|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1082/2006/QĐ-UBND
|
Hải Phòng,
ngày 19 tháng 5 năm 2006
|
QUYẾT ĐỊNH
V/V: BAN HÀNH QUY ĐỊNH TẠM THỜI VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG
THƯ TÍN ĐIỆN TỬ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG.
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân;
Căn cứ Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg ngày
25/7/2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án tin học hóa quản lý hành
chính Nhà nước giai đoạn 2001 - 2005;
Căn cứ Quyết định số 1954/QĐ-UB ngày
30/8/2002 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc phê duyệt Đề án tin học
hóa quản lý hành chính Nhà nước thành phố Hải Phòng giai đoạn 2001 - 2005;
Xét đề nghị của ông Chánh Văn phòng Uỷ ban
nhân dân thành phố tại Tờ trình số 232/VP-TTTT ngày 5/5/2006,
QUYẾT ĐỊNH :
Điều 1. Ban hành kèm theo
Quyết định này “Quy định tạm thời về quản lý, sử dụng Hệ thống thư tín điện tử
thành phố trên Hệ thống mạng HPNet của thành phố Hải Phòng”.
Điều 2. Giao Chánh Văn
phòng Uỷ ban nhân dân thành phố chỉ đạo Trung tâm Thông tin - Tin học thuộc Văn
phòng Uỷ ban nhân dân thành phố trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cấp,
các ngành thực hiện quyết định này.
Điều 3. Các ông (bà)
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban,
ngành, đoàn thể; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã và các cán bộ,
công chức, viên chức của thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định
này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký./.
|
Nơi nhận:
- BĐH Đề án 112 CP;
- Bộ Tư pháp ( Cục KTVB);
- TT TU, TT HĐND TP;
- Đ/c Bí thư TU;
- Đoàn ĐBQH HP;
- CT, các PCT UBND TP;
- Như Điều 3;
- CPVP UBND TP;
- Các đ/c CV UBND TP;
- Các đơn vị trực thuộc VP;
- Thư ký BĐH ĐA 112TP;
- Lưu VT.
|
TM. UỶ BAN NHÂN
DÂN THÀNH PHỐ
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Dương Anh Điền
|
QUY ĐỊNH TẠM THỜI
VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ THÀNH PHỐ
TRÊN HỆ THỐNG MẠNG HPNET CỦA THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
(Ban hành kèm theo Quyết định
số: 1082/2006/QÐ-UBND
ngày 19 /5 /2006 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Quy định này áp dụng cho các đơn vị hành chính và cán bộ,
công chức, viên chức của thành phố Hải Phòng khi được cấp có thẩm quyền cho
phép tham gia quản lý và sử dụng Hệ thống thư tín điện tử.
Điều 2. Hệ thống thư tín điện tử thành phố Hải Phòng (gọi tắt là Hệ
thống thư tín điện tử) là thành phần của Hệ thống thông tin điện tử của thành
phố Hải Phòng; là thành phần cơ bản của Trung tâm tích hợp dữ liệu thành phố được
xây dựng trong Chương trình tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước thành phố Hải
Phòng giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112 thành phố) nhằm phục vụ các Sở, Ban,
ngành, Uỷ ban nhân dân các quận, huyện, thị xã trực thuộc (gọi tắt là các đơn vị
hành chính), các cán bộ, công chức, viên chức của thành phố Hải Phòng sử dụng
trao đổi thông tin dưới dạng thư tín điện tử qua mạng tin học diện rộng của
thành phố (mạng HPNet) được kết nối với mạng diện rộng của Chính phủ (CPNet) và
mạng Internet, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ
được giao.
Điều 3. Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố chịu trách nhiệm tổ chức
quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử của thành phố; Trung tâm Thông
tin - Tin học thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố (gọi tắt là Trung tâm
Thông tin - Tin học) chịu trách nhiệm về quản lý kỹ thuật Hệ thống thư tín điện
tử và các dịch vụ cơ bản của Hệ thống thông tin điện tử của thành phố.
Chương II
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN
TỬ
Điều 4. Hệ thống thư tín điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ
tầng kỹ thuật tin học của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trực thuộc Uỷ
ban nhân dân thành phố gồm : Trung tâm tích hợp dữ liệu, mạng diện rộng của
thành phố (HPNet), hệ thống mạng cục bộ (LAN) của các Sở, Ban, ngành, Uỷ ban
nhân dân các quận, huyện, thị xã trực thuộc thành phố.
Hệ thống thư tín điện tử được đặt tên trên Hệ thống
mạng HPNet có dạng là xxxx@haiphong.gov.vn và được phân thành hai loại:
+ Hộp thư cá nhân : dành cho cán bộ, công chức,
viên chức của thành phố.
+ Hộp thư của đơn vị hành chính: là hộp thư điện
tử cấp cho từng đơn vị hành chính căn cứ theo hướng dẫn tại Công văn số
309/CV-BĐH112 ngày 13/9/2004 của Ban Điều hành Đề án 112 của Chính phủ về quy định
địa chỉ giao thức mạng thông tin toàn cầu và tên miền của mạng CPNet.
Mọi thông tin về các đơn vị, cá nhân khi đăng ký
sử dụng Hệ thống thư tín điện tử được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại hệ
thống của Trung tâm tích hợp dữ liệu thành phố - gọi là Danh bạ hộp thư điện tử
thành phố Hải Phòng (gọi tắt là Danh bạ hộp thư điện tử).
Chương III
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỘP
THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 5. Trách nhiệm của các
đơn vị liên quan đến Hệ thống thư tín điện tử.
5.1. Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố.
Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố chịu
trách nhiệm quản lý Hệ thống thư tín điện tử; cho phép đăng nhập, tạo mới, sửa
đổi, loại bỏ các hộp thư điện tử trong Danh bạ hộp thư điện tử. Cụ thể :
+ Giao cho Trung tâm Thông tin - Tin học có
trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố thực hiện việc quản
lý kỹ thuật, thực hiện các tác nghiệp quản lý và thiết lập chế độ lưu trữ thông
tin, hệ thống phòng chống Virus tin học, ngăn chặn các thư rác đối với Hệ thống
thư tín điện tử.
+ Chỉ đạo Trung tâm Thông tin - Tin học quản trị
kỹ thuật đối với Hệ thống thư tín điện tử đảm bảo hoạt động thông suốt, liên tục
(24/24), ổn định, an toàn và thực hiện bảo mật thông tin Danh bạ hộp thư điện tử
theo chế độ Mật.
+ Tổ chức cấp cho từng cán bộ, công chức, viên
chức của các đơn vị hành chính địa chỉ hộp thư điện tử và mật khẩu để quản lý,
sử dụng theo yêu cầu bằng văn bản của lãnh đạo các đơn vị hành chính.
+ Quản lý quyền truy cập của các đơn vị hành
chính, các cán bộ, công chức, viên chức khi tham gia Hệ thống thư tín điện tử
theo quy định.
+ Hướng dẫn các đơn vị hành chính, các cán bộ,
công chức, viên chức khai thác, sử dụng Hệ thống thư tín điện tử đúng quy
trình, đúng mục đích. Xây dựng và thực hiện kế hoạch tập huấn cho cán bộ, công
chức, viên chức của các đơn vị hành chính để khai thác, sử dụng Hệ thống thư
tín điện tử.
+ Hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản
lý, bảo trì và phát triển Hệ thống thư tín điện tử trình Uỷ ban nhân dân thành
phố phê duyệt và tổ chức thực hiện.
5.2. Sở Nội vụ.
Sở Nội vụ có trách nhiệm cung cấp các văn bản về
công tác tổ chức của các đơn vị hành chính (các văn bản thành lập mới, sát nhập,
giải thể tổ chức, đơn vị...) cho Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố để phục vụ
công tác quản lý Hệ thống thư tín điện tử.
5.3. Các Sở, Ban, ngành, các Uỷ ban nhân
dân quận, huyện, thị xã.
Khi có sự bổ sung, loại bỏ, thay đổi thông tin
liên quan công tác tổ chức, cá nhân tham gia Hệ thống thư tín điện tử thì các
đơn vị hành chính phải có thông báo bằng văn bản cho Văn phòng Uỷ ban nhân dân
thành phố để phục vụ công tác quản lý Hệ thống thư tín điện tử. Cụ thể áp dụng
tại các trường hợp sau :
- Trường hợp thành lập mới, chia tách, sát nhập
và giải thể tổ chức : Sau khi có văn bản quyết định của cấp có thẩm quyền về việc
thành lập mới, chia tách, sát nhập và giải thể tổ chức tại các đơn vị hành
chính.
- Trường hợp tuyển mới, thay đổi vị trí công
tác, hoặc đình chỉ công tác đối với cán bộ, công chức, viên chức : Sau khi có
văn bản của cấp có thẩm quyền về việc cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị
được tuyển mới, thay đổi vị trí công tác, hoặc đình chỉ công tác.
- Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức chuyển
công tác ra ngoài bộ máy quản lý về tổ chức cán bộ của thành phố, hoặc nghỉ
hưu, hoặc chết,...: Sau khi có văn bản của cấp có thẩm quyền về việc cán
bộ, công chức, viên chức chuyển ra ngoài bộ máy quản lý, hoặc nghỉ hưu, hoặc chết...
Điều 6. Trung tâm Thông tin
- Tin học.
Trung tâm thông tin- tin học Văn phòng Uỷ ban
nhân dân thành phố giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố thực hiện
các nhiệm vụ cụ thể như sau :
6.1. Quản trị Danh bạ hộp thư điện tử.
6.2. Cấp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức của
các đơn vị hành chính một hộp thư điện tử và mật khẩu sử dụng theo yêu cầu của
Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố.
6.3. Quản lý kỹ thuật Hệ thống thư tín điện tử,
kiểm soát, bảo đảm Hệ thống thư tín điện tử hoạt động thông suốt, liên tục 24
giờ trong ngày.
6.4. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với
Hệ thống thư tín điện tử theo chế độ Mật, quản lý và kiểm soát quyền truy cập đối
với Danh bạ hộp thư điện tử.
6.5. Lập kế hoạch và tổ chức tập huấn hướng dẫn
các đơn vị hành chính, cán bộ, công chức, viên chức khai thác, sử dụng và xóa bỏ
thư rác trên Hệ thống thư tín điện tử.
6.6. Lập kế hoạch xây dựng hệ thống phòng chống
Virus tin học cho Hệ thống thư tín điện tử.
6.7. Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin cho Danh bạ
hộp thư điện tử.
6.8. Xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí hàng
năm cho việc quản lý, vận hành, nâng cấp và phát triển Hệ thống thư tín điện tử,
báo cáo Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố để trình Uỷ ban nhân dân thành phố
phê duyệt.
Điều 7. Trách nhiệm của người
sử dụng hộp thư điện tử cá nhân.
Các cán bộ, công chức, viên chức của thành phố
được cấp hộp thư điện tử có trách nhiệm :
7.1. Quản lý và lưu trữ các thông tin trên hộp
thư điện tử của mình.
7.2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội
dung thông tin từ hộp thư điện tử cá nhân của mình gửi trên mạng.
7.3. Sử dụng Hệ thống thư tín điện tử đúng mục
đích; nghiêm cấm sử dụng Hệ thống thư tín điện tử này để gửi, nhận các nội dung
thông tin trái với mục đích được quy định tại Điều 1 quy định này.
7.4. Không được để người khác sử dụng hộp thư điện
tử cá nhân dưới bất kỳ lý do nào.
7.5. Không được dùng bất cứ hình thức nào để
truy nhập bất hợp pháp vào hộp thư điện tử cá nhân của người khác trên Hệ thống
thư tín điện tử.
7.6. Không được cung cấp mật khẩu cho người khác
để truy cập vào Hệ thống thông tin điện tử của thành phố dưới bất kỳ hình thức
nào. Trường hợp bị lộ mật khẩu của hộp thư điện tử cá nhân thì phải thay đổi mật
khẩu ngay; nếu bị mất quyền kiểm soát mật khẩu phải báo ngay cho Trung tâm
Thông tin - Tin học để giải quyết.
7.7. Không được sử dụng các
kỹ thuật tin học phát tán Virus tin học, phá hoại Hệ thống thư tín điện tử.
7.8. Khi gặp sự cố trên Hệ thống thư tín điện tử
phải thông báo ngay cho Trung tâm Thông tin - Tin học để xử lý kịp thời.
Điều 8. Quản lý, sử dụng hộp
thư của đơn vị hành chính.
Hộp thư của đơn vị hành chính là hộp thư dùng
cho từng đơn vị hành chính trong thành phố Hải Phòng để trao đổi thông tin liên
quan đến công tác hành chính của đơn vị;
Hộp thư của đơn vị hành chính do Thủ trưởng đơn vị
quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền bằng văn bản cho một cá nhân trong
đơn vị mình quản lý, sử dụng (theo chức năng nhiệm vụ thường là cán bộ văn thư
của đơn vị). Các thông tin dữ liệu dạng chữ (Text) gửi qua hộp thư điện tử của
các đơn vị thống nhất dùng phông chữ Unicode và bộ mã các ký tự chữ Việt theo
tiêu chuẩn TCVN 6909:2001. Khi người được giao quản lý, sử dụng hộp thư điện tử
của đơn vị phát hiện mật khẩu hộp thư điện tử của đơn vị mình bị lộ thì phải
báo cáo ngay lãnh đạo đơn vị biết và đồng thời thông báo ngay cho Trung tâm
Thông tin - Tin học để giải quyết.
Khi có sự thay đổi lãnh đạo của đơn vị, thủ trưởng
cũ phải bàn giao hộp thư điện tử của đơn vị cùng với mật khẩu và toàn bộ nội
dung dữ liệu của hộp thư điện tử của đơn vị cho người thủ trưởng kế nhiệm.
Các thư gửi hoặc nhận từ hộp thư của đơn vị hành
chính do thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) có trách nhiệm xử lý và
thực hiện. Tất cả các thư đến, thư đi trong hộp thư đều phải được lưu trữ và bảo
đảm tính nguyên vẹn của thông tin. Các thông tin dạng văn bản, báo cáo được thực
hiện truyền, nhận tại hộp thư phải bảo đảm tính chính xác và có hiệu lực thi
hành như văn bản hành chính gốc (có chữ ký, đóng dấu và gửi qua đường bưu điện).
Thủ trưởng các đơn vị hành chính chỉ đạo ban hành
quy định quản lý, sử dụng và chấp hành thông tin được truyền nhận trên hộp thư
điện tử của đơn vị phù hợp với hoạt động của đơn vị và phải coi đó như phương
tiện công bố văn bản hành chính của đơn vị; bảo đảm việc xử lý thông tin trong
hộp thư điện tử của đơn vị an toàn, kịp thời, chính xác. Khuyến khích các đơn vị
trực thuộc trong phạm vi quản lý sử dụng hình thức trao đổi thông tin qua hộp
thư điện tử của đơn vị; các công văn trao đổi qua hộp thư này phải được lưu bản
gốc tại văn thư của đơn vị.
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 9.
Các đơn vị hành chính, các
cán bộ công chức, viên chức không sử dụng hệ thống thư điện tử khác không thuộc
Hệ thống thư tín điện tử quy định tại Quy chế này để trao đổi công việc hành
chính để đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin quốc gia
Điều 10. Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố, Trung tâm Thông tin -
Tin học và thủ trưởng các đơn vị hành chính tham gia vào Hệ thống thư tín điện
tử có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện nghiêm quy định này.
Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu
trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 11. Sở Tài chính căn cứ kế hoạch vốn được Uỷ ban nhân dân thành
phố phê duyệt hàng năm, phối hợp với Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố bố trí
kinh phí cho việc quản lý, sử dụng và vận hành phát triển Hệ thống thư tín điện
tử của thành phố.
Điều 12. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần
sửa đổi, bổ sung, các đơn vị hành chính thông báo kịp thời về Văn phòng Ủy ban
nhân dân thành phố (qua Trung tâm Thông tin - Tin học) để tổng hợp trình Ủy ban
nhân dân thành phố xem xét, quyết định./.