Quyết định 1087/QĐ-HQBRVT năm 2017 về Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định 01/VBHN-BNV Hợp nhất Nghị định về công tác văn thư ngày 25/02/2014;

Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước ngành Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản, hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính;

Căn cứ Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 1919/QĐ-BTC ngày 06 tháng 9 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh thành phố trực thuộc trung ương;

Căn cứ Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ ngày 14 tháng 4 năm 2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế công tác văn thư của Ngành;

Căn cứ Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ ngày 28 tháng 4 năm 2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Ngành;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Cục Hải quan Tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 3149/QĐ-HQBRVT ngày 01 tháng 11 năm 2013 của Cục trưởng Cục Hải quan Tỉnh ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ. Những quy định trước đây của Cục Hải quan Tỉnh trái với quy chế này đều được bãi bỏ.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan Tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BÀ RỊA VŨNG TÀU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1087/QĐ-HQBRVT ngày 16 tháng 11 năm 2017 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)

Chương I

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định 01/VBHN-BNV Hợp nhất Nghị định về công tác văn thư ngày 25/02/2014;

Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước ngành Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản, hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính;

Căn cứ Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 1919/QĐ-BTC ngày 06 tháng 9 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh thành phố trực thuộc trung ương;

Căn cứ Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ ngày 14 tháng 4 năm 2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế công tác văn thư của Ngành;

Căn cứ Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ ngày 28 tháng 4 năm 2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Ngành;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Cục Hải quan Tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 3149/QĐ-HQBRVT ngày 01 tháng 11 năm 2013 của Cục trưởng Cục Hải quan Tỉnh ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ. Những quy định trước đây của Cục Hải quan Tỉnh trái với quy chế này đều được bãi bỏ.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan Tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BÀ RỊA VŨNG TÀU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1087/QĐ-HQBRVT ngày 16 tháng 11 năm 2017 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi áp dụng: Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư và lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này được áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân, đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. “Công tác văn thư” tại Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu hành chính; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

2. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư, tài liệu khác (phim ảnh, thiết bị lưu trữ, thẻ nhớ...) gửi đến cơ quan Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu và các đơn vị thuộc, trực thuộc.

3. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu hoặc các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ban hành.

4. “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

5. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

6. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan ban hành.

7. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

8. “Bản trích sao” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

9. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

10. “Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

11. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

12. “Hồ sơ điện tử” là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị.

13. “Lập hồ sơ điện tử” là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.

14. “Tài liệu lưu trữ” là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ là tài liệu bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

15. “Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

16. “Lưu trữ cơ quan” là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

17. “Phông lưu trữ” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.

18. “Thu thập tài liệu” là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

19. “Chỉnh lý tài liệu” là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của các đơn vị trong Ngành.

20. “Xác định giá trị tài liệu” là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định thời hạn bảo quản những tài liệu có giá trị lưu trữ và tài liệu hết giá trị.

21. “Tài liệu hết giá trị” là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

22. “Chứng thực lưu trữ” là xác nhận của cơ quan, tổ chức về nội dung thông tin hoặc bảo sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan đang quản lý.

Điều 3. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

2. Văn bản điện tử được xác thực bằng chữ ký số phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Các loại văn bản, tài liệu đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua môi trường mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy, ngoại trừ các tài liệu, văn bản có giá trị lưu trữ theo quy định phải gửi bản chính.

Điều 4. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ

1. Cục trưởng trực tiếp hoặc ủy quyền cho Phó Cục trưởng phụ trách Văn phòng chỉ đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của toàn Cục

2. Chánh Văn phòng Cục có trách nhiệm tham mưu, giúp Lãnh đạo Cục quản lý thống nhất về công tác văn thư - lưu trữ, là đầu mối chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trong toàn Cục gồm các nội dung sau:

a) Căn cứ vào văn bản chỉ đạo của nhà nước, của cấp trên về công tác văn thư - lưu trữ, hướng dẫn tổ chức thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với hoạt động của cơ quan, đơn vị.

b) Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu.

3. Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục chịu trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.

4. Mỗi cá nhân công chức, người lao động trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải chấp hành nghiêm túc các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại Nghị định của Chính phủ, quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan và các quy định khác có liên quan.

Cán bộ công chức, người lao động khi thực hiện nhiệm vụ, giải quyết công việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc; hoàn tất hồ sơ. Khi công việc kết thúc, mỗi cá nhân phải thống kê văn bản có trong hồ sơ (theo mẫu số 1 Phụ lục), bàn giao cho người có trách nhiệm quản lý hồ sơ của đơn vị, đến thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Điều 5. Nhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ

1. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Cục có nhiệm vụ sau:

a) Văn thư

- Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan thực hiện đúng theo các nội dung quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành.

- Tiếp nhận, cập nhật dữ liệu văn bản đến, phân luồng xử lý;

- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan;

- Giúp Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng văn bản đi; làm thủ tục phát hành, cập nhật dữ liệu văn bản đi, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Sắp xếp, quản lý, giao nộp bản lưu vào lưu trữ cơ quan;

- Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, nhân viên; quản lý sổ sách hình thành trong hoạt động của công tác văn thư;

- Quản lý, sử dụng con dấu hành chính và thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) của cơ quan, đơn vị;

- Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa học công nghệ, áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN và ISO 9001:2008 vào công tác văn thư.

b) Lưu trữ

- Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn do các đơn vị giao nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu của Cục; phối hợp với các đơn vị tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Cục;

- Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định;

- Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa học công nghệ, áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN và ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ.

2. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có nhiệm vụ sau:

a) Văn thư

- Hướng dẫn, đôn đốc công chức, nhân viên trong đơn vị thực hiện đúng theo các nội dung quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành;

- Tiếp nhận văn bản, tài liệu gửi đến đơn vị (văn bản giấy hoặc văn bản điện tử) để trình lãnh đạo đơn vị; chuyển văn bản đến các Đội, Tổ hoặc cá nhân liên quan theo ý kiến của trưởng đơn vị;

- Đôn đốc các Tổ, Đội, cá nhân trong đơn vị xử lý văn bản; tổng hợp kết quả xử lý văn bản của đơn vị;

- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị;

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi; làm thủ tục phát hành, cập nhật dữ liệu văn bản đi, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Quản lý, sử dụng con dấu hành chính của đơn vị (nếu có).

b) Lưu trữ

- Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành, chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định;

- Công chức làm công tác lưu trữ tại Chi cục phối hợp với các Đội, Tổ lập kế hoạch, danh mục hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

- Lưu trữ Cục phối hợp với các Đội, Tổ lập kế hoạch, danh mục hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu hết giá trị để tiến hành tiêu hủy theo quy định.

Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

1. Công tác văn thư, lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước: Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước ngành Tài chính.

2. Cán bộ, công chức, nhân viên không được sử dụng hệ thống quản lý điều hành qua mạng để trao đổi các thông tin mật, đơn thư tố cáo, thông tin hạn chế công bố, trao đổi công việc không thuộc nhiệm vụ của cơ quan và các nội dung khác trái với quy định.

3. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ phải có phẩm chất tốt, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao và phải làm cam kết bảo vệ bí mật nhà nước bằng văn bản nộp cho cơ quan tổ chức và đơn vị trực tiếp quản lý (theo mẫu số 2 Phụ lục).

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

MỤC 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 7. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và số, ký hiệu văn bản

1. Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng Bộ Tài chính, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật liên quan và theo thông lệ quốc tế.

5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ và các quy định khác về việc sử dụng chữ ký số.

Điều 8. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan phục vụ cho việc soạn thảo;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản dự thảo văn bản;

- Trình duyệt bản dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.

Điều 9. Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo đã duyệt, trình ký văn bản

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

2. Trong trường hợp dự thảo đã được phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị/cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

3. Trình ký văn bản.

a) Tại các đơn vị thuộc Cục Hải quan Tỉnh:

- Công chức được giao xử lý công việc sau khi dự thảo xong trình văn bản qua Lãnh đạo đơn vị phụ trách kiểm tra về nội dung, tính hợp pháp của văn bản, kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và từng trang phụ lục, bảng biểu, tài liệu đính kèm theo văn bản đó (nếu có) trước khi trình Lãnh đạo Cục Hải quan Tỉnh ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định. Trường hợp ủy nhiệm cho cấp phó duyệt thì Trưởng đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đó.

- Chánh Văn phòng (hoặc người được Lãnh đạo Cục giao) kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Cục Hải quan Tỉnh và ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng của “Nơi nhận” trước khi trình Lãnh đạo Cục ký.

b) Tại các Chi cục và tương đương:

- Công chức được giao xử lý công việc sau khi dự thảo xong trình văn bản qua Lãnh đạo Đội (Tổ) phụ trách kiểm tra về nội dung, tính hợp pháp và kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Các văn bản do các Đội, Tổ soạn thảo trình Lãnh đạo đơn vị phải do Đội trưởng (Tổ trưởng) hoặc các cấp phó được giao phụ trách các mảng công việc nhất định theo quy chế của Chi cục duyệt nội dung, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và từng trang phụ lục, bảng biểu, tài liệu đính kèm theo văn bản đó (nếu có); đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

- Đội trưởng đội Tổng hợp (hoặc người được Lãnh đạo đơn vị giao) kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của đơn vị và ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng của “Nơi nhận” trước khi trình Lãnh đạo đơn vị ký.

c) Cỡ chữ ký nháy /tắt không lớn hơn độ rộng một dòng văn bản và không dài quá độ dài của 10 ký tự.

Điều 10. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Cục Hải quan Tỉnh.

2. Ký ban hành văn bản gồm: ký theo thẩm quyền, ký thay, ký thừa ủy quyền và ký thừa lệnh.

a) Ký theo thẩm quyền: Cục trưởng, Chi cục trưởng và tương đương có quyền ký tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền.

b) Ký thay (KT): Cục trưởng, Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc có thể giao cho cấp phó của mình ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan và trước pháp luật.

c) Ký thừa ủy quyền (TUQ): Trong trường hợp đặc biệt, Cục trưởng có thể ủy quyền cho Lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục ký thừa ủy quyền một số loại văn bản thuộc thẩm quyền ký của Lãnh đạo Cục. Việc giao ký thừa ủy quyền phải đích danh, có thời hạn và bằng văn bản. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký, phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước người ủy quyền về nội dung văn bản đó.

d) Ký thừa lệnh (TL): Cục trưởng có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng thuộc Cục ký thừa lệnh một số loại văn bản. Việc ký thừa lệnh thực hiện theo quy định tại quy chế làm việc của Cục Hải quan Tỉnh.

3. Ký văn bản của Chi cục và đơn vị tương đương thuộc Cục Hải quan Tỉnh

Chi cục trưởng Chi cục Hải quan thuộc và trực thuộc có quyền ký tất cả văn bản thuộc thẩm quyền. Chi cục trưởng Chi cục Hải quan có thể giao cho cấp Phó ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan và trước pháp luật.

4. Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút mực đỏ, mực màu đen hoặc các loại mực dễ phai.

MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 11. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu được quản lý tập trung tại văn thư Cục để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế này.

4. Tất cả văn bản mật, văn bản đến, văn bản đi không nằm trong danh mục bí mật nhà nước nhưng hạn chế công bố theo quy định của thủ trưởng cơ quan không được gửi, luân chuyển trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng,

Điều 12. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến gửi đến Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc xử lý, phản hồi việc xử lý văn bản đến.

Điều 13. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến

a) Tiếp nhận văn bản giấy đến

- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay cho lãnh đạo cấp trên trực tiếp (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản để ghi nhận tình trạng văn bản tại thời điểm nhận.

- Văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ do nhân viên bảo vệ cơ quan hoặc người được phân công tiếp nhận vào sổ theo dõi. Trường hợp trên bì văn bản có đóng dấu “hỏa tốc hẹn giờ” thì phải báo cáo ngay với lãnh đạo cấp trên trực tiếp hoặc cá nhân liên quan (nếu bì văn bản ghi rõ tên cá nhân) để xử lý. Trường hợp trên bì văn bản không đóng dấu “hỏa tốc hẹn giờ” thì chuyển cho văn thư cơ quan đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.

b) Tiếp nhận văn bản đến qua máy fax, thư điện tử, văn bản qua mạng (văn bản điện tử)

Công chức văn thư thường xuyên kiểm tra văn bản đến qua máy fax, qua hệ thống tiếp nhận văn bản điện tử. Khi tiếp nhận văn bản đến bằng các hình thức trên, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót, thiếu thì phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản giấy đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

a) Loại công chức văn thư không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, các bì văn bản gửi đích danh người nhận, các loại hồ sơ thầu có ghi không được bóc bì trước khi mở thầu, các bì văn bản có đóng dấu ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật).

Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.

Đối với các bì văn bản mật, công chức văn thư phải trình Lãnh đạo Văn phòng bóc (trừ bì văn bản Mật có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”) và trực tiếp đăng ký vào sổ văn bản mật.

b) Loại do công chức văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại.

Đối với đơn, thư nặc danh, khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh thêm về nội dung, một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản.

c) Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an và Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính.

3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua fax, thư điện tử hoặc qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra và đóng dấu “Đến”. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiện theo quy định.

4. Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc hệ thống quản lý điều hành qua mạng.

a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Tùy theo số lượng văn bản đến của cơ quan nhiều hay ít mà lập các sổ đăng ký cho phù hợp.

Nội dung đăng ký văn bản đến: Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn, cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến, được thực hiện theo hướng dẫn (theo Mẫu số 3 Phụ lục)

b) Đăng ký văn bản đến bằng hệ thống quản lý điều hành qua mạng

Văn bản đến được đăng ký vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng gồm các nội dung sau: số công văn, số đến, nơi gửi, ngày, tháng, trích yếu văn bản (ghi cụ thể, không viết tắt), tài liệu, hồ sơ kèm theo (nếu có)... Sau khi đăng ký, văn thư quét bản giấy và gắn bản điện tử, tiến hành phân luồng xử lý cho đơn vị theo ý kiến phân phối của người có thẩm quyền trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng.

c) Văn bản mật đến được đăng ký sổ riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng nội bộ và mạng diện rộng

Điều 14. Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm để xin ý kiến phân phối văn bản và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Văn bản điện tử gửi đến nếu cần thiết phải in ra và thực hiện các thủ tục trình, chuyển giao và giải quyết như văn bản giấy.

Văn bản đến qua hệ thống mạng có liên thông với hệ thống quản lý điều hành qua mạng của cơ quan, đơn vị thì được cập nhật, chuyển vào mục văn bản đến của cơ quan, đơn vị và thực hiện quy trình chuyển giao như đối với văn bản đến đăng ký mới.

1. Trình văn bản đến

a) Văn bản đến phải được kịp thời trình cho Cục trưởng hoặc Chánh Văn phòng xem xét, phân phối.

b) Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung, quét và gắn nội dung lên hệ thống quản lý điều hành qua mạng (trừ các văn bản không gắn nội dung).

2. Chuyển giao văn bản đến

a) Văn bản giấy đến

- Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết theo ý kiến phân phối của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, giữ bí mật nội dung văn bản và phải vào sổ chuyển giao văn bản, có ký nhận của đơn vị nhận văn bản.

- Văn thư của đơn vị hoặc người được trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị hoặc nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng, trình trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho đơn vị, cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

b) Chuyển giao văn bản fax, văn bản điện tử đến

Đối với trường hợp văn bản đến được xử lý trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng, văn thư căn cứ vào ý kiến phân phối, tiến hành phân luồng xử lý tới đúng địa chỉ đã duyệt để theo dõi xử lý. Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, qua thư điện tử, văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã nhận.

Điều 15. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến

1. Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục Hải quan Tỉnh, theo thời hạn được quy định trong văn bản hoặc theo quy định của Pháp luật. Đối với văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo quy chế làm việc của Cục Hải quan Tỉnh.

2. Đối với những văn bản đến có đóng dấu mức độ khẩn phải ưu tiên tập trung xử lý trong thời gian sớm nhất.

3. Văn phòng Cục, Đội Tổng hợp và tương đương (các đơn vị trực thuộc Cục) có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định.

4. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, công chức văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản đi do Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu, các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục phát hành (gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;

2. Đăng ký văn bản đi;

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5. Lưu văn bản đi.

Điều 17. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1. Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời yêu cầu người soạn thảo văn bản sửa lại theo đúng quy định.

2. Ghi số và ngày, tháng và địa danh văn bản

a. Ghi số của văn bản

- Tất cả văn bản đi đều được ghi số theo hệ thống số chung của Cục Hải quan Tỉnh, do văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Văn thư lấy chung một hệ thống đối với tất cả các công văn, riêng quyết định thì lấy hệ thống số riêng (bao gồm cả quyết định xử phạt vi phạm hành chính, quyết định ấn định thuế,...).

- Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ và quản lý bằng hệ thống số riêng.

b. Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

c. Ghi địa danh văn bản

- Địa danh ghi trên văn bản của Cục Hải quan Tỉnh thì ghi rõ Bà Rịa Vũng Tàu.

- Địa danh ghi trên văn bản của các Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng thì ghi rõ tên huyện, thành phố thuộc tỉnh mà đơn vị đó đóng trụ sở.

Điều 18. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc hệ thống quản lý điều hành qua mạng.

1. Văn bản xử lý công việc thuộc thẩm quyền của Cục do các phòng tham mưu soạn thảo hoặc do các Chi cục được ủy quyền soạn thảo đều được tập trung vào đầu mối văn thư Cục để đăng ký văn bản.

2. Tất cả văn bản đi đều được đánh số theo hệ thống số chung do văn thư thống nhất quản lý.

3. Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật được thực hiện theo hướng dẫn (tại mẫu số 4 Phụ lục).

Điều 19. Nhân bản, đóng dấu hành chính và dấu mức độ khẩn mật

1. Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản. Nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư. Văn thư cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện nhân bản và phát hành văn bản theo quy định.

Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đóng dấu cơ quan

a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.

c) Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục.

d) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu đóng không quá 05 trang/tờ văn bản.

3. Đóng dấu độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu các độ khẩn (“Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc” hẹn giờ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

b) Việc đóng dấu các độ mật (“Mật”, “Tuyệt mật”, “Tối mật”) và dấu “Tài liệu thu hồi” được khắc sẵn theo quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

c) Vị trí đóng dấu mức độ mật, độ khẩn và dấu phạm vi lưu hành (“Trả lại sau khi họp”, “Xem xong trả lại”, “Lưu hành nội bộ”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Điều 20. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục phát hành văn bản đi

a) Văn thư cơ quan, đơn vị tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:

- Lựa chọn bì;

- Vào bì và dán bì;

- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

b) Việc phát hành văn bản phải đảm bảo kịp thời. Các văn bản cần gửi gấp, khẩn, hỏa tốc thì cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo văn bản phải đề xuất để Văn thư có hình thức chuyển cho phù hợp. Các văn bản khác Văn thư làm thủ tục gửi một ngày một lần vào cuối buổi chiều.

c) Việc phát hành văn bản mật được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 7 và điểm i, k, l, m khoản 4 Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT- BCA.

2. Chuyển phát văn bản:

a) Văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

b) Tất cả văn bản đi do công chức văn thư hoặc giao liên cơ quan chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan.

c) Tất cả văn bản đi do công chức văn thư hoặc giao liên cơ quan chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.

d) Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ hoặc vào máy vi tính. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, xác nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).

e) Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy fax hoặc qua hệ thống quản lý điều hành qua mạng, thư điện tử, sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

f) Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Việc chuyển phát văn bản mật qua hệ thống máy mã thoại của cơ yếu được thực hiện theo Quy chế quản lý, sử dụng máy mã thoại - fax trong ngành Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 38/QĐ-TCHQ ngày 15/7/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Công chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

a) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

b) Đối với văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

c) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

4. Sửa đổi, thay thế và đính chính văn bản đi

a) Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của đơn vị ban hành văn bản.

b) Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của đơn vị ban hành văn bản.

Điều 21. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản: bản gốc (có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền) lưu tại văn thư cơ quan và bản chính (có chữ ký photocopy, đóng dấu đỏ của cơ quan) lưu trong hồ sơ công việc.

2. Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký từng loại văn bản.

3. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Công chức văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi bản lưu và định kỳ giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Cá nhân, cơ quan, đơn vị có yêu cầu sử dụng bản lưu phải có đề xuất sử dụng tài liệu.

Điều 22. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Quản lý con dấu.

a) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Cục Hải quan Tỉnh việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị. Lãnh đạo các Chi cục Hải quan và tương đương chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị mình quản lý.

b) Con dấu của Cục Hải quan Tỉnh, các Chi cục Hải quan và tương đương được giao bằng quyết định cho công chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức văn thư được giao sử dụng, quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc bảo quản, sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

- Con dấu phải được bảo quản an toàn trong tủ sắt chống cháy hoặc két sắt chống cháy, có khóa đảm bảo tại phòng làm việc của công chức văn thư trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu.

- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, đơn vị làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan phải lập biên bản, báo cáo cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu.

c) Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền phải giao nộp con dấu cũ cho Văn phòng Cục từ ngày quyết định có hiệu lực thi hành. Văn phòng Cục có trách nhiệm thu hồi con dấu cũ để giao nộp cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu và phối hợp với đơn vị mới làm thủ tục xin khắc con dấu mới cho đơn vị.

2. Sử dụng con dấu

a) Công chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, đơn vị.

b) Chỉ đóng dấu vào văn bản khi văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền và có quyền từ chối đóng dấu khi văn bản không đúng thể thức, không có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.

c) Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu khi chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

Điều 23. Sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

3. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao

a) Sao văn bản đi:

- Chánh Văn phòng Cục quyết định cấp bản sao các văn bản từ bản gốc do Cục phát hành.

- Đội trưởng Đội Tổng hợp thuộc Chi cục và đơn vị tương đương quyết định cấp bản sao các văn bản từ bản gốc do Chi cục và đơn vị tương đương phát hành.

b) Sao văn bản đến:

Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản đến do Lãnh đạo Văn phòng Cục Hải quan Tỉnh, Đội trưởng Đội Tổng hợp thuộc Chi cục và đơn vị tương đương quyết định.

Trường hợp văn bản đến nhận qua mạng, fax, thư điện tử (không phải bản chính nên không thực hiện được thủ tục sao văn bản), nếu nội dung có tính chất tham khảo thì các đơn vị khai thác trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng; nếu nội dung yêu cầu áp dụng thực hiện thì đơn vị nghiệp vụ có văn bản hướng dẫn, gửi kèm.

4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.

5. Bản sao chụp (cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Cục, Lãnh đạo đơn vị cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

MỤC 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 24. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc bao gồm

a) Lập hồ sơ thông thường (văn bản giấy) gồm:

- Mở hồ sơ;

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

- Kết thúc và viết biên mục hồ sơ, gồm: đánh số tờ liên tiếp cho các văn bản có trong hồ sơ, viết mục lục văn bản có trong hồ sơ, viết chứng từ kết thúc (tại mẫu số 1 phụ lục).

b) Lập hồ sơ trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng gồm mở hồ sơ và kết thúc hồ sơ

2. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan.

3. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

4. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

5. Hồ sơ phải được biên mục chi tiết, đầy đủ theo quy định.

Điều 25. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, đơn vị.

Các đơn vị và cá nhân phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu được lập trong quá trình giải quyết công việc, có giá trị lưu trữ vào lưu trữ cơ quan (bộ phận lưu trữ Văn phòng Cục) theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Đơn vị và cá nhân có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ cơ quan biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Cục nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai (02) năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Mọi công chức, nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm không được giữ hồ sơ, tài liệu của Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.

2. Thời hạn và thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp

a) Thời hạn giao nộp:

- Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;

- Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;

b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao (bao gồm cả những hồ sơ chưa được đề cập đến trong Danh mục hồ sơ dự kiến nhưng phát sinh trong năm đã được giao giải quyết), trừ những loại hồ sơ sau không phải nộp vào Lưu trữ cơ quan:

- Hồ sơ công việc chưa giải quyết xong;

- Hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mọi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành;

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì);

- Tài liệu để tham khảo.

3. Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, công chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu. Lưu trữ cơ quan và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

Điều 26. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Chánh Văn phòng có nhiệm vụ:

a) Tham mưu cho Lãnh đạo Cục trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

b) Tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

2. Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục chịu trách nhiệm chỉ đạo việc lập, cập nhật danh mục hồ sơ công việc, nhiệm vụ công tác mà đơn vị dự kiến triển khai trong năm để tạo lập danh mục hồ sơ; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.

3. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân đều phải lập hồ sơ về công việc đó; hoàn tất hồ sơ đến khi công việc kết thúc, thống kê văn bản có trong hồ sơ, bàn giao cho người có trách nhiệm quản lý hồ sơ của đơn vị đến thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

4. Trách nhiệm của văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị

a) Tập hợp danh mục hồ sơ dự kiến của đơn vị trong năm và gửi về Lưu trữ cơ quan trước ngày 15 tháng 2 hàng năm; theo dõi các hồ sơ theo danh mục của đơn vị mình.

b) Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (khi chưa nộp cho lưu trữ cơ quan); thống kê danh mục hồ sơ thực tế đã hình thành trong năm của đơn vị;

c) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị hết giá trị hiện hành và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định (Theo mẫu số 5 phụ lục).

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

MỤC 1. THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 27. Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm của lưu trữ Cục (thuộc Văn phòng)

a) Hàng năm lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

b) Phối hợp với các đơn vị, cá nhân lập danh mục hồ sơ của từng đơn vị nhằm xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (theo Mẫu số 5 Phụ lục).

c) Chuẩn bị kho và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận và lập “Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ” (theo Mẫu số 6 Phụ lục);

2. Trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị

a) Trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc lập hồ sơ và danh mục hồ sơ khi tiến hành giải quyết các công việc được giao của đơn vị;

b) Lưu trữ hoặc văn thư đơn vị thực hiện lưu giữ hồ sơ một năm kể từ khi công việc kết thúc, hết thời hạn trên lập danh mục hồ sơ bàn giao cho lưu trữ Cục lưu trữ theo quy định;

c) Trường hợp đến thời hạn nộp lưu, đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu, Trưởng đơn vị phải có văn bản thông báo cho lưu trữ Cục (Văn phòng), thời hạn giữ lại không quá 02 năm kể từ khi công việc kết thúc;

d) Trường hợp hồ sơ, tài liệu phải luân chuyển qua nhiều cá nhân, nhiều bộ phận thụ lý, giải quyết (tờ khai hải quan, hồ sơ xét hoàn thuế, hồ sơ theo dõi hàng tạm nhập tái xuất...) thì cá nhân, bộ phận nào thụ lý, giải quyết cuối cùng có trách nhiệm quản lý hồ sơ và thực hiện nộp lưu;

e) Hồ sơ, tài liệu là tài sản quốc gia thuộc trách nhiệm quản lý của ngành Hải quan, không một cá nhân nào được chiếm giữ hồ sơ, tài liệu làm của riêng hoặc chuyển sang cơ quan, đơn vị khác;

f) Công chức, nhân viên giữ hồ sơ, tài liệu, trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu mình đang giải quyết và lưu giữ cho đơn vị công tác; chỉ sau khi công chức bàn giao hồ sơ, tài liệu và được trưởng đơn vị xác nhận thì Phòng Tổ chức cán bộ- Thanh tra mới trao quyết định.

Điều 28. Việc quản lý tài liệu của các đơn vị sáp nhập, chia tách, giải thể

1. Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ chuyển giao cho Lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp; các tài liệu chưa giải quyết xong sẽ do đơn vị mới tiếp nhận;

2. Trường hợp một đơn vị được chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ chuyển giao cho Lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp; hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn vị mới nào do đơn vị mới đó tiếp nhận;

3. Trường hợp đơn vị giải thể thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu của đơn vị đó phải chuyển giao cho Lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp.

Điều 29. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, đơn vị thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

2. Tài liệu lưu trữ của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu thực hiện giao nộp vào Trung tâm lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu.

3. Trình tự, thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

a) Tài liệu trước khi giao nộp phải được chỉnh lý và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;

b) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của đơn vị theo qui định tại Điều 32 Quy chế này;

Hội đồng xác định giá trị tài liệu của đơn vị xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết định;

c) Gửi văn bản kèm Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử kiểm tra, thẩm định;

d) Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử;

đ) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản;

e) Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, hồ sơ được lưu trữ vĩnh viễn tại đơn vị thực hiện giao nộp.

4. Trường hợp đơn vị muốn giữ lại tài liệu đã đến thời hạn giao nộp thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập.

MỤC 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 30. Chỉnh lý tài liệu

1. Văn phòng Cục có trách nhiệm tổ chức việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý. Việc chỉnh lý tài liệu thực hiện theo quy định, đảm bảo các nguyên tắc chỉnh lý và yêu cầu cơ bản sau chỉnh lý.

2. Nguyên tắc chỉnh lý:

a) Không phân tán phông lưu trữ;

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc;

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu; đảm bảo tính logic, tính lịch sử của tài liệu.

3. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định được thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Lập danh mục tài liệu bảo quản vĩnh viễn, danh mục tài liệu bảo quản có thời hạn;

d) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;

đ) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

e) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

4. Đối với các đơn vị thuê dịch vụ chỉnh lý:

a) Chỉ đơn vị có trách nhiệm được quy định tại khoản 1 Điều này mới được thực hiện thuê dịch vụ chỉnh lý bên ngoài;

b) Thực hiện đúng các quy trình, thủ tục quy định của Luật đấu thầu và pháp luật có liên quan trong lựa chọn nhà thầu;

c) Đơn vị sử dụng dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải quản lý, giám sát quá trình thực hiện; chịu trách nhiệm về chất lượng tài liệu chỉnh lý đã được nghiệm thu;

d) Tài liệu sau chỉnh lý đảm bảo yêu cầu theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều này và các quy định của nhà nước, của Bộ Tài chính.

Điều 31. Xây dựng quy định thời hạn bảo quản tài liệu

Thời hạn bảo quản tài liệu của các đơn vị áp dụng theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức; Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ Tài chính Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Bộ Tài chính và Quyết định số 888/QĐ-TCHQ ngày 26 tháng 3 năm 2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc Ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành Hải quan. Áp dụng quy định thời hạn bảo quản chỉ được phép kéo dài thời hạn, không được rút ngắn thời hạn đối với các loại tài liệu đã quy định.

Điều 32. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Cục trưởng Cục Hải quan Tỉnh trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

2. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cục gồm:

Chủ tịch Hội đồng: đại diện Lãnh đạo Cục;

Ủy viên:

- Đại diện lãnh đạo Văn phòng;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu;

- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị;

- Thư ký Hội đồng: Công chức làm lưu trữ Cục;

3. Phương thức làm việc của Hội đồng:

a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, nghiên cứu toàn bộ hồ sơ, tài liệu được trình ra Hội đồng gồm: Danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (nếu có), danh mục tài liệu bảo quản có thời hạn và danh mục tài liệu hết giá trị xin hủy. Đối với danh mục tài liệu hết giá trị nếu thấy cần thiết thì kiểm tra thực tế tài liệu;

b) Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số, các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp;

c) Thông qua biên bản, trình Cục trưởng quyết định.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Cục trưởng Cục Hải quan Tỉnh quyết định lựa chọn tài liệu bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử và hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 33 Quy chế này.

Điều 33. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

Cục trưởng Cục Hải quan Tỉnh quyết định hủy tài liệu hết giá trị của Cục Hải quan Tỉnh, sau khi có ý kiến thẩm định của Sở Nội vụ tỉnh.

2. Quy trình, thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

a. Thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị xin hủy

- Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu Văn phòng Cục tham mưu cho Lãnh đạo Cục lập và gửi hồ sơ xin ý kiến thẩm định của Sở Nội vụ tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu.

- Hồ sơ xin thẩm định tài liệu hết giá trị xin hủy gồm các văn bản sau:

+ Công văn đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị;

+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

+ Báo cáo chỉnh lý tài liệu;

+ Danh mục tài liệu hết giá trị;

+ Bản thuyết minh tài liệu xin hủy;

+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

b. Cục trưởng ra Quyết định hủy tài liệu hết giá trị sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ.

c. Văn phòng Cục tổ chức tiêu hủy theo quy định sau khi có Quyết định bằng văn bản của Cục trưởng.

d. Trình tự tiến hành tiêu hủy tài liệu:

- Đóng gói tài liệu hết giá trị;

- Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa công chức quản lý kho lưu trữ của đơn vị và công chức lưu trữ của Văn phòng;

- Tiến hành tiêu hủy, việc tiến hành tiêu hủy tài liệu phải đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu và không thể khôi phục lại được;

- Lập biên bản việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị có xác nhận của Lãnh đạo Văn phòng, người thực hiện tiêu hủy và người được giao giám sát việc tiêu hủy.

3. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm:

a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

b) Báo cáo chỉnh lý tài liệu;

c) Danh mục tài liệu hết giá trị;

d) Bản thuyết minh tài liệu xin hủy;

đ) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

e) Văn bản đề nghị thẩm định của Cục Hải quan Tỉnh;

g) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

h) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

i) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

k) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị do Lưu trữ cơ quan lập, phải được bảo quản vĩnh viễn tại đơn vị thực hiện thủ tục tiêu hủy.

4. Nghiêm cấm mọi cá nhân, đơn vị tự ý tiêu hủy tài liệu lưu trữ trái với quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này dưới bất kỳ hình thức nào.

5. Các loại tài liệu tham khảo, bản nháp không có nhu cầu sử dụng, đơn vị có thể tự hủy, thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm về việc hủy bỏ các loại giấy tờ này.

Mẫu các văn bản liên quan đến tổ chức tiêu hủy tài liệu thực hiện theo mẫu Quy định tại Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ ngày 28/4/2017.

6. Hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị:

a) Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị được quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều này;

b) Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt, sử dụng các biện pháp kỹ thuật, công nghệ thích hợp để hủy bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

7. Đảm bảo thực hiện đồng bộ, nhất quán việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị giữa hồ sơ điện tử và hồ sơ trên các vật mang tin khác.

MỤC 3. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 34. Thống kê về công tác lưu trữ

1. Thống kê công tác lưu trữ bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và công chức lưu trữ.

2. Chế độ báo cáo thực hiện theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

3. Việc gửi báo cáo được quy định như sau:

a) Các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục Hải quan Tỉnh gửi báo cáo thống kê công tác lưu trữ thực hiện theo biểu 02/CS kèm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV về Văn phòng Cục trước ngày 15 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo cáo.

b) Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu tổng hợp gửi báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ thực hiện theo biểu 02/TH kèm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV về Sở Nội vụ tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu đồng thời gửi một bản về Văn phòng Tổng cục Hải quan để theo dõi trước ngày 31 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo cáo.

Điều 35. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và đảm bảo việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, được bảo vệ an toàn trong kho lưu trữ. Kho lưu trữ được vệ sinh định kỳ theo quy định.

3. Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

4. Công chức, viên chức lưu trữ của cơ quan có trách nhiệm bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ. Hồ sơ tài liệu phải được bảo quản trong hộp (cặp) có dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định và sắp xếp theo trật tự, gọn gàng trên giá để dễ thấy, dễ lấy và dễ di chuyển khi cần thiết. Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu.

MỤC 4. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 36. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng:

- Cán bộ công chức, đơn vị trong ngành Hải quan;

- Cá nhân, cơ quan, đơn vị ngoài ngành Hải quan;

- Cá nhân có nhu cầu riêng chính đáng.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

a) Đối với cá nhân, đơn vị trong cơ quan: Phải có phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, có xác nhận của lãnh đạo đơn vị (theo mẫu số 7 Phụ lục); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương nghiên cứu.

b) Đối với cá nhân, đơn vị ngoài Ngành: Nếu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; nếu vì mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu, được Lãnh đạo Cục Hải quan Tỉnh phê duyệt.

Điều 37. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Mượn tài liệu về phòng làm việc: Thời gian mượn tài liệu trong vòng 10 ngày làm việc phải hoàn trả; nếu công việc chưa giải quyết xong thì thông báo lại cho lưu trữ cơ quan biết để gia hạn nhưng thời gian giữ tài liệu không quá 30 ngày làm việc.

2. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài liệu lưu trữ:

a) Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do lưu trữ cơ quan thực hiện.

b) Sao tài liệu lưu trữ:

Bản sao tài liệu lưu trữ là bản chụp nguyên văn tài liệu lưu trữ gốc hoặc bản in từ bản số hoá tài liệu lưu trữ gốc do cơ quan, đơn vị đang quản lý và được đóng dấu “BẢN SAO”;

- Bản sao phải được người có thẩm quyền quy định tại Điều 38 Quy chế này ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan.

c) Chứng thực tài liệu lưu trữ:

- Bản Chứng thực lưu trữ là bản chụp nguyên văn toàn bộ hay một phần tài liệu lưu trữ gốc hoặc bản in từ bản số hóa tài liệu lưu trữ gốc do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

3. Công chức, viên chức lưu trữ xác nhận thông tin về nguồn gốc địa chỉ lưu trữ của tài liệu và ghi đầy đủ thông tin vào mẫu dấu chứng thực đóng trên bản chụp, trình người có thẩm quyền quy định tại Điều 38 Quy chế này ký xác nhận và đóng dấu cơ quan.

4. Cấp bản chính: Theo yêu cầu của các cơ quan chức năng có thẩm quyền (như cơ quan điều tra, toà án ...) lưu trữ cơ quan phải cung cấp bản chính tài liệu đang lưu giữ, lập biên bản và thực hiện bàn giao cho cơ quan chức năng theo quy định;

5. Xác minh thông tin liên quan đến tài liệu: Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trả lời yêu cầu xác minh những thông tin liên quan đến tài liệu lưu trữ.

Điều 38. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

1. Cục trưởng hoặc lãnh đạo Cục phụ trách Văn phòng phê duyệt đối với tài liệu “Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật” do đơn vị ban hành; phê duyệt đối với tài liệu “Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật” do các cơ quan, đơn vị khác ban hành và các loại tài liệu thường đang được lưu trữ tại Cục Hải quan Tỉnh cung cấp cho các cá nhân, cơ quan, tổ chức, đơn vị trong và ngoài Ngành;

2. Lãnh đạo Chi cục và tương đương phê duyệt và ký sao các tờ khai hải quan làm thủ tục tại Chi cục, các văn bản do đơn vị ban hành.

Điều 39. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải lập sổ theo dõi, số có các cột mục cần thiết sau: cá nhân, cơ quan yêu cầu; tên hồ sơ, tài liệu cung cấp, hình thức cung cấp, ký nhận, ngày trả (đối với trường hợp mượn tài liệu).

2. Các đơn vị, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ (không bao gồm tài liệu mật) ra ngoài cơ quan để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cấp có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

Phần IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 40. Khen thưởng và kỷ luật

Đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được tổng hợp chung vào thành tích hoàn thành nhiệm vụ công tác chuyên môn để biểu dương, khen thưởng. Trường hợp đơn vị, cá nhân vi phạm, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật.

Điều 41. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc có trách nhiệm triển khai, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này; đồng thời phổ biến tới toàn thể cán bộ, công chức của đơn vị mình.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu các văn bản dẫn chiếu tại Quy chế này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng các văn bản mới thì áp dụng theo các văn bản mới. Nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị các đơn vị phản ánh kịp thời về Cục Hải quan Tỉnh (qua Văn phòng) để xem xét, hướng dẫn, điều chỉnh cho phù hợp./.

PHỤ LỤC 1

MẪU DÙNG TRONG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Cục Hải quan ban hành tại Quyết định số: 1087/QĐ-HQBRVT ngày 17 tháng 11 năm 2017 của Cục Hải quan tỉnh BRVT)

Mẫu số 1. Mục lục văn bản

Mẫu số 2. Mẫu bản cam kết bảo vệ bí mật nhà nước

Mẫu số 3. Sổ đăng ký văn bản đến

Mẫu số 4. Sổ đăng ký văn bản đi

Mẫu số 5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

Mẫu số 6. Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu

Mẫu số 7. Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Mẫu số 1

MỤC LỤC VĂN BẢN

TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN

TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

MỤC LỤC VĂN BẢN

Thuộc hồ sơ: (Ký hiệu hồ sơ)/ Tên hồ sơ

Hướng dẫn cách ghi:

(1) Ghi thứ tự văn bản có trong hồ sơ.

(2) Ghi số ký hiệu văn bản.

(3) Ghi ngày tháng năm của văn bản.

(4) Ghi tên loại, trích yếu nội dung văn bản ví dụ như: Thông tư Hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

(5) Ghi tên cơ quan ban hành văn bản.

(6) Số tờ (trang) của hồ sơ được đánh liên tục từ đầu đến hết hồ sơ, văn bản được kê nằm ở số bao nhiêu thì ghi số đó.

(7) Ghi những điểm cần lưu ý của văn bản.

Mẫu số 2

MẪU BẢN CAM KẾT BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

BẢN CAM KẾT

về việc bảo vệ bí mật nhà nước

Họ và tên:

Chức vụ/chức danh:

Đơn vị công tác:

Nhiệm vụ được phân công:

Thời gian nhận nhiệm vụ:

Tôi xin cam kết:

1. Thực hiện nghiêm Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Tài chính Quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính và các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Tuân thủ quy trình công việc; thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ được phân công;

3. Không để lọt, làm lộ thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước mà tôi được giao xử lý.

Tôi xin chịu trách nhiệm trước cơ quan, pháp luật về những cam kết trên./.

Mẫu số 3

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

I. Sổ đăng ký văn bản đến (loại thường)

1. Mẩu sổ

Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây.

Hướng dẫn:

(1) : Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2) : Tên cơ quan hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);

(3) : Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

(4) : Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5) : Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

(6) : Số thứ tự của quyển sổ.

Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số ... đến số ... và Quyển số.

b) Phần đăng ký văn bản đến

Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:

2. Hướng dẫn ghi

Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”. Ví dụ:: 09/02,15/8.

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư.

Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.

Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm. Ví dụ: 08/01/12, 30/12/14.

Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn, tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.

Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.

Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.

Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).

II. Sổ đăng ký văn bản mật đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).

Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền.

Mẫu số 4

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

I. Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)

1. Mẫu sổ: Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

a) Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”.

b) Phần đăng ký văn bản đi: Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

2. Hướng dẫn ghi

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.

Cột 2: Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 02/02, 31/12.

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi tên loại của văn bản; nếu sổ dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc được chia ra thành nhiều phần, mỗi phần dùng để đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi tên loại.

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.

Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.

Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.

II. Sổ đăng ký văn bản mật đi

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).

Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 mục I của Phụ lục này; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền.

Mẫu số 5

MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm

Mục lục này gồm: …………….. hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ: ……………..…………….. hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Trong đó có: …..hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn; hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn.

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp.

Cột 2: Số và ký hiệu hồ sơ được đăng ký từ đầu năm.

Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.

Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.

PHỤ LỤC 2

BẢNG VIẾT TẮT TÊN CÁC ĐƠN VỊ
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Cục Hải quan ban hành tại Quyết định số 1087/QĐ-UBND ngày 16 tháng 11 năm 2017 của Cục Hải quan tỉnh BRVT)