|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH BẠC LIÊU
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1399/QĐ-UBND
|
Bạc
Liêu, ngày 29 tháng 08 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA
CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11
năm 2003;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ
về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính
phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ
quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày
22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số
80/TTr-STTTT ngày 19 tháng 8 năm 2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về quản
lý, sử dụng hộp thư điện tử trong hoạt động
của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu.
Điều 2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối
hợp với các Sở, Ban, Ngành, các cơ quan, đơn vị và Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố triển khai, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện Quy chế này.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc
các Sở, Ban, Ngành và cơ quan, đơn vị cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các
huyện, thành phố căn cứ quyết định thi hành.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể
từ ngày ký và thay thế Quyết định số 348/QĐ-CT ngày 14
tháng 6 năm 2005 của Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh Bạc Liêu./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Ủy ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh;
- Các PCVP UBND tỉnh;
- TP Văn xã;
- Cổng TTĐT tỉnh;
- Lưu: VT, (TTH).01.
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lê Minh Chiến
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1399/QĐ-UBND, ngày 29 tháng
8 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối
tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản lý, sử
dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Bạc Liêu. Trách nhiệm quản lý, sử dụng hệ thống
thư điện tử tỉnh Bạc Liêu của cơ quan tổ chức
và cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh nhằm phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
2. Đối tượng áp dụng
a) Các Sở, Ban, Ngành, đoàn thể, các
cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân
các huyện, thành phố, đơn vị sự nghiệp
công lập và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động
(sau đây gọi tắt là công chức, viên chức).
b) Các cơ quan,
tổ chức, cá nhân khác có sử dụng hệ thống thư điện tử của
tỉnh Bạc Liêu.
Chương II
TỔ CHỨC HỆ THỐNG
THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH BẠC LIÊU
Điều 2. Hệ thống thư điện tử
tỉnh Bạc Liêu
1. Hệ thống thư điện tử tỉnh Bạc Liêu
là thành phần trong hệ thống thông tin hành chính điện tử tỉnh Bạc Liêu, là phương tiện giúp cho các cơ quan,
tổ chức; công chức, viên chức sử dụng để trao đổi, gửi nhận
thông tin phục vụ hoạt động điều hành, tác nghiệp của cơ
quan nhà nước trên môi trường mạng một cách nhanh chóng và thuận tiện.
2. Các hộp thư điện tử của hệ thống thư điện tử được tạo lập, quản lý và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu đặt tại
Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh có
tên miền là http://mail.baclieu.gov.vn.
3. Hệ
thống thư điện tử phải đảm bảo về an toàn, an ninh
thông tin và tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật
theo hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Điều 3. Định dạng địa chỉ hộp
thư điện tử
Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử tỉnh Bạc Liêu gồm
2 loại:
1. Hộp thư cho các cơ quan, tổ chức (gọi chung là hộp
thư công vụ). Là hộp thư dùng chung của một cơ quan, tổ chức được quy định như
sau: tendonvi@baclieu.gov.vn; trong đó tên đơn vị là các chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức được cấp hộp thư và được đặt sao cho không trùng nhau (ví dụ hộp
thư công vụ của Sở Nội vụ có địa chỉ như sau: snv@baclieu.gov.vn).
2. Hộp thư dành cho cá nhân là hộp thư dùng riêng
cho từng công chức, viên chức có định dạng như sau: tenhodem@baclieu.gov.vn;
trong đó tên họ đệm được đặt tên theo nguyên tắc tên người sử dụng viết bằng tiếng
Việt không dấu + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của tên đệm (ví dụ Nguyễn Văn
An có địa chỉ hộp thư điện tử như sau: annv@baclieu.gov.vn).
Trong trường hợp tên hộp thư điện tử bị trùng sẽ
thay đổi trên cơ sở đề nghị của lãnh đạo cơ quan, tổ chức sao cho dễ hiểu, dễ
nhớ đến hộp thư điện tử muốn khai báo.
Điều 4. Cấp mới, thay đổi, hủy
bỏ hộp thư
1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia vào hệ thống
thư điện tử của tỉnh, khi có nhu cầu cấp mới, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư điện
tử phải có văn bản đề nghị gửi về Sở Thông tin và Truyền thông.
Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm cập nhật
kịp thời các thông tin thay đổi vào danh bạ thư điện tử của tỉnh đảm bảo tính
thống nhất người sử dụng trong hệ thống cơ sở dữ liệu thư điện tử.
2. Các hộp thư điện tử không truy xuất trong 6
tháng kể từ ngày được cấp hoặc lần truy xuất sau cùng sẽ bị thu hồi, các đơn vị,
tổ chức, công chức, viên chức có nhu cầu sử dụng lại phải lập thủ tục như người
hay cơ quan, tổ chức mới.
Điều 5. Quy định đối với các
văn bản được trao đổi qua hệ thống thư điện tử
1. Văn bản phải được định dạng theo tiêu chuẩn được
Bộ Thông tin Truyền thông quy định hiện hành như (txt), (.doc), (.odt), (.ods),
(.pdf), …
2. Bộ ký tự và mã hóa cho tiếng Việt trong văn bản
điện tử bắt buộc sử dụng thống nhất theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode).
3. Cơ quan phát hành văn bản có trách nhiệm lưu trữ
văn bản gốc theo quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ.
Điều 6. Quy định về tiêu đề
(subject) thư điện tử
1. Tiêu đề thư điện tử được ghi bằng tiếng
Việt.
2. Trường hợp dùng thư điện tử để gửi văn bản
điện tử thì tiêu đề thư điện tử phải ghi nội dung trích yếu của văn bản điện tử
chính gửi kèm theo thư điện tử đó.
3. Trường hợp khác tiêu đề thư điện tử phải
ghi vắn tắt nội dung cần trao đổi qua hộp thư điện tử.
Chương III
SỬ DỤNG HỆ THỐNG
THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH BẠC LIÊU
Điều 7. Các loại văn bản, tài
liệu được trao đổi qua hệ thống thư điện tử
1. Các loại văn bản, tài liệu (ngoại
trừ những văn bản mật) được trao đổi thông qua hệ thống thư điện tử, bao gồm:
a) Lịch làm việc, lịch công tác (tuần,
tháng, quý,...) của lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân
huyện, Ủy ban nhân dân xã, các Sở, Ban, Ngành, các cơ quan, đơn vị,...
b) Thư mời dự họp, dự hội nghị và các
tài liệu kèm theo.
c) Các tài liệu phục vụ cho các cuộc
họp, hội nghị để nghiên cứu trước hoặc để góp ý.
d) Các tài liệu trao đổi phục vụ công
việc, các văn bản sao y
đ) Báo cáo chuyên đề; báo cáo tuần,
tháng, quý, năm.
e) Các văn bản dự thảo để xin ý kiến,
văn bản để biết hoặc để báo cáo.
g) Hồ sơ điện tử
thực hiện thủ tục hành chính liên thông giữa các cơ quan, đơn
vị,...
h) Các văn bản chỉ đạo, điều hành liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính.
2. Giá trị pháp lý văn bản điện tử:
a) Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị
pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch
giữa các cơ quan nhà nước.
b) Văn bản điện tử gửi đến cơ quan
nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính
xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.
Điều 8. Kiểm tra thư và phản hồi
thư
1. Các cơ quan, tổ chức, được cấp hộp thư điện tử phải có trách
nhiệm phân công người thường xuyên truy cập, kiểm tra thông
tin trên hệ thống để nhận và xử lý, trả lời thư điện tử của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và công dân theo yêu cầu.
2. Đối với hộp thư điện tử của công
chức, viên chức cũng phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của mình để xử lý kịp thời thư điện tử gửi đến.
Chương IV
TRÁCH NHIỆM QUẢN
LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH BẠC LIÊU
Điều 9. Trách nhiệm của Sở
Thông tin và Truyền thông
1. Tổ chức triển khai tuyên truyền và
hướng dẫn chi tiết các quy định của Bộ Thông tin và
Truyền thông và của Ủy ban nhân dân tỉnh có liên
quan đến công tác quản lý, duy trì hoạt động hệ thống thư điện tử tỉnh Bạc Liêu có hiệu quả.
2. Phối hợp với Trung tâm ứng cứu khẩn cấp máy tính (VNCERT), Cục Tin học
hóa thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông
để đảm bảo công tác an toàn, an ninh
thông tin mạng, phòng chống thư rác cho hệ thống thư điện tử. Sao cho:
a) Các thông tin tài khoản trên hộp thư điện tử của đơn vị, cán bộ, công
chức, viên chức, người lao động đảm bảo không
bị lấy cắp và không
được thay đổi thông tin nếu không có
sự đồng ý của chủ tài
khoản.
b) Đảm bảo không có thư rác và
virus gửi từ hệ thống hộp thư điện tử bên
ngoài vào hệ thống hộp thư điện tử của tỉnh.
3. Phối hợp với Cục Cơ yếu Chính phủ
từng bước triển khai ứng dụng chứng thực chữ ký điện tử
vào việc gửi nhận văn bản trên môi trường mạng thay thế cho văn bản giấy tờ thông thường.
4. Có trách
nhiệm quản lý, xây dựng,
phát triển và bảo trì hệ thống thư điện tử.
5. Chủ động kịp thời thực hiện các biện pháp kỹ thuật cần thiết nhằm đảm bảo
hạ tầng kỹ thuật cho hoạt động của hệ thống
thư điện tử được an toàn thông suốt, liên tục và tốc độ
trao đổi cao.
6. Quản lý danh bạ thư điện tử (tạo lập, sửa đổi,
loại bỏ) và quản lý quyền sử dụng truy cập thư điện tử của các cơ quan, tổ chức
và công chức, viên chức trên hệ thống thư điện tử hiệu quả.
7. Theo dõi, tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh
về tình hình sử dụng hệ thống thư điện tử định kỳ hàng năm. Thực hiện báo cáo
thống kê tổng hợp về tình hình sử dụng hệ thống thư điện tử theo yêu cầu của Bộ
Thông tin và Truyền thông.
Điều 10. Trách nhiệm của cơ
quan, tổ chức sử dụng hệ thống thư điện tử
1. Thông báo việc thay đổi thông tin liên quan về hộp
thư điện tử của cá nhân trong cơ quan, tổ chức gửi về Sở Thông tin và Truyền
thông để kịp thời cập nhật.
2. Đảm bảo các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, an
toàn thông tin, trình độ tin học của cán bộ, công chức, viên chức để trao đổi
thông tin qua hệ thống thư điện tử tại cơ quan, đơn vị được thông suốt và ổn định.
3. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công chức, viên
chức sử dụng hệ thống thư điện tử
phục vụ gửi, nhận văn bản tài liệu, trao đổi công việc với các cá nhân trong và
ngoài cơ quan, đơn vị.
4. Phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức, xây dựng, ban hành Quy chế sử dụng thư điện
tử đối với cơ quan, đơn vị mình quản lý.
Điều 11. Trách nhiệm của công
chức, viên chức sử dụng hộp thư cá nhân
Người sử dụng cần chú ý tuân thủ
đầy đủ các nguyên tắc cơ bản sau:
1. Không sử dụng các hộp thư cá nhân
dạng khác (có phần mở rộng không phải …..@.............gov.vn) để trao đổi công việc của cơ quan, tổ chức trên môi trường mạng
Internet.
2. Đổi mật khẩu ban đầu được Sở Thông tin và Truyền
thông cấp nhằm bảo mật thông tin. Trường hợp quên bị mất
quyền kiểm soát thư điện tử công vụ, cá nhân, phát hiện có lỗi hoặc có sự cố với hệ thống
thư điện tử, báo ngay cho cán bộ
chuyên trách công nghệ thông tin của đơn
vị tổng hợp báo cáo đến Sở Thông tin
và Truyền thông có giải pháp phối hợp khắc phục, xử lý.
3. Bảo vệ mật khẩu sử dụng Thư điện tử của mình; không cung cấp hoặc để
lộ mật khẩu vào hệ thống
thư điện tử cho người khác và chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử của
mình.
4. Không truy nhập
vào hộp thư của người khác và không để người khác sử
dụng địa chỉ hộp thư điện tử của mình.
5. Không phát tán thư rác hoặc các
thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ
công tác thông qua địa chỉ sử dụng của mình.
6. Không thực hiện các hành vi bị cấm
khác theo quy định của pháp luật.
7. Hạn chế việc truy cập hộp thư điện
tử bằng các thiết bị không đảm bảo an toàn hoặc hệ thống mạng không an toàn như: truy cập vào hệ thống thư điện tử thông qua các dịch vụ mạng Internet công cộng
không rõ nguồn gốc
Điều 12. Xử lý công việc khi sử
dụng hệ thống thư điện tử
Thực hiện khi nhận các loại văn bản từ
hộp thư điện tử
1. Đối
với hộp thư điện
tử chung của cơ quan
Cán bộ được phân công quản lý hộp thư
điện tử của cơ quan phải kiểm tra và nhận các loại văn bản
được gửi qua Email (trừ các thư rác quảng cáo) và lưu vào máy tính làm việc của mình.
Chuyển nội dung
file đã nhận (gửi, nhận file trực tiếp, hoặc email của thủ
trưởng, trường hợp thật cần thiết mới
in ra bản giấy) cho thủ trưởng để phân công xử lý trực tiếp.
2. Đối
với hộp thư cá
nhân của công chức, viên chức
Trực tiếp xử lý các loại văn bản đã nhận trong hộp thư điện tử cá nhân.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 13. Công tác báo cáo
Các cơ quan, tổ chức hàng năm báo cáo kết quả thực
hiện Quy chế này theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân tỉnh
và Sở Thông tin và Truyền thông.
Điều 14. Khen thưởng và xử lý
kỷ luật
1. Đối với tập thể, cá nhân thực hiện tốt các quy định
trong Quy chế này được đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu khen thưởng nhân dịp
tổng kết.
2. Thực hiện Quy chế này được Ủy ban nhân dân tỉnh
Bạc Liêu đưa vào nội dung đánh giá chỉ tiêu cải cách hành chính hàng năm của
các cơ quan nhà nước trong tỉnh.
3. Trường hợp cá nhân, tập thể vi phạm các điều khoản
trong Quy chế này sẽ bị xử lý kỷ luật theo pháp luật hiện hành.
Điều 15. Lãnh đạo các Sở, Ban, Ngành, các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm tổ chức triển khai
thực hiện Quy chế này. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn tổ
chức thực hiện.
Điều 16. Sửa đổi, bổ sung Quy
chế
Trong quá trình thực hiện, nếu có nội dung nào chưa
hợp lý, các Sở, Ban, Ngành và cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh về Sở
Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi,
bổ sung Quy chế này cho phù hợp.