản
sao sử dụng.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay
thế Quyết định số 01/QĐ-VTLTNN ngày 08 tháng 01 năm 2009 ban hành Quy trình lập
bản sao bảo hiểm bằng công nghệ số hóa và chuyển ảnh số sang microfilm.
Điều 3. Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ trung
ương, Giám đốc các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu
trữ quốc gia và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- P.KH-TC;
- TTTH;
- Lưu: VT, NVTW (2).
|
CỤC
TRƯỞNG
Vũ Thị Minh Hương
|
QUY TRÌNH
SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐỂ LẬP BẢN SAO BẢO HIỂM VÀ BẢN SAO SỬ DỤNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm
2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)
Bước 1.
Giao nhận và vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu.
Bước 2. Chuẩn
bị tài liệu:
a) Nhận tài liệu;
b) Bóc, tách và làm phẳng tài liệu;
c) Xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt.
Bước 3.
Thực hiện số hóa:
a) Nhận tài liệu;
b) Khởi động máy quét, máy tính, thiết
bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu ảnh;
c) Thực hiện số hóa và lưu ảnh.
Bước 4.
Chuyển ảnh từ các máy trạm về máy chủ.
Bước 5.
Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh; quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu (nếu có).
Bước 6.
Loại bỏ các files ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh màu và đặt tên
files ảnh.
Bước 7.
Sao lưu toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng.
Bước 8. Lập
danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ.
Bước 9.
Bàn giao dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim và dữ liệu ảnh màu cho đơn vị
quản lý cơ sở dữ liệu.
Bước 10.
Chuyển dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.
Bước 11.
Vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản.
Bước 12.
Lập hồ sơ về việc số hóa phông/khối tài liệu./.
HƯỚNG DẪN
THỰC HIỆN QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐỂ LẬP BẢN SAO BẢO HIỂM VÀ
BẢN SAO SỬ DỤNG BẰNG MÁY KODAK i1220
Ban hành kèm theo Quyết định số 176 /QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Bước 1. Giao nhận
và vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu
Việc giao nhận tài liệu thực hiện
theo quy định của cơ quan có tài liệu lập bản sao bảo hiểm;
- Giao nhận số lượng hồ sơ, số lượng
tờ trong từng hồ sơ;
- Lập Biên bản giao nhận giữa hai đơn
vị;
- Đóng gói và vận chuyển tài liệu đến
nơi chuẩn bị tài liệu;
- Sắp xếp tài liệu lên giá/tủ bảo quản.
Bước 2. Chuẩn bị
tài liệu
a) Giao, nhận tài liệu (đến từng tờ)
với người chuẩn bị tài liệu số hóa; vào sổ theo dõi xuất tài liệu; kiểm tra trật
tự sắp xếp của tài liệu trong hồ sơ.
b) Bóc tách và làm phẳng tài liệu:
- Bóc, tách từng tờ tài liệu nếu tài
liệu được đóng quyển; loại bỏ ghim, kẹp.
- Làm phẳng tài liệu: ép tài liệu cho
phẳng hoặc dùng bàn là để làm phẳng tài liệu bị nhăn, gấp nếp.
c) Xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt:
- Tiêu chụp đặc biệt là bản chỉ dẫn
cho người đọc biết tình trạng tài liệu, khả năng đọc rõ thông tin trên tài liệu.
Có tiêu chụp đặc biệt chỉ dẫn cho từng tài liệu và tiêu chụp đặc biệt chỉ dẫn
cho hồ sơ. Tiêu chụp đặc biệt được in trên giấy khổ A4 bằng chữ in hoa Times
New Roman, cỡ chữ đủ lớn để có thể đọc được trên phim mà không cần phóng to.
Tiêu chụp đặc biệt được đặt trước tài liệu cần chỉ dẫn.
- Các loại tiêu chụp đặc biệt:
|
Loại
tiêu chụp
|
Vận
dụng trong trường hợp
|
Vị
trí đặt
|
|
HỒ SƠ KHÔNG CÓ TỜ SỐ...
|
Tài liệu trong hồ sơ đánh số tờ bị
nhảy số
|
Đặt sau tờ bìa hồ sơ
|
|
TÀI LIỆU CHẤT LƯỢNG KÉM KHÓ ĐỌC
|
- Tài liệu chữ mờ, nhòe, chữ mất
nét hoặc nét quá thanh mảnh; giấy quá mỏng in chữ lên mặt sau; nền giấy xấu có
nhiều vết ố; bị tẩy xóa, sửa chữa đè lên nhau,... làm hạn chế việc đọc thông
tin
|
Đặt trước tài liệu có chất lượng
kém khó đọc
|
|
|
- Hồ sơ chỉ có ít tài liệu chất lượng
kém khó đọc
- Những tờ tài liệu có chất lượng
kém khó đọc rời lẻ hoặc cho 10 tờ tài liệu liền nhau có tình trạng xấu và tốt
xen kẽ (nghĩa là sau khoảng 10 tờ tài liệu có thể đặt một tiêu chụp khác)
|
|
|
HỒ SƠ CÓ NHIỀU TÀI LIỆU CHẤT LƯỢNG
KÉM KHÓ ĐỌC
|
Có trên 30% tài liệu trong hồ sơ có
chất lượng kém khó đọc
|
Đặt sau tờ mục lục văn bản của hồ sơ
|
|
TÀI LIỆU CHẤT LƯỢNG KÉM KHÔNG ĐỌC
ĐƯỢC
|
Tài liệu bị hư hỏng, có độ tương phản
kém, chữ nhòe, bị xóa đè, bị vết mực ngấm qua,... (không đọc được nội dung
tài liệu)
|
Đặt trước tài liệu có tình trạng chất
lượng kém không đọc được
|
|
TÀI LIỆU MẤT CHỮ LỀ
PHẢI/TRÁI/TRÊN/DƯỚI
|
Tài liệu vì lý do khách quan bị cắt
mất chữ ở lề phải hoặc trái hoặc trên hoặc dưới.
|
Đặt trước tài liệu có tình trạng bị
mất chữ
|
|
TÀI LIỆU BỊ RÁCH THỦNG MẤT CHỮ
|
- Tài liệu vì lý do khách quan (bị
mối mọt, mực ăn mòn) bị rách thủng mất chữ làm ảnh hưởng đến việc đọc nội
dung tài liệu (Không áp dụng cho những tài liệu bị rách thủng ở những phần
không có chữ)
|
Đặt trước tài liệu có tình trạng bị
rách thủng mất chữ
|
|
TÀI LIỆU CÓ ẢNH
|
Tài liệu có chứa cả chữ và hình ảnh,
phải quét hai lần để có một ảnh đạt yêu cầu về chữ, một ảnh đạt yêu cầu về
hình ảnh trong tài liệu
|
Đặt trước tài liệu có ảnh
|
|
TÀI LIỆU QUÁ KHỔ
|
Tài liệu dạng chữ viết hoặc sơ đồ
có kích thước vượt quá khổ A4 (vượt quá khổ một khuôn hình trên phim)
|
Đặt trước tài liệu quá khổ
|
|
TÀI LIỆU LÀ BẢN ĐỒ
|
Tài liệu bản đồ, bản vẽ khổ lớn, nếu
chia nhỏ sẽ ảnh hưởng đến khả năng đọc nội dung tài liệu;
Nếu có nhiều bản đồ liên tiếp nhau
thì tiêu chụp phải ghi rõ từ tờ ... đến tờ ... là bản đồ.
|
Đặt trước tài liệu là bản đồ
|
- Kiểm tra từng tờ tài liệu để xác định
tình trạng tài liệu như rách, thủng, mất chữ, chữ nhòe mờ khó đọc hoặc không đọc
được, nhảy số tờ, tài liệu quá khổ A4,... để lựa chọn tiêu chụp đặc biệt phù hợp.
Cách khoảng 10 trang tài liệu (trang ảnh) có thể đặt lặp lại tiêu chụp có cùng
nội dung. Trong một hồ sơ nếu có khoảng 30% tài liệu có cùng tình trạng vật lý,
hoặc cùng loại tài liệu thì lựa chọn tiêu chụp đặc biệt chỉ dẫn cho cả hồ sơ.
Ví dụ 1: nếu tờ số 5 có tình trạng chữ
mờ nhòe khó đọc đã đặt tiêu chụp “TÀI LIỆU CHẤT LƯỢNG KÉM KHÓ ĐỌC”, tờ số 8
cũng có tình trạng chữ nhòe, viết tay khó đọc thì trước tờ số 8 không phải đặt
tiêu chụp đặc biệt. Nhưng nếu đến tờ số 17 lại gặp tình trạng vật lý như trên
thì đặt một tiêu chụp “TÀI LIỆU CHẤT LƯỢNG KÉM KHÓ ĐỌC”.
Ví dụ 2: Hồ sơ có 50 tờ, trong đó có
18 tờ tài liệu chữ nhòe, mờ khó đọc thì sử dụng tiêu chụp chỉ dẫn cho cả hồ sơ
“HỒ SƠ CÓ NHIỀU TÀI LIỆU CHẤT LƯỢNG KÉM KHÓ ĐỌC”.
Bước 3. Thực hiện
số hóa
a) Nhận tài liệu: người thực hiện số
hóa phải kiểm đếm từng tờ tài liệu và các tiêu chụp đặc biệt có trong hồ sơ.
b) Khởi động máy quét, máy tính, thiết
bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu ảnh.
- Kiểm tra nguồn điện, bật thiết bị
lưu điện, máy quét, máy vi tính.
- Tạo lập thư mục lưu ảnh: mỗi hồ sơ
lập một thư mục có tên là số hồ sơ, trong đó có hai thư mục con là “đen trắng”
và “màu”.
c) Thực hiện số hóa và lưu ảnh:
- Quét lần lượt từng trang tài liệu
theo chiều đứng, không xáo trộn trật tự sắp xếp của tài liệu và các tiêu chụp
trong hồ sơ.
- Tài liệu có kích thước không đồng đều,
mỏng, giòn dễ rách,... phải sử dụng máy quét tĩnh; Tài liệu có tình trạng vật
lý tốt sử dụng máy quét cuộn.
- Đặt chế độ quét: ảnh để lập bản sao
bảo hiểm chọn độ sâu màu bitonal (ảnh đen trắng), định dạng TIFF, độ phân giải
300dpi; ảnh để phục vụ khai thác sử dụng chọn độ sâu màu 24 bit, định dạng
IPEG, độ phân giải 150dpi - 200dpi.
- Tùy theo tình trạng tài liệu để điều
chỉnh độ tương phản sáng tối, độ bóng của chữ, các mức độ màu,... Khi cả ảnh
đen trắng và ảnh màu đạt yêu cầu mới thực hiện lệnh quét ảnh.
- Khi quét xong toàn bộ tài liệu của
một hồ sơ, thực hiện lệnh xuất các files ảnh vào thư mục hồ sơ đã được tạo lập.
- Đối với tài liệu gốc có cả phần chữ
và ảnh (lý lịch cá nhân, tạp chí, báo,...): ảnh đen trắng phải quét hai lần,
quét lần một lấy rõ phần chữ và lần thứ hai lấy rõ phần ảnh.
- Tài liệu gốc là tài liệu hành chính
có kích cỡ vượt quá khổ A4:
+ Ảnh đen trắng: chia tài liệu gốc
thành từng phần theo khổ A4 và quét lần lượt từ trái qua phải, từ trên xuống dưới
theo chiều kim đồng hồ, các phần liền kề gối lên nhau ít nhất 10 mm. Số thứ tự
của ảnh được xác định theo thứ tự quét ảnh.
+ Ảnh màu: máy quét tĩnh khổ A3 có thể
quét được tài liệu khổ A3, nên có thể chia tài liệu thành từng phần theo khổ
A3.
Lưu ý: ảnh sau khi được xuất và
lưu vào các thư mục không được sửa chữa hoặc quay hướng ảnh.
Bước 4. Chuyển ảnh
từ các máy trạm về máy chủ
Sau mỗi ngày làm việc phải chuyển các
thư mục ảnh từ máy tính gắn với máy quét về máy chủ.
Bước 5. Kiểm tra
số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu (nếu có)
- Phải kiểm tra chất lượng màn hình
trước khi kiểm tra hình ảnh, đặt chế độ phân giải màn hình phù hợp, chế độ xem ảnh
ở tỷ lệ 1:1 (100%). Thực hiện kiểm tra ảnh trong phòng có ánh sáng thấp, ánh
sáng không chiếu trực tiếp vào màn hình.
- Mỗi ảnh sẽ được kiểm tra trên màn
hình hoặc in ra giấy kết hợp với các tiêu chụp đặc biệt để đối chiếu với tài liệu
gốc về một số thuộc tính sau:
+ Tính đầy đủ. Để đảm bảo tất cả các
trang tài liệu đã được quét phải kiểm tra lần lượt các trang ảnh theo thứ tự sắp
xếp của nó. Đặc biệt chú ý kiểm tra các tờ tài liệu hai mặt, tài liệu quá khổ;
+ Hình ảnh tài liệu bị xiên lệch;
+ Chữ bị cắt ở các lề;
+ Độ tương phản, chữ bị mất nét;
+ Hình ảnh sau quét có sự khác biệt lớn
so với tài liệu gốc;
+ Vị trí đặt các tiêu chụp đặc biệt
và nội dung cần chỉ dẫn của tiêu chụp.
- Ghi lại địa chỉ các ảnh phải quét lại
và lập Phiếu yêu cầu quét lại.
- Người thực hiện quét lại các ảnh theo
yêu cầu phải lưu các files ảnh quét lại vào đúng thư mục, vị trí của ảnh như
trong phiếu yêu cầu.
- Nhận và kiểm tra lại các ảnh quét lại.
Bước 6. Loại bỏ
các files ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh màu và đặt tên files ảnh
- Đặt tên ảnh màu theo Hướng dẫn
169/HD-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Ví dụ: tên file ảnh
Q3_1_2_1654_1.jpeg là tên ảnh tờ số 1 của hồ sơ 1654 thuộc mục lục 2 phông số 1
của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Bước 7. Sao lưu
toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng
Bước 8. Lập danh
mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ
Mẫu Danh mục thống kê số lượng ảnh
DANH MỤC THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG ẢNH SỐ
HÓA TÀI LIỆU PHÔNG ...
|
STT
|
Hồ
sơ số
|
Số
lượng ảnh đen trắng
|
Số lượng ảnh màu
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bước 9. Giao nhận
dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim và dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý
cơ sở dữ liệu
a) Giao nhận dữ liệu ảnh đen trắng với
đơn vị ghi phim:
- Đơn vị thực hiện số hóa bàn giao dữ
liệu ảnh đen trắng lưu trong ổ cứng cùng Danh mục thống kê số lượng ảnh cho đơn
vị ghi phim.
- Căn cứ vào Danh mục thống kê, đơn vị
thực hiện ghi phim kiểm nhận số lượng hồ sơ, số lượng ảnh của từng hồ sơ; kiểm
tra chất lượng hình ảnh tài liệu và việc đặt các tiêu chụp đặc biệt.
b) Giao nhận dữ liệu ảnh màu với đơn
vị quản lý cơ sở dữ liệu:
- Đơn vị thực hiện số hóa bàn giao dữ
liệu ảnh màu lưu trong ổ cứng cùng Danh mục thống kê số lượng ảnh cho đơn vị quản
lý cơ sở dữ liệu để sử dụng.
- Căn cứ vào Danh mục thống kê, đơn vị
quản lý cơ sở dữ liệu kiểm nhận số lượng hồ sơ, số lượng ảnh của từng hồ sơ; kiểm
tra chất lượng hình ảnh và cách đặt tên ảnh.
Bước 10. Chuyển
dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu
Bước 11. Vận
chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản
- Sắp xếp tài liệu, đóng gói, vận
chuyển tài liệu về kho bảo quản tài liệu;
- Căn cứ Biên bản giao nhận tài liệu,
kho bảo quản tài liệu phải kiểm đếm đến từng tờ tài liệu;
- Lập Biên bản giao trả tài liệu;
- Sắp xếp tài liệu lên giá.
Bước 12. Lập hồ
sơ về việc số hóa phông/khối tài liệu
Hồ sơ gồm các văn bản:
- Văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước đồng ý cho lập bản sao bảo hiểm đối với phông/khối tài liệu và các ý
kiến chỉ đạo trong quá trình số hóa;
- Biên bản các đợt nhận - trả tài liệu;
- Biên bản các đợt giao nhận ảnh kèm
Danh mục thống kê số lượng ảnh;
- Các Hợp đồng và Biên bản nghiệm thu
sản phẩm./.