|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ Y TẾ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 801/KH-SYT
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2021
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021
Thực hiện Công văn số 6679/BNV-VTLTNN
ngày 18 tháng 12 năm 2020 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác
văn thư, lưu trữ năm 2021; Công văn số 275/UBND-VX ngày 26 tháng 01 năm 2021 của
Ủy ban nhân dân thành phố về việc xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ
năm 2021; Kế hoạch số 66/KH-SNV ngày 07 tháng 01 năm 2021 của Sở Nội vụ về công
tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ năm 2021;
Sở Y tế xây dựng Kế hoạch công tác
văn thư, lưu trữ năm 2021 với nội dung như sau:
I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU
1. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm
của lãnh đạo, công chức các phòng chức năng, đơn vị trực thuộc về vị trí, vai
trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu
lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được
giao.
2. Triển khai thực hiện có hiệu quả
các nội dung của Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; kiểm tra, đánh
giá tình hình thực hiện kế hoạch và báo cáo kịp thời, đầy đủ theo quy định.
II. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG
1. Quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ
Phổ biến kịp thời các văn bản quy phạm
pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đến công chức, viên
chức ngành Y tế bằng các hình thức lồng ghép trong các cuộc họp, văn bản triển
khai giới thiệu, đăng các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ trên cổng thông tin điện tử Sở Y tế.
Thời gian thực hiện: Năm 2021.
b) Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành
mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ
- Công văn hướng dẫn xây dựng phương
hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 đối với các đơn vị trực thuộc.
Thời gian thực hiện: Tháng 02/2021.
- Quyết định về việc ban hành Danh mục
hồ sơ của Sở Y tế năm 2021. Thời gian thực hiện: Tháng 02/2021.
- Ban hành Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ. Thời gian thực hiện: Quý II/2021.
- Quy trình quản lý văn bản đến, văn
bản đi. Thời gian thực hiện: Quý II/2021.
- Sửa đổi Quy trình lưu trữ hồ sơ,
tài liệu. Thời gian thực hiện: Quý II/2021.
c) Báo cáo thống kê công tác văn thư,
lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Triển khai, hướng dẫn, tổng hợp báo
cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Sở Y tế và các
đơn vị trực thuộc năm 2021 theo quy định.
Thời gian thực hiện: Tháng 12/2021.
d) Tổ chức thẩm định Danh mục tài liệu
hết giá trị của các đơn vị
Phối hợp với các phòng chức năng liên
quan tổ chức thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị theo yêu cầu của các đơn vị
trực thuộc.
Thời gian thực hiện: Năm 2021.
đ) Tiếp Đoàn kiểm tra và kiểm tra việc
thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Y tế
và các đơn vị trực thuộc
- Tiếp Đoàn kiểm tra về công tác văn
thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tại Sở Y tế theo Kế hoạch số
33/KH-CCVTLT ngày 02 tháng 02 năm 2021.
Thời gian thực hiện: Quý II/2021.
- Phối hợp với các bộ phận của Văn
phòng Sở kiểm tra công tác cải cách hành chính, pháp chế, văn thư lưu trữ năm
2021 đối với các đơn vị trực thuộc.
Thời gian thực hiện: Tháng 4/2021.
2. Hoạt động nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ
Chi tiết theo Phụ lục đính kèm.
3. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, quản lý
tài liệu điện tử
- 100% văn bản, tài liệu giải quyết
công việc trao đổi giữa các cơ quan hành chính được thực hiện dưới dạng điện tử
(trừ những văn bản mật).
- 100% cán bộ, công chức cơ quan Sở Y
tế sử dụng thường xuyên hệ thống thư điện tử công vụ trong công việc.
- Nghiên cứu việc sử dụng chữ ký số,
chứng thực điện tử trong hoạt động nội bộ cơ quan Sở Y tế.
- Nâng cấp phần mềm quản lý văn bản
và hồ sơ công việc để đảm bảo thực hiện nhanh chóng các thao tác gửi, nhận,
đăng ký, tra tìm văn bản.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý
tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: tạo lập các
file Excel hồ sơ gốc dịch vụ hành chính công, hồ sơ gốc văn bản đi (quyết định,
công văn,...).
Thời gian thực hiện: Năm 2021.
III. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Văn phòng Sở có trách nhiệm tổ chức
triển khai thực hiện các nội dung của kế hoạch; hướng dẫn, kiểm tra, báo cáo định
kỳ theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Sở Nội vụ, Chi cục Văn
thư - Lưu trữ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ thuộc Sở Y tế.
2. Các phòng chức năng có trách nhiệm
phối hợp với Văn phòng Sở (Bộ phận lưu trữ) thực hiện các nội dung của kế hoạch.
Trên đây là Kế hoạch công tác văn
thư, lưu trữ năm 2021 của Sở Y tế./.
|
Nơi nhận:
- Các phòng thuộc Sở;
- Chi Cục VT-LT (để b/c);
- Lưu: VT, VP (CHH).
|
GIÁM ĐỐC
Nguyễn Tấn Bỉnh
|
PHỤ LỤC
HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM
2021
(Kèm theo Kế hoạch số 801/KH-SYT ngày 05 tháng 02 năm
2021 của Sở Y tế)
|
TT
|
Nội
dung công việc
|
Đơn
vị thực hiện
|
Đơn
vị phối hợp
|
Thời
gian thực hiện
|
Ghi
chú
|
|
|
1. Hoạt động văn thư
|
|
|
|
|
|
1.1
|
Kiểm tra về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
|
Các
phòng chức năng
|
Văn
phòng (Thư ký BGĐ, Tổ VT)
|
Năm
2021
|
|
|
1.2
|
Thực hiện Quy trình quản lý văn bản
đến, văn bản đi; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
|
Văn
phòng Sở (Tổ Văn thư)
|
Các
phòng chức năng
|
Năm
2021
|
|
|
1.3
|
Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị
lưu khóa bí mật đảm bảo an toàn, chặt chẽ theo quy định
|
Văn
phòng Sở (Tổ Văn thư)
|
|
Năm
2021
|
|
|
1.4
|
Hướng dẫn, tổ chức cho công chức cơ
quan Sở Y tế lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo
quy định
|
Văn
phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)
|
Các
phòng chức năng
|
Năm
2021
|
|
|
|
2. Hoạt động lưu trữ
|
|
|
|
|
|
2.1
|
Thu thập hồ sơ, tài liệu của các
phòng chức năng thuộc Sở đưa vào bảo quản tại Kho lưu trữ cơ quan
|
Văn phòng
Sở (Bộ phận lưu trữ)
|
Các
phòng chức năng
|
Từ
tháng 01-12/2021
|
Các
phòng chức năng sau khi trình ký, chuyển hồ sơ gốc ra VPS cho số, phát hành
và lưu trữ
|
|
2.2
|
Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố theo Đề
án đã được Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt
|
Văn
phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)
|
Văn
phòng Sở (Tổ Quản trị)
|
Năm
2021
|
Thời
gian cụ thể theo kế hoạch của Sở Nội vụ
|
|
2.3
|
Phân loại, kiểm tra, sắp xếp hồ sơ,
thống kê và chuyển tài liệu vào kho lưu trữ đối với hồ sơ CB, CC, VC (Khối
các Trung tâm Y tế quận, huyện)
|
Văn
phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)
|
Văn
phòng Sở (Tổ Tài chính - Kế toán)
|
Quý II/2021
|
|
|
2.4
|
Kiểm tra, hệ thống hóa hồ sơ và
chuyển tài liệu dịch vụ công (công bố mỹ phẩm; quảng cáo mỹ phẩm, hội thảo giới
thiệu thuốc) lên kho lầu 3, 4
|
Văn
phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)
|
Văn
phòng Sở (Tổ Tài chính - Kế toán)
|
Quý II/2021
|
|
|
2.5
|
Tiến hành xác định giá trị tài liệu
của các phòng đang bảo quản tại Kho lưu trữ của Sở để loại ra những tài liệu
hết giá trị và tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quy định (nếu có)
|
Văn
phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)
|
Các
phòng liên quan
|
Quý
IV/2021
|
|
|
2.6
|
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Đề xuất:
- Trang bị 40 kệ sắt cho kho lưu trữ
lầu 4 (kho 8)
- Mua 3.500 hộp đựng tài liệu lưu
trữ
- In 15.000
bìa hồ sơ
- Phun thuốc trừ mối định kỳ (6
tháng/lần)
- Mở rộng cửa hành lang vào các kho
lưu trữ lầu 4 (kho 5, 8)
|
Văn
phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)
|
Văn
phòng Sở (Tổ Quản trị, Tổ Tài chính - Kế toán,
|
Năm
2021
|
|
|
Làm vệ sinh định kỳ các kho lưu trữ
(tháng/lần)
|
(Tổ Phục vụ)
|
|
|
2.7
|
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ
|
Văn
phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)
|
Các
phòng chức năng
|
Năm
2021
|
|
|
2.8
|
Xây dựng Kế hoạch, dự toán kinh phí
chỉnh lý tài liệu tồn đọng, mua các trang thiết bị cho kho lưu trữ (bìa, hộp,
kệ,...) năm 2022
|
Văn
phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)
|
Văn
phòng Sở (Tổ Quản trị, Tổ Tài chính - Kế toán)
|
Tháng
7/2021
|
|
