|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1262/QĐ-BHXH
|
Hà Nội, ngày 02 tháng 11 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU TRONG QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA HỆ THỐNG
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM BAN HÀNH KÈM THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ 1433/QĐ-BHXH NGÀY
08/10/2010 CỦA BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia
năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 94/2008/NĐ-CP
ngày 22/8/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh
Lưu trữ quốc gia;
Xét đề nghị của Giám đốc Trung tâm
Lưu trữ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Sửa đổi,
bổ sung một số Điều trong Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã
hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 1433/QĐ-BHXH ngày 08/10/2010 của Bảo
hiểm xã hội Việt Nam như sau:
1. Sửa đổi, bổ
sung Điểm c, đ Khoản 1 Điều 6 như sau:
“c) Thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ
quan đối với tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được
quyết toán”;
“đ) Thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan đối với tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu
khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc”.
2. Sửa đổi, bổ
sung Khoản 2 Điều 6 như sau:
“2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch
sử:
Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam,
Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ của BHXH tỉnh, Lưu trữ BHXH huyện có trách nhiệm
giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền
thu thập theo thời hạn như sau:
a) Tài liệu hành chính, tài liệu
nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài
liệu xây dựng cơ bản: sau mười năm, kể từ năm tài liệu được
giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam; sau năm năm, kể từ năm tài liệu
được giao nộp vào Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ của BHXH tỉnh và
Lưu trữ BHXH huyện.
b) Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi
hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào Trung
tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam, Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ của BHXH tỉnh và Lưu
trữ BHXH huyện.
Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp
vào lưu trữ lịch sử các cấp thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, của BHXH Việt Nam”.
3. Sửa đổi Khoản
4 Điều 14 như sau:
“4. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước
khi tiêu hủy
Thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá
trị thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một
số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, cụ thể:
- Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị
của BHXH Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện;
- Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị
của BHXH tỉnh do Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ
thực hiện;
- Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị
của BHXH huyện do cơ quan quản lý lưu trữ cấp huyện thực hiện”.
4. Sửa đổi Điểm b
Khoản 5 Điều 14 như sau:
“b) Thẩm quyền quyết định tiêu hủy
tài liệu hết giá trị:
- Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam quyết định
tiêu hủy tài liệu hết giá trị của BHXH Việt Nam sau khi có ý kiến thẩm định bằng
văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Giám đốc BHXH tỉnh quyết định tiêu
hủy tài liệu hết giá trị của BHXH tỉnh sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản
của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ;
- Giám đốc BHXH huyện quyết định tiêu
hủy tài liệu hết giá trị của BHXH huyện sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản
của cơ quan quản lý lưu trữ cấp huyện”.
5. Sửa đổi, bổ
sung Phụ lục XIV ban hành kèm theo Quy định về công tác lưu trữ hệ thống BHXH Việt Nam (đính
kèm).
Điều 2. Hiệu lực
thi hành
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể
từ ngày ký. Bãi bỏ Điểm c, đ Khoản 1, Khoản 2 Điều 6; Khoản 4, Điểm b Khoản 5
Điều 14 và Phụ lục XIV của Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Việt
Nam ban hành kèm theo Quyết định số 1433/QĐ-BHXH ngày 8/10/2010 của BHXH Việt
Nam.
Điều 3. Trách nhiệm
thực hiện
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, Chánh Văn
phòng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Giám đốc BHXH
các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Giám đốc BHXH các quận, huyện, thị
xã, thành phố trực thuộc tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi
nhận:
- Như Điều 3;
- TGĐ (để b/c);
- Các PTGĐ;
- Lưu: VT, TTLT (07)
|
KT. TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
Đỗ Thị Xuân Phương
|
Phụ lục XIV
|
Nội
dung báo cáo
|
Đơn
vị tính
|
Số
lượng
|
|
A
|
B
|
C
|
|
I. Ban hành văn bản quản lý, chỉ
đạo và kiểm tra, hướng dẫn đơn vị cơ sở
|
|
|
|
1. Ban hành văn bản quy định về
công tác lưu trữ trong năm
|
Văn
bản
|
|
|
2. Kế hoạch triển khai thực hiện
quy định về công tác lưu trữ của Ngành và của Nhà nước
|
Văn bản
|
|
|
3. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại
BHXH quận, huyện
|
|
|
|
- Số đợt
|
Đợt
|
|
|
- Số đơn vị/đợt
|
Đơn
vị
|
|
|
II. Tổ chức, nhân sự làm công
tác lưu trữ (tính đến ngày lập báo cáo)
|
|
|
|
1. Tên tổ chức lưu trữ (ghi đầy
đủ tên tổ chức lưu trữ vào cột đơn vị tính)
|
|
|
|
2. Nhân sự làm công tác lưu trữ
|
|
|
|
- Tổng số:
|
Người
|
|
|
Trong đó: + Nữ
|
Người
|
|
|
+ Kiêm nhiệm các công tác khác
|
Người
|
|
|
- Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ
|
|
|
|
+ Trên đại học chuyên ngành văn
thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Trên Đại học khác
|
Người
|
|
|
+ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu
trữ
|
Người
|
|
|
+ Đại học khác
|
Người
|
|
|
+ Trung cấp văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Trung cấp khác
|
Người
|
|
|
+ Sơ cấp
|
Người
|
|
|
III. Tài liệu lưu trữ (tính đến
ngày lập báo cáo)
|
|
|
|
1. Tài liệu hành chính, nghiệp vụ
|
|
|
|
- Tổng số phông/sưu tập tài liệu
lưu trữ
|
Phông/sưu
tập
|
|
|
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý
hoàn chỉnh
|
Phông/sưu
tập
|
|
|
- Tổng số
mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật
(tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ)
|
|
|
|
- Tổng công trình/đề tài
|
Công
trình/đề tài
|
|
|
Trong đó: Công trình/ đề tài đã chỉnh
lý hoàn chỉnh
|
Công
trình/đề tài
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
3. Tài liệu kế toán
|
|
|
|
- Tổng mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
4. Hồ sơ hưởng các chế độ BHXH
(kể cả hồ sơ hưởng hàng tháng và trợ cấp một lần),
bảo hiểm thất nghiệp
|
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
- Cụ thể từng loại:
|
|
|
|
+ Hồ sơ hưởng chế độ Hưu trí
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Hồ sơ hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Hồ sơ hưởng chế độ mất sức lao động
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Hồ sơ hưởng chế độ BHXH Thất nghiệp
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Hồ sơ hưởng chế độ BHXH một lần
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Hồ sơ hưởng trợ cấp công nhân cao su
|
Hồ sơ
|
|
|
- Số lượng hồ sơ thiếu (đang chi trả
nhưng không có hồ sơ lưu tại tỉnh)
|
Hồ
sơ
|
|
|
5. Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình
|
|
|
|
a) Tài liệu ghi hình
|
|
|
|
- Tổng số bộ phim/đoạn phim
|
Bộ/đoạn
|
|
|
- Tổng số cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số
đĩa
|
Đĩa
|
|
|
- Quy ra giờ chiếu
|
Giờ
|
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Giờ
|
|
|
b) Tài liệu ghi âm
|
|
|
|
- Tổng số cuộn băng (gốc hoặc sao
thay gốc)
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số
đĩa
|
Đĩa
|
|
|
- Quy ra giờ nghe
|
Giờ
|
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Giờ
|
|
|
c) Tài liệu ảnh
|
|
|
|
- Tổng số phim âm bản (gốc hoặc sao
thay gốc)
|
Chiếc
|
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh (gốc hoặc sao thay gốc)
|
Chiếc
|
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
|
6. Tài liệu điện tử
|
|
|
|
- Dữ liệu phi cấu trúc
|
MB
|
|
|
Trong đó: + Dạng văn bản
|
MB
|
|
|
+ Dạng ảnh
|
MB
|
|
|
+ Dạng ghi âm/ghi hình
|
MB
|
|
|
- Dữ liệu có cấu
trúc
|
MB
|
|
|
- Dữ liệu hồ sơ hưởng BHXH
|
MB
|
|
|
IV. Công tác thu thập, nộp lưu
và loại hủy tài liệu hàng năm
|
|
|
|
*
Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
|
|
|
|
1. Tài liệu hành chính, nghiệp vụ
(bao gồm cả tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu kế toán)
|
|
|
|
a) Tổng số mét giá tài liệu đã thu
thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ ngày 01/01 đến ngày lập
báo cáo)
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã lập hồ sơ
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
b) Tổng số mét giá tài liệu đã đến
hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến ngày lập báo cáo)
|
Mét
|
|
|
2. Hồ sơ hưởng các chế độ BHXH
|
|
|
|
a) Tổng số hồ sơ tiếp nhận để quản
lý, lưu trữ trong năm (tính đến ngày lập báo cáo)
|
Hồ
sơ
|
|
|
- Hồ sơ hưởng chế độ Hưu trí
|
Hồ
sơ
|
|
|
- Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động
|
Hồ
sơ
|
|
|
- Hồ sơ hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp
|
Hồ
sơ
|
|
|
- Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất
|
Hồ
sơ
|
|
|
- Hồ sơ hưởng chế độ mất sức lao động
|
Hồ
sơ
|
|
|
- Hồ sơ hưởng chế độ BHXH Thất nghiệp
|
Hồ sơ
|
|
|
- Hồ sơ hưởng chế độ BHXH một lần
|
Hồ
sơ
|
|
|
- Hồ sơ hưởng trợ cấp công nhân cao su
|
Hồ
sơ
|
|
|
b) Số lượng hồ sơ di chuyển hưởng
BHXH ở tỉnh khác trong năm
|
Hồ
sơ
|
|
|
c) Số lượng hồ sơ đề nghị sao lục trong
năm
|
Hồ
sơ
|
|
|
3. Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình (nội dung báo cáo và đơn vị tính tương
tự Điểm 5 Mục III)
|
|
|
|
4. Tài liệu điện tử (nội dung
báo cáo và đơn vị tính tương tự Điểm 6 Mục III)
|
|
|
|
*
Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
|
|
|
|
1. Tài liệu giấy
|
|
|
|
a) Tổng số mét giá tài liệu đã giao
nộp vào Lưu trữ lịch sử (tính từ ngày 01/01 đến ngày lập báo cáo)
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã lập hồ sơ
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
b) Tổng số mét giá tài liệu đã đến
hạn nhưng chưa giao nộp được (tính đến lập báo cáo)
|
Mét
|
|
|
2. Tài liệu phim, ảnh, ghi
âm, ghi hình (nội dung báo cáo và đơn vị tính tương tự
Điểm 5 Mục III)
|
|
|
|
3. Tài liệu điện tử (nội dung
báo cáo và đơn vị tính tương tự Điểm 6 Mục III)
|
|
|
|
*
Công tác loại hủy hồ sơ, tài liệu
|
|
|
|
a) Tổng số mét giá tài liệu hành
chính, nghiệp vụ đã loại hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày lập báo cáo)
|
Mét
|
|
|
b) Hồ sơ hưởng BHXH đã loại hủy
(tính từ ngày 01/01 đến ngày lập báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số
hồ sơ
|
Hồ
sơ
|
|
|
- Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
V. Công tác khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ
|
|
|
|
1. Công tác phòng đọc (tính từ 0h ngày 01/01 đến ngày lập báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số lượt người khai thác sử dụng
hồ sơ, tài liệu
|
Lượt
người
|
|
|
- Tổng số hồ sơ, tài liệu đưa ra phục
vụ khai thác sử dụng:
|
|
|
|
+ Hồ sơ
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Văn bản
|
Văn
bản
|
|
|
- Tổng số tài liệu được sao chụp
|
Trang
|
|
|
- Tổng số văn
bản cấp chứng thực lưu trữ
|
Văn
bản
|
|
|
- Tổng số yêu cầu của độc giả trong
năm (qua đơn thư)
|
Yêu
cầu
|
|
|
Trong đó: Yêu cầu của độc giả được
trả lời
|
Yêu
cầu
|
|
|
2. Công cụ tra cứu (tính đến
ngày lập báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số phông/sưu tập tài liệu có
mục lục hồ sơ
|
Phông/sưu
tập
|
|
|
- Tổng số công trình/đề tài có mục
lục hồ sơ
|
Công
trình/đề tài
|
|
|
- Mục lục chuyên đề
|
x
|
|
|
- Sách chỉ dẫn phông lưu trữ
|
x
|
|
|
- Thẻ tra tìm
|
Phiếu
|
|
|
- Cơ sở dữ liệu phông
|
Phông
|
|
|
- Cơ sở dữ liệu
hồ sơ
|
Hồ
sơ
|
|
|
- Cơ sở dữ liệu
văn bản
|
Văn
bản
|
|
|
- Cơ sở dữ liệu
khác
|
|
|
|
VI.
Kho bảo quản tài liệu, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến ngày lập báo
cáo)
|
|
|
|
1. Kho bảo quản tài liệu
|
|
|
|
- Diện tích kho chuyên dụng
|
m2
|
|
|
- Diện tích kho không chuyên dụng
|
m2
|
|
|
- Diện tích kho tạm
|
m2
|
|
|
2. Giá bảo quản tài liệu
|
|
|
|
- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu
|
Mét
|
|
|
3. Trang thiết bị
|
|
|
|
- Hệ thống báo đột nhập tự động
|
x
|
|
|
- Hệ thống báo cháy tự động
|
x
|
|
|
- Hệ thống điều hòa trung tâm
|
x
|
|
|
- Máy điều hòa không khí
|
Chiếc
|
|
|
- Máy vi tính
|
Chiếc
|
|
|
- Máy photocopy
|
Chiếc
|
|
|
- Máy hút ẩm
|
Chiếc
|
|
|
- Máy hút bụi
|
Chiếc
|
|
|
- Quạt thông gió
|
Chiếc
|
|
|
- Bình chữa cháy
|
Chiếc
|
|
|
VII. Các nội dung khác về công
tác lưu trữ
|
|
|
|
1. Hoàn thiện hồ sơ không đủ
thủ tục
|
Hồ
sơ
|
|
|
- Tổng số hồ
sơ không đủ thủ tục phải hoàn thiện
|
Hồ
sơ
|
|
|
- Số hồ sơ không đủ thủ tục đã được
hoàn thiện
|
Hồ
sơ
|
|
|
2. Thực hiện các quy định về chế độ
đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
|
|
|
|
- Phụ cấp độc hại
|
x
|
|
|
- Bồi dưỡng hiện vật
|
x
|
|
|
- Bảo hộ lao động
|
x
|
|
|
3. Ứng
dụng công nghệ thông tin (UDCNTT)
|
|
|
|
- UDCNTT trong
quản lý hồ sơ hưởng các chế độ BHXH
|
x
|
|
|
- UDCNTT trong quản lý hồ sơ hành
chính, nghiệp vụ
|
x
|
|
|
NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, họ và tên)
|
……..,
ngày….tháng……năm……..
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký, họ và tên, đóng dấu)
|