Kế hoạch 236/KH-UBND-VP năm 2012 về triển khai, vận hành chức năng gửi nhận văn bản điện tử do Ủy ban nhân dân Quận 12, thành phố Hồ Chí Minh ban hành

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI, VẬN HÀNH CHỨC NĂNG GỬI NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Căn cứ Chỉ thị số 15/2012/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 23/2011/TT-BTTTT ngày 11/8/2012 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc quản lý, vận hành, sử dụng và bảo đảm an toàn thông tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước;

Căn cứ văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

Thực hiện Công văn số 4465/UBND-TTTH ngày 04/9/2012 của Ủy ban nhân dân thành phố về vận hành chức năng gửi nhận văn bản điện tử và Kế hoạch số 7049/KH-VP ngày 10/9/2012 của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố về triển khai, vận hành chức năng gửi nhận văn bản điện tử giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố với các sở - ngành, Ủy ban nhân dân quận - huyện và các doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; Ủy ban nhân dân quận xây dựng kế hoạch thực hiện với những nội dung như sau:

1. Mục đích, yêu cầu:

- Nhằm giảm văn bản giấy, tiết kiệm chi phí, thời gian, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành và phục vụ công tác trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, chuyển dần từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử và tiến tới xây dựng chữ ký số.

- Từng bước áp dụng việc tiếp nhận, phát hành, sử dụng văn bản, tài liệu của các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng, tiến tới ứng dụng, lưu trữ việc số hóa các tài liệu, văn bản hành chính Nhà nước.

2. Phạm vi áp dụng:

- Các đơn vị tham gia gửi nhận văn bản điện tử với Ủy ban nhân dân quận (thông qua Văn phòng Ủy ban nhân dân quận): các phòng, ban, ngành quận, Ủy ban nhân dân 11 phường.

- Các văn bản điện tử gửi nhận qua mạng tin học phải là những văn bản: Không thuộc văn bản mật; văn bản các đơn vị tham mưu Ủy ban nhân dân quận trình Ủy ban nhân dân thành phố giải quyết; văn bản hành chính có nội dung đề xuất, xin ý kiến chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân quận hoặc các dự thảo văn bản, các phụ lục kèm theo để Thường trực Ủy ban nhân dân quận phê duyệt. Nếu hồ sơ không kèm văn bản điện tử coi như không đảm bảo thủ tục hành chính, bộ phận văn thư Văn phòng Ủy ban nhân dân quận sẽ không tiếp nhận văn bản giấy. Đối với các văn bản khác do đơn vị phát hành gửi về Ủy ban nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân quận, các đơn vị có thể không đính kèm file nhưng vẫn phải nhập đầy đủ thông tin theo quy định (số ký hiệu, trích yếu văn bản, ngày tháng ban hành văn bản,...).

3. Nội dung thực hiện:

a/ Đối với các phòng, ban, ngành quận, Ủy ban nhân dân 11 phường:

- Các đơn vị tham gia sử dụng bằng cách dùng trình duyệt web truy cập vào phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc theo địa chỉ: http://10.188.172.6/eDMS

- Vào chức năng “Văn bản đi” hoặc “Văn bản nội bộ”, thực hiện điền các thông số theo quy định và đính kèm văn bản điện tử gửi về Văn phòng Ủy ban nhân dân quận, (thông qua đ/c Phan Thị Hồng Diễm).

Lưu ý: Để đảm bảo tính đồng bộ và dễ sử dụng, yêu cầu các đơn vị gửi văn bản điện tử sử dụng word, excel 2003 (không sử dụng phiên bản 2007).

- Quán triệt đến cán bộ, công chức đơn vị mình tăng cường xử lý công việc trên mạng máy tính; thường xuyên kiểm tra hộp thư Văn bản đến để xử lý kịp thời.

b/ Đối với Văn phòng Ủy ban nhân dân quận:

- Thực hiện gửi nhận văn bản điện tử của Ủy ban nhân dân quận với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước thành phố theo địa chỉ http://10.188.254.103.

- Đối với văn bản điện tử các đơn vị thuộc quận gửi đến Văn phòng Ủy ban nhân dân quận thông qua phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc thì sẽ được chuyển đến “Văn bản đến”, từ đó văn thư sẽ vào hộp thư văn bản đến để chuyển xử lý. Khi phát hành văn bản đi, văn bản điện tử sẽ được chuyển đến hộp thư “Văn bản đến” của các đơn vị liên quan.

- Đối với những văn bản trình Thường trực Ủy ban nhân dân quận ký, chuyên viên tổ Tổng hợp - Văn phòng Ủy ban nhân dân quận sẽ thực hiện thẩm định, đề xuất chỉnh sửa (nếu có) và gửi lại đơn vị tham mưu.

- Đảm bảo đường truyền mạng nội bộ thông suốt để các đơn vị vận hành phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc. Trong quá trình vận hành, nếu cần hỗ trợ thì liên hệ với tổ Tin học - Văn phòng Ủy ban nhân dân quận qua số điện thoại: (08) 3715.6168.

- Tổng hợp tình hình vận hành, báo cáo Ủy ban nhân dân quận qua 01 tháng sử dụng và báo cáo định kỳ 03 tháng.

4. Thời gian thực hiện:

- Các phòng, ban quận, Ủy ban nhân dân 11 phường thực hiện vận hành gửi nhận văn bản điệu tử qua phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc kể từ ngày 01/10/2012.

- Báo cáo tình hình qua 01 tháng vận hành: 01/11/2012.

- Văn phòng Ủy ban nhân dân quận phối hợp Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thành phố triển khai đường truyền mạng nội bộ và phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc đến đơn vị ngoài trụ sở Ủy ban nhân dân quận: từ ngày 01/10 đến 30/10/2012.

- Các đơn vị ngoài trụ sở Ủy ban nhân dân quận triển khai vận hành gửi nhận văn bản điện tử qua phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc kể từ ngày 01/11/2012.

5. Tổ chức thực hiện:

- Các phòng, ban, ngành quận, Ủy ban nhân dân 11 phường quán triệt đến cán bộ, công chức, đặc biệt là bộ phận văn thư của đơn vị khi phát hành văn bản trình Ủy ban nhân dân quận thi đồng thời gửi văn bản điện tử qua phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc đến Văn phòng Ủy ban nhân dân quận.

- Văn phòng Ủy ban nhân dân quận: thực hiện gửi nhận văn bản điện tử của Ủy ban nhân dân quận trình Ủy ban nhân dân thành phố, văn bản của các đơn vị trình Ủy ban nhân dân quận; đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, hỗ trợ, hướng dẫn các đơn vị thực hiện; báo cáo tình hình vận hành cho Ủy ban nhân dân quận.

Trên đây là Kế hoạch triển khai, vận hành chức năng gửi nhận văn bản điện tử, đề nghị các đơn vị thực hiện theo đúng nội dung kế hoạch này./.