|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH KON TUM
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
387/KH-UBND
|
Kon
Tum, ngày 17 tháng 02 năm 2023
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2023
Thực hiện Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ
về công tác văn thư; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ
tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử
của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”; Thông tư số
10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định thời
hạn bảo quản tài liệu và tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ
quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế
hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý
nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh.
- Tuyên truyền, phổ biến các quy định
của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức nhằm
nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu
trữ.
- Nâng cao trách nhiệm của người đứng
đầu các cơ quan, tổ chức, địa phương; trách nhiệm của công chức, viên chức
trong việc soạn thảo, quản lý, bảo quản văn bản, giấy tờ, tài liệu lưu trữ; đẩy
mạnh công tác lập hồ sơ công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành;
chỉnh lý tài liệu để giải quyết tình trạng hồ sơ, tài liệu giấy còn tồn đọng,
tích đống; nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu giấy và tài liệu điện tử nộp vào
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
- Đưa nội dung thực hiện các quy định
về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn
thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng
năm đối với tập thể, cá nhân.
- Tổ chức thực hiện có hiệu quả các
nhiệm vụ, giải pháp đã đề ra tại Kế hoạch số 3016/KH-UBND ngày 17 tháng 8 năm
2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc triển khai thực hiện Quyết định số
458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu
trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025 ” theo
đúng tiến độ.
2. Yêu cầu
- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, địa
phương căn cứ các nội dung của Kế hoạch này để thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ năm 2023 đảm bảo hiệu quả và đúng quy định.
- Trong quá trình thực hiện các nội
dung của công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm các yêu cầu: nhanh chóng, kịp
thời, chính xác, từng bước áp dụng công nghệ thông tin, môi trường mạng, đúng với
quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
II. QUẢN LÝ, NHIỆM
VỤ THƯỜNG XUYÊN
1. Tuyên truyền,
phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Tiếp tục tăng cường tổ chức tuyên
truyền, phổ biến các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về
công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức, địa phương thuộc phạm vi quản
lý trên các phương tiện thông tin đại chúng, Cổng (Trang)
thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, địa phương.
2. Xây dựng, sửa
đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công
tác văn thư, lưu trữ
Rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành
các văn bản theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ
quan, tổ chức, địa phương như:
- Quy chế văn thư, lưu trữ của cơ
quan, tổ chức, địa phương;
- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu chuyên môn, nghiệp vụ, Danh mục hồ sơ năm 2023 của cơ quan, tổ chức, địa
phương theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ Nội vụ
về quy định thời hạn bảo quản tài liệu;
- Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ
năm 2023;
- Kế hoạch kiểm tra các đơn vị thuộc
quyền quản lý.
3. Công tác tổ chức,
nhân sự, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ và thực hiện chế độ chính sách
- Các cơ quan, tổ chức, địa phương: sắp
xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn; bố trí công chức, viên chức
đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử
của cơ quan, tổ chức, địa phương. Đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn
ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật. Thực hiện đúng, đầy đủ
các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng hiện vật, bảo hộ lao động và các chế độ
khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định
hiện hành.
- Sở Nội vụ: xây dựng kế hoạch đào tạo,
tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng
công chức, viên chức. Trong đó, cần tập trung vào các nội dung cơ bản như: soạn
thảo, quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ điện tử, nộp lưu hồ
sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan. Bố trí công chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công
việc, đặc biệt là công tác lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
4. Tổ chức thanh
tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối
với các cơ quan, tổ chức, địa phương thuộc phạm vi quản lý
- Sở Nội vụ: xây dựng kế hoạch và tổ
chức thanh tra, kiểm tra; hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn
thư, lưu trữ năm 2023 cho các cơ quan, tổ chức, địa phương. Tập trung vào các nội
dung: trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, địa phương trong công
tác chỉ đạo, điều hành thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; việc triển khai các
văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của cấp có thẩm quyền về
công tác văn thư, lưu trữ.
- Các cơ quan, tổ chức, địa phương:
xây dựng kế hoạch tự kiểm tra và tiến hành kiểm tra các cơ quan, tổ chức, địa
phương thuộc phạm vi quản lý. Nội dung kiểm tra, tự kiểm tra cần tập trung vào
các vấn đề sau:
+ Hoạt động nghiệp vụ văn thư: việc
soạn thảo, ký ban hành văn bản; đăng ký văn bản đi, đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật; việc thực
hiện Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành theo quy định tại Nghị định số
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
+ Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: chỉnh
lý, bảo quản, tiêu hủy và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ giấy; lập hồ sơ lưu
trữ và nộp lưu tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan bắt đầu từ năm 2020 để phục
vụ việc thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ; hoạt động dịch
vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương trên
địa bàn tỉnh; thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu
lưu trữ điện tử.
5. Quản lý tài liệu
tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Thực hiện chế độ bảo vệ, bảo quản
an toàn tài liệu lưu trữ; chế độ vệ sinh kho, tài liệu định kỳ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có
hiệu quả, đảm bảo giữ gìn bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định. Bố trí, tạo điều
kiện thuận lợi cho các độc giả trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu.
- Xây dựng kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2023 theo quy định tại Quyết định số 125/QĐ-UBND
ngày 12 tháng 3 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
b) Tại Lưu trữ cơ quan
- Hướng dẫn công chức, viên chức lập
hồ sơ công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành và tiến hành nộp lưu
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá
trị theo quy định của pháp luật.
- Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị
đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
- Chuẩn bị tài liệu và các thủ tục cần
thiết để nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử khi có Kế hoạch của Sở Nội vụ.
6. Bố trí kinh
phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ
- Các cơ quan, tổ chức, địa phương
xây dựng dự toán kinh phí cho công tác văn thư theo quy định tại Nghị định số
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; kinh phí cho công tác lưu trữ theo quy định tại Luật
Lưu trữ. Đặc biệt là kinh phí đầu tư trang thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện
tử.
- Tiếp tục giải quyết tài liệu tồn đọng,
tích đống để chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng từ năm 2021 trở về trước;
tăng cường kiểm tra chất lượng tài liệu được chỉnh lý tại
các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh
- Cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng mới
phòng, kho lưu trữ để đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn hồ sơ, tài
liệu theo quy định.
III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM
1. Sở Nội vụ
- Tiếp tục hướng dẫn việc thực hiện
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm
2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
- Triển khai số hóa tài liệu lưu trữ
tại Lưu trữ lịch sử; phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan triển khai Hệ
thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử của tỉnh đúng theo quy định của pháp luật;
bảo đảm việc lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành và nộp
hồ sơ điện tử vào Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử của tỉnh sau khi Đề án
số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử giai đoạn 2022 - 2025 (tài liệu từ năm 1991 -
2013) và triển khai Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon Tum được phê duyệt.
- Thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh năm 2023.
- Tổ chức các lớp tập huấn về công
tác lập hồ sơ trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành cho công chức, viên chức
tại các cơ quan, tổ chức, địa phương.
- Đôn đốc, giám sát và tổ chức hội
nghị tổng kết việc thực hiện Quyết định số 86/QĐ-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2014
của Ủy ban nhân dân tỉnh về phê duyệt Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng
tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Kon Tum giai đoạn 2014-2020.
- Phối hợp với các cơ quan liên quan
để đẩy nhanh tiến độ xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh.
- Tham mưu ban hành Quyết định phê
duyệt chương trình “Công bố tài liệu lưu
trữ lịch sử tỉnh phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền
đất nước ”.
2. Các cơ quan, tổ chức, địa
phương
- Tiếp tục tổ chức, triển khai thực
hiện các văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ(1). Thực hiện nghiêm túc công tác bảo vệ bí mật nhà
nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đưa nội dung việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo quy định hiện hành để đánh giá và
phân loại công chức, viên chức năm 2023.
- Tổ chức triển
khai thực hiện có hiệu quả Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác
văn thư.
- Bố trí đủ diện tích phòng, kho lưu
trữ và các trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu theo quy định, đặc biệt
quan tâm việc bố trí tại các xã, phường, thị trấn.
- Hoàn thiện Hệ thống Quản lý hồ sơ
lưu trữ điện tử tỉnh tại cơ quan, tổ chức, địa phương đảm bảo thực hiện nhiệm vụ
lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải pháp tích hợp, kết
nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
IV. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Thủ trưởng
các cơ quan, tổ chức, địa phương căn cứ nội dung Kế hoạch và tình hình thực tế
tại cơ quan, tổ chức, địa phương mình
- Xây dựng Kế hoạch, tổ chức triển
khai thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ đã đề ra. Báo cáo kết quả thực hiện về
Sở Nội vụ trước ngày 01 tháng 11 năm 2023 để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh
trước ngày 01 tháng 12 năm 2023.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc.
2. Sở Nội vụ
- Theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc các cơ
quan, tổ chức, địa phương triển khai thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu
trữ năm 2023 và tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình, kết quả thực
hiện.
- Thực hiện nhiệm vụ tham mưu Ủy ban
nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường công
tác kiểm tra định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ tại các
cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh.
3. Sở Tài chính
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, địa
phương xây dựng dự toán kinh phí cho công tác văn thư theo quy định tại Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; kinh phí cho công tác lưu trữ theo quy định tại
Luật Lưu trữ; tiếp tục tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí để
thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh việc
sử dụng kinh phí của các cơ quan, tổ chức, địa phương theo quy định.
- Tiếp tục phối hợp với các cơ quan
liên quan tham mưu bố trí nguồn vốn thực hiện dự án xây dựng Kho lưu trữ chuyên
dụng của tỉnh đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, đảm bảo tiến độ đưa vào sử dụng,
đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị của tỉnh.
Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các cơ
quan, tổ chức, địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện; trường hợp phát sinh
khó khăn, vướng mắc, kịp thời báo cáo về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban
nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh (đ/b);
- Các sở, ban ngành thuộc tỉnh;
- UBND các huyện, thành phố;
- VP UBND tỉnh: PCVP Nguyễn Đình Cầu;
- Lưu: VT, NC-TTHG.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Ngọc Tuấn
|
(1)
Ủy ban nhân dân tỉnh tại các văn bản: Quyết định số 86/QĐ-UBND
ngày 25-01-2014 về việc phê duyệt Đề án Chỉnh lý khoa học
tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh giai đoạn
2014-2020; Quyết định số 929/QĐ-UBND ngày 16-9-2014 về việc phê duyệt Quy hoạch
ngành Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn tỉnh đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;
Kế hoạch số 3344/KH-UBND ngày 11-12-2017 về tổ chức thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07-9-2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Kế
hoạch số 3016/KH-UBND ngày 17-8-2020 về triển khai thực hiện Quyết định số
458/QĐ-TTg ngày 03-4-2020 của Thủ tướng Chính phủ; Công văn 1156/UBND-KTTH ngày
08-4-2020 về việc thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công
tác văn thư; Chỉ thị số 08/CT- UBND ngày 09-4-2021 về một
số biện pháp đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc tại các cấp trên Hệ thống Quản
lý văn bản và điều hành.