|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ CẦN THƠ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
18/KH-UBND
|
Cần
Thơ, ngày 20 tháng 01 năm 2022
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2022
Thực hiện Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ đặc điểm tình hình cụ thể công
tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố, Ủy ban
nhân dân (UBND) thành phố ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022,
như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Tuyên truyền, phổ biến các quy định
của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức nhằm
nâng cao nhận thức về vị trí vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu
trữ.
2. Nâng cao trách nhiệm của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại
các cơ quan, tổ chức đạt hiệu quả cao; trách nhiệm của công chức, viên chức
trong việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Đưa công tác văn thư, lưu trữ của
các cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật nhằm
nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải
cách hành chính và Chính phủ điện tử hiện nay.
4. Đưa nội dung thực hiện các quy định
về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn
thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng
năm đối với tập thể, cá nhân.
II. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO
NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN
1. Quản lý, chỉ đạo,
hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ:
- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các
quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: các văn bản hướng dẫn
của ngành (Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về
công tác văn thư; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng
Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử,...) và của thành phố về công tác văn thư, lưu trữ
đến các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý thông qua phương tiện Cổng thông
tin điện tử thành phố, Trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, các buổi hội
nghị tập huấn, triển khai sơ kết, tổng kết;
- Thời gian thực hiện: Thường xuyên
trong năm 2022;
b) Xây dựng, ban hành văn bản quản
lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ:
- Sở Nội vụ: Xây dựng, ban hành các
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với
quy định hiện hành; đồng thời, rà soát các văn bản đã ban hành trước đây về
công tác văn thư, lưu trữ không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng
văn bản mới phù hợp các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư,
lưu trữ để áp dụng thống nhất tại các cơ quan, tổ chức;
- Các cơ quan, tổ chức căn cứ các quy
định của Nhà nước, của thành phố hoặc hướng dẫn của Sở Nội vụ để tiến hành rà
soát những văn bản đã ban hành hoặc chưa ban hành để sửa đổi, thay thế, ban
hành mới các văn bản theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của
cơ quan, tổ chức:
+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức;
+ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu;
+ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ;
+ Danh mục hồ sơ cơ quan.
- Thời gian hoàn thành: quý I năm
2022.
c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn,
bồi dưỡng nghiệp vụ:
- Sở, ban, ngành, địa phương:
+ Sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí
công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác
văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử thành phố; đảm bảo
công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định
của pháp luật;
+ Chủ động xây dựng kế hoạch, phối hợp
với Sở Nội vụ tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức
đang làm công tác văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng tại các cơ quan, tổ chức
thuộc thẩm quyền quản lý. Đồng thời, cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập
huấn chuyên sâu về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng từ cấp
thành phố đến cấp quận, huyện, xã, phường, trong đó tập trung vào các nội dung:
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý văn bản và lập
hồ sơ điện tử trên môi trường mạng; hướng dẫn xây dựng thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu; Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm.
- Sở Nội vụ: phối hợp tổ chức mở lớp
tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho Lãnh đạo Văn phòng
(Phòng Hành chính), Phòng Nội vụ; công chức, viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ tại các Sở, ban, ngành; đơn vị sự nghiệp; UBND các quận, huyện, xã, phường,
thị trấn;
- Cơ quan được tổ chức theo ngành dọc
đóng trên địa bàn thành phố; Đơn vị sự nghiệp; Doanh nghiệp nhà nước; Tổ chức
chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp
cấp thành phố:
+ Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền;
+ Rà soát và cử công chức, viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp
đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Thời gian hoàn thành: quý IV/2022.
d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định
của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ:
- Sở Nội vụ:
+ Xây dựng kế hoạch kiểm tra việc thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố;
+ Kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ
và sử dụng dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố.
- Sở, ban ngành: chủ động xây dựng kế
hoạch kiểm tra và tiến hành kiểm tra ít nhất 30% đơn vị trực thuộc (nếu có);
- Đối với UBND cấp huyện: Xây dựng kế
hoạch kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ trên 30% các phòng, ban,
đơn vị trực thuộc và UBND cấp xã.
- Nội dung kiểm tra cần tập trung vào
các vấn đề:
+ Tình hình thực hiện các quy định của
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ: công tác triển khai văn bản; ban hành
các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ;
+ Công tác văn thư: soạn thảo, ký ban
hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan; quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống quản lý
tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3
năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
+ Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: thu thập
tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; tạo lập và quản lý dữ liệu
thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử theo đúng quy định tại Thông tư
số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ
liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
- Thời gian hoàn thành: quý III năm
2022.
2. Thực hiện hoạt
động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Các cơ quan, tổ chức tăng cường lãnh
đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung thực hiện các nghiệp
vụ sau:
a) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn
thư:
- Khẩn trương hoàn thiện Hệ thống quản
lý văn bản điện tử đảm bảo các chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa
công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng theo
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác
văn thư;
- Xây dựng hoàn thiện Danh mục hồ sơ,
tài liệu tại các cơ quan, tổ chức để tiến hành quản lý tài liệu lưu trữ điện tử,
lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng.
b) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu
trữ, quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp thành phố:
- Đối với Sở Nội vụ:
+ Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ,
tài liệu và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị
hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp thành phố (trong quý II
năm 2022);
+ Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử
thành phố tham mưu xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành Kế hoạch về tu
bổ, phục chế, bồi nền tài liệu; kế hoạch số hóa đối với các phông đã tối ưu hóa
đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
- Đối với các cơ quan, tổ chức:
+ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông
tin vào công tác lưu trữ, trang bị hệ thống phần mềm lưu trữ điện tử đáp ứng
các tiêu chuẩn theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ
Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu
lưu trữ điện tử;
+ Lập hồ sơ công việc và thực hiện chỉnh
lý tài liệu theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm
2020 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn của Sở Nội vụ về tăng cường
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử thành phố;
+ Xây dựng kế hoạch thu, nộp tài liệu
và hướng dẫn các đơn vị thuộc, trực thuộc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để nộp vào
Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ
sau khi đã lập hồ sơ hoàn chỉnh và xây dựng dữ liệu đặc tả; ưu tiên lựa chọn những
hồ sơ, tài liệu có một trong những đặc điểm sau: tài liệu có giá trị bảo quản
vĩnh viễn, tài liệu có tần suất sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc có
nguy cơ bị hư hỏng nặng (ố vàng, mủn, rách...), tài liệu bị mờ chữ nhưng
hình ảnh còn đọc được tương đối đầy đủ thông tin;
+ Bố trí phòng, kho lưu trữ và trang
thiết bị đảm bảo đúng quy định để bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, thuận tiện
cho khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Đối với các cơ quan, tổ chức bị ảnh hưởng
của mưa bão, lũ lụt trong các năm qua cần rà soát, thống kê, báo cáo về tình
hình thiệt hại (nếu có) và thực hiện các biện pháp xử lý, phục hồi đối với
tài liệu bị hư hại báo cáo UBND thành phố (qua Sở Nội vụ) để tổng hợp
báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
3. Hiện đại hóa
công tác văn thư, lưu trữ
a) Triển khai xây dựng Đề án
"Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2022 -
2025" theo Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng
Chính phủ, để phục vụ quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ
quan, tổ chức và tại Lưu trữ lịch sử thành phố;
b) Tiếp tục nâng cấp hoàn thiện chức
năng lập hồ sơ điện tử, lưu trữ cơ quan trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản
điều hành nhằm tạo cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ
chức phục vụ lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu;
c) Các cơ quan, tổ chức hoàn thành
xây dựng kế hoạch lưu trữ điện tử trên cơ sở Kế hoạch số 138/KH-UBND ngày 29
tháng 10 năm 2020 của UBND thành phố về việc triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ
tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn
thành phố theo Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phù hợp với cơ
cấu, tổ chức bộ máy, với nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đáp ứng thực hiện các nhiệm
vụ lưu trữ điện tử; đồng thời, trang bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật đảm bảo ứng dụng
vận hành hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, đảm bảo các quy trình nghiệp
vụ tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử.
4. Bố trí kinh
phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
a) Các cơ quan, tổ chức tăng cường bố
trí kinh phí cho công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp
luật, đặc biệt là đầu tư thiết bị phục vụ quản lý, bảo quản tài liệu giấy, tài
liệu điện tử;
b) Các cơ quan, đơn vị có liên quan
khẩn trương thực hiện Dự án đầu tư xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng của thành
phố, Dự án đầu tư trang thiết bị cho Kho lưu trữ chuyên dụng của thành phố;
c) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị bố trí
đầu tư kinh phí cho việc xây mới, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ cơ quan
đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định; chú trọng
công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống ấm ướt và nấm mốc, côn trùng tại
kho lưu trữ cơ quan.
III. CHỈ ĐẠO THỰC
HIỆN NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM
Năm 2022 các cơ quan, tổ chức cần tập
trung quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm sau đây:
1. Sắp xếp tổ chức bộ máy về công tác
văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với
các cơ quan, đơn vị xây dựng và trình UBND thành phố phê duyệt Đề án "Lưu
trữ tài liệu điện tử các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2022 - 2025" trên địa
bàn thành phố theo Kế hoạch số 138/KH-UBND ngày 29 tháng 10 năm 2020 của UBND
thành phố về việc triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các
cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn thành phố Cần Thơ theo Quyết
định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
3. Sở Thông tin và Truyền thông chủ
trì, phối hợp với Sở Nội vụ nâng cấp bổ sung hoàn thiện chức năng lập hồ sơ điện
tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành; đồng thời, xây dựng hệ thống
phần mềm quản lý kho tài liệu lưu trữ lịch sử điện tử tại Lưu trữ lịch sử thành
phố theo tiêu chuẩn quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công
tác văn thư; Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu
thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
4. Sở Nội vụ chỉ đạo việc thực hiện
phục chế, bồi nền, số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành
phố.
5. Tăng cường kiểm tra hoạt động dịch
vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; phối hợp với
các cơ quan, tổ chức cùng nghiệm thu, thẩm định chất lượng hồ sơ, tài liệu sau
khi chỉnh lý.
6. Tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức
danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ chuyên
môn về văn thư, lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh thực
thi Chính phủ điện tử ở Việt Nam.
IV. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
a) Căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị
xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện; đồng thời chỉ đạo các đơn vị trực thuộc
xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định;
gửi Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 và các văn bản có
liên quan về Sở Nội vụ tổng hợp báo cáo UBND thành phố (trước ngày 31 tháng
3 năm 2022);
b) Thực hiện chế độ báo cáo công tác
văn thư, lưu trữ đảm bảo chất lượng, đúng thời gian quy định.
2. Sở Nội vụ
a) Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến
các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn nghiệp vụ về
công tác văn thư, lưu trữ;
b) Kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các
cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện các nội dung theo kế hoạch đảm bảo hiệu
quả; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai lập hồ sơ điện tử
trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành đến tất cả các cơ quan, tổ chức trên
địa bàn thành phố theo quy định;
c) Lập kế hoạch tu bổ, phục chế, bồi
nền, đối với những khối tài liệu bị hư hỏng nặng tại kho lưu trữ lịch sử thành
phố; chỉ đạo thực hiện số hóa đối với các khối phông tài liệu đã tối ưu hóa tại
Trung tâm Lưu trữ lịch sử; đồng thời phối hợp với Sở Tài chính dự trù kinh phí
cho công tác tu bổ, phục chế và số hóa.
d) Tham mưu UBND thành phố ban hành
Quy chế thực hiện công tác văn thư điện tử trên địa bàn thành phố.
3. Sở Thông tin và Truyền thông
Phối hợp với Sở Nội vụ triển khai, hướng
dẫn lập hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành đến tất
cả các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.
4. Sở Tài chính
a) Thẩm định dự toán kinh phí phục vụ
công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức theo Điều 39 Luật Lưu trữ và trình
UBND thành phố phê duyệt;
b) Phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu
trình UBND thành phố về kinh phí thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại
các sở, ban ngành giai đoạn II và kinh phí phục chế, bồi nền, số hóa tài liệu
lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố.
5. Ủy ban nhân dân quận, huyện
a) Căn cứ tình hình thực tế tại địa
phương xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đồng
thời, chỉ đạo UBND xã, phường, thị trấn xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 gửi Phòng Nội vụ tổng hợp, theo dõi;
b) Chủ tịch UBND quận, huyện bố trí
kinh phí để tiếp tục giải quyết tài liệu tồn đọng hình thành trước từ năm 2015
trở về trước theo tinh thần Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của
Thủ tướng Chính phủ.
Trên đây là Kế hoạch công tác văn
thư, lưu trữ năm 2022 của Ủy ban nhân dân thành phố, yêu cầu các cơ quan, tổ chức
triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng
mắc, cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân
thành phố xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước;
- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;
- UBND quận, huyện;
- VP UBND TP (3E,4);
- Cổng TTĐT TP;
- Lưu: VT, LhT
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Trần Việt Trường
|
