Quyết định 08/2007/QĐ-UBND về Quy định chế độ họp trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Hòa Bình

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH.

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HOÀ BÌNH

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ngày 23 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ Tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tài chính tại Tờ trình số 80/TTr/STC-TCHCSN ngày 13-7-2007,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành tỉnh và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

CHẾ ĐỘ HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 08/2007/QĐ-UBND ngày 30 tháng 7 năm 2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy định này điều chỉnh việc tổ chức các cuộc họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Hoà Bình.

2. Phiên họp của Ủy ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân các huyện, Thành phố, Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các hội nghị quốc tế, hội thảo, tọa đàm khoa học không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, Thành phố (sau đây gọi chung là Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện); Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã).

2. Cơ quan và thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành (sau đây gọi chung là thủ trưởng cơ quan chuyên môn) thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; cơ quan và thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; các tổ chức tư vấn, phối hợp liên ngành do Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện thành lập.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.

2. Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.

3. Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp, tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.

4. Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.

5. Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.

6. Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội.

7. Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.

8. Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng.

9. Người chủ trì cuộc họp là người có thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp.

10. Người tham dự cuộc họp là người được triệu tập, người được mời họp hoặc người đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời họp hoặc người được ủy quyền đi dự cuộc họp.

11. Cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân là cuộc họp do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân chủ trì để chỉ đạo, phối hợp giải quyết những công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật.

12. Cuộc họp của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện là cuộc họp do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện chủ trì để chỉ đạo, điều hành giải quyết những công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan được phân công.

Điều 4. Mục tiêu

Quy định này nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, góp phần tích cực tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính.

Điều 5. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp

1. Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết.

2. Chỉ tiến hành các cuộc họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành.

3. Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước.

4. Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương.

5. Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.

6. Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.

Điều 6. Trách nhiệm trong việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học và công nghệ vào việc đổi mới công tác chỉ đạo, điều hành để nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo nghiên cứu, triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ, trước hết là công nghệ thông tin, vào việc đổi mới công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành để giảm bớt các cuộc họp; để không ngừng cải tiến nội dung, cách thức tiến hành, nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp.

Điều 7. Các trường hợp không tổ chức cuộc họp

1. Để Phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của cấp trên.

Đối với những văn bản quy định những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng, những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách về phát triển kinh tế - xã hội, thì khi cần thiết có thể tổ chức cuộc họp để quán triệt, tập huấn nhằm thống nhất nhận thức và hành động trong triển khai thực hiện. Nếu có vướng mắc trong quá trình triển khai thì kiến nghị để cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản giải thích, hướng dẫn bổ sung.

2. Sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả 6 tháng thực hiện chương trình, kế hoạch nhiệm vụ công tác hàng năm. Khi cần thiết, chỉ được tổ chức trong nội bộ ngành, cơ quan, đơn vị nhưng phải có văn bản xin ý kiến và phải được sự đồng ý của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp.

3. Để giải quyết những công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai, dịch bệnh, địch họa hoặc tình trạng khẩn cấp.

4. Để giải quyết những việc cụ thể đã được ủy quyền hoặc phân công, phân cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho tổ chức hoặc cá nhân cấp dưới giải quyết.

5. Tổ chức lấy ý kiến của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị ở các cấp, các ngành tham gia xây dựng, hoàn thiện các đề án, dự án, trừ trường hợp những đề án, dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của nhiều cơ quan, đơn vị.

6. Cấp trên triệu tập cấp dưới lên để trực tiếp phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ công tác hoặc để nghe báo cáo tình hình thay cho việc thực hiện chế độ đi công tác tại các ngành, cấp huyện, cấp xã, cơ sở trực tiếp kiểm tra, giám sát theo quy định.

7. Trao đổi thông tin hoặc giao lưu học tập kinh nghiệm giữa các cấp, các ngành cơ quan, đơn vị.

8. Giải quyết những nội dung công việc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp những cuộc họp lớn, quan trọng.

9. Những việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng các cách thức khác không cần thiết phải thông qua cuộc họp.

Điều 8. Họp của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp trong cơ quan hành chính nhà nước

Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp trong cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước tổ chức các cuộc họp theo Điều lệ của tổ chức mình và được bố trí hợp lý phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng cấp, từng ngành, từng cơ quan đơn vị.

Điều 9. Phối hợp giữa cơ quan hành chính nhà nước với các cơ quan, tổ chức khác của hệ thống chính trị trong việc tổ chức các cuộc họp

Các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền ở các cấp, các ngành phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ với cơ quan khác trong bộ máy nhà nước, cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, cơ quan lãnh đạo của các tổ chức chính trị - xã hội cùng cấp trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp có liên quan một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả.

Chương II

QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Điều 10. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp

1.Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của cơ quan mình và yêu cầu giải quyết công việc, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.

Chương trình, kế hoạch tổ chức họp phải nêu rõ nội dung, số lượng và thành phần mời, địa điểm dự kiến tổ chức báo cáo với cấp trên trực tiếp. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự.

2. Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp.

Điều 11. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp

1. Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đảm bảo yêu cầu và đúng thời gian.

2. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản.

Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung.

Điều 12. Giấy mời họp

1. Giấy mời họp phải được ghi rõ những nội dung sau đây:

a) Người triệu tập và chủ trì;

b) Thành phần tham dự;

c) Người được triệu tập; người được mời tham dự;

d) Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp;

đ) Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.

2. Giấy mời họp, các tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp phải được gửi người được triệu tập, người được mời tham dự họp đến trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc (trừ các cuộc họp giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp).

Điều 13. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp

1. Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

3. Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là thủ trưởng cơ quan, đơn vị không thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay và phải chịu trách nhiệm về các ý kiến của người được cử dự họp hoặc có thể gửi văn bản đóng góp ý kiến cho người chủ trì cuộc họp trước ngày tổ chức họp trên cơ sở nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp đã nhận được kèm theo giấy mời họp.

Điều 14. Thời gian tiến hành cuộc họp

1.Thời gian tiến hành một cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây được quy định như sau:

a) Họp tham mưu, tư vấn không quá 01 buổi làm việc và đối với một vụ việc chỉ tham mưu tư vấn một lần.

 b) Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến 01 ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá 02 ngày;

c) Họp tổng kết công tác năm không quá 01 ngày;

d) Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 01 đến 02 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề;

đ) Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 01 đến 03 ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề.

2. Các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 02 ngày.

Điều 15. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp

1. Bố trí địa điểm họp thuận lợi để đạt hiệu quả cao nhất, có biển chỉ dẫn lối vào phòng họp, công khai chương trình, sơ đồ, vị trí chỗ ngồi của đại biểu.

2. Mỗi cuộc họp có thể lồng ghép kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và điều kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc.

3. Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp.

4. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vào những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý.

5. Bố trí người ghi biên bản cuộc họp, thể hiện ý kiến đóng góp của các thành viên dự họp làm cơ sở để bảo lưu ý kiến trái với kết luận của người chủ trì cuộc họp ( nếu có).

6. Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

Điều 16. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp

1. Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp.

2. Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý. Tuỳ tính chất cuộc họp, người chủ trì linh hoạt điều hành để nhiều thành viên được mời tham gia được phát biểu ý kiến trực tiếp hoặc gửi bằng văn bản.

3. Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.

4. Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp.

5. Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.

Điều 17. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp

1. Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp.

2. Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.

3. Phải đi họp đúng thành phần (trừ điểm 3 Điều 13) và phải đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Trong trường hợp vì những lý do đột xuất người tham dự có thể rời cuộc họp khi được sự đồng ý của người chủ trì. Đối với các cuộc họp phối hợp mà nội dung không liên quan, không thuộc thẩm quyền.... thì được phép từ chối tham gia họp nhưng phải thông báo cho cơ quan mời họp hoặc người chủ trì được biết.

4. Không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không có liên quan đến nội dung cuộc họp trong khi dự họp.

5. Không sử dụng điện thoại trong phòng họp.

6. Tham gia ý kiến tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.

7. Các báo cáo tham luận phải được gửi trước cho người chủ trì cuộc họp và trình bày không quá 20 phút, nội dung tập trung vào việc giải thích hoặc so sánh các vấn đề cần trao đổi, thảo luận; đề xuất các giải pháp, biện pháp thiết thực; có thể sử dụng các thiết bị phụ trợ bằng hình ảnh để minh hoạ.

8. Trong trường hợp được cử đi họp thay thì phải báo cáo kết quả cuộc họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.

Điều 18. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp

1. Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.

Biên bản cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây:

a) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;

b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;

c) Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;

d) Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.

2. Chậm nhất là 05 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm phải ra thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện. Đối với các cuộc họp đột xuất, cần xử lý ngay thời gian thông báo chậm nhất là 02 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp.

Văn bản thông báo kết quả cuộc họp bao gồm những nội dung chính sau đây:

a) Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp về các vấn đề được đưa ra tại cuộc họp;

b) Quyết định của người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện. Trong đó ghi rõ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận chỉ đạo tại cuộc họp.

3. Văn bản thông báo kết quả cuộc họp không thay thế cho việc ra văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật để giải quyết các vấn đề liên quan được quyết định tại cuộc họp. Trong trường hợp đột xuất, cần xử lý ngay thì thực hiện theo văn bản thông báo kết quả cuộc họp.

Điều 19. Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp

Căn cứ văn bản thông báo kết quả cuộc họp, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền được giao có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp.

Chương III

CÁC CUỘC HỌP CỦA CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, CHỦ TỊCH UBND CẤP HUYỆN VÀ CỦA THỦ TRƯỞNG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH, HUYỆN

Điều 20. Các loại cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch UBND cấp huyện và của Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện.

1. Họp giao ban.

2. Họp tham mưu, tư vấn.

3. Họp làm việc.

4. Họp hội nghị, tập huấn.

5. Họp ( hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề.

Điều 21. Việc tổ chức cuộc họp để giải quyết những vấn đề quan trọng liên ngành vượt quá thẩm quyền của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân

1. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân các cấp có thể đề nghị tổ chức cuộc họp làm việc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp để Chủ tịch Ủy ban nhân dân điều phối giải quyết những vấn đề quan trọng liên ngành vượt quá thẩm quyền của cơ quan chuyên môn.

2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện, có thể được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp ủy quyền chủ trì cuộc họp nói tại khoản 1 Điều này; báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân kết quả cuộc họp.

Điều 22. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tổ chức cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp

1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần của Chủ tịch Ủy ban nhân dân, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp quyết định.

2. Thẩm tra về sự cần thiết và nội dung cuộc họp làm việc nói tại khoản 1 Điều 21 của Quy định này.

3. Bố trí, sắp xếp các cuộc họp một cách hợp lý, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp quyết định.

4. Gửi giấy mời họp đến các cơ quan và cá nhân đúng thành phần theo chỉ đạo của lãnh đạo Ủy ban nhân dân cùng cấp.

5. Đôn đốc, hướng dẫn cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp được phân công chuẩn bị đầy đủ, đúng yêu cầu quy định các tài liệu, văn bản thuộc nội dung của cuộc họp và gửi trước ngày họp ít nhất 03 ngày làm việc.

6. Thẩm tra các đề án, dự án hoặc vấn đề, công việc thuộc nội dung cuộc họp; tóm tắt các vấn đề thuộc nội dung cuộc họp, xác định những vấn đề còn có ý kiến khác nhau và đề xuất hướng xử lý.

7. Tham dự hoặc cử cấp dưới tham dự cuộc họp.

8. Tổ chức ghi biên bản, trong trường hợp cần thiết thì có thể ghi âm nội dung cuộc họp.

9. Thông báo bằng văn bản ý kiến kết luận chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp.

10. Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp.

Điều 23. Không chỉ đạo việc tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh không chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện không chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Điều 24. Không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trên với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Điều 25. Việc tổ chức họp sơ kết, tổng kết, các cuộc họp kỷ niệm ngày thành lập ngành của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện

1. Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh không triệu tập cuộc họp (hội nghị) toàn ngành ở địa phương để sơ kết, tổng kết thực hiện nhiệm vụ công tác 6 tháng và hàng năm. Trường hợp cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh thấy cần thiết phải triệu tập cuộc họp toàn ngành ở địa phương để tổng kết thực hiện nhiệm vụ công tác năm, thì phải có văn bản trình xin ý kiến của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp trước 10 đến 15 ngày. Trong thời gian 03 đến 05 ngày kể từ ngày nhận được tờ trình của cơ quan chuyên môn Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh có ý kiến trả lời bằng văn bản để cơ quan chuyên môn thực hiện.

2. Việc tổ chức cuộc họp tổng kết công tác hàng năm của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện có mời lãnh đạo cơ quan chuyên môn cấp trên, lãnh đạo cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp và lãnh đạo, cán bộ, công chức chuyên môn của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tham dự, thì phải có văn bản trình xin ý kiến của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp trước 07 đến 10 ngày. Trong thời gian 03 đến 05 ngày kể từ ngày nhận được tờ trình của cơ quan chuyên môn Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện có ý kiến trả lời bằng văn bản để cơ quan chuyên môn thực hiện.

3. Việc tổ chức cuộc họp, kỷ niệm vào năm chẵn (5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm…) của các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh thì phải xin ý kiến Uỷ ban nhân dân tỉnh và được sự đồng ý của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh. Việc tổ chức kỷ niệm ngày thành lập một số ngành như: Ngày Thầy thuốc Việt Nam (27.02), Quốc tế phụ nữ (08.3), Thành lập Đoàn TNCS Hồ Chí Minh (26.3), Quốc tế lao động (01.5), Thương Binh liệt sĩ (27.7), kỷ niệm ngày thành lập Quân đội nhân dân Việt nam (22.12)…được thực hiện theo kế hoạch đã được Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt về tổ chức các ngày lễ, ngày kỷ niệm lớn của tỉnh hàng năm.

Điều 26. Việc tổ chức cuộc họp tập huấn, triển khai do thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân triệu tập

1. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh triệu tập cuộc họp tập huấn, triển khai có mời Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn khác cùng cấp tham dự thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện triệu tập cuộc họp tập huấn, triển khai có mời Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn khác cùng cấp tham dự thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Điều 27. Xây dựng chương trình công tác khoa học, hợp lý để giảm bớt việc tổ chức các cuộc họp, tăng cường đi công tác cơ sở

1. Trên cơ sở chức năng, thẩm quyền theo quy định, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng chương trình công tác hàng năm, hàng quý và hàng tháng của cơ quan mình bảo đảm khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành và khả năng, năng lực trình độ thực tế của bộ máy giúp việc.

2. Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính trong việc quản lý, thực hiện chương trình công tác. Chỉ trong trường hợp thật cần thiết thì mới điều chỉnh chương trình công tác.

Điều 28. Yêu cầu đối với việc tổ chức cuộc họp của các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếp giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức

1. Các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếp giải quyết công việc hàng ngày của cá nhân, tổ chức không được vì tổ chức các cuộc họp của cơ quan, đơn vị mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận và xử lý công việc của cá nhân, tổ chức theo quy định của pháp luật.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước không được sử dụng thời gian thực hiện chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện của công dân theo quy định của pháp luật để chủ trì hoặc tham dự các cuộc họp.

Điều 29. Cấm kết hợp tổ chức cuộc họp với việc tham quan, nghỉ mát

1. Nghiêm cấm việc kết hợp tổ chức cuộc họp với tham quan, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức.

2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước đứng ra tổ chức triệu tập cuộc họp phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc đã để xảy ra tình trạng nói tại khoản 1 Điều này.

Điều 30. Thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên, giải quyết công việc tại chỗ của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước đối với cấp dưới để giảm bớt các cuộc họp xử lý các vụ việc phát sinh.

1. Thủ trưởng các cơ quan hành chính nhà nước cấp trên không được sử dụng hình thức cuộc họp để nghe báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay thế cho việc kiểm tra trực tiếp đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cơ sở.

2. Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp phải dành thời gian thích đáng và có chương trình kế hoạch cụ thể để thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên hoạt động của các cơ quan, đơn vị cấp dưới trong việc thực hiện các quy định của pháp luật, các văn bản của cấp trên, trực tiếp chỉ đạo xử lý tại chỗ những công việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền.

Điều 31. Quy định chế độ báo cáo về việc thực hiện cải tiến hội họp.

1. Thủ trưởng từng cơ quan,đơn vị có trách nhiệm báo cáo Thủ trưởng cơ quan cấp trên định kỳ (6 tháng một lần), hoặc đột xuất bằng văn bản đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch họp và các biện pháp giảm số lượng cuộc họp, nâng cao chất lượng cuộc họp theo Quy định này.

2. Báo cáo phải thể hiện số lượng các cuộc họp được tổ chức,chất lượng,hình thức họp đã được cải tiến, hình thức chấp hành các quy định và các kiến nghị về việc cải tiến họp.

3. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, tổng hợp về công tác cải tiến hội họp trên địa bàn tỉnh.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 32. Trách nhiệm quản lý chế độ họp trong các cơ quan hành chính nhà nước

1. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về tổ chức họp trong hoạt động của cơ quan, đơn vị mình; Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đơn vị hành chính nhà nước các cấp, các ngành có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật và quy định này về tổ chức các cuộc họp trong hoạt động của cơ quan, đơn vị mình.

2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã trong việc thực hiện Quy định này.

Điều 33. Khen thưởng, và xử lý vi phạm

1.Các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành thực hiện tốt Quy định này thì sẽ được đề nghị xem xét khen thưởng;

2.Các cơ quan và cá nhân không thực hiện hoặc thực hiện không đúng Quy định này thì sẽ bị xem xét xử lý theo quy định.

Điều 34. Hiệu lực thi hành

1. Quy định này có hiệu lực thi hành theo hiệu lực thi hành của Quyết định ban hành; có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp trong quá trình thực hiện.

2. Các quy định trước đây về họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh trái với Quy định này đều bãi bỏ ./.