|
UỶ
BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
01/2012/QĐ-UBND
|
Thái
Nguyên, ngày 31 tháng 01 năm 2012
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY ĐỊNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG
CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI NGUYÊN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2004;
Căn cứ Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày
08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số
1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình quốc
gia về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn
2011 – 2015;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ tại Tờ trình số 1616/TTr-SNV ngày 19/12/2011,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo
Quyết định này “Quy định ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu
trữ trong các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên”.
Điều 2. Chánh Văn phòng
UBND tỉnh, Thủ trưởng sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã;
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
|
|
TM.
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH
Dương Ngọc Long
|
QUY ĐỊNH
ỨNG
DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ
CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI NGUYÊN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2012/QĐ-UBND ngày 31tháng 01 năm 2012
của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Đối tượng, phạm
vi điều chỉnh
Quy định này được áp dụng đối
với:
1. Các sở, ban, ngành; UBND các
huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Lãnh đạo, cán bộ, công chức,
viên chức đang làm việc trong các cơ quan, tổ chức nêu tại Khoản 1 Điều này và
những cơ quan, tổ chức có liên quan áp dụng Quy định này trong việc vận hành,
khai thác và sử dụng hệ thống thông tin tại các cơ quan, tổ chức mình.
Điều 2. Ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ là việc áp dụng các công cụ tin
học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm
thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính
xác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong các cơ quan, đơn vị, tạo môi
trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin nội bộ
và các mạng thông tin quốc gia được công khai, minh bạch, góp phần thực hiện các
mục tiêu của cải cách hành chính.
Điều 3. Nhân lực
Chương II
NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Các cơ quan, tổ chức bố trí nhân
sự đã được đào tạo, bồi dưỡng về công nghệ thông tin để phụ trách việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức của mình.
Điều 4. Cơ sở hạ tầng
1. Các cơ quan, tổ chức đầu tư
xây dựng, khai thác, duy trì và nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin của mình phải
đồng bộ; đúng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; tuân thủ các quy định của pháp
luật về đầu tư và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí để việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ gắn với việc nâng cao hiệu quả
hoạt động của cơ quan nhà nước.
2. Các cơ quan, tổ chức xây dựng
hệ thống mã hóa quản lý văn bản, tra cứu tài liệu lưu trữ phù hợp với thực tế,
sử dụng Website để tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng.
3. Cơ sở vật chất phải được bố
trí hợp lý và khoa học. Trang thiết bị phải phù hợp, đảm bảo thông tin chính
xác, thông suốt, nhanh chóng. Hệ thống máy tính cài đặt các phần mềm quản lý
tương thích, phù hợp, dễ sử dụng, khai thác, đảm bảo việc tra cứu, truyền tải
thông tin, lưu trữ dữ liệu lâu dài. Các phương tiện truyền tin khác như điện
thoại, máy Fax…được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận.
4. Đảm bảo an toàn thông tin
trên môi trường mạng theo quy định tại Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày
10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các
cơ quan nhà nước và các văn bản có liên quan.
Điều 5. Trách nhiệm của
các cơ quan, tổ chức
1. Thực hiện nghiêm túc Chỉ thị
số 05/CT-UBND ngày 24/02/2009 của UBND tỉnh Thái Nguyên về việc tăng cường sử
dụng và khai thác hệ thống thư điện tử thống nhất của cơ quan nhà nước tỉnh
Thái Nguyên và các văn bản có liên quan.
2. Có sự phối hợp chặt chẽ với
nhau trong việc ứng dụng công nghệ thông tin theo đúng quy định hiện hành của
pháp luật.
3. Khi thanh tra, kiểm tra phải
cung cấp đầy đủ các thông tin, đảm bảo các điều kiện cần thiết theo yêu cầu để
việc thanh tra, kiểm tra đạt hiệu quả cao.
4. Báo cáo tình hình và kết quả
thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ về Sở Nội
vụ theo định kỳ và đột xuất.
Điều 6. Trách nhiệm của
lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức
1. Trách nhiệm của lãnh đạo:
Thủ trưởng sở, ban, ngành; Chủ
tịch UBND huyện, thành phố, thị xã chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh trong việc
triển khai và thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư,
lưu trữ của đơn vị mình.
Lãnh đạo cơ quan, đơn vị có
trách nhiệm gương mẫu thực hiện và quán triệt, chỉ đạo cán bộ, công chức, viên
chức của cơ quan ứng dụng công nghệ thông tin trong tác nghiệp, xử lý công việc
hàng ngày để hỗ trợ công tác quản lý, điều hành; tiết kiệm chi phí in ấn, sao
chụp các loại văn bản, giấy tờ hành chính.
2. Trách nhiệm của cán bộ, công
chức, viên chức:
a) Nghiêm chỉnh thi hành các quy
chế nội bộ, quy trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan, đơn vị và các quy định khác của pháp luật;
b) Chủ động tiếp cận các thiết
bị công nghệ hiện đại như máy Fax, đường truyền Internet, trang Website…để thực
thi nhiệm vụ, công vụ;
c) Hưởng ứng, tham gia đầy đủ
các chương trình đào tạo, hội nghị về ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư, lưu trữ.
3. Trách nhiệm của người làm
công tác chuyên môn về văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin:
a) Chịu trách nhiệm triển khai
các biện pháp quản lý vận hành, quản lý kỹ thuật và tham mưu xây dựng quy trình
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cũng như các quy định
đảm bảo an toàn, an ninh thông tin cho hệ thống thông tin tại đơn vị mình theo
các quy định nêu trên;
b) Phối hợp với các cơ quan, tổ
chức liên quan trong việc kiểm tra, bổ sung và hiệu chỉnh dữ liệu; phát hiện và
khắc phục nhanh chóng, kịp thời các sự cố mất an toàn, an ninh thông tin;
c) Chịu trách nhiệm tham mưu
chuyên môn và vận hành an toàn hệ thống thông tin văn thư, lưu trữ của cơ quan,
đơn vị.
Điều 7. Trách nhiệm của
Sở Nội vụ
1. Thanh tra, kiểm tra việc thực
hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ theo định kỳ
và đột xuất; báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra với UBND tỉnh.
2. Phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu
trữ cho cán bộ, công chức, viên chức đồng thời kết hợp với cải cách hành chính
trong cơ quan, tổ chức.
3. Đề xuất UBND tỉnh khen thưởng
cho các tập thể, cá nhân thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ quy định tại Khoản 1, Điều 9 của Quy định này.
4. Sơ kết, tổng kết đánh giá
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 8. Trách nhiệm của
các cơ quan, tổ chức có liên quan
1. Sở Thông tin và Truyền thông:
a) Khảo sát, hỗ trợ các cơ quan,
tổ chức trong việc xây dựng phương án, lựa chọn công nghệ để hoàn chỉnh hệ
thống quản lý văn bản và công cụ tra tìm dữ liệu. Xây dựng kế hoạch đầu tư,
nâng cấp phần mềm và hạ tầng kỹ thuật, xây dựng khung quy trình đảm bảo an
toàn, an ninh thông tin mạng cho công tác văn thư, lưu trữ.
b) Thực hiện việc kiểm tra, đánh
giá hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
c) Tiến hành xử phạt theo Luật
định đối với các hành vi vi phạm an toàn, an ninh thông tin trong ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
2. Sở Khoa học và Công nghệ:
Hàng năm ưu tiên bố trí ngân
sách sự nghiệp khoa học cho các đề tài, dự án nghiên cứu và thử nghiệm nhằm
nâng cao chất lượng cho công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
thư, lưu trữ.
3. Sở Kế hoạch và Đầu tư:
Chủ trì, phối hợp với Sở Tài
chính, Sở Thông tin và Truyền thông cân đối, tổng hợp và phân bổ đầy đủ nguồn
vốn cho các dự án, hạng mục ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư, lưu trữ.
4. Sở Tài chính:
Kiểm tra việc sử dụng kinh phí
đầu tư, trên cơ sở đó bố trí kinh phí hàng năm và đảm bảo kinh phí cho các hoạt
động khác liên quan đến công tác này.
5. Công an tỉnh:
Chủ trì, phối hợp với các ngành
chức năng hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ
tài sản và phương tiện kỹ thuật phục vụ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; điều tra,
làm rõ và xử lý các trường hợp sai phạm theo thẩm quyền.
Chương III
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 9. Khen thưởng, xử
lý vi phạm, khiếu nại tố cáo
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có
thành tích xuất sắc trong thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư, lưu trữ; phát hiện, tố giác kịp thời hành vi vi phạm an toàn, an ninh thông
tin khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, thì được
khen thưởng theo quy định của pháp luật
2. Tổ chức, cá nhân có hành vi
vi phạm Quy định này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ
luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Nếu gây thiệt
hại thì phải bồi thường theo quy định hiện hành của pháp luật.
3. Tổ chức, cá nhân có quyền
khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được
thực hiện theo quy định của pháp luật
Điều 10. Tổ chức thực hiện
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm chủ
trì, phối hợp với các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố, thị xã và các
cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện Quy định này.
2. Căn cứ vào điều kiện thực tế,
Quy định ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trong các
cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên có thể được thay thế, sửa đổi,
điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp
Trong quá trình thực hiện, nếu
gặp vướng mắc, các cơ quan, tổ chức báo cáo UBND tỉnh để kịp thời để xem xét,
chỉ đạo giải quyết./.
