Quyết định 1717/QĐ-UBND năm 2013 phê duyệt Đề án trang bị phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch đối với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện, xã trên địa bàn tỉnh Bình Phước

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN TRANG BỊ PHẦN MỀM ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH ĐỐI VỚI UBND CẤP TỈNH, CẤP HUYỆN, CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Chương trình làm việc số 50/CTr-UBND ngày 20/3/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Phước về Chương trình làm việc năm 2013;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 165/TTr-STP ngày 04/9/2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án trang bị phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch đối với UBND cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh Bình Phước.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành, kể từ ngày ký.

Điều 3. Các ông (bà): Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và một số cơ quan, đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh Bình Phước chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

ĐỀ ÁN

TRANG BỊ PHẦN MỀM ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH ĐỐI VỚI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH, CẤP HUYỆN, CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1717/QĐ-UBND ngày 17/9/2013 của Chủ tịch UBND tỉnh)

Những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của các cấp ủy Đảng, chính quyền, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh Bình Phước đã từng bước đi vào nề nếp, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý hành chính nhân khẩu, hộ khẩu, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, góp phần tích cực thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh tại địa phương.

Để nâng cao chất lượng công tác hộ tịch, UBND tỉnh đã chỉ đạo Sở Tư pháp phối hợp với các ngành chức năng đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến những quy định pháp luật về hộ tịch, ý nghĩa và tầm quan trọng của việc đăng ký và quản lý hộ tịch, góp phần nâng cao ý thức chấp hành pháp luật của cán bộ và nhân dân. Đội ngũ Tư pháp - Hộ tịch đã được UBND các xã, phường, thị trấn từng bước kiện toàn, kịp thời bổ sung thêm biên chế để giúp chính quyền địa phương tổ chức thực hiện những chủ trương, chính sách, pháp luật, Chương trình, Kế hoạch, nhiệm vụ công tác của ngành Tư pháp; nhằm giúp cấp ủy Đảng, chính quyền cấp xã lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý các lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội theo quy định của pháp luật và trực tiếp giải quyết các công việc phát sinh ở cơ sở có quan hệ trực tiếp, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của người dân và doanh nghiệp. Một số địa phương đã quan tâm đến công tác xây dựng nguồn trong quy hoạch công chức để khi đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch thay đổi sang vị trí khác cao hơn, thì có người đủ tiêu chuẩn, trình độ để thay thế.

Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của công chức Tư pháp - Hộ tịch, công chức Tư pháp - Hộ tịch của tỉnh đã được nâng cao hơn so với những năm trước; UBND cấp xã đã tạo điều kiện cho công chức đi học thêm để nâng cao trình độ chuyên môn (tỷ lệ công chức Tư pháp - Hộ tịch có trình độ Đại học Luật và Trung cấp chiếm tỷ lệ 90%). Trong 111 xã, phường, thị trấn có 176 công chức Tư pháp - Hộ tịch, 65 xã, phường, thị trấn có 02 công chức Tư pháp - Hộ tịch (chiếm 58,55% tổng số xã, phường, thị trấn). Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì 30 Đại học Luật (chiếm 17,04%), 95 Trung cấp Luật (chiếm 53,97%), 16 Đại học khác (chiếm 9,11%), 35 Trung cấp khác (chiếm 19,88%). Đa số các xã, phường được kiểm tra đã có 02 công chức phụ trách công tác Tư pháp - Hộ tịch. Ngoài ra, để hoàn thành nhiệm vụ được giao, tại những xã chỉ có 01 công chức Tư pháp - Hộ tịch, UBND xã đã chủ động hợp đồng người có trình độ để thực hiện nhiệm vụ.

Bên cạnh đó, ngành Tư pháp tỉnh đã đẩy mạnh hướng dẫn nghiệp vụ về công tác hộ tịch. Hàng năm, Sở Tư pháp tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức làm công tác hộ tịch cấp huyện, cấp xã; phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp huyện bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch cho đội ngũ công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch. Ngoài việc chỉ đạo các Phòng Tư pháp thực hiện đúng các quy định của pháp luật về đăng ký, quản lý hộ tịch, phát hành, theo dõi việc quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch trong địa bàn tỉnh theo quy định, Sở Tư pháp tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc đăng ký và quản lý hộ tịch để kịp thời phát hiện, xử lý những vấn đề còn tồn tại trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Một số huyện, thị xã trong tỉnh đã triển khai thực hiện cơ chế "một cửa", thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong công tác đăng ký hộ tịch, đồng thời chỉ đạo UBND cấp xã bố trí nơi làm việc thuận lợi cho công chức Tư pháp - Hộ tịch để tiếp công dân và nơi lưu trữ sổ lưu hộ tịch theo quy định.

Các loại Sổ, Biểu mẫu dùng để đăng ký hộ tịch được sử dụng theo mẫu của Bộ Tư pháp ban hành; chữ viết trong sổ hộ tịch rõ ràng, dễ đọc; Sổ lưu và hồ sơ lưu về đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, đăng ký lại việc sinh, thay đổi, cải chính hộ tịch được lưu trữ đầy đủ, sắp xếp ngăn nắp, khoa học, thuận lợi cho công tác tra cứu, sao lục. Các thủ tục, trình tự, thời gian và lệ phí về hộ tịch được niêm yết công khai. Đặc biệt, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết các vấn đề về hộ tịch thông qua truy cập mạng internet để tra cứu, khai thác các loại biểu mẫu hộ tịch đã giúp cho việc đăng ký và quản lý hộ tịch được thuận lợi, nhanh chóng và đảm bảo thông tin chính xác. UBND cấp xã quản lý chặt chẽ các sự kiện hộ tịch, chỉ đạo các ngành, đoàn thể tăng cường phối hợp trong công tác quản lý hộ tịch, để khi có những sự kiện hộ tịch phát sinh, đội ngũ cán bộ thôn, xóm, tổ dân phố, cán bộ y tế, cộng tác viên dân số nắm rõ các sự kiện hộ tịch để trực tiếp tuyên truyền, vận động nhân dân chấp hành các quy định về đăng ký, quản lý hộ tịch. Năm 2012, trên địa bàn tỉnh đã thực hiện 25.779 trường hợp đăng ký khai sinh, 4.598 trường hợp đăng ký khai tử và 9.406 trường hợp đăng ký kết hôn đúng quy định.

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác hộ tịch trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số tồn tại, hạn chế. Ở một số địa phương công tác tuyên truyền, phổ biến quy định của pháp luật về đăng ký hộ tịch chưa thực hiện thường xuyên; nhận thức của người dân đối với việc đăng ký hộ tịch có nơi còn hạn chế, chưa thấy được ý nghĩa của việc đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử nên vẫn còn trường hợp trẻ em sinh ra không đăng ký khai sinh, người chết không khai tử kịp thời; nam nữ chung sống với nhau nhưng không đăng ký kết hôn; tỷ lệ đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn còn cao. Vẫn còn tình trạng sai sót khi cấp các giấy tờ hộ tịch cho công dân hoặc giải quyết đăng ký hộ tịch sai thẩm quyền; sự phối hợp giữa các ngành có liên quan trong đăng ký hộ tịch chưa thật đồng bộ... Để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác hộ tịch, các cấp ủy Đảng, chính quyền cần tập trung chỉ đạo, xác định công tác đăng ký quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng góp phần hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội của địa phương. Tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền để cán bộ và nhân dân hiểu, tự giác chấp hành quy định của pháp luật về đăng ký hộ tịch. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ Tư pháp - Hộ tịch; có chính sách thu hút các cử nhân luật về làm việc tại cấp xã. Đầu tư, trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ tin học vào công tác đăng ký, quản lý hộ tịch.

I. Sự cần thiết ban hành Đề án

Trong những năm qua, với sự cố gắng và nỗ lực của cấp ủy Đảng, chính quyền các cấp, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh đã đạt được những kết quả nhất định, nhưng qua tổng kết đánh giá công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch trên địa bàn tỉnh từ ngày 01/01/1987 đến ngày 31/12/2011 đã bộc lộ một số hạn chế, nhất là trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách tư pháp, xây dựng Nhà nước pháp quyền Việt Nam xã hội chủ nghĩa, trước yêu cầu hội nhập ngày càng sâu rộng và hệ thống các văn bản pháp luật về đăng ký và quản lý hộ tịch thường xuyên thay đổi để phù hợp với thực tế.

1. Sự phát triển trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch

Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết; việc đăng ký hộ tịch là việc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm xác định các sự kiện: sinh; kết hôn; tử; nuôi con nuôi; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính. Đồng thời, căn cứ vào quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ghi vào sổ hộ tịch các việc: xác định cha, mẹ, con; thay đổi quốc tịch; ly hôn; hủy việc kết hôn trái pháp luật; chấm dứt việc nuôi con nuôi. Giấy tờ hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân theo quy định của pháp luật về hộ tịch là căn cứ pháp lý xác nhận sự kiện hộ tịch của cá nhân đó.

Quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên của chính quyền các cấp nhằm theo dõi thực trạng và sự biến động về hộ tịch, trên cơ sở đó bảo vệ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và gia đình. Đồng thời, góp phần xây dựng chính sách về kinh tế, xã hội, an ninh và quốc phòng, dân số và kế hoạch hóa gia đình. Mọi sự kiện hộ tịch phải được đăng ký kịp thời chính xác, mỗi một sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký ở một nơi theo đúng thẩm quyền quy định. Cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, chỉ đạo đối với cơ quan quản lý hộ tịch cấp dưới, trường hợp phát hiện thấy sai phạm phải chấn chỉnh và xử lý kịp thời. Xác định được vai trò quan trọng của việc đăng ký, quản lý hộ tịch nên ngay từ tháng 01 năm 1961, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 04/CP ngày 16/01/1961 về ban hành điều lệ đăng ký hộ tịch. Từ đó đến nay, các chính sách về hộ tịch thường xuyên được điều chỉnh, bổ sung và thay thế cho phù hợp với tình hình phát triển của đất nước.

Ngày 27/12/2005, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 158/2005/NĐ-CP (Nghị định số 158/NĐ-CP) về đăng ký quản lý hộ tịch; Thông tư số 01/TT-BTP ngày 02/6/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện Nghị định số 158/NĐ-CP; Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Thông tư số 8a./2010/TT-BTP ngày 25/3/2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch; Thông tư số 05/2012/TT-BTP sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP ngày 25/3/2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch; Nghị định số 24/2013/NĐ-CP ngày 28/3/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài. Đây là những văn bản thể hiện sự đổi mới mạnh mẽ trong công tác đăng ký quản lý hộ tịch, phân cấp mạnh mẽ cho cơ sở. Sở Tư pháp thuộc UBND cấp tỉnh chỉ thực hiện đăng ký một số sự kiện hộ tịch liên quan đến người nước ngoài; UBND cấp huyện chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về đăng ký quản lý hộ tịch trên địa bàn, có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn, xử lý các sai phạm trong đăng ký quản lý hộ tịch của UBND cấp xã và thực hiện việc thay đổi, cải chính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên. Việc đăng ký các sự kiện hộ tịch chủ yếu được thực hiện tại UBND cấp xã. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho người dân thực hiện việc đăng ký các sự kiện hộ tịch của cá nhân được nhanh chóng, thuận lợi với các thủ tục đơn giản.

Bên cạnh các văn bản pháp luật quy định trực tiếp việc đăng ký và quản lý hộ tịch còn có các văn bản pháp luật liên quan đến công tác đăng ký và quản lý hộ tịch như Bộ Luật Dân sự, Luật Hôn nhân và gia đình, Luật quốc tịch, Luật Lý lịch Tư pháp, Luật xử lý vi phạm hành chính... Nhìn chung, đến nay các văn bản pháp luật trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đã giải quyết kịp thời nhu cầu hợp pháp của người dân, đáp ứng nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính.

2. Thực trạng công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh trong thời gian qua, nguyên nhân và giải pháp thực hiện

Qua thực tế công tác đăng ký, quản lý hộ tịch tại UBND các huyện, thị xã; UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh còn một số sai sót thường gặp như sau:

a) Về ghi chép Sổ, Biểu mẫu hộ tịch xảy ra ở một số cấp xã: Ghi không đầy đủ nội dung, thông tin trong mẫu giấy tờ hộ tịch như: nơi sinh trong giấy khai sinh chỉ ghi địa danh xã, còn viết tắt; trong sổ hộ tịch thì không ghi tên, chức vụ của người ký cấp giấy tờ hộ tịch, họ tên, chữ ký của cán bộ tư pháp hộ tịch và không có chữ ký của người đi khai sinh; cột ghi chú thì không ghi đăng ký quá hạn, đăng ký lại, ghi chưa chính xác về quan hệ giữa người đi khai với người được đăng ký sự kiện hộ tịch; sử dụng nhiều màu mực cho một sự kiện đăng ký hộ tịch, khi tẩy xóa, sửa chữa không thực hiện việc ghi chú và đóng dấu...; giữa giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch không trùng khớp về nội dung đăng ký hộ tịch.

Một số cấp xã không đồng thời ghi kép các loại sổ quy định ghi kép mà để cuối năm mới sao từ cuốn này sang cuốn kia, không thực hiện khóa sổ và đóng dấu giáp lai giữa các trang, sổ hộ tịch sau khi khóa hết năm vẫn còn nhiều trang nhưng không tiếp tục sử dụng mà sử dụng cuốn mới.

Khi xác nhận nội dung trong giấy tờ hộ tịch như giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, tờ khai đăng ký kết hôn v.v... không ghi rõ chức danh của người ký cấp giấy xác nhận mà chỉ có chữ ký và đóng dấu.

Nguyên nhân là do một bộ phận công chức Tư pháp - Hộ tịch chưa hiểu hết tầm quan trọng trong việc ghi chép sổ, Biểu mẫu hộ tịch theo quy định pháp luật. Một số cấp xã chỉ có 01 công chức Tư pháp - Hộ tịch và đảm nhiệm trên 10 đầu việc dẫn đến quá tải khi thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.

b) Về lưu trữ một số cấp xã lưu trữ Sổ và hồ sơ hộ tịch chưa khoa học, khó khăn trong công tác tra cứu, kiểm tra, xác minh hồ sơ.... Thành phần hồ sơ lưu không đầy đủ theo quy định pháp luật hoặc không có hồ sơ lưu các việc hộ tịch...

Nguyên nhân là do UBND cấp xã và công chức Tư pháp - Hộ tịch chưa nhận thức hết hậu quả pháp lý của các việc hộ tịch có thể phát sinh liên quan đến các giao dịch dân sự như: quyền sở hữu, quyền thừa kế....

b) Về thủ tục đăng ký: Đăng ký sự kiện hộ tịch chỉ dựa vào lời khai của người đi khai mà không yêu cầu cung cấp đủ giấy tờ theo qui định để chứng minh sự kiện hộ tịch là có thật như: đăng ký lại việc sinh; đăng ký nhận cha, mẹ, con; đăng ký giám hộ; đăng ký thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch...; đăng ký các việc hộ tịch chỉ thực hiện theo các văn bản quy định trực tiếp như Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02/6/2008 của Bộ Tư pháp ... mà không nghiên cứu các văn bản pháp luật khác có liên quan như: Bộ Luật Dân sự, Luật Hôn nhân và gia đình và các văn bản quy định về đăng ký và quản lý hộ tịch qua các thời kỳ trước. Có những trường hợp phức tạp, do quen biết, nể nang, sợ dân phản ánh nên không đi thực tế xác minh làm rõ mà vẫn ký cấp, suy cho cùng đã làm hợp thức hóa cái sai của họ thành cái đúng; khi giải quyết hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch chưa kiểm tra, xem xét kỹ các hồ sơ xin thay đổi, cải chính hộ tịch đã trình Chủ tịch ký Quyết định cho phép thay đổi, nhất là những trường hợp cải chính năm sinh dẫn đến công dân lợi dụng việc cải chính để hợp thức hóa giấy tờ cá nhân vì mục đích khác.

Nguyên nhân là do nhận thức pháp luật của người dân còn hạn chế, họ chưa ý thức rõ giá trị pháp lý của các giấy tờ hộ tịch mà chỉ nhằm đạt được mục đích cá nhân nên cố ý che giấu các giấy tờ nhân thân của mình. Trong khi đó công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch chưa nghiên cứu hết các văn bản pháp luật về hộ tịch, không nắm hết quan hệ nhân thân của người có yêu cầu, bỏ qua nhiều loại giấy tờ mà đối với từng việc hộ tịch pháp luật quy định phải có, bỏ qua việc thẩm tra, xác minh nhân thân....Bên cạnh đó, công tác kiểm tra, phát hiện và xử lý các việc hộ tịch ở một số huyện, thị xã chưa kịp thời, có nơi Trưởng Phòng Tư pháp có dấu hiệu buông lỏng công tác quản lý hộ tịch để xảy ra những sai phạm mang tính hệ thống.

Khắc phục những hạn chế thiếu sót trên UBND tỉnh đã tăng cường chỉ đạo thực hiện có hiệu quả công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh, tăng cường kiểm tra, thanh tra công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, kịp thời chỉ đạo Sở Tư pháp chủ động tham mưu giải quyết những khó khăn vướng mắc, trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch cho cấp huyện, cấp xã. Định kỳ hàng năm trên cơ sở kiểm tra, khảo sát công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch. UBND tỉnh chỉ đạo Sở Nội vụ phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Tư pháp - Hộ tịch cho công chức Tư pháp cấp huyện và công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã; ban hành Quyết định số 2917/QĐ-UBND ngày 20/12/2010 về việc kiện toàn, củng cố Tư pháp xã, phường, thị trấn giai đoạn 2010 - 2020. Sau 03 năm thực hiện Đề án trên đã đạt được hiệu quả nhất định. UBND tỉnh luôn tranh thủ sự quan tâm, hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ của Bộ Tư pháp; đối với các việc hộ tịch phức tạp, khó khăn Sở Tư pháp đều có văn bản xin ý kiến Bộ Tư pháp.

3. Thực trạng công tác thống kê, quản lý hệ thống Sổ, Biểu mẫu hộ tịch, lưu trữ các sự kiện hộ tịch trên địa bàn tỉnh hiện nay

Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đóng vai trò hết sức quan trọng. Thông qua việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại địa phương đã giúp Nhà nước theo dõi sự biến động về hộ tịch, trên cơ sở đó bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và gia đình. Đồng thời, góp phần xây dựng các chính sách về kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh và dân số kế hoạch hóa và gia đình tại địa phương. Chính vì vai trò rất quan trọng nên trong thời gian qua các cấp, các ngành đã đặc biệt quan tâm đến tính hiệu quả của công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.

Tuy nhiên, hiện nay trên địa bàn tỉnh Bình Phước chưa có một phần mềm dành riêng cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Việc lưu trữ Sổ, Biểu mẫu hộ tịch, việc thống kê số liệu hộ tịch và lưu trữ hồ sơ các việc hộ tịch đều là thủ công. Việc sử dụng lưu trữ hộ tịch thủ công bộc lộ nhiều hạn chế nhất định:

a) Về ghi chép Sổ, Biểu Mẫu hộ tịch chủ yếu viết tay trực tiếp vào biểu mẫu hộ tịch và Sổ hộ tịch khiến mất nhiều thời gian, công sức. Hơn nữa Sổ và Biểu mẫu hộ tịch thường xuyên thay đổi. Do đó, việc ghi chép các thông tin trong Sổ còn thiếu, nội dung Bản chính với bản sao không thống nhất. Từ đó, dẫn đến việc người dân yêu cầu cải chính hộ tịch là tất yếu, điều này vừa làm mất thời gian của nhân dân, cán bộ, công chức vừa gây khó khăn trong việc quản lý, cung cấp thông tin xác minh, xử lý nhân thân và tình trạng hộ tịch hiện tại của người dân.

b) Chất lượng Sổ, Biểu mẫu, hồ sơ hộ tịch được lưu trữ chỉ sử dụng tốt trong một thời gian nhất định. Với địa giới hành chính cấp xã của tỉnh Bình Phước thường xuyên thay đổi, tách, nhập, tái lập, thành lập mới....dẫn đến công tác chuyển hồ sơ, tài liệu mất nhiều thời gian, tốn kém kinh phí, rủi ro thất lạc cao. Sổ, Biểu mẫu, hồ sơ hộ tịch viết bằng loại mực không tốt nên sau thời gian thì bị phai mờ, chất lượng giấy chưa cao dễ ố vàng, rách, nát rất khó khăn cho việc tra cứu các thông tin hộ tịch sau này cũng như việc trích lục Bản sao, cấp lại Bản chính nhiều khó khăn. Bên cạnh đó, một số cấp xã ở vùng sâu, vùng xa, vùng có nhiều đồng bào dân tộc thiểu số, cơ sở vật chất còn nhiều hạn chế, không có Kho lưu trữ riêng cho công tác hộ tịch, do đó thời hạn lưu trữ Sổ, Biểu mẫu, hồ sơ hộ tịch không thể kéo dài theo quy định pháp luật.

c) Hiện nay, chúng ta đang sử dụng rất nhiều Sổ, Biểu mẫu hộ tịch cho các sự kiện hộ tịch khác nhau mà lãnh đạo UBND cấp xã cũng như công chức Tư pháp - Hộ tịch thường xuyên thay đổi dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát, mất nhiều thời gian tra cứu hồ sơ.

d) Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch là một lĩnh vực đa dạng, phức tạp, mang tính biến động lớn, do đó khi giải quyết các việc hộ tịch phức tạp đòi hỏi phải tra cứu, xác minh nhân thân của đương sự tại các địa phương khác, với phương pháp thủ công như hiện nay việc trao đổi thông tin giữa các địa phương bằng văn bản qua đường bưu điện mất nhiều thời gian, nên người dân phải chờ đợi, không đảm bảo thời gian giải quyết thủ tục hành chính theo quy định pháp luật, chưa phù hợp với mục tiêu cải cách hành chính hiện nay.

Mặt khác, đối với những việc hộ tịch phải xin hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Tư pháp thì thời gian giải quyết buộc phải kéo dài hơn nhiều so với thời gian pháp luật quy định.

đ) Hệ thống văn bản pháp luật trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch và các văn bản pháp luật có liên quan quá nhiều, các văn bản gắn liền với từng giai đoạn lịch sử của đất nước. Do vậy, việc nghiên cứu và tra cứu văn bản mất rất nhiều thời gian và không tránh được sai sót trong quá trình thực hiện quy định pháp luật.

4. Yêu cầu của tình hình mới trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh Bình Phước hiện nay

Mục đích chính của đăng ký hộ tịch là để tạo ra hệ thống pháp luật (văn bản pháp luật, văn bản quy phạm pháp luật) được sử dụng để thiết lập và bảo vệ các quyền dân sự của cá nhân. Đồng thời, tạo ra một nguồn dữ liệu cho việc biên soạn các số liệu thống kê quan trọng, phục vụ cho hoạt động thống kê dân cư của Nhà Nước.

Công tác quản lý hộ tịch là công việc thường xuyên của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện để theo dõi thực trạng và sự biến động về hộ tịch, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, để từ đó góp phần tạo cơ sở xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng - an ninh và chính sách dân số, kế hoạch hóa gia đình....

* Một số hoạt động chung có thể kể đến, bao gồm: Hoạt động xác nhận các sự kiện hộ tịch như:

- Sinh: Đăng ký khai sinh trên cơ sở Giấy khai sinh.

- Kết hôn, ly hôn: Đăng ký kết hôn (trên cơ sở hôn nhân), ly hôn trong nước, đăng ký kết hôn, ly hôn có yếu tố nước ngoài.

- Tử: Khai tử, tuyên bố khai tử (trên cơ sở Giấy chứng tử)...

- Nuôi con nuôi: Nuôi con nuôi trong nước, nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài.

- Giám hộ.

- Nhận cha, mẹ, con.

- Thay đổi họ, tên, chữ đệm (tên đệm hay tên lót).

- Cải chính hộ tịch gồm: thay họ, tên, chữ đệm và ngày, tháng, năm sinh.

- Xác định lại dân tộc.

- Đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn.

- Đăng ký lại các việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi...

* Hoạt động của các cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào Quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khác ghi vào Sổ đăng ký hộ tịch các việc về:

- Ly hôn.

- Xác định cha, mẹ, con.

- Thay đổi quốc tịch.

- Mất tích.

- Mất năng lực hành vi dân sự.

- Hạn chế năng lực hành vi dân sự.

- Hủy hôn nhân trái pháp luật.

- Hạn chế quyền của cha, mẹ đối với con chưa thành niên.

- Hoặc những sự kiện khác.

Hiện nay, các Giấy tờ hộ tịch do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp theo thủ tục, trình tự được pháp luật quy định là bằng chứng, chứng cứ công nhận các sự kiện về hộ tịch, làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của cá nhân.

Với những phân tích trên công tác đăng ký và quản lý hộ tịch là hết sức quan trọng và phải đảm bảo nguyên tắc “việc đăng ký hộ tịch được thực hiện theo quy định mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một nơi. Giấy tờ hộ tịch do cơ quan nhà nước Việt Nam cấp cho cá nhân là căn cứ pháp lý xác nhận sự kiện hộ tịch của cá nhân đó, trong đó Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân”. Ngoài ra, các giấy tờ hộ tịch do Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài cấp cũng có giá trị như giấy tờ hộ tịch được cấp ở trong nước.

Đối với những Giấy tờ hộ tịch do nước ngoài cấp, khi sử dụng tại Việt Nam thì bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác, riêng đối với Giấy tờ hộ tịch do Cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự của nước ngoài tại Việt Nam cấp cho công dân nước đó để sử dụng tại Việt Nam được miễn hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở nguyên tắc có đi, có lại. Đối với những loại giấy tờ hộ tịch bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt, bản dịch phải được chứng thực theo quy định pháp luật.

Hiện nay, việc đăng ký hộ tịch có nhiều sai sót, là kẻ hở để người dân lợi dụng như một người có nhiều Bản chính Giấy khai sinh do các địa phương khác nhau cấp với thông tin cá nhân không thống nhất; một người cùng thời điểm tồn tại hai đến ba cuộc hôn nhân hợp pháp; việc đăng ký hộ tịch không kịp thời, chưa đầy đủ và thiếu chính xác còn xảy ra....Như vậy, tình trạng vi phạm pháp luật trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch là không thể tránh khỏi, việc đăng ký hộ tịch chỉ dựa trên cơ sở cam kết của người dân mà không kèm theo chế tài và dự liệu hậu quả pháp lý là thiếu chặt chẽ, khó khăn cho công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch khi giải quyết hộ tịch.

Quá trình thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đã bộc lộ hạn chế về thể chế vì có quá nhiều văn bản cùng điều chỉnh trong lĩnh vực hộ tịch, tạo nên độ phức tạp, gây khó khăn cho cơ quan hộ tịch khi áp dụng, người dân cũng khó phân biệt việc hộ tịch của mình sẽ được áp dụng theo văn bản nào; dữ liệu hộ tịch của cá nhân bị phân tán; đăng ký quá hạn, đăng ký lại còn chiếm tỷ lệ tương đối cao...

Một trong những giải pháp đặt ra để hoàn thiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, trong đó tập trung vào hoàn thiện thể chế mà một nội dung quan trọng là xây dựng một đạo luật về hộ tịch làm cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất về đăng ký và quản lý hộ tịch trong toàn quốc và các Cơ quan đại diện. Bộ Tư pháp đã đề nghị củng cố, tăng cường đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch, tiến tới xây dựng chức danh Hộ tịch viên; cải tiến Sổ hộ tịch và phương thức đăng ký hộ tịch; thực hiện phân cấp hợp lý giữa đăng ký và quản lý hộ tịch; xây dựng mã số cá nhân...

Việc áp dụng công nghệ thông tin còn rất hạn chế, hầu như không có, phương pháp đăng ký hộ tịch chủ yếu được thực hiện thủ công; việc thực hiện chế độ một cửa, một cửa liên thông trong đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh hiện nay đôi khi có tác động ngược lại, đặc biệt là tiến độ xử lý hồ sơ; yêu cầu lưu trữ Sổ, hồ sơ hộ tịch; chế độ báo cáo, thống kê định kỳ và hàng năm chưa đúng quy định.

Hiện nay, vấn đề đổi mới và nâng cao hiệu quả quản lý về hộ tịch đã và đang đặt ra những yêu cầu bức thiết đối với sự phát triển của nền hành chính tỉnh. Bởi chế độ quản lý hộ tịch không chỉ phản ánh trình độ phát triển kinh tế - chính trị - xã hội của trên địa bàn tỉnh trong từng giai đoạn lịch sử mà còn phản ánh mức độ nhất định truyền thống, tập quán trong tổ chức đời sống xã hội về quản lý dân cư ở mỗi địa phương. Thực tiễn quản lý hộ tịch ở tỉnh ta đã bộc lộ những bất cập trong hệ thống pháp luật về quản lý hộ tịch. Việc quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin hộ tịch vẫn là vấn đề khó khăn đối với các cơ quan quản lý.

Yêu cầu cấp thiết ngày nay là phải cải cách mạnh mẽ thủ tục hành chính, bảo đảm công khai, minh bạch, giảm chi phí và thủ tục, tạo không khí thuận lợi, thân thiện đối với người dân. Nghiên cứu, tiếp thu có chọn lọc những kinh nghiệm quý báu của nước ngoài trong công tác quản lý hộ tịch.

Xây dựng nền hành chính phục vụ nhân dân, không phải chờ dân đến, gọi dân lên để làm đăng ký mà chủ động đến với dân, phối hợp chặt chẽ với các ngành liên quan như công an để làm tốt công tác này, bảo đảm quyền lợi của nhân dân, phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.

II. Hiệu quả ứng dụng phần mềm trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch

Cần xác định, xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là một yêu cầu bức thiết hiện nay. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý hộ tịch, đặc biệt là trong thống kê, báo cáo số liệu đăng ký hộ tịch để phục vụ chính xác, kịp thời cho việc xây dựng, hoạch định chính sách kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh và trong tra cứu thông tin biến động hộ tịch theo yêu cầu của người dân.

Tất cả các công việc liên quan tới công tác hộ tịch được công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch cập nhập trên phần mềm. Trên cơ sở đó, dễ dàng theo dõi, quản lý thông tin các sự kiện hộ tịch.

1. So sánh lợi ích về chi phí và thời gian do phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch mang Iại

Hiện nay, số lượng công việc mà công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch phải thực hiện là trên 10 đầu việc, với lượng thời gian hành chính không đủ để giải quyết công việc công chức phải làm ngoài giờ, làm đêm... nhưng vẫn chưa đảm bảo yêu cầu đặt ra. Bình quân một sự kiện hộ tịch công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch phải mất 45 phút để hoàn tất thủ tục thụ lý gồm: kiểm tra hồ sơ, đối chiếu nhân thân, vào sổ thụ lý, ra phiếu hẹn; mất ít nhất 24 giờ để thực hiện các việc liên quan để cấp giấy tờ hộ tịch cho người dân (chưa tính đến thời gian phải kiểm tra, xác minh...) và mất ít nhất 30 phút để làm thủ tục cấp giấy tờ hộ tịch cho người dân, bao gồm vào Sổ đăng ký việc hộ tịch, người dân ký tên vào sổ và bản chính giấy tờ hộ tịch, công chức thực hiện ký tên và hướng dẫn người dân sử dụng, bảo quản giấy tờ hộ tịch...

So sánh với việc sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch thì thông tin cá nhân đã được mặc định thống nhất trên toàn tỉnh, dữ liệu hộ tịch xâu chuỗi, đồng bộ từ cơ quan đăng ký lên cơ quan quản lý và ngược lại, thẩm quyền phân cấp thực hiện rõ ràng, hệ thống Sổ, Biểu mẫu và văn bản thực hiện, trình tự thủ tục thực hiện, thời gian giải quyết đều thiết lập trên phần mềm. Hệ thống dữ liệu sẽ có cơ chế nhắc nhở các công việc mà công chức giải quyết phải thực hiện cho một sự kiện hộ tịch, giá trị pháp lý của các giấy tờ hộ tịch cũng được ghi chú ngay trong Bản chính các giấy tờ hộ tịch mà người dân được cấp....Thời gian thẩm tra, xác minh về nhân thân trở nên đơn giản khi kết nối được với cơ sở dữ liệu hộ tịch của các địa phương khác. Việc tra cứu thông tin cá nhân, các vấn đề liên quan đến hộ tịch trong địa bàn tỉnh không còn đặt nặng về thời gian. Từ đó, giảm rất nhiều thời gian cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch mà vẫn đảm bảo hiệu quả, đúng quy định pháp luật. Trong khi việc sử dụng các Biểu mẫu miễn phí trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp thuận tiện và tiết kiệm, không có gì là khó khăn.

Mặt khác, để trang bị cho Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trên toàn tỉnh một kho chuyên dụng để lưu trữ, Sổ hộ tịch (vì Sổ hộ tịch là tài sản lớn, là tài liệu gốc để tra cứu thông tin hộ tịch) và hồ sơ hộ tịch (là bằng chứng của các sự kiện hộ tịch) thì cần một khoản kinh phí khá lớn, gồm: Kệ lưu trữ, hệ thống thông gió, xử lý ẩm mốc, bụi để bảo quản hồ sơ, tài liệu, xây dựng kho lưu trữ... Nếu trang bị hệ thống phần mềm hộ tịch tại 03 cấp (tỉnh, huyện, xã) gồm phần mềm trang bị tại Sở Tư pháp, 10 Phòng Tư pháp và 111 xã, phường, thị trấn thì sẽ tiết kiệm và đạt hiệu quả cao. Việc trang bị cơ sở vật chất thực hiện phần mềm và kinh phí lắp đặt, bảo trì, bổ sung, cập nhật phần mềm... trang bị tại cấp nào do ngân sách cấp đó chịu trách nhiệm.

2. Hiệu quả từ việc áp dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch

a) Giao diện phần mềm được viết bằng tiếng Việt, sử dụng dễ dàng, không đòi hỏi người dùng có trình độ tin học cao.

b) Hệ thống văn bản pháp luật quy định công tác đăng ký và quản lý hộ tịch và các văn bản pháp luật liên quan đầy đủ, theo từng giai đoạn lịch sử, hệ thống tự động cập nhật văn bản mới khi ban hành và xác định hiệu lực của từng văn bản tạo điều kiện thuận lợi khi tra cứu và áp dụng.

c) Mỗi sự kiện hộ tịch sẽ có những quy định điều chỉnh riêng biệt tương ứng với thẩm quyền, trình tự thủ tục, thời gian theo quy định phải thực hiện, kết thúc mỗi sự kiện phải thực hiện đúng pháp luật, nếu bỏ qua công đoạn nào hoặc thiếu sót, nhầm lẫn hệ thống sẽ tự động báo lỗi.

d) Phần mềm có bộ phận hỗ trợ tra cứu thông tin cá nhân một cách cụ thể, có chức năng “bắt lỗi” thông tin khi thông tin công dân không phù hợp với quy định ngành: Khai sinh con không phù hợp với cha - mẹ về dân tộc, quốc tịch; Kết hôn không đủ tuổi,...

đ) Phần mềm tự động in ấn Bản chính, Bản sao với số lượng không hạn chế các nghiệp vụ hộ tịch theo đúng mẫu giấy tờ được quy định trong pháp lý về công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Việc ghi chép Sổ hộ tịch được cập nhật đầy đủ, chính xác phù hợp với thông tin trong Bản chính giấy tờ hộ tịch.

e) Việc tra cứu thông tin các sự kiện hộ tịch nhanh chóng, thuận tiện, đầy đủ và chính xác: Cho phép người sử dụng có thể tìm kiếm tất cả các thông tin có trên dữ liệu hệ thống. Tích hợp khả năng tìm kiếm thông thường như: tìm kiếm theo hệ thống danh mục, tìm kiếm theo ngày đăng ký, ngày cấp giấy tờ hộ tịch, theo họ và tên bố, mẹ, người đi đăng ký...nhằm thuận tiện và rút ngắn thời gian kiểm tra, xác minh....

g) Việc in ấn các Sổ hộ tịch; tổng hợp, báo cáo, thống kê số liệu hộ tịch, người dùng chỉ phải nhập dữ liệu, máy tự động kết xuất tất cả các sổ sách, báo cáo.

h) Hệ thống có chức năng lưu trữ, liên kết dữ liệu: Chia sẻ thông tin, rút ngắn khoảng cách về thông tin giữa các phân cấp quản lý.

i) Tính bảo mật dữ liệu, bảo mật thông tin: Mỗi người dùng đều có một USER & PASSWORD riêng để truy cập sử dụng phần mềm, đảm bảo tính bảo mật - an toàn về thông tin.

Như vậy, áp dụng phần mềm quản lý hộ tịch, vào công tác đăng ký và quản lý hộ tịch sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan trong việc quản lý, theo dõi các sự kiện hộ tịch, đem lại hiệu quả rõ rệt. Góp phần phục vụ người dân tốt hơn, nhờ rút ngắn thời gian giải quyết công việc, chất lượng các giấy tờ hộ tịch được nâng lên, đáp ứng được yêu cầu về số lượng cấp bản sao giấy tờ hộ tịch cho người dân. Bên cạnh đó, việc trao đổi thông tin về hộ tịch giữa địa phương với phòng Tư Pháp và với các địa phương khác được thuận lợi và kịp thời, nhất là trong việc báo cáo thống kê, việc sao lục các trường hợp hộ tịch rất nhanh, việc lưu trữ dữ liệu hộ tịch rất đảm bảo, người dân rất hài lòng.

Qua việc áp dụng phần mềm hộ tịch, vào công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại địa phương, sẽ có nhiều chuyển biến tích cực. Phục vụ đắc lực cho việc thực hiện các nhiệm vụ của địa phương như phát triển kinh tế - xã hội, ổn định chính trị, giữ vững quốc phòng, an ninh. Đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dân và độ hài lòng của người dân đối với công tác này tại địa phương ngày càng cao, hiệu quả công việc được nâng lên rõ rệt.

III. Nội dung Đề án

1. Xây dựng hệ thống phầm mềm đăng ký và quản lý hộ tịch

Phần mềm hộ tịch được xây dựng trên cơ sở khảo sát thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh Bình Phước. Phần mềm mang tính khoa học và phù hợp với điều kiện kinh tế của tỉnh.

Hệ thống phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch phải bao quát, đa dạng về chức năng. Trong đó, các thao tác phải đơn giản, linh hoạt, dữ liệu hộ tịch được kết nối xâu chuỗi, đồng bộ. Hệ thống dữ liệu, thông suốt từ cơ quan đăng ký đến cơ quan quản lý hộ tịch và ngược lại.

Tất cả thông tin trên hệ thống phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch là cụ thể, chính xác, đúng quy định pháp luật. Các chức năng tra cứu, cập nhật luôn trong trạng thái mở nhưng mang tính bảo mật cao.

Việc khai thác, sử dụng phần mềm kết nối thường xuyên ở ba cấp: cấp tỉnh (Sở Tư pháp), cấp huyện (Phòng Tư pháp các huyện, thị xã) và UBND các xã, phường, thị trấn; có chức năng kết nối thông tin hộ tịch với các địa phương khác và tương thích với thông tin hộ tịch (mã định danh cá nhân) của Bộ Tư pháp.

2. Lắp đặt hệ thống phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch

Phần mềm hộ tịch được trang bị ở ba cấp xã, huyện, tỉnh. Việc lắp đặt phần mềm dựa trên các điều kiện cụ thể của từng đơn vị để cài đặt các thiết bị dự liệu tác động xấu gây ảnh hưởng đến hệ thống phần mềm hộ tịch.

Quá trình lắp đặt đảm bảo thông suốt, hợp lý, đúng quy định và song song với cơ chế bảo dưỡng định kỳ....

Việc ứng dụng phần mềm trong thực tiễn công tác đăng ký và quản lý hộ tịch là một ứng dụng hoàn toàn mới, đặc biệt áp dụng tại địa bàn tỉnh Bình Phước còn nhiều khó khăn, do đó sẽ cần nhiều thời gian để hoàn thiện. Quá trình thực hiện phải thường xuyên cải tiến, nâng cấp cho phù hợp.

3. Cơ sở vật chất để áp dụng hệ thống phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch

Để ứng dụng phần mềm một cách hiệu quả trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch thì các cơ quan quản lý Nhà nước về hộ tịch và các cơ quan đăng ký hộ tịch cần trang bị đầy đủ trang thiết bị như máy vi tính, máy Scan, máy fax, máy photocopy v.v. số lượng tùy vào điều kiện kinh phí của từng đơn vị.

Hệ thống máy vi tính phải tích hợp với phần mềm đã được xây dựng và đi vào ứng dụng, bao gồm 01 máy chủ và các máy liên kết.

Bên cạnh đó, đối với một số xã điều kiện cơ sở vật chất khác chưa đảm bảo như: Phòng làm việc, tủ, bàn, ghế....còn sơ sài thì phải trang bị, sắp xếp phù hợp để không làm ảnh hưởng đến hiệu quả của việc ứng dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch.

4. Đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn lãnh đạo, quản lý công chức sử dụng hệ thống phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch

Người quản lý và sử dụng phần mềm phải là lãnh đạo quản lý của đơn vị và công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch có trình độ chuyên môn đúng quy định và có nghiệp vụ trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.

Ngoài ra, đối tượng đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn còn bao gồm đội ngũ dự nguồn cho chức danh Tư pháp, Tư pháp - Hộ tịch theo Đề án kiện toàn, củng cố Tư pháp xã, phường, thị trấn giai đoạn 2010 - 2020 theo Quyết định số 2917/QĐ-UBND ngày 20/12/2010 của UBND tỉnh Bình Phước.

5. Kinh phí đảm bảo thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch

Kinh phí trang bị phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch tại 03 cấp (cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã) là từ ngân sách cấp tỉnh.

Việc trang bị cơ sở vật chất thực hiện phần mềm và kinh phí lắp đặt, bảo trì, bổ sung, cập nhật phần mềm... trang bị tại cấp nào do ngân sách cấp đó chịu trách nhiệm.

6. Đánh giá tính hiệu quả, phù hợp trong quá trình thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch

Đơn vị sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch phải kịp thời phản ánh những khó khăn, vướng mắc, những vấn đề mang tính nghiệp vụ và lỗi kỹ thuật trong quá trình ứng dụng phần mềm trong thực tiễn công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.

Định kỳ hằng năm đơn vị sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch đánh giá cụ thể, khách quan kết quả, hiệu quả thực hiện về cơ sở vật chất, nhân lực thực hiện, nghiệp vụ chuyên môn… Trên cơ sở đó, có các đề xuất, kiến nghị tiếp tục cải tiến cho phù hợp, nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về hộ tịch.

Báo cáo kết quả thực hiện, đề xuất, kiến nghị về UBND tỉnh (thông qua Sở Tư pháp) để có hướng dẫn, giải quyết đúng quy định pháp luật, xử lý để phần mềm hộ tịch ngày càng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu trong tình hình mới.

IV. Lộ trình thực hiện

1. Giai đoạn 1: Từ năm 2013 đến hết năm 2015

a) Đơn vị đầu tư lập dự án đầu tư, chuẩn bị cơ sở vật chất để xây dựng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch cấp tỉnh, huyện, xã trình cơ quan hoặc người có thẩm quyền quyết định.

b) Sở Tài chính tham mưu UBND tỉnh thẩm định dự toán kinh phí cho các hoạt động liên quan đến việc xây dựng, chuyển giao, ứng dụng... phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch theo quy định pháp luật.

c) Sở Nội vụ chuẩn bị cho công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh Bình Phước.

d) Sở Tư pháp, UBND các huyện, thị xã, UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc ứng dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch.

2. Giai đoạn 2: Từ năm 2016 đến đầu năm 2017

a) Hoàn thiện hệ thống phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh Bình Phước, đưa vào vận hành tại Sở Tư pháp; UBND 10 huyện, thị xã (10 Phòng Tư pháp); UBND 111 xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Bình Phước.

b) Sở Tài chính đảm bảo kinh phí cho quá trình vận hành phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch tại cấp tỉnh. Đồng thời, hướng dẫn Phòng Tài chính các huyện, thị xã; UBND các xã, phường, thị trấn đảm bảo cơ sở vật chất thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch tại đơn vị mình.

c) Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cán bộ Lãnh đạo, công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch (kể cả đội ngũ dự nguồn cho chức danh Tư pháp, Tư pháp - Hộ tịch).

d) Sở Tư pháp, UBND các huyện, thị xã; UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh tham mưu cơ quan có thẩm quyền cùng cấp trang bị cơ sở vật chất, bố trí cử công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn để đảm bảo thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch tại đơn vị mình.

Quá trình thực hiện đơn vị sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch phải thường xuyên phản ánh những khó khăn, vướng mắc, những vấn đề mang tính nghiệp vụ và lỗi kỹ thuật trong quá trình ứng dụng phần mềm trong thực tiễn công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.

Cuối năm 2015, các đơn vị thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch báo cáo kết quả thực hiện, đề xuất, kiến nghị về UBND tỉnh (thông qua Sở Tư pháp) để có hướng dẫn, giải quyết đúng quy định pháp luật, có biện pháp xử lý để phần mềm hộ tịch ngày càng hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu trong tình hình mới.

3. Giai đoạn 3: Từ năm 2017 và những năm tiếp theo

a) Chủ đầu tư phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch thường xuyên nâng cấp, cải tiến, bảo dưỡng... phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch để đáp ứng yêu cầu của tình hình mới.

b) Sở Tài chính đảm bảo kinh phí cho quá trình vận hành phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch cấp tỉnh; hướng dẫn Phòng Tài chính các huyện, thị xã; UBND các xã, phường, thị trấn đảm bảo cơ sở vật chất thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch tại đơn vị mình khi có nhu cầu.

c) Sở Nội vụ thường xuyên theo dõi, bồi dưỡng, tập huấn cán bộ Lãnh đạo, công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch (kể cả công chức dự nguồn cho chức danh Tư pháp, Tư pháp - Hộ tịch) khi có nhu cầu.

d) Sở Tư pháp, UBND các huyện, thị xã; UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh tham mưu Cơ quan có thẩm quyền trang bị cơ sở vật chất, bố trí cử công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn để đảm bảo thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch tại đơn vị mình khi cần thiết.

Quá trình thực hiện đơn vị sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch phải thường xuyên phản ánh những khó khăn, vướng mắc, những vấn đề mang tính nghiệp vụ và lỗi kỹ thuật trong quá trình ứng dụng phần mềm trong thực tiễn công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.

Hằng năm, các đơn vị thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch báo cáo kết quả thực hiện, đề xuất, kiến nghị về UBND tỉnh (thông qua Sở Tư pháp) để có hướng dẫn, giải quyết đúng quy định pháp luật, có biện pháp xử lý để phần mềm hộ tịch ngày càng hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu trong tình hình mới.

V. Tổ chức thực hiện

1. Sở Thông tin và Truyền thông

Xây dựng dự án đầu tư, dự toán kinh phí, thiết lập cơ sở dữ liệu và các hoạt động liên quan đến việc trang bị phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh trình cơ quan hoặc người có thẩm quyền quyết định, thực hiện và đưa vào ứng dụng. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra, nâng cấp, bảo dưỡng... để từng bước nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch ở ba cấp (tỉnh, huyện, xã) trên địa bàn tỉnh Bình Phước.

2. Sở Nội vụ

a) Tham mưu UBND tỉnh có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cán bộ Lãnh đạo, công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch (kể cả công chức dự nguồn cho chức danh Tư pháp, Tư pháp - Hộ tịch) đảm bảo thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

b) Thường xuyên theo dõi, bồi dưỡng, tập huấn cán bộ Lãnh đạo quản lý, công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch (kể cả công chức dự nguồn cho chức danh Tư pháp, Tư pháp - Hộ tịch) khi có nhu cầu để thực hiện tốt phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch tại các đơn vị.

3. Sở Tư pháp

a) Phối hợp với Sở Nội vụ thực hiện Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cán bộ Lãnh đạo quản lý, công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch (kể cả đội ngũ dự nguồn cho chức danh Tư pháp, Tư pháp - Hộ tịch) đảm bảo thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

b) Thường xuyên tổ chức thống kê số lượng công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch (kể cả đội ngũ dự nguồn cho chức danh Tư pháp, Tư pháp - Hộ tịch) đảm bảo thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh để tổng hợp danh sách các trường hợp chưa đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định; báo cáo UBND tỉnh để có kế hoạch phối hợp đào tạo, bồi dưỡng đạt yêu cầu.

c) Tăng cường kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ và việc bố trí, sắp xếp công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

Quá trình thực hiện, thường xuyên phản ánh những khó khăn, vướng mắc và tổng hợp đề xuất, kiến nghị của UBND cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh để tham mưu UBND tỉnh có hướng dẫn, giải quyết đúng quy định pháp luật, xử lý để phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch ngày càng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu trong tình hình mới.

3. Sở Tài chính

a) Thẩm định dự toán kinh phí cho các hoạt động liên quan đến việc xây dựng, chuyển giao, ứng dụng... phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch trình cơ quan có thẩm quyền quyết định.

b) Kịp thời đảm bảo kinh phí cho quá trình vận hành phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch cấp tỉnh. Đồng thời, hướng dẫn Phòng Tài chính các huyện, thị xã; UBND các xã, phường, thị trấn đảm bảo cơ sở vật chất thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch tại đơn vị mình đúng quy định pháp luật.

5. UBND các huyện, thị xã

a) Chủ động trang bị cơ sở vật chất, bố trí cử công chức Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn để đảm bảo thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch theo lộ trình của Đề án.

b) Thống kê số lượng công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã và đánh giá về tiêu chuẩn, trình độ đội ngũ công chức (kể cả số quy hoạch cho chức danh này) để đảm bảo thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch tại đơn vị.

Quá trình thực hiện, thường xuyên phản ánh những khó khăn, vướng mắc, những vấn đề mang tính nghiệp vụ và lỗi kỹ thuật trong quá trình ứng dụng phần mềm trong thực tiễn công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.

Hằng năm, báo cáo kết quả thực hiện, đề xuất, kiến nghị về UBND tỉnh (thông qua Sở Tư pháp) để có hướng dẫn, giải quyết đúng quy định pháp luật, xử lý để phần mềm hộ tịch ngày càng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu trong tình hình mới.

6. UBND các xã, phường, thị trấn

a) Chủ động trang bị cơ sở vật chất, bố trí cử công chức Tư pháp - Hộ tịch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn để đảm bảo thực hiện phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch theo lộ trình của Đề án.

b) Thống kê số lượng công chức Tư pháp - Hộ tịch và tiêu chuẩn, trình độ đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch (kể cả số quy hoạch cho chức danh này) báo cáo UBND huyện, thị xã.

Quá trình thực hiện, thường xuyên phản ánh những khó khăn, vướng mắc, những vấn đề mang tính nghiệp vụ và lỗi kỹ thuật trong quá trình ứng dụng phần mềm trong thực tiễn công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.

Hằng năm, báo cáo kết quả thực hiện, đề xuất, kiến nghị về UBND huyện, thị xã (thông qua Phòng Tư pháp).

Tham mưu UBND cấp huyện thực hiện đúng theo lộ trình của Đề án này./.

DANH MỤC

HỆ THỐNG VĂN BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH